MK.

KOMUNIKASI BISNIS

Oleh :

KELOMPOK XII

I Wayan Dedi Suantara (36)

Putri Sasmita (37)

Universitas Mahasaraswati
Denpasar
2017
 PEMBAHASAN

Pembuatan Laporan dan Proposal

1. Pengertian Laporan dan Proposal Bisnis

Laporan bisnis adalah dokumen factual dan objectif yang dipergunakan untuk
tujuan bisnis tertentu (bovee dan Thill, 2002:476). Himstreet dan Baty
mendefinisikan laporan bisnis sebagai suatu pesan yang objektif dan tersusun
teratur, yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian
organisasi atau dari suatu institusi / lembaga ke lembaga yang lainnya untuk
membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah
Sementara itu, Herta A Murphy dan Herbert W Hildebrant dalam bukunya
Effective Business communication mendefinisikan tentang laporan bisnis
(business report) sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak,
memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seseorang atau
lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Atas dasar 2 definisi diatas, dapat diambil keputusan bahwa suatu laporan
bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti
netral,
tidak memihak,
objektif,
menyangkut informasi baik intern maupun ekstern ,
biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih
tinggi
memiliki tujuan yang lebih jelas

semua organisasi bisnis, baik bisnis pemerintah, jasa dan sosial

dihadapkan pada berbagai macam tugas harian seperti pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan. Semua level organisasi mulai dari level bawah,
menengah, hingga puncak memewrlukan berbagai macam informasi dalam proses
pengambilan keputusan.

Proposal bisnis merupakan tulisan yang berisi rencana atau usulan untuk
melakukan suatu kegiatan tertentu. Misalnya mendapatkan produk, memperluas
usaha, mendapatkan dana dan lainsebagainya.
 Proposal dapat berupa solicited proposal atau unsolicited proposal.
Solicited proposal adalah proposal yang ditunjukkan kepada pihak luar
perusahaankarena pihak tersebut mengumumkan atau memberitahukan
kepatuhannya terhadap produk atau rencana bisnis tertentu. Unsolicited proposal
adalah proposal yang diajukan kepada pihak diluar perusahaan atas inisiatif
perusahaan ata adanya pengumuman adat pemberitahuan dari pihak luar. Proposal
tersebut biasanya bertujuan untuk memperoleh dana atau kesediaan untuk
bekerjasama.

Dalam banyak kasus, proposal dikomunikasi kan dalam bentuk laporan.

Dalam penggolongan jenis-jenis laporan, proposal termasuk salah satu jenis
lapoarn anlitikal. Oleh karenan itu penyusunan laporan dan proposal memerlukan
langkahblangkah yang relative sama.

2. Kegunaan Laporan dan Proposal Bisnis

Laporan bisnis merupakan alat manajemen yang sangat penting

dalam suatu organisasi. Oleh karena keterbatasan waktu, staf
manajemen seringkali mengalami kesulitan saat melakukan monitoring
terhadap berbagai kegiatan yang ada dalam unit-unit organisasi.
Disamping itu, mereka tidak memiliki latar bekalang khusus yang
diperlukan, baik untuk melakukan penelitian maupun evaluasi terhadap
hal-hal tertentu. Dalam hal ini, laporan bisnis sangat membantu.

Kegunaan laporan dan proposal bisnis:

1. Untuk dokumentasi yang bersifa permanen (tetap)

2. Untuk memecahkan masalah atau sekedar menjawabpertanyaan
3. Untuk laporan & Proposal yang berasal dari pimpinanmengalir kebawahan
(top-down) digunakan sebagai pertanggung jawaban terhadap
berbagaikeputusan atau kebijakan yang telah dilaksanakanoleh organisasi
4. Untuk laporan yang berasal dari bawahan mengalir kepimpinan (bottom-up)
digunakan sebagai usulankegiatan atau alat bagipimpinan untuk
memonitor kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit atau
departemen-departemen yang ada dalam organisasi.
3. Jenis Jenis Laporan Bisnis

Laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut.

a) Laporan menurut Fungsinya

Jenis laporan menurut fungsinya terdiri Laporan Informasional dan

Laporan Analitis. Laporan informasional adalah laporan yang bersifat
memberi informasi, menyajikan fakta tanpa melakukan analisis, tanpa
kesimpulan, dan tanpa memberi rekomendasi. Sedangkan, laporan analitis
adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan
mengintrepertasikannya, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi.
Beberapa contoh dari jenis ini adalah laporan kemajuan pekerjaan, laporan
rekomendasi, proposal, dan sebagainya.

b) Laporan menurut Subjeknya

Laporan menurut subjeknya adalah laporan yang didasarkan menurut

departemen atau unit tempat laporan itu diperoleh. Contoh-contohnya adalah
laporan akuntansi, laporan personalia, laporan produksi dan sebagainya.

c) Laporan menurut Formalitasnya

Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporan
panjang (pada umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau
laporan singkat.

d) Laporan menurut Keasliannya

Laporan yang terdiri dari laporan otoritas, laporan sukarela, laporan

swasta, dan laporan publik. Laporan otoritas yang dibuat atas dasar
permintaan atau kuasa dari orang lain; laporan sukarela disusun atas inisiatif
dari pembuat laporan itu sendiri; laporan swasta adalah laporan yang dibuat
oleh organisasi/perusahaan swasta; dan laporan publik disusun oleh
lembaga/organisasi pemerintah atau lembaga yang dibiayai oleh negara.

e) Laporan menurut Frekuensinya

Laporan menurut frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan

yang disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan.
 Contoh, laporan penjualan harian; sedangkan laporan khusus merupakan
laporan atas suatu kejadian yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam
suatu perusahaan.

f) Laporan menurut Jenisnya

Laporan jenis terdiri dari laporan memorandum, laporan surat, laporan

dalam bentuk cetakan, dan laporan panjang (laporan formal).

g) Laporan menurut Kegiatan Projek

Laporan macam ini terdiri atas laporan pendahuluan, laporan

perkembangan, dan laporan akhir.

h) Laporan menurut Pelaksanaan Pertemuan

Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda, resolusi, notulen,
dan laporan pertemuan. Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum
suatu pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan
dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu
peserta dalam mempersiapkan peserta. Resolusi merupakan laporan singkat
yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu
pertemuan. Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah
berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan.
Laporan pertemuan merupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang
lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konfrensi penting.

4. Syarat-syarat Laporan yang Baik

5. Perencanaan Laporan Dan Proposal

Persiapan merupakan hal yang sangat penting dalam setiap aspek,termasuk

membuat laporan. Persiapan yang diperlukan untuk menulis laporan dan proposal
mencakup enam tahapan, sebagai berikut :

1. Definisikan masalah, tujuan, dan ruang lingkup.

Tahap pertama perencanaan adalah analisis masalah yang mencakup

tujuan penysunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan
seperti apa yang dinnginkan, berapa banyak, mengapa, dan kapan akan
 membantu dalam menetapkan masalah, tujuan, ruang lingkup keterbatasan
( dana dan waktu ) dan judul suatu laporan.

2. Analisis audiens

Analisis terhadap penerima atau audiens merupakan tahapan yang penting

dalam mempersiapkan laporan bisnis. Seseorang yang bertugas menyusun
laporan bisnis perlu memperhatikan siapa sajayang akan menerima laporan
tersebut, baik dari segi pendidikannya, pengalamannya, maupun
emosionalnya. Hal tersebut bertujuan agar laporan bisnis yang
disampaikan dapat mengenai sasaran.

3. Menentukan ide atau gagasan

Dalam tahap ini semua ide yang terlintas ditulis secara umum. Kemudian,
laporan dibuat berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk beberapa
laporan, rumusan hipotesis dapat dipergunakan sebagai dasar untuk
menentukan informasi yang diperlukan.

4. Mengumpulkan data

Tahap keempat dalam mempersiapkan laporan adalah mengumpulkan

fakta yang diperlukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya. Data-
data tambahan bisa diperoleh dengan melakukan penelitian sekunder
( mencari data dari majalah, surat kabar, dokumen pemerintah, dan
ensiklopedia, ) dan penelitian primer ( mencari data dari catatan
organisasi, surat-surat, catatan harian, laporan-laporan, wawancara dan
daftar pertanyaan)

5. Menganalisis dan menafsirkan data

Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat
singkat. Namun, untuk laporan panjang seperti laporan analisis yang
didasari pada fakta yang diperoleh dari berbagai sumber, tahap ini
memerlukan waktu lebih lama, analisis atau penafsiran harus obyektif,
jujur dan tidak menghilangkan atau memanipulasi fakta yang relevan

6. Mengorganisasikan data dan mempersiapkan outline akhir

 Setelah menganalisis dan menafsirkan secara berhati-hati, hasil temuan
diorganisasikan dan dibuatkan outline akhir. Sebelum menyiapkan outline,
perlu mempertimbangkan berbagai metode pengorganisasian.

6. Bagian Pokok Laporan dan Proposal

Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan,
yakni:
a. Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;
b. Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan
dibahas dalam laporan bisnis;
c. Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud
atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;
d. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
e. Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok
bahasan dalam sebuah laporan bisnis
f. Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;
g. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam
penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
h. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang
ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan;
i. Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa
penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang
kita maksudkan.
j. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data
yang tersedia.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan
menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul Pendahuluan.
Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi
setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

Isi Laporan
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian
ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di
samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan
 laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan
fakta yang penting dan relevan.

Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan
untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan
rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup
ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut
Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian
penutup adalah sebagai berikut:
a. Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala
hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau
manfaat dan kerugian;
b. Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa
memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;
c. Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada
kesimpulan yang telah dibuat;
d. Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu
pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang
bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.

7. Pengorganisasian Laporan dan Proposal

Banyak penyusunan laporan suatu laporan atau proposal memiliki daya terik
tertentu yang akan memengaruhi pembacanya.oleh karena itu, selain maksud
dan subjek, kebutuhan calon pembaca juga harus dipertimbangkan manakala
memilih rencana orgnaisasional untuk seluruh tubuh laporan dan proposal
( body report)

Cara Menyusun Tubuh Laporan dan Proposal

Sebagaimana halnya pesan bisnis yang lain, menyusun tubuh laporan dan
proposal dapat menggunakan pendekatan deduktif dan induktif. Kebanyakan
laporan bisnis disusun secara deduktif kaena pembaca ingin tahu lebih dini
mengenai kesimpulan dan rekomendasi laporan.

a. Pendekatan deduktif
 Pendekatan dedukitif atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok
dan rekomendasi terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.
Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika
pembaca kita memiliki ciri sebagai berikut:
Eksekutif yang sibuk;
Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera;
Ingin mengetahui berita baik atau informasi netral;
Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah
jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan;
Ingin mengetahui pandangan penulis laporan dengan segera;
Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi.

b. Pendekatan induktif
Pendekatan induktif atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta-
fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok,
kesimpulan, dan rekomendasi. Pada prinsipnya, kita menggunakan cara
induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai berikut:
- Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat
memahami kesimpulan dan rekomendasinya;
- Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (berita
buruk);
- Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya;
- Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja;
- Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi.

Cara Menyusun Teks Laporan dan Proposal

Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan adalah
memutuskan cara-cara terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia
sehingga terbentuk bagian teks laporan. Teks dapat disusun dengan cara
berikut:
Membuat topik atau kriteria
Cara ini merupakan hal umum dalam pembuatan laporan, judul utama
mungkin menggunakan kriteria standar, faktor faktor pemecah masalah,
manfaat atau karakteristik. Apabila tujuan laporan adalah untuk
 menentukan apakah suatu perushaan harus membeli atau memproduksi
maka keputusan pertama adalah menentukan kriteria yang paling penting.
Menyusun urutan suatu peristiwa
Dalam pembuatan agenda, program konversi atau laporan perkembangan,
aturan agenda secara kronologis menggunakan periode waktu seperti
tanggal, bulan, tahun, jam atau musim dapat digunakan karena sesuai
dengan pokok bahasannya.
Mendiskripsikan lokasi atau tempat
Tidak bisa dikembangkan dengan mendeskripsikan lokasi dan tempat
apakah dirumah, pabrik, kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan
internasional, dengan cabang-cabangnya yang tersebar secara geografis ke
berbagai penjuru dunia.
Menjelaskan suatu proses atau prosedur
Cara pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan kronologis.
Metode itu menelusuri tahapan-tahapan, misalnya suatu tahapan
kebijaksanaan, operasi mesin, prosedur melakukan tabungan atau
penarikan simpanan.
Menyusun urutan kepentingan secara alfabet
Urutan pertama berisi ide-ide, kejadian-kejadian atau topik yang paling
penting, selanjutya kurang penting atau tidak penting.
Menyusun urutan tingkat familaritas
Cara ini mengembangkan teks dengan menyajikan hal-hal yang paling
sederhana atau familiar terlebih dahulu, kemudian menningkat ke yang
lebih kompleks atau yang kurang familiar. Sseorang cenderung lebih
mudah memahami hal-hal yang sudah diketahui sebelumnya daripada
tidak atau belum diketahui.
Menyusun sumber sumber yang digunakan
Metode ini cocok digunakan jika pembaca sangat tertarik dengan sumber
informasinya. Untuk mengembangkan teks laporan dengan metode ini
perlu dilakukan konfirmasi terhadap berbagai nara sumber yang berkaitan
dengan materi laporan
Pemecahan masalah
 Cara populer ini membahas masalah terlebih dahulu, diikuti dengan cara
pemecahan masalahnya. Cara tersebut umum digunakan untuk
mengorganisasikan suatu presentasi yang bersifat persuasi

Metode Outline
Setelah mengorganisasikan body dan teks laporan, judul, dan subjudul dapat
disusun dalam suatu outline. Outline yang baik menjadi alat yang paling
penting untuk menghemat waktu dan memberi tuntutan dalam menyusun
laporan. Dalam suatu laporan panjang, outline akan juga menjadi daftar isi
yang panjang.

Dalam maenyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan lima hal yaitu:
a. Tempatkan ide ide yang paling penting di tingkatan tertinggi,
pertimbangan panjang laporan, subyek, dan pembaca.
b. Keseimbangan masing masing bagian dijaga dengan baik.
c. Jika membagi suatu topik, paling tidak harus terdapat dua subjudul.

DAFTAR PUSTAKA

Dewi, S. (2006). Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset

Purwanto, Djoko. (2006). Komunikasi Bisnis (edisi ketiga). Jakarta: Erlangga

 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Lembaga-lembaga organisasi untuk semua jenis bisnis. Pemerintah, jasa, dan
social, dihadapkan dengan berbagai macam tugas harian seperti pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan. Untuk semua level organisasi, mulai dari
manajemen level bawah, menajemen tingkat menengah, hingga manajemen
puncak, semuanya memerlukan berbagai macam informasi yang sangat
diperlukan bagi proses pengambilan keputusan. Proses pengembangan informasi
tersebut akan menghasilkan suatu laporan.
Laporan bisnis itu adalah suatu laporan yg memiliki sifat netral, tidak memihak,
memiliki tujuan yg jelas dan rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih
untuk tujuan bisnis tertentu. Biasanya diminta oleh mereka yang memiliki
kewenangan yang lebih tinggi dan memiliki suatu tujuan tertentu.
Sedangkan laporan singkat sering disebut juga dengan istilah laporan informal.
Laporan informal memiliki berbagai karakter yang membedakannya dengan
laporan yang lebih formal. Penyusunan suatu draft laporan mencakup berbagai
keputusan seperti panjang, gaya, format, dan pengorganisasian laporan.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan Laporan Bisnis ?
2. Apa saja jenis-jenis Laporan Bisnis ?
3. Sebutkan bagian pokok dalam Laporan Bisnis ?
4. Bagaimana cara pengorganisasian isi dalam Laporan Bisnis ?
5. Bagaimana penulisan Laporan Singkat ?
6. Bagaimana cara membuat Laporan Bisnis yang baik ?

1.3 Tujuan
1. Mengetahui maksud dari laporan bisnis
2. Mengetahui apa saja jenis-jenis laporan bisnis
3. Mengetahui bagian pokok dalam laporan bisnis
4. Mengetahui cara pengorganisasian isi dalam laporan bisnis
5. Mengetahui bagaimana penulisan laporan bisnis
6. mengetahui cara membuat laporan bisnis yang baik

BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Laporan Bisnis

Laporan bisnis adalah dokumen faktual dan objektif yang dipergunakan
untuk tujuan bisnis tertentu (Boovee dan Thill, 2002:476). Himstreet dan Baty
mendefinisikan laporan bisnis suatu pesan yang objektif, dan tersusun teratur,
yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau
dari satu instansi/lembaga, ke lembaga yang lainnya untuk membantu
pengambilan keputusan dan pemecahan masalah (Himstreet dan baty dalam
Purwanto, 1997:88).
Sementara itu, Herta A Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam
bukunya Effective Business Communication menyatakan bahwa laporan bisnis
(business report) tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana
penyajian fakta kepada seseorang atau lebih, dengan tujuan bisnis tertentu.1
Atas dasar difinisi tersebuat dapat simpulkan bahwa suatu laporan bisnis
mempunyai berbagai karakteristik seperti netral, tidak berpihak, objektif,
menyajikan data, disusun secara sistematis, menyangkut informasi eksternal
maupun internal, biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang
lebih tinggi, memiliki tujuan yang jelas.
Bagi suatu perusahaan, pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan
untuk memenuhi keperluan, antara lain:

1. Untuk memonitoring dan mengendalikan operasional perusahaan.

Misalnya laporan operasional, laporan kegiatan personal.
2. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan
prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya: kebijakan
penempatan posisi kerja.
 3. Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan
yang berlaku bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak, laporan analisis,
dampak lingkungan, laporan ketenagakerjaan (perburuh).
4. Untuk mendokumentasikan presentasi kerja yang yang diperlukan.
Misalnya laporan perkembangan, dan laporan akhir suatu kegiatan.
5. Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi
pengambilan keputusan atas masalah tertentu. Misalnya laporan
penelitian/riset, laporan troubleshooting, laporan justifikasi.
6. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.
Misalnya: proposal penjualan.

2.2 Jenis Jenis Laporan Bisnis

Laporan bisnis dapat digolongkan kedalam berbagai cara menurut fungsi,
subjek, formalitas, keasliaan, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan
proyek dan pelaksanaan pertemuan. Masing-masing penggolongan tersebut secara
rinci dapat dijelaskan berikut ini :

a. Berdasarkan Fungsinya
- Laporan informasi (Information Report)
Berfungsi untuk memberikan informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan
rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau memberi
rekomendasi. Nama lain untuk information report adalah laporan perkembangan
(progress reports), laporan sementara (interim report), dan laporan triwulan
(quarterly report).
- Laporan analitikal(Analitycal Report)
Menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsir, keudian mengambil
kesimpulan dan memberi rekomendasi(recommendation report), usulan
(proposal), atau laporan justifikasi (justification report).

b. Berdasarkan Subjeknya
Suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan tersebut
diperoleh. Sebagai contoh adanya laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan
pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran,
laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistic, dan
laporan-laporan teknik.

c. Berdasarkan formalitasnya
- Laporan formal (long reports)
Laporan formal pada umumnya berbentuk panjang, lebih dari 10 halaman, dan
mencakup masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian panjang
bervariasi tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.
Laporan formal mencakup tiga bagian penting, yaitu (1)Body teks: pendahuluan,
isi dan penutup; (2) prefatory part: sampul, judul, halaman, surat kewenangan,
penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, synopsis, abstraksi,
rangkuman eksekutif, daftar isi, dan daftar tabel; (3) Supplement part: lampiran,
daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah dan indeks.

- Laporan informal (short reports)

Laporan informal biasanya hanya mencakup badan teks. Namun demikian,
sejumlah laporan informal mencakup judul halaman, pengiriman, catatan akhir,
dan lampiran.

d. Berdasarkan Keasliannnya
Laporan otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan
atau kuasa dari komite atau orang lain.
Laporan sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri.
Laporan swasta adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-
perusahaan swasta.
Laporan publik adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga
pemerintah, termasuk sekolah-sekolah, rumah sakit, atau lembaga-
lembaga lain yang dibiayai oleh nagara.

e. Berdasarkan Frekuensinya
Laporan berkala (periodic reports)

Laporan dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau

tahunan. Termasuk dalam laporan berkala, antara lain laporan bursa saham setiap
jam, laporan penjulan setiap hari, laporan biaya setiap minggu, laporan produksi
setiap bulan, laporan komite setiap kuartal, laporan anggaran tahunan.
Laporan khusus (special report)

Laporan khusus ditulis ketika ada kebutuhan terhadap suatu informasi yang unik
(khusus) seperti munculnya krisis dalam perusahaan.

f. Berdasarkan Jenisnya
Laporan Memorandum (periodic report)

Laporan yang menggunakan format memo, yaitu mencantumkan kepada, dari,

subjek, dan tanggal.
Laporan surat (letter report)

Laporan surat adalah laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat
yang didalam berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan dan referensi
Laporan dalam bentuk cetakan

Laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul yang sudah tercetak, intruksi, dan
baris-baris kosong.
Laporan formal (formal report)

Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal, laporan formal
sering juga disebut dengan laporan panjang (long report).
g. Berdasarkan Kegiatan Proyek
Dalam melakukan seatu proyek, tedapat tiga jenis laporan, yaitu
Laporan pendahuluan (preliminary reports). Mencakup persiapan suatu
proyek, hasil yang diharapkan, dan cara melakukan pelatihan pegawai.
Laporan perkembangan (progress reports) mengenai perkembangan
pelaksanaan proyek secara berkala
Laporan akhir (final report) mengenai akhir dari suatu pelaksanaan suatu
proyek.

h. Berdasarkan Pelaksanaan Pertemuan

Agenda (agenda) adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan
berlangsung, mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas
dalam pertemuan.
Resolusi (resolation) adalah laporan singkat yang secara formal berisi
pengumuman hasil konsensus suatu pertemuan.
Notulen (minutes) adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah
berlangsung, mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam pertemuan.
Laporan pertemuan (proceedings) adalah suatu laporan resm, yang
cakupan bahasanya luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi
penting.

2.3 Bagian Pokok Laporan Bisnis

1. Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan terdapat sebelas hal yang perlu dipertimbangkan,
antara lain :
Pemberi kuasa adalah orang yang memberi laporan atau yang meminta
laporan.
Layout atau rencana presentasi yang menceritakan kepada pembaca apa
saja yang akan dibahas dalam laporan.
Masalah biasanya didefinisikan diawal bab pendahuluan, sebelum
pernyataan mengenai maksud atau tujuan laporan.
Maksud penulisan laporan harus tampak dibagian pendahuluan. Elemen
tersebut merupakan hal yang sangat penting dalam suatu laporan. Istilah
lain untuk maksud penulisan, antara lain tujuan, misi, strategi, atau
sasaran.
Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok
bahasan untuk sebuah laporan.
Metedologi mengacu pada metode pengumpulan informasi. Data bisa
dikumpulkan dengan membaca bahan-bahan di perpustakaan, melakukan
wawancara, survei, atau eksperimen.
 Sumber-sumber primer atau sekunder, meliputi publikasi (majalah, jurnal,
surat kabar) catatan perusahaan, memo, surat, hasil wawancara, karyawan,
dan sebagainya.
Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti kadangkala dimasukkan
jika pembaca memerlukan latar belakang informasi untuk memperoleh
gambaran menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap suatu
pembahasan.
Definisi istilah perlu dicantumkan jika menggunakan istilah yang memiliki
beberapa penafsiran.
Keterbatasan misalnya dalam hal dana waktu, asisten peneliti atau data
yang tersedia. Seorang penulis tidak perlu malu-malu untuk menyebutkan
beberapa keterbatasan yang ada sebelum melakukan penelitian lebih
lanjut. Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan
didalam suatu laporan, misalnya keputusan antara membeli mesin baru
atau mesin setengah pakai, rekstrukturisasi karyawan, memeberi uang
pesangon,
menambah perangkat lunak dan perangkat keras, membangun kantor
perwakilan, dan lain sebagainnya.

2. Teks
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah tubuh dan isi atatu teks. Dalam
bagian ini, dikembangkan diuraikan hal-hal yang penting secara terperinci.
Penulisan laporan bisnis yang baik harus mencakup temuan fakta yang penting
dan relevan serta membuang hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan dalam
maksud penulisan laporan tersebut.

3. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh,
mengambil kesimpulan atau memberi rekomendasi.
Rangkuman berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh
Kesimpulan berisi fakta-fakta yang dibahas

Rekomendasi menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada

kesimpulan yang telah dibuat.
Rencana tindakan merupakan pernyataaan terakhir yang mencakup waktu
pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan dan orang-orang yang
bertanggunga jawab terhadap proyek yang akan dilaksanakan.
Proposisi digunakan di dalam dunia akademis atau jurnal sebagai suatu
pernyataan yang tegas, yaitu tuntunan yang didasarkan pada suatu laporan
atau artikel.

2.4 Pengorganisasian Isi dalam laporan bisnis

 Bentuk penyusunan suatu laporan memiliki daya tarik tertentu yang akan
mempengaruhi pembacanya. Kebutuhan calon pembaca juga harus
dipertimbangkan manakala memilih rencana organisasional untuk seluruh tubuh
laporan.
Cara menyusun tubuh laporan bisnis

Ada 2 cara yang dapat digunakan yaitu :

1. Cara Deduktif
Menggambarkan laporan dari belakang kedepan atau menjelaskan ide pokok atau
rekomendasi terlebih dahulu, sebelum menjelaskan hal-hal yang rinci.
2. Cara induktif
Menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok, kesimpulan atau
rekomendasi dikemukakan.
b. Cara menyusun teks laporan bisnis
1. Membuat topik-topik atau kriteria
Cara ini merupakan hal yang umum dalam membuat laporan. Judul utama
mungkin menggunakan keriteria standar, faktor-faktor, pemecahan masalah,
manfaat, atau karakteristik. Apabila tujuan laporan adalah untuk menentukan
apakah suatu perusahaan harus membeli atau memproduksi, maka keputusan
pertama adalah menentukan kriteria yang paling penting.

2. Menyusun suatu peristiwa atau berbagai kejadian

Dalam pembuatan agenda, program konvensi, atau laporan perkembangan, aturan
perkembangan secara kronologis menggunakan periode waktu seperti tanggal,
bulan, tahun, jam atau musim dapat digunakan sesuai dengan pokok bahasan.

3. Mendeskripsikan lokasi atau tempat

Treks bias dikembangkan dengan mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah
dirumah, pabrik,kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional, dengan
cabang-cabangnya yang tersebar secara geografis ke berbagai penjuru dunia.

4. Menjelaskan suatu proses atau prosedur

Cara mengembangkan ini hampir sama pendekatan kronologis. Metode ini
menelusuri tahapan-tahapan, Misalnya suatu tahapan kebijaksanaan , operasi
mesin, prosedur melakukan tabungan atau penarikan simpanan.

5. Menyusun urutan tingkat kepentingannya secara alfabet

Urutan pertama berisi ide-ide, kejadian-kejadian, atau topik yang paling penting,
selanjutnya kurang penting atau tidak penting.

6. Menyusun urutan tingkatan familiaritas

Cara ini mengembangkan teks dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana
atau familier terlebih dahulu, kemudian meningkat ke yang lebih kompleks atau
yang kurang familier. Seseorang cenderung lebih mudah memahami hal-hal yang
sudah diketahui sebelumnya dari pasa yang tidak atau belum diketahui.

7. Menyusun sumber-sumber yang digunakan

Metode ini cocok digunakan jika pembaca sangat tertarik kepada sumber
informasinya serta memilih sumber-sumber yang sesuai.

8. Pemecahan masalah
Cara ini umum digunakan untuk mengorganisasi suatu presentasi yang bersifat
persuasi.

c. Metode Outline
Membantu melihat hubungan antara topik, membandingkan proporsi dan judul,
mengecek keterkaitan seluruh materi didalam suatu susunan yang logis, dan
menghilangkan tumpang tindih.
Dalam menyusun sub judul, perlu diperhatikan 5 hal yaitu :
1. Tempatkan ide-ide yang paling penting, Pertimbangkan panjang laporan,
subjek dan pembaca.
2. Keseimbangan masing-masing bagian dijaga dengan baik.
3. Jika membagi suatu topik paling tidak harus terdapat 2 sub judul.
4. Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan
terlalu sedikit untuk sub judul.
5. Jangan pernah menggunakan judul laporan sebagai bagian judul(sub judul)

2.5 Penulisan laporan singkat

Laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit. Bagi
pencapaiaan komunikasi yang efektif laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk
memo ataupun surat yang terdiri satu atau dua halaman.
Secara umum laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan
halaman judul, surat pengantar, daftar isi dan rangkuman, karena hanya terdiri
atas 1 atau 2 lembar halaman saja. Oleh karena itu, laporan singkat lebih
menekankan pada tubuh suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan,
bahasan, dan bagian penutup.
Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan
formal antara lain :
a. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama
atau kedua.
b. Grafik untuk lebih menekankan tulisan.
c. Judul dan sub-sub judul dalam tubuh laporan.
d. Format memo atau surat.

2.6 Membuat Laporan Bisnis yang Baik

Laporan bisnis merupakan alat manajemen yang sangat penting dalam suatu
organisasi. Oleh karena keterbatasan waktu seringkali staf manajemen mengalami
kesulitan dalam melakukan pemantauan atas berbagai kegiatan yang ada dalam
unit-unit suatu organisasi. Disamping itu, mereka juga tidak memiliki latar
belakang khusus yang diperlukan baik yang dilakukan untuk penelitian maupun
evaluasi terhadap hal-hal tertentu.

Contoh Laporan Bisnis Dalam Bentuk Memo

PT PERDANA NUSANTARA
Jalan Ir. Sutami 36 D Telepon: (0271) 57123
Kentingan Jebres
Surakarta

Kepada : Ridho Amirudin

Dari : Muhammad Rifai Hidayat
Tanggal : 5 November 2010
Subjek : Laporan Aktifitas Departemen Pelatihan

Mulai tanggal 1 Januari s/d 31 Maret 2011 Departemen Pelatihan merencanakan

berbagai aktifitas antara lain:

Program yang dilakukan oleh Staf Departemen

Frekuensi Peserta Jumlah Jam

Seminar orientasi 10 150 160
Seminar pra-purnakarya 3 25 60
Kursus komunikasi tertulis 5 120 75
Kursus supervisi 4 35 80

Program yang dilakukan oleh Konsultan

Frekuensi Peserta Jumlah Jam
pelatihan komunikasi 2 50 50
Pelatihan dinamika kelompok5 60 72
Program orientasi sistem
komputerisasi 2 75 60

Saat ini, kami sedang mempersiapkan bahan-bahan untuk kegiatan tersebut. Salah
satu alat/bahan yang sedang kami persiapan adalah kaset video. Salinan untuk
bahan-bahan pelatihan terlampir.
Lampiran:

Tujuan mengembangkan suatu laporan adalah membuat informasi sejelas

mungkin. Katakan kepada para pembaca informasi yang akurat, isinya
menunjukkan suatu pertimbangan penulisan yang baik dan format gaya dan
organisasinya dengan kebutuhan pembaca.

1. Akurat
Mengatakan atau menyampaikan suatu kebenaran dengan benar, jika tidak
mengandung kebenaran akan berakibat pada kemunduran, kemerosoton atau
bahkan semakin memudarnya reputasi suatu organisasi di hadapan masyarakat.
Sayangnya, menyampaikan suatu kebenaran bukanlah hal yang mudah.
Hal yang dapat membantu mengatasi kemungkinan terjadinya keraguaan.

Hal yang dapat membantu mengatasi kemungkinan terjadinya keraguaan.

a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara kongkrit
Contohnya : penjualan produk meningkat dari Rp 50.000.0000 menjadi Rp
125.000.000 dalam 4 bulan terakhir, dari pada penjualan produk telah meningkat
dengan tajam.

b. Laporkan semua fakta yang relevan baik itu yang mendukung teori
maupun yang bertentangan dengan tori sudah seharusnya dicantumkan dalam
suatu laporan pembaca akan merasa disesatkan oleh laporan yang dibuat, jika
malu-malu atau mencoba untuk menutupi berita yang tidak baik atau kurang
menyenangkan.

c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif

Jika Anda mengatakan kepada pembaca Nilai saham telah menjadi 2x lipat dalm
3 minggu. Dalam hal ini anda hanya memberikan suatu gambaran perkembangan
nilai saham secara parsial. Mereka akan mempunyai pemahaman yang lebih baik
jika anda mengatakan Nilai saham telah menjadi 2x lipat dalm 3 minggu dari Rp
250 menjadi Rp 500 persaham

d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang anda buat

Anda tidak akan dapat mengharapkan pembaca anda untuk memahami
kesimpulan yang anda buat kecuali anda dapat memberikan bukti-bukti
pendukungnya. Jangan buat pernyataan seperti kita harus melakukan
restrukturisasi terhadap berbagai unit-unit kegiatan yang ada saat ini dalam hal
ini pembaca tidak mau tau, kecuali anda memberikan bukti-bukti pendukung
secukupnya terhadap kesimpulan yang telah anda buat.

e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan anda

Anda perlu melakukan pengecekan terhadap fakta yang anda temukan dari
sumber-sumber yang dapat dipercaya kebenarannya. Disamping itu hindari data
yang dapat mengaburkan yang anda buat jika anda membuat suatu kesimpulan,
yakinkan bahwa anda mempunyai bukti-bukti yang valid sebagi pendukung
kesimpulan dan hindari penggambaran suatu kesimpulan bila anda memiliki
pengalaman yang sangat terbatas atau latar belakang profesi yang tidak memadai.

f. Jaga emosional pribadi anda dalam suatu laporan

Meskipun anda memiliki emosional yang kuat terhadap suatu laporan cobalah
anda tetap menjaga persaan tersebut terhadap pemilihan kata-kata. Sebgai contoh,
pembangunan pabrik tahu dipemukiman umum adalah suatu ide yang gila.
Mungkin anda lebih baik jika pernyataan tersebut diperbaiki menjadi,
Pembangunan pabrik tahu dipemukiman umum adalah suatu kebijakan yang tidak
pada tempatnya karena bau limbah amapas tahu dapat mengganggu masyarakat
disekitarnya. 6

2. Keputusan yang baik

Laporan bisnis dibuat tidak hanya untuk kepentingan pihak inter saja tetapi juga
pihak luar organisasi. Karena laporan bisnis merupakan dokumen resmi yang
dibaca oleh masyarakat luas, sudah sepantasnya untuk tetap menjaga etika bisnis.
Hindari kata-kata atau pendapat yang dapat menyinggung, menyerang, menjelek-
jelekkan anda atau lawan bisnis. Dilain pihak, pembaca merasa senang membaca
suatu laporan yang mencakup 5 hal berikut
a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-sugas
mereka menjadi lebih mudah.

Apapun jenis laporan yang anda buat, usahakan untuk tetap menjaga perasaan
suka maupun tidak suka dalam pikiran pembaca. Karena anda membuat keputusan
tentang isi, kebutuhan audiens anda menjadi perhatian utama, dan anda harus
mengambil keputusan terbaik dalam memenuhi kebutuhan mereka.

3. Format, gaya dan organisasi yang responsif

Sebelum menulis anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat
atau memo. Apakah menggunakan gaya formal atau informal dalam hal ini ajukan
diri anda sendiri pertanyaan berikut :

a. Siapa yang berinisiatif membuat laporan

Misalnya laporan sukarela ssusun atas dasar inisiatif anda sendir sehingga perlu
lebih rinci dan perlu mendapat dukungan sedangkan laporan otoritas disusun atas
permintaan orang lain dalam menulis laporan sukarela anda memerlukan lebih
banyak latar belakang mengenai suatu subjek dan menjelaskan maksud anda lebih
hati-hati

b. Apa subjek yang akan dimasukkan ke dalam laporan

Sebagai contoh laporan audit yang dibuat oleh seseorang akuntan dalam
melakukan pemeriksaan laporan keuangan suatu perusahaan umumnya lebih
banyak berisi tabel maupun angka-angka.

c. Kapan suatu laporan dibuat

Laporan harus dibuat manakala dalm suatu organisasi terjadi situasi yang tidak
bersifat rutin, seperti kondisi penjualan produk dipasar menurun secara drastic
setelah munculnya produk sintesis atau pemalsuaan produk

d. Kemana laporan akan dikirim

Suatu laporan dapat digunakan untuk kepentingan intern maupun ekstern
organisasi.
e. Mengapa suatu laporan dibuat
Informasi isinya memfokuskan pada fakta-fakta yang ada dalam suatu organisasi
menyoroti point-point penting yang perlu dikemukakan dalam suatu laporan .

f. Bagaimana sifat membaca

Bila pembaca setuju dalam isi suatu laporan materi yang disajikan menggunakan
urutan langsung yang dimulai dengan ide-ide pokok namun jika pembca tidak
memahami isi laporan materi penyajian laporannnya menggunakan urutan tak
langsung yang dimulai dengan hal-hal yang penting menuju ide pokok.
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Bebagai macam bentuk laporan bisnis sangat diperlukan oleh suatuperusahhan
agar kegiatan oprasional dapat berjalan secara efektif. Penggolongan laporan
bisnis dapat digolongkan berdasarkan fungsi, subjek, formalitas, keaslian,
frekuensi, penampilan, pelaksanaan proyek, dan pelaksanaan pertemuan. Mereka
yang memerlukan berbagai macam bentuk laporan tersebut antara lain pelatih
manajemen, akuntansi, ilmuwan, eksekutif junior, supervisor, wakil direktur atau
peneliti.

Secara umum, suatu laporan mencakup tiga bagian penting, yaitu bagian
pendahuluan, teks, dan penutup. Bagian penutup mencakup antara lain otoritas,
tata letak, maslah, tujuan, ruang lingkup, metodologi, sumber, latar belakang,
definisi istilah, keterbatasan, dan pernyataan singkat atas hasil yang telah
dilakukan. Adapun bagian teks mencakup antara lain penjelasan semua informasi
penting beserta pendukungnya. Pada bagian penutup meliputi antara lain
rangkuman, kesimpulan dan rekomendasi. Cara mengorganisasikan tubuh laporan
ada 2, yaitu induktif dan deduktif . sementara cara mengoraganisasikan teks
laporan antara lain dengan menggunakan kriteria atau topik berdasarkan urutan
kejadian, urutan lokasi, menggunakn proses alphabet, dan tingkat pentingnya.
Laporan singkat sering disebut juga dengan istilah laporan informal. Laporan
informal memiliki berbagai karakter yang membedakannya dengan laporan yang
lebih formal. Penyusunan suatu draft laporan mencakup berbagai keputusan
seperti panjang, gaya, format, dan pengorganisasian laporan. Laporan singkat atau
laporan informal sering menggunakan bentuk memo atau surat-surat, sedangkan
laporan yang lebih formal disajikan dalam bentuk manuskrip.

Apabila pembaca anda merupakan orang-orang yang memiliki wawasan luas dan
selalu terbuka, anda dapat menyampaikan ide atau gagasan dengan cara langsung
yang dimulai dengan ide-ide pokok. Apabila pembaca anda merupakan orang-
orang yang sering bersikap skeptis dan melawan, gunakanlah pendekatan tak
langsung, dengan menyajikan hasil-hasil temuan, kesimpulan dan rekomendasi
pada bagian yang paling akhir.

DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis (edisi ketiga). Jakarta: Penerbit Erlangga ,

2006
Dewi, Sutrisna. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi, 2007