PENGELOLAAN ADMINISTRASI DOKUMEN PERKANTORAN

BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI (E-ADMINISTRATION)

Albarda, albar@lss.ee.itb.ac.id

Lab Sinyal & Sistem, STEI - ITB

Jl. Ganeca 10 Bandung, Labtek VIII Lt. 3

ABSTRAK

Administrasi merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap personal dalam suatu organisasi
atau perkantoran. Proses administrasi formal terkait dengan aspek legal dan umumnya tertuang dalam dokumen
dinas tertulis. Lalu lintas dokumen, surat, nota, atau memo dinas antar personal atau unit dapat berkembang
menjadi sangat besar sehingga memerlukan effort yang juga semakin besar. Setiap personal atau unit yang
menerima atau mengeluarkan dokumen harus melakukan verifikasi sesuai kewenangannya. Makin besar organisasi
tersebut akan menyebabkan bottle-neck serta alur proses yang panjang sehingga waktu proses makin lama pula.
Aplikasi teknologi informasi dengan mengacu pada prinsip administrasi pengelolaan dokumen yang umum,
menghasilkan produk sistem informasi untuk solusi dalam administrasi ketatausahaan. Sistem informasi berbasis
Web dengan menggunakan pengolahan database terpusat, penerapan keamanan hak akses, dan arsitektur three-
tiered yang dilengkapi berbagai teknologi pendukung lain. Sistem dapat diakses oleh setiap personal yang
berkepentingan melalui jaringan komputer internal (intranet), jaringan global internet, dan juga jaringan
komunikasi telepon fix maupun mobile.

Kata kunci: Administrasi, dokumen, sistem informas berbasis Web

1. PENDAHULUAN dokumen disederhanakan atau bahkan diabaikan.

1.1. Kebutuhan Sistem
Administrasi dalam kegiatan operasional suatu
organisasi selalu terkait dengan 2 hal, yaitu : legalitas
dan effisiensi. Setiap kegiatan baik secara personal
maupun organisasi perlu dituangkan dalam suatu
dokumen dari mulai tahap rencana sampai dengan
akhir kegiatan atau laporan. Dokumen-dokumen
tersebut selain berfungsi sebagai sarana komunikasi
antar personal, unit, ataupun organisasi juga
berfungsi sebagai bukti formal kegiatan yang dapat
dipertanggungjawabkan (aspek legalitas). Di sisi lain,
pengelolaan dokumen seperti : surat, form, nota, atau
memo dinas sering menjadi permasalahan yang
cukup menyita waktu dan tenaga. Lalu lintas
dokumen dapat berkembang menjadi sangat besar
sehingga memerlukan suatu sistem pengagendaan,
pendistribusian, dan pengarsipan yang juga semakin
besar (aspek effisiensi).
Makin besar organisasi akan menyebabkan bottle-
neck serta alur birokrasi yang makin panjang
sehingga proses dokumen akan menjadi makin lama.
Untuk mengatasinya seringkali proses administrasi
Akibatnya menimbulkan masalah dalam monitoring
dan pencarian dokumen selain tentu saja mengurangi
legalitas kegiatannya.
Melihat permasalahan dalam pengelolaan dokumen
di atas serta adanya perkembangan teknologi
informasi, perlu dibangun suatu sistem komputerisasi
terpadu untuk pengelolaan dokumen yang mencakup
seluruh bagian dalam Organisasi.
1.2. Perumusan
Jenis dokumen yang paling umum dan memerlukan
effort yang besar adalah surat. Biasanya dalam suatu
Organisasi terdapat bagian khusus sebagai pusat
pengelola dokumen atau surat yang berfungsi:
menerima dokumen, mencatat dalam agenda, dan
mendistribusikan ke seluruh bagian. Bagian khusus
ini dapat disebut Tata Usaha, Sekretariat, Unit
Administrasi Umum, atau dalam makalah ini disebut
Pusat Distribusi. Tiap bagian atau Unit di dalam
Organisasi perlu personal untuk mengagendakan dan
meneruskan dokumen sesuai kewenangan masing-
masing yang selanjutnya disebut Sekretariat.

Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia 257
3-4 Mei 2006, Aula Barat & Timur Institut Teknologi Bandung
 Pimpinan Secara umum, aliran proses administrasi surat dalam
suatu Organisasi baik besar maupun kecil dapat
disederhanakan dengan menggunakan model seperti
Unit A Unit B Unit C Unit D
yang terlihat pada gambar di bawah ini.

D iagram U m um
S urat M as u k S urat K elu ar
Unit A.1 Unit A.n Unit B.1 Unit B.n Unit C.1 Unit C.n Unit C.2

P us at D is tribus i S urat
Unit A.1.n Unit B.1.1 Unit B.1.n Unit C.1.1 Unit C.1.n Unit C.2.n
Surat Intern al
P en erim a

Unit B.1.1.n Unit C.1.1.n P en g arah

Kurir
GAMBAR 2.1. Struktur Organisasi M asu k :
- A g en d a
- D isp os isi /
Dalam gambar di atas, Pusat Distribusi adalah unit A rsip

A.1. Setiap blok merupakan Unit tertentu (dalam S ek retariat K elu ar :

- C etak
gambar adalah unit B, unit B1, dll). Sebagai contoh, D is p os is i
- N om or &
A g en d a
personal yang dituju oleh satu surat tertentu (disebut
R) adalah seorang pejabat atau staf yang berada di
suatu unit tertentu (dalam gambar adalah unit B.1.1).
Setiap surat baik eksternal dari luar Organisasi
(diterima oleh Pusat Distribusi) ataupun internal yang
P en girim
dikeluarkan oleh salah satu pejabat di dalam P en erim a

Organisasi (disebut S) akan diagendakan dan GAMBAR 2.2. Aliran Proses

diteruskan ke R.
Dalam model diatas, Sekretariat merupakan pusat
Pejabat yang menjadi atasan dari R perlu mengetahui aliran. Perpindahan dokumen terjadi antar Sekretariat
tentang adanya surat dinas tersebut. Akibatnya termasuk proses Disposisi.
sekretariat di unit-unit yang berada di atas B.1.1
(dalam gambar adalah unit B.1 dan unit B) perlu 2.2. Kriteria
mengagendakan surat dinas tersebut. Demikian juga
halnya pejabat atau staf yang menjadi atasan dari S Sistem yang akan dibangun tentu saja didasarkan atas
perlu mengetahui tentang adanya surat dinas tersebut pengelolaan dokumen secara elektronik. Secara
(dalam gambar adalah unit C.1 dan unit C). umum sistem harus mampu menangani semua
Seringkali memang pejabat atau staf yang menjadi permasalahan surat masuk dan keluar, baik yang
atasan mendapatkan tembusan surat tersebut, tetapi bersifat eksternal maupun internal.
seringkali juga hal ini tidak dilakukan.
Memudahkan seluruh staf administrasi dalam
pengelolaan surat di seluruh bagian institusi
2. RANCANGAN SISTEM sehingga menjamin tertib administrasi

Menyediakan akses secepatnya dari mana saja
2.1. Aliran Proses bagi semua pejabat dan staf yang akan
mengirim ataupun merespon surat yang
Seluruh personil yang terlibat dalam proses di atas, ditujukan padanya.
dapat diklasifikasikan menjadi 3 kelompok, yaitu :
Menyediakan sistem pengarsipan terpadu
1. Pusat Distribusi : adalah staf yang bertugas sehingga memudahkan penelusuran surat
menerima surat dari luar dan mendistribusikan (tracking), dan monitoring
ke unit atau bagian lainnya.
Memberikan fasilitas dalam pembuatan
2. Sekretariat : adalah para staf yang bertugas laporan pengelolaan surat.
mengagendakan dan meneruskannya ke unit atau
personal yang dituju oleh surat tersebut. Untuk itu maka dirancang sistem informasi untuk
Termasuk di dalamnya adalah para Sekretaris pengelolaan surat yang berbasis web dan mudah
Pimpinan. diakses, dengan menggunakan pengolahan database
3. Personal : adalah para pejabat atau staf yang terpusat, penerapan keamanan hak akses, dan
dapat menerima atau mengeluarkan surat. arsitektur three-tiered.

Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia 258
3-4 Mei 2006, Aula Barat & Timur Institut Teknologi Bandung
 Web-Based SISTEM ADMINISTRASI SURAT (Mail-Tracking)
Setiap informasi dapat diakses dengan mudah Surat Masuk Surat Keluar
baik melalui intranet untuk kalangan terbatas
maupun internet untuk umum. Dengan basis
seperti ini, pengguna tidak terbebani dengan
keharusan untuk memiliki, memasang, Documents
mail Fax
Documents

mempelajari, dan menggunakan berbagai

software untuk berbagai aplikasi tetapi hanya mail

cukup membutuhkan 1 (satu) program web

browser yang amat mudah penggunaannya dan
biasanya telah tersedia. Fax

Fleksibility Pusat Distribusi Surat

( TU Sekretariat )
Berbagai jenis komputer pengguna dengan Pejabat
pengirim
berbagai sistem operasi akan tetap dapat
menggunakan sistem informasi tersebut. Data Pejabat
base yang dituju
Centrelized
SERVER
Penggunaan Database Terpusat menjamin agar
Unit TU
setiap pengguna memperoleh informasi yang
sama, akurat, dan paling aktual sehingga akan GSM, GPRS, dll
INTRANET

mengurangi duplikasi data serta dapat langsung INTERNET

diproses lebih lanjut (waktu yang lebih singkat). Remote

Access
Authorized
Keamanan hak akses terhadap data yang vital
GAMBAR 2.3. Diagram Rancangan
dan non-publik, namun tetap memberikan
kemudahan bagi pengguna yang punya
2.3. Fungsi
kewenangan untuk mendapatkan atau mengolah
data yang diperlukan.
Sistem dirancang untuk memiliki fungsi utama
Three-Tiered
sebagai sarana pendistribusian data surat yang telah
Konsep arsitektur Three-Tiered memfasilitasi
dicatat dan penelusuran jejak tiap surat sehingga
kemungkinan terjadinya perubahan aturan
pihak-pihak yang memiliki kepentingan dengan surat
administrasi di organisasi tersebut. Sistem juga
tersebut dapat mengetahui secara cepat data tiap surat.
menerapkan prinsip client-server sehingga
Secara teknis, fungsi sistem adalah sbb :
memungkinkan untuk perluasan sistem yang
secara teoritis tidak terbatas, baik dalam ruang
Integrated
lingkup maupun jumlah data yang diolah.
Keseluruhan fungsi dikelola menggunakan
konsep jaringan informasi terpadu dan
Selain hal-hal di atas, rancangan sistem harus mampu
terhubung keseluruh unit Institusi.
menerapkan prinsip dan aturan administrasi umum
Paperless
agar dapat digunakan secara optimal. Sistem harus
Pendistribusian surat secara elektronik
pula mampu mengakomodir kemungkinan terjadinya
sehingga menjadi cepat dan hemat kertas.
masa transisi karena adanya perubahan budaya kerja
User Management
dalam organisasi. Sistem administrasi berbasis
Pengaturan hak akses baik bagi pengguna
elektronik yang akan diterapkan tetap dapat
perorangan maupun grup dapat dilakukan di
bersinergi dengan sistem konvensional yang berbasis
tiap unit masing-masing.
dokumen tertulis.
Access Log
Pencatatan setiap akses yang dilakukan
Berbagai dukungan infrastruktur dan sumber daya
pengguna sehingga memudahkan pemantauan
manusia yang berbeda-beda untuk tiap organisasi
sistem
baik untuk kondisi saat ini maupun perkembangan
Query & Report
oragnisasi di masa datang, juga menjadi faktor yang
Permintaan data (query) spesifik dan
harus dipertimbangkan dalam rancangan sistem.
pembuatan laporan ataupun statistik
Dengan kata lain, implementasi sistem nantinya harus
Online Office to Office
dapat memberikan manfaat yang optimal bagi
Interaksi antar sesama kantor/institusi yang
organisasi walaupun dioperasikan pada infrastruktur
juga menggunakan sistem serupa dapat
dan kemampuan SDM yang minimum ataupun
dilakukan online melalui jaringan internet
maksimum.

Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia 259
3-4 Mei 2006, Aula Barat & Timur Institut Teknologi Bandung
Target pengguna sistem dapat dikelompokkan ke
dalam:
1. Staf Administratif di Pusat Distribusi
2. Eksekutif Pengelola Administrasi Surat
3. Staf kesekretariatan di tiap unit
4. Pengguna (setiap personal pejabat atau staf
yang dapat mengirim atau menerima surat)

Selain pengguna rutin di atas diperlukan kelompok

personal lainnya untuk mendukung operasional
sistem, yaitu :
5. Administrator sistem aplikasi
6. Office Manager
7. Pengelola sistem server
8. Network Administrator

Jika diperlukan oleh organisasi ybs, maka dapat

dimungkinkan untuk memberikan akses kepada pihak
lain di luar organisasi baik secara terbatas maupun
untuk masyarakat umum.

3. PENUTUP

Inti dari rancangan sistem informasi yang dibahas di

atas adalah sebuah sistem perangkat lunak aplikasi
(Application Software). Namun demikian untuk
mendapatkan hasil yang optimal bagi organisasi
pengguna, maka pertimbangan aspek layanan atau
service pendukung perlu dikaji lebih mendalam.
Layanan akses melalui email ataupun SMS bagi
pengguna perlu mendapat perhatian lebih karena
layanan jenis tersebut sudah sangat familiar dan luas
penggunaannya di masyarakat. Hal ini akan
memberikan implikasi terhadap infrastruktur yang
diperlukan untuk mendukung layanan tersebut.

Layanan terkait lainnya akan diperlukan untuk

memberikan kemampuan on-line antar organisasi
yang telah menggunakan sistem informasi ini.
Pertimbangan aspek teknis dan non-teknis dalam
hubungan antar organisasi harus menjadi kriteria
yang menentukan. Aspek teknologi terkait lainnya
yang juga perlu dipertimbangkan adalah keamanan
sistem informasi dan dokumen elektronik itu sendiri
seperti : Digital Signature, Watermark, dll.

4. REFERENSI

[1] Jogiyanto HM, "Sistem Teknologi Informasi",

Penerbit Andi, Yogyakarta, 2003.

[2] Ariesto Hadi Sutopo, "Analisis dan Desain

Berorientasi Objek", Penerbit J & J Learning,
Yogyakarta, 2002.

Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia 260
3-4 Mei 2006, Aula Barat & Timur Institut Teknologi Bandung