MAKALAH ILMIAH

PERANAN TEKNIK NEGOSIASI DAN PENERAPAN PRINSIP-

PRINSIP DASAR MANAJEMEN PENGADAAN DALAM
EFFECTIVE E-PROCUREMENT

Oleh:
PUTU ADETYA PARIARTHA
NIM 141910301030

Mata kuliah:
MANAJEMEN PROCUREMENT

PROGRAM STUDI S.1 TEKNIK SIPIL

JURUSAN TEKNIK SIPIL
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS JEMBER
2017
1. Latar Belakang
Perusahaan yang bergerak di bidang engineering, procurement, dan
construction (EPC) akan selalu berkaitan erat dengan ilmu manajemen proyek.
Kemampuan dalam menerapkan manajemen proyek dalam setiap proyek yang
dijalankan akan menjadi penentu keberhasilan perusahaan dalam menjaga kualitas
setiap proyek. Tidak hanya kualitas, indikator lain penentu keberhasilan suatu proyek
juga meliputi tepatnya waktu pengerjaan dan efisiensi biaya. Dengan demikian setiap
proyeknya yang akan menentukan harapan perusahaan untuk memperoleh proyek
serupa di masa depan
Menurut Council of Supply Chain Management Professional (2009), SCM
mencakup perencanaan dan pengelolaan seluruh aktivitas yang terkait dalam dan
konversi sumber daya perusahaan serta pengelolaan logistiknya. Seain itu SCM juga
mencakup koordinasi dan kolaborasi perusahaan dengan saluran distribusi pihak lain
seperti vendor, perantara, penyedia jasa lainnya dan pelanggan. Demi menghindari
faktor kelemahan dari tahap-tahap pelaksanaan penyediaan barang atau jasa secara
konvensional dinilai banyak merugikan, seperti mudahnya korupsi, kolusi, dan
nepotisme (KKN) berkembang, serta kurangnya transparansi. Di samping itu juga
membutuhkan waktu yang lama serta biaya besar, kurangnya informasi serta
kompetisi yang kurang sehat yang berakibat terhadap menurunnya kualitas
pengadaan.
Oleh karena itu Dalam usaha untuk menutup kelemahan-kelemahan dan
kesulitan dalam
proses pengadaan dan adanya berbagai perubahan dan transformasi yang terjadi saat
ini menuntut terbentuknya suatu organisasi yang transparan dan mampu menjawab
tuntutan perubahan secara efektif dengan didukung oleh kemajuan teknologi
komputer dan telekomunikasi salah satunya dengan penerapan e-procurement.
2. Landasan Teori
2.1 Definisi
E-procurement merupakan suatu proses pengadaan yang mengacu pada
penggunaan internet sebagai sarana informasi dan komunikasi. Proses pengadaan
barang/jasa dengan sistem e-procurement memanfaatkan fasilitas teknologi
komunikasi dan informasi yang digunakan untuk mendukung proses pelalangan
umum secara elektronik. Berikut adalah contoh tabel dari laporan Warwick Business
School yang menunjukkan perbedaan biaya administrasi sistem pengadaan tradisional
dengan e-procurement. Biaya sistem manual digunakan sebagai indeks dasar (=100).

2.2 Prinsip Dalam Procurement (Pengadaan Barang)

Menurut Budiharjo Hardjowijono dan Hayie Muhammad (2008) pengadaan barang
dan jasa harus dilaksanakan berdasarkan prinsip-prinsip pengadaan yang dipraktikkan
secara internasional efisiensi, efektifitas, persaingan sehat, keterbukaan, transpraransi,
tidak diskriminasi dan akuntabilitas.

2.3 Metode Procurement (Pengadaan Barang)

Menurut Turban (2010, p251) setiap perusahaan menggunakan metode yang berbeda
dalam memperoleh produk dan jasa yang tergantung apa dan dimana mereka
membeli, kuantitas yang diperlukan, berapa jumlah uang yang terpakai dan
sebagainya. Metode procurement antara lain yaitu:
1. Membeli dari manufaktur, penjual grosir atau pengecer dari katalog-katalog
mereka dan adanya negosiasi.
2. Membeli melalui katalog yang terhubung dengan memeriksa katalog penjual
atau membeli melalui mal-mal industri.
3. Membeli melalui katalog pembeli internal dimana perusahaan menyetujui
katalog-katalog vendor termasuk kesepakatan harga.
4. Mengadakan penawaran tender dari sistem dimana pemasok bersaing dengan
yang lainnya. Metode ini digunakan untuk pmbelian dalam jumlah besar.
5. Membeli dari situs pelelangan dimana organisasi berpartisipasi sebagai salah
satu pembeli.
6. Bergabung dengan suatu kelompok sistem pembeli dimana memeriksa
permintaan partisipasi, menciptakan jumlah besar, kemudian kelompok ini
dapat menegosiasikan harga.
7. Berkolaborasi dengan pemasok untuk berbagi informasi tentang penjualan dan
persediaan, sehingga dapat mengurangi persediaan, stock out dan
mempertinggi ketepatan pengiriman.

3. Pembahasan
3.1 Mitigasi Risiko
Dalam melaksanakan kegiatan procurement Proyekan senantiasa melaksanakan
mitigasi risiko yang dilaksanakan dengan cara antara lain:
1. Penetapan Penyedia Barang dan Jasa yang akan menjadi rekanan harus sesuai
dengan kualifikasi dan standar yang ditetapkan oleh Proyekan.
2. Proyekan dari waktu ke waktu menyampaikan informasi ketentuan dan atau
persyaratan perjanjian kepada Penyedia Barang dan Jasa sebelum pekerjaan
dilaksanakan.
3. Penyusunan perjanjian memperhatikan hal-hal antara lain :
a. Kejelasan hak dan kewajiban masing-masing pihak
b. Penetapan jangka waktu perjanjian.
c. Penetapan klausula yang memuat kondisi batalnya perjanjian termasuk klausula
yang memungkinkan Proyekan menghentikan perjanjian/kontrak disebabkan kondisi
tertentu sebelum berakhirnya jangka waktu perjanjian/kontrak
d. Kejelasan penyelesaian hak dan kewajiban masing-masing pihak
e. Penegasan tentang klausul kerahasiaan yang memuat kewajiban para pihak untuk
menjaga kerahasiaan.
3.2 Tugas Bagian Pengadaan
Tugas-tugas bagian pengadaan tidak terbatas hanya pada
kegiatan rutin pembelian.Secara umum, tugas-tugas yang dilakukan mencakup:
1. Merancang hubungan yang tepat dengan supplier.
Hubungan dengan supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan
transaksional jangka pendek. Baik berupa model hubungan, relationship, berapa
jumlah Supplier.
2. Memilih supplier.
Kegiatan memilih supplier bisa memakan waktu dan sumber daya yang tidak sedikit
apabila supplier yang dimaksud adalah supplier kunci.Kesulitan akan lebih tinggi
kalau supplier-supplier yang akan dipilih berada di mancanegara (global suppliers).
3. Memilih dan mengimplentasikan teknologi yang cocok.
Kegiatan pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi.Teknologi yang lebih
tradisional dan lumrah digunakan adalah telepon dan fax.Saat ini banyak perusahaan
yang menggunakan electronic procurement (e-procurement) yakni aplikasi internet
untuk kegiatan pengadaan.
4. Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier.
Bagian pengadaan harus memiliki data lengkap tentang item-item yang dibutuhkan
maupun data tentang supplier-supplier mereka. Beberapa data supplier yang penting
untuk dimiliki 5. Melakukan proses pembelian.
 Proses pembelian bisa dilakukan dengan beberapa cara,misalnya pembelian
rutin dan pembelian dengan melalui tender atau lelang, (auction).Pembelian rutin dan
pembelian dengan tender melewati prosesproses yang berbeda.
6. Mengevaluasi kinerja supplier.
Hasil penilaian ini digunakan sebagai masukan bagi supplier untuk
meningkatkan kinerja mereka.Kriteria yang digunakan untuk menilai supplier
seharusnya mencerminkan strategi supply chain dan jenis barang yang dibeli.

3.3 Metode Negosiasi Pengadaan

Untuk itu, yang harus dilakukan oleh Bagian Pengadaan adalah Merancang hubungan
yang tepat dengan supplier dimana ada 2 cara/strategi pengadaan yang meliputi
proses pembelian barang pada supplier yaitu,
a. Pembelian rutin
Cara ini berlaku untuk perusahaan yang sudah memiliki supplier yang jelas dimana
sudah terjadi kesepakatan jangka panjang di antara kedua pihak.
b. Tender atau lelang
Strategi ini berlaku untuk perusahaan yang menyupplai barang dengan spesifikasi
teknis yang cukup kompleks dan tidak akan dibeli berulang-ulang karena barang yang
akan dibeli bukan merupakan barang yang standart sehingga supplier yang dimiliki
tidak tetap. Selain itu, perusahaan juga memiliki aturan yang memang mengharuskan
penyuplaian/pembelian barang dilakukan dengan proses tender.

4. Kesimpulan
Dengan adanya procurement management (management pengadaan), pemastian
dalam proses pengadaan barang atau jasa akan berjalan dengan lancar dan logistic
pun demikian. Sehingga proses pengadaan dapat terpantau dan bersifat mengikat
pihak yang berkaitan untuk mencapai effective e-procurement dalam alokasi
pembelanjaan barang atau jasa apa pun dalam ruang lingkup proyek.