PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI FARMASI

BAB I Pendahuluan

1.1 Latar belakang

Rumah Sakit Umum Lirboyo Kediri sebagai salah satu amal usaha kesehatan milik
yayasan Hidayatul Mubtadiin diharapkan mampu memberikan pelayanan kesehatan
yang bermutu kepada masyarakat Kediri dan sekitarnya maka penyelenggaraan
rumah sakit diperlukan adanya Pengorganisasian Instalasi Farmasi di rsu lirboyo
yang merupakan bagian dari penunjang pelayanan kesehatan agar sesuai dengan
arah pembinaan berdasarkan undang-undang. Penyelengaraan pengorganisasian
secara efektif dan efisien diupayakan untuk meningkatkan pelayanan kesehatan
meliputi pencegahan dan pengobatan penyakit, serta pemulihan kesehatan.
Pedoman pengorganisasian farmasi yang benar diharapkan dapat digunakan
sebagai pedoman dan tata kerja untuk karyawan di instalasi farmasi.
Pengorganisasian instlasi farmasi rumah sakit adalah bagian yang tidak
terpisahkan dari sistem penunjang pelayanan kesehatan rumah sakit yang
berorientasi kepada pelayanan pasien dan penyediaan obat yang bermutu,

1.2 Tujuan

- Sebagai pedoman penyelenggaraan organisasi kefarmasian di Rsu Lirboyo sesuai

dengan undang-undang.
- Untuk menerapkan konsep organisasi dan tata kerja kefarmasian di Rsu Lirboyo sesuai
dengan undang-undang

1.3 Sasaran

- Instalasi farmasi di Rsu lirboyo menggunakan sistem pengorganisasian rumah sakit

meliputi pedoman, konsep dan tata kerja rumah sakit yang sesuai dengan undang-
undang yang berlaku.

- Karyawan yang bertugas di Instalasi farmasi Rsu lirboyo memahami tentang

pengorganisasian rumah sakit meliputi pedoman, konsep dan tata kerja rumah sakit
yang sesuai dengan undang-undang yang berlaku.

1.4 Landasan hukum

- Peraturan menteri kesehatan republic Indonesia nomor 1045/MENKES/PER/XI/2006

tentang Pedoman organisasi rumah sakit

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 1 of 14

 - Undang-undang RI no 44 tahun 2009 tentang rumah sakit.
- Keputusan Menteri Kesehatan RI nomor 983/Menkes /SK/XI /1992 tentang Organisasi
Rumah Sakit
- Keputusan Menteri Kesehatan nomor. 22/1994 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Rumah Sakit Umum
- Keputusan Menteri Kesehatan RI. No.1277/Menkes/SK/X/ 2001 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Departemen Kesehatan.

BAB II

Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Instalasi Farmasi

2.1 Visi dan misi Instalasi farmasi

Visi

Pelayanan farmasi bermutu tinggi

Misi

- Kualitas pendistribusian obat dan alkes yang bermutu sampai ke pasien

- Pemberian KIE dengan ramah dan jelas

- Pelayanan pasien dengan senyum, sapa, dan ucapan terima kasih.

2.2 Falsafah, Nilai dan Tujuan Instalasi farmasi

Falsafah pengorganisasian Instalasi farmasi

Pengorganisasian Instalasi farmasi di dalam penyelengaraan Rumah sakit

lirboyo merupakan bagian dari penunjang pelayanan dibidang teknis farmasi
tentang ketersediaan sediaan farmasi dan alat kesehatan yang bermutu,
bermanfaat, aman dan terjangkau. Sebagai bagian dari organisasi rumah
sakit diharapkan memiliki kualitas pelayanan yang bermutu tinggi meliputi
distribusi, pelayanan ramah terhadap pasien dan komunikasi terhadap
pasien. Kegiatan pengorganisasian instalasi farmasi untuk penyelengaraan
rumah sakit lirboyo mengacu pada pedoman dan tata kerja yang sesuai
dengan undang-undang permenkes yang berlaku di republik Indonesia.

Tujuan pengorganisasian Instalasi farmasi

a. Sebagai bagian dari organisasi Rumah sakit yang bertujuan

menyelenggarakan, mengkoordinasi, mengatur dan mengawasi seluruh
kegiatan pelayanan farmasi serta melaksanakan pembinaan teknis
farmasi di Rumah sakit.

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 2 of 14

 b. Menjalankan tugas dan tanggung jawab terhadap Rumah sakit dengan
fungsi pelayanan pengobatan.
c. Instalasi farmasi di organisasi rumah sakit menjamin ketersediaan
sediaan farmasi dan alat kesehatan yang bermutu, bermanfaat, aman
dan terjangkau.
d. Pelayanan sediaan farmasi di rumah sakit harus mengikuti standart
pelayanan kefarmasian (SPO).
e. Pengelolaan alkes, sediaan farmasi dan bahan habis pakai di rumah
sakit harus dilakukan oleh satu pintu.
f. Memantau harga obat sehingga harga patokan sesuai dengan yang
ditetapkan pemerintah dan mudah diakses pasien.
g. Rumah sakit yang didirikan oleh swasta harus berbentuk badan hukum
yang kegiatan usahanya hanya bergerak di bidang perumah sakitan.
h. Standart bangunan yang digunakan rumah sakit untuk instalasi farmasi
memiliki fungsi kenyamanan dan kemudahan dalam pelayanan serta
perlindungan dan keselamatan termasuk penyandang cacat, anak- anak
dan lansia.
i. Membantu rumah sakit melaksanakan permenkes dengan sebaik-
baiknya.
j. Membantu rumah sakit melaksanakan akreditasi secara berkala sebagai
peningkatan mutu pelayanan rumah sakit.

BAB III Struktur Organisasi di Instalasi Farmasi

Pelayanan farmasi diselenggarakan dengan kualitas bermutu tinggi bagan organisasi yang
mencerminkan penyelenggaraan organisasi pelayanan kefarmasian. Bagan organisasi
adalah bagan yang menggambarkan pembagian tugas, koordinasi dan kewenangan serta
fungsi. Kerangka organisasi minimal mengakomodasi penyelenggaraan pengelolaan
perbekalan, pelayanan farmasi klinik dan manajemen mutu, dan harus selalu dinamis
sesuai perubahan yang dilakukan yang tetap menjaga mutu sesuai harapan pelanggan.

Struktur organisasi terlampir disesuaikan dengan situasi dan kondisi rumah sakit.

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 3 of 14

 Bidang

Kepala
Instalasi
Farmasi

Pengadaan Administrasi Logistik Pelayanan

ATK dan
penunjang
Alkes dan Non alkes
Alkes dan Obat dan obat
kefarmasiaan Resep Non resep
Obat

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 4 of 14

 BAB IV Uraian Jabatan di Instalasi Farmasi

Personalia Pelayanan Farmasi Rumah Sakit adalah sumber daya manusia yang
melakukan pekerjaan kefarmasian di rumah sakit yang termasuk dalam bagan organisasi
rumah sakit dengan persyaratan :
Terdaftar di Departeman Kesehatan
Terdaftar di Asosiasi Profesi
Mempunyai izin kerja.
Mempunyai SK penempatan
Penyelenggaraan pelayanan kefarmasian dilaksanakan oleh tenaga farmasi profesional
yang berwewenang berdasarkan undang-undang, memenuhi persyaratan baik dari segi
aspek hukum, strata pendidikan, kualitas maupun kuantitas dengan jaminan kepastian
adanya peningkatan pengetahuan, keterampilan dan sikap keprofesian terus menerus
dalam rangka menjaga mutu profesi dan kepuasan pelanggan. Kualitas dan rasio
kuantitas harus disesuaikan dengan beban kerja dan keluasan cakupan pelayanan serta
perkembangan dan visi rumah

Kompetensi Apoteker :

4.1 Apoteker sebagai Pimpinan :

- Mempunyai kemampuan untuk memimpin,mengkoordinasi, integritasi dan

sinkronisasi dilingkungan IFRS maupun diluar IFRS.
- Mempunyai kemampuan dan kemauan mengelola, mengawasi, membimbing,
memberi petunjuk dan mengembangkan pelayanan farmasi
- Mengikuti dan mematuhi petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan.
- Menyampaikan laporan berkala pada waktunya.
- Menerima laporan dari bawahan kemudian diolah dan dipergunakan sebagai
bahan untuk menyusun laporan lebih lanjut dan untuk memeberi petunjuk lebih
lanjut.
- Dalam menyampaiakn laporannya kepada atasannya tembusan laporan lengkap
dengan lampirannya disampaikan pada kepada satuan organisasi lain yang secara
fungsional mempunyai hubungan kerja.
- Dibantu oleh satuan organisasi dibawahnya dan dalam rangka pemberian
bimbingan dan pembinaan kepada bawahanya masing-masing wajib mengadaan
rapat berkala.
- Mempunyai kemampuan untuk mengembangkan diri
- Mempunyai kemampuan untuk bekerja sama dengan pihak yang lain.
- Mempunyai kemampuan untuk melihat masalah, menganalisa dan memecahkan
masalah

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 5 of 14

 4.2 Asistent Apoteker sebagai Tenaga Fungsional :

- Mampu memberikan pelayanan kefarmasian

- Memberikan laporan kepada atasan atas hasil kerjanya
- Mematuhi pembinaan dari atasannya
- Mematuhi perintah dan tugas dari atasanya
- Mampu melakukan akuntabilitas praktek kefarmasian
- Mampu mengelola manajemen praktis farmasi
- Mampu berkomunikasi tentang kefarmasian
- Mampu melaksanakan pendidikan, penelitian dan pengembangan
- Dapat mengoperasionalkan computer
- Mampu melaksanakan penelitian dan pengembangan bidang farmasi
klinik.
Setiap posisi yang tercantum dalam bagan organisasi harus dijabarkan secara jelas
fungsi ruang lingkup, wewenang, tanggung jawab, hubungan koordinasi, fungsional, dan
uraian tugas serta persyaratan/kualifikasi sumber daya manusia untuk dapat menduduki
posisi.

Nama jabatan Hasil kerja Uraian tugas Tanggung Wewenang Syarat jabatan
jawab

Apoteker Pimpinan S. Apt

Asisten Apoteker Fungsional A.Md

Asisten Apoteker Fungsional SMK

Non fungsional Non

Fungsional

Non fungsional Non

Fungsional

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 6 of 14

 BAB V Tata hubungan kerja

Kamar
bersalin

Laboratorium Neo-OK

HCU R. Bayi

Instalasi

Farmasi
Cleaning
service/ Rawat Inap
security

Batra Poli IGD

(umum,
spesialis,gigi)

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 7 of 14

Hubungan kerja dengan Instalasi Farmasi :

Kamar bersalin Instalasi Farmasi LPLPO

Neo-OK Instalasi Farmasi LPLPO

R. Bayi Instalasi Farmasi LPLPO

Rawat Inap Instalasi Farmasi LPLPO

IGD Instalasi Farmasi LPLPO

Poli Instalasi Farmasi LPLPO

(umum, spesialis,gigi)

Batra Instalasi Farmasi LPLPO

Cleaning service/ Instalasi Farmasi LPLPO, membelikan resep keluar.

security

HCU Instalasi Farmasi LPLPO

Laboratorium Instalasi Farmasi LPLPO

permintaan perbekalan farmasi untuk emergency stock, menggunakan formulir

RS../Form/IGD/023

Pengajuan permintaan perbekalan farmasi sesuai dengan SPO RS../SPO/IGD/012

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 8 of 14

 BAB VI Pola ketenagaan dan kualifikasi personil
.
6.1 Analisa Kebutuhan Tenaga

Jenis Ketenagaan
a. Untuk pekerjaan kefarmasian dibutuhkan tenaga :
- Apoteker
- Sarjana Farmasi
- Asisten Apoteker (AMF, SMF)

b. Untuk pekerjaan administrasi dibutuhkan tenaga :

- Operator Komputer /Teknisi yang memahami kefarmasian
- Tenaga Administrasi
- Non fungsional

Beban Kerja
Dalam perhitungan beban kerja perlu diperhatikan faktor-faktor yang berpengaruh
pada kegiatan yang dilakukan, yaitu :
- Kapasitas tempat tidur dan BOR ( 50 TT )
- Jumlah resep atau formulir per hari ( 60 resep)
- Volume perbekalan farmasi
- Idealnya 30 tempat tidur = 1 Apoteker (untuk pelayanan kefarmasian)

Pendidikan
Untuk menghasilkan mutu pelayanan yang baik, dalam penentuan kebutuhan
tenaga harus dipertimbangkan :
- Kualifikasi pendidikan disesuaikan dengan jenis pelayanan/tugas fungsi
- Penambahan pengetahuan disesuaikan dengan tanggung jawab
- Peningkatan keterampilan disesuaikan dengan tugas
4.1.2.4 Waktu Pelayanan
_ Pelayanan 3 shift (24 jam)
_ Pelayanan 2 shift
_ Pelayanan 1 shift
Disesuaikan dengan sistem pendistribusian
perbekalan farmasi di rumah sakit.
4.1.2.5 Jenis Pelayanan
_ Pelayanan IGD (Instalasi Gawat Darurat)
_ Pelayanan rawat inap intensif
_ Pelayanan rawat inap

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 9 of 14

_ Pelayanan rawat jalan
_ Penyimpanan dan pendistribusian
_ Produksi obat

No Jenis URAIAN TUGAS Volume Waktu yang Waktu yang

Pekerjaan Pekerjaan diperlukan diperlukan
Perhari perkasus
( kasus ) ( menit ) perhari ( menit )
Penerimaan
1 resep I. Pasien Poli :
1. Menerima resep Pasien
dari pasien (wawancara dgn pasien) 40 3 120
2. Mengisi data identitas pasien
di blanko resep. 40 3 120
3. Input data resep beserta total
harga 40 5 200
5. Menyerahkan total harga ke
pasien untuk administrasi 40 4 160
6. Pengambilan obat ke lemari
obat 40 5 200
7. Pembuatan resep
puyer/racikan 5 20 100

8. Pemberian etiket 40 5 200

9. Penyerahan obat ke
pasien/KIE 40 4 160

II. Pasien rawat inap :

1. Menerima resep Pasien
(wawancara dgn pasien) 10 3 30
2. Mengisi data identitas pasien
di blanko resep. 10 3 30
3. Input data resep beserta total
harga 10 5 50
5. Menyerahkan total harga ke
pasien untuk administrasi 10 4 40
6. Pengambilan obat ke lemari
obat 10 5 50
7. Pembuatan resep
puyer/racikan 5 20 100

8. Pemberian etiket 10 5 50
9. Penyerahan obat ke
pasien/KIE 10 4 40

III. Merapikan blanko resep 50 10 500

1. Menerima Telephon dari luar

2 Layanan RSU Lirboyo 2 3 6

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 10 of 14

 2. Survei harga dan stok ada
Telephon atau tidaknya obat 2 3 6
3. Telephon ke apotik atau
rumah sakit untuk ekspedisi obat dan
harga 3 10 30

Penerimaan
3 barang 1. Melakukan cek barang 5 5 25
2. Melakukan penempatan barang
pada etalase obat 5 15 75

Input data
5 pembelian 1. Menganalisa faktur 5 3 15

2. Input ke komputer 5 20 100

1. Melayani permintaan copy

12 Pelayanan resep 3 25 75

administrasi

Copy resep

13 Kebersihan Membersihkan ruang RM 5 15 75

ruang obat Mencuci mortar dan stamper 5 10 50

450 2607

1. Jumlah kegiatan ruang obat

perhari 450 0

Rumus Perhitungan Perencanaan

tenaga Adalah :
Jumlah waktu yang diperlukan perhari
dalam menit secara total / 60 menit / 7
hari

Hasil perhitungan dari rumus sbb :

Kebutuhan tenaga di ruang obat
2607 : 60 : 7 = 6.20

Jadi kebutuhan tenaga di ruang obat

adalah 6 orang

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 11 of 14

BAB VII Penilaian karya

BAB VIII Kegiatan orientasi

Hari Penanggung
Materi Waktu Metoda
Ke Jawab

BAB IX Pertemuan/rapat

9.1 Rapat Rutin

Diselenggarakan pada :

Waktu : Hari Rabu minggu ke 2

Jam : 12.00 - selesai

Tempat : Ruang Rapat Unit Kerja

Peserta : Kepala Bagian, Kepala Urusan, Supervisor, Pelaksana yang tidak bertugas

Materi :

- Evaluasi kinerja mutu

- Masalah dan pemecahannya

- Evaluasi dan rekomendasi

9.2 Rapat Insidentil

Diselenggarakan sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu dibahas
segera.

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 12 of 14

 BAB X Pelaporan
Administrasi Perbekalan Farmasi merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pencatatan
manajemen perbekalan farmasi serta penyusunan laporan yang berkaitan dengan
perbekalan farmasi secara rutin atau tidak rutin dalam periode bulanan, triwulanan,
semesteran atau tahunan. Administrasi Keuangan Pelayanan Farmasi merupakan
pengaturan anggaran, pengendalian dan analisa biaya, pengumpulan informasi
keuangan, penyiapan laporan,penggunaan laporan yang berkaitan dengan semua
kegiatan pelayanan farmasi secara rutin atau tidak rutin dalam periode bulanan,
triwulanan, semesteran atau tahunan. Administrasi Penghapusan merupakan kegiatan
penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak,
mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan
farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku. Pelaporan adalah
kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi, tenaga dan
perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan.

Tujuan
- Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi
- Tersedianya informasi yang akurat
- Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan
- Mendapat data/laporan yang lengkap untuk membuat perencanaan
- Agar anggaran yang tersedia untuk pelayanan dan perbekalan farmasi dapat
dikelola secara efisien dan efektif.

Proses pendataan dan pelaporan dapat dilakukan secara :

- Tulis tangan.
- Print out
- Otomatisasi dengan menggunakan komputer soft ware

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 13 of 14

 Cara kerja pembuatan laporan :

Laporan harian
- Pencatatan stok obat yang akan habis
- Input pembelian obat dan alkes
Laporan bulanan
- Administrasi logistic obat
- Obat expired
- Nilai penjualan
- Nilai pembelian
- Nilai persediaan
- Piutang
- Nilai BHP
- Laporan psikotropik dan narkotik

Triwulan
- Stok opname
Laporan tahunan
- Administrasi logistic obat
- Obat expired
- Nilai penjualan
- Nilai pembelian
- Nilai persediaan
- Piutang
- Nilai BHP
- Laba rugi

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 14 of 14