Lampiran 4.

FORM FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS

Unit Kerja UKM

Proses yang dianalisis Prosedur Penyuluhan Luar Gedung
Tim FMEA Peran
Ketua dr. Fitria
Anggota Mardiyana,SKM
Noviyanti Ningsih Am,Keb

Petugas pencatat (notulis) Eri fatihatul

I. Gambarkan alur proses yang akan dianalisis:

1. PJ Upaya menentukan tujuan, tempat, waktu dan sasaran penyuluhan

2. Petugas mempersiapkan materi penyuluhan, metode, media penyuluhan dan absensi peserta
3. PJ Upaya meminta Tim Admen untuk membuat surat pemberitahuan kepada Pihak terkait ( Kepala De-
sa,Kepala Sekolah) yang akan dituju
4. PJ Upaya menyampaikan surat pemberitahuan kepada pihak terkait yang dituju paling lama 3 hari sebe-
lum kegiatan dilaksanakan
5. Penyuluhan dilaksanakan oleh PJ Upaya
6. Notulen mencatat rangkaian kegiatan
7. Petugas membuat laporan hasil pelaksanaan
 II. Identifikasi failure modes:

No Tahapan Proses Failure Modes

1 PJ Upaya menentukan tujuan, tempat, waktu dan PJ Upaya tidak mempersiapkan tujuan, tempat,
sasaran penyuluhan waktu dan sasaran penyuluhan secara maksimal
terkesan mendadak
2 PJ Upaya mempersiapkan materi penyuluhan, Materi Penyuluhan , metode, media penyuluhan
metode, media penyuluhan tidak tepat sasaran
3 PJ Upaya meminta PJ Admen untuk membuat su- PJ Admen membuat surat pemberitahuan kepa-
rat pemberitahuan kepada Pihak terkait ( Kepala da Pihak terkait ( Kepala Desa,Kepala Sekolah)
Desa,Kepala Sekolah) yang akan dituju dan yang akan dituju dan absensi Peserta tidak tepat
absensi Peserta waktu
4 PJ Upaya menyampaikan surat pemberitahuan PJ Upaya menyampaikan surat pemberitahuan
kepada pihak terkait yang dituju paling lama 3 kepada pihak terkait yang dituju 1 hari sebelum
hari sebelum kegiatan dilaksanakan kegiatan dilaksanakan
5 Penyuluhan dilaksanakan oleh PJ Upaya Penyuluhan dilaksanakan tidak tepat waktu
6 Notulen mencatat rangkaian kegiatan rangkaian kegiatan tidak tercatat dengan baik
7 Petugas membuat laporan hasil pelaksanaan Petugas tidak membuat laporan hasil
pelaksanaan
 III. Tujuan melakukan analisis FMEA:

Mengenali adanya kegagalan dari prosedur penyuluhan luar gedung, melakukan penilaian terhadap tiap
model kesalahan, mengenali akibat dari kesalahan dan mencari solusi dengan melakukan perubahan
prosedur.

IV. Identifikasi akibatjika terjadi failure mode untuk tiap-tiapfailure mode:

No Tahapan Proses Failure Modes Akibat

1 PJ Upaya menentukan tujuan, PJ Upaya tidak mempersiapkan Tidak tepat sasaran
tempat, waktu dan sasaran tujuan, tempat, waktu dan
penyuluhan sasaran penyuluhan secara
maksimal terkesan mendadak
2 PJ Upaya mempersiapkan materi Materi Penyuluhan , metode, Materi Penyuluhan , metode,
penyuluhan, metode, media media penyuluhan tidak tepat media penyuluhan tidak
penyuluhan sasaran tersampaikan ke sasaran yang
dituju
3 PJ Upaya meminta PJ Admen un- PJ Admen membuat surat pem- Terjadi kesalahan pahaman
tuk membuat surat pemberita- beritahuan kepada Pihak terkait antara PJ Upaya dan PJ Admen
huan kepada Pihak terkait (Kepala Desa,Kepala Sekolah)
(Kepala Desa,Kepala Sekolah) yang akan dituju dan absensi
yang akan dituju dan absensi Peserta tidak tepat waktu
 Peserta
4 PJ Upaya menyampaikan surat
pemberitahuan kepada pihak
terkait yang dituju paling lama 3
hari sebelum kegiatan
dilaksanakan
5 Penyuluhan dilaksanakan oleh PJ
Upaya
6 Notulen mencatat rangkaian
kegiatan
7 Petugas membuat laporan hasil
pelaksanaan
PJ Upaya menyampaikan surat
pemberitahuan kepada pihak
terkait yang dituju 1 hari
sebelum kegiatan dilaksanakan
Penyuluhan dilaksanakan oleh
petugas lain
rangkaian kegiatan tidak
tercatat dengan baik
Petugas tidak membuat laporan
hasil pelaksanaan
Jumlah peserta Penyuluhan
tidak sesuai dengan sasaran
yang diharapkan
Petugas tidak menguasai
materi
Tidak ada arsip dokumen
sehingga tidak ada umpan
balik
Tidak dapat dilaksanakan
monitoring dan evaluasi

V. Identifikasikemungkinanpenyebabdaritiapfailure mode, dandeskripsikanupaya-upaya yang sudahdilakukan (kalauada) untukmengatasifailure mode:

No Tahapan Proses Failure Modes Akibat Penyebab Upaya yang telah

dilakukan
1 PJ Upaya menen- PJ Upaya tidak Tidak tepat sasaran PJ Upaya banyak
pekerjaan
tukan tujuan, tem- mempersiapkan
pat, waktu dan sasa- tujuan, tempat,
ran penyuluhan waktu dan sasaran
penyuluhan secara
 maksimal terkesan
mendadak
2 PJ Upaya Materi Penyuluhan , Materi Penyuluhan ,
mempersiapkan metode, media metode, media
materi penyuluhan, penyuluhan tidak penyuluhan tidak
metode, media tepat sasaran tersampaikan ke
penyuluhan sasaran yang dituju
3 PJ Upaya meminta PJ PJ Admen membuat Terjadi kesalahan
Admen untuk mem- surat pemberita- pahaman antara PJ
buat surat pemberit- huan kepada Pihak Upaya dan PJ
ahuan kepada Pihak terkait ( Kepala De- Admen
terkait ( Kepala De- sa,Kepala Sekolah)
sa,Kepala Sekolah) yang akan dituju
yang akan dituju dan dan absensi Peserta
absensi Peserta tidak tepat waktu
4 PJ Upaya PJ Upaya Jumlah peserta
menyampaikan surat menyampaikan Penyuluhan tidak
pemberitahuan surat sesuai dengan
kepada pihak terkait pemberitahuan sasaran yang
yang dituju paling kepada pihak terkait diharapkan
lama 3 hari sebelum yang dituju 1 hari
kegiatan sebelum kegiatan
dilaksanakan dilaksanakan
5 Penyuluhan Penyuluhan Petugas tidak
dilaksanakan oleh PJ dilaksanakan tidak menguasai materi
Upaya tepat waktu
6 Notulen mencatat rangkaian kegiatan Tidak ada arsip
rangkaian kegiatan tidak tercatat dokumen sehingga
dengan baik tidak ada umpan
balik
7 Petugas membuat Petugas tidak Tidak dapat
laporan hasil membuat laporan dilaksanakan
pelaksanaan hasil pelaksanaan monitoring dan
evaluasi

VI. Lakukanpenghitungan RPN (Risk Priority Number), denganmenggunakanmatriks sebagai berikut:

Tahapan Failure Akibat S Kemungkin O Upayakendaliygsdhdilak D RPN
Proses Modes (Severt an sebab (Occurren ukan (Detectabili (Risk
y) ce) ty) Priority
Numbe
r)
PJ Upaya PJ Upaya Tidak tepat 3 3 4 36
sasaran
menentukan tidak
tujuan, tem- mempersiap
pat, waktu kan tujuan,
dan sasaran tempat,
penyuluhan waktu dan
sasaran
penyuluhan
secara
maksimal
terkesan
mendadak
PJ Upaya Materi Materi 7 6 2 84

mempersiap Penyuluhan , Penyuluha

kan materi metode, n , metode,
penyuluhan, media media
metode, me- penyuluhan penyuluha
dia penyulu- tidak tepat n tidak
han sasaran tersampaik
an ke
sasaran
yang dituju
PJ Upaya PJ Admen Terjadi 7 6 5 210

meminta PJ membuat su- kesalahan

Admen un- rat pember- pahaman
tuk membu- itahuan antara PJ
at surat kepada Pihak Upaya dan
pemberita- terkait ( PJ Admen
huan kepada Kepala De-
Pihak terkait sa,Kepala
( Kepala De- Sekolah)
sa,Kepala yang akan di-
Sekolah) tuju dan
yang akan di- absensi
tuju dan Peserta tidak
absensi tepat waktu
Peserta
PJ Upaya PJ Upaya Jumlah 5 7 3 105
menyampaik menyampaik peserta
an surat an surat Penyuluha
pemberitahu pemberitahu n tidak
an kepada an kepada sesuai
pihak terkait pihak terkait dengan
yang dituju yang dituju 1 sasaran
paling lama 3 hari sebelum yang
hari sebelum kegiatan diharapka
kegiatan dilaksanakan n
dilaksanakan
Penyuluhan Penyuluhan Petugas 10 8 3 240

dilaksanakan dilaksanakan tidak

oleh PJ tidak tepat menguasai
Upaya waktu materi
Notulen rangkaian Tidak ada 7 5 9 315

mencatat kegiatan arsip

rangkaian tidak tercatat dokumen
kegiatan dengan baik sehingga
tidak ada
umpan
balik
Petugas Petugas tidak Tidak 7 4 9 252

membuat membuat dapat

laporan hasil laporan hasil dilaksanak
pelaksanaan pelaksanaan an
monitorin
g dan
evaluasi

VII. Tetapkan threshold untukmemilihfailure mode yang akandiselesaikandan, tetapkanfailure modeapasaja yang akandiselesaikan. (Gunakan Diagram
Pareto)

No Failure modes: RPN KumulatiF Persentase kumulatif Keterangan

(urutkan dari RPN tertinggi ke
terendah)
6 rangkaian kegiatan tidak 315 315 25,4 %
tercatat dengan baik
7 Petugas tidak membuat 252 567 45,6 %
laporan hasil
pelaksanaan
5 Penyuluhan dilaksanakan 240 807 64,9 %
tidak tepat waktu
3 PJ Admen membuat su- 210 1017 81,8 % Titik potong pada
persentase kumulatif
rat pemberitahuan 80 %
kepada Pihak terkait (
Kepala Desa,Kepala
Sekolah) yang akan di-
tuju dan absensi Peserta
tidak tepat waktu
4 PJ Upaya menyampaikan 105 1122 90,3 %
surat pemberitahuan
kepada pihak terkait
yang dituju 1 hari
sebelum kegiatan
dilaksanakan
2 Materi Penyuluhan , 84 1206 97,1 %
metode, media
penyuluhan tidak tepat
sasaran
1 PJ Upaya tidak 36 1242 100 %
mempersiapkan tujuan,
 tempat, waktu dan
sasaran penyuluhan
secara maksimal
terkesan mendadak
Jadi yang harus ditindak lanjuti dengan solusi adalah modus 6, 7, 5, 3

VIII. Diskusikandanrencanakankegiatan/tindakan yang perludilakukanuntukmengatasifailure modestersebut,

tetapkanpenanggungjawabdankapanakandilakukan:

Tahapa Failur Akiba S Kemungkinanseba O Upayakendaliygsdhdilakuka D RP Kegiatan yang Penanggungjawa Wakt

n Proses e t b n N direkomendasikan b u
Mode
s
6 Setiap selesai
kegiatan
penyuluhan,notulensi
dikumpulkan kepada
PJ Upaya

7 Pj Upaya melaporkan
hasil kegiatan kepada
PJ UKM
5 Penyuluhan
dilaksanakan sesuai
 kesepakatan dengan
pihak yang dituju
3 PJ Admen membuat
surat pemberitahuan
kepada Pihak terkait
3paling lambat 3 hari
sebelum kegiatan

IX. Pelaksanaankegiatandanevaluasi:
Laksanakankegiatan, danlakukanevaluasidenganmenghitungulang RPN

Tahapan Failure Akibat S Kemungkinansebab O Upayakendali D RPN Kegiatan yang Penanggungjawab Kegiatan S O D RPN
Proses Modes Yang direkomendasikan yang
sudahdilakukan dilakukan

6 Setiap selesai PJ Upaya

kegiatan
penyuluhan,notulensi
dikumpulkan kepada
PJ Upaya

7 Pj Upaya melaporkan PJ Upaya

hasil kegiatan kepada
 PJ UKM
5 Penyuluhan PJ Upaya
dilaksanakan sesuai
kesepakatan dengan
pihak yang dituju
3 PJ Admen membuat Pj Admen
surat pemberitahuan
kepada Pihak terkait
3paling lambat 3 hari
sebelum kegiatan

X. Susun SOP baru sesuai dengan hasil analisis dan pelaksanaan FMEA:

1. PJ Upaya menentukan tujuan, tempat, waktu dan sasaran penyuluhan

2. Petugas mempersiapkan materi penyuluhan, metode, media penyuluhan dan absensi peserta
3. PJ Upaya meminta TU untuk membuat surat pemberitahuan kepada Pihak terkait ( Kepala Desa,Kepala Sekolah) 3 hari sebelum kegiatan
4. PJ Upaya menyampaikan surat pemberitahuan kepada pihak terkait yang dituju paling lama 3 hari sebelum kegiatan dilaksanakan
5. Penyuluhan dilaksanakan oleh PJ Upaya
6. Notulen mencatat rangkaian kegiatan
7. Petugas membuat laporan hasil pelaksanaan
8. Notulensi dilaporkan kepada PJ UKM
9. PJ UKM menerima hasil laporan