KETUA SETIAUSAHA SECRETARY GENERAL Kementerian Pendidikan Malaysia Ministry of Education Malaysia ‘Aras 8, Blok E8 Komploks € Tel: 03-8884 6072 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan Faks: 03-8888 5124 62604 PUTRAJAYA Laman Web: www.moe.gov.ny Rujukan Kami : KPM.100-1/7/1 Jid.6( }4 ) Tarikh (7 Januari 2017 Semua Setiausaha / Pengarah Bahagian Semua Pengarah Pendidikan Negeri Jabatan Pendidikan Negeri Semua Pegawai Pendidikan Daerah Pejabat Pendidikan Daerah Semua Pengetua YBhg. Datuk/Dato'/Datin/Tuan/Puan, SURAT PEKELILING KEWANGAN BIL. 1 TAHUN 2017 PENGURUSAN BIASISWA KECIL PERSEKUTUAN (BKP) 4. TUJUAN 1.1 Surat Pekeliling Kewangan (SPK) ini bertujuan untuk menjelaskan peraturan dan tatacara pengurusan Biasiswa Kecil Persekutuan (BKP) bagi murid Tingkatan 1 hingga Tingkatan 6 di sekolah bawah Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM).SURAT PEKELILING KEWANGAN BIL. 1 TAHUN 2017: PENGURUSAN BIASISWA KECIL PERSEKUTUAN (BKP) 2. LATAR BELAKANG 24 2.2 2.3 24 BKP merupakan anugerah kecemerlangan bagi murid dari kalangan keluarga berpendapatan rendah yang mencapai kecemerlangan dalam bidang akademik dan kokurikulum. Objektif pemberian BKP adalah sebagai suatu bentuk motivasi dan perangsang kepada murid dari golongan berpendapatan rendah supaya mengekalkan kecemerlangan dalam bidang akademik dan kokurikulum serta mengekalkan tahap disiplin yang tinggi sepanjang tempoh persekolahan di samping untuk mengurangkan kadar keciciran di peringkat menengah. Biasiswa ini hanya diberikan kepada murid yang bersekolah di Sekolah Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan di bawah KPM berdasarkan kriteria dan syarat yang telah ditetapkan Pengurusan BKP di Sekolah Menengah Harian, Sekolah Menengah Teknik, Kole} Vokasional, Sekolah Menengah Kebangsaan Agama, Sekolah Agama Bantuan Kerajaan, Sekolah Menengah Pendidikan Khas dan Sekolah Sukan Malaysia dipertanggungjawabkan kepada Jabatan Pendidikan Negeri (JPN). Manakala Bahagian Pengurusan Sekolah Berasrama Penuh dan Sekolah Kecemerlangan (BPSBPSK) pula dipertanggungjawabkan — dalam menguruskan BKP bagi murid di Sekolah Berasrama Penuh (SBP)SURAT PEKELILING KEWANGAN BIL. 1 TAHUN 2017: PENGURUSAN BIASISWA KECIL PERSEKUTUAN (BKP) 25 Selaras dengan keperluan semasa hasil daripada penggabungan BKP dan Biasiswa Kelas Persediaan Universiti (BKPU) kerana penstrukturan semula fungsi-fungsi bantuan persekolahan pada tahun 2017, SPK ini dipinda dan dikeluarkan sebagai panduan kepada semua peringkat bagi melancarkan proses pengurusan dan pelaksanaan BKP 3. KRITERIA KELAYAKAN 3.1 Kriteria kelayakan untuk tujuan permohonan BKP adalah seperti berikut: i, murid warganegara Malaysia. Penentuan _ taraf warganegara Malaysia adalah berdasarkan Kad Pengenalan Malaysia atau Lampiran A; ii. _murid Tingkatan 1 hingga 6 di semua Sekolah Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan yang cemerlang dalam bidang akademik dan kokurikulum berdasarkan merit tahun semasa; dan ili, jumlah pendapatan kasar (sebelum ditolak tanggungan) ibu bapa/ penjaga murid mestilah tidak melebihi RM1,500 sebulan.SURAT PEKELILING KEWANGAN BIL. 1 TAHUN 2017: PENGURUSAN BIASISWA KECIL PERSEKUTUAN (BKP) 4. KADAR BIASISWA 41 Kadar bagi BKP adalah seperti jadual di bawah: "Tingkatan Kadar Biasiswa Bilangan | (RM sebulan) Bulan 4 hingga 4 70.00 12 5 70.00 14 6 Bawah | 90.00 (Aliran Sastera) Tea 110.00 (Aliran Sains) | 6 Atas 90.00 (Aliran Sastera)| 11S | : 110.00 (Aliran Sains) 5. JAWATANKUASA BIASISWA DAN FUNGSI 5.1 Pemilinan murid penerima BKP di peringkat sekolah perlu diputuskan dalam mesyuarat Jawatankuasa _Biasiswa Peringkat Sekolah dan seterusnya akan dipanjangkan kepada JPN/ BPSBPSK secara atas talian untuk perakuan oleh Jawatankuasa Biasiswa Peringkat Jabatan Pendidikan Negeri (JPN)/ BPSBPSK. Minit mesyuarat/ pengesahan oleh Jawatankuasa-jawatankuasa berkenaan perlu difailkan untuk tujuan rekod, pemantauan dan pengauditan. Jawatankuasa yang terlibat dan peranannya adalah seperti berikut: 5.1.1 Jawatankuasa Biasiswa Peringkat Sekolah a) Keahlian Pengerusi Pengetua Timbalan Pengerusi_:Penolong Kanan Hal Ehwal Murid Setiausaha :Guru BiasiswaSURAT PEKELILING KEWANGAN BIL. 1 TAHUN 2017: PENGURUSAN BIASISWA KECIL PERSEKUTUAN (BKP) b) Ahli Jawatankuasa _—_:Penolong Kanan Kokurikulum Guru Kaunseling Guru APDM/Guru Tingkatan Fungsi = Memastikan setiap maklumat murid dalam borang permohonan dan dokumen di peringkat sekolah adalah benar dan disahkan; Memilih/menyenarai pendekkan dan mengesahkan murid yang memenuhi kriteria melalui keputusan mesyuarat yang diadakan. Minit mesyuarat jawatankuasa dan borang permohonan murid perlu difail untuk tujuan audit dan rekod; Menentukan hanya murid yang benar-benar layak sahaja_boleh_ dicalonkan untuk permohonan biasiswa; dan Sekiranya pihak Jawatankuasa_mendapati terdapat keraguan yang timbul ataupun terdapat maklumat palsu pada mana-mana bahagian yang_—diisytiharkan, —_pihak jawatankuasa berhak untuk tidak menyokong permohonan tersebut atau _membatalkan tawaran biasiswa yang telah diluluskan.SURAT PEKELILING KEWANGAN BIL. 1 TAHUN 2017: PENGURUSAN BIASISWA KECIL PERSEKUTUAN (BKP) 5.1.2 Jawatankuasa__Biasiswa__Peringkat__ Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) / Bahagian Pengurusan Sekolah __Berasrama___ Penuh_ _dan__ Sekolah Kecemerlangan (BPSBPSK) a) b) Keahlian : Pengerusi :Pengarah JPN/ Pengarah BPSBPSK Timbalan Pengerusi :Ketua Sektor_— SPK/ BPSBPSK Setiausaha Pegawai Biasiswa Anli Jawatankuasa_—_:KPP/ KU Sektor: 1. Pembangunan & Kebajikan 2. Kemanusiaan dan Kepemimpinan 3. Ketua Unit Kokurikulum 4, Ketua Unit Sukan 5. Pembantu Tadbir Fungsi: Mengesahkan data permohonan yang diterima dari sekolah dan mengesahkan senarai permohonan BKP yang diperaku. Minit mesyuarat/ pengesahan permohonan yang diperaku oleh jawatankuasa perlu difailkan untuk tujuan rekod; Menyediakan — maklumat-maklumat yang dikehendaki kepada Bahagian Kewangan dan Bahagian Pengurusan Maklumat; dan 6SURAT PEKELILING KEWANGAN BIL. 1 TAHUN 2017; PENGURUSAN BIASISWA KECIL PERSEKUTUAN (BKP) ili, Mengesahkan penarikan balik biasiswa dan memanjangkan kepada Bahagian Kewangan 6. TATACARA PERMOHONAN 6.1 Murid yang memenuhi kriteria kelayakan di Perenggan 6 boleh memohon BKP pada setiap tahun. Bagi melancarkan proses permohonan BKP secara atas talian, setiap peringkat perlu memainkan peranan tertentu seperti berikut: 6.1.1 Tanggungjawab Murid Murid yang layak perlu mengisi borang permohonan BKP yang boleh diperoleh di sekolah masing-masing pada setiap tahun. Borang yang lengkap diisi beserta dokumen sokongan yang disahkan perlu diserahkan kepada Guru Biasiswa Sekolah selewat-lewatnya pada_minggu keempat Januari tahun semasa (tertakluk kepada perubahan melalui takwim yang diedarkan oleh KPM sekiranya ada). 6.1.2 Tanggungjawab Sekolah i. Sekolah bertanggungjawab mengemas kini dan memastikan ketepatan data dalam Aplikasi Pangkalan Data Murid (APDM) Modul Pengurusan Murid selewatewatnya pada minggu keempat Januari tahun semasa bagi __penyediaan permohonan biasiswa secara atas talian (tertaklukSURAT PEKELILING KEWANGAN BIL. 1 TAHUN 2017: PENGURUSAN BIASISWA KECIL PERSEKUTUAN (BKP) kepada perubahan melalui takwim yang diedarkan oleh Bahagian Kewangan sekiranya ada) Jawatankuasa Biasiswa Peringkat Sekolah perlu membuat tapisan dan saringan serta_ senarai pendek permohonan hendaklah dikemas kini secara atas talian melalui laman sesawang https://apb1.moe.gov.my/ selewat-lewatnya pada minggu ketiga Februari tahun semasa (tertakluk kepada perubahan melalui takwim yang diedarkan oleh Bahagian Kewangan sekiranya ada). Pihak sekolah perlu menyimpan/ memfailkan semua borang permohonan murid — beserta dokumen sokongan yang telah disahkan dan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Biasiswa Peringkat Sekolah sekurang-kurangnya untuk tempoh tiga (3) tahun bagi tujuan eked, pemantauan dan pengauditan yang akan dijalankan dari masa ke semasa, 6.1.3 Tanggungjawab JPN/BPSBPSK JPN/BPSBPSK —_bertanggungjawab dalam memastikan semua sekolah_ di_—-bawah pentadbirannya membuat permohonan BKP secara alas talian mengikut tatacara dan tempoh yang ditetapkan;SURAT PEKELILING KEWANGAN BIL. 1 TAHUN 2017: PENGURUSAN BIASISWA KECIL PERSEKUTUAN (BKP) JPN/IBPSBPSK juga bertanggungjawab dalam memastikan tiada sekolah yang tercicir dari mengemukakan permohonan secara atas talian; JPN) BPSBPSK bertanggungjawab —memberi penjelasan dan taklimat kepada Guru Biasiswa di sekolah mengenai tatacara pengurusan BKP; dan JPN/BPSBPSK bertanggungjawab menjalankan pemantauan berkala bagi memastikan pengurusan pemberian BKP adalah mematuhi tatacara yang ditetapkan. 7. TATACARA RAYUAN PERMOHONAN 71 7.2 Permohonan BKP perlu dibuat secara atas talian dalam tempoh yang telah ditetapkan. Namun, sekiranya terdapat permohonan murid yang tidak dikemukakan secara atas talian dalam tempoh berkenaan, pihak sekolah boleh mengemukakan rayuan permohonan secara manual ke Bahagian Kewangan melalui JPN/BPSBPSK. Rayuan permohonan BKP perlu sampai ke Bahagian Kewangan selewat-lewatnya pada tarikh berikut: ___TINGKATAI __Thingga 5 dan 6 (Atas) | 30.Jun | 6 (Bawah) : 30 Ogos 1 hingga 5 dan 6 ( TARIKHSURAT PEKELILING KEWANGAN BIL. 1 TAHUN 2017: PENGURUSAN BIASISWA KECIL PERSEKUTUAN (BKP) 7.3 Rayuan yang diterima selepas daripada tarikh yang ditetapkan tidak akan dipertimbanakan. 8. TATACARA PEMILIHAN 8.1 Pemilinan penerima BKP dilaksanakan oleh JPN/ BPSBPSK melalui Sistem Aplikasi Pengurusan Bantuan (APB) berdasarkan merit yang telah ditetapkan dan jumlah peruntukan yang diagihkan pada tahun semasa. 8.2 Faktor-faktor yang dipertimbangkan dan peratusan dalam pengiraan merit untuk pemilihan penerima BKP adalah seperti berikut: Faktoro 2 ae cupasPeratus, | eee ae Prestasi pect 50 : a Pendapatan ibu bapa / penjaga dan 40 latar belakang keluarga Penglibatan aktiviti kokurikulum He OPE Perincian pemarkahan bagi pemohon Tingkatan 1 hingga 5 disertakan seperti di Lampiran B, manakala bagi pemohon Tingkatan 6 seperti di Lampiran C 9. TATACARA PEMBAYARAN 9.1 Tawaran BKP kepada pemohon yang berjaya adalah sah untuk tahun semasa sahaja. Pemohon yang terpilih dan 10SURAT PEKELILING KEWANGAN BIL. 1 TAHUN 2017: PENGURUSAN BIASISWA KECIL PERSEKUTUAN (BKP) 9.2 9.3 9.4 ditawarkan BKP akan menerima bayaran mengikut kadar yang telah ditetapkan bagi tempoh satu-satu tahun pemilihan sahaja. Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) bertanggungjawab untuk mengekstrak maklumat murid yang berjaya dan dikemukakan kepada Bank Simpanan Nasional (BSN) untuk urusan pembukaan akaun kelompok. Seterusnya, BPM akan memuat naik nombor akaun kelompok ke dalam sistem APB untuk proses pembayaran. Bahagian Kewangan (Bkew)/ BPSBPSK dengan kerjasama Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) bertanggungjawab menghantar data pembayaran BKP ke Bank Simpanan Nasional (BSN) dalam tempoh 7 hari selepas JPN selesai mengemaskini data penerima. Bagi murid Sekolah Berasrama Penuh dan Sekolah Kecemerlangan, pembayaran diuruskan oleh BPSBPSK. Pembayaran BKP dikreditkan terus ke akaun murid melalui BSN. Jadual pembayaran BKP adalah seperti di bawah: TINGKATAN BULAN PEMBAYARAN 1-5 | April 6 Bawah Ogos a 6Atas | April Jadual pembayaran ini tertakluk kepada perubahan takwim yang diedarkan oleh Bahagian KewanganSURAT PEKELILING KEWANGAN BIL. 1 TAHUN 2017: PENGURUSAN BIASISWA KECIL PERSEKUTUAN (BKP) 10. 11. 2 TATACARA PENARIKAN BALIK 10.1 Tindakan penarikan balk penganugerahan BKP perlu dilaksanakan serta merta oleh Jawatankuasa Biasiswa Peringkat Sekolah melalui Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) masing-masing dan dipanjangkan kepada _Bahagian Kewangan sekiranya dalam tempoh tahun semasa berlaku perkara-perkara berikut: i) Murid berhenti sekolah atau diberhentikan sekolah; ii) Murid menerima biasiswa atau bantuan kewangan lain; ili) Murid didapati telah mengemukakan maklumat palsu di dalam Borang Permohonan BKP; dan iv) Murid telah dikenakan tindakan disiplin kerana melakukan kesalahan berat yang diputuskan oleh Jawatankuasa Biasiswa Peringkat Sekolah. PEMAKAIAN 11.1 SPK ini hendaklah dibaca bersama Manual Prosedur Kerja (MPK) Pengurusan Biasiswa Kecil Persekutuan (BKP) yang terkini PEMBATALAN 12.1 SPK ini membatalkan Surat Pekeliling Kewangan Bil. 9 Tahun 2010 Pengurusan Biasiswa Kecil PersekutuanSURAT PEKELILING KEWANGAN BIL. 1 TAHUN 2017: PENGURUSAN BIASISWA KECIL PERSEKUTUAN (BKP) Dan Biasiswa Kelas Persediaan Universiti bertarikh 24 Disember 2010. 13. TARIKH KUAT KUASA 13.1 SPK ini berkuat kuasa mulai 1 Januari 2017. Sekian, terima kasih. “SEHATI SEJIWA” “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” RI ALIAS BIN HAJI AHMAD) @tua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia Tarikh: / 9 Januari 2017 s.k.: Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia Timbalan-Timbalan Ketua Setiausaha, KPM Timbalan-Timbalan Ketua Pengarah Pendidikan, KEM Ketua Unit Komunikasi Korporat, KPM Penasihat Undang-Undang, KPM SUSK YB Menteri