BAGAIMANA MENJADI SEKRETARIS

YANG BAIK
Posted on September 1, 2013

KEPRIBADIAN SEKRETARIS
Pembukaan

Tidak berlebihan jika banyak pihak mengatakan bahwa keberadaan dan peran sekretaris menjadi
tumpuan keberhasilan seorang pimpinan dalam menjalankan fungsi manajerialnya.Bahkan peran
sekretaris menjadi salah satu faktor penentu bagi produktivitas perusahaan.Dengan
demikian,pengembangan diri sekretaris menjadi tuntutan dan kebutuhan yang terus-menerus dan
berkesinambungan menuju sekretaris yang professional.Upaya pengembangan sekretaris tidak
hanya menyangkut pengembangan dan peningkatan kompetensi sekretaris berkaitan dengan
penguasaan pengetahuan dan keterampilan saja, tetapi juga harus menyangkut kepribadian dan
sikap mental.

Kepribadian Sekretaris Profesional

Kepribadian sering diidentikan dengan identitas seseorang, baik yang menyangkut

watak,sifat,perbuatan atau tindakan yang merupakan usaha seseorang mengaktualisasikan jati
dirinya.Kepribadian sekretaris penting dibangun dan dikembangkan terus-menerus guna
membangun profesionalisme seorang sekretaris.Kepribadian sekretaris professional dapat
dikembangkan dari berbagai segi yang mencakup hal-hal berikut ini.

1. Mengenal dirinya dengan baik

Untuk mengenal dirinya dengan baik, sekretaris harus jujurdalam menilai diri sendiri.Misalnya
dalam menjawab pertanyaan seperti : Apakah Anda dapat dipercaya pimpinan dan rekan kerja
Anda? Mengenal diri sendiri dengan baik berarti mau menerima kekurangan dan kelebihan
yang ada pada dirinya,dan berusaha untuk menyempurnakan kekurangan tersebut serta
meningkatkan kelebihan yang ada pada dirinya.Hal ini membawa sekretaris untuk berfikir
optimis,positif dan menghargai orang lain.
Untuk mengenal diri dengan baik dan mengembangkannya dengan positif, sekretaris tidak boleh
membiarkan kekurangan mendominasi dirinya.
ada hal-hal yang perlu dilakukan seperti berikut ini:

o Menciptakan kepribadian yang lebih menarik dalam melaksanakan tugas sekretaris.

o Mencari kelebihan yang terpendam dalam diri.
o Menghilangkan kebiasaan buruk yang ada dalam diri.
o Terbuka dengan rekan kerja Anda.
o Jangan merusak diri sendiri dengan ketakutan-ketakutan yang tidak beralasan
Dengan adanya pengenalan diri, sekretaris akan selalu membandingkan pekerjaan yang dicapai
dirinya sendiri dengan perkembangan perusahaan.

2. Siap untuk menerima kritik

Seorang sekretaris harus terbuka menerima kritik dengan baik dari pimpinan maupun rekan
kerja. Kita tidak boleh menganggap sepele kritik tersebut, namun kita harus kritis terhadap kritik
yang diajukan untuk kita dan tidak boleh menanggapi kritik dengan arogan dan tergesa-gesa.
Ada beberapa kiat menerima kritik:
o Jangan bersikap reaktif terhadap kritik yang kita terima
o Mintalah saran atau nasihat dari orang lain
o Harus tenang dan jujur mengakui
o Mau belajar dari kesalahan yang dibuat
o Penuh perhatian kepada pimpinan dan rekan lainnya
o Bersikap terbuka

Pola Pikir Sekretaris Profesional

1 Berfikir positif
Berfikir positif merupakan cara pandang seseorang terhadap berbagai masalah dengan kacamata
positif sehingga menghasilkan sesuatu yang positif pula.Sekretaris harus memiliki cara berpikir
yang positif karena sekretaris merupakan orang yang terdekat dengan pimpinan dan berhadapan
dengan pihak luar, termasuk relasi.
Beberapa contoh perbandingan sekretaris yang mampu berpikir positif dan negatif.

Pikiran Negatif =>

Pimpinan tidak menyukai saya

Saya gagal melakukan tugas

Saya takut terlalu muda untuk memimpin rapat.
Pikiran Positif =>
Saya akan berusaha semaksimal mukin agar pimpinanmengetahui potensi saya dan menyukai
saya karena kemampuan saya.
Saya gagal tetapi saya akan mencoba lagi.
Saya memang masih muda dan belum berpengalaman tapi saya akan berusaha keras untuk
memimpin rapat.

2 Berfikir konstruktif
Berfikir konstruktir berarti membangun kesadaran yang bersifat membina, membangun, dan
memperbaiki, sehingga kita tidak tenggelam dalam kepesimisan dan ketakutan yang tidak
beralasan.
Contoh berikut ini untuk mengembangkan berfikir konstruktif.
Berfikir Negatif =>

Saya akan bekerja semaksimal mungkin

Saya gagal tetapi akan saya mencoba lagi .
Berfikir PositiF =>
Untuk bekerja maksimal saya harus mencari metode baru untuk melakukan tugas.
Saya akan mencari usaha agar saya tidak gagal.

Dengan berfikir konstruktif, kita tidak terjebak dengan hal-hal yang sama namun senantiasa
memikirkan bagaimana saya mampu menghasilkan karya yang terbaik.

3 Berfikir efektif
Berfikir efektif berarti cara pandang seseorang untuk mencapai suatu tujuan melalui kecakapan
yang dimilikinya.Sekretaris harus memiliki cara pandang yang mengarah pada pencapaian tujuan
dengan pemikiran yang praktis dan sistematis.
Prilaku Sekretaris Profesional
1 Pola bekerja yang efesien
Bekerja secara efesien berarti mengembangkan cara kerja yang sederhana dan cepat,menghemat
biaya dan tenaga, serta menggunakan sarana yang dapat mempercepat pelaksanaan tugas.Pola
kerja efisien senantiasa memikirkan dan berdasarkan pertimbangan bagaimana melakukan tugas
dengan cara termudah,cara paling ringan, paling cepat,dan paling murah.

2 Membangun hubungan baik dengan berbagai pihak

Salah satu ciri sekretaris profesional adalah sekretaris mampu membuka diri dan membina
hubungan yang baik dengan berbagai pihak.Membina hubungan dengan pimpinan perlu
dilakukan karena sekretaris merupakan orang yang paling dekat dengan pimpinan dan harus slalu
siap membantu.Secara umum hal-hal yang harus diperhatikan untuk mengembangkan pola
hubungan yang baik dengan berbagai pihak meliputi berikut ini.
o Kemampuan memberikan perhatian
o Kemampuan berbicara jelas dan langsung pada tujuan
o Menampakan wajah yang ramah
o Kemampuan bersikap terus terang
o Kemampuan memahami orang lain
o Terbuka dengan kritik
o Memiliki daya tanggap yang baik
o Mampu menjaga rahasia
o Menampakkan perasaan yang tulus
o Kemampuan menjadi pendengar yang baik

PENAMPILAN SEKRETARIS PROFESIONAL

Penampilan seorang sekretaris mencerminkan seberapa potensialnya pekerjaan yang
dikerjakannya karena sekretaris pasti akan bertemu muka dengan calon klien dan akan menemani
pimpinan dalam mengerjakan bisnis.
Beberapa faktor yang mencerminkan penampilan sekretaris adalah:

o Pembawaan lahir
o Kesehatan mental dan fisik
o Kebersihan pribadi
o Latar belakang ekonomi sosial budaya
Sekretaris yang bangga akan pekerjaannya dan ingin perusahaan tempat ia bekerja sukses maka
cara berpakaiannya pun harus menciptakan kesan yang menyenangkan dan tepat pada tempat,
waktu dan suasana.
Beberapa contoh pekerjaan serta pakaian kerja yang cocok adalah sebagai berikut :

Public Relation.Dandanan yang ceria dan lebih modis karena akan menciptakan kesan yang
konservatif
Biro Iklan. Blazer merupakan pakaian yang paling tepat untuk mengimbangi rekan pria dengan
pakaian berdasi.
Retail Sales. Bisa berpakaian lebih casual,lebih mengikuti trend tetapi dengan dandan yang
tidak berlebihan dan mencolok.
Bank,Kantor Hukum,Asuransi. Setelan dengan rok selutut atau dibawah lutut dengan warna
yang konservatif merupakan pilihan yang cocok.Ditambah dengan tatanan rambut rapid an rias
wajah yang wajar.
Untuk penghematan dalam memilih pakaian kerja ada 13 petunjuk dalam perencanaan koleksi
pakaian,yaitu:

Jangan percaya pada Jatuh cinta pada pandangan pertama

Jangan memilih pakaian jadi dengan warna apa saja.
Belilah pertama-tama pakaian yang utama
Rencanakan untuk mengadakan perubahan pakaian
Kembangkan satu warna dasar tiap pakaian,lebih bagus warna gelap atau warna netral
Hindari membeli barang imitasi dan murah
Belilah aksesori yang bagus saja
Cobalah lebih dahulu
Pahami harga
Hati-hati dengan barang yang high style pilihlah barang klasik
Batasi warna yang cemerlang

KARAKTER SEKRETARIS PROFESIONAL

Selain penampilan, ketrampilan berkarakter perlu dikuasai seorang sekretaris professional.Hal ini
berguna untuk mengetahui bebera[a sifat,pimpinan menghendaki sekretarisnya memiliki suatu
sifat,yakni:
Semangat besar (Enthusiasm)
Loyalitas
Berarti sekretaris bertindak seolah-olah benar-benar mempercayai perusahaannya.
Inisiatif
Dapat dipercaya (Reability)
Kecakapan berorganisasi
Kestabilan emosi
Kerahasiaan (Confidential)
Pentingnya produltifitas (Importance of Productivity)
Penyesuaian diri dengan perubahan
Mengevaluasi diri sendiri

KUALIFIKASI PERORANGAN SEKRETARIS PROFESIONAL

Pernah dengar betapa berharganya seorang sekretaris bagi pimpinan ? Ini karena sekretaris
sangat mengetahui sifat-sifat,kelebihan serta kekurangan sekretaris.
Ini juga yang menyebabkan betapa pentingnya sosok sekretaris bagi pimpinan:

Seorang sekretaris bahus bijaksana (tactful)

Sekretaris harus memiliki sikap bisa mengantisipasi
Sekretaris harus memiliki sikap follow through
Sekretaris harus tau bagaimana merencanakan pekerjaannya
Harus dapat diandalkan dan dipercaya (Dependable)
Harus mencerminkan tujuan dan kebijaksanaan perusahaan
 Harus dapat menyimpan rahasia (Must be keep a secret)
Sekretaris harus tampak paling baik
Harus tahu bagaimana caranya bicara yang baik
Harus bisa menghemat biaya
Harus memiliki bermacam-macam minat
Harus menjadi seorang yang tulus dan iklas
Harus memiliki pemikiran sendiri
Harus memiliki rasa menghargai

Sumber : http://rheenasukses-private.blogspot.com/2008/12/pembukaan-tidak-berlebihan-jika-
banyak.html

SYARAT MENJADI SEKRETARIS PROFESIONAL

Untuk dapat menjadi sekretaris perlu diperhatikan syarat-syarat :

1. Syarat Pendidikan dan Pengetahuan

Pendidikan sekurang-kurangnya SMK Program Studi Sekretaris, SMU ditambah pendidikan
Sekretaris
Mempunyai pengetahuan yang luas misalnya pengetahuan mengenai Organisasi dan Manajemen
perusahaan serta masalah dunia bisnis.

2. Syarat Ketrampilan
Mampu menguasi dan menggunakan bahasa Indonesia dengan baik dan benar
Mampu menguasai dan menggunakan minimal satu bahasa Asing terutama Bahasa Inggris baik
tulisan maupun pembicaraan
Mampu melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris, seprti menyusun laporan, mengetik surat
Mampu menggunakan mesin-mesin kantor beserta program aplikasinya. Misalnya untuk
komputer mampu menggunakan aplikasi Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft
Excel, dan Microsoft Acces.
Mampu berkomunikasi melalui Internet, misalnya mengakses data, mengirim/menerima Email
dsb.

3. Syarat Kepribadian
Kepribadian berarti keseluruhan sifat watak manusia yang baik maupun tidak baik. Kepribadian
sekretaris yang baik digambarkan oleh Prajoedi Atmosudirdjo, yaitu :
bersikap sumeh (charming, simpatik, menyenangkan hati, menawan), pandai berhadapan dengan
berbagai macam orang, mempunyai perasaan (intuisi) yang cukup halus dan dapat bersikap
psychologis terhadap orang.
Sifat-sifat yang harus dipunyai untuk mencapai sukses seperti jujur, cepat menanggapi kebutuhan
kondisi, dan cepat memenuhi apa yang diperlukan, suka bekerjasama (kooperatif), correct (sopan
tapi tegas), rajin, teliti, rajin, seksama, berhati-hati (tidak sembrono), dapat menyesuaikan diri
pada perubahan-perubahan kondisi, dan simpatik kepada pegawai lainnya.
Sifat yang tidak disukai adalah cepat marah, congkak, ketus, sebentar-sebentar lihat jam, senang
berdesas-desus, jahil, usil, sok tahu, kurang ajar, kaku, formal sok resmi, merampas pekerjaan
orang lain, tidak sabar, pelupa, lalai, ceroboh, lamban dan lekas bosan.
Sikap perbuatan sekretaris selama bekerja adalah : ketelitian (accuracy),
pertimbangan/perhitungan sebelum melakukan tindakan (good judgement), menyelesaikan
pekerjaan secara sempurna (follow through), panjang akal (resourcefulnes), inisitatif/prakarsa
(initiative)

Tips Menjadi Sekretaris Yang Baik

1. Menampilkan Citra Perusahaan
Citra perusahaan adalah hal yang harus di junjung tinggi, karena sekretaris adalah tangan kanan
dan kepercayaan langsung bagi seorang Boss, seorang sekretaris harus menampilkan citra
perusahaan yang baik.

2. Baik dan Bertanggung Jawab

Sekretaris harus ramah, baik, dan punya sopan santun serta punya karakter yang tegas dan rasa
tanggung jawab yang tinggi. Sekretaris tidak hanya baik terhadap Boss, tetapi harus baik kepada
relasi dan kawan sekantor.

3. Pandai Menjaga Rahasia

Sebagai orang kepercayaan sekaligus tangan kanan Boss, sekretaris harus pandai mejaga rahasia
perusahaan dan menjunjung tinggi loyalitas terhadap perusahaan.

4. Tidak Gaptek
Sekretaris harus lah mempunyai wawasan luas di bidang nya, selalu up date dalam segala hal
seperti kemajuan teknologi.

5. Tahu Accounting dan Pembukuan

Dua hal ini penting bagi seoarang sekretaris agar dapat dengan mudah melakukan pembukuan
kantor.

6. Mampu Berbahasa Asing

Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus di miliki oleh seorang sekretaris. Karena
biasanya sang Boss selalu mengajak meeting sekretarisnya untuk mencatat hasil meeting ( MOM
) munite of meeting, kemudian mengirimkan hasil meeting ke relasi lain.

7. Mempelajari Karakter Boss

Agar tidak selalu salah dalam mengambil keputusan , sekretaris harus mengenali karakter
atasanya. Dalam kurun waktu tertentu sekretaris dapat mempelajari sifat atasan.

8. Mempunyai Etika yang Baik

Sekretaris harus memiliki etika yang baik dalam berbicara, duduk,dan makan karena itu
mencerminkan sekretaris yang professional dan mengangkat citra perusahaan.

9. Pandai Berbicara di Depan Publik

Seorang sekretaris harus mempunyai keberanian berbicara di depan publik, kadang seorang
atasan menyuruh seorang sekretaris menggantikan meeting atau pun pertemuan dengan relasi
lain, maka sekretaris harus siap mental dalam hal ini.

10. Seorang Sekretaris Harus SMART