D.

Componen dasar EDI

Hub (pihak yang memberikan perintah)
Spoke (pihak yang menerima perintah)
Computer (sebagai electronic hardware)
Electronic software

E. Software OS-EDI yang digunakan berupa

Bayan Commerce
IDX-IDEA
NextGen-EDI
RAXINC
Dll

F. Standard EDI yang belaku saat ini adalah:

SPEC 2000
ANSI X12 Standard AS dan Canada
EDIFACT (Standard Eropa)
IEF
Dll

G. Kelebihan/keutamaan EDI
Revenue Stream yang baru
Meningkatkan market (exposure)
Menurunkan biaya operational (operational cost)
Memperpendek waktu,automatic
Mengurangi informasi data yang mengembang
Meningkatkan supplier management
Melebarkan jangkawan (global reach)
Meningkatkan customer loyality (customer service)
Meningkatkan value chain

H. Syarat dapat dilakukannya proses EDI

Electronic transaction (merujuk ke format standard internasional)
Scope of agreement (electrical supply service in the cooperative)
Third-party service provider
Electonic transaction menyampaikan ke provider)
Privider melanjutkan ke penerima (spoke) dengan merenspon harga dan jumlah
barang
 System operation (merawat dan menjaga system operasional EDI
Security Procedures (selalu mengikuti prosedur pelaksanaan untuk menghindari
masalah
Tanda tangan (signature), berupa pengkodean, menunjukkan identitas
Bebas dari computer viruses
Data recovery and retention
Testing

I. Transmission EDI (pemancaran EDI)

Proper receipt (penyesuaian tanda terima)
Verification
Responses transaction
Transmital yang berlulanga kali

J. Transaction terms (transaksi EDI)

Cooperative CSP tarif
Convidentialy
Validity (Enforceability)
Pihak Hup menyampaikan agreemant ke pihak spoke
Pihak spoke Aggrement to executed CSP (Competitive
Service Providers)
Adanya persetujuan sah

K. Step proses Proper receipt and Verification EDI

Enter claim information (masukkan permintaan data)
Enter data and complete instruction.
Data akan di ferifikasi (data and/or attachments
Transmit Data
Retrieve and review reports
Prepare and mail attachments with EDI labels

4. ELECTRONIC DATA INTERCHANGE.Pemanfaatan EDI di Indonesia

nampaknya masih belum mengalami pertumbuhan dan perkembangan yang
signifikan. Masih sangat jarang yang memanfaatkan system ini sebagai salah satu
komponen teknologi informasi. Definisi EDI sendiri ialah pertukaran data secara
elektronik antar perusahaan dengan menggunakan format data standar yang telah
disepakati bersama. Dengan EDI ini perusahaan akan lebih mudah dalam
melakukan pertukaran data baik didalam internal organisasi ataupun dengan pihak
stakeholder. Berikut ini ialah keuntungan yang akan didapatkan organisasi jika
menerapkan EDI.

Penghematan Biaya : Penghematan ini didapatkan karena dengan EDI tidak

akan ada biaya kertas, tidak ada biaya penyimpanan dokumen kertas dan tidak
akan ada biaya pengiriman dokumen kertas.
Kecepatan : Kecepatan ini didapatkan karena dengan EDI leadtime
pengiriman dokumen hanya kurang dari 1 menit.
Keakuratan : EDI akan mampu menghasilkan tingkat akurasi tinggi karena
tidak ada entry data ulang. Selain itu sistem EDI sudah dilengkapi dengan ECC
(Error Correction Control) yang akan mengidentifikasi kesalahan dengan cepat
sehingga dapat segera diperbaiki.
Keamanan : Penggunaan enkripsi dokumen membuat dokumen hampir tidak
bisa dipalsukan.
Integrasi : Integrasi antar sistem dapat dilakukan dengan perantara EDI.
Setiap unit didalam organisasi akan terintegrasi dengan adanya EDI
didalamnya sehingga proses menjadi lebih efisien.

Dalam implementasinya, EDI dapat digunakan untuk berbagai macam bidang baik
itu jasa ataupun manufaktur. Implementasi EDI tersebut akan bergantung pada
permasalahan yang dihadapi organisasi dan seberapa jauh organisasi tersebut
membutuhkan EDI untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. Berikut ini ialah
beberapa bidang yang dapat menerapkan EDI didalam proses bisnisnya.

o Supply Chain Management : logistik, manufaktur, distributor, retailer

(supermarket), farmasi, export, import.

o Transportasi : perusahaan pelayaran, perusahaan penerbangan, pelabuhan laut,

bandara udara, qic (quarantine immigration customs) , freight forwarder, courier,
ppjk, bank, warehousing (pergudangan), terminal peti kemas, asuransi, surveyor.

o Keuangan : transaksi antar bank, transaksi perbankan lainnya, asuransi, transaksi

lembaga keuangan lainnya, dll.

o Pemerintahan : bea cukai, perpajakan, pelayanan jasa kepada masyarakat, kantor

perbendaharaan negara, biro pusat statistik, perijinan-perijinan, imigrasi,
kependudukan, perindustrian& perdagangan, karantina, dll.
EDI dapat dapat diimplementasikan diimplementasikan apabila apabila ada ada
suatu suatu komuniti dimana didalamnya ada ada pihak pihak yang yang disebut
hub dan spoke. Hub adalah pihak pihak yang mewajibkan mitra kerjanya yaitu yang
disebut spoke untuk menggunakan EDI. Selain itu, organisasi yang akan
menerapkan EDI juga harus memenuhi standar yang telah ditetapkan. Standar
tersebut mencakup aspek software dan hardware yang akan digunakan serta format
data elektronik. Standar internasional EDI yang berlaku saat ini ialah :

o Automotive Industry Action Group (AIAG)

o X.12, yang merupakan standar yang berlaku di U.S.dan Canada

o EDI for Administration, Commerce, and Trade (EDIFACT), yang merupakan

standar yang berlaku diEropa.

5. IMPLEMENTASI EDI BIDANG KEPABEANAN DIRJEN BEA DAN

CUKAI.

Berikut ini merupakan langkah-langkah yang dilakukan Dirjen Bea dan Cukai dalam
menerapkan EDI di bidang kepabeanan. Langkah yang dilakukan ialah identifikasi
proses bisnis, migrasi sistem dan evaluasi hasil implementasi.

5.1 Proses Bisnis Kepabeanan.

Dalam implementasi EDI ini, pihak Dirjen Bea dan Cukai harus mengidentifikasi
proses bisnis dalam pengurusan kepabeanan yang berlaku. Hal ini dilakukan untuk
dapat mengevaluasi proses yang terjadi serta mengetahui kelemahan dari proses
bisnis yang terjadi. Dalam proses bisnis manual tersebut, dokumen harus diajukan
secara fisik kepada administrasi pabean untuk dilakukan re-entry data ke sistem
computer Bea dan Cukai.Untuk melakukan kegiatan tersebut diperlukan kehadiran
yang bersangkutan, pihak pengaju ijin, di kantor Pabean untuk menyerahkan
dokumen dan menunggu keputusan pihak Pabean. Dengan demikian, selain
memerlukan waktu yang cukup lama, sekitar 5 7 hari kerja dan kebanyakan pihak
yang mengajukan ijin harus selalu melihat di Dinas Bea dan Cukai apakah ijin
tersebut telah disetujui.

Sistem manual tersebut diindikasikan memiliki peluang besar untuk adanya human
error dalam proses entry data. Dari proses bisnis tersebut dapat diketahui bahwa
importir ataupun eksportir menstransfer data Pemberitahuan Impor/Ekspor Barang
(PIB,PEB) dengan menggunakan disket serta mencetak lembar pengantar yang berisi
data tersebut. Setelah itu importir atau eksportir melakukan kewajibannya yaitu
membayar bea masuk, cukai dan pajak dalam rangka impor ke bank devisa Persepsi
atau Kantor Pabean tempat pengeluaran barang. Atas pembayaran tersebut importir
atau eksportir menerima bukti pembayaran. Untuk mendapat persetujuan dari pihak
bea cukai, importir harus menyerahkan PIB beserta dokumen pelengkap pabean
yang meliputi bukti pembayaran, disket, dan lembar pengantar pejabat yang
menerima dokumen di Kantor Pabean tempat pengeluaran barang.

Proses bisnis tersebut terlihat memiliki beberapa kelemahan yang akan merugikan
pihak importir dan eksportir. Pengurusan yang lama akan mengakibatkan
keterlambatan pengiriman barang sehingga membuat importir dan eksportir
menderita kerugian. Selain itu akan sangat mungkin terjadi kesalahan input data
yang dilakukan oleh petugas kepabeanan sehingga memerlukan waktu untuk
memperbaikinya. Pihak kepabeanan sendiri juga akan memiliki kesulitan, karena
segala macam dokumen harus mereka teliti secara manual sehingga proses menjadi
lebih rumit.

5.2 Migrasi Sistem Kepabeanan.

Untuk mengimplemantasikan EDI di bidang kepabeanan tersebut, Menteri

Keuangan membentuk suatu Komite Pengarah Implementasi EDI di bidang
kepabeanan yang diketuai oleh DJBC dengan anggota berasal dari berbagai instansi
seperti Departemen Perhubungan, Departemen Keuangan, Departemen
Perindustrian dan Perdagangan, Bank Indonesia, Kamar Dagang dan Industri.
Selanjutnya untuk mengembangkan EDI Customs Messages, Implementation
Guidelines, dan Integration Guidelines, Komite Pengarah EDI telah membentuk
suatu tim teknis. Tim Teknis telah menyelesaikan Implementation Guidelines
maupun Integration Guidelines, sehingga bagi pengguna jasa kepabeanan yang
berminat untuk ikut serta dalam pilot proyek dan telah mempunyai in-house
application system dapat menggunakannya sebagai panduan dalam melakukan
modifikasi in-house aplikasinya. Untuk para importir dan PPJK yang belum
memiliki in-house aplikasi, Tim Teknis melalui PT.EDI Indonesia ditunjuk sebagai
EDI Provider telah mengembangkan suatu aplikasi yang disebut dengan Importer
Module, dimana modul tersebut dapat dipergunakan importir maupun PPJK untuk
ikut serta dalam pilot proyek EDI di bidang kepabeanan.
Dalam melakukan migrasi sistem manual menjadi EDI tersebut, pihak Dirjen Bea
dan Cukai melakukannya secara bertahap dengan memilih wilayah Pelabuhan
Tanjung Perak Surabaya sebagai pilot project. Hal ini dilakukan untuk
meminimalisir terjadinya pro dan kontra yang berlebihan didalam tubuh Dirjen Bea
dan Cukai sendiri. Selain itu, dengan menetapkan satu wilayah sebagai pilot project,
pihak Dirjen Bea dan Cukai dapat mengevaluasi kelemahan yang terjadi selama
proses implementasi EDI tersebut.

Dokumen standar kepabeanan yang disertakan dalam sistem EDI tersebut ialah
Dokumen PIB dan respon dari Bea Cukai yang dipertukarkan melalui jaringan EDI.
Dokumen tersebut dalam bentuk format United Nation Electronic Data Interchange
for Administration, Commerce, and Transport (UN/EDIFACT) yaitu:

o Customs Conveyance Report Message (CUSREP) merupakan dokumen elektronik

mengenai rencana kedatangan sarana pengangkut yang diajukan oleh Perusahaan
Pelayaran kepada Bea dan Cukai.

o Customs Cargo Report Message (CUSCAR) adalah dokumen elektronik mengenai

kargo yang dimuat dalam sarana pengangkut (manifest) yang dilaporkan oleh
Perusahaan Pelayaran kepada Bea dan Cukai.

o Customs Declaration Message (CUSDEC) adalah dokumen elektronik mengenai

barang yang akan dilepas dari pengawasan pabean, seperti PIB yang diajukan
importer atau kuasanya kepada Bea dan Cukai.

o Customs Response Message (CUSRES) adalah dokumen yang merupakan

tanggapan dari Bea dan Cukai atas diterimanya CUSREP, CUSCAR, dan CUSDEC.
Tanggapan ini dapat berupa pemberian nomor registrasi, penetapan jalur
pemeriksaan, atau persetujuan pengeluaran barang.

Disamping dokumen tersebut di atas, dalam kaitannya dengan EDI di bidang

kepabeanan terdapat juga beberapa dokumen standar yang akan dipertukarkan yaitu
dokumen yang berkaitan dengan pemenuhan pembayaran bea masuk dan PDRI.
Mengingat sistem pembayaran bea masuk dapat dilakukan melalui Bank Devisa
Persepsi, maka transaksi elektronik ini melibatkan perbankan. EDI dalam sistem
pembayaran ini dikenal dengan Electronic Fund Transfer (EFT), yang meliputi:
o Payment Order (PAYROD) adalah dokumen elektronik yang berisi perintah dari
pengguna jasa kepabeanan (importer) kepada bank untuk membayar bea masuk dan
PDRI ke Kas Negara

o Debit Advice (DEBADV) merupakan dokumen elektronik yang berisi informasi

dari bank kepada importer yang menyatakan bahwa rekening importer telah didebet
sebesar sejumlah uang yang tertera dalam payment order untuk pembayaran bea
masuk dan PDRI.

o Credit Advice (CREADV) adalah dokumen elektronik yang berisi informasi dari
bank kepada Kantor Perbendaharaan dan Kas Negara serta Bea dan Cukai yang
menyatakan bahwa pada rekening kas Negara telah dikreditkan sejumlah uang untuk
pembayaran bea masuk dan PDRI atas barang yang diimpor oleh importer.

Secara umum proses pengajuan ijin dan pengurusan dokumen yang dilakukan
setelah Dirjen Bea dan Cukai menggunakan EDI meliputi hal-hal berkut ini.

o Importir melakukan pembayaran bea masuk, pajak dan cukai atas barang-barang
yang diimpor kepada Bank Persepsi.

o Bank Devisa mengirimkan Debit Advise kepada importir sebagai bukti telah
dilakukan pembayaran oleh importir.

o Bank Devisa mengirimkan copy Credit Advise kepada Bea Cukai.

o Importir/PPJK melakukan pengiriman PIB secara elektronik kepada Bea Cukai.

o Bea Cukai mengirimkan respon-respon sehubungan dengan PIB yang diterima.

o Bea Cukai memberikan respon Pengeluaran Barang (SPPB).

o Bank Devisa mengirimkan Credit Advise atas pembayaran yang telah dilakukan
importir kepada kantor kas Negara.

Jika kita amati lebih lanjut, sebenarnya tidak ada suatu perbedaan yang mencolok
dari proses pengurusan dokumen kepabeanan. Yang berbeda ialah bahwa dengan
menggunakan EDI, segala macam pengurusan dokumen akan dilakukan secara
elektronik dan tidak membtuhkan kedatangan pihak importir ataupun eksportir
secara langsung. Teknis pelaksanaan online ini akan meningkatkan efisiensi waktu
dan biaya. Efisiensi waktu karena tidak diperlukan lagi kehadiran importir, cukup
melalui internet yang hanya memerlukan waktu beberapa detik, dan efisiensi biaya
secara otomatis akan terjadi mengingat importir tidak perlu mengeluarkan biaya
transportasi untuk menuju ke bea cukai dan tidak memerlukan kertas untuk
mencetak data-data yang akan diserahkan. Dengan demikian diharapkan melalui
jalur yang dipangkas dengan pemberlakuan sistem EDI akan mampu menghemat
waktu sekitar 4 5 hari kerja dari waktu yang dibutuhkan untuk pengurusan secara
manual.

5.3 Evaluasi Hasil Implementasi EDI.

Perubahan dari sistem manual dengan EDI telah memberikan manfaat dari segi
penghematan biaya dan waktu pengurusan dokumen. Namun penerapan EDI ini
masih memiliki beberapa kelemahan yang perlu untuk diperhatikan, yaitu.

Masih terjadi penumpukan dokumen serta pihak pengaju ijin harus selalu
melakukan pengecekan ststus ijin mereka. Sistem EDI yang memungkinkan
pelayanan secara on line nampaknya masih belum diimplementasikan secara
maksimal oleh petugas kepabeanan. Pihak yang mengajukan ijin masih harus
menyertakan dokumen fisik. Selain itu petugas juga tidak segera
menindaklanjuti pengajuan ijin tersebut dengan cepat. Hal ini menunjukkan
bahwa sumber daya manusia di bidang kepabeanan masih belum siap untuk
mengimplementasikan perubahan sistem manual ke EDI secara on line. Hal
ini membuat penggunaan EDI kurang berjalan maksimal.
Efisiensi waktu dalam proses pengajuan ijin di kepabeanan masih belum dapat
tercapai secara maksimal. Hal ini terjadi karena petugas masih mewajibkan
penyertaan dokumen secara manual dan pihak pengaju ijin mesti datang
secara langsung ke bidang kepabeanan. Proses inilah yang mengakibatkan
implementasi EDI kurang dapat berjalan secara maksimal dan masih
menimbulkan ketidakpuasan dari pihak pengaju ijin.
Masih adanya persyaratan yang mengharuskan penyertaan legalitas surat asli.
Syarat ini datang dari pihak Dinas Perindustrian dan Perdagangan yang masih
mengharuskan pengurusan Surat Keterangan Asal (Certificate of Origin
/COO) dilampiri dokumen Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) yang telah
mendapat legalitas dari Bea Cukai. Hal ini terjadi karena Dinas Perindustrian
dan Perdagangan belum terpasang perangkat yang bisa memantau secara on-
line.
 Proses untuk mendapatkan legalitas tersebut masih membutuhkan waktu yang
lama karena jumlah dokumen yang disertakan cukup banyak. Hal inilah yang
mengakibatkan proses pengurusan ijin ekspor dan impor masih memerlukan
waktu yang lama dan proses yang rumit.

6. KESIMPULAN.

Kesimpulan yang dapat diambil dari implementasi EDI dalam bidang kepabeanan
ini ialah.

Implementasi EDI dalam bidang kepabeanan dilakukan untuk mengatasi

permasalahan dalam hal pengurusan ijin ekspor dan impor yang selama ini
memiliki berbagai macam kekurangan. Dengan implementasi EDI ini
diharapkan proses pengurusan kepabeanan akan menjadi lebih cepat tanpa
mengurangi keakuratan pemeriksaan dokumen.

Pihak Bea dan Cukai menjalankan migrasi sistem EDI ini dengan menetapkan
kawasan Tanjung Perak Surabaya sebagai pilot project. Hal ini dilakukan
untuk melihat keseluruhan sistem EDI secara utuh untuk selanjutnya
diidentifikasi kelemahan yang ada sebelum sistem ini diterapkan secara
menyeluruh di Indonesia.
Permasalahan setelah system EDI tersebut diimplementasikan ialah masih
adanya penyertaan dokumen secara manual. Dokumen tersebut masih
dibutuhkan karena belum seluruh instansi terkait dalam hal kepabeanan
menerapkan sistem secara on line. Selain itu petugas dinas bea dan cukai
masih belum terbiasa untuk menerapkan EDI secara baik.

7. SARAN PERBAIKAN.

Berikut ini ialah saran dan perbaikan yang dapat dilakukan Dirjen Bea dan Cukai
dalam melakukan implementasi EDI agar dapat berjalan secara maksimal.

o Pihak Dirjen Bea dan Cukai harus memberikan dukungan yang penuh terhadap
implementasi sistem EDI ini. Pihak top manajemenlah yang bertanggungjawab
penuh terhadap keberhasilan implementasi EDI di bidang kepabeanan ini.

o Harus dilakukan evaluasi secara terus menerus terhadap implementasi EDI

sehingga segala macam kekurangan dapat diidentifikasi dan diminimalkan.
o Diperlukan sosialisasi sistem ini terhadap para karyawan di Dirjen Bea dan Cukai
sehingga mereka akan mendukung project ini agar dapat terlaksana dengan baik.
Selain itu dengan sosialisasi yang baik, pihak karyawan akan merasa nyaman dalam
berkerja menggunakan EDI karena mereka faham keuntungan apa saja yang
dihasilkan dalam penggunaan EDI.

o Penerapan EDI harus dilaksanakan diseluruh wilayah Indonesia setelah melihat

dan melakukan evaluasi project di Tanjung Perak Surabaya tersebut dinyatakan
berhasil.

o Seluruh instansi pemerintahan (Deperindag) yang berhubungan langsung dengan

proses kepabeanan harus menerapkan sistem secara on line juga. Hal ini dilakukan
untuk semakin mempercepat proses pelayanan ijin ekspor dan impor.