BAB I

PENDAHULAUAN

A. Latar Belakang
Pengertian administrasi sering kali diartikan dalam arti yang sempit, yaitu : sebagai kegiatan
ketatausahaan, yang pekerjaannya bersifat tulis menulis.sedangkan administrasi dalam arti yang luas,
yaitu sebagai suatu proses kerja sama yang telah di tentukan sebelumnya, juga seringkali
dipertukarkan penggunaan dan pengertian menejemen, yang merupakan proses percapaian tujuan
melalui orang lain.
Pengertian perkantoran dapat dilihat dalam arti statis yaitu keadaan fisik yang merupakan
wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah , atau ruangan dimana kegiatan-kegiatan tata usaha
itu dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur ,
tugas, tangung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang bersangkutan
Management perkantoran/ administrasi perkantoran adalah proses perencanaan,
pengorganisasian, dan pengkordinasian manusia, bahan-bahan, mesin-mesin, metode perlengkapan,
peralatan, dan uang, serta pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan dalam rangka
mencapai tujuan organisasi. Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau pemberian bantuan
dalam melaksanakan tugas pokoknya.
Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanaan dan kebersihan, pelayanan
tamu, pelayanan telpon, pelayanan kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan,
pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspredisi. Administarsi perkantoran ditinjau dari
sudut ilmu berinduk pada administrasi, devenisi administrasi perkantoran. Dalam makalah ini usaha
penyelenggaraan perkantoran guna membantu puncak kepemimpinan organisasi dalam pengambilan
keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau bahasa inggris di kenal dengan istila office
management. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administrative segala
sesuatu yang berkaitan dengan catat mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan,
memberikan laporan, meyusun dokumen, meyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya.
Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komonikasi formal maupun informal.disamping itu,
komonikasi yang efektif dan efesien juga merupakan factor penting dalam pelaksanaan pekerjaan
kantor. Kantor adalah laksana otak dimana para menejer dan pimpinan mengendalikan seluruh
kegiatan organisasi dan pekerjaannya. Dengan demikian, kantor memerlukan menejemen yang baik
supaya berjalan secara efektif. Cara mengelola kantor tidak hanya diperlukan para sekretaris dan
tenaga administrasi yang setiap hari duduk dikantor melainkan juga para kepala bagian keuangan,
pemasaran, atau produksi, karena mereka pemimpin kantor.

1
B. Tujuan Penulisan
Dengan adanya keaneka ragaman bai devenisi perkantoran, administarsi perkantoran dan
administrasi tersebut akan semakin menigkatkan pekerjaan apabila kita kaitkan dengan latar belakang
keahlian penyusunan devenisi atau para penulis buku administrasi Negara yang selalu ingin menjawab
pertanyaan pokok yaitu apa yang dimaksud dengan administrasi Negara, beberapa ahli bidang
tersebut memberikan devenisi yang sedikit banyak tawaran oleh latar belakng keahliannya tersebut,
jading jelas bahwa administrasi Negara mempunyai wajah sebagai fungsi, terdiri dari kegiatan dan
tindakan-tindakan untuk melaksanakan kehendak dari Negara dan administrasi Negara yaitu wadah
untuk mempraktekkan keahlian pertanggung jawaban yang pokok bagi seorang politisi untuk
melksanakan tugasnya, serta harus memeliki percakapan-percakapan tertentu

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Sistem Administrasi dan Prosedur

Ruang lingkup tugas setiap menejer administrasi tidak hanya menyangkut rangkaian aktifitas
memperoleh, mencatat dan menganalisis inforamsi saja, melainkan menjangkau aktifitas penyusunan
rencana. Perencanan perkanotran meliputi segenap sitem perkantoran ( office system) dengan
berbagai prosedurnya, sitem perkantoran harus direncanakan secara teliti untuk tercapainya efesiensi
tehnis dan pengamatan biaya dalam pekerjaan, untukmenca[ai efesiensi itu sistem perkantoran harus
dirancang sesederhana mungkin, yakni sederhana untuk dimengerti dan sederhana untuk
dilaksanakan.
Berbgai pekeruaan yang perlu di atur dan perlu disusun meliputi : komonikasi, pelapor. Dan
kearsipan Pekerjaan ini perlu dikendalikan.
Unsur-unsur yang tak terpisahkan dari manajemen perkantoran ialah:
1. Hal ikhwal tata ruang perkantoran ( office loyout )
2. Perlengkapan perkantoran ( office eqiuipment)
Perkembangan manajemen perkantoran dalam dunia moderen terutama segi-segi yang berhubungan
dengan pendidikan dan latihan, karena dapat membimbing kemajuan dan kecakapan para pengawai
bawahannya
Lingkup-lingkup tugas menejer perkantoran dapat digolongkan dalam bidang-bidang dibawah ini :
1. Pekerjaan perkantoran pada umumnya
2. Sistem perkantoran
3. Organisasi perkantoran
4. Komonikasi perkantoran
5. Pelaporan manajerial
6. Manajemen kearsipan
7. kontrol perkantoran
8. penyederhanaan pekerjaan perkantoran
9. tata ruang perkantoran
10. perlengkapan perkantoran
11. studi perkantoran
seseorang manejer perkantoran harus memiliki pendidikan dan latihan yang tepat maupun cirri-ciri
perwatakan yang cocok dengan tugasnya. Harus memiliki kemampuan melimpahkan pekerjaan
maupun kecakapan dalam organisasi. Seseorang manejer perkantoran harus mampu melihat semua
urusan dalam keseluruhannya maupun menghargai segi00segi tehnis administrasi yang terperinci.

3
 Tugas pertama seseorang manejer perkantoran ialah melakukan perencanaan terhadap sistem
perkantoran pada oragnisasi atau perusahaannnya. Perencanaan itu menyangkut berbagai operasi (
operation) atau pelaksanaan kerja yang terlibat dalam segenap pekerjaan perkantoran.
Secara lebih terperinci aktivitas perencanaan itu menyangkut penetapan tujuan, haluan,sistem,
prosedur dan metode yang perlu dilaksanakan dalam kaitannya dengan :
a. pekerjaan rutin dan arus pekerjaan kantor
b. rancangan dan pemakian formulir perkantoran
c. penggunaan mesin dan perlengkapan perkantoran
Dalam praktek administrasi perkantoran telah cukup dikenal istilah systems and procedures
dalam kaitannya dengan perencanaan sistem perkantoran itu. Setiap sistem perkantoran mencakup
sejumlah prosedur perkantoran ) office procedures) dan sesuatu prosedur perkantoran biasanya
meliputi sejumlah metode perkantoran ( office methods).
Dalam hal ini Terry memberikan penegasan arti sebgai berikut:
sesuatu prosedur perkantoran dapat didefenisikan sebagaisuatu rangkaian langkah-langkah
ketatausahaan yang bertalian, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari pada satu orang , yang
membentuk suatu cara yang yang diterima dan menjadi tetap dalam menjalankan suatu tahap aktifitas
perkantoran yang penting dan menyeluruh. Prosedur diperoleh dengan pra perencanaan berbagai
langakah yang dianggap perlu untuk menyelesaikan pekerjaan.
Istilah metode menunjuk pada cara pelaksanaan kerja dari suatun tugas yang terdiri dari
suatu atau lebih tindakan ketatausahaan oleh seorang pegawai,sampai suatu derajat, metode-metode
menjadi sangat rutin dibawah suatu pengaturan otomatis. Perencanaan metode adalah lebih penting
bila mana diikuti dengan upaya-upaya tenaga tangan. Serangkaian metode yang terhimpun dan
terpadukan membentuk suatu prosedur dan untuk mengulangi beberapa prosedur yang bertalian dan
terpadukan membentuk suatu sistem
Jadi, prosedur perkantoran adalah segenap rangkaian metode kantor yang telah menjadi
langkah-langkah tetap dalam penyelesaian suatu pekerjaan dibidang tat usaha biasanya. Misalnya
prosedur penerimaan dan penjawaban surat-surat yang masuk, yaitu mula-mula diterima oleh petugas
arsip, setelah dibuka dan dicatat seperlunya lalu diteruskan kepada pejabat yang berkepentingan ,
kemudian di beri perintah dan petunjuk isi jawaban oleh pejabat tersebut, selanjutnya disiapkan
jawabannya oleh juru korespondensi, demikian seterusnya langkah demi langkah sampai surat
jawaban di kirim, sedangkan metode perkantoran adalah suatu cara yang pasti dan menjadi pola
karena ketepatannya untuk melaksanakan suatu operasi ketatausahaan dalam pekerjaan perkantoran.
Berbagai metode , prosedur, dan sistem perkantoran dalam setiap organisasi perlu
direncanakan sebaik-baiknya oleh manejer perkantoran karena meningkatkan efesiensi oraganisasi
yang bersangkutan.

4
 Jenis sistem perkantoran yang pada akhir-akhir ini banyak direncanakan oleh manejer
perkantoran yang berubah kedudukannya mejadi manejer administrative ialah sistem informasi
manajemen.
Sistem informasi dalam organisasi umumnya sejalan dengan kerangka pembangian suatu
organisasi dalam satuan-satuan dibawahnya.
B. Pelaksanaan Administrasi Pada kantor BPBD
BPBD mempunyai tugas:
Menetapkan pedoman dan pengarahan terhadap usaha penanggulangan bencana yang mencakup
pencegahan bencana, penanganan darurat, rehabilitas, serta rekonstruksi secara adil dan setara.
a. Menetapkan standarisasi serta kebutuhan penyelenggaraan penanggulangan bencana berdasarkan
peraturan perundang-undangan
b. Menyusun, menetapkan dan meginformasikan peta rawan bencana
c. Menyusun dan menetapkan prosedur tetap penanganan bencana
d. Melaporkan penyelenggaraan penanggulangan bencana kepada daerah setiap bulan sekali dalam
kondisi normal dan setiap saat dalam kondisi darurat bencana
e. Mengendalikan pengumpulan dan penyaluran uang dan barang
f. Mempertanggung jawabkan penggunaan anggaran yang diterima dari anggaran pendapatan dan
belanja daerah.
g. Melaksanakan kewajiban lain sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
BPBD mempunyai fungsi :
a. Perumusan dan penetapan kebijakan penanggulangan bencana dan penanganan pengungsi dengan
bertindak cepat dan tepat, efektif,dan efesien.
b. Pengkoordinasian pelaksanaan kegiatan penanggulangan bencana secara terencana , terpadu dan
meyeluruh.
Tata kerja
1. Kepala pelaksana BPBD mempunyai tugas:
Memimpin, mengawasi, membina, mengendalikan dan melaksanakan kerja sama serta koordinasi atas
penyelenggaraan penanggulangan bencana
a. Bertanggung jawab terhadappelaksanaan kegiatan
b. Mempertanggung jawabkan penggunaan anggaran yang diterima anggaran pendapatan dan belanja
daerah, dan
c. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh bupati sesuai dengan bidang tugasnya.
2. Sekretariat unsure pelaksana mempunyai tugas mengkoordinasikan perencanaan, pembinaan, dan
pengendalian terhadap program, administrasi dan sumber daya serta kerja sama. Dalam melakukan
tugas sebagaimana dimaksud, sekertaris unsure pelaksana mempunyai fungsi:
a. Pengordinasian, sinkronisasi dan integritasi di lingkungan unsur pelaksana BPBD
b. Pengkordinasian, perencanaan dan perumusan kebijakan teknis unsur pelaksana BPBD

5
c. Pembinaan dan pelayanan administrasi ketatausahaan, hukum dan peraturan perundang-undangan,
organisasi, tata laksana, kepegawaian, keuangan, persandian, perlengkapan, dan rumah tangga unsure
pelaksana BPBD.
d. Pembinaan dan pelaksanaan hubungan masyarakat dan protocol di lingkungan unsure pelaksana
BPBD.
e. Fasilitas pelaksanaan tugas dan fungsi unsur pengarah BPBD.
f. Pengordinasian dalam menyusun laporan BPBD
g. Penyusun rencana kegiatan umum dan kepengawaian
h. Penyelenggaraan, pelaksanaan dan pengelolaan administrasi kepengawaian, kesejahteraan pegawai
dan pendidikan pelatihan pegawai
i. Pelaksanaan pembinaan organisasi dan ketatalaksanaan, urusan surat menyurat, kearsipan,rumah
tangga, perjalanan dinas, keprotokolan,penyusunan rencana kebutuhan barang, peralatan dan
pendistribusian.
j. Pelaksanaan tata usaha barang,perawatan,penyimpanan,peralatan kantor dan pendataan inventaris
kantor.
k. Penyelenggaraan administrasi perkantoran
l. Pelaksanaan kebersihan dan keamanan kantor
m. Penghimpunan, pengolahan data, penyusunan program kerja umum dan kepegawaian
n. Penghimpunan, pengolahan data, penyusunan program kerja umum dan kepegawaian.
o. Pelaksanaan administrasi keuangan yang meliputi pembukuan, pertanggung jawaban, dan verifikasi
serta penyusunan perhitungan anggaran
p. Penyelenggaraan penyusunan laporan dan pertanggung jawaban penyelenggaraan anggaran BPBD
q. Penyimpanan bahan penyusun rencana strategis BPBD
r. Pelaksanaan evaluasi keuangan terhadap hasil pelaksanaan program dan rencana strategis BPBD.
s. Pelaksanaan pengurusan pembyaran hak-hak keuangan
t. Pengkompilasian dan penyusunan hasil laporan perencanaan dan laporan akuntabilitas BPBD
u. Penyusunan rencana kegiatab perencana, evaluasi dan pelaporan
v. Pelaksanaan penyiapan bahan dan melaksanakan koordinasi dalam penyusunan rencana strategis
BPBD
w. Penyiapan dan penyusunan bahan pengembangan kerja sama lintas sektor.
x. Penyiapan rumusan kebijakan program kerja dan rencana kerja kegiatan BPBD
y. Penyelenggaraan sistem informasi manajemen dan pelaporan BPBD
z. Pelaksanaan koordinasi, sinkronisasi penyusunan rencana kegiatan tahunan BPBD
aa. Pelaksanaan monitoring dan koordinasi dalam rangka penyusunan bahan evaluasi dan laporan
kegiatan BPBD
bb. Penyiapan bahan dan sarana pertimbangan kepada pimpinan dalam rangka penegendalian dan
pengembangan pembangunan bidang penanggulangan bencana.

6
cc. Pengevaluasian pelaksanaan rencana dan program pembangunan bidang penanggulangan bencana
dd. Penyusunan laporan tahunan dan laporan lainnya
ee. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala unsur pelaksana sesuai dengan bidang
tugasnya.
3. Seksi pencegahan dan kesiap siagaan
Kepala seksipencegahan dan kesiap siagaan mempunyai tugas mengkoordinasikan dan melaksanakan
kebijakan umum di bidang pencegahan,mitigasi, kesiap siagaan pemberdayaan masyarakat padapra
bencana dan pengurangan resiko. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam kepala
seksi pencegahan dan kesiap siagaan mempunyai fungsi:
a. Perumusan kebijakan umum dibidang pencegahan, mitigasi, kesiap siagaan serta pemberdayaan
masyarakat pada pra bencana dan pengurusan resiko
b. Pengkoordinasian dan melaksanakan kebijakan umum dibidang pencegahan, mitigasi, kesiap siagaan
serta pemberdayaan masyarakat pada pra bencana dan pengurusan resiko
c. Pelaksanaan hubungan kerja di bidang pencegahan, mitigasi, kesiap siagaan serta pemberdayaan
masyrakat pada pra bencana dan pengurangan resiko.
d. Pemantau, evaluasi, dan analisis pelaoran tentang pelaksanaan kebijakan umum
e. Pelaksanaan indentifikasi dan pengenalan terhadap sumber atau ancaman bencana
f. Pelaksanaan pemantauan terhadap penguasaan dan pengelolaan sumber daya alam
g. Penggunaan teknologi tinggi
h. Pelaksanaan pengawasan terhadap pelaksanaan tata ruang dan pengelolaan lingkungan hidup.
i. Pelaksanaan penguatan ketahanan social masyarakat.
j. Pelaksanaan penyusunan dan uji coba rencana pencegahan, mitigasi, kesiap siagaan serta
pemberdayaan masyarakat pada pra bencana dan pengurangan resiko.
k. Pengorganisasian , pemasangan dan pengujian sistem peringatan dini
l. Penyediaan dan penyiapan barang pasokan pemenuhan kebutuhan dasar
m. Pengorganisasian, penyeluhan, pelatihan dan gladi tentang mekanisme tanggap darurat.
n. Penyiapan lokasi evakuasi
o. Penyusunan data akurat, informasi untuk pencegahan
p. Penyediaan dan penyiapan bahan, barang dan peralatan untuk pemenuhan pemulihan sarana dan
prasarana
q. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala unsure pelaksana sesuai dengan bidang
tugasnya.
4. Seksi Kedaruratan Dan Logistik
Kepala seksi darurat dan logistic mempunyai tugas mengkoordinasikan dan melaksanakan kebijakan
umum di bidang penanggulangan bencana pada saat tanggap darurat serta melaksanakan koordinasi
dan dukungan logistic serta peralatan dalam penyelenggaraan penanggulangan bencana. Dalam
melakukan tugas sebagai dimaksud, kepela seksi kedaruratan dan logistic melakuka:

7
a. Perumusan kebijakan dibidang penanggulangan bencana pada saat tanggap darurat, penanganan
pengungsi, logistik dan peralatan dalam penaggulangan bencana.
b. Pelaksanaan penyusunan perencanaan di bidang logistik dan peralatan dalam menyelenggarakan
penanggulangan bencana
c. Pengordinasian dan pelaksanaan kebijakan umum dibidang penanggulangan bencana pada saat
tanggap darurat dan penanganan pengungsi
d. Komando pelaksanaan penanggulangan bencana pada saat tanggap darurat
e. Pemutakhiran penetapan prosedur tetap tanggap darurat bencana
f. Peleksanaan hubungan kerja dibidang penanggulangan bencana pada saat tanggap darurat dan
penanganan pengungsi
g. Pemantauan, evaluasi, penanganan pengungsi, logistik.
h. Melaksanakan pengkajian secara cepat dan tepat terhadap lokasi kerusakan , kerugian dan sumber
daya
i. Penentuan status keadaan darurat
j. Penyalamatan dan pengevakuasian masyarakat terkena bencana
k. Pelaksana pemenuhan kebutuhan dasar
l. Perlindungan terhadap kelompok rentan
m. Pemulihan prsarana dan sarana vital
n. Penyusunan perencanaan logistik dan peralatan penanggulangan bencana
o. Pendistribusian logistic
p. Pemantauan, evaluasi dan analisis
q. Tugas yang diberikan oleh kepala unsur pelaksana sesuai dengan bidang tugasnya
5. Seksi Rehabilitasi Dan rekonstruksi
Kepala seksi rehabilitasi dan rekonstruksi mempunyai tugas mengkoordinasikan dan
melaksanakan kebijakan umum dibidang penanggulangan bencana pada saat pasca bencana serta
pemberdayaan masyarakat dalam melakukan tugas sebagaimana dimaksud
6. Kelompok Jabatan Fungsional
Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas pemerintah daerah
sesuai dengan keahlian dan kebutuhan. Kelompok jabatan fungsional sebagai mana di maksud terdiri
dari sejumlah tenaga, dalam jenjang jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai
bidang keahliannya yang ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja , jenis dan jenjang
jabatan fungsional diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

8
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
1. Organisasi adalah perserikatan / perkumpulan yang terdiri dari dua orang atau lebih yang
sepakat untuk bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Sehingga dapat diketahui
unsur-unsur organisasi antara lain adanya:
a. Dua orang atau lebih / kumpulan orang
b. Kerja sama
c. Tujuan bersama
2. Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi
untuk mencapai tujuan kantor
3. Pengorganisasian dapat diartikan sebagai keseluruhan proses pengelompokan dan
penempatan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan Wewenang untuk
menciptakan organisasi yang dapat digerakkan sebagai satu kesatuan dalam rangka
pencapaian tujuan yang telah ditentukan
4. Secara Umum, prisip-prinsip yang harus ada dalam suatu organisasi adalah sebagai
berikut:
a. Perumusan tujuan yang jelas
b. Delegasi kekuasaan
c. Rentang kekuasaan
d. Tingkat pengawasan
e. Kesatuan pemerintah dan tanggung jawab
f. Koordinasi
g. Prinsip fleksibilitas
h. Prinsip keseimbangan
5. Dalam membuat keputusan-keputusan itu didasari dengan rumusan-rumusan masalah
sebagai berikut:
a. Tipe pekerjaan dan fungsi apakah yang diperlukan untuk mencapai tujuan
b. Seberapa efektifkah bila pekerjaan atau fungsi tersebut dipecah menjadi depertemen
atau pekerjaan individual
c. Apa kualitas personal dan tipe personal yang diperlukan untuk mengemban fungsi
tersebut.
d. Fasilitas fisik seperti apa yang membuat para personal dapat menjalankan fungsinya
secara efektif.

9
 6. Sistem juga dapat diartikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau
elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliraninformasi, materi atau
energy
7. Prosedur perkantoran adalah urutan langkah-langkah dimana pekerjaan tersebut
dilaksanakan, berhubungan dengan apa yang dilakukan , bagaimana melakukannya, dan
siapa yang melakukannya
8. Metode penunjukan cara pelaksanaan pekerjaan dari suatu tugas yang terdiriri atas suatu
atau lebih kegiatan yang bersifat tulis menulis oleh seorang pengawai perkantoran
9. Teknik dapat diartikan sebagai cara yang dilakukan oleh seseorang untuk
mengimplementasikan suatu metode.
10. Sistem perkantoran adalah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola
kebulatan, tata kerja dan tata tertib dalam menyelesaikan suatu bidang kerja atau fungsi
pokok didalam suatu organisasi.
11. Sistem dan prosedur perkantoran sangat penting, karena memiliki banyak manfaat untuk
menambah efesiensi dan efektivitas pekerjaan kantor
B. Saran
Setiap kantor hendaknya memiliki sistem dan prosedur perkantoran yang baik agar
pekerjaan kantor dapat berjalan se efektif dan se efesien mungkin.

10