EN

M
Program Pengembangan Eksekutif

JE
DESIGNING JOB

A
DESCRIPTION
N
A
M
M
PP

PPM Manajemen
Jl. Menteng Raya 9, Jakarta 10340 Telp. (021) 2300313 Fax : (021) 2302051
www.ppm-manajemen.ac.id
 SASARAN

EN
Memahami cara

M
JE
menyusun uraian

A
pekerjaan yang tepat

N
A bagi organisasi masing-
M
masing.
M
PP
 KENAPA PERLU

EN
URAIAN PEKERJAAN??

M
JE
A
N
A
M
M
PP
POKOK BAHASAN

EN
Manfaat uraian pekerjaan

M
JE
Tahapan membuat uraian pekerjaan

A
N
Menentukan format yang sesuai
A
M
Latihan membuat uraian pekerjaan
M
PP

Presentasi dan diskusi

 URAIAN PEKERJAAN

EN
Merupakan suatu uraian tertulis yang

M
mencakup ikhtisar tugas-tugas utama dari

JE
suatu pekerjaan

A
N
Bukan merupakan suatu
A
M
uraian mengenai siapa
M

yang memegang
PP

pekerjaan/jabatan
MANFAAT URAIAN PEKERJAAN
Topik pelatihan dan jenis
pengembangan

EN
Orientasi pegawai baru
Pedoman rekrutmen dan Pelatihan/
seleksi

M
Pengembangan Faktor penilaian kinerja

JE
Rekrutmen Penilaian
& Seleksi Kinerja

A
N
Uraian
A Pekerjaan
M
Perencanaan
Imbal Jasa
Tenaga Kerja
M

Pedoman penentuan jumlah Besaran kompensasi

PP

pegawai Organisasi

Membantu pegawai memahami tugas dan

tanggung jawabnya (terutama bila terjadi
perubahan struktur organisasi)
 SIAPA SAJA
YANG TERLIBAT ??

EN
M
JE
A
N
A
M
M
PP
 TAHAPAN MEMBUAT
URAIAN PEKERJAAN

EN
M
1 2 3 4

JE
Pengumpulan Penyusunan Implementasi
Persiapan
Informasi

A
Penentuan: Pengumpulan

N
Sasaran/Tujuan Penyusunan Konfirmasi
data
Format Draft Uraian Komunikasi
dan analisis
Pihak yang
terlibat
A
informasi
Pekerjaan Up-dating
M
M
PP
 PENGUMPULAN DATA (1)

EN
M
Combination

JE
Job
Panel of Expert
Observation

A
N
A
M
Employee Log Questionnaires
M
PP

Interview
 PENGUMPULAN DATA (2)

EN
Job (+) Beberapa pekerjaan diamati satu waktu

M
Observation (-) Waktu

JE
(-) Untuk pekerjaan rutin

A
(+) Hemat waktu
Questionnaires

N
(-) Salah intrepretasi
A
M
(+) Keterlibatan langsung karyawan
M

Interview (-) Waktu dan biaya

PP
 PENGUMPULAN DATA (3)

EN
(+) Hemat waktu dan biaya
Employee (-) Hanya pekerjaan yang rutin

M
Log
(-) Informasi belum tentu akurat

JE
A
(+) Keterlibatan langsung karyawan
Panel of

N
Expert (-) Tergantung kualifikasi ahli
A (-) Biaya
M
Jenis pekerjaan : rutin dan non-rutin
M

Combination Waktu dan biaya

PP

Lingkungankerja
Kualifikasi Job Analyst dan Job Holder
 PENGUMPULAN DATA (4)

EN
LATAR BELAKANG/ IDENTITAS PEKERJAAN

M
JE
WEWENANG, TANGGUNG JAWAB DAN TUGAS POKOK

A
HUBUNGAN DAN KONDISI KERJA

N
A
SPESIFIKASI PEKERJAAN
M
SPESIFIKASI ORANG
M
PP
APA SAJA YANG DITULISKAN
DALAM URAIAN PEKERJAAN?

EN
I. Identitas Pekerjaan

M
II. Fungsi Utama Pekerjaan

JE
III. Tanggung Jawab Pekerjaan

A
IV. Tugas-tugas Pokok

N
A
V. Wewenang
M
VI. Hubungan Kerja
M

VII. Tolok Ukur Keberhasilan

PP

VIII. Spesifikasi Pemegang Pekerjaan

 PERSYARATAN IDENTITAS PEKERJAAN

EN
Dirumuskan pertama kali dalam uraian pekerjaan

M
Spesifik (satu sampai dengan dua kata)

JE
Mencerminkan bidang kerja dan aktivitas

A
Memberikan motivasi

N
A
Menunjukkan peringkat jabatan
M
Tidak ada duplikasi
M

Tidak berganti-ganti
PP
 I. IDENTITAS PEKERJAAN
Nama Pekerjaan

EN
Nama Direktorat
Nama Unit Kerja

M
Lokasi

JE
Kedudukan dalam organisasi:
a. Atasan Langsung

A
b. Bawahan Langsung

N
Contoh
A
Nama Pekerjaan : Staf Rekrutmen Seleksi SDM
M
Nama Direktorat : Keuangan dan SDM
Nama Unit Kerja : Divisi SDM
M

Lokasi : Kantor Pusat

PP

Kedudukan dalam Organisasi :

Atasan langsung : Manajer SDM
Bawahan : -
 II. FUNGSI UTAMA PEKERJAAN

EN
Menggambarkan maksud atau kontribusi yang

M
dituntut dengan diadakannya pekerjaan tersebut

JE
A
Contoh

N
A
Melaksanakan rekrutmen dan seleksi sampai mendapatkan
M
karyawan baru untuk ditempatkan di unit kerja sesuai kebutuhan
M
PP
 III. TANGGUNG JAWAB PEKERJAAN

EN
Kewajiban sebagai akibat pendelegasian tugas dari atas
atau perwujudan dari fungsi utama pekerjaan.

M
JE
A
Ditulis dengan format: Ter.nya

N
Contoh
A
M
1. Terlaksananya proses rekrutmen untuk calon karyawan PT. X
M

2. Terlaksananya proses seleksi calon karyawan sesuai dengan

PP

prosedur yang berlaku

 IV. TUGAS-TUGAS POKOK
Menjelaskan tugas pokok pemegang pekerjaan agar bisa memenuhi

EN
setiap tanggung jawab yang diberikan kepadanya
merupakan penjabaran dari point III. Tanggung Jawab Pekerjaan

M
diawali dengan kata kerja Me...

JE
Contoh

A
1. Terlaksananya proses rekrutmen untuk calon karyawan PT. X

N
a. Menerima kebutuhan karyawan dari unit kerja
A
b. Membuat rancangan iklan di media cetak dan elektronik
M
2. Terlaksananya proses seleksi calon karyawan sesuai dengan prosedur yang
berlaku
M

a. Melakukan seleksi administrasi

b. Melakukan wawancara
PP

c. Mengkoordinir tes psikologi, kompetensi dan kesehatan yang dilakukan

pihak ke-3
d. Mengkoordinir wawancara dengan user
e. Membuat rekapitulasi hasil tes semua kandidat di angkatan yang sama.
 V. WEWENANG

EN
Menjelaskan kewenangan yang dilimpahkan kepada
pemegang pekerjaan untuk dapat melaksanakan tugas

M
sebaik-baiknya

JE
batasan seberapa jauh boleh bertindak (menentukan

A
atau memutuskan sesuatu)

N
A
M
Contoh
Mengatur jadwal seleksi
M

Memberikan rekomendasi kepada Manajer SDM tentang kandidat

PP

yang lanjut dan tidak

Menentukan pihak ke tiga sebagai vendor tes kesehatan,
kompetensi dan psikologi
 VI. HUBUNGAN KERJA
Menjelaskan dengan siapa saja pemegang pekerjaan berhubungan untuk

EN
kelancaran tugas-tugasnya baik di dalam maupun di luar perusahaan
Eksternal : Pihak di luar perusahaan

M
Internal : Pihak perusahaan (termasuk di kantor cabang)

JE
A
Contoh Internal Tujuan

N
Semua kepala unit kerja Mendapatkan informasi kebutuhan SDM
A
Eksternal Tujuan
M
Kandidat karyawan Memberikan informasi proses seleksi dan
M

melakukan wawancara
Vendor tes kesehatan, Bekerjasama melaksanakan tes seleksi
PP

psikotes dan tes karyawan

kompetensi
 VII. TOLOK UKUR KEBERHASILAN
Menjelaskan apa yang menjadi standar pemegang pekerjaan untuk

EN
dinilai berhasil dalam bekerja, terdiri dari:
faktor keberhasilan: apa saja yang dinilai

M
standar keberhasilan: apa/berapa ukurannya?

JE
copy paste dari tanggungjawab lalu ditambah dengan ukuran
keberhasilannya

A
N
Contoh A
M
Faktor Keberhasilan:
1. Terlaksananya proses rekrutmen untuk calon karyawan PT. X
M

2. Terlaksananya proses seleksi calon karyawan sesuai dengan prosedur

yang berlaku
PP

Standar keberhasilan:
1. Pemasangan iklan di media sesuai rencana
2. Proses seleksi terlaksana sesuai prosedur dalam waktu maksimal 1 bulan
 VIII. SPESIFIKASI PEMEGANG PEKERJAAN

EN
Menjelaskan kriteria minimum yang harus dimiliki oleh pemegang
pekerjaan untuk dapat melaksanakan tugas dengan baik, mencakup:

M
Pendidikan
Pengalaman

JE
Kemampuan/Kompetensi yang dibutuhkan

A
N
Contoh
Pendidikan: A
M
S1 Manajemen, Hukum ataupun Psikologi
Pengalaman:
M

Tidak memerlukan pengalaman

PP

Kemampuan yang dibutuhkan:

- Memahami proses rekrutmen dan seleksi secara umum
- Komunikasi
- Orientasi kepada pelanggan
 FORMAT

EN
URAIAN PEKERJAAN

M
JE
A
N
A
M
M
PP
 TIPS UNTUK MENULIS
URAIAN PEKERJAAN SECARA MUDAH (1)

EN
PROSES PENYUSUNAN:

M
1. Libatkan unit/lini dalam menulis uraian pekerjaan. Jangan

JE
dilakukan hanya oleh SDM

A
2. Bentuk tim inti penyusun uraian pekerjaan, dari SDM/OD

N
3. Pastikan struktur organisasi yang digunakan
A
M
4. Buat daftar nama pekerjaan untuk seluruh organisasi
jadikan sebagai acuan
M
PP

5. Sepakati uraian pekerjaan akan digunakan untuk apa, untuk

menentukan format uraian pekerjaan
 TIPS UNTUK MENULIS
URAIAN PEKERJAAN SECARA MUDAH (2)

EN
PROSES PENYUSUNAN:

M
6. Sampaikan format ke unit/lini

JE
7. Sepakati waktu mengumpulkan

A
8. Lakukan review dari data unit/lini

N
9. Lakukan konfirmasi di level Direktorat, bersama dengan manajer
A
M
unit
M

10. Pastikan ke luar dari pertemuan sudah dengan kesepakatan

PP
 TIPS UNTUK MENULIS
URAIAN PEKERJAAN SECARA MUDAH (3)

EN
URAIAN PEKERJAAN:
1. Identitas pekerjaan harus ada, paling tidak mencakup:

M
Nama pekerjaan

JE
Unit kerja

A
Kedudukan di organisasi (atasan dan bawahan)

N
2. Fungsi Pekerjaan boleh ada atau tidak
A
3. Tanggungjawab & Tugas Pokok dapat disatukan penulisannya
M
a. Tanggungjawab :
ditulis dalam kata benda: Ter.nya
M

dibatasi jumlahnya, maksimal 6 tanggungjawab

PP

b. Tugas pokok:
ditulis dalam kata kerja: Me.
dibatasi paling banyak 10 tugas pokok
 TIPS UNTUK MENULIS
URAIAN PEKERJAAN SECARA MUDAH (4)

EN
URAIAN PEKERJAAN:

M
1. Wewenang apa yang boleh dilakukan, hanya oleh pemegang

JE
pekerjaan

A
2. Hubungan Kerja tuliskan internal dan eksternal

N
3. Tolok Ukur Keberhasilan Copy paste dari tanggung jawab, lalu
berikan ukurannya A
M
4. Spesifikasi Pemegang Pekerjaan tetapkan kriteria minimum
M

menurut organisasi
PP

Abaikan terlebih dahulu penulisan, dahulukan isinya

 EN
M
JE
TERIMA KASIH

A
N
A
M
M
PP