Chapter 5 PDF

BAB 5
MODEL EVENT PERENCANAAN: THE EVENT OPERASIONAL

PERENCANAAN TAHAP
CHERYL MALLEN
Tahap kedua dalam acara model perencanaan, tahap perencanaan operasional acara, meliputi
penciptaan rencana operasional ditulis untuk berbagai komponen acara. Rencana ini termasuk petunjuk
membimbing untuk hosting acara tersebut. Contoh komponen acara termasuk akomodasi, akreditasi,
upacara, komunikasi, pengujian obat atau kontrol doping, layanan makanan dan minuman, jasa
perhotelan, manajemen media, manajemen pejabat, manajemen peserta, manajemen relawan, hasil
dan penghargaan, layanan penonton dan transportasi. Yang penting, ini rincian bab empat mekanisme
utama yang membantu dalam keberhasilan perencanaan operasional. Mekanisme ini termasuk
budidaya jaringan perencanaan operasional, penciptaan rencana logis, sekuensial, rinci dan terpadu,
dimasukkannya rencana kontingensi dan aktivasi dari rencana-ulang fi proses ning. Akhirnya, bab ini
menguraikan isu-isu kunci dalam perencanaan operasional dan menyediakan skenario praktek.
MEKANISME 1: THE BUDIDAYA JARINGAN PERENCANAAN OPERASIONAL
Untuk memulai proses operasional, manajer event harus memfasilitasi pembentukan jaringan
perencanaan operasional. Jaringan ini memerlukan event manager untuk memiliki kepekaan untuk
memfasilitasi tugas orang-orang terbaik, bersama dengan jumlah yang benar dan kombinasi individu
dengan keahlian perencanaan untuk memenuhi kebutuhan perencanaan operasional acara. Tidak ada
rumus tunggal untuk menetapkan jaringan individu dengan benar; setiap situasi adalah unik. Namun,
jika individu
tahap perencanaan operasional acara 69

ditugaskan secara tidak benar, masalah yang memengaruhi efisiensi pembangunan rencana mungkin
timbul. Tugas menciptakan rencana operasional untuk setiap komponen membutuhkan kombinasi rumit
dari perencana berbakat yang dapat mengembangkan rencana operasional untuk komponen mereka
serta berkoordinasi dan bekerjasama dengan personel komponen acara lainnya. Sebuah latihan
sederhana akan menunjukkan kompleksitas menugaskan individu untuk tugas-tugas. Pertimbangkan
pengelompokan anggota kelas Anda untuk menyelesaikan sejumlah komponen yang bisa di acara
tradisional atau niche khas. Bagaimana Anda membagi kelas? unsur apa yang akan Anda
pertimbangkan dalam membagi kelompok? Ada banyak cara untuk menetapkan anggota jaringan,
termasuk membagi individu ke dalam kelompok yang memiliki keahlian yang sama; menciptakan
kelompok yang menawarkan berbagai macam keahlian, yang bisa memperluas basis pengetahuan; atau
menciptakan kelompok yang dirancang atas dasar apakah mereka bekerja sama dengan baik. Individu
dapat ditempatkan dalam kelompok-kelompok atas dasar kepentingan pribadi mereka dalam komponen
tersebut. Tidak ada satu cara tertentu untuk membagi kelompok yang dapat diterapkan untuk setiap
situasi. Hal ini penting bagi manajer event untuk mengembangkan pemahaman dan kepekaan terhadap
unsur-unsur menugaskan anggota individu dari jaringan sesuai dengan konteks tertentu. Individu
ditugaskan untuk setiap acara komponen perencanaan operasional membuat simpul. Sebuah node
dapat dibagi lagi menjadi node konstituen. Misalnya, mereka yang berencana komponen akomodasi
dapat dibagi lagi menjadi simpul konstituen dimana masing-masing bertanggung jawab untuk rencana
akomodasi dari bagian terpisah, seperti untuk peserta event, lain untuk pejabat dan node ketiga yang
mengelola akomodasi untuk pengorganisasian anggota Komite. Kaitan antara node konstituen
mendorong interaksi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas perencanaan akomodasi secara
keseluruhan.
Hubungan antara node (termasuk hubungan dalam komponen dan antar komponen) membuat jaringan
aliansi intraorganizational multilateral. hubungan ini menentukan bagaimana anggota berinteraksi untuk
menetapkan rencana, mengelola keputusan perencanaan dan mengelola isu-isu atau masalah. Setiap
hubungan adalah bagian dari desain struktural menciptakan aliansi jaringan yang dapat menjadi unik
dalam penerapannya.
Desain dari aliansi jaringan sangat penting untuk efektivitas pengembangan rencana operasional yang
sukses. Ada banyak memengaruhi dampak bahwa desain sebuah aliansi jaringan. Untuk
menggambarkan contoh beberapa pengaruh, karakteristik ditemukan dalam kontingensi
70 C. Mallen
teori, teori kompleksitas dan teori keagenan dapat diterapkan untuk desain jaringan.
Penerapan teori kontingensi
teori kontingensi menunjukkan bahwa tidak ada cara yang benar untuk struktur hubungan aliansi antara
node perencanaan. Hal ini karena, sebagai negara teori kontingensi, pencarian satu struktur yang benar
adalah hanya tidak tepat dalam dunia kita, karena tidak ada satu sistem organisasi yang lebih unggul
untuk semua orang lain dalam semua kasus dapat ditemukan (Owen, 2001, hal. 399). Struktur
masing-masing aliansi perencanaan operasional harus fi ef sien dirancang untuk spesifik kebutuhan fi c
dari setiap peristiwa.
Sebuah aplikasi dari karakteristik ini teori kontingensi selama tahap operasi acara menyiratkan bahwa
desain jaringan operasional yang bekerja untuk acara sebelumnya mungkin tidak bekerja untuk acara
lainnya. Jadi apa yang memandu desain setiap jaringan dalam tahap perencanaan operasional?
Wijngaard dan de Vries (2006) menunjukkan bahwa itu adalah wewenang dan tanggung jawab yang
ditugaskan dengan tugas-tugas yang menentukan penipu fi gurasi atau struktur. Struktur ini
menetapkan perilaku yang diharapkan dari acara anggota jaringan operasional dan perencana acara
yang memandu desain jaringan. Ini berarti bahwa seorang manajer acara harus peka terhadap konteks
acara agar dapat secara efektif con angka posisi multilateral - peran anggota, kekuasaan, persetujuan,
subdivisi dan otonomi secara keseluruhan
- diperlukan untuk perencanaan operasional acara. Kombinasi struktur organik (dimana anggota
memiliki wewenang untuk membuat keputusan mengenai komponen mereka) dan struktur hirarkis
mungkin diperlukan untuk lingkungan peristiwa yang kompleks. Tidak ada satu yang telah ditentukan
desain struktural yang telah dianggap terbaik untuk perencanaan operasional untuk komponen acara.
Seorang manajer acara harus terbuka untuk desain jaringan intraorganizational berbeda yang mungkin
diperlukan untuk berbagai komponen acara.
Penerapan teori kompleksitas
teori kompleksitas juga berlaku dalam tahap operasional acara. Teori Kompleksitas menunjukkan
bahwa kondisi dasar lingkungan kontemporer kita adalah bahwa itu adalah dalam keadaan penting
(Doherty & Delener, 2001). Ini berarti bahwa kondisi lingkungan termasuk tingkat ketidakpastian,

keragaman dan ketidakstabilan(Stacey, 1996, hal. 349). Sebuah negara yang stabil di lingkungan tidak
dapat dicapai karena dunia terutama terbuat dari struktur disipatif (Keirsey, 2003, hal. 4). struktur
disipatif melibatkan evolusi konstan struktur karena mereka sedang ditarik terpisah dan kembali fi tted
oleh beberapa pasukan, dan ini berarti seseorang tidak dapat diharapkan untuk berada dalam keadaan
keseimbangan (hal. 4). Kompleksitas dalam lingkungan termasuk sifat berkembang dari struktur, yang
berarti kita tidak bisa berharap untuk bekerja di lingkungan tanpa perubahan.
Sebuah aplikasi dari karakteristik teori kompleksitas menunjukkan bahwa manajer acara harus secara
efisien merancang aliansi jaringan operasional untuk membuatnya beradaptasi untuk kondisi
perubahan. Pemahaman bahwa perubahan diharapkan menyiratkan bahwa setelah aliansi jaringan
dirancang dan dilembagakan, karya desainer tidak fi jadi. jaringan harus berhasil mengatasi kondisi
baru atau mengubah.
Sebuah keadaan keseimbangan tidak bisa diharapkan dalam jaringan operasional acara. Perubahan
mungkin melibatkan gerakan anggota jaringan di dalam node, penggantian beberapa anggota atau
rekonfigurasi bagaimana node berinteraksi. Multilateral aliansi jaringan intraorganizational dibuat dari
waktu ke waktu, dan adaptasi juga harus dilakukan terus menerus untuk memastikan bahwa desain
memenuhi tuntutan fleksibilitas untuk mengembangkan rencana operasional untuk tahap acara.
Persyaratan ini bisa menjadi tugas yang konstan dan memakan waktu untuk event manager.
Penerapan teori keagenan
Teori agensi berkaitan dengan dua isu utama yang berlaku untuk tahap perencanaan operasional.
Kedua isu prihatin dengan memastikan kerjasama upaya perencanaan. Masalah pertama melibatkan
keinginan atau tujuan dari prinsipal dan agen konflik [sebagai]. . . itu sulit atau mahal bagi prinsipal
untuk memverifikasi apa yang benar-benar melakukan agen(Eisenhardt,
1989, p. 57). Sebuah aplikasi dari masalah ini berarti bahwa jaringan perencanaan operasional perlu
(1) memastikan semua pihak memahami perilaku yang diharapkan mereka sementara dalam tahap
perencanaan operasional, (2) mendorong kelompok untuk bekerja menuju tujuan bersama dan tujuan,
(3) bekerja ke arah yang efisien kemajuan kelompok, dan (4) memastikan komunikasi yang baik di
antara anggota jaringan mengenai kemajuan perencanaan operasional. Jika komunikasi yang baik
tidak difasilitasi antara anggota jaringan, hasilnya bisa Kesulitan dalam memahami atau memverifikasi
kemajuan yang
72 C. Mallen
dibuat oleh beberapa anggota dalam jaringan yang menyelesaikan perencanaan operasional.
Selanjutnya, masalah kedua dalam teori keagenan melibatkan pembagian risiko yang timbul ketika
prinsipal dan agen memiliki sikap yang berbeda terhadap risiko (hlm. 58). Sebuah aplikasi dari
masalah ini berarti bahwa anggota jaringan harus mengelola elemen risiko perencanaan operasi,
seperti waktu penyelesaian rencana operasional, dan peduli dengan dampak periode waktu kritis.
MEKANISME 2: Membangkitkan TERTULIS RENCANA OPERASIONAL
Acara anggota jaringan operasional ditugaskan tugas menghasilkan rencana operasional tertulis yang
merupakan membimbing instruksi untuk pementasan setiap komponen dalam suatu acara. Tugas ini
memaksa anggota jaringan operasional untuk menghasilkan arah untuk pengiriman acara (Wijngaard &
de Vries, 2006). Ini rencana operasional ditulis menetapkan tujuan dan arah untuk mengelola semua
fungsi untuk pementasan acara tersebut. Umumnya, beberapa rencana operasional diciptakan
bersama-sama. Semua anggota jaringan beroperasi dalam setiap node wajib memiliki keahlian yang
dibutuhkan untuk memenuhi lingkup tanggung jawab untuk fungsi perencanaan. lingkup ini termasuk
merancang format ditulis untuk rencana operasional dan menciptakan rencana logis, sekuensial, rinci
dan terpadu.
Acara ditulis rencana operasional: membangun format desain
Untuk memulai tugas merekam petunjuk langkah-demi-langkah untuk rencana operasional, format yang
dibutuhkan untuk mencapai konsistensi dan kontrol (Wijngaard & de Vries, 2006). Format ini panduan
bagaimana semua rencana operasional tertulis harus ditata. Berbagai format telah digunakan untuk
olahraga, rekreasi dan pariwisata peristiwa. Tidak ada satu format yang benar yang dapat digunakan.
Aturan umum untuk memilih format adalah untuk memastikan bahwa semua persyaratan dari rencana
dapat dinyatakan. Persyaratan ini dapat mencakup sejumlah item, seperti:
n ringkasan eksekutif;
n tujuan dan sasaran;
n waktu setiap kegiatan yang direncanakan;
n daftar rinci tugas yang direncanakan;
n kewenangan untuk setiap elemen yang direncanakan;

n diagram acara yang menggambarkan situs aktivitas dan penempatan tombol
Acara item.
Format yang dipilih harus memperhitungkan kompleksitas dan fl uidity perencanaan operasional acara,
bersama dengan persyaratan apa yang harus dicatat dalam rencana spesifik untuk memastikan
unsur-unsur dikomunikasikan dengan cara yang mudah digunakan. Lihat contoh format desain dalam
rencana operasional contoh dapat ditemukan pada akhir bab ini.
perencanaan operasional logis
Selama pembuatan rencana operasional yang ditulis untuk acara tersebut, semua anggota jaringan
perencanaan operasional harus belajar untuk menentukan dan merekam kegiatan individu atau tugas
yang diperlukan untuk menyelesaikan komponen tertentu mereka. perencanaan operasional meliputi
penciptaan sengaja anggapan, asumsi dan kesimpulan untuk pengembangan langkah-demi-langkah
daftar tertulis yang koheren dan logis dari kegiatan acara beralasan untuk tahap acara sukses. Proses ini
membutuhkan memikirkan proses yang bukan merupakan aktivitas sederhana. Hal ini karena
konsentrasi pada setiap elemen dalam komponen dan delineasi setiap langkah logis dan pencatatan
langkah-langkah adalah tugas yang kompleks dan memakan waktu. Tujuan dapat dibentuk untuk
membantu anggota mereka memikirkan persyaratan logistik.
Mengapa ketentuan daftar perencanaan operasional yang mengikuti tidak

termasuk
Banyak kejadian yang telah digelar sebelumnya memiliki informasi yang menyediakan daftar atau garis
besar kegiatan acara. Informasi referensi ini dapat memberikan bimbingan untuk mengembangkan
rencana operasional yang logis untuk sebuah acara. Namun, informasi referensi kontekstual spesifik
dan tidak mempertimbangkan berbagai nuansa yang ada dalam acara lainnya. Informasi ini terkait
dengan struktur jaringan operasional, komponen dan tindakan rinci yang dirancang untuk acara itu.
informasi referensi berharga hanya untuk memperoleh pengetahuan umum tentang suatu peristiwa.
Bahan referensi tidak menggantikan tanggung jawab acara manajer untuk memikirkan setiap kegiatan
dan mengembangkan pengetahuan maju untuk spesifik fasilitas c fi dan kegiatan acara saat ini. Tidak
ada jalan pintas untuk proses berpikir-melalui untuk sangat baik - eventspeci fi c - rencana operasional.
74 C. Mallen
perencanaan operasional berurutan
Setiap rencana operasional perlu merinci tugas acara di urutan memerintahkan dan beralasan. Metode
yang paling umum digunakan untuk mencapai tujuan ini melibatkan menggunakan konsep waktu.
Misalnya, rencana operasional dapat dibagi lagi untuk merekam semua tugas yang harus diselesaikan
tiga, enam atau 12 bulan sebelum acara, serta kegiatan selama seminggu sebelum acara dan daftar
menit-demi-menit tugas untuk setiap hari acara. Sebagai kegiatan paralel, rencana berurutan terpisah
dapat dibuat untuk menguraikan spesifik item fi c dibutuhkan untuk tempat (seperti batang dan tirai,
meja, kursi), termasuk waktu dan lokasi di mana mereka diwajibkan. Untuk membantu dalam
pengembangan rencana operasional berurutan, konsep
penenunan digunakan. Tenun melibatkan konseptual memikirkan semua persyaratan untuk satu
elemen dari suatu peristiwa pada suatu waktu. Sebagai contoh, anggota jaringan dapat mengandung
dan merekam tugas-tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan rencana operasional manajemen
media dengan konseptual tenun persyaratan potensi satu anggota media dari saat kedatangan di
tempat acara parkir sampai mereka berangkat. Proses tenun ini diikuti berulang kali untuk
mengembangkan beberapa langkah logis dan berurutan yang harus dicatat dalam rencana operasional.
Seorang perencana bisa depan menenun atau
menenun mundur.
Tenun depan melibatkan merekam elemen karena mereka akan terjadi, dalam proses progresif,
berlangsung. Sebaliknya, tenun mundur membutuhkan pemikiran konseptual dari produk akhir dan
kemudian mundur untuk menentukan kegiatan langkah-demi-langkah yang telah diselesaikan untuk
mencapai bahwa produk akhir.
Tidak peduli apakah seorang perencana konseptual berpikir melalui persyaratan perencanaan dengan
menenun depan atau tenun mundur. Tujuannya adalah untuk mengembangkan proses yang membantu
dalam menentukan langkah-langkah berurutan untuk tahap acara tersebut.
perencanaan operasional yang rinci
Jumlah detail yang diperlukan dalam rencana operasional berbeda dari acara ke acara dan bisa menjadi
keputusan fi kultus dif untuk event manager. Rencana harus ditulis dalam format yang jelas untuk
memastikan anggota lain dalam jaringan dapat membaca dan memahami mereka, dan dibimbing untuk
menyelesaikan tugas-tugas seperti diuraikan. Rencana harus memberikan kejelasan, membatasi pertanyaan
yang muncul dan

mengurangi potensi interpretasi yang salah mengenai tindakan yang diperlukan untuk memproduksi acara
tersebut. Sebuah account rinci dari setiap tugas yang diperlukan, tetapi kesulitan untuk terletak dalam
menentukan ambang batas yang sesuai untuk detail. Berapa banyak detail yang dibutuhkan?
Ada tiga tingkat ambang detail dalam perencanaan operasional. Setiap tingkat memerlukan jumlah yang
berbeda dari detail dalam catatan tertulis mengenai tugas masing-masing acara. Tiga tingkat yang
disebut sebagai tingkat 1, tingkat 2 dan level 3 perencanaan. Semakin tinggi tingkat ambang batas,
semakin besar detail yang disediakan dalam rencana operasional.
Level 1 perencanaan memberikan tingkat terendah perencanaan rinci. Sebuah rencana tingkat 1
menunjukkan tingkat minimal rinci untuk menjelaskan setiap tugas. Level 1 perencanaan terbuka untuk
pertanyaan mengenai kejelasan tugas acara dan tidak memberikan daftar langkah-demi-langkah rinci
arah untuk menghindari salah tafsir harus orang lain memberlakukan rencana tersebut. Akibatnya,
tingkat 1 perencanaan terbuka untuk interpretasi mereka menyelesaikan pelaksanaan rencana, dan
interpretasi ini dapat mengubah kegiatan yang direncanakan.
Level 2 perencanaan membutuhkan jumlah yang lebih tinggi, atau media, perencanaan rinci. Tingkat perencanaan
memberikan kejelasan umum dan menawarkan lebih rinci langkah-demi-langkah untuk memberlakukan rencana
tersebut. Level 2 perencanaan menjawab sebagian pertanyaan satu akan memiliki jika menerapkan rencana
tersebut. Namun, rencana tersebut masih terbuka untuk beberapa interpretasi yang dapat mengubah kegiatan
yang direncanakan.
Level 3 perencanaan menuntut tingkat tertinggi detail. Tingkat 3 rencana memberikan instruksi yang
jelas dan termasuk persyaratan intim untuk menyelesaikan tugas-tugas. Level 3 perencanaan terbuka
untuk sejumlah pertanyaan dan rencana potensi penyimpangan, sebagai rincian menit untuk
menyelesaikan tugas masing-masing telah disediakan.
Seorang manajer acara harus memfasilitasi pemahaman tentang kepekaan dari detail yang diperlukan
untuk acara khusus pada anggota jaringan perencanaan operasional. Ada perbedaan halus antara
memberikan instruksi dan menawarkan terlalu banyak detail ke titik di mana para anggota jaringan tidak
membaca rencana. Pilih tugas sederhana dan mempertimbangkan di mana titik Anda dapat diberikan
instruksi terlalu banyak detail yang akan mengganggu kemampuan Anda untuk menyelesaikan tugas.
Berikutnya, mengintegrasikan beberapa rencana untuk berbagai komponen acara diperlukan.
76 C. Mallen
perencanaan operasional terpadu
Pengembangan setiap rencana operasional komponen dimulai sebagai entitas yang terpisah, tetapi
kunci untuk manajemen acara yang sukses adalah integrasi dari beberapa rencana rinci. Integrasi
elemen acara, jalinan atau terjalinnya mereka, menciptakan beberapa koheren, kohesif dan lancar fl
karena rencana untuk acara keseluruhan.
Contoh integrasi untuk rencana akomodasi adalah jalinan unsur-unsur dari rencana transportasi dalam
rencana akomodasi. Integrasi ini dapat membantu untuk mengkoordinasikan unsur-unsur seperti
transportasi drop-off dan situs pick-up di tempat akomodasi. Integrasi juga dapat memastikan
transportasi yang bertepatan dengan akomodasi check-in pengaturan waktu. Mengintegrasikan elemen
dari rencana akreditasi juga dapat membantu dalam distribusi akreditasi dan ruang tugas semua dalam
satu upaya terkoordinasi.
Sebuah proses integrasi yang sukses adalah bergantung pada faktor operasional kunci. Faktor ini
adalah pembentukan kesempatan pertukaran integrasi
untuk anggota jaringan operasional. Proses integrasi harus dirancang untuk memberikan jumlah yang
memadai kesempatan pertukaran secara teratur dan harus beradaptasi untuk memungkinkan
pertukaran integrasi intermiten untuk memenuhi pekerjaan integrasi fl ow persyaratan. Umumnya, ada
sejumlah besar perencanaan detail, dan proses integrasi kompleks (Matusik, 2002). Sebuah event
manager memfasilitasi proses integrasi dan memastikan bahwa beberapa kesempatan pertukaran
diatur, jika diperlukan. strategi umum untuk integrasi dapat mencakup pesan, buletin, pengumuman,
grafik, gambar, diagram, sketsa, peta dan laporan. Aparticularly strategi kunci untuk integrasi adalah
untuk mengatur pertemuan produksi antara anggota dari berbagai komponen. Pertemuan-pertemuan ini
memberikan kesempatan untuk membahas dan mengkoordinasikan item yang penting untuk lebih dari
satu komponen. teori jaringan menunjukkan bahwa anggota jaringan operasional dapat bertukar data
perencanaan tanpa menggunakan hirarki. Keberhasilan sebuah acara, bagaimanapun, bergantung pada
sejauh mana manajer acara dapat memudahkan transfer data operasional di node perencanaan. The
aliran dari pengetahuan perencanaan operasional bergantung pada struktur dan strategi didirikan untuk
menyebarkan transfer.
mekanisme lain yang membantu pengembangan rencana operasional acara yang sangat baik adalah
dimasukkannya rencana operasional kontingensi. Kemungkinan

rencana operasional dikembangkan bersamaan dengan rencana operasional acara.
MEKANISME 3: masuknya RENCANA KONTINJENSI
Untuk meningkatkan kesiapan perencanaan, rencana kontingensi melibatkan dua elemen kunci. Yang pertama
adalah untuk memahami penyimpangan potensial dari rencana operasional yang bisa terjadi. Yang kedua
adalah untuk mentakdirkan langkah-langkah tindakan untuk mengurangi kemungkinan penyimpangan atau,
harus itu terjadi, untuk mengelola setiap penyimpangan. Hasil dari perencanaan kontinjensi adalah rencana
cadangan. perencanaan kontingensi dapat membantu untuk mengembangkan tingkat yang lebih besar
persiapan untuk acara apapun. Namun, perencanaan kontingensi tidak dapat memastikan bahwa semua
penyimpangan akan diramalkan. Biasanya akan ada penyimpangan yang tak terduga dari rencana
operasional, karena sifat kompleks peristiwa. Situasi kontingensi lebih diprediksi dan direncanakan untuk,
semakin banyak waktu anggota perencanaan operasional memberikan kepada anggota jaringan untuk
mengelola penyimpangan yang tidak ditentukan.
Umumnya, untuk memulai perencanaan kontingensi, pertemuan kontingensi diadakan. Tujuan dari
pertemuan kontingensi adalah untuk menjadi tuan rumah sebuah forum terbuka untuk anggota jaringan
operasional untuk mengekspresikan ide-ide mereka tentang penyimpangan potensial dari rencana yang
bisa terjadi. Setiap komponen acara atau subkomponen tuan rumah pertemuan darurat untuk
membahas potensi penyimpangan rencana untuk itu spesifik komponen fi c. Contoh masalah
kontingensi termasuk kekhawatiran tentang kerusakan peralatan, harus pipa air panas tiba-tiba
meledak atau harus protes pada masalah sosial dipentaskan di tempat pada hari acara Anda.
Memfasilitasi pertemuan darurat membutuhkan event manager untuk menjaga anggota pada tugas
menentukan ide penyimpangan dan untuk mempersiapkan catatan tertulis dari ide-ide ini (dan tidak
pindah ke bagaimana mengelola setiap deviasi). pertemuan kontingensi memungkinkan anggota untuk
menjadi kreatif tentang apa yang bisa berpotensi salah di sebuah acara. Hal ini penting untuk
memfasilitasi pertemuan untuk memungkinkan ide-ide untuk mengalir dan menunda penilaian
kepraktisan mengenai penyimpangan potensial sampai langkah berikutnya perencanaan kontingensi.
Setelah pertemuan darurat, langkah selanjutnya adalah menentukan mana dari penyimpangan yang
disarankan akan dikelola sebelum acara. Para anggota jaringan operasional mengembangkan
langkah-langkah tindakan untuk mengatasi setiap deviasi
78 C. Mallen
harus itu terjadi. langkah-langkah tindakan kontingensi dibuat dalam beberapa pekan dan bulan setelah
pertemuan perencanaan kontingensi awal telah selesai. Setiap masalah kontingensi dapat
diintegrasikan dalam rencana operasional atau dapat ditambahkan sebagai rencana operasional
tambahan atau kontingensi.
MEKANISME 4: THE AKTIVASI DARI PROSES RENCANA-Refining DENGAN

RAPAT PRODUKSI
Setelah logis, berurutan, rinci rencana operasional terpadu telah dikembangkan, bersama dengan
rencana kontingensi, harus kembali didefinisikan untuk digunakan. Salah satu metode re fi ning
melibatkan tuan rumah pertemuan dengan perwakilan kunci dari masing-masing komponen dan
memfasilitasi pertemuan produksi untuk fine-tuning rencana. Dalam pertemuan ini, perwakilan meninjau
rencana terpadu dan menyempurnakan rincian menjadi upaya yang terkoordinasi dan efisien.
Re fi proses ning dimaksudkan untuk menambah detil rencana dan menghilangkan pertanyaan yang
mungkin muncul ketika rencana itu dilaksanakan. Contoh dari proses ning ulang fi digambarkan oleh
Salt Lake Olimpiade Panitia 2002 (SLOC). Komite ini melembagakan proses peer review sebagai teknik
penyulingan bersama dengan apa anggota komite disebut Roadmap Eksekutif (Bowen, 2006). Proses
peer review termasuk pertukaran rencana operasional untuk dipertimbangkan oleh orang lain dalam
jaringan operasional acara. Reviewer mencari celah dalam detail yang disediakan dalam rencana
operasional, memastikan kejelasan dalam laporan perencanaan dan ditentukan setiap pertanyaan yang
timbul ketika membaca rencana operasional. Roadmap ini terdiri dari ringkasan eksekutif dari jadwal
kunci yang harus dipenuhi dan digunakan untuk referensi cepat. Terampil perencana acara selesai fi
proses ning ulang untuk memenuhi tujuan keunggulan perencanaan.
ISU KONTEMPORER DALAM HAL FASE OPERASIONAL
Ada tiga isu utama dalam perencanaan operasional acara kontemporer. Isu-isu ini termasuk waktu,
komunikasi dan lingkungan kerja sama untuk mengkoordinasikan rencana operasional.
Waktu adalah masalah untuk acara palungan. manajemen acara melibatkan berjuang untuk
memfasilitasi penyelesaian semua rencana operasional dalam jangka waktu yang tersedia. dampak
waktu tingkat perencanaan detail yang dapat

selesai, rencana kontingensi dikembangkan dan proses ning kebakaran. Seorang manajer acara harus
terus menyadari laju perencanaan dan memfasilitasi penyelesaian rencana operasional dalam jangka
waktu yang ditetapkan.
Komunikasi sangat penting dalam manajemen acara. Memfasilitasi komunikasi yang baik adalah peran
manajer acara. Peran ini melibatkan memastikan bahwa kesempatan pertukaran jaringan operasional
yang digunakan dan mendorong interaksi antara node dalam jaringan operasional. Mendorong
komunikasi yang lebih besar sangat penting untuk hasil dari acara tersebut.
Memfasilitasi lingkungan kerjasama untuk mengkoordinasikan rencana operasional dapat menjadi

tantangan terbesar seorang manajer event menghadapi. Menurut Grant (2001), isu-isu mendasar dalam
operasi termasuk masalah kerja sama dan koordinasi. masalah kerjasama berasal dari berbagai
kepribadian yang terlibat dalam jaringan operasional. masalah koordinasi berasal dari keterampilan,
kemampuan dan pengetahuan para anggota jaringan operasional yang diperlukan untuk
mengintegrasikan rencana. Selain itu, masalah koordinasi yang disebabkan oleh lingkungan kerja virtual
atau tersebar memajukan muncul. Lingkungan ini memungkinkan Anda untuk bekerja dari mana saja di
dunia dengan penggunaan teknologi komunikasi. Mengkoordinasikan kegiatan dari situs off
membutuhkan komunikasi tambahan dan menuntut kejelasan dalam komunikasi.
PRAKTEK UNTUK MAJU KE PENGEMBANGAN KETERAMPILAN OPERASIONAL
ANDA
Untuk membantu dalam pengembangan keterampilan Anda, melekat pada akhir bab ini adalah
perencanaan operasional tugas praktek skenario dan rencana operasional misalnya. Lengkapi tugas
skenario, tapi pertama meninjau contoh rencana operasional untuk membantu dalam pemahaman
Anda tentang persyaratan perencanaan. Selama ulasan ini, pastikan untuk mempertimbangkan
memunculkan pertanyaan tentang tindakan menyatakan harus rencana dilaksanakan.
Praktek perencanaan operasional
Cara terbaik untuk mengembangkan keterampilan perencanaan operasional adalah untuk memahami
proses perencanaan dan berlatih perencanaan operasional. Pada akhir bab ini, ada sejumlah
angka-angka.
80 C. Mallen
Gambar 5.1 menyediakan skenario mengenai sebuah konferensi pers acara dan merupakan tugas praktek
bagi Anda untuk menyelesaikan.
Gambar 5.2 menyediakan rencana operasional contoh bagi manajemen acara relawan oleh Iain Sime.
Instruksi disediakan untuk Anda; membaca petunjuk perencanaan dan membuat penilaian dan
interpretasi tentang apa yang harus diselesaikan dan bagaimana hal itu harus dilakukan. Setiap
pertanyaan yang timbul selama ulasan ini akan memberikan Anda dengan pengetahuan untuk tingkat
perencanaan detail yang diperlukan.
Angka 5.3 . 5.4 dan 5.5 berencana kerangka dikembangkan untuk sebuah acara yang diselenggarakan setiap
tahun, tetapi di tempat-tempat yang berbeda. Mereka adalah panduan, tetapi tidak menggantikan kebutuhan
untuk memikirkan persyaratan untuk tempat tertentu. Mereka menawarkan untuk memberikan gambaran
tentang jenis perencanaan detail yang diperlukan dalam manajemen acara.
Gambar 5.6 memberikan contoh yang sangat baik dari rencana operasional selesai yang dirancang
untuk National Collegiate Athletic Association (NCAA) Pria Basketball Championship, Round 2, San
Jose, California: The Hospitality Komponen, oleh Lauren Thompson. Setelah meninjau rencana
operasional di Angka 5.1 untuk 5.6 , Pilih acara dan komponen (seperti akomodasi atau transportasi) dan
mulai berlatih perencanaan operasional.
KESIMPULAN
Pada tahap kedua dalam model perencanaan, tahap perencanaan operasional, anggota jaringan
rencana operasional lengkap yang meliputi kegiatan waktunya untuk setiap komponen acara. Kekuatan
rencana operasional acara ditentukan oleh proses logis dan berurutan, jumlah perencanaan detail yang
disediakan, integrasi ditempa antara komponen yang direncanakan, kesiapan ekstra berdasarkan
rencana kontinjensi dan proses menyempurnakan rencana sebelum penggunaannya . The
memfasilitasi rencana operasional kualitas dapat dikembangkan dengan praktek. Konsep kualitas
dalam perencanaan operasional acara dibahas lebih lanjut dalam Bab 9 , Memfasilitasi berkualitas di
manajemen acara, setelah acara perencanaan tahapan telah disajikan. Secara keseluruhan, rencana
operasional diciptakan dalam persiapan untuk tahap berikutnya dalam model perencanaan,
pelaksanaan, monitoring dan tahap manajemen.

PERTANYAAN BAB
1 Apakah karakteristik dari teori kontingensi, teori kompleksitas,

teori jaringan dan teori keagenan dan bagaimana karakteristik ini memandu sebuah event
manager dalam tahap perencanaan operasional acara? 2 Jelaskan perbedaan antara level 1, level 2
dan level 3 perencanaan. 3 Apa rencana kontingensi memberikan, dan mengapa mereka penting
dalam
Manajemen acara?
4 Apakah rencana re fi proses ning dan bagaimana cara membantu acara manusia-
ager?
5 Jelaskan tiga isu kunci dalam tahap perencanaan operasional acara dan
kemudian menguraikan bagaimana sebuah event manager dapat bertindak untuk mengatasi masalah ini.
Lengkapi praktek tugas berikut dengan menggunakan proses berikut:
1 Pilih acara (Anda akan menyelesaikan rencana operasional untuk konferensi pers
untuk acara ini).
2 Baca skenario tugas di bawah ini dan kemudian mengembangkan 02:58 perencanaan
tujuan untuk konferensi pers.
3 Pikirkan melalui persyaratan dan menghasilkan rencana operasional untuk media
konferensi (lihat kerangka membimbing disediakan di bawah ini).
4 Mengembangkan rencana kontinjensi (selama minimal lima masalah kontingensi acara) dan
menempatkan ini pada akhir rencana operasional. 5 Rekam proses yang akan digunakan untuk
kembali mendefinisikan rencana operasional.
Tugas Skenario
Anda bertanggung jawab untuk mengelola konferensi pers untuk acara wisata utama (acara pilihan Anda). Konferensi
Media ini akan diadakan pertengahan pagi, satu hari sebelum peluncuran acara tersebut, dan akan diadakan di sebuah
hotel besar di pusat kota kota Anda atau kota. Buat rencana operasional yang ditulis untuk mengelola elemen kunci untuk
menyelesaikan konferensi pers. Pastikan untuk menyertakan undangan untuk empat media kunci untuk menghadiri,
termasuk satu media dari masing-masing jenis berikut: surat kabar, radio, televisi dan media berbasis web. Selanjutnya,
rincian operasional harus menyertakan pengaturan ruang konferensi pers atau daerah di hotel, mengelola media saat
mereka tiba, memeriksa kredensial, memberikan akreditasi, menyediakan kegiatan konferensi media dan periode
pertanyaan media yang. Ingat bahwa rencana operasional harus mencakup semua kebutuhan komunikasi (misalnya,
berkomunikasi dengan staf tempat persyaratan untuk meja, kursi, mikrofon, platform, batang dan tirai, menggantung
signage dan keamanan). Membangun ke rencana speaker yang mewakili acara tersebut, bersama dengan peluang media
seperti wawancara pribadi dan kesempatan foto. Asumsikan Anda memiliki dana untuk mendukung semua kegiatan Anda. Grafik
di bawah ini hanya titik awal.
Memperluas operasional rincian perencanaan seperti yang Anda pikirkan melalui persyaratan.
82 C. Mallen
Perencanaan Tujuan: Tujuan 1:
Tujuan 2:
TANGGAL BARANG SIAPA YANG BERTANGGUNG
JAWAB?
Delapan bulan personil media persiapan: Koordinator Media

sebelum acara Apa yang akan berada di tempat untuk: dan Relawan A, B
dan C
- kebijakan media, prosedur dan proses
(Mempertimbangkan televisi, radio, cetak, media sosial dan
online)
- persiapan akomodasi Media
- Penyediaan angkutan Media
- Penyediaan akreditasi media yang
- manajemen truk produksi televisi Media
- Media parkir (termasuk ruang untuk truk produksi media)
- persyaratan Media venue

- kebutuhan listrik di rumah untuk media
Enam bulan Pre-acara media rilis:

sebelum acara - Media isi rilis
- rencana distribusi untuk rilis media yang
Lima bulan Media paket informasi

sebelum acara - Isi (menganggap akreditasi, media
pusat, antar-jemput, rincian situs, parkir, praktik tim, rincian

kompetisi, rencana kelestarian lingkungan, dan kontak untuk
informasi lebih lanjut)
Empat bulan Desain media center

sebelum acara - Media persyaratan pusat
- Media persyaratan relawan pusat

- rencana keamanan Media
- Media makanan dan minuman penyediaan
- Media signage (menganggap signage untuk ditempatkan di
dalam dan di luar pusat media dan bagaimana signage akan
diadakan di tempat)
- Proses check-in Media

Tiga bulan Penugasan ruang media
sebelum acara - Pertimbangkan stand televisi, bilik radio,
on-line dan ruang media sosial, situs fotografer dan posisi

kamera dan kursi yang tidak harus fi diisi karena posisi
kamera)
Tiga bulan manajemen relawan:

sebelum acara - Menentukan pre-event relawan
Persyaratan
- peran relawan acara (spesifik tugas c)
- Sistem komunikasi
Satu bulan pengembangan rencana darurat:

sebelum acara Contingency A:
Contingency B:
kontingensi C:
Contingency D:
Contingency E:
Gambar 5.1 rencana operasional: praktek tugas
Petunjuk untuk meninjau rencana operasional empat contoh
rencana operasional yang dihasilkan oleh seorang individu atau sekelompok individu - tetapi umumnya dilaksanakan oleh
sekelompok besar relawan yang tidak terlibat dalam pengembangan perencanaan operasional. Dengan demikian, sangat
penting bahwa rencana operasional jelas menguraikan apa yang akan selesai. Ini adalah sulit, karena semua orang dapat
membaca rencana operasional sebagai petunjuk dan membuat penilaian dan interpretasi tentang apa yang harus
diselesaikan.
Baca rencana operasional berikut sebagai jika Anda akan bertanggung jawab untuk mengorganisir para relawan di sebuah
liga basket pertandingan kejuaraan lokal.
Saat membaca, merekam pertanyaan yang muncul, berdasarkan instruksi perencanaan yang disediakan.
Pikirkan melalui persyaratan untuk menjawab pertanyaan Anda yang timbul dan merekam setiap tambahan detail
perencanaan operasional yang diperlukan untuk memberikan instruksi untuk pertanyaan ini.
84 C. Mallen
tujuan perencanaan:
Tujuan 1: Untuk melakukan perekrutan relawan yang terorganisasi dengan baik dan program pelatihan untuk sepenuhnya mendukung acara
tersebut.
Tujuan 2: Untuk mengelola relawan dengan baik, sehingga mereka tertarik untuk kembali ke sukarelawan di kejadian di masa
depan.
Kegiatan kerangka waktu Orang

tanggung jawab
Enam bulan merekrut relawan Koordinator relawan

sebelum acara Relawan sesi orientasi jangka waktu: dan anggota Komite
Relawan
Membangun relawan tanggal sesi orientasi, waktu di situs acara
Mengembangkan dan memposting informasi perekrutan relawan di

website acara dan kirim ke situs tim lokal untuk posting:
- Website postingan meliputi:
nama acara
tanggal acara
bagaimana menerapkan untuk menjadi sukarelawan
permintaan nama relawan, alamat, email, nomor telepon, nomor ponsel,

relawan sebelumnya atau pengalaman kerja
checklist peluang relawan & gambaran tugas
persyaratan usia minimum

tanggal batas waktu untuk aplikasi
Ukuran kemeja (laki-laki / perempuan - kecil, menengah, besar atau ekstra
besar)
wajib relawan tanggal sesi orientasi / informasi waktu
shirt relawan sebagai seragam yang akan diberikan - shirt yang akan
diberikan pada sesi relawan; relawan untuk memakai celana hitam dan
sepatu yang nyaman
kebijakan tiket gratis untuk relawan
situs kontak untuk informasi lebih lanjut mengenai acara dan relawan
peran
Word-of-mulut kegiatan perekrutan relawan:
Mengembangkan lembar informasi bisnis-kartu-gaya yang menunjukkan

relawan yang dibutuhkan untuk acara
Termasuk pada kartu: nama acara, tanggal dan website untuk informasi
lebih lanjut
Mendistribusikan kartu nama di pertandingan basket liga untuk
relawan potensial

Twitter dan Facebook - panggilan untuk relawan ( dan situs lainnya grup Anda
menggunakan
Mengarahkan semua relawan potensial ke situs web
Mengembangkan koran perekrutan relawan posting:
Mengembangkan iklan surat kabar lokal (s) untuk menarik relawan (termasuk nama
acara, tanggal, dan bagaimana menerapkan melalui website
Lima bulan Relawan persiapan sesi orientasi Venue Manager dan

sebelum acara Bekerja dengan koordinator tempat untuk meletakkan semua rincian Koordinator
Relawan dan dua
ke tempat untuk sesi orientasi relawan, termasuk:
anggota Komite
Relawan ditugaskan
Tanggal dan waktu con fi rmed untuk sesi orientasi
Ruangan tempat fi nalized; ruang berdasarkan jumlah orang untuk menjadi dan Koordinator
hadir Akreditasi
gerbang masuk tempat yang akan digunakan oleh relawan fi nalized
Rencana tempat tur

Menghasilkan daftar penempatan relawan dengan nama relawan ditugaskan
untuk setiap peran; memiliki salinan di sesi orientasi relawan sebagai proses
masuk; mengelola setiap relawan tidak hadir
Mengatur parkir relawan untuk sesi orientasi
Bekerja dengan Komite Akreditasi / Kredensial untuk mengatur akreditasi

melewati dikembangkan dan didistribusikan pada sesi orientasi
Memastikan ruang relawan memiliki papan tulis (dan spidol) bersama

dengan papan buletin (dan paku payung)
sesi desain pelatihan untuk meninjau setiap posisi sukarela
Memesan mikrofon nirkabel

shirt agar relawan golf (mendapatkan pra-persetujuan dari panitia acara untuk
warna dan logo sebelum memesan)
manajer media relawan dan relawan untuk mengembangkan paket
media untuk distribusi di acara (hard copy dan copy online)
relawan hiburan untuk mendapatkan hadiah untuk melemparkan ke dalam

kerumunan dan untuk hadiah hiburan
Mengatur parkir tiket untuk mendistribusikan kepada relawan di sesi
orientasi (menentukan jumlah lintasan yang diperlukan dan proses
distribusi)
Bersiaplah untuk membahas protokol darurat dan menghasilkan ditulis

gambaran lembar untuk distribusi
Mengatur sistem komunikasi relawan
86 C. Mallen
(Sejumlah ponsel) dan siap untuk menjelaskan bagaimana tanda-tanda
relawan keluar dan kembali ke sistem (yaitu jumlah ponsel) dan menyiapkan
daftar semua nomor ponsel dan nama dan gelar setiap orang yang memiliki
satu dari ponsel acara
Empat dan Agar Relawan Room Koordinator

setengah bulan Room yang akan dibentuk oleh 8 pagi Tanggal: ____ sebelum acara relawan dan
Venue Manajer
rak Coat 3 3 (untuk menahan 20 mantel per rack)
Delapan meja (10 / putaran; taplak meja putih) diposisikan
dalam dua baris dari empat ruang untuk relawan
Sepuluh kursi di setiap meja untuk total 80 kursi

Mengatur dua staf keamanan ditempatkan di luar pintu Relawan Room
untuk sesi orientasi dan tanggal acara (s)
shirt agar relawan golf (berdasarkan ukuran dari aplikasi relawan) dan
menetapkan proses distribusi)
Mengatur makanan dan minuman untuk Sesi Orientasi Relawan (akan

tersedia 45 menit sebelum memulai sesi orientasi untuk 60 orang, untuk
mencakup kopi / teh / jus jeruk / jus apel; empat jenis ns fi muf dan roti
tongkat; nampan buah dan nampan sayuran
Mengatur meja untuk makanan dan minuman: tiga 3 9 3 8 9 tabel, taplak

meja putih, basket pusat ( 3 3), tabel ditempatkan di dinding utara
Menghasilkan sebuah diagram yang menunjukkan meja di mana, rak

mantel, makanan, dll untuk diposisikan dalam kamar Relawan
Tiga seleksi relawan dan con fi knis Koordinator

bulan sebelum aplikasi Ulasan relawan dan seleksi kolam renang untuk acara relawan dan
semua anggota
relawan
Komite Relawan
Pilih enam rover relawan yang akan mempelajari semua peran dan
dapat fi ll di setiap kali diperlukan
Membagi daftar antara anggota panitia acara dan memastikan semua
relawan disebut
Membentuk daftar keseluruhan untuk con fi rm masing-masing relawan
partisipasi / con fi knis dan kehadiran mereka di sesi orientasi wajib relawan
Kirim semua relawan email con fi rming peran mereka, kesepakatan untuk
berpartisipasi dan rincian mengenai orientasi relawan tanggal sesi wajib,
waktu, lokasi, spesifik ruang fi c, pengaturan parkir,

Fakta bahwa kopi, teh, dll yang akan diberikan dan nama kontak acara /
informasi kontak
Mempersiapkan sejumlah isu seleksi relawan, seperti:
saya. Jika lebih dari cukup relawan tertarik yang tersedia, bagaimana
Anda akan menanggapi mereka tidak mendapatkan peran di acara
tersebut
ii. Menjaga sekelompok cadangan relawan dalam kasus mereka
dibutuhkan sebagai pengganti
Tiga minggu sesi orientasi relawan Event Coordinator

sebelum Relawan dan Venue
Tanggal:
peristiwa Manager dan
Waktu:
Koordinator Acara
Tempat:
Akreditasi dan
Kamar:
relawan
Kehadiran diperlukan dari ____ ke ____pm
Mempersiapkan:
Ruang untuk mendirikan dua sampai tiga jam sebelum sesi orientasi
(lihat persyaratan set-up dalam persiapan di atas)
Tempatkan di setiap kursi kartu informasi menyambut semua relawan untuk

relawan yang akan datang malam apresiasi; kartu untuk memasukkan
tanggal, waktu dan tempat; agenda untuk sesi orientasi
Tempatkan protokol darurat lembar di setiap kursi

Pastikan Komite Akreditasi diatur untuk mulai mengambil headshots dan
menambahkan informasi yang diperlukan untuk dicetak dan akreditasi
dilaminasi melewati 1 jam sebelum sesi orientasi; lanyard akan tersedia;
proses distribusi pra-didirikan
Memastikan bahwa staf keamanan di tempat 45 menit sebelum sesi

orientasi
Bertemu dan menyapa semua relawan saat mereka tiba
agenda orientasi:
1 Selamat datang dan perkenalan (meminta semua relawan untuk
masuk di samping nama mereka pada lembar relawan) 2 Ulasan peran
relawan (lihat daftar di bawah) sistem komunikasi 3 Relawan menjelaskan 4
protokol darurat dibahas (disediakan di
penulisan)
Proses 5 Ulasan untuk istirahat relawan selama acara 6 Fasilitas tur
Kode 7 Gaun dan distribusi golf relawan

shirt
8 Akreditasi distribusi 9 Parkir lulus
distribusi
88 C. Mallen
10 Diskusikan tiket relawan gratis; bagaimana
memesan dan mengambil tiket mereka 11 Diskusikan Apresiasi
Relawan Malam
Contoh peran relawan untuk ditinjau: Penyanyi Anthem - diberitahu tentang

waktu, con pengenalan rm fi untuk alamat publik (PA), di mana mereka berjalan
/ berdiri, arah muka, versi bilingual lagu diperlukan, di mana mereka pergi
setelah lagu, pre-event waktu check teknis dan situs di acara hari
tim tuan rumah - satu per tim; untuk memastikan tim tahu mereka
ditugaskan pemanasan dan permainan jadwal, dll
statistik Manajer - untuk mengumpulkan statistik tim pra-event, untuk

mendistribusikan statistik untuk media dan PA penyiar pada interval
preassigned selama acara berlangsung
Game Lembar Manajer - untuk mengelola penyelesaian dari Pejabat

permainan lembar untuk masing-masing tim dalam jangka waktu yang telah
ditentukan; informasi didistribusikan ke Media Manager
Media Manager dan relawan - untuk bertemu dan menyapa media yang
hadir, untuk mengembangkan dan mendistribusikan paket media, untuk
mengembangkan statistik acara dan mendistribusikannya secara tepat waktu
kepada media pada interval preassigned seluruh acara dalam bentuk cetak
dan melalui website; untuk membantu media dalam pengaturan mereka untuk
mewawancarai pelatih dan pemain
keamanan relawan - hanya untuk memastikan mereka dengan akreditasi

yang benar memiliki akses ke ruang relawan, kamar tim, ruang media, dll
relawan Hiburan - untuk mengamankan hadiah dan untuk merancang dan

melakukan fan hiburan selama timeout tim / antara kuartal dan selama
setengah-waktu; untuk bekerja secara langsung dengan alamat publik (PA)
penyiar untuk memastikan promosi diumumkan
Manajer Komunikasi: Jika radio dua arah yang tersedia, maka relawan harus
ditampilkan bagaimana menggunakannya. Jika tidak ada cukup radio untuk setiap
relawan, kemudian hanya menetapkan radio untuk para relawan yang Anda
menentukan membutuhkannya paling
saya. Pastikan relawan tinggal di kontak konstan dengan satu sama lain serta diri
sendiri
ii. Jika terjadi masalah apapun, pastikan mereka dikomunikasikan
satu sama lain segera

Proses untuk orientasi relawan bagi mereka hilang sesi persiapan:
Tempatkan salinan informasi orientasi relawan di website
Con fi rm kehadiran relawan yang tidak menghadiri sesi orientasi relawan

dan kemudian mengarahkan mereka ke situs orientasi situs informasi
Menjawab pertanyaan para relawan memiliki sesuai
Dua minggu Rencana Kontinjensi Manajemen Relawan

sebelum Pengembangan
peristiwa
Hasilkan Bagaimana jika skenario dan respon untuk setiap situasi:
Bagaimana jika relawan tidak muncul?

- Kereta tiga fl relawan oater yang siap untuk melakukan
salah satu dari daftar beberapa pekerjaan relawan
Bagaimana jika seorang sukarelawan tiba-tiba membawa anak-anak mereka
dengan mereka?
- Jika Anda dapat melakukan acara tanpa bantuan mereka, maka Anda bisa
memberitahu mereka bahwa anak mereka tidak bisa hadir
- Jika Anda memiliki tempat di mana anak bisa tetap diawasi, maka
mereka dapat meninggalkan anak mereka diawasi sementara acara
ini terjadi
Bagaimana jika mereka kehilangan mereka akreditasi atau golf relawan kemeja?
- Pastikan untuk menjaga kemeja ekstra dan akreditasi di tangan dalam

kasus mereka lupa
- Jika ada lebih dari satu jenis akreditasi, maka pastikan Anda memiliki
beberapa tambahan dari setiap jenis
delapan hari pemberitahuan pengingat relawan Koordinator

sebelum relawan
Mengirimkan email mengingatkan semua relawan tentang
peristiwa
acara, termasuk tanggal, waktu dan peran mereka dan fakta bahwa
informasi orientasi telah diposting di situs untuk meninjau mereka /
pengingat
Memperbarui mereka pada setiap informasi baru mengenai acara tersebut
90 C. Mallen
Lima hari Relawan Room persiapan fi nal
sebelum
Bersiaplah untuk posting di Volunteer Room papan buletin
peristiwa
gambaran dari masing-masing posisi sukarela (bahan referensi) - nama
negara relawan untuk menyelesaikan setiap tugas
Double-cek pada urutan untuk meja, kursi, makanan dan minuman, dan
peralatan komunikasi
Empat sampai enam Room relawan set-up

jam sebelum
Memposting semua ikhtisar pekerjaan tugas dengan nama
untuk acara
sukarelawan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan di papan pengumuman
Mengatur makanan dan minuman di ruang ganti untuk relawan
keamanan relawan Room ditempatkan di pintu masuk ruangan
Dua jam pertemuan relawan akhir

sebelum (Dibagi menjadi kelompok-kelompok relawan mereka)
peristiwa
Checklist digunakan untuk menunjukkan apakah semua relawan telah tiba
Jika relawan belum tiba, ganti dengan fl oater relawan
Distribusi sistem komunikasi relawan (sign-out daftar dimanfaatkan)
Koordinator tersedia di Relawan Kamar untuk pertanyaan dan untuk

mengelola isu-isu
Jawaban pertanyaan yang timbul
Satu dan Anthem cek teknis

setengah jam Penyanyi lagu dan manajer teknis untuk melakukan
sebelum cek teknis
peristiwa Tinjau dengan penyiar PA informasi pengenalan lagu penandatangan
untuk memastikan semua sudah benar
Bersiaplah untuk menggunakan lagu direkam harus ada salah
waktu acara Selama acara
Distribusi sistem komunikasi relawan ponsel
Daftar semua kontak dan nomor ponsel mereka disediakan dengan

ponsel
Memanfaatkan daftar relawan untuk memastikan bahwa semua yang
hadir dan dalam posisi; mengelola absen relawan
Memonitor aktivitas relawan; mengelola masalah yang timbul

istirahat Relawan:
- Pastikan relawan mendapatkan setidaknya satu istirahat selama acara
- Sempoyongan istirahat sehingga tidak semua relawan pada istirahat sekaligus
- Batas istirahat 15 menit

- Pastikan relawan tetap radio mereka dengan mereka selama istirahat
dalam keadaan darurat
Pada akhir Setelah acara

peristiwa
Relawan koleksi sistem komunikasi
Mengucapkan terima kasih dan mendorong kehadiran di

Volunteer Malam Apresiasi
Satu minggu Mendapatkan con Penegasan kehadiran untuk

post-event Apresiasi relawan Malam
Con fi rm hadir
menetapkan agenda
penghargaan rangka
Membentuk Master of Ceremonies untuk malam

persiapan lengkap untuk makanan dan minuman
Empat minggu Apresiasi relawan Malam

post-event
Room set-up:
Mengatur meja dan kursi
Memadamkan minuman dan makanan di meja camilan
rak mantel yang tersedia
Musik yang telah ditentukan; memiliki musik dan speaker siap untuk pergi
Master of Ceremonies brie fi ng:

gambaran tertulis dari detail acara (urutan speaker) dan waktu mereka,
bersama dengan spesifik pengumuman fi c harus dibuat disediakan untuk
Master of Ceremonies; Ulasan / dibahas secara lisan
Choice:
Bagikan penghargaan kepada masing-masing relawan
Gambar 5.2 Contoh rencana operasional 1: manajemen relawan acara (oleh Iain Sime)
92 C. Mallen
Tujuan perencanaan:
Tujuan 1: Untuk membangun stand informasi dalam hal lalu lintas tinggi daerah fi c untuk menawarkan tingkat tinggi layanan
pada acara dan informasi pariwisata untuk semua pelanggan. Tujuan 2: Untuk memberikan template perencanaan operasional
untuk dimanfaatkan untuk acara-acara yang diadakan secara tahunan.
Tujuan 3: Untuk siap dengan sistem komunikasi yang sangat baik untuk mengelola tidak biasa permintaan informasi.
Pre-event lokasi booth informasi

penentuan
Lokasi stand (di arena dan semua hotel key)
Pertimbangkan stand di lobi hotel dan lalu lintas tinggi daerah fi c satu
tempat
Hanya dibutuhkan dalam hotel VIP (yaitu pemain, media, pejabat, dll)
Jumlah stand per lokasi

Hotel memiliki satu bilik
tempat acara memiliki dua bilik informasi
stan informasi Bahan yang dibutuhkan untuk masing-masing booth informasi

set-up - bahan 1 3 6 atau 8 kaki meja (taplak meja)
wajib
2 kursi
Persediaan yang dibutuhkan pada setiap pusat informasi
Peta daerah untuk distribusi
Hiburan / tarik brosur
jadwal Pocket
Pertandingan jadwal promosi hari
panduan venue Arena
grafik tempat duduk, lokasi konsesi, lokasi merchandising, informasi
terkait lainnya
Restoran guide / bar
Alamat, nomor telepon, jam operasi, arah dari arena
jadwal turnamen
jadwal Pocket
fan gratis panduan
Termasuk informasi tim (statistik tim, pelatih, dll)
Daftar Pemain sheet tidak ditambahkan dalam buku kipas gratis 2011 dan
ini akan membuat penonton sangat senang; mereka tidak suka harus
membeli daftar nama lembar tambahan
Membuat brosur berita harian

Cerita dari game sehari sebelumnya
Acara untuk hari
promosi khusus harian
fitur pemutar

Stat lembar dari permainan / hari sebelum
Info tim (statistik, pemain, pelatih, dll)
Menyarankan penambahan bagian trivia di panduan fan bebas
Trivia bisa berada di:

latar belakang staf pelatih
Drafting situasi pemain
informasi unik
catatan sejarah turnamen
sejarah Arena
lokasi turnamen terakhir
catatan medali
informasi badan nasional
Masuk mengidentifikasi tabel sebagai Layanan Informasi
Komputer - dengan akses internet
Komunikasi radio / walkie-talkie (dengan headset sehingga tidak ada orang lain bisa
mendengar masalah yang sedang dibahas)
Di mana untuk menyimpan / radio mengisi ulang pada akhir malam
Akses ke steker listrik di meja
Pre-event penciptaan panduan informasi

panduan informasi Dapat digunakan sebagai bahan referensi untuk booth informasi
pengembangan
relawan
Fokus pada informasi c fi turnamen-spesifik, termasuk:
promosi turnamen
Apa yang terjadi menyangkut kegiatan lain, seperti kipas fest, Hockey Hall of
Fame pameran, dll
Setiap peristiwa unik atau menarik selama periode turnamen
Perayaan Malam Tahun Baru, permainan lainnya, dll

lokasi Merchandise
Internasional merchandise, pusat perbelanjaan, dll
Arah ke lokasi dari arena
sistem transportasi
Bus, monorel, kereta api, taksi, dll
Harga per perjalanan
Media / angkutan fi pejabat

Lokasi pick-up dan drop-off kali
Tempat untuk melewatkan waktu antara permainan tapi dekat arena
Lokasi ATM di arena
Bagaimana dan di mana untuk membeli tiket dan menjual tiket
kebijakan turnamen
sistem poin
Play-off aturan
aturan lembur
Termasuk script game untuk semua game
Hal ini akan memungkinkan relawan untuk menjawab pertanyaan
tentang kegiatan istirahat
94 C. Mallen
Sertakan selembar kertas untuk membuat daftar semua pertanyaan yang tidak bisa
dijawab oleh peserta stan
Jadwal lokasi, pergeseran dan nama relawan untuk seluruh turnamen
Informasi kontak untuk semua peserta stan informasi

Nama dan nomor ponsel
Informasi pencipta panduan informasi

jasa - (Enam diperlukan sebelum turnamen, tetapi juga dapat digunakan
peran relawan sebagai Informasi Booth Peserta)
Penelitian area lokal dalam bidang berikut:

Turnamen-spesifik promosi
Fan fest, dll
Setiap peristiwa unik atau menarik selama periode turnamen
Perayaan Malam Tahun Baru, resor ski, dll

lokasi Merchandise
Internasional merchandise, pusat perbelanjaan, dll
sistem transportasi
Bus, monorel, kereta api, taksi, dll
Media / angkutan fi pejabat
peserta stan informasi

(Dua relawan per shift -. Booth terbuka 1 jam sebelum waktu pertama pertandingan dan
ditutup 30 menit setelah pertandingan terakhir)
Stand harus selalu memiliki satu relawan umum dan satu relawan lokal
relawan Umum ( 1 per booth untuk setiap shift)
Pengetahuan tentang panduan informasi

Pengetahuan tentang daerah adalah aset
25 relawan umum yang dibutuhkan
relawan lokal ( 1 per booth untuk setiap shift)
Harus penduduk daerah

Pengetahuan tentang daerah ini penting
Restoran, bar, sistem transportasi, jarak dan waktu perjalanan, dll
25 relawan lokal yang dibutuhkan
Informasi handout pra-pelatihan

layanan relawan bentuk ketersediaan pergeseran online
pelatihan -
Buat jadwal pertandingan dengan semua pergeseran yang mungkin
pra-pelatihan
Memudahkan para relawan untuk memeriksa off yang
penentu
menggeser mereka dapat bekerja
Turnamen 2011 digunakan www.leaguetoolbox.com

Dibantu dengan penjadwalan

Setiap relawan bisa melihat setiap shift dan memeriksa ketersediaan
mereka
Dapat kembali dan mengubah ketersediaan
Memiliki semua relawan memberikan informasi kontak mereka selama turnamen
Informasi ini akan dimasukkan dalam buklet informasi untuk memungkinkan

kontak antara semua relawan layanan informasi
Setelah turnamen, semua informasi pribadi akan hancur
Peran relawan dan tanggung jawab outline

tanggung jawab relawan detail, siapa mereka melaporkan kepada, bagaimana
menghubungi orang tersebut
Menentukan bahwa semua relawan harus tersedia selama minimal 20 jam

selama turnamen
Hal ini untuk memastikan orang tidak secara sukarela untuk satu shift
untuk mendapatkan seragam turnamen
Sukarelawan informasi seragam
Membutuhkan semua relawan untuk memilih ukuran pakaian mereka (membangun
sebuah situs web untuk mengelola kegiatan ini)
Detail warna celana dan gaya sepatu relawan harus mengenakan
selama pelatihan inklusi sesi pelatihan

sesi
tur Site
Area penting di tempat
Check-in kamar
Ruang media
daerah pick-up Shuttle
Lokasi stand informasi
Lokasi pusat pengiriman
tata letak umum bangunan dan tempat duduk
Check-in gambaran proses
Tentukan berapa jam sebelum setiap menggeser relawan harus tiba
Tentukan pintu luar untuk masuk

Menunjukkan di mana foto akan diambil untuk kredensial
Menunjukkan di mana untuk menerima kepercayaan dan voucher makan
Kredensial harus terlihat di sepanjang waktu ketika di dalam venue
Relawan hanya menerima voucher makan jika mereka bekerja shift 6 + jam
TANYA JAWAB handout
Buat daftar pertanyaan yang sering diajukan dari turnamen tahun lalu
Berikan setiap relawan salinan dan memberitahu mereka untuk membaca

pertanyaan dan mengetahui jawaban yang berkaitan dengan kota dan daerah terkait
96 C. Mallen
Topik lain meliputi:
Perkenalan dari orang-orang penting
Orang-orang yang akan tersedia untuk informasi layanan relawan
Bagaimana menghubungi orang-orang ini
stand informasi
Siapa yang akan mendirikan stan di awal turnamen
Bagaimana akan meninggalkan pada akhir malam

bahan apa yang harus di setiap meja setiap saat
Cara mendapatkan bahan diisi ulang sebelum, selama dan setelah
pergeseran
Cara menghubungi masing-masing departemen (yaitu pusat
pengiriman, layanan venue, staf media, dll)
Bagikan seragam
Re-detil kode seragam (yaitu warna celana dan gaya sepatu)
Bagikan jadwal kerja

Game relawan akan bekerja dan waktu pergeseran
Bagikan parkir pertama-shift lewat

Selama setiap pergeseran ini check-in, para relawan akan menerima
izin parkir baru
Parkir harus bebas untuk semua relawan
Pasca-pelatihan Koordinasi dengan Komite Akreditasi

sidang
Kirim daftar Komite Akreditasi informasi
koordinasi
layanan nama relawan, informasi kontak dan jadwal
Masalah yang berkaitan dengan masalah khas
informasi
pertanyaan umum ditanyakan pada turnamen Buffalo:
jasa
Bagaimana saya bisa menghubungi layanan media, jasa venue, Komite
Transportasi, Komite Akreditasi, dll?
Bagaimana proses untuk menangani permintaan Media?

Misalnya, jika media outlet diminta transportasi ke lokal situs 45 menit.
sebelum waktu permainan untuk menembak pembukaan video, bagaimana
ini dikelola?
Apa kedekatan bus rute, monorel, layanan taksi dan angkutan ke arena?
Dapatkah saya berjalan ke arena dari hotel-hotel besar?

Seberapa sering angkutan meninggalkan hotel?
Siapa yang diizinkan untuk naik angkutan?
Dimana saya dapat membeli barang dagangan internasional (terutama untuk
negara-negara selain Kanada / Amerika Serikat)

Persediaan di stan kehabisan
Perlu memiliki sistem komunikasi yang efektif di tempat dalam rangka untuk
mengisi bahan ketika mereka rendah
bahan stan informasi perlu diisi ulang sebelum memulai setiap hari
peserta stan informasi perlu memberi tahu atasan melalui radio ketika
pasokan semakin rendah
Penyimpanan semalam bahan booth informasi
Ada kebingungan di Buffalo seperti apa relawan seharusnya dilakukan dengan
bahan stan informasi di akhir malam
seragam
Ada kurangnya seragam yang diberikan kepada relawan yang bekerja di arena
Memesan suf fi sejumlah efisien seragam

Satu untuk setiap sukarelawan dan beberapa tambahan untuk keadaan
darurat
Akreditasi
Selama turnamen, relawan harus kembali akreditasi mereka setiap malam
sebagai relawan booth informasi diserahkan setiap hari
Memiliki foto relawan di credential mereka sendiri

Jauhkan foto di fi le tapi mendapatkan mandat baru berwarna pada awal
tiap shift
Barang dagangan
Ada kurangnya barang dagangan internasional yang dijual di tempat acara
Memesan berbagai macam barang dagangan internasional

The sedikit barang dagangan internasional yang ada telah terjual dengan
sangat cepat
Memesan dalam jumlah besar barang dagangan internasional
The fl ag salah pada semua barang dagangan yang memiliki setiap tim fl
ag
Pastikan bahwa semua ags fl benar sebelum membuat merchandise
Informasi relawan
jasa
Memiliki layanan informasi dan relawan transportasi
rekomendasi lebih akrab satu sama lain, peran yang mereka mainkan dan
cara menghubungi satu sama lain

Memiliki relawan lokal di masing-masing booth - spesifik pertanyaan c ditanyakan
dan relawan harus tahu daerah intim
Memiliki relawan akrab dengan tempat dan turnamen format - secara khusus, sistem
poin dan di mana tim diposisikan pada saat tertentu
Pastikan semua relawan yang bekerja informasi
98 C. Mallen
bilik menghadiri orientasi pelatihan. Mengatur sesi pelatihan sekunder untuk mereka
yang merindukan orientasi pelatihan pertama, atau mempertimbangkan tidak
memanfaatkan siapa saja yang tidak bisa menghadiri orientasi (hilang orientasi ini
biasanya berarti bahwa mereka tidak dapat membantu dengan pertanyaan)
Memastikan kemampuan untuk masing-masing stand relawan untuk dapat

berkomunikasi dengan mudah (yaitu melalui walkie-talkie), dan bahwa para relawan
telah dilatih pada protokol sistem komunikasi
Penting untuk mengetahui berjalan jarak dan waktu untuk Speci lokasi fi c
bahan meja informasi
Memberikan lembar daftar, terutama untuk rendah-pro fi le game
Tidak banyak yang dibeli, dan ini akan membuat fans senang
Mungkin memberikan laba fi untuk amal, jika lembar daftar tidak diberikan
Gambar 5.3 Contoh operasional rencana 2: acara manajemen layanan informasi (oleh Meredith
Macdonald dan Mike Kitchen)
Tujuan Untuk membuat program dimana mereka membeli tiket acara dapat:
(A) menyumbangkan tiket untuk keluarga militer

(B) menyumbangkan tiket pre-membentuk tim hoki minor (c) menjual kembali tiket
Sebuah sistem database yang akan didirikan untuk memantau, melacak dan mengelola
sumbangan dan program yang dijual kembali sistem
Pre-event Mengapa menyumbang?
pelaksanaan 1) sudut pandang pemilik Tiket:
Sebuah. penerimaan pajak
b. swag Gratis
c. nilai tambah / eksklusivitas
d. kemauan baik
e. Berbagi game (cara mudah untuk tiket fl oad)
2) Organisasi sudut pandang:

Sebuah. Tanggung jawab sosial perusahaan
b. kemauan baik

c. Alat untuk mencapai tujuan (isian semua tempat untuk semua game)
d. pendapatan konsesi meningkat
e. Publisitas acara
f. Memperkenalkan lebih banyak orang untuk permainan / acara
Penciptaan dua (2) program donasi:
1) sumbangan Militer dan sumbangan tim hoki minor

2) Kebijakan program donasi (yang dapat memberikan, berapa banyak mereka dapat memberikan, bagaimana
memberikan)
3) Bagaimana tiket diambil dari pemegang tiket saat ini dan didistribusikan kepada
pemenang lotere?
program donasi militer:
1) Apa yang militer senjata untuk bermitra dengan?

Sebuah. basis lokal
2) Tema program donasi

Sebuah. Ide ide:
saya. Katakanlah berkat militer

ii. Berikan kembali kepada mereka yang memberikan paling
b. Yang menerima tiket disumbangkan?

c. Dua tiket per orang per game (tergantung ketersediaan) untuk anggota dari salah satu
basis bermitra.
3) Tiket:
Sebuah. Tiket didistribusikan melalui kehendak-panggilan dengan bukti identifikasi
Minor program donasi hoki:
1) organisasi Apa yang akan tiket akan disumbangkan ke?

Sebuah. Terpilih tim hoki minor (pemain usia 12 dan di bawah)
2) Tema program donasi

Sebuah. Ide ide:
saya. Membuat mimpi yang menjadi kenyataan
ii. Ingat ketika Anda masih kecil?

aku aku aku. Berapa banyak akan hal ini berarti untuk Anda?
iv. "Mengembalikan"
kriteria untuk Proses komunikasi:

distribusi
Berkomunikasi dengan hoki militer dan minor untuk mengungkapkan kriteria kualifikasi untuk
menerima paket tiket disumbangkan. Memiliki pertemuan terpisah dengan masing-masing pihak
sumbangan untuk mengekspresikan kebijakan dan peraturan ini
1) Harus memiliki kontak dengan semua pihak yang terlibat selama jam kerja (menjelang
turnamen) dan melalui akhir pertandingan terakhir (selama turnamen)
100 C. Mallen
2) Tiket harus didistribusikan sesuai dengan kriteria dan peraturan yang selama
pertemuan dan disediakan dalam tulisan di dari Pejabat kop surat
Kriteria yang disarankan:
Disarankan bahwa setiap pertandingan turnamen ditugaskan ke salah satu berpartisipasi

organisasi amal. Proses ini akan memastikan efisiensi dalam mendistribusikan tiket dan
memastikan semua tiket didistribusikan diklaim. Ini akan menghasilkan paling sedikit beban
kerja untuk staf saat ini, sementara memastikan bahwa program donasi menjunjung tinggi
integritas dan tujuan Diindikasikan bawah ini adalah disarankan lolos kriteria pemilihan untuk
setiap program
Program militer:
1) Dua tiket per orang untuk satu pertandingan (hanya dapat menerima tiket untuk satu
pertandingan selama turnamen)
2) Harus saat ini terlibat dengan militer dan disajikan dalam 18 bulan sebelum Desember
3) Harus dapat menghadiri pertandingan jika menerima tiket
Program hoki kecil:
1) Harus saat ini didaftarkan dengan minor Hockey Association sanksi dalam provinsi acara
2) Harus usia 12 atau di bawah tanggal 31 Desember

3) Harus dapat menghadiri pertandingan untuk menerima tiket
Tiket proses distribusi:

distribusi
1) Sebelum distribusi tiket:
Sebuah. Buat kemitraan dengan pangkalan militer lokal, asosiasi hoki lokal
b. Memasarkan program (wawancara, kemitraan, iklan layanan masyarakat)
2) Buat bentuk donasi online:

Sebuah. Donor untuk menunjukkan sebagai berikut:
saya. Permainan
ii. Tiket (kursi, lorong, bagian)

aku aku aku. Yang untuk disumbangkan ke (militer, hoki minor)
iv. Disumbangkan oleh (anonim, nama, nama Anda, dll)

. V Proses:
1. Apa yang terjadi dengan tiket?
2. Di mana mereka pergi?
3. Tiket akan ditandai sebagai sumbangan; tidak ada pengembalian uang
4. Informasi tentang Hockey Militer dan Kecil

5. Mengapa menyumbangkan?
6. insentif Donasi

3) Distribusi Tiket:
Sebuah. Menerima organisasi untuk setiap permainan diceritakan jumlah tiket yang mereka
dapat menerima
b. Organisasi memberikan turnamen dengan jumlah orang yang dapat menghadiri
pertandingan. Nama-nama orang-orang ini dikumpulkan dan disusun. Nama-nama
yang diberikan kepada kehendak-panggilan pada hari pertandingan
c. Will-panggilan mendistribusikan tiket untuk individu pada daftar. Individu yang

bertanggung jawab untuk menyediakan sepotong identifikasi untuk mengklaim
tiket
saya. Catatan: Ketika tiket didistribusikan kepada anak-anak, organisasi dari mana
anak-anak ini menerima tiket juga harus memberikan nama wali anak. wali akan
mengklaim tiket dari kehendak-panggilan
4) Selama turnamen:
Sebuah. Hal ini mendorong bahwa individu menyumbangkan tiket 48 jam sebelum
pertandingan. Namun, ini tidak selalu mungkin
b. Memiliki individu pada staf untuk menangani distribusi tiket-menit terakhir. Tiket ini
tidak perlu pergi ke organisasi yang ditugaskan untuk permainan itu; Namun, hal itu
harus mendapat prioritas. Dalam hal organisasi ditugaskan tidak dapat
menggunakan tiket, itu lebih penting bahwa tiket didistribusikan, diklaim dan
digunakan. Dalam hal ini, menyumbangkan tiket untuk bermitra organisasi amal lain
insentif untuk Nilai:

menyumbangkan Program Harus menciptakan nilai bagi pemegang tiket untuk menyumbangkan tiket sebagai lawan
untuk menjual
1) Jelajahi kemungkinan menerbitkan penerimaan pajak berdasarkan nilai nominal tiket.
Sebuah. Mendorong tiket pemegang kursi lebih mahal untuk menyumbangkan. Menutup
kesenjangan pada nilai antara tiket disumbangkan kurang dihargai
b. Proses penerimaan pajak masalah yang akan didirikan
2) Setiap orang yang menyumbangkan tiket menerima surat ucapan terima kasih setelah
selesainya turnamen. Surat itu harus mencakup:
Sebuah. Indikasi mana tiket disumbangkan

b. Hasil dari program ini
c. Dampak dari turnamen itu sendiri
d. tiket gratis atau sangat tiket untuk acara masa depan
3) Insentif berdasarkan jumlah tiket yang disumbangkan:

Sebuah. Setiap set tiket disumbangkan mendapatkan donor tingkat lain insentif:
saya. 1 pasang - akses kepada pihak donor dan orang-orang
102 C. Mallen
menerima tiket disumbangkan. (1 Januari adalah hari off untuk turnamen di
Buffalo. Hal ini menciptakan peluang untuk meningkatkan pendapatan pada hari
off)
ii. 2 pasang - partai, botol air bebas
aku aku aku. Dan lain-lain
Staf fi ng Daftar pekerjaan potensial:
1) Penciptaan dari situs (dengan Ticketmaster) untuk memungkinkan tiket pemegang untuk
mengirimkan tiket ke donasi
2) Memantau dan mengelola tiket yang disumbangkan
3) Penghubung antara tiket dan pasangan menerima
4) Pemasaran program
5) Mengelola database:
Sebuah. Orang-orang yang menyumbangkan tiket (untuk ucapan terima kasih dan tujuan insentif)
b. Orang-orang yang menerima tiket (untuk peluang masa depan potensial)
6) Mengkoordinasikan dan mendistribusikan insentif (terima kasih surat, penerimaan pajak, pihak
potensial, barang curian, dll)
7) Distribusi tiket (monitor, mengelola, melaksanakan)
8) Evaluasi program pasca-acara
Satu individu untuk mengkoordinasikan distribusi semua tiket disumbangkan
Pemasaran Sasaran pasar:
Fokus pemasaran di pemegang tiket saat ini
1) Fokus pada alasan untuk menyumbangkan:
Sebuah. penerimaan pajak
b. Insentif (value) untuk menyumbangkan
c. kemauan baik
2) Buat tema untuk program:

Sebuah. Militer
saya. Katakanlah berkat militer

ii. Berikan kembali kepada mereka yang memberikan paling
b. hoki minor
saya. Membuat mimpi yang menjadi kenyataan
ii. Ingat ketika Anda masih kecil?

aku aku aku. Berapa banyak akan hal ini berarti untuk Anda
iv. "Mengembalikan"
3) tahap kedua dari rencana pemasaran adalah untuk menjangkau populasi umum
Sebuah. Gunakan alat pemasaran 3 dan 4 untuk mencapai tujuan
alat pemasaran:
1) pengumuman pelayanan publik

2) Email kepada semua pemegang tiket saat ini
3) mitra Broadcast
4) Wawancara (TV, radio, telepon, dll)
database Tujuan:
Database yang akan digunakan tidak hanya untuk turnamen saat ini tetapi potensi untuk digunakan di
masa depan dalam acara-acara lainnya mengenakan oleh Hoki Kanada
Tujuan dari database untuk memastikan kontak yang konstan dengan konsumen saat ini,
dengan tujuan isian semua tempat untuk semua konten game database dikumpulkan
melalui:
1) Semua orang yang mendaftar untuk undian

2) Semua orang yang menggunakan situs dijual kembali
3) Semua orang yang menggunakan situs donasi
4) Orang yang menerima tiket disumbangkan

5) Semua orang yang berlaku untuk menjadi relawan
Pelaksanaan Proses:
Melaksanakan proses sebagaimana dijelaskan dalam program. Ikuti petunjuk

stepby-langkah untuk setiap bagian:
1) Membangun kemitraan yang diperlukan untuk mengatur halaman web dan lengkap
set-up dari halaman web
2) Tunjukkan mengemas pemegang kehadiran halaman web / Program dan
peluncuran halaman web
3) halaman web Pasar dan program donasi untuk masyarakat umum
4) Mengoperasikan dan mengelola halaman web dan Program

5) Evaluasi Program, menilai kelangsungan hidup masa depan dan meningkatkan yang diperlukan
Evaluasi Kriteria:
Mengevaluasi bidang-bidang berikut:
1) Bagaimana set-up halaman bekerja:

Sebuah. Mudah dinavigasi
b. Mudah untuk mengatur
c. Layak
2) Jumlah tiket disumbangkan:

Sebuah. Apakah pemegang tiket menyumbangkan sejumlah berharga dari tiket?
b. Militer
c. hoki minor
3) Pertumbuhan Database:
Sebuah. Apakah ada signifikan penambahan ke database?
4) Apakah insentif sumbangan memberikan nilai?
104 C. Mallen
5) Berapa banyak pekerjaan itu program ini untuk militer dan kecil Hockey Association?
6) Bagaimana koperasi adalah mitra donasi?

7) viabilitas Masa Depan?
Sebuah. Keberhasilan
b. Kegagalan
c. rekomendasi masa depan
Gambar 5.4 Contoh operasional rencana 3: donasi tiket acara dan manajemen program penjualan kembali (oleh
Ian Phillips dan Matt Hill)
Mengangkut Set-up diperlukan untuk perintah pusat kantor

perintah Tabel (2 tabel, 8 9)
pusat Taplak meja (2; putih) Kursi (3-4
kursi) Akses Internet
Komputer (minimal 1; disukai 2 laptop) outlet listrik
listrik bar listrik sebagai pelindung gelombang untuk Whiteboard laptop (2) dan
spidol whiteboard
Situs untuk kendaraan di pusat komando

Ukuran ruangan yang dibutuhkan (untuk menahan 1-3 orang) Lokasi (membutuhkan tempat di
mana kendaraan transportasi dapat diparkir di malam hari, dan di mana driver relawan dapat
memarkir kendaraan mereka saat bekerja sebagai sopir angkutan) Kemudahan akses (akses
mudah ke kendaraan dan untuk kendaraan untuk memulai rute mereka) Dekat dengan bidang
utama lainnya / dari fi ces Keamanan diperlukan di situs ini setiap saat
Perintah persyaratan administrasi di pusat komando

pusat relawan Relawan di pusat komando
tanggung jawab
Dua relawan yang dibutuhkan di pusat komando setiap saat (3-4 jam sebelum
pertandingan sampai 1,5 jam setelah pertandingan terakhir) untuk mengelola semua
kegiatan komunikasi dan administrasi termasuk yang berikut:
Desain dan mengelola kendaraan masuk sheet:

Semua driver harus masuk dan diberi periode kendaraan, rute dan waktu
Desain dan mengelola log pengemudi:

Rekaman tingkat jarak tempuh dan gas

Mengelola permintaan pick-up khusus:
Perlu dicatat dalam permintaan log khusus
Kebutuhan akan ditentukan siapa yang diizinkan untuk membuat permintaan khusus. VIP?
Dari Pejabat? Media?
Perlu menentukan proses untuk menetapkan driver untuk permintaan khusus
sheet pelacakan penerimaan:

Driver perlu fi tangki ll dan dikembalikan; mungkin memberikan setiap pengemudi $ 100 di
muka
Sebuah kotak uang tunai atau aman harus digunakan untuk menyimpan semua uang yang aman
Kas akan diperlukan untuk membayar driver untuk biaya transportasi
Hanya satu orang harus melacak ini sehingga tidak ada kebingungan dan tidak ada
uang pergi hilang
Menentukan apakah driver dapat diganti segera setelah shift mereka
catatan Driver - Fotokopi SIM G dari semua driver:
Salin disediakan untuk: _____

batas waktu: ____
Kerahasiaan catatan yang akan didirikan (yang memiliki akses; kapan mereka akan robek?)
Menentukan apakah driver akan memerlukan salinan bukti asuransi
kebutuhan komunikasi di pusat komando
Walkie-talkie:
Buat daftar orang-orang berada di walkie-talkie:
Pengiriman
semua driver
Layanan Info bilik
Tuan rumah event coordinator
tim tuan rumah
Agar walkies-talkie
24 dibutuhkan untuk transportasi
baterai ekstra - order 1 per walkie talkie
pengisi - order cukup untuk memastikan semua walkie talkie dibebankan semalam
headset - 1 per walkie talkie

headset direkomendasikan sehingga masyarakat umum tidak mendengar apa yang
terjadi di lebih dari walkie-talkie
protokol untuk digunakan walkie-talkie yang akan didirikan dan diberikan kepada
driver secara lisan dan tertulis (untuk referensi) OR, bukan walkie-talkie:
Menyarankan penggunaan sistem ponsel

Perlu menetapkan daftar nama dan nomor sel dan pastikan semua yang perlu daftar
memiliki satu
Tentukan pembayaran untuk penggunaan telepon seluler sebelum acara
106 C. Mallen
anggota transportasi yang perlu dimasukkan dalam sistem ponsel meliputi:
pusat komando
driver bus tim
tim tuan rumah
driver Shuttle
Polisi perwira / stasiun
Pertimbangkan termasuk layanan informasi (karena mereka adalah titik orang untuk
menyediakan informasi)
Whiteboard (2):
Satu papan untuk menyatakan informasi berikut:
van tim dengan host
nomor kendaraan
nama host
Route bahwa mereka berada di
Dewan lainnya menyatakan sebagai berikut:

Masing-masing tim
Hotel mereka tinggal di

Hotel nomor telepon
Praktek dan permainan jadwal
Lokasi untuk permainan dan praktik tim
Jadwal:
Jadwal pertandingan harus diajukan dalam pusat komando untuk referensi cepat
Jadwal shuttle Media harus dipasang di pusat komando untuk referensi cepat
Tim Outsource persyaratan bus tim ke perusahaan bus:

angkutan: Ukuran kendaraan (52-kursi bus)
bus tim 1 bus yang dibutuhkan untuk masing-masing tim
# hari yang dibutuhkan

Mileage pra-ditentukan
(Yaitu dapat bus digunakan untuk wisata tim wilayah tersebut?)
persyaratan asuransi
aturan bus tim yang akan diberikan kepada tim (secara tertulis):
Ketika bus akan diberikan kepada masing-masing tim (yaitu bus mengambil tim di
bandara pada saat kedatangan mereka)
Mana bus dapat mengambil tim (yaitu pengaturan mereka butuhkan untuk membuat harus
mereka naik bus untuk tur daerah)
Jika tim ingin datang di awal, mereka akan diminta untuk membayar hari ekstra untuk
yang akan mereka butuhkan bus
Pembayaran untuk hari ekstra menggunakan bus harus dibuat terlebih dahulu sehingga
tidak ada tim bisa pergi tanpa membayar
paket sopir bus harus mencakup:

Jadwal permainan tim

Jadwal latihan tim
Lokasi permainan dan praktek
Kontak dalam keadaan darurat untuk:
pusat komando
tuan rumah tim
Shuttle penyewaan Shuttle kendaraan:

angkutan Ukuran kendaraan shuttle yang akan ditentukan
digunakan 15-seaters untuk permainan pejabat
7-seat Mini van untuk angkutan Media

Jumlah kendaraan shuttle yang akan ditentukan
4 angkutan untuk game pejabat
5 Media angkutan keluar pada waktu sebelum pertandingan ditambah bus
55-penumpang
Catatan: permainan dengan yang diharapkan kehadiran yang tinggi mungkin memerlukan lebih banyak angkutan untuk
keluar pada satu waktu
Catatan: jika bus 55-penumpang untuk membawa kurang dari 10 orang, adaptasi apa
yang akan diperlukan dalam sewa pesawat ulang-alik dan jadwal?
Tanggal akan tersedia

asuransi diperlukan
usia minimum driver
SIM diperlukan untuk mendorong shuttle bus ukuran ini
rute antar-jemput:
Rute ke ditentukan (dari masing-masing hotel yang dipilih untuk situs kompetisi)
- -rute alternatif untuk yang telah ditentukan

Seberapa sering pesawat akan tiba di salah satu situs?
driver Shuttle relawan:

Relawan harus diamankan (perlu satu untuk setiap pesawat ulang-alik dan # panggilan
harus mereka perlu diganti untuk alasan apapun)
Proses didirikan untuk memeriksa status SIM mereka (dan copy terus fi le)
Apa jenis bentuk akan driver shuttle harus menandatangani sebelum memulai peran mereka
(yaitu menjamin bahwa mereka memiliki SIM yang masih berlaku dan memenuhi syarat oleh
hukum untuk mendorong ukuran kendaraan yang dipilih, dll)?
aturan antar-jemput:
Yang memiliki akses ke layanan antar-jemput?

(Yaitu angkutan adalah untuk VIP, media dan permainan pejabat yang tidak ingin
memanfaatkan kendaraan mereka sendiri)
Apa identifikasi diperlukan untuk mengakses layanan antar-jemput?
Setiap individu menggunakan pesawat harus memiliki akreditasi yang tepat
108 C. Mallen
Apa sistem komunikasi yang tersedia untuk mengakses layanan antar-jemput untuk
mengelola masalah?
Semua layanan driver, perintah pusat dan info stand harus memiliki walkie-talkie
untuk berkomunikasi masalah
Daftar individu terakreditasi diperbolehkan untuk menggunakan sistem shuttle perlu diatur
dalam batu sehingga jelas siapa yang bisa dan tidak bisa menggunakan pesawat
Catatan: Ini adalah proses yang perlu dikelola, karena beberapa orang akan ditambahkan
setiap hari atau pada menit terakhir. salinan terbaru dari individu terakreditasi diperbolehkan
untuk menggunakan kebutuhan shuttle yang akan diberikan kepada setiap situs
Catatan: Beberapa permainan pejabat lebih memilih untuk memiliki kendaraan untuk diri mereka
sendiri daripada berbagi dengan individu terakreditasi lainnya. Perlu untuk menentukan apakah ini
akan diizinkan atau jika mereka akan diminta untuk berbagi
Penyediaan informasi peristiwa yang akan diposting di setiap kendaraan

antar-jemput mencakup:
jadwal pertandingan
jadwal Shuttle
Angkutan pelatihan pengemudi

relawan: Tanggal:
latihan Waktu:
Site:
Peserta: semua driver
Melakukan sesi sopir shuttle relawan pelatihan untuk memberikan gambaran dari
acara:
- Memberikan jadwal pertandingan dan jadwal praktek
- Diskusikan masuk dan keluar persyaratan untuk driver untuk mendapatkan
kendaraan shuttle
- Tinjau aturan shuttle (lihat aturan yang dinyatakan di atas)
- Memberikan informasi kontak
- Diskusikan sistem komunikasi
- Diskusikan prosedur darurat dan mendistribusikan formulir laporan darurat
- Garis logistik untuk rute / tanggal / persyaratan

- Memberikan informasi tentang seragam pelatihan relawan, akreditasi relawan
dan makanan relawan
pelatihan komunikasi untuk relawan transportasi

Membuat dan mendistribusikan daftar nama kunci kontak / informasi
Di mana / kapan untuk mendapatkan walkie-talkie
Walkie talkie protokol (bagaimana mereka menghubungi pengiriman? Apa kata-kata yang
tepat dan terminologi untuk menggunakan di radio?)

Logistik pelatihan bagi relawan transportasi
manajemen darurat (proses yang ada dalam tulisan)
Formulir untuk melaporkan insiden
Route / tanggal / persyaratan waktu

Berjalan-melalui dari mana driver shuttle akan mengambil dan drop off orang. Ini lokasi
yang tepat akan memastikan konsistensi
Jika pick-up dan drop-off lokasi berubah sewaktu-waktu, rencana perlu diletakkan di
tempat untuk berkomunikasi dengan semua driver untuk memberitahu mereka tentang
perubahan
Apa individu terakreditasi mereka diizinkan untuk mengambil
Maps diberikan kepada semua driver dalam kasus yang mereka butuhkan untuk mengubah rute
Bagaimana jika pengemudi tidak bisa menghadiri sesi latihan?

Apakah ada sesi latihan alternatif?
Apakah mereka akan menerima instruksi pada saat kedatangan untuk shift pertama?
Apakah mereka tetap diizinkan untuk menjadi relawan?
Dapatkah seseorang melatih mereka di tempat?

Apa kewajiban jika mereka tidak pergi melalui sesi pelatihan yang tepat?
Catatan: Direkomendasikan bahwa relawan layanan informasi juga terlibat dalam pelatihan
ini sehingga mereka memiliki info dan transportasi yang sama dan dapat memberikan info
yang akurat kepada siapa pun mendekati stand mereka
seragam relawan transportasi

Ukuran seragam untuk setiap relawan harus ditentukan selama proses aplikasi relawan
Seragam dapat dijemput di sesi latihan

Jika seorang individu tidak menghadiri sesi latihan, pengaturan alternatif perlu
dibuat untuk individu untuk mengambil seragam
akreditasi relawan transportasi

melewati akreditasi dapat dijemput oleh semua anggota pada saat kedatangan untuk pergeseran
pertama fi mereka
Harus ada seseorang di pusat komando yang bertanggung jawab untuk

mendistribusikan akreditasi lolos ke semua relawan transportasi
Driver harus di situs setidaknya satu jam sebelum pergeseran pertama fi mereka untuk
mendapatkan akreditasi mereka
makanan relawan transportasi

voucher makan untuk diberikan hanya untuk relawan yang telah bekerja dua shift
(delapan jam shift)
Harus ada seseorang di pusat komando yang bertanggung jawab untuk
mendistribusikan voucher makan untuk Speci relawan fi kasi
voucher makan tidak harus dibiarkan tanpa pengawasan untuk mengontrol berapa
banyak didistribusikan
110 C. Mallen
masalah transportasi
dalam koordinasi:
1 Koordinasi Pastikan tim juru / host memiliki informasi transportasi antara

dan nomor kontak untuk menggunakan untuk mengelola masalah transportasi
personil transportasi
dan komponen acara
lainnya
2 Shuttle Membangun proses yang konsisten untuk mengelola antar-jemput setiap
kerusakan masalah mekanis
3 Juru Membangun sebuah sistem untuk dapat memperoleh akses ke juru tertentu setiap saat
selama acara
4 pengawalan polisi Bertemu dengan departemen kepolisian setempat mengenai: dan jalan
pengawalan polisi - bus tim dikawal oleh polisi dari
blok Hotel ke arena
blok jalan - bus tim dan driver shuttle perlu dibuat menyadari apa yang akan memblokir
jalan-jalan off dan ketika jalan tersebut akan diblokir sehingga mereka dapat menyesuaikan
rute mereka sesuai
Memastikan bahwa semua perwira memiliki informasi yang sama mengenai pengawalan dan
blok jalan
Transportasi Insiden Formulir Laporan
Nama:
Jabatan:
Tanggal:
Waktu:
Lokasi:
Penjelasan Insiden:
Gambar 5.5 Contoh operasional rencana 4: manajemen transportasi event (oleh Matt Darte)

Bagan berikut menawarkan contoh rencana operasional acara. rencana tertentu ini menguraikan contoh rincian operasional
untuk fungsi perhotelan untuk elit National Collegiate Athletic Association (NCAA) Pria Basketball Championship, Round 2,
diselenggarakan di San Jose, California. Acara ini memiliki jadwal empat hari, Rabu sampai Sabtu. Sebanyak tiga
pertandingan diadakan selama empat hari (dua pertandingan pada hari Kamis dan satu pada hari Sabtu). Empat tim
berpartisipasi, dengan dua dieliminasi setelah pertandingan Kamis. Rabu dan Jumat adalah hari-hari praktek. Pada akhir
empat hari, tim pemenang pindah ke tahap berikutnya dari turnamen, yang akan diadakan di fasilitas yang berbeda. Sebuah
universitas Amerika menjabat sebagai tuan rumah untuk acara ini, menggunakan fasilitas tingkat olahraga profesional
sebagai tempat.
Sebagai Koordinator Hospitality untuk acara ini, saya telah membuat bagan perencanaan operasional untuk menyediakan
Anda dengan contoh dari jenis tanggung jawab yang disertakan ketika mempersiapkan untuk tahap daerah perhotelan dan
mengkoordinasikan semua elemen menggunakan bantuan relawan. Tugas umum komite perhotelan keseluruhan termasuk,
namun tidak terbatas pada, menciptakan dan ful isian semua kontrak katering untuk acara tersebut untuk atlet, pelatih, dari fi
evaluator resmi, pejabat, staf, relawan dan perwakilan komite basket untuk makan siang, makan malam, minuman dan
makanan ringan. perhotelan ini diperlukan berencana untuk dipentaskan di tempat acara dan host hotel. Ketika Anda
meninjau grafik di bawah ini, memposisikan diri Anda sebagai individu yang bertanggung jawab untuk melaksanakan setiap
detil yang terdaftar. Merekam setiap pertanyaan yang timbul saat Anda mempertimbangkan bagaimana Anda untuk
melaksanakan rencana tersebut. Mengembangkan tambahan level 3 rinci untuk rencana tersebut. Bagaimana Anda akan
maju dan beradaptasi rencana ini jika Anda bertanggung jawab? Juga, Anda harus siap sebelum tugas apapun yang sedang
dilaksanakan. Bagaimana Anda akan menyesuaikan rencana operasional pribadi Anda untuk memastikan Anda telah
mempersiapkan semuanya di muka?
Time Frame Task Tanggung jawab
Tiga bulan anggaran pembangunan: difasilitasi oleh

sebelumnya Memperoleh anggaran untuk panitia perhotelan acara
dari universitas tuan rumah Keramahan
- Mengembangkan grafik gambaran anggaran untuk secara pribadi Koordinator melacak
pengeluaran keramahan Anda
- Terus mengembangkan rincian anggaran untuk memiliki gambaran
realistis dari anggaran setiap saat
Persiapan Hospitality: Peristiwa
Buat gambaran dari semua bidang perhotelan untuk Hospitality didirikan di tempat kompetisi,
potensi Koordinator
kapasitas, konstituen untuk memenuhi, persyaratan makanan / minuman
untuk pelanggan dan relawan, dan persyaratan peralatan
- Sertakan: Staf / media prasmanan, kamar ganti, dari fi pejabat kamar,

dari fi evaluator resmi, ruang komite basket, kembali ruang / wilayah
konferensi pers, daerah penyegaran media dan sarapan / malam
ruang tamu di host hotel
112 C. Mallen
- Sertakan: konstituen untuk memenuhi atlet, pelatih, pejabat, evaluator
Pejabat, media, staf tuan rumah universitas, relawan dan komite basket
Kompetisi Venue pertemuan Facility Manager: Peristiwa
Memenuhi Facility Manager dan Hospitality Acara Koordinator host tempat dengan staf tuan
rumah universitas Koordinator
- Pergi pada kunjungan situs dan menjadi akrab dengan dan tempat
Kompetisi
- Tentukan: keramahan makanan dan minuman Lokasi
daerah, semua set-up rincian, area penyimpanan yang tersedia, Fasilitas termasuk
ukuran dan proses akses Manajer
- Mendapatkan diagram fasilitas dan membuat fi c situs-peta tertentu
dari semua bidang acara perhotelan
- Mengembangkan timeline tertulis dan daftar persiapan perhotelan atau
set-up rincian
rmations Con fi: Peristiwa
Con fi rm daerah set-up dengan universitas tuan rumah Keramahan

Staf oleh: Koordinator
- Berkomunikasi dengan manajer fasilitas timeline situs-peta dan
rincian
Kompetisi tempat layanan makanan pertemuan: Peristiwa
Mengatur pertemuan dengan fasilitas ini Food Services Hospitality Manajer

Koordinator
- Mempersiapkan pertemuan dengan menciptakan garis besar dan
daerah yang berbeda untuk jasa perhotelan, jumlah Kompetisi orang untuk memenuhi dan
jenis Makanan Venue
makanan / minuman untuk dilayani untuk diskusi Jasa

- Mendapatkan sudah ada kontak sponsor Manager dan daftar produk yang akan diberikan
yang berlaku untuk komponen perhotelan acara
- Menghadiri pertemuan dan mendiskusikan pilihan katering berdasarkan

anggaran acara dan jenis dan jumlah orang untuk layanan katering
- Juga membahas sponsor acara minuman, yang akan menyediakan

produk-produk tertentu untuk dilayani
- Menentukan area yang tepat dan waktu untuk produk drop-off
- Mengembangkan kontrak katering potensial (menentukan proses

persetujuan untuk menyetujui dan penandatanganan kontrak)
- fi kontrak rm katering con di tempat dengan staf tuan rumah

universitas.
- Berkomunikasi dengan fasilitas ini Food Services Manager nal
persyaratan makanan / minuman fi untuk kontrak tempat katering.
Memberitahu mereka bahwa waktu pengiriman akan dikomunikasikan di

kemudian sekali permainan dan praktek kali didirikan
Tuan rumah pertemuan Hotel: Peristiwa
Mengatur pertemuan dengan host hotel untuk membahas Hotel Keramahan

kawasan perhotelan dan menu pilihan / kontrak untuk Koordinator
media harian sarapan dan malam minuman dan makanan ringan dan host
Hotel Food
- Menghadiri pertemuan dengan host hotel dan Jasa
menentukan area untuk keramahan media dan jam operasi, dan
menetapkan kontrak makanan dan minuman. Makanan dan minuman harus
disajikan dalam format gaya prasmanan. Selama waktu malam perhotelan,
server akan diminta untuk melayani minuman beralkohol. Semua rincian
harus disepakati dalam terang anggaran komite perhotelan ini
- kontrak katering fi rm hotel con dengan staf tuan rumah universitas
- Berkomunikasi dengan host hotel fi nal persyaratan makanan / minuman

untuk kontrak katering
Mengkoordinasikan rincian sponsor perhotelan: Peristiwa
- Bekerja dengan Komite Sponsor untuk Keramahan

berkomunikasi dengan sponsor acara rincian untuk waktu produk Koordinator perhotelan dan
drop-off di dan
tempat dan host hotel Komite sponsor
Dua bulan pengembangan relawan Hospitality: Signage

Keramahan
sebelumnya Mendapatkan jadwal tentatif untuk acara permainan dan praktek Koordinator kali dari universitas
tuan rumah dan Staf fi ng
- Menentukan daerah perhotelan di mana staf Koordinator relawan akan dibutuhkan
- Tentukan jumlah staf relawan yang dibutuhkan untuk memenuhi

tanggung tugas dari daerah perhotelan
- Menentukan potensi kali pergeseran untuk posisi relawan

berdasarkan jadwal tentatif untuk permainan dan praktek kali
- Berkomunikasi persyaratan ng staf fi koordinator staf fi ng. Pastikan

untuk menyertakan badan ekstra untuk membantu posisi penutup dalam
kasus drop out atau tidak menunjukkan. The Staf fi ng Koordinator akan
bertanggung jawab untuk perekrutan relawan dan penugasan
Hospitality signage: Keramahan

Tentukan semua kebutuhan signage untuk perhotelan Koordinator
daerah dan Perwakilan Komite
114 C. Mallen
- Menyediakan diagram semua penempatan signage di tempat dan host
hotel
- Berkomunikasi dengan universitas tuan rumah signage yang diperlukan
dan penempatannya (termasuk tanggal dan waktu persyaratan)
Satu bulan tugas relawan: Keramahan

sebelumnya Mendapatkan daftar kontak yang akan sukarela Koordinator komponen keramahtamahan dari
Staf fi ng dan Staf fi ng
Koordinator Koordinator
- Tentukan pergeseran perhotelan relawan yang tepat untuk masing-masing
empat hari turnamen
- Menetapkan relawan dalam daftar kontak untuk pergeseran perhotelan
harian
- Siapkan jadwal harian dari acara, jadwal individu, dan daftar tanggung
jawab dan tugas-tugas yang harus disertakan dalam paket pelatihan
relawan untuk panitia perhotelan untuk mendistribusikan di pelatihan
relawan. Juga termasuk peta situs tempat daerah perhotelan
- Menyerahkan dokumen-dokumen panitia perhotelan untuk paket pelatihan

relawan ke Staf fi ng Koordinator dan menentukan tanggal pelatihan
relawan. Koordinator Staf fi ng akan membuat semua paket pelatihan dan
memanggil masing-masing relawan untuk memberitahu mereka kali
pelatihan mereka
- Buat agenda pelatihan relawan untuk malam pelatihan relawan.

Setelah presentasi utama, relawan akan dipecah menjadi komite
selama 30 menit untuk pelatihan khusus dan tempat berjalan-melalui
Dua minggu pelatihan perhotelan relawan: Keramahan

sebelumnya - Menghadiri sesi pelatihan relawan Koordinator
- Melakukan sesi fi c pelatihan spesifik untuk dan Staf fi ng
mengkomunikasikan semua komite perhotelan Koordinator
rincian untuk para relawan yang ditugaskan
- Melakukan berjalan-melalui tempat dan menunjukkan di mana semua
bidang perhotelan adalah serta tempat penyimpanan minuman yang
akan digunakan jika minuman menjalankan rendah sebelum waktu
pengiriman baru
- Tampilkan relawan di mana pintu masuk yang tepat dan keluar dan di
mana radio (jika perlu) dan kredensial dapat dijemput
- Memastikan waktu dialokasikan untuk periode tanya jawab
- Bagi mereka relawan perhotelan tidak dapat menghadiri pelatihan,

memastikan bahwa pengaturan

dibuat bagi mereka untuk mengambil paket pelatihan mereka dan
seragam dan mengkomunikasikan informasi penting apapun dari sesi
latihan
Kredensial atau akreditasi: Keramahan

- Aturlah untuk penciptaan kredensial atau Koordinator
akreditasi untuk Koordinator Perhotelan dan
dan semua relawan perhotelan untuk credentialing
tempat kompetisi dan host hotel. Itu Koordinator
kredensial menunjukkan nama dan akses daerah orang diperkenankan
masuk
- Mengatur distribusi mandat untuk koordinator perhotelan dan relawan
perhotelan
- Mendistribusikan informasi kepada semua relawan mengenai akses
mereka, daerah pintu masuk untuk tempat kompetisi dan host hotel dan
tunjangan akses credential mereka
- Memahami sistem untuk menggantikan mandat harus ada kehilangan

atau lupa identitasnya
rmations Con fi: Keramahan

- Con fi rm semua permainan dan praktek kali dengan Koordinator
tuan rumah universitas
- Con fi rm dan menyesuaikan katering dan staf fi rincian ng, jika

diperlukan
- Menghubungi Panitia Sponsor dan memastikan makanan / minuman
acara sponsor produk dan waktu pengiriman yang con fi rmed dan tepat
nama situs pengiriman dan kontak yang disediakan. Pastikan semua
pengiriman akan berlangsung sehari sebelum acara dimulai. Jauhkan
gambaran nama kontak dan nomor untuk panggilan harus pengiriman
ditunda
- Con fi rm dengan manajer fasilitas daerah set-up dan di mana signage

adalah menjadi tergantung (dan bagaimana itu harus diikat)
- Con fi rm signage telah tiba di fasilitas dari Komite Signage dengan

tempat dan dikirim ke manajer fasilitas
- Con fi rm dengan Jasa Makanan Manager di host hotel: kontrak katering,

semua item menu, termasuk sarapan dan malam katering persyaratan,
waktu pengiriman, kali bersih-bersih, penggunaan produk sponsor dan
penempatan, signage yang akan ditempatkan di hotel mengarahkan
pelanggan untuk kawasan perhotelan dan signage di daerah perhotelan
untuk digantung oleh relawan acara
- Menerima salinan semua kontrak fi nalized dari tempat dan host hotel dan
meninjau rincian lagi
116 C. Mallen
Acara pertemuan tinjauan sehari-hari: Keramahan
- Mengatur waktu pertemuan dan lokasi dengan Koordinator,
tuan rumah universitas tempat dan Host Hotel Fasilitas Kompetisi
Manajer untuk setiap pagi acara untuk Lokasi
memastikan semua rincian perhotelan ditelaah dan Fasilitas benar
Manajer, dan Host
Hotel Facility
Manager
Hari sebelum Persiapan akhir: Keramahan

acara - Tiba di tempat dan melakukan berjalan kaki-tempat Koordinator
melalui untuk mengawasi bahwa semua area perhotelan berada di
tempat yang tepat dan diatur dengan benar, dan bahwa semua signage
diperlukan hadir
- Pastikan semua produk sponsor telah disampaikan dan disimpan di
lokasi yang tepat
- Memeriksa ke dalam hotel
- Melakukan berjalan-melalui daerah perhotelan host hotel dan
memastikan semuanya benar mengatur dan signage terserah
Hari 1: kegiatan hari acara

praktek hari
06:30 - Tiba di kawasan perhotelan host hotel. Pastikan untuk Hospitality memiliki kredensial di
tangan Koordinator
- Pastikan bahwa semua sarapan set-up yang lengkap dan
dan bahwa makanan yang tepat adalah untuk prasmanan dan Relawan A signage dengan
benar
- Bicara dengan perwakilan hotel yang bertanggung jawab dan
mengambil nomor ekstensi untuk memanggil jika ada makanan dan
minuman hampir habis
jam 7:00 pagi- - Menyambut semua tamu media ke ruang sarapan Relawan A
10:00 pagi - Periksa mandat yang tepat pada saat masuk masing-masing orang
8.00 pagi - Pergi ke tempat kompetisi; pastikan untuk memiliki Keramahan

kredensial di tangan Koordinator
- Melakukan berjalan-melalui daerah persaingan tempat perhotelan untuk
memastikan semua daerah yang ditetapkan dengan benar
- Melakukan relawan brie sesi fi ng fi nal
08:30 - Bertemu dengan kompetisi venue Food Services Hospitality Manager untuk con fi rm semua
harian detail katering Koordinator dan
Persaingan

Venue Food
Services Manager
08:45 - Laporkan ke daerah penyegaran media dan pergi relawan

melalui checklist Anda untuk memastikan bahwa semua makanan, B, C, D dan
minuman dan persediaan (gelas, serbet, mangkuk, Keramahan
taplak meja, kain untuk menyeka tumpahan, dan sebagainya) Koordinator
telah dikirim ke daerah penyegaran Media
- Pastikan tabel diatur -1 meja untuk distribusi minuman dan

lainnya untuk makanan ringan untuk didistribusikan
08:30 am- - Tugas utama adalah untuk menjadi oater fl dan melakukan Hospitality biasa
05:00 pemeriksaan pada setiap kawasan perhotelan untuk memastikan nya Koordinator
kelancaran fungsi serta memenuhi tanggung permintaan khusus
dan mengelola relawan
9:00 pagi - area kerja dan area pinggir lapangan terbuka untuk Kompetisi
media Venue Facility
Manager
9:00 pagi- - Bekerja di daerah penyegaran Media - minuman relawan

05:00 harus dituangkan untuk media oleh B, C, D
relawan untuk menyelamatkan produk
- Memastikan bahwa daerah yang disimpan rapi setiap saat
- Staf layanan makanan akan membuat pengiriman reguler. Namun, jika

produk hampir habis, berkomunikasi dengan baik koordinator atau salah
satu staf pelayanan makanan. Jika perlu, gunakan saham dari tempat
penyimpanan
- Staf kebersihan untuk menyelesaikan rutin bersih-bersih seperti yang

dijadwalkan. Namun, jika jasa mereka diwajibkan pada waktu lain,
berkomunikasi dengan baik koordinator atau salah satu staf kebersihan
langsung
- Relawan di area media penyegaran akan bergiliran makan siang dan

beristirahat sesuai jadwal, memastikan bahwa daerah ini tidak pernah
tanpa pengawasan
10:00 pagi - Tiba di tempat; pastikan kredensial di tangan Relawan E

- Mengumpulkan minuman dari area penyimpanan dan fi ll dua pendingin
di setiap ruang ganti dengan minuman dan es (air satu dan satu
pengisian ulang minuman yang disponsori). Pastikan avours fl berbeda
dari minuman pengisian yang hadir. Itu
118 C. Mallen
pendingin dan ember es sudah akan ditempatkan di kamar ganti oleh staf
layanan makanan
10:00 pagi- - Melakukan dijadwalkan secara rutin cek dari Relawan E loker
04:30 kamar untuk memastikan pendingin tetap penuh dengan es segar
sepanjang durasi hari. Catatan: jangan masukkan kamar ganti jika
mereka ditempati oleh tim
10:30 - Tim pintu terbuka Kompetisi Fasilitas

Venue Manajer
10:30 - Pastikan bahwa ruang Komite Basket adalah Relawan F diatur dan bahwa makanan
mereka, minuman dan makanan ringan semua di tempat
11:00 Pagi- - Pastikan bahwa ruang Komite Basket relawan F

jam 2 siang tetap rapi dan makan makanan tetap panas dan segar
- Staf layanan makanan akan melakukan pengiriman reguler; Namun,
jika produk hampir habis, berkomunikasi dengan baik koordinator atau
salah satu staf pelayanan makanan
11:00 Pagi- - Pastikan bahwa ruang Komite Basket relawan F

04:30 tetap rapi dan makanan ringan dan minuman tetap ditebar

satu staf pelayanan makanan. Jika perlu, gunakan saham dari tempat
penyimpanan
11:00 Pagi - Fasilitas terbuka untuk umum
11:00 Pagi - Tiba di tempat dan mendapatkan credential relawan G

- Pastikan bidang media / staf prasmanan diatur dan bahwa makanan
yang benar, minuman dan perlengkapan berada di tempat sesuai
dengan kontrak katering
- Memasang Staf Hanya tanda prasmanan di staf area prasmanan /

media
11:30 am- - Periksa area prasmanan untuk memastikan itu siap dan Perhotelan
12:30 kemudian berkomunikasi melalui radio bahwa staf Koordinator prasmanan siap dan untuk
semua koordinator untuk mengirim dan relawan mereka untuk makan mereka ketika mereka
relawan G
bisa pergi

- Staf prasmanan berlangsung
- Pastikan daerah tetap rapi dan ditebar dan bahwa tidak ada botol
meninggalkan daerah itu. Semua minuman harus dituangkan ke dalam
cangkir
produk hampir habis, berkomunikasi dengan baik koordinator atau
salah satu staf pelayanan makanan
- Staf kebersihan akan melakukan rutin bersih-bersih. Namun, jika layanan

mereka diperlukan, berkomunikasi dengan baik koordinator atau salah satu
staf kebersihan
12:00 noon- Team # 1 praktik 12:50
00:30 pm - Pastikan Media Buffet tanda terserah di relawan G

jam 2 siang Staf area prasmanan / media
- Selamat personil media ke area prasmanan
- Periksa mandat yang tepat di pintu

- Perhatikan setiap orang tanpa kredensial media yang tepat dan
menjaga mereka dari daerah
- Pastikan daerah tetap rapi dan ditebar dan bahwa tidak ada botol
meninggalkan daerah itu. Semua minuman harus dituangkan ke dalam
cangkir
12:30 - Memastikan pengiriman dan tepat set-up relawan E

Tim # 1 ini kotak makan siang ke ruang ganti mereka tepat waktu
12:30 - Pastikan bahwa daerah untuk konferensi pers Relawan F mengatur dan minuman dan
perlengkapan yang ditebar
01:00 pm Tim # 2 praktek

01:50
01:00 pm - Konferensi pers berlangsung relawan F

03:30 - Pastikan daerah tetap rapi dan ditebar

Tim # 2 ini kotak makan siang ke ruang ganti mereka tepat waktu

3:00 siang
02:40 - Memastikan pengiriman dan tepat set-up
120 C. Mallen
Tim # 3 ini kotak makan siang ke ruang ganti mereka Relawan E tepat waktu

jam 4 sore

Tim # 4 ini kotak makan siang ke ruang ganti mereka
04:30 - Tiba di kawasan perhotelan Hotel dan memastikan bahwa Relawan A makanan ringan yang
tepat dan minuman mengatur dan server hadir untuk bar kas
05:00 pm - Menyambut semua tamu media ke dalam ruang tamu Relawan A

8:00 malam - Periksa mandat yang tepat pada saat masuk masing-masing orang
5:30 sore - Pastikan semua bidang perhotelan rapi dan setiap Semua
produk yang diperlukan atau persediaan yang menyingkirkan relawan

- Con fi rm semua kali pergeseran untuk hari berikutnya dan Koordinator
Perhotelan
Hari 2: Game Day
06:30 - Tiba di kawasan perhotelan Hotel relawan A

- Pastikan bahwa semua sarapan set-up yang lengkap dan makanan
yang tepat adalah untuk prasmanan
jam 7:00 pagi- - Menyambut semua tamu media ke ruang sarapan Relawan A
10:00 pagi - Periksa mandat yang tepat pada saat masuk masing-masing orang
8.00 pagi - Tiba di tempat Keramahan

- Melakukan berjalan-melalui tempat untuk memastikan Koordinator
semua bidang perhotelan ditetapkan dengan benar
08:15 - Bertemu dengan manajer layanan makanan untuk con fi rm Hospitality semua rincian
katering harian Koordinator
08:30 am- - Tugas utama adalah untuk menjadi oater fl dan perilaku Keramahan
11:00 pemeriksaan rutin pada setiap daerah perhotelan untuk Koordinator
memastikan kelancaran fungsi serta untuk memenuhi tanggung
permintaan khusus
08:30 - Tiba di tempat relawan E

- Mengumpulkan minuman dari area penyimpanan dan fi ll dua pendingin
di setiap ruang ganti dengan minuman dan es. Pendingin dan ember es
akan sudah

telah ditempatkan di kamar ganti oleh staf layanan makanan
08:30 am- - Pastikan ganti pendingin ruangan tetap ditebar Relawan E

09:30 dengan es segar sepanjang durasi hari. Pastikan pemeriksaan rutin terbuat
dari pendingin; Namun, tidak memasuki kamar ganti jika mereka ditempati
oleh tim
9:00 pagi - Tim pintu terbuka
09:30 - Tiba di tempat. Relawan B,

- Pastikan bahwa semua makanan, minuman dan persediaan C, D
(Cangkir, serbet, mangkuk, taplak meja, dan sebagainya) telah dikirim
ke daerah penyegaran Media
- Mengatur kedua tabel rapi. Satu meja harus digunakan untuk

minuman dan lainnya untuk makanan ringan
10:00 pagi- - Bekerja daerah penyegaran media yang. Minuman harus Relawan B,
11:00 dituangkan untuk media oleh para relawan di C, D
Untuk menghemat produk
- Pastikan daerah disimpan rapi setiap saat
satu staf layanan makanan. Jika perlu, gunakan saham dari tempat
penyimpanan
- Staf kebersihan akan melakukan rutin bersih-up. Namun, jika layanan

staf kebersihan
- Relawan di area media penyegaran akan bergantian makan siang, makan

malam, dan mengambil istirahat, memastikan bahwa daerah tidak pernah
tetap tanpa pengawasan
10:00 pagi - wilayah kerja belakang panggung terbuka untuk media
10:00 pagi- - praktek tertutup (Tim 1-4)

01:50
10:30 - Tiba di tempat relawan F

- Pastikan bahwa ruang Komite Basketball diatur dan bahwa makanan
mereka, minuman dan makanan ringan semua di tempat
11:00 Pagi- - Pastikan tetap Relawan F ruang Komite Basket

jam 2 siang rapi dan makanan tetap panas dan segar
- Staf layanan makanan akan membuat biasa
122 C. Mallen
pengiriman. Namun, jika produk hampir habis, berkomunikasi dengan
baik koordinator atau salah satu staf layanan makanan
11:00 Pagi- - Pastikan tetap Relawan F ruang Komite Basket

jam 7:00 pagi rapi dan makanan ringan dan minuman tetap ditebar
produk hampir habis, berkomunikasi dengan baik koordinator atau
salah satu staf layanan makanan
12:00 siang - Tiba di tempat kompetisi relawan G

- Pastikan bahwa media / staf prasmanan diatur dan bahwa makanan
yang benar, minuman dan perlengkapan berada di tempat sesuai
dengan kontrak
- Memasang Staf Hanya tanda prasmanan Keramahan
- Con fi rm dengan manajer fasilitas yang tepat Koordinator
spot untuk pengiriman pizza di 05:00
- Mendapatkan kartu kredit dari staf tuan rumah universitas untuk
memesan pizza untuk para relawan
- Sebut restoran pizza lokal dan pre-order 50 pizza besar dari berbagai
jenis yang akan dikirimkan ke tempat untuk 05:00. Pastikan untuk
berkomunikasi lokasi untuk drop-off dan informasi kartu kredit untuk
pembayaran
- Berkomunikasi rincian pengiriman pizza untuk relawan berjalan area

prasmanan staf / media, karena hal ini akan menjadi daerah yang digunakan
untuk makan malam
- Berkomunikasi rincian pizza makan malam untuk staf layanan makanan.
Minuman akan diperlukan dalam staf area prasmanan / media oleh 16:30
00:30 pm - Periksa area prasmanan untuk memastikan itu siap dan Perhotelan
01:30 kemudian berkomunikasi melalui radio bahwa staf Koordinator prasmanan siap dan untuk
semua koordinator untuk mengirim relawan mereka bila memungkinkan
- Staf prasmanan berlangsung

- Pastikan daerah tetap rapi dan diisi dan Relawan G bahwa tidak ada botol meninggalkan
daerah itu. Semua minuman harus dituangkan ke dalam cangkir
- Staf layanan makanan akan membuat pengiriman reguler. Namun jika

produk menipis, berkomunikasi dengan baik koordinator atau salah
satu staf layanan makanan
- Staf kebersihan akan melakukan rutin bersih-up. Namun, jika layanan

staf kebersihan

01:30 pm - Selamat personil media ke prasmanan relawan G
jam 4 sore daerah
- Periksa mandat yang tepat dan berpaling setiap orang yang tidak
memiliki mandat media yang tepat
- Pastikan daerah tetap rapi dan ditebar dan bahwa tidak ada yang
meninggalkan daerah dengan botol. Semua minuman harus masuk ke
cangkir
02:30 - Pastikan bahwa ruangan dari fi evaluator resmi diatur relawan F

dan makanan ringan dan minuman yang benar hadir
- Pastikan bahwa kamar fi pejabat diatur dan makanan ringan dan

minuman yang benar hadir
- Pastikan bidang pemanasan-up pemandu sorak penuh dengan
makanan ringan dan minuman
3:00 siang- - Pastikan ruangan fi evaluator resmi tetap rapi Relawan F

10:00 dan diisi dengan makanan ringan dan minuman
- Pastikan ruangan fi pejabat tetap rapi dan penuh dengan makanan ringan
dan minuman
- Pastikan area pemanasan cheerleader tetap rapi dan penuh dengan
makanan ringan dan minuman
produk menipis di daerah yang hangat-up pemandu sorak, berkomunikasi
dengan baik koordinator atau salah satu staf layanan makanan. Jika perlu,
gunakan saham dari tempat penyimpanan
3:00 siang Pintu terbuka untuk umum
jam 4 sore - Memanggil restoran pizza con pengiriman fi rm dari Keramahan

50 besar pizza pada pukul 5:00 Koordinator
- Kumpulkan tiga relawan perhotelan untuk bertemu di lokasi
pengiriman untuk membantu membawa pizza
04:30 Game # 1
05:00 - Laporkan ke lokasi pengiriman pizza Keramahan

- Membawa pizza ke Koordinator Staf / media area prasmanan dan mengatur mereka gaya
prasmanan, memisahkan dan tiga
jenis yang berbeda Keramahan
- Pastikan minuman telah dibentuk di relawan
Staf / area media
- Menggantung Staf Only sign in staf / media area prasmanan Relawan G
124 C. Mallen
05:15 - Berkomunikasi melalui radio bahwa pizza Keramahan
siap dan untuk semua koordinator untuk mengirim mereka Koordinator
relawan bila memungkinkan
5:30 sore - Pastikan kotak makan siang telah disampaikan relawan F

ke dalam ruangan dari fi evaluator resmi
- Pastikan kotak makan siang telah disampaikan ke kamar fi pejabat
06:00 - Pastikan kotak makan siang telah dikirim ke Relawan E Game # 1 tim ganti kamar
- Pastikan area holding untuk konferensi pers diatur dan minuman

dan perlengkapan yang ditebar
06:30 pm - Konferensi pers berlangsung relawan F

10:30 - Pastikan area holding tetap rapi dan diisi dengan minuman
07:00 Game # 2
7:30 malam - Pizza makan malam berakhir relawan G

- Menempatkan setiap pizza sisa ke ruang relawan
09:00 - Tiba di kawasan perhotelan Hotel dan menjamin Relawan A makanan ringan yang tepat dan
minuman mengatur dan server hadir untuk bar kas
09:30 pm - Menyambut semua tamu media di ruang tamu Relawan A

12:00 siang - Periksa mandat yang tepat pada saat masuk masing-masing orang
09:30 - Pastikan kotak makan siang telah dikirim ke Relawan E Game # 2 tim ganti kamar
11:00 - Pastikan semua bidang perhotelan rapi dan setiap Semua
produk yang diperlukan menyingkirkan relawan

- kali Con fi rm pergeseran untuk hari berikutnya dan koordinator
Hari 3: Ikuti langkah-langkah logis yang sama seperti yang digunakan pada
praktek hari Day 1, berdasarkan jadwal harian berikut:
10:30: wilayah kerja Backstage terbuka untuk media 00:00 siang: entrance
Tim membuka 13:00-2: 30 pm: Tim # 1 ditutup praktik 15:00-4: 30 pm: Tim #
2 ditutup praktek 13:30-4: 30 pm: konferensi pers / wawancara

Hari 4: permainan Ikuti langkah-langkah yang sama digunakan pada hari 2 berdasarkan hari
Berikut jadwal harian: 10:00: Tim pintu terbuka
11:00: wilayah kerja Backstage terbuka untuk media 11:00-11: 50 am: Tim #
1 ditutup praktik 12:00 siang-12: 50 WIB: Tim # 2 ditutup praktek 16:00:
Permainan
18:00-8: 12:00: Konferensi pers / wawancara
Catatan: * Selama setiap saat turun di daerah mereka ditugaskan, para relawan perhotelan diminta untuk membantu
menutupi daerah perhotelan lainnya. Pada kesempatan selama down time mereka, para relawan harus izin untuk
menonton pertandingan basket atau praktik.
Gambar 5.6 Contoh rencana operasional untuk Collegiate Athletic Association (NCAA) Pria Basketball
Championship Nasional, putaran 2, San Jose, California: komponen perhotelan (oleh Lauren
Thompson)
126 C. Mallen

Chapter 5 PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Chapter 5 PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BAB 5

MODEL EVENT PERENCANAAN: THE EVENT OPERASIONAL

MEKANISME 1: THE BUDIDAYA JARINGAN PERENCANAAN OPERASIONAL

tahap perencanaan operasional acara 69

Penerapan teori kontingensi

Penerapan teori kompleksitas

tahap perencanaan operasional acara 71

Penerapan teori keagenan

MEKANISME 2: Membangkitkan TERTULIS RENCANA OPERASIONAL

Acara ditulis rencana operasional: membangun format desain

tahap perencanaan operasional acara 73

perencanaan operasional logis

Mengapa ketentuan daftar perencanaan operasional yang mengikuti tidak

perencanaan operasional yang rinci

tahap perencanaan operasional acara 75

Berikutnya, mengintegrasikan beberapa rencana untuk berbagai komponen acara diperlukan.

tahap perencanaan operasional acara 77

MEKANISME 3: masuknya RENCANA KONTINJENSI

mengelola penyimpangan yang tidak ditentukan.

MEKANISME 4: THE AKTIVASI DARI PROSES RENCANA-Refining DENGAN

ISU KONTEMPORER DALAM HAL FASE OPERASIONAL

tahap perencanaan operasional acara 79

Memfasilitasi lingkungan kerjasama untuk mengkoordinasikan rencana operasional dapat menjadi

PRAKTEK UNTUK MAJU KE PENGEMBANGAN KETERAMPILAN OPERASIONAL

Praktek perencanaan operasional

tahap perencanaan operasional acara 81

1 Apakah karakteristik dari teori kontingensi, teori kompleksitas,

Lengkapi praktek tugas berikut dengan menggunakan proses berikut:

TANGGAL BARANG SIAPA YANG BERTANGGUNG

Delapan bulan personil media persiapan: Koordinator Media

- Media parkir (termasuk ruang untuk truk produksi media)

- persyaratan Media venue

Enam bulan Pre-acara media rilis:

- rencana distribusi untuk rilis media yang

Lima bulan Media paket informasi

pusat, antar-jemput, rincian situs, parkir, praktik tim, rincian

Empat bulan Desain media center

- Media persyaratan relawan pusat

- Proses check-in Media

tahap perencanaan operasional acara 83

on-line dan ruang media sosial, situs fotografer dan posisi

Tiga bulan manajemen relawan:

Satu bulan pengembangan rencana darurat:

Gambar 5.1 rencana operasional: praktek tugas

Petunjuk untuk meninjau rencana operasional empat contoh

Kegiatan kerangka waktu Orang

Enam bulan merekrut relawan Koordinator relawan

Mengembangkan dan memposting informasi perekrutan relawan di

- Website postingan meliputi:

permintaan nama relawan, alamat, email, nomor telepon, nomor ponsel,

checklist peluang relawan & gambaran tugas

persyaratan usia minimum

Word-of-mulut kegiatan perekrutan relawan:

Mengembangkan lembar informasi bisnis-kartu-gaya yang menunjukkan

tahap perencanaan operasional acara 85

Mengarahkan semua relawan potensial ke situs web

Mengembangkan koran perekrutan relawan posting:

Lima bulan Relawan persiapan sesi orientasi Venue Manager dan

Rencana tempat tur

Mengatur parkir relawan untuk sesi orientasi

Bekerja dengan Komite Akreditasi / Kredensial untuk mengatur akreditasi

Memastikan ruang relawan memiliki papan tulis (dan spidol) bersama

Memesan mikrofon nirkabel