PENDAHULUAN

Seiring perkembangan jaman, penegakkan dignosis penyakit pada saat ini tidak
hanya menjadi tanggung jawab para klinisi, tetapi juga menjadi bagian tugas dan
tanggung jawab dari seorang ahli Patologi Klinik. Dalam memutuskan suatu diagnosa
dan tindakan terapi selanjutnya, maka hasil pemeriksaan laboratorium haruslah
berkualitas, dimana hal ini dipengaruhi oleh banyak faktor, diantaranya adalah proses
manajemen. Pengaturan sistem manajemen yang tepat dan efisien akan menghasilkan
suatu kualitas yaitu hasil pemeriksaan laboratorium yang akurat.
Saat ini, sistem manajemen banyak ditentukan oleh sejauh mana sistem informasi
dan manajemen itu diberlakukan, walau tidak bersifat mutlak. Sistem Informasi dan
Manajemen mempunyai arti suatu sistem yang terintegrasi yang ditopang oleh komputer
sehingga terjadi interaksi antara pengguna dan mesin, untuk menghasilkan informasi
yang akan mendukung fungsi dan tugas manajemen. Secara idea, informasi haruslah
bersifat relevan, akurat, cepat, mudah dipahami dan dapat memotivasi pengguna sistem.
Sesuai dengan kemajuan jaman, maka sistem informasi saat ini banyak
mempergunakan komputer sebagai alat bantu. Sistem komputer memiliki manfaat dapat
mempendek waktu antara permintaan test sampai dengan pelaporan hasil, meningkatkan
akurasi hasil test, mengurangi kesalahan transkripsi hasil, meningkatkan mutu dan
pemantauan instrumen yang lebih baik, mengefisienkan penyimpanan dan penelusuran
data untuk pendidikan dan pelatihan, meningkatkan produktifitas teknisi laboratorium
dan memperlancar informasi manajerial.
Sistem Informasi Manajemen terdiri dari beberapa komponen yaitu komponen
konsep informasi secara umum; komponen hardware meliputi perangkat keras, jaringan
area lokal (Local Area Network/LAN), input dan output; serta komponen software yang
meliputi program bahasa, data dasar, kamus, dan file operasional.
Bagi laboratorim Patologi Klinik (PK) fungsi informasi terbanyak adalah pada
pengumpulan dan penyimpanan data serta pengendalian proses. Pada laporan ini kami
mencoba melakukan pengamatan pada sistem informasi dan manajemen di Laboratorium
Sentral RSSA.

1
 ANALISA SITUASI

A. VISI DAN MISI

Visi Laboratorium Sentral RS Saiful Anwar yang terbaru , yaitu menuju
Rumah Sakit yang berstandart global tahun 2010. Sedangkan misinya adalah : 1.
mewujudkan pelayanan kesehatan berstandart internasional, 2. meningkatkan
daya saing Rumah Sakit dalam pelayanan kesehatan melalui pelayanan unggulan,
3. meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia sesuai kompetensi bidang
tugas, 4. meningkatkan kualitas penyelenggaraan Pendidikan dan Penelitian yang
mampu menunjang pelayanan kesehatan prima, 5. mewujudkan pengelolalaan
Rumah Sakit yang mandiri. Visi dan misi RSSA diatas adalah visi dan misi RSSA
yang telah mengalami perbaikan dari visi dam misi sebelumnya.

B. LEADERSHIP
Secara operasional, bagian Loket dipimpin oleh Bapak Bambang W
dengan dibantu oleh anggotanya Ibu Siti, Bpk Bambang S, Bpk Arif, Bpk. Apri,
Bpk. Yoko. Untuk bagian penerimaan pembayaran di bagian loket dipegang
langsung oleh seorang staf bagian keuangan RSSA.

C. ORGANISASI
Bagian Loket masih berada di dalam naungan struktur organisasi Lab.
Sentral RSSA Malang yang terdiri dari Loket Pendaftaran dan Loket Pengambilan
Hasil. Bagian Loket Pendaftaran bertanggung jawab terhadap mulai dari proses
penerimaan berkas-berkas dan syarat-syarat pemeriksaan pasien, pencatatan
identitas dan jenis dan harga pemeriksaan yang diminta, pengisian dan pemberian
label pada jenis pemeriksaan. Sedangkan bagian Loket Pengambilan Hasil
bertanggung jawab terhadap proses pencatatan data pasien dan jenis pemeriksaan
yang diminta dalam buku besar setiap hari, pengaturan dan pemberian hasil-hasil
pemeriksaan laboratorium kepada pasien.

2
D. KOMITMEN
Dalam pengamatan kami, setiap petugas di bagian loket sudah memiliki
komitmen yang cukup baik sehingga setiap tugas-tugas yang ada dapat
diselesaikan dengan baik. Hal ini dapat dilihat juga dari sistem rotasi setiap
petugas bagian loket setiap minggu yaitu bagian pasien rawat jalan meliputi 2
orang di bagian komputer pendaftaran, 1 orang di bagian pemberian label, 1 orang
di loket pengambilan hasil dan pencatatan pasien dalam buku besar ; bagian
pasien rawat inap meliputi 1 orang di bagian komputer pendaftaran dan 1 orang di
bagian pemberian hasil dan pencatatan dalam buku besar, 1 orang staf bagian
keuangan RSSA yang berfungsi sebagai kasir.

E. PROSES
Proses pendaftaran pasien dimulai dengan penerimaan berkas-berkas
syarat-syarat pasien meliputi blanko permintaan pemeriksaan laboratorium yang
berasal dari dokter di Poliklinik RSSA jika berasal dari RSSA sendiri, atau dari
dokter keluarga dan dokter perusahaan ; foto kopi tanda peserta jika berasal dari
ASKES (Asuransi Kesehatan) dan Jamsostek (Jaminan Sosial Tenaga Kerja),
serta foto kopi Surat Jaminan Pelayanan untuk peserta ASKES. Setelah itu,
berkas-berkas akan diproses / dicatat dengan sistem komputerisasi meliputi
tanggal, nama, alamat, pengirim, status peserta, jenis pemeriksaan serta total
harga pemeriksaan yang diminta. Setelah proses ini selesai setiap pasien akan
diberi nomor urut pemanggilan dari bagian sampling. Berkas pasien yang sudah
dicatat dalam komputer selanjutnya akan dilengkapi dengan pemberian label
untuk setiap jenis pemeriksaan dan pemberian tanda bukti pembayaran sesuai
dengan status pasien, dimana potongan tanda bukti ini akan diberikan pada pasien
untuk pengmabilan hasil pemeriksaan laboratorium.
Dalam hal keuangan, pada setiap pencatatan dalam komputer, akan diberi
kode jenis pemeriksaan yang kemudian akan muncul secara otomatis jenis
pemeriksaan dan harga tiap jenis pemeriksaan tersebut. Setiap pasien akan dicatat
status pembayarannya, yaitu pasien Umum (membayar sendiri), pasien dengan

3
 tagihan (beberapa perusahaan), pasien ASKES baik ASKES Pegawai Negeri Sipil
atau ASKES Gakin.
Hasil pemeriksaan laboratorium yang telah selesai akan dipilah-pilah
sesuai dengan asal pengirim pada bagian loket pengambilan hasil. Waktu
selesainya hasil pemeriksaan bervariasi tergantung dari jenis pemeriksaan yang
diminta. Waktu paling cepat adalah kira-kira 5 jam sejak pasien mendaftar di
loket perdaftaran pertama kali (contoh : pasien mendaftar jam 08.00, hasil
laboratorium selesai jam 13.00). Hal ini tidak berlaku pada pemeriksaan cito.
Seluruh data pasien serta jenis pemeriksaan dan pengirim pasien dicatat
dalam buku besar setiap harinya, baik yang berasal dari pasien rawat jalan dan
rawat inap. Untuk pencatatan pemeriksaan bagian cito mempunyai sistem
tersendiri.
Cara pencatatan setiap informasi di bagian loket adalah menggunakan
komputer yang telah dirancang sehingga petugas loket hanya memasukkan nama
pasien, alamat, tanggal pemeriksaan, asal pengirim pasien (asal poliklinik, dokter
swasta atau perusahaan, atau laboratorium / RS swasta), status pembayaran
(ASKES, ASKES GAKIN, Umum atau Tagihan) dan kode jenis pemeriksaan
yang secara otomatis akan menampilkan jenis pemeriksaan dan harga setiap jenis
pemeriksaan. Data-data ini akan ditampilkan dalam print-out yang nantinya akan
dipakai untuk mengajukan klaim kepada institusi penanggung biaya pasien.
Selain data dalam komputer, petugas bagian loket juga mencatat secara
tertulis data pasien dalam buku besar setiap hari yang meliputi jumlah pasien,
nama, alamat, asal pengirim, status pembayaran, jenis pemeriksaan.

F. HASIL / PRODUK
Produk dari bagian Loket ini adalah tersedianya pelayanan yang
memuaskan pelanggan di bagian pendaftaran, serta hasil pemeriksaan yang selesai
tepat waktu (cepat dan akurat). Produk lainnya adalah hasil print-out data setiap
pasien dan pencatatan di buku besar.

4
 DATA DAN ANALISA DATA

Kami mengadakan pengamatan di Bagian Loket Pendaftaran dan Loket

Pengambilan Hasil untuk pasien rawat jalan Laboratorium Sentral RSSA Malang sejak
tanggal 18 September sampai dengan 21 Oktober 2006 dan mengumpulkan beberapa
data. Data di bawah ini menunjukkan kelengkapan berkas administrasi pasien ASKES,
ASKES GAKIN, Umum dan Tagihan (tabel 1-4) serta data beberapa permasalahan yang
dihadapi oleh pasien di bagian loket pendaftaran (tabel 5).
Tabel 1. Data kelengkapan berkas administrasi pasien ASKES di
Laboratorium Sentral RSSA Malang tanggal 18 23 September 2006

Tanggal Jumlah pasien yg Srt.Permintaan Fc. Kartu Fc. Jaminan

diamati (org) dokter Perserta/ Askes
SKTM
18-09-06 35 35 (100%) 32 (91%) 23 (66%)
19-09-06 40 38 ( 95%) 39 (98%) 36 (90%)
20-09-06 50 50 (100%) 46 (92%) 38 (76%)
21-09-06 13 13 (100%) 13 (100%) 9 (69%)
22-09-06 43 43 (100%) 39 (91%) 29 (67%)
23-09-06 35 35 (100%) 34 (97%) 22 (63%)
Jumlah 216
Rerata persentasi 99,17 % 94,83 % 71,83 %

Dari tabel 1 dapat kita ketahui bahwa 99,17% pasien ASKES membawa surat
permintaan pemeriksaan laboratorium dari dokter, 94,83% membawa foto kopi kartu
peserta dan hanya 71,83% pasien yang membawa foto kopi surat jaminan Askes.

Tabel 2. Data kelengkapan berkas administrasi pasien ASKES GAKIN di

Laboratorium Sentral RSSA Malang tanggal 18 23 September 2006

Tanggal Jumlah pasien yg Srt.Permintaan Fc. Kartu Fc. Jaminan

diamati (org) dokter Perserta/ Askes
SKTM
18-09-06 32 32 (100%) 29 (91%) 22 (69%)
19-09-06 30 30 ( 95%) 30 (100%) 21 (70%)
20-09-06 45 44 ( 97%) 45 (100%) 21 (47%)
21-09-06 7 7 (100%) 6 (86%) 4 (57%)
22-09-06 9 9 (100%) 9 (100%) 8 (89%)
23-09-06 39 39 (100%) 38 (97%) 28 (72%)
Jumlah 162
Rerata persentasi 98,67 % 95,67 % 67,33 %

5
 Dari tabel 2 dapat kita ketahui bahwa 98,67% pasien ASKES GAKIN membawa
surat permintaan pemeriksaan laboratorium dari dokter, 95,67% membawa foto kopi
kartu peserta dan hanya 67,33% pasien yang membawa foto kopi surat jaminan Askes.

Tabel 3. Data kelengkapan berkas administrasi pasien Jamsostek, Perusahaan

(tagihan), Askes Blue di Laboratorium Sentral RSSA Malang tanggal
18 23 September 2006

Tanggal Jumlah pasien yg Srt.Permintaan Fc. Kartu Fc. Jaminan

diamati (org) dokter Perserta/
SKTM
18-09-06 4 4 (100%) 4 (100%) Tdk perlu
19-09-06 3 3 (100%) 3 (100%) Sda
20-09-06 3 3 (100%) 3 (100%) Sda
21-09-06 2 2(100%) 2(100%) sda
22-09-06 6 6 (100%) 6 (100%) sda
23-09-06 1 1 (100%) 1 (100%) sda
Jumlah 19
Rerata persentasi 100 % 100 %

Dari tabel 3 dapat kita ketahui bahwa 100% pasien Jamsostek, Perusahaan
(tagihan) membawa surat permintaan pemeriksaan laboratorium dari dokter dan foto kopi
kartu peserta sedangkan surat jaminan tidak diperlukan

Tabel 4. Data kelengkapan berkas administrasi pasien umum di

Laboratorium Sentral RSSA Malang tanggal 18 23 September 2006

Tanggal Jumlah pasien yg Srt.Permintaan Fc. Kartu Fc. Jaminan

diamati (org) dokter Perserta/ Askes
SKTM
18-09-06 13 13 (100%) Tdk perlu Tdk perlu
19-09-06 14 14 (100%) sda Sda
20-09-06 18 18 (100%) sda Sda
21-09-06 3 3 (100%) sda sda
22-09-06 10 10 (100%) sda sda
23-09-06 12 12 (100%) sda sda
Jumlah 70

Rerata persentasi 100 %

6
 Dari tabel 4 dapat kita ketahui bahwa 100% pasien Jamsostek, Perusahaan
(tagihan) membawa surat permintaan pemeriksaan laboratorium dari dokter dan foto kopi
kartu peserta sedangkan surat jaminan tidak diperlukan

Tabel 5 . Data permasalahan pasien di Loket Laboratorium Sentral RSSA Malang

tanggal 18 23 September 2006

Masalah 18.09.06 19.09.06 20.09.06 21.09.06 22.09.06 23.09.06 Jumlah

(%)
Tidak tahu tempat 10 8 4 5 3 7 37
pengambilan hasil (23,7)
Tidak tahu tempat 5 4 3 4 3 5 24
pendaftaran,radiologi,prosedur (15,4)
pemeriksaan/berobat
Tidak tahu tempat minta 7 11 6 5 2 4 35
tabung FH, kultur,BTA (22,4)
Tidak tahu tempat meletakkan 10 8 7 4 7 3 39
sampel cito,VVP (25)
Tidak mencantumkan asal poli 3 4 2 5 3 4 21
pada blanko permintaan lab (13,5)

Jumlah 156
(100)

Dari tabel 5 dapat kita ketahui permasalahan pasien terbanyak pada waktu di loket
pendaftaran adalah tidak tahu tempat meletakkan sampel untuk pemeriksaan cito dan
VVP (Vulvo Vaginal Preparat) yaitu sebesar 25%. Sedangkan permasalahan berikutnya
adalah tidak tahu tempat pengambilan hasil (23,7%), tidak tahu tempat minta tabung Faal
Hemostasis, kultur dan BTA (22,4%), tidak tahu tempat pendaftaran pertama kali di RS,
bagian Radilogi dan prosedur pemeriksaan (15,4%). Permasalahan lainnya sehubungan
dengan pencatatan data pasien adalah berasal dari poliklinik yaitu tidak mencantumkan
asal poliklinik pengirim pada blanko permintaan laboratorium (13,5 %).

7
 PERMASALAHAN DAN PEMBAHASAN

Dari data yang diperoleh selama waktu pengamatan didapat beberapa

permasalahan. Diantaranya adalah rendahnya kelengkapan berkas administrasi foto kopi
surat jaminan ASKES pada pasien ASKES , kurangnya informasi bagi pasien tentang
pelayanan Laboratorium Sentral
1. Rendahnya kelengkapan administrasi foto kopi surat jaminan ASKES pada
pasien ASKES
Bagi pasien-pasien dengan ASKES sebagai penanggung pembayaran ada
beberapa berkas yang menjadi persyaratan sehingga RS dapat mengajukan klaim.
Diantaranya adalah foto kopi kartu peserta dan surat jaminan pelayanan ASKES.
Pada pengamatan kami, masih banyak pasien ASKES yang tidak memenuhi syarat ini
terutama kelengkapan dalam surat jaminan ASKES yang dikeluarkan oleh bagian
ASKES RSSA. Bagi pasien ASKES GAKIN yang hanya memenuhi kelengkapan
syarat ini sebanyak 67,33% mungkin disebabkan karena ketidak tahuan mereka akan
syarat-syarat yang harus dilengkapi. Salah satu faktor adalah rendahnya tingkat
pengetahuan dan pendidikan pasien ASKES Gakin yang kebanyakan adalah berasal
dari masyarakat dengan status sosial ekonomi yang rendah. Hal ini menyebabkan
informasi tentang syarat-syarat pasien ASKES yang telah dipampangkan di bagian
loket pendaftaran pasien pun tidak dibaca. Akan tetapi kurangnya pengetahuan
tidaklah menjadi penyebab tunggal masalah ini oleh karena pada pasien ASKES PNS
juga terjadi angka kelengkapan surat jaminan ASKES yang tidak jauh berbeda
(71,83%). Pengetahuan yang cukup tinggi serta tingkat pendidikan yang tinggi tidak
secara langsung menentukan seseorang untuk menaati peraturan untk memenuhi
syarat-syarat yang ada.
Beberapa informasi yang didapat dari pasien mengatakan bahwa lamanya waktu
yang diperlukan untuk pengambilan surat jaminan ASKES ini menjadi penyebab
mereka menunda kelengkapan administrasi tersebut, juga pelayanan foto kopi yang
belum buka turut mendukung alasan mereka. Akan tetapi, kami belum mengobservasi
lebih lanjut kebenaran informasi tersebut karena keterbatasan waktu.

8
 Terbatasnya petugas di bagian loket juga menyebabkan berkas-berkas yang
masuk tidak diseleksi terlebih dahulu, sehingga ketika tiba giliran pasien tersebut dan
ternyata berkas-berkas tidak lengkap akhirnya pendaftaran pasien tersebut tertunda
sampai berkas-berkas dilengkapi. Kejadian seperti ini ternyata dapat menghambat
waktu pelayanan di bagian pendaftaran karena akan menghabiskan waktu pelayanan,
sehingga waktu antrian akan menjadi lebih panjang. Hal ini menyebabkan ketidak
puasan bagi pelanggan yang sebenarnya menginginkan pelayanan laboratorium yang
cepat. Untuk itu perlu dipikirkan penambahan tenaga di bagian loket pendaftaran
yang bertugas menyeleksi berkas-berkas pasien dan memberi informasi tentang
syarat-syarat tersebut terutama kapada pasien yang tingkat pendidikan dan
pengetahuannya rendah.

2. Kurangnya informasi bagi pasien tentang alur pelayanan Laboratorium Sentral

Ada beberapa masalah yang bermuara pada kurangnya informasi tentang alur
pelayanan Laboratorium Sentral diantaranya adalah pasien tidak tahu tempat
meletakkan sampel untuk pemeriksaan cito dan VVP. Hal ini menyebabkan petugas
di bagian loket pendaftaran memberikan informasi yang sebenarnya akan
memperpanjang waktu pencatatan. Ketidak tahuan pasien ini disebabkan tidak adanya
informasi baik yang diberikan secara tertulis / terpampang tentang denah bagian loket
pendaftaran, pengambilan hasil, dan tempat penerimaan sampel pemeriksaan cito,
juga tidak ada petugas yang dapat memberikan informasi ini secara khusus seperti
layaknya tugas seorang informasi pelanggan (customer service). Demikian juga
dengan masalah lainnya yang berkisar pada permasalahan ketidak tahuan tempat
meminta peralatan penampungan spesimen, tempat pengambilan hasil. Ketidak
tahuan urutan prosedur pemeriksaan pasien juga didapati pada pengamatan kami. Hal
ini berarti pada waktu pendaftaran pasien pertama kali pasien tidak mendapatkan
keterangan yang jelas. Untuk itu kami sarankan, perlu dibuat denah alur pemeriksaan
di bagian pendaftaran RS pertama kali dan denah tempat dan berbagai loket di dalam
Laboratorium Sentral secara skematis. Denah ini dipampangkan di bagian depan loket
secara tertulis dalam bentuk yang mudah dipahami. Selain itu; kami mengusulkan

9
juga penambahan tenaga sebagai pemberi informasi pelanggan di bagian loket yang
dapat memberikan informasi secara lisan.
Pengelolaan bagian Cito pada laboratorium sentral sebaiknya dilakukan tersendiri,
baik meliputi penerimaan spesimen, pencatatan identitas pasien sampai kepada
pemberian hasil pemeriksaan cito kepada pasien, akan tetapi penerimaan pembayaran
keuangan tetap pada satu pintu yaitu kasir di bagian loket pendaftaran agar
memudahkan pengawasan dan evaluasi.
.

10
 KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN
Sintem Informasi Manajemen (SIM) sangat bermanfaat untuk kelancaran
jalannya laboratorium PK
Sistem Informasi Manajemen terdiri dari komponen konsep informasi,
komponen hardware dan komponen software
SIM dapat membantu kelancaran manajerial laboratorium
Informasi di Laboratorium Sentral dilakukan secara komputerisasi dan
manual
Rendahnya kelengkapan administrasi foto kopi surat jaminan ASKES
pada pasien ASKES
Kurangnya informasi bagi pasien tentang pelayanan Laboratorium Sentral

B. SARAN
Perlu peningkatan sistem informasi dan manajemen dalam hal
komputerisasi hasil-hasil pemeriksaan laboratorium
Perlu penambahan tenaga yang bertugas untuk menyeleksi berkas-berkas
kelengkapan syarat untuk pasien ASKES
Perlu dibuat secara skematis denah ruangan Laboratorium Sentral
Perlu penambahan tenaga pemberi informasi pelanggan pada bagian loket
Pengelolaan bagian Cito pada laboratorium sentral sebaiknya dilakukan
tersendiri

Malang, Juli 2006

Loly RD Siagian

11
12