Seleksi dan Evaluasi Pemasok

Biaya, jelas merupakan salah satu syarat penting suplier, tetapi bukanlah satu-
satunya faktor atau yang paling penting. Suplier yang dapat diandalakan adalah
suplier yang konsisten menjaga mutu produk. Selain itu, pemasok juga harus tepat
waktu, pelayanan kepada pelanggan, pengiriman dan stabilitas usaha. ISO 9001 tidak
mensyaratkan suplier anda menerapkan ISO akan tetapi anda yang melakukan
audit/penilaian terhadap mereka.

Cara Melakukan Seleksi dan Evaluasi Pemasok

Sebagian perusahaan melakukan pengisian kuisioner dalam mengevaluasi
suplier. Metode lain dilakukan dengan cara trial pembelian untuk melakukan
penilaian. Bisa juga dengan cara mendatangi langsung suplier dan menilai
keseluruhan proses yang ada (tidak wajib). Untuk suplier yang ada, Anda akan perlu
secara berkala menilai kembali apakah suplier Anda masih mampu memenuhi
kebutuhan Anda. Untuk mengevaluasi suplier berdasarkan kinerja masa lalu mereka,
Anda harus menyimpan catatan (misalnya log produk inspeksi masuk, catatan
laporan produk suplier tidak sesuai).
Jika usaha anda bisa berjalan tanpa suplier maka sangat bagus karena
mengurangi resiko dan tidak perlu melakukan penilaian. Jika tergantung kepada
suplier maka bisa jadi anda tidak dapat melakukan produksi ketika suplier tidak
mengirimkan barang.
Seberapa intens anda mengevaluasi suplier akan sangat berpengaruh
terhadap barang dan jasa anda. Bagaimana anda menilai suplier dan memutuskan
menggunakan suplier mana yang harus dimasukkan kedalam Daftar Supplier
Terpilih.

Tugas dan Tanggung Jawab Auditor Internal

Audit internal ISO 9001
Bila sebelumnya kami pernah membahas tentang pelaksanaan audit internal,
maka dalam kesempatan kali ini kami akan membahas aktor penting yang
menentukan kesuksesan dari pelaksanaan kegiatan audit internal. Auditor Internal
memiliki peranan penting dalam sebuah organisasi. Tanpa keberadaan auditor
internal, perbaikan sistem sulit untuk dicapai. Karena sistem akan berjalan apa
adanya tanpa adanya upaya untuk melakukan evaluasi. Padahal dalam konsep PDCA
(Plan D0 -Check Action), audit internal merupakan upaya melakukan Check
(Periksa!) untuk memastikan sistem yang direncanakan sedari awal berjalan dengan
baik dan efektif. Lalu apa sebenarnya tugas dan tanggung jawab auditor internal?
Berikut kami rangkum tugas dan tanggung jawab auditor internal:

1. Mencari informasi awal terkait bagian yang akan diaudit (auditee)

Salah satu hal penting yang harus dikuasai auditor adalah pengetahuan yang
cukup tentang auditee. Pengetahuan yang dimaksud di sini mencakup cara kerja,
prosedural, hierarki jabatan, dan catatan mutu atau laporan yang selama ini
digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Tanpa menguasai hal ini, maka tidak banyak
yang bisa dilakukan auditor saat mengaudit.
2. Melakukan tinjauan dokumen dan persyaratan lain yang berkaitan dengan
auditee
Memeriksa dokumen dan persyaratan lain untuk kemudian dicatat hal-hal
yang bersifat critical merupakan faktor penting kesuksesaan audit, Dengan meninjau
dokumen auditee, auditor akan mengetahui proses-proses penting yang perlu
ditelusuri lebih jauh.
3. Mempersiapkan program audit tahunan dan jadwal pelaksanaan audit
secara terperinci
Dalam kamus ISO 9001, tidak dikenal audit mendadak. Semua kegiatan audit
internal harus direncanakan dari awal dan diinformasikan kepada seluruh auditee.
Karena, tujuan audit internal bukan untuk mencari-cari kesalahan, akan tetapi untuk
melakukan perbaikan secara berkesinambungan.

4. Membuat daftar pertanyaan audit (audit checklist)

Audit checklist dibuat untuk mempermudah auditor mengingat hal-hal
penting yang perlu ditanyakan. Selain itu, audit checklist juga dapat dijadikan
pedoman oleh auditee untuk mempersiapkan diri sebelum diaudit.
5. Melaksanakan pemeriksaan sistem secara menyeluruh
 Dalam pelaksanaan audit, seorang auditor harus jeli dan telaten dalam
memeriksa area auditee. Auditor tidak boleh hanya berpaku pada audit checklist dan
standar, tapi lebih dari itu, auditor dapat memeriksa lingkungan kerja auditee,
komitmen dan kesungguhan mereka dalam memperbaiki sistem. Dengan
mengabaikan komitmen, kegiatan audit internal hanya akan terlihat seperti audit
administratif belaka yang hanya berkutat pada ini belum lengkap, itu kurang bagus,
dan ini itu belum ditandatangani!
6. Mengumpulkan dan menganalisis bukti audit yang cukup dan relevan
Semua masalah atau temuan yang ditemukan selama proses audit harus
didukung dengan bukti yang cukup. Artinya, auditor tidak boleh gegabah dalam
melaporkan temuan. Harus ada bukti kuat bahwa auditee melakukan kesalahan. Satu
hal yang perlu dicatat, audit internal tidak hanya mengumpulkan temuan melainkan
juga mengumpulkan bukti-bukti prestasi yang sudah dicapai!
7. Melaporkan temuan audit atau masalah-masalah yang ditemukan selama
audit internal
Auditor harus menerbitkan laporan temuan audit internal untuk
ditindaklanjuti oleh auditee. Auditee harus diberi tenggat waktu tertentu agar proses
perbaikan tidak dibiarkan berlarut-larut.
8. Memantau tindak lanjut hasil audit internal sampai dinyatakan selesai
Untuk memastikan seluruh temuan telah diperbaiki, maka auditor internal
harus memeriksa tindakan yang sudah dilakukan setelah melewati tenggat waktu
perbaikan yang diberikan.
8 Poin di atas merupakan tugas dan tanggung jawab auditor internal,
selanjutnya Kami akan membahas apa yang harus dan yang jangan dilakukan oleh
seorang auditor.
Kualitas Auditor Internal yang Diharapkan
Independen, Tidak memihak auditee
Pendengar dan pengamat yang baik
Pencatat yang baik
Komunikatif dan bijaksana, tidak menyinggung perasaan auditee
Memiliki pemahaman tentang audit dan auditee yang cukup
Kualitas Auditor Internal yang Tidak Diharapkan
 Mudah diarahkan auditee
Tidak mempersiapkan diri
Tidak konsisten, tidak tegas dalam menyatakan suatu proses bermasalah atau
tidak yang disebabkan minimnya pemahaman
Terlalu agresif, menampakkan kesenangan bila menemukan temuan
Cenderung menggunakan pendapat pribadi
Tidak teliti mencatat dan menyimpan catatan

BAGAIMANA MENDESAIN AUDIT PEMASOK SESUAI DENGAN ISO 22000

Apakah Anda adalah pelaku industri pangan? Apabila Anda adalah pelaku
dari industri pangan dan yang kebetulan juga telah memiliki sertifikat ISO 22000,
maka akan sangat penting bagi perusahaan Anda (bahkan adalah suatu bentuk
kewajiban yang penting) dalam melakukan proses pengembangan terhadap pemasok
yang Anda miliki.

KRITERIA PEMASOK
Terdapat beberapa aspek ataupun parameter yang sangat kritikal yang
berhubungan dengan proses audit pemasok, namun sebelum Anda melakukan audit
pemasok sebaiknya dipahami terlebih dahulu type dan karakter pemasok yang Anda
miliki. Terdapat empat jenis pemasok yang berkaitan dengan kebutuhan industri
pangan, klasifikasi detailnya adalah sebagai berikut;
(a) Pemasok bahan baku
Apa yang dimaksud dengan bahan baku dalam industri pangan? Bahan baku
adalah bahan yang menjadi bahan pembentuk dari produk pangan itu sendiri. Bahan
tersebut masuk ke dalam komposisi produk.
(b) Pemasok bahan pengemas
Pemasok ini menyediakan produk bahan pengemas baik itu pengemas
primer dan pengemas sekunder. Pengemas primer adalah bahan pengemas yang
langsung bersentuhan dengan bahan baku (seperti plastic film, aluminium foil, botol
plastik) serta bahan pengemas sekunder (seperti karton).
(c) Pemasok jasa/ vendor produksi
 Pada perusahaan tertentu, terdapat penggunaan yang terkait dengan jasa/
vendor produksi. Dimana perusahaan menggunakan jasa pabrik atau industri lain
untuk melakukan proses produksi bagi kebutuhan vendor itu sendiri.
(d) Pemasok lain-lain
Pemasok untuk jenis produk lainnya, seperti spare part, bahan kimia
pembersih, jasa kendaraan, jasa distributor dan lain-lain yang tidak termasuk ke
dalam jasa pemasok bahan baku, bahan pengemas dan pemasok jasa/vendor
roduksi.

PARAMETER PEMERIKSAAN DALAM KEGIATAN AUDIT

Apa saja yang menjadi parameter dalam proses dan kegiatan audit kepada pemasok
(1) Aspek Manajemen Keamanan Pangan
Bagaimana posisi pemasok tersebut terhadap rantai proses pangan dalam
industri Anda? Apabila urutannya sangat berkaitan dengan alir proses primer, maka
sangat penting apabila pemasok ini mengadaptasi konsep Sistem Manajemen
Keamanan Pangan yang substansial. Kriteria pemeriksaan yang harus masuk ke
dalam checklist audit adalah:
(a) Proses pengendalian bahaya
Bagaimana pemasok Anda melakukan proses pengendalian bahaya dalam
tahapan prosesnya? Perhatikan sistem manajemen dokumentasi maupun aspek
pengelolaan operasional yang dijalankan di lapangan? Apabila Anda membutuhkan
site audit, pastikan terlebih dahulu kelengkapan dari dokumentasi Sistem
Manajemen Keamanan Pangan, paling tidak Anda sudah melakukan proses audit
meja (desck audit) terlebih dahulu.
(b) Lay out dan kondisi infrastruktur
Perhatikan sarana yang digunakan oleh pemasok untuk menjalankan proses
produksinya. Lay out dan kondisi infrastruktur yang dimiliki sudah memenuhi
standar dan persyaratan GMP (Good Manufacturing Practice) yang dijalankan
ataukah tidak. Lakukan proses adaptasi checklist BP-POM untuk melakukan proses
audit pemasok tersebut.
(c) Sistem Sanitasi
 Bagaimana perusahaan pemasok memastikan sanitasi dijalankan dalam
proses kerjanya. Jenis material apa saja yang digunakan sebagai bagian dalam
tahapan operasional sanitasi yang dijalankan di lapangan. Bagaimana perusahaan
menjalankannya, apakah tersedia prosedur yang tepat untuk menjalankan konsep
sanitasi tersebut.
(d) Sistem dokumentasi dan pencatatan
Lakukan proses pemeriksaan bagaimana perusahaan menjalankan sistem
manajemen keamanan pangan dalam usaha bisnis operasionalnya. Menjadi hal yang
sangat penting bagi pihak auditor untuk secara seksama memperhatikan catatan-
catatan yang dimiliki oleh pemilik proses (dalam hal ini pemasok), mengingat auditor
tidak selamanya berada pada area proses yang dimaksud, tentunya dibutuhkan suatu
sistem pengendalian internal yang kuat untuk mengawasinya.
(e) Kompetensi karyawan
Ada baiknya kita menanyakan kepada pemasok mengenai penanggung jawab
dari Sistem Manajemen Keamanan Pangan dalam perusahaan tersebut. Hal ini
dilakukan untuk memastikan konsistensi dalam proses implementasi Sistem
Manajemen Keamanan Pangan dalam organisasi tersebut. Dimana individu yang
terkait akan menjadi anchor (jangkar) dalam menggerakkan sistem. Kompetensi apa
saja yang dibutuhkan? Kompetensi yang dibutuhkan adalah kompetensi dalam
bidang pendidikan dan pelatihan. Apabila pendidikan yang dimiliki tidak
mengakomodasi kebutuhan Sistem Manajemen Keamanan Pangan, makan dapat
dilengkapi dengan pelatihan.

(2) Aspek sustainability process

Salah satu kriteria audit yang penting untuk diperhatikan adalah apakah
perusahaan pemasok dapat secara konsisten memasok produk ke perusahaan.
Bagaimana mereka menjalankan sistem operasional produksi di lapangan. Menarik
untuk diperhatikan mengenai tatanan sistem dan mekanisme kerja produksi. Ada
baiknya juga auditor menanyakan kelegkapan sertifikasi ISO 9001 yang ditujukan
untuk memastikan mekanisme perencanaan proses dijalankan secara tepat untuk
menjamin kepuasan pelanggan.
(3) Aspek konsistensi kualitas
Hal ini adalah persyaratan yang sangat penting. Sebaiknya pada saat audit
lihat bagan struktur organisasi dari perusahaan. Apakah terdapat fungsi dan
peranan inspeksi dan pengujian dalam struktur organisasi yang ada. Kembangkan
pertanyaan ke arah sistem yang digunakan untuk menjalankan inspeksi yang ada di
lapangan, serta bagaimana pencatatan yang dijalankan.

MENETAPKAN DAN MENGEMBANGKAN KOMPETENSI AUDITOR

Proses audit yang dijalankan harus dipastikan oleh dukungan auditor yang
tepat. Perusahaan memiliki alternatif untuk memiliki auditor internal ataupun
auditor eksternal. Terdapat beberapa hal positif dan negatif dari kebijaksanaan
untuk memutuskan penggunaan auditor eksternal dan internal tersebut. Auditor
internal memiliki efek positif selain berinvestasi rendah juga dapat menjaga
kerahasiaan dari rantai pasokan perusahaan, namun kadangkala auditor internal
sangat berpotensi mengalami penyimpanan pada aspek integritas apabila melakukan
kontak dengan pemasok. Pada auditor eksternal, efek positif adalah menjaga adanya
indepedensi dari diri auditor tersebut, efek negatifnya adalah potensi bocornya
rahasia perusahaan dan nilai investasi yang tinggi.

Apa pun kebijakan perusahaan, ada beberapa hal yang perlu dicermati dalam
pemilihan auditor untuk pemasok.
(1) Pendidikan dan pelatihan auditor
Pastikan pendidikan auditor relevan dengan bidang keamanan pangan, akan
menjadi lebih baik apabila auditor itu sendiri memiliki sertifikasi yang terkait dengan
pengembangan pelatihan audit.
(2) Pengalaman kerja
Pilih individu yang memiliki pengalaman kerja yang cukup kuat yang terkait
dengan program dan kegiatan audit. Hal ini akan sangat membantu pemasok,
mengingat audit itu sendiri lebih berhubungan dengan mencari kesesuaian bukan
mencari kesalahan. Auditor yang berpengalaman akan membuat pendekatan audit
yang tidak mengada-ada, tepat sasaran dan dapat memberikan masukan yang positif
kepada pemasok.
PENYUSUNAN LAPORAN DAN KRITERIA AUDIT
Penetapan dan penyusunan laporan ditetapkan berdasarkan checklist.
Lakukan pembuatan resume yang berhubungan dengan hasil audit tersebut. Sistem
audit pemasok yang tepat, adalah sistem audit yang terkait dengan pengembangan
dan kriteria dari pemasok itu sendiri nantinya. Secara umum, pemasok akan
ditetapkan dalam kriteria Outstanding (A), Good (B), Averaga (C), dan Need
Improvement (D) yang nantinya akan terkait dengan keputusan selang waktu/
periode audit.
Apabila perusahaan Anda masih membutuhkan informasi yang berhubungan
dengan tata cara proses pendesainan audit pemasok, ada baiknya mulai mencari
referensi yang tepat untuk mencari konsultan atau jasa pembinaan pemasok Anda.
Pilih jasa konsultasi yang memiliki kapasitas tepat sehingga dapat membantu
perusahaan Anda secara optimal.