BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Sistem

System operasi adalah program-program computer yang mengendalikan

sumber daya piranti keras dan piranti lunak computer (Raymond McLeod, Jr.
George P Schell, Management Information System, Edisi 10) dan berfungsi sebagai
suatu antar muka yang menghubungan pengguna, piranti lunak operasi dan piranti
keras sedangkan pengertian system itu sendiri mempunyai perkembangan sesuai
dengan konteksnya antara lain :

(Murdick dan Ross, 1993) mendefiniskan system sebagai seperangkat

elemen yang digabungkan satu dengan yang lainnya untuk suatu tujuan bersama
sementara definisi system dalam kamus Websters Unbriged adalah elemen-elemen
yang saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau organisasi. Sedangkan
menurut Scott (1996) system terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input),
pengolahan (Processing) serta keluaran (output) ciri pokok system menurut
Gapspert ada empat yaitu system itu beroperasi dalam suatu lingkaran terdiri atas
unsur-unsur ditandai dengan saling berhubungan dan mempunyai satu fungsi atau
tujuan utama

Masukan Pengolahan Keluaran

(Input) (Processing (Output)
)

Gambar Model Sistem

(hanif Al Fatah), Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Gambar diatas menunjukan bahwa system atau pendekatan system minimal harus
mempunyai empat komponen yaitu : Masukan, Pengolahan, Keluaran dan balikan
atau control.

Sementara Mc.Leod (1995) mendefinisikan system sebagai sekelompok

elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu
tujuan. Sumber daya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya
berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme control, untuk lebih
jelasnya elemen system tersebut dapat digambarkan dengan model sebagai berikut
:

Tujuan
t

Mekanisme
Kontrol

Input Transformasi Output

t

Gambar Model Elemen-Elemen Sistem

(hanif Al Fatah), Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Sedangkan sistem operasi ( Abas Ali Pangera, M.Kom. & Dony Ariyus, Sistem
Operasi) menjelaskan bahwa : sistem operasi merupakan penghubung antara
pengguna mesin dengan perangkat keras yang dimiliki mesin tersebut. Pengertian
sistem operasi secara umum adalah pengelola seluruh sumber daya yang terdapat
pada sistem komputer dan menyediakan sekumpulan layanan (System Call ) ke
pemakai sehingga memudahkan dan menyamankan pengguna serta pemanfaatan
sumber daya sistem komputer.
2.2. Definisi Sistem Informasi
System informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis
sebagai berikut Sistem Informasi adalah : suatu system didalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan .
System informasi (information system ) adalah sekumpulan komponen yang saling
berhubungan mengumpulkan atau mendapatkan, memproses, menyimpanan dan
mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan
pengawasan dalam suatu organisasi serta membantu manejer dalam mengambil
keputusan (Kent, 2008).

Sistem Informasi (S.I) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan

aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan
manjemen, dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering
digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data dan
teknologi.

Sistem Informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi
operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu
organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi
yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu
organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi
semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini
menyiman, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi
yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.
( Ferdinand, 2012 : Sistem Informasi)

Sedangkan Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis

komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut:
a. Perangkat Keras yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan
memasukan data, memproses data, dan keluaran data.
b. Perangkat Lunak yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer
c. Database yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian
rupa sehingga muda diakses pengguna sistem informasi
d. Telekomunikasi yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna
sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan
kerja yang efektif
e. Manusia yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analisis,
Programme, dan operator serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.

2.3. Analisis Sistem

Analisis Sistem didefinisikan sebagai bagaimana memahami dan
menspesifikasi dengan detail apa yang harus dilakukan oleh system.sementara
system desain diartikan sebagai menjelaskan dengan detail bagaimana bagian-
bagian dari system informasi informasi diimplementasikan.dengan demikian
analisis dan desain system informasi bias didefinisikan sebagai proses organisional
komplek dimana system informasi berbasis computer diimplementasikan atau bias
diringkas sebagai berikut :
Analisis : mendefinisikan masalah
Design : memecahkan masalah

2.4. Internal Kontrol

Pengendalian intern ( Internal Control ) didefinisikan sebagai suatu proses

yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan system teknologi informasi yang
dirancang untuk membantu organisasi mencapai suatu tujuan atau objektif tertentu,
pengendalian intern merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi dan
mengukur sumber daya suatu organisasi. Pengendalian intern berperan penting
untuk mencegah dan mendeteksi penggelapan (fraud) dan melindungi sumber daya
organisasi baik yang berwujud maupun tidak berwujud.
2.4.1. Elemen dalam pengendalian Intern

Committee of Sponsoring Organizations of the Treatway Commission (COSO)

memperkenalkan adanya lima komponen pengendali intern yang meliputi :

1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Salah satu factor yang berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah
filosofi manajeman dan gaya operasi manajemen struktur organisasi serta praktik
kepersonaliaan.
2. Penilaian Resiko (Risk Assesment)
Suatu resiko yang telah diidentifikasi dapat dianalisis dan evaluasi sehingga
dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya.
3. Prosedur Pengendalian (Control Procedure)
Prosedur pengendalian ditetapkan untuk standarisasi proses kerja sehingga
menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau mendeteksi
terjadinya fraud dan kesalahan.
4. Pemantauan (Monitoring)
Pemantauaan terhadap system pengendali intern akan dapat menemukan
kekurangan serta meningkatkan efektifitas pengendalian. Pengendalian intern
dapat dimonitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan
usaha manajemen.
5. Informasi dan Komunikasi (Information and Comunication)
Informasi dan komunikasi merupakan elemen yang penting dalam pengendalian
intern perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian resiko,
prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen sebagai
pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hokum dan
peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan. Informasi ini juga diperlukan
dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini
untuk menilai standart eksternal
(Ullrich J Galinas, Richard B Dull, 7 edition COSO, Internal Control
Framework)
2.5. Metode Pengembangan Sistem

Beberapa ahli membagi proses-proses pengembangan sistem kedalam

sejumlah urutan yang berbeda-beda tetapi semuanya akan mengacu pada proses-
proses standar berikut :
a. Analisis ( mendefinisikan masalah )
b. Desain ( memecahkan masalah )
c. Implementasi
d. Pemeliharaan
( Hanif Al fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi).
Metode RAD (Rapid Application Development ), Menurut James Martin
Rapid Application Development (RAD) merupakan pengembangan siklus yang
dirancang untuk memberikan pengembangan yang jauh lebih cepat dan hasil yang
lebih berkualitas tinggi daripada yang dicapai dengan siklus hidup tradisional. Hal
ini dirancang untuk mengambil keuntungan maksimum dari pengembangan
perangkat lunak yang telah berevolusi baru-baru ini . Sedangkan menurut Profesor
Clifford Ketemborough dari College Whitehead, Universty of Redlands
mendefinisikan Rapid Application Development sebagai Pendekatan untuk
membangun sistem komputer yang menggabungkan Computer-Assisted Sofware
Engineering (CASE) tools dan teknik, user-driven prototyping, RAD meningkatkan
kualitas sistem secara drastis dan mengurangi waktu yang diperlukan untuk
membangun sistem

2.5.1. Model Rapid Application Development (RAD)

RAD adalah kumpulan strategi, metodologi dan alat integrasi yang terdapat
dalam suatu kerangka kerja yang disebut informasi engineering (IE) keseluruhan
pendekatan pengembangan sistem, pendekatan yang digunakan adalah banyaknya
keikutsertaan user dalam tahap pengembangan antara lain : perencanaan
persyaratan (user berperan), desain pengguna (user berperan), konstruksi (user
kurang) dan serah terima (user berperan)
2.5.2. Empat unsur penting RAD
1. Manajement adalah sebagai experimenter cara baru atau Early adapter
metodologi baru.
2. Orang adalah pengguna tim-tim khusus SWAT (Skilled with advanced
tools)
3. Metodologi adalah siklus hidup RAD
4. Alat-alat adalah bahasa pemograman generasi ke empat Computer Aided
Software Engineering (CASE) yang memfasilitasi prototyping dan
penciptaan kode.

2.5.3. Tahapan-Tahapan RAD

Gambar 1. Tahapan RAD

Jurnal Informatika vol.3

Tahapan-Tahapan pada RAD

Metode RAD mempunyai 3 tahapan utama seperti yang terlihat pada gambar 1.
1. Rencana Kebutuhan (Requirment Planning)
Pada tahap ini user dan analis melakukan semacam pertemuan untuk
melakukan identifikasi kebutuhan informasi untuk mencapai kebutuhan. Pada
tahap ini hal terpenting adalah adanya keterlibatan dari kedua belah pihak bukan
hanya sekedar persetujuan akan proposal yang sudah dibuat, keterlibatan user
bukan hanya dari satu tingkatan pada suatu organisasi melainkan beberapa
 tingkatan organisasi sehingga informasi yang dibutuhkan untuk masing-masing
user dapat terpenuhi dengan baik.
Pada tahap ini dilakukan penggalian kebutuhan yang diinginkan user mengenai
informasi atau data persuratan yang dapat ditampilkan bila sewaktu-waktu
dibutuhkan disertai dengan pengarsipan yang sistematis agar dokumen yang
dibutuhkan mudah didapatkan, pada tahap ini melibatkan user dari staf sampai
dengan pejabat dengan melakukan wawancara informal melalui aktifitas sehari-
hari di Sub.Bagian Tata Usaha

2. Proses Desain (Design Workshop)

Pada tahap ini adalah melakukan proses desain dan melakukan perbaikan-
perbaikan apabila masih terdapat ketidaksesuaian desain antara user dan analis.
Di tahap desain ini analisis dilakukan dengan melibatkan user mengenai desain
aplikasi yang diinginkan dalam proses pencatatan atau input surat masuk dan
surat keluar serta dalam hal pencarian arsip surat masuk dan surat keluar di
Sub.Bagian Tata Usaha.

3. Implementasi (Implementation)
Setelah desain dari system yang akan dibuat sudah disetujui baik oleh user
dan analis, maka pada tahap ini Programmer mengembangkan desain menjadi
suatu program setelah program selesai baik sebagian maupun secara
keseluruhan maka dilakukan proses pengujian terhadap program tersebut
apakah terdapat kesalahan atau tidak sebelum diaplikasikan pada suatu
organisasi.

4. Tahapan Keseluruhan
Dengan berdasarkan kepada tahapan-tahapan tersebut diatas maka proses
utama pengembangan suatu system dengan menggunakan metode RAD adalah
sebagai berikut :
Pengembang membuat prototype berdasarkan kebutuhan-kebutuhan yang
sudah diidentifikasi sebelumnya.
Desainer melakukan penilaian terhadap prototype
 User melakukan uji coba pada prototype dan memberikan masukan mengenai
kebutuhan-kebutuhan yang kurang.
User dan Developer melakukan pertemuan untuk memberikan penilaian
terhadap produk secara bersama-sama menyesuaikan kebutuhan serta
memberikan komentar apabila diperlukan perubahan.
Semua kebutuhan akan system dan perubahan-perubahan yang terjadi
dilakukan proses-proses timeboxed dengan mempunyai 2 kemungkinan
1. perubahan yang tidak dapat di tampung.seperti yang sudah direncanakan
harus dihilangkan
2. jika diperlukan kebutuahan-kebutuhan yang bersifat sekunder ditiadakan.
Studi analisis Rapid Aplication Development sebagai salah satu alternative,
Agustinus Noeritjahyana)

2.6. UML
Menurut Adi Nugroho (2010) dalam Buku Rekayasa Perangkat Lunak
Berorientasi Objek dengan Metode USDP menjelaskan bahwa UML adalah :
bahasa pemodelan untuk system atau perangkat lunak yang berparadigma
Berorientasi Objek

2.6.1. Definisi UML (Unified Modeling Language)

Unified Modelling Language (UML) merupakan bahasa visual untuk

pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah system dengan menggunakan
diagram dan teks-teks pendukung

2.6.2. Model UML (Unified Modeling Language)

Menurut Widodo (2011:10), Beberapa literature menyebutkan bahwa

UML menyediakan sembilan jenis diagram, yang lain menyebutkan delapan karena
ada beberapa diagram yang digabung, misanya diagram komunikasi, diagram
urutan dan diagram pewaktuan digabung menjadi diagram interaksi. Namun
demikian model-model itu dapat dikelompokkan berdasarkan sifatnya yaitu statis
atau dinamis. Jenis diagram itu antara lain:
2.6.3. Jenis-jenis diagram UML (Unified Modeling Language)
Menurut Adi Nugroho, (Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek
dengan Metode USDP : Berikut ini adalah definisi mengenai 5 diagram UML:

1. Use Case Diagram

Menurut Maimunah (2010:30), Use case adalah adalah deksripsi fungsi
dari sebuah sistem dari perspektif pengguna. Use case bekerja dengan cara
mendeskripsikan tipikal interaksi antara pengguna sebuah sistem (aktor) dengan
sistemnya sendiri melalui sebuah cerita bagaimana sebuah sistem dipakai.
Use case diagram secara grafis menggambarkan interaksi antara sistem, sistem
eksternal dan pengguna. Dengan kata lain use case diagram secara grafis
mendeskripsikan siapa yang akan menggunakan sistem dan dalam cara apa
pengguna (user) mengharapkan interaksi dengan sistem itu. Use case secara naratif
digunakan untuk secara tekstual menggambarkan sekuensi langkah-langkah dari
setiap interaksi. Dalam buku Rekayasa Perangkat Lunak ( Rosa A.S & M.
Salahuddin, 2013) dinyatakan ada dua hal utama pada Use Case yaitu pendefinisian
apa yang disebut actor dan Use Case
~ Actor merupakan orang, proses atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem
informasi yang akan dibuat diluar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri.jadi
simbol dari actor adalah gambar orang tapi actor belum tentu merupakan orang.
~ Use Case merupakan fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit
yang saling bertukar pesan antar unit atau actor. Berikut adalah simbol-simbol yang
ada pada diagram Use Case :

Tabel 1 : Simbol Use Case Diagram

Simbol Deskripsi

Fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit

Use Case
yang saling bertukar pesan antar unit atau aktor, biasanya
dinyatakan dengan menggunakan kata kerja di awal frase
nama Use Case.
 Actor/ Aktor Orang, proses atau sistem lain yang berinteraksi dengan
sistem informasi yang akan dibuat diluar sistem informasi
yang akan dibuat itu sendiri, jadi walaupun simbol dari
aktor adalah gambar orang tapi aktor belum tentu
merupakan orang biasanya dinyatakan menggunakan kata
benda diawal frase nama aktor.
Asosiasi/ Komunikasi antar aktor dan Use Case yang berpartisipasi
Association pada Use Case atau Use Case memiliki interaksi dengan
aktor.

Relasi Use Case tambahan ke sebuah Use Case dimana Use

Case yang ditambahkan dapat berdiri sendiri walaupun
Ekstensi/ Extend tanpa Use Case tambahan itu, mirip dengan prinsip
<<extend>> inheritance pada pemograman berorientasi objek, biasanya
Use Case tambahan memiliki nama depan yang sama
dengan Use Case yang ditambahkan.
Generalisasi Hubungan generalisasi dan spesialisasi (umum-khusus)
/Generalization antara dua buah Use Case dimana fungsi yang satu adalah
fungsi yang lebih umum dari lainnya.

Include Menspesifikasikan bahwa use case sumber secara eksplisit

System Menspesifikasikan paket yang menampilkan system secara

terbatas

Note Elemen fisik yang eksis saat aplikasi dijalankan dan

mencerminkan suatu sumber daya komputasi

Tabel 1 : Simbol Use Case Diagram

 Contoh Use Case Diagram

KELOLA SURAT KELUAR

-End8
-End7
Memberikan Nomor Meminta Nomor
Surat Keluar * Agenda Surat Keluar
*

Stafi Persuratan
Tata Usaha Buat Konsep Surat Staff

Mengajukan Konsep
Surat Keluar

Ka.Sie

Koreksi Konsep
Surat Keluar Kasubbag

Menerima dan
Menyetujui Konsep Surat

Direktur
Menyetujui dan
Menandatangani Surat Keluar

Kasubdit

Gambar 1. Use Case Diagram

2. Class Diagram
Menurut Murad (2010:30), Class diagram adalah Class yang
menggambarkan keadaan (atribut/property) suatu sistem, sekaligus menawarkan
pelayanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metode/fungsi).
Menggambarkan struktur object sistem. Diagram ini menunjukkan class
object yang menyusun sistem dan juga hubungan antara class object tersebut.
Sedangkan Dalam buku Rekayasa Perangkat Lunak ( Rosa A.S & M. Salahuddin,
2013) dinyatakan Class Diagram menggambarkan struktur sistem dari segi
pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem. Kelas
memiliki atribut dan metode atau operasi.
 Atribut merupakan variabel-variabel yang dimiliki oleh suatu kelas
Operasi atau metode adalah fungsi-fungsi yang dimiliki oleh suatu kelas.
Diagram kelas dibuat agar pembuat program atau Programmer membuat kelas-
kelas sesuai rancangan di dalam diagram kelas agar antara dokumentasi
perancangan dan perangkat lunak sinkron.susunan struktur kelas yang baik pada
diagram kelas sebaiknya memiliki jenis-jenis kelas berikut :
Kelas Main
Kelas yang memiliki fungsi awal dieksekusi ketika sistem dijalankan
Kelas yang menangani tampilan sistem (view)
Kelas yang mendefinisikan dan mengatur tampilan ke pemakai
Kelas yang diambil dari pendefinisian Use Case (Controller) kelas yang
menangani fungsi-fungsi yang harus ada diambil dari pendefinisian Use
Case, kelas ini biasanya disebut kelas proses yang menangani proses bisnis
pada perangkat lunak.
Kelas yang diambil dari pendefinisian data (Model)
Kelas yang digunakan untuk memegang atau membungkus data menjadi
sebuah kesatuan yang diambil maupun yang akan disimpan ke basis data.
Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram kelas

Tabel 2 : Simbol Class Diagram

Simbol Deskripsi

Kelas Kelas pada struktur sistem

ClassName

Antar Muka Sama dengan konsep interface dalam pemograman

/Interface berorientasi objek

interface name
 Asosiasi/ Relasi antar kelas dengan makna umum asosiasi biasanya
Association juga disertai dengan multiplicity

Asosiasi berarah Relasi antar kelas dengan makna kelas yang satu
/Direkted digunakan oleh kelas yang lain, asosiasi biasanya juga
Association disertai dengan multiplicity.

Generalisasi Hubungan generalisasi dan spesialisasi (umum-khusus)

/Generalization antara dua buah Use Case dimana fungsi yang satu adalah
fungsi yang lebih umum dari lainnya.

Kebergantungan Relasi antar kelas dengan makna kebergantungan antar

/dependency kelas.

Agregasi Relasi antar kelas dengan makna semua bagian (whole

/Aggregation parit)

Tabel 2 : Symbol Class Diagram

 Contoh Class Diagram

SURAT_MASUK
-Id_Surat_Masuk :Interface4
string
-No-Surat_Masuk : char * -End1
-Asal_Surat : byte
-Tanggal_Surat : char
-Perihal_Surat : byte
++Add()()
++Input()() -End2
-End4 USER
++Search()() -End3
-Id_User : byte
++Edit()()
*
End1
** -Password : string
++Add()()
++Input()()
++Log_Out()()
SURAT_KELUAR End2
-Id_Surat_Keluar Interface5
: string
-No_Surat_Keluar : char
-Asal_Surat : byte
-Tanggal_Surat : char
-Perihal_Surat : byte
-Catatan_Surat
++Add()()
++Input()()
++Seacrh()()
++Edit()()

Gambar 2. Class Diagram

3. Sequence Diagram
Secara grafis menggambarkan bagaimana objek berinteraksi dengan satu
sama lain melalui pesan pada sekuensi sebuah use case atau operasi. Untuk
menggambarkan diagram sekuen maka harus diketahui objek-objek yang terlibat
dalam sebuah Use Case beserta metode-metode yang dimiliki kelas yang
diinstansiasi menjadi objek itu.membuat diagram sekuen juga dibutuhkan untuk
melihat skenario yang ada pada Use Case.
Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram sekuen
 Tabel 3 : Simbol Sequence Diagram

Simbol Deskripsi

Aktor Orang, proses atau sistem lain yang berinteraksi dengan

sistem informasi yang akan dibuat diluar sistem informasi
yang akan dibuat itu sendiri, jadi walaupun simbol dari
aktor adalah gambar orang tapi aktor belum tentu
merupakan orang biasanya dinyatakan menggunakan kata
benda diawal frase nama aktor.

Garis Hidup/Lifeline Menyatakan kehidupan suatu objek

Objek Menyatakan objek yang berinteraksi pesan

Waktu Aktif Menyatakan objek dalam keadaan aktif dan berinteraksi

semua yang terhubung dengan waktu aktif ini adalah
sebuah tahapan yang dilakukan didalamnya

Pesan Tipe Create Menyatakan suatu objek membuat objek yang lain, arah
panah mengarah pada objek yang dibuat.
 Pesan Tipe Call Menyatakan suatu objek memanggil operasi/ metode yang
ada pada objek lain atau dirinya sendiri

Menyatakan bahwa suatu objek mengirimkan

Pesan Tipe Send
data/masukan/informasi ke objek lainnya, arah panah
mengarah pada objek yang dikirimi
Menyatakan bahwa suatu objek yang telah menjalankan
Pesan Tipe Return suatu operasi atau metode menghasilkan suatu kembalian
ke objek tertentu, arah panah mengarah pada objek yang
menerima kembalian
Pesan Tipe Destroy Menyatakan suatu objek mengakhiri hidup objek yang
lain, arah panah mengarah pada objek yang diakhiri,
sebaliknya jika ada create maka ada destroy

Tabel 3 : Simbol Sequence Diagram

 Contoh Sequence Diagram
KELOLA SURAT MASUK

<<Boundary>> Surat_Masuk
Surat_Masuk Surat_Masuk
Pegawai Handler
windows Surat_Masuk
Tata_Usaha
DA

Surat_Masuk
New_Surat_Masuk_Add
(Id_Nomor_Srt, Asal,Tgl)
Start_Surat_Masuk
(Id_Surat_Masuk)
Input Read
Create_Surat_Masuk Surat_Masuk Surat_Masuk
(Id_Surat_Masuk)

Id.SrtMasuk
GetSrtMasuk

Save ()
Save ()
Save ()

Gambar 3. Sequence Diagram

4. Activity Diagram
Secara grafis digunakan untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas
baik proses bisnis maupun use case. Activity diagram dapat juga digunakan untuk
memodelkanaction yang akan dilakukan saat sebuah operasi dieksekusi, dan
memodelkan hasil dariaction tersebut. Diagram aktivitas banyak digunakan untuk
mendefinisikan hal-hal berikut :
Rancangan proses bisnis dimana setiap urutan aktivitas yang digambarkan
merupakan proses bisnis sistem yang didefinisikan
Urutan atau pengelompokan tampilan dari sistem/user interface dimana
setiap aktivitas dianggap memiliki sebuah rancangan antar muka tampilan.
Rancangan pengujian dimana setiap aktivitas dianggap memerlukan sebuah
pengujian yang perlu didefinisikan kasus ujinya.
Rancangan menu yang ditampilkan pada perangkat lunak.
Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram aktivitas.
 Tabel 4 : Simbol Activity Diagram

Simbol Deskripsi

Status Awal
Status awal aktivitas sistem, sebuah diagram aktivitas
memiliki sebuah status awal

Aktifitas
Aktivitas yang dilakukan sistem, aktivitas biasanya
diawali dengan kata kerja

Percabangan
/Decision
Asosiasi percabangan dimana jika ada pilihan aktivitas
lebih dari satu

Status akhir Status akhir yang dilakukan sistem, sebuah diagram

aktivitas memiliki sebuah status akhir.
swimlane
Fu nction

Memisahkan organisasi bisnis yang bertanggung jawab

terhadap aktivitas yang terjadi.

Digunakan untuk menunjukan kegiatan yang dilakukan

secara pararel

Fork

Digunakan untuk menunjukan kegiatan yang digabungkan

Join

Tabel 4 : simbol Activity Diagram

 Contoh Activity Diagram

Staf Persuratan T.U Kasubbag T.U Sekretaris Direktur Direktur

Terima
Srt Masuk

Buat Disp
Dan catat dalam
Buku agenda srt masuk

Disampaikan ke Terima srt masuk

Direktur Dan catat dalam
Buku agenda srt masuk

Terima srt masuk,

Disampaikan ke
Cermati dan berikan
Direktur
Catatan disp

Terima srt masuk dari

Diserahkan ke
Direktur Untuk
Sekretaris Direktur
Di distribusikan sesuai
Untuk di Distribusikan
Catatan Direktur
Terima Disp.srt masuk
Dari Direktur untuk
Di distribusikan

Untuk di arsipkan
Distribusikan srt Atau file Sekretariat
Sesuai Direktur
catatan Direktur

Untuk KTU
Agar dicermati/
Ditindaklanjuti/File T.U

Untuk semua
Subdit

Sebagai arsip/
File T.U

Tindaklanjut disp
Oleh KTU

Gambar 4. Activity Diagram

2.7. PHP
2.7.1. Pengenalan PHP
Pada mulanya, interface tersebut diberi nama Personal Home Page yang
memiliki kemampuan untuk mencatat seluruh informasi dari pengunjung situs
Online-nya. Kemudian interface atau parser tersebut dimodfikasi dengan
mendukung database mSQL atau Mini Structure Query Languege dengan
menggunakan parser SQL, pengembangan ini diberi nama FI (Forum Interpreter),
kemudian PHP/FI version 2.0 diluncurkan dan merupakan awal kelahiran dari PHP
yang saat ini sudah mencapai versi 5.x.x.. selanjutnya PHP ini dikembangkan oleh
tim untuk memberikan kemampuan yang seimbang dengan aplikasi lainnya.
Apa itu PHP ?
Menurut (Betha Sidik, Ir. Pemograman Web PHP , 2012) menyatakan
PHP merupakan secara umum dikenal sebagai Bahasa Pemograman script-script
yang membuat dokumen html secara on the fly yang dieksekusi di server web,
dokumen html yang dihasilkan dari suatu aplikasi bukan dokumen html, yang
dibuat dengan menggunakan editor teks atau editor html dikenal juga sebagai
Bahasa Pemograman server side.
PHP merupakan salah satu aplikasi eksternal yang bias digunakan oleh server web,
sehingga server web tidak sekedar untuk memberikan layanan dokumen html saja,
tetapi bias juga menjadi program yang menerima masukan dari luar dan
memberikan keluaran yang berasal dari database ataupun sumber data lainnya
menjadi dokumen html.
Kemampuan (feature) PHP yang paling diandalkan dan signifikan adalah dukungan
kepada banyak database. Membuat halaman web yang menggunakan data dari
database dengan sangat mudah dapat dilakukan. Berikut adalah daftar database
yang didukung oleh PHP antara lain :
Adabas D, dBase, Empress, FilePro (read only), FrontBase, Hyperwave, IBM DB2,
Informix, Ingres, Interbase, MSQL, Direct MS SQL, MySQL, ODBC, Oracle
(OCl7 dan OC18), Ovrimos, PostgreSQL, Solid, SQlite, Sybase, Velocis, Unix
DBM.
PHP juga mendukung untuk berkomunikasi dengan layanan lain
menggunakan protokol IMAP, SNMP, NNTP, POP3, HTTP. Dan lainnya yang
tidak terhitung. Pemograman juga dapat membuka soket jaringan secara mentah
dan berinteraksi dengan menggunakan protokol lainnya.
 2.7.2. Model Penulisan Tag PHP

Output :
 2.7.3. Variabel dan Tipe Data
Variable adalah : tempat menyimpan data, variable mewakili nama.
Didalam PHP nama variable diawali dengan karakter $ diikuti dengan huruf
sebagai karakter pertama setelah $, kemudian kombinasi karakter dan angka.
Tidak boleh ada spasi dan tanda baca dalam penamaannya kecuali karakter
_(garis bawah/under score).
Contoh :

Tipe Data
Data yang diolah oleh suatu program memiliki berbagai macam jenis, ada data
yang menunjukan jumlah, yang menunjukan nilai benar atau salah atau tulisan,
jenis atau tipe data dalam PHP secara mendasar dibedakan menjadi 3 macam
yang disebut dengan tipe data primtif,
tipe data primitive yang dapat diolah oleh PHP adalah :
Numeric
String
Boolean
Tiipe data Numeric dibedakan menjadi tipe data Integer dan Floating Point
Tipe data Compound terdiri atas : tipe data Array dan tipe data Objek.

Tipe Data Integer adalah tipe data numeric yang digunakan untuk menyatakan
bilangan bulat. Tipe data integer dapat dituliskan dengan notasi desimal, oktal
atau hexadesimal.
Contoh :
Decimal : [1-9] [0-9]*
|
Hexadecimal : 0[xX] [0-9a-fA-F]+
Octal : 0[0-7]+
 Tipe data Floating Point adalah tipe data yang digunakan untuk menyatakan data
numeric berupa bilangan pecahan.
Contoh :
2001.25
23e25

Tipe data String adalah : tipe data yang berjenis string atau teks. Teks atau tulisan
adalah semua data yang dinyatakan dengan huruf dan tanda baca, termasuk
didalamnya ada data berupa angka. Data angka yang ada dalam suatu teks atau
tulisan akan dianggap karakter, karena data tersebut tidak dapat dioperasikan
dalam operasi matematika.
Contoh data numeric yang menjadi data String adalah nomor rumah, nomor
rumah bersatu dengan nama jalan. Tidak digunakan oleh operasi matematika.
contoh : Teks dengan apostrope tanda petik tunggal
Teks dengan Quote (kutip) tanda petik ganda
Tipe data Boolean adalah : tipe data yang digunakan untuk menyatakan nilai
benar atau salah, atau nilai Boolean.nilai Boolean sangat diperlukan
terutama pada pengendalian struktur program, seperti pada if/else atau pada
while, do/while.
Pada PHP maka nilai Boolean secara otomatis akan disertakan pada setiap
variabel, artinya bahwa suatu variabel akan secara otomatis akan bernilai
true ata false tergantung pada nilai yang disimpan pada variabel tersebut.
Contoh nama Script : Boolean_01.php
Tipe data Objek merupakan tipe data baru, merupakan pengembangan PHP
untuk mendukung pemograman berorientasi objek. Tipe data objek adalah
tipe data yang didalamnya mempunyai data dan method. Data yang
dipunyai oleh suatu objek populer dengan nama atribut dan method suatu
objek umumnya berupa suatu fungsi.
Data objek didefinisikan dengan membuat definisi kelas terlebih dahulu.
Suatu variabel yang bertipe objek diinisialisasi ( dideklarasi) dengan
menggunakan perintah new kemudian nama objek (berupa nama kelas
objek).
 Contoh :
Tipe data Array tipe data yang juga menyangkut tentang masalah variabel
yang khusus.

2.7.4. Produk Aplikasi dengan PHP

Banyak produk aplikasi yang telah sukses dikembangkan dengan menggunaan
PHP, baik untuk aplikasi portal web
1. aplikasi portal web.
Aplikasi Portal web yang dikenal dengan aplikasi CMS ( Content Management
System) yang dikembangkan dengan menggunakan PHP diantaranya adalah :
a. Joomla! (http://www.joomla.org)
b. Wordpress (http://wordpress.org)
c. Drupal (http://drupal.org/)
d. SilverStripe (http://www.silverstripe.org/)
e. ModX (http://www.ModX.org/)
f. phpNuke (http://phpnuke.org/)

2. beberapa CMS kreasi Indonesia :

AuraCMS (http://auracms.org/)
Endonesia (http://endonesia.net/project/endonesia/)

3. Aplikasi untuk pengelolaan database :

phpMyAdmin (http://www.phpmyadmin.net/home_page/)
phpPgAdmin (http://phppgadmin.sourceforge.net/doku.php), aplikasi berbasis
web untuk mengelola database PostgreSQL.

4. Beberapa situs web yang pernah dibuat oleh penulis menggunakan PHP dengan
database PostgreSQL, MySQL dan Interbase adalah :
http://www.kamuskita.com
http://www.pustakakita.com
http://www.opencontent.or.id
http://www.parijsvanjava.com
 2.7.5. MySQL

MySQL adalah multi user database yang menggunakan bahasa Structured

Query Language (SQL) sedangkan SQL adalah bahasa standart yang digunakan
untuk mengakses database server, dan ada beberapa kelengkapan program
untuk melakukan akses kepada server database MySQL adalah sebagai berikut
:
MySQL show merupakan program untuk menampilkan informasi
tentang database dan tabel yang dimiliki oleh server database MySQL
yang sedang berjalan di server.
MySQL dump merupakan paket yang digunakan untuk melakukan
backup database dan datanya.
Sedangkan client MySQL adalah software yang digunakan untuk
melakukan interaksi dengan server MySQL dan nama software ini adalah
MySQL.lexe yang terletak pada c:\mysql\bin.

2.7.6. XAMPP

XAMPP adalah perangkat lunak bebas yang mendukung banyak system

operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program.
Fungsinya sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas
program Apache HTTP server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang
ditulis dengan bahasa pemograman PHP dan Perl, nama XAMPP merupakan
singkatan dari X (Apache, MySQL, PHP dan Perl)

2.8. Konsep dasar Tata Persuratan

2.8.1. Pengertian Surat

Surat menurut Bathos (2009.36) adalah alat komunikasi tertulis yang berasal
dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.
Surat (Wursanto, 1991) adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.fungsinya mencakup lima hal : sarana
pemberitahuan, permintaan, buah pikiran dan gagasan, alat bukti tertulis, alat
pengingat, bukti historis dan pedoman kerja.
Surat masuk (Wursanto, 1991) adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi
lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (Kantor Pos), maupun
yang diterima dari kurir (pengiriman surat) dengan mempergunakan buku
pengiriman. Menurut Hidayat dalam bukunya Pembimbing Administrasi dan
Surat Menyurat Surat ialah : sehelai kertas atau lebih dimana dituliskan suatu
pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan atau
dinyatakan kepada orang lain.
Surat keluar ialah : surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan telah
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau
lembaga lain.

2.8.2. Pengertian Surat Masuk

Surat masuk adalah semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima
instansi/pihak lain untuk disampaikan kepada pejabat yang tercantum pada alamat,
baik yang tercantum pada sampul maupun pada tulisan dinas itu sendiri.

2.8.3. Pengertian Surat Keluar

Surat Keluar adalah semua tulisan yang dikirimkan kepada pejabat diluar
instansi sendiri sesuai dengan alamat yang dicantumkan pada tulisan dinas atau
pada sampulnya.Mengenai sifat dan derajat surat yang bersumber dari Biro Hukum
dan Organisasi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dalam Peraturan Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013 tentang
Tata Naskah Dinas dilingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
Republik Indonesia.adalah sebagai berikut:

2.8.4. Sifat dan Derajat Surat

a. Sifat Surat terdiri atas :

Surat sangat rahasia adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan
tingkat pengamanan yang tertinggi dan mempunyai hubungan erat dengan
 keamanan dan keselamatan Negara serta hanya diketahui oleh pejabat yang
berhak menerima.
Surat rahasia adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan
pengamanan khusus dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan
kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang
ditunjuk.
Surat terbatas adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan
pengamanan dan mempunyai hubungan erat dengan tugas khusus kedinasan
serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
Surat biasa adalah merupakan surat yang tidak memerlukan pengamanan
khusus.

b. Derajat Surat terdiri atas kilat atau sangat segera, segera dan biasa
Kilat atau Sangat Segera adalah derajat surat yang isinya harus segera
diketahui penerima surat dan penyelesaiannya harus dilakukan pada
kesempatan pertama atau secepat mungkin.
Segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui atau
ditanggapi oleh penerima surat.
Biasa adalah derajat surat yang penyampaiannya dan penyelesaiannya tidak
seperti kilat dan segera.

2.8.5. Bentuk Surat

a. Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal
tertentu yang penting dan mendesak.
b. Surat Dinas adalah naskah dinas yang berisi hal penting berkenaan dengan
administrasi pemerintahaan.
c. Nota Dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal dari atasan kepada
bawahan atau dari bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat,
berisikan catatan atau pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.
d. Memo adalah naskah dinas yang bersifat internal, berisi catatan singkat tentang
pokok persoalan kedinasaan dari atasan kepada bawahan.
e. Surat Undangan adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan kepada pejabat
atau seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah
ditentukan
f. Surat Tugas adalah naskah dinas yang berisi penugasan dari pejabat yang
berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan.
g. Surat Pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar atau
menyampaikan surat, dokumen barang dan atau bahan lain yang dikirimkan.
h. Surat Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang
objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan
tindakah atau perbuatan hokum yang telah disepakati bersama.
i. Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk
bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa.
j. Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi atau keterangan
mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.
k. Surat Pernyataan adalah naskah dinas yang menyatakan kebenaran suatu hal
disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.
l. Surat Pengumuman adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan mengenai
suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum.
m. Berita Acara naskah dinas yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau
peristiwa mengenai waktu kejadian, tempat kejadian, keterangan dan hal lain
yang berhubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.
n. Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang suatu
kegiatan.
o. Notulen Rapat adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pembuat notulen
rapat/notulis yang memuat hasil pembahasan atau segala sesuatu yang
disampaikan dalam suatu rapat.
(sumber Biro Hukum dan Organisasi Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan, Tahun 2013).
2.8.6. Pengertian Tata Usaha
Pengertian Tata Usaha menurut beberapa ahli secara Estimologi adalah
kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi, manusia, harta kearah suatu
tujuan yang terhimpun dalam organisasi.
Menurut (The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern)
memberikan pengertian bahwa Tata Usaha adalah segenap rangkaian aktivitas
menghimpun, mencatat, mengelola mengadakan, mengirim, dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja.
Adapun pengertian yang menyangkut ketatausahaan persuratan adalah sebagai
berikut :
1. Buku Agenda Surat Masuk (dijelaskan)
2. Lembar Disposisi (dijelaskan)
3. Buku Agenda Surat Keluar (dijelaskan)
4. Buku Ekspedisi (dijelaskan).

A. Buku Agenda
Menurut Agus Sugiarto (2005.27) pencatatan dengan buku agenda dilakukan
oleh instansi

Buku Agenda Surat Masuk adalah buku agenda sebagai pencatatan secara
tertulis mengenai penerimaan surat masuk instansi meliputi asal surat, nomor
surat, tanggal surat, dan perihal surat masuk.

Buku Agenda Surat Keluar adalah buku agenda sebagai pencatatan secara
tertulis mengenai surat keluar instansi

B. Lembar Disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada

bawahan yang berisi informasi atau perintah

C. Buku Ekspedisi adalah buku pengantar surat yang berfungsi untuk mencatat
pengiriman surat kepada pihak lain.

2.8.7. Pengertian Arsip

Menurut (Amsyah, 2005) menyatakan Arsip adalah setiap
catatan/record/warkat yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf,
angka/gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi
dan informasi yang terekam pada kertas, media komputer piringan dan kertas foto
copy, berdasarkan uraian diatas dapat didefiniskan bahwa arsip adalah : naskah-
naskah atau dokumen-dokumen sebagai pusat ingatan dari berbagai kegiatan atau
organisasi dimana naskah-naskah tersebut disimpan sebaik mungkin secara
sistematis ditempat yang telah disediakan agar lebih mudah dicari apabila apabila
diperlukan kembali.