TUGAS

PERATURAN PERUNDANGAN JASA KONSTRUKSI

TENTANG KUALIFIKASI PENGADAAN BARANG DAN JASA

ANGGUN HARYANTO 14310111

JURUSAN TEKNIK SIPIL

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS JANABADRA

YOGYAKARTA

2016
 A. Pengertian Umum
Proses pengadaan barang ataupun jasa dalam institusi pemerintah tidak semudah pengadaan di
institusi swasta. Seluruh pengadaan barang yang pembiayaannya melalui APBN/APBD, baik
sebagian atau keseluruhan, harus mengacu kepada aturan yang berlaku (Keppres No. 80 Tahun
2003, Bagian Kedua Pasal 2; bagian ketujuh pasal 7) Ada beberapa istilah yang digunakan dalam
proses pengadaan ini, diantaranya:

1. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna
Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan yang bertanggung jawab
atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa
2. Penyedia barang/jasa, adalah badan usaha atau perseorangan yang menyediakan
barang/jasa
3. Barang, adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi bahan baku,
bahan setengah jadi, barang jadi/peralatan yang spesifikasinya ditetapkan oleh pengguna
barang/jasa
4. Khusus jasa, terbagi atas 3 jenis, yaitu Jasa Pemborongan, Jasa Konsultasi dan Jasa
lainnya

Untuk istilah lebih lengkap, silakan membuka Keppres No. 80 Tahun 2003 Pasal 1 dan Perpres
No. 8 Tahun 2006 Pasal 1.

a. Swakelola
Sesuai dengan aturan, ada 2 (dua) pelaksanaan pengadaan, yaitu dengan menggunakan penyedia
barang/jasa (pihak ketiga) atau dengan cara swakelola (dikelola sendiri oleh institusi itu)
Swakelola adalah pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan dan diawasi sendiri oleh institusi,
dimana dalam pelaksanaannya dapat dilaksanakan oleh PPK, instansi pemerintah lain atau
kelompok masyarakat/LSM penerima hibah.Pekerjaan yang dapat dilakukan dengan swakelola
adalah:
 pekerjaan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan teknis SDM pada institusi
yang bersangkutan (misalnya diklat, beasiswa, kunjungan kerja);
 pekerjaan yang operasi dan pemeliharaannya memerlukan partisipasi masyakarat;
 pekerjaan yang dari segi besaran, sifat, lokasi, atau pembiayaan tidak diminati oleh
penyedia barang/jasa;
 pekerjaan yang secara rinci/detail tidak dapat dihitung/ditentukan terlebih dahulu,
sehingga apabila dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa akan menanggung resiko yang
besar;
 penyelenggaraan diklat, kursus, penataran, seminar, lokakarya, atau penyuluhan;
 pekerjaan untuk proyek percontohan (pilot project) yang bersifat khusus, yangbelum
dapat dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa;
  pekerjaan khusus yang bersifat pemrosesan data, perumusan kebijakan pemerintah,
pengujian di laboratorium, pengembangan sistem tertentu dan penelitian oleh perguruan
tinggi/lembaga ilmiah pemerintah;
 pekerjaan yang bersifat rahasia bagi instansi pengguna barang/jasa.
Di luar dari daftar tersebut, harus dilaksanakan melalui penyedia barang/jasa.

b. Panitia Pengadaan
Apabila sebuah pengadaan barang/jasa dilakukan dengan menggunakan pihak ketiga, yaitu
melalui penyedia barang dan jasa, maka proses pengadaannya harus melalui panitia atau pejabat
pengadaan.
 Panitia pengadaan dibentuk bila nilai pengadaan di atas Rp. 50.000.000 (Lima Puluh Juta
Rupiah), sedangkan dibawah itu cukup dengan pejabat pengadaan.
 Jumlah panitia pengadaan minimal 3 orang dan berjumlah ganjil sesuai dengan nilai
pengadaan dan harus berasal dari pegawai negeri, baik dari instansi sendiri maupun
instansi lainnya.
 Panitia pengadaan harus memahami tentang prosedur pengadaan, jenis pekerjaan yang
diadakan maupun substansi pengadaan, tidak memiliki hubungan keluarga dengan
pejabat yang mengangkat dan menetapkan sebagai panitia dan memiliki sertifikat
pengadaan barang/jasa pemerintah.
Khusus untuk aturan mengenai kepemilikan sertifikat pengadaan barang/jasa pemerintah, sesuai
dengan Surat Edaran Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas No. 0021/M.PPN/01/2008 Tanggal
31 Januari 2008, maka sertifikat pelatihan/bimbingan teknis pengadaan barang dan jasa, untuk
sementara, sampai tanggal 31 Desember 2008 dapat diberlakukan sebagai sertifikat keahlian
pengadaan barang/jasa.
Dalam kasus mengenai panitia juga ditegaskan, bahwa panitia harus memahami substansi
dari pengadaan. Apabila di institusi itu tidak ada orang yang memahami mengenai substansi,
maka disilakan untuk mengambil orang dari unit/institusi lain. Contoh, sebuah institusi hendak
mengadakan perangkat server dan kelengkapannya, sedangkan di institusi itu tidak ada
seorangpun yang memahami tentang server, maka dapat mengambil panitia dari bagian data atau
institusi yang menangani TI.
PPK, bendaharawan, dan pejabat yang bertugas melakukan verifikasi surat permintaan
pembayaran (SPP) dan/atau pejabat yang bertugas menandatangani surat perintah membayar
(SPM) dilarang duduk sebagai panitia/pejabat pengadaan. Pegawai pada BPKP, Itjen,
Inspektorat Utama, dan unit pengawas lainnya juga dilarang menjadi panitia/pejabat pengadaan
pada institusi lain. Mereka hanya bisa menjadi panitia/pejabat pengadaan pada institusi masing-
masing.

c. Penyedia Barang/Jasa
Bukan hanya panitia saja yang memiliki persyaratan, tapi penyedia barang/jasa juga memiliki
persyaratan untuk dapat mengikuti kegiatan pengadaan. Persyaratan penyedia barang/jasa adalah:
  memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan untuk menjalankan usaha. (dalam
ketentuan ini jelas bahwa penyedia barang/jasa harus mengikuti aturan yang berlaku
mengenai bentuk usaha, seperti Surat Ijin Usaha dan aturan-aturan lainnya);
 memiliki keahlian, pengalaman, kemampuan teknis dan manajerial untuk menyediakan
barang/jasa (hal ini nantinya dapat dibuktikan pada penilaian kualifikasi perusahaan
tersebut).
 tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidak sedang
dihentikan, dan/atau direksi yang bertindah untuk dan atas nama perusahaan tidak sedang
dalam menjalani sanksi pidana;
 secara hukum mempunya kapasitas menandatangani kontrak. (atau yang lebih jelas
adalah penandatangan kontrak haruslah orang yang namanya tertera di dalam akte
pendirian perusahaan atau orang yang diberi kuasa penuh (misalnya melalui RUPS)
untuk bertindak untuk dan atas nama perusahaan itu);
 sebagai wajib pajak sudah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir, dibuktikan
dengan melampirkan bukti tanda terima penyampaian SPT PPh tahun terakhir, dan
fotokopi SSP PPh Pasal 29;
 dalam kurun waktu 4 (empat) tahun terakhir pernah memperoleh pekerjaan menyediakan
barang/jasa, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta termasuk pengalaman
subkontrak, kecuali penyedia barang/jasa yang baru berdiri kurang dari 3 (tiga) tahun;
 tidak masuk dalam daftar hitam (sebuah daftar yang dikeluarkan oleh institusi pemerintah
yang berisi daftar perusahaan yang “bermasalah” dalam proses pelelangan di satu tempat
sehingga tidak diperbolehkan mengikuti pelelangan si seluruh institusi pemerintah
lainnya);
 memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau dengan pos (“jelas” disini juga
berarti bahwa alamat tersebut memang benar alamat perusahaan yang bersangkutan,
bukan alamat yang hanya sekedar “diakui” saja);
Khusus untuk tenaga ahli yang ditugaskan dalam pelaksanaan pekerjaan Jasa Konsultasi,
persyaratannya adalah:
 memiliki NPWP dan bukti penyelesaian kewajiban pajak (ini yang kadang sulit bagi
tenaga ahli kita);
 lulusan perguruan tinggi negeri atau swasta yang telah terakreditasi atau yang lulus ujian
negara atau perguruan tinggi luar negeri yang ijazahnya telah disahkan oleh Depdiknas;
 mempunyai pengalaman di bidangnya.
Selain persyaratan di atas, pegawai negeri, pegawai BI, pegawai BHMN/BUMN/BUMD
dilarang menjadi penyedia barang/jasa, kecuali yang bersangkutan mengambil cuti di luar
tanggungan negara.Untuk penilaian mengenai persyaratan penyedia barang/jasa tersebut akan
melalui proses penilaian kualifikasi, baik pra kualifikasi maupun pasca kualifikasi
 B. Jenis dan Metode
1. Prakualifikasi dan Pascakualifikasi
Metode penilaian terhadap kualifikasi ini terdiri atas 2 metode, yaitu Prakualifikasi dan
Pascakualifikasi.
- Prakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta
pemenuhan persyaratan terhadap perusahaan SEBELUM pemasukan dokumen
penawaran. Artinya, hanya perusahaan yang memenuhi kualifikasi-lah yang dapat
memasukkan penawaran. Metode ini dilaksanakan untuk pelelangan yang bersifat
kompleks (termasuk pelelangan diatas 50 M)
- Pascakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta
pemenuhan persyaratan terhadap perusahaan SETELAH pemasukan dokumen
penawaran. Pada umumnya, prinsip pelelangan menggunakan proses ini (Kecuali Jasa
Konsultasi yang wajib menggunakan Prakualifikasi). Bahkan untuk pelelangan umum
untuk pengadaan barang/jasa pemborongan/jasa lainnya, sifatnya adalah wajib (kecuali
yang bernilai di atas 50M).
Proses ini dilakukan dengan meminta perusahaan yang ikut pelelangan untuk dapat mengisi
formulir isian kualifikasi.

2. Metode Pengadaan Barang/Jasa

Selain kualifikasi, ada beberapa hal lagi yang harus diperhatikan oleh penyedia barang/jasa,
yaitu:
a) Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
b) Metode Penyampaian Dokumen Penawaran
c) Metode Evaluasi Penawaran

metode dan kondisi di lapangan dari metode-metode tersebut.

a) Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa. metode pemilihannya terbagi atas 4 (empat) jenis,
yaitu:

o Metode Pelelangan Umum Metode inilah yang merupakan prinsip utama pengadaan
barang, yaitu dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas melalui media
massa dan papan pengumuman resmi institusi. Biasa dilakukan untuk pengadaan dengan
nilai diatas Rp. 100 Juta
o Metode Pelelangan Terbatas Secara prinsip, sistem pengumumannya sama dengan
pelelangan umum, tetapi di dalam pengumuman tersebut sudah mencantumkan nama
penyedia barang/jasa yang dianggap mampu untuk mengerjakan. Jenis ini biasanya
digunakan untuk pekerjaan yang penyedianya diyakini terbatas saja, dan untuk pekerjaan
yang kompleks
 o Metode Pemilihan Langsung Merupakan metode pemilihan yang membandingkan
sebanyak-banyaknya penawaran dan sekurang-kurangnya 3 penawaran dari penyedia
barang/jasa yang telah lulus prakualifikasi. Metode ini cukup diumumkan melalui papan
pengumuman resmi institusi atau bila memungkinkan melalui internet. Metode ini
biasanya digunakan untuk pekerjaan yang bernilai di antara Rp. 50 Juta sampai Rp. 100
Juta.
o Metode Penunjukan Langsung Metode ini langsung menunjuk 1 (satu) penyedia
barang/jasa dengan cara melakukan negosiasi teknis maupun harga. Biasanya digunakan
dalam keadaan tertentu dan keadaan khusus. Termasuk apabila nilai pengadaan dibawah
Rp. 50 Juta
b. Metode Penyampaian Dokumen Metode penyampaiannya juga diatur di dalam Keppres No.
80 Tahun 2003, dimana metode tersebut dibagi menjadi 3 jenis metode, yaitu:
o Metode Satu Sampul
Dalam metode ini, dokumen-dokumen administrasi, teknis dan penawaran harga
dimasukkan ke dalam satu sampul tertutup kepada panitia/pejabat pengadaan
o Metode dua Sampul
Metode ini memisahkan antara dokumen administrasi dan teknis dengan dokumen
harga.Dokumen administrasi dan teknis dimasukkan di dalam satu sampul (sampul I) dan
diberi label “Dokumen Administrasi dan Teknis”, sedangkan dokumen harga dimasukkan
ke dalam sampul lainnya (sampul II) dan diberi label “Dokumen Harga.” Kedua sampul
ini kemudian dimasukkan ke dalam satu sampul, yaitu sampul penutup dan diserahkan
kepada panitia pada saat penyerahan dokumen.Apabila dokumen dikirim melalui pos,
maka sampul ini harus dibungkus lagi ke dalam satu sampul untuk pengiriman.Yang
harus diperhatikan pada metode ini adalah proses pelabelan dari setiap sampul.Jangan
sampai tertukar dan jangan sampai ada kesalahan dalam pelabelannya. Juga, jangan
sampai ada dokumen administrasi yang “kesasar” masuk ke dalam dokumen harga.Saya
pernah mengalami beberapa perusahaan dinyatakan gugur karena dokumen asli jaminan
penawaran berada di dalam sampul harga.Sedangkan untuk membuka sampul harga harus
menyelesaikan penilaian administrasi dahulu.Akibatnya, dokumen tersebut dianggap
tidak ada..
o Metode Dua Tahap
Metode ini sama dengan metode dua sampul.Yang membedakan adalah, sampul
administrasi dan teknis serta sampul harga tidak diserahkan pada waktu yang bersamaan.
c. Metode Evaluasi Penawaran.
metode evaluasi penawaran juga terdiri atas beberapa jenis, yaitu:
o Metode Elevasi Sistem Gugur
Metode ini melakukan penilaian secara berjenjang.Yang pertama dinilai adalah dokumen
administrasi, dan jika sesuai dengan yang dipersyaratkan maka dilanjutkan dengan
penilaian teknis.Perusahaan yang administrasinya kurang lengkap, langsung digugurkan
saat itu juga dan tidak mengikuti penilaian teknis.Selanjutnya dilakukan penilaian teknis
terhadap spesifikasi barang/jasa yang ditawarkan.Apabila sesuai dengan yang dibutuhkan
 maka langsung dilanjutkan dengan pembukaan harga. Bagi perusahaan yang tidak lulus
teknis, langsung digugurkan saat itu juga, walaupun harganya termurah.Kemudian,
seluruh perusahaan yang telah lulus administrasi maupun harga, dibuka penawaran
harganya.Dan harga terendahlah yang dinyatakan memenangkan pengadaan.Namun, di
dalam pelaksanaan sehari-hari, sistem ini biasanya dibalik.Pada saat pembukaan
penawaran, langsung membuka harga penawaran dari seluruh peserta.Yang diperiksa
administrasi dan teknisnya adalah perusahaan yang berada pada urutan 1 hingga 3 yang
terendah di dalam penawaran harganya.Metode evaluasi sistem gugur ini yang paling
sering digunakan di dalam pelelangan.Keuntungannya adalah cepat dalam memberikan
hasil akhir.Metode evaluasi ini paling sering disandingkan dengan Metode Pemilihan
Pelelangan Umum dan Metode Penyampaian Dokumen Satu Sampul.
o Metode Evaluasi Sistem Nilai
Metode inilah yang sering tidak dipahami oleh penyedia barang/jasa.Metode evaluasi ini
dilakukan dengan memberikan nilai angka tertentu kepada setiap unsur di dalam
penawaran.Kemudian membandingkan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta,
dimana nilai tertinggilah yang dinyatakan menang.Biasanya, metode ini dilakukan untuk
pekerjaan yang sangat memperhatikan kualitas teknis dibandingkan dengan harga.Karena
pada beberapa jenis pekerjaan, harga biasanya tidak menipu. Dimana semakin mahal
harga suatu barang, maka semakin baik juga kualitasnya.Beberapan perbandingan yang
sering digunakan adalah 60:4, 70:30 dan 80:10, malah pada beberapa lelang menetapkan
90:10 untuk perbandingan nilai teknis dan harga.Sangat besar kemungkinan penawaran
dengan harga terendah dikalahkan dengan sistem ini.Namun, untuk mencari kualitas
barang ataupun pekerjaan, metode inilah yang terbaik.
o Metode Evaluasi Biaya Selama Umur Ekonomis
Sistem evaluasi ini mirip dengan evaluasi sistem nilai.Dimana nilai ditetapkan kepada
barang dengan melihat umur ekonomisnya, sesuai dengan ketentuan yang telah
ditetapkan di dalam dokumen pengadaan.Evaluasi ini biasanya digunakan kepada proses
pengadaan yang sangat memperhatikan nilai susut barang.Saat ini, masih jarang
pengadaan barang/jasa yang menggunakan evaluasi ini
Proses pengadaan barang dan jasa di pemerintahan saat ini memasuki sebuah babak baru, yaitu
dengan mulai diterapkannya pengadaan barang/jasa berbasis elektronik atau e-procurement. E-
Procurement atau lelang secara elektronik adalah proses pengadan barang/jasa dalam lingkup
pemerintah yang menggunakan perangkat teknologi informasi dan komunikasi dalam setiap
proses dan langkahnya.Dasar hukum pelaksanaan e-procurement adalah UU No. 11 Tahun 2008
tentang ITE, Keppres No. 80 Tahun 2003, dan Perpres No. 8 Tahun 2006.
Secara umum, e-procurement dapat dilakukan melalui 2 cara, yaitu e-tendering dan e-
purchasing. E-Tendering adalah proses pengadaan barang/jasa yang diikuti oleh penyedia
barang/jasa secara elektronik melalui cara satu kali penawaran, sedangkan E-Purchasing adalah
proses pengadaan barang/jasa yang dilakukan melalui katalog elektronik.
 E-Tendering sama persis dengan pola pengadaan yang selama ini dilaksanakan secara
manual, perbedaannya hanya seluruh tahapan dilaksanakan secara elektronik, sedangkan E-
Purchasing menggunakan cara yang sama sekali berbeda.Pengguna barang/jasa tinggal memilih
barang/jasa yang diinginkan melalui katalog elektronik yang terbuka serta transparan.Katalog ini
disusun oleh LKPP melalui sebuah kontrak payung kepada Produsen atau penyedia utama,
sehingga harga yang ditawarkan dipastikan jauh lebih rendah dibandingkan harga pasaran.
Khusus E-Purchasing, saat ini masih belum dilaksanakan, menunggu payung hukum
selesai ditandatangani oleh Presiden.Untuk kedepan pada tulisan ini, setiap istilah e-procurement
berarti mengacu kepada E-Tendering.

C. Prosedur
Tulisan kali ini akan membahas mengenai prosedur dan tahapan yang dilaksanakan untuk
melaksanakan pengadaan barang/jasa secara umum. untuk membahas setiap langkah sesuai
dengan aturan yang ada dan hal-hal yang harus diperhatikan, baik oleh penyedia barang/jasa
maupun oleh panitia.
Contoh di bawah ini adalah untuk Pengadaan Barang/Jasa Pemborongan/Jasa lainnya
dengan Metode Penilaian Kualifikasi secara Pascakualifikasi, Metode Pemilihan Penyedia
Barang/jasa secara Lelang Umum, Metode Penyampaian Dokumen Penawaran Satu Sampul dan
Metode Evaluasi Penawaran Sistem Gugur.

1. Pengumuman.
Pengumuman pelelangan sebenarnya bertujuan untuk memberikan informasi seluas-
luasnya kepada masyarakat tentang rencana pengadaan barang/jasa. Pengumuman
dilaksanakan selama 7 (tujuh) hari kerja dimana pada hari pertama pengumuman
dilaksanakan melalui media cetak/koran (untuk nilai di atas 1 Milyar, dipasang pada
koran nasional dan propinsi, sedangkan dibawah 1 Milyar cukup pada koran propinsi,
kecuali penyedia barang/jasa untuk pekerjaan tersebut kurang dari 3 perusahaan di
propinsi tersebut, maka diumumkan juga di koran nasional). Selain melalui koran, maka
pengumuman juga harus ditempel pada papan pengumuman institusi dalam jangka waktu
7 hari kerja.Di dalam Keppres telah jelas bahwa pengumuman tersebut harus menjelaskan
secara singkat jenis pekerjaan dan perangkat yang akan diadakan, waktu pengambilan
dokumen serta persyaratan peserta. Namun, banyak diantara pengumuman tersebut hanya
mencantumkan nama kegiatan dan sebuah kalimat “Untuk informasi lebih jelas, silakan
datang ke kantor…..” Atau “untuk informasi lebih detail, silakan melihat papan
pengumuman yang ditempel pada…”
2. Pedaftaran dan Pengambilan Dokumen Penawaran
Pendaftaran dan pengambilan dilaksanakan 1 (satu) hari setelah pengumuman sampai
dengan satu hari sebelum batas akhir pemasukan dokumen.Untuk penyedia barang/jasa
agar memperhatikan baik-baik persyaratan yang tertulis di pengumuman untuk
pendaftaran ini. Karena banyak instansi yang mempersyaratkan bahwa yang mendaftar
 haruslah pemilik perusahaan yang namanya ada di dalam akta pendirian perusahaan atau
yang memiliki wewenang untuk bertindak atas nama perusahaan dengan bukti otentik
tertentu.Sebenarnya, persyaratan ini bertujuan agar pada saat pendaftaran langsung
dilaksanakan penandatanganan Fakta Integritas. Hal lain yang harus diperhatikan
sebelum mendaftar adalah persyaratan-persyaratan untuk membawa dan memperlihatkan
dokumen-dokumen tertentu untuk dapat mengambil dokumen penawaran tersebut
3. Rapat Penjelasan (Aanwijzing).
Aanwijzing dilaksanakan paling cepat 4 (empat) hari kerja sejak tanggal
pengumuman.Hal ini agar penyedia barang/jasa memiliki cukup waktu untuk
mempelajari dokumen dan mempersiapkan hal-hal yang dianggap kurang jelas agar dapat
ditanyakan sewaktu rapat penjelasan.Aanwijzing ini tidak bersifat wajib, dan
ketidakikutsertaan dalam acara ini tidak dapat dijadikan alasan untuk menggugurkan
peserta.Yang berhak ikut di dalam aanwizjing adalah peserta yang sudah mendaftar untuk
mengikuti pelelangan.Hasil aanwijzing bersifat mengikat kepada seluruh peserta, baik
yang ikut maupun yang tidak mengikuti dan menjadi salah satu lampiran dari Dokumen
Pengadaan.Pada kegiatan inilah seluruh peserta dapat menyampaikan pertanyaan dan
meminta informasi serta penjelasan seluas-luasnya kepada panitia, baik hal-hal yang
bersifat administrasi maupun teknis. Setiap perubahan terhadap dokumen akan dicatat
dan dimasukkan ke dalam Berita Acara Aanwijzing. Diharapkan pertanyaan dapat
dituntaskan pada acara ini,karena setelah aanwijzing tidak diperbolehkan lagi peserta
berkomunikasi dengan panitia untuk mempertanyakan aspek-aspek administrasi maupun
teknis.
4. Pemasukan Penawaran
Pemasukan dokumen penawaran dilaksanakan 1 hari setelah aanwijzing dan batas
akhirnya minimal 2 hari setelah penjelasan.Lama waktu pemasukan disesuaikan dengan
kompleksitas pelelangan.Bisa 2 hari (misal untuk ATK) dan bisa juga sampai 30 hari
kerja.Dalam pemasukan dokumen penawaran, beberapa hal yang harus diperhatikan oleh
penyedia barang/jasa, yaitu:Dokumen yang dimasukkan harus diyakini sudah dalam
kondisi lengkap, jangan sampai ada tertinggal 1-pun dokumen, baik administrasi maupun
teknis.Karena kekurangan 1 dokumen, apalagi yang bersifat vital, dapat menggugurkan
penawaran itu.Pemasukan dokumen juga harus memperhatikan batas akhir waktu
pemasukan, karena selisih 1 menit saja dari batas akhir, dapat menyebabkan penawaran
ditolak.
5. Pembukuan Dokumen Penawaran
Pembukaan dokumen biasanya dilaksanakan pada hari terakhir pemasukan
dokumen.Pada saat pembukaan inilah biasanya ketegangan pertama dialami oleh
penyedia barang dan jasa, dan bahkan bisa berujung pada keributan.Hal ini disebabkan,
pada pembukaan dokumen, seluruh dokumen yang sudah masuk dicek satu persatu dan
diperiksa kelengkapannya.Hasil dari pembukaan dokumen adalah sebuah berita acara
yang berisi “lengkap” atau “tidak lengkap” dari dokumen penawaran.Namun, walaupun
 pemeriksaan kelengkapan dilakukan saat pembukaan ini, tahapan ini tidak menggugurkan
peserta, karena pengguguran peserta baru dilakukan saat evaluasi.Tapi, kalau pembukaan
saja sudah tidak lengkap, mana bisa dinyatakan lulus administrasi Disinilah biasanya
penyebab keributan yang terjadi, sesama peserta akan saling berusaha menjatuhkan
dengan menuntut kekurangan dari dokumen peserta.Hal ini terjadi karena kurang jelasnya
hal-hal yang harus dilampirkan dalam dokumen pelelangan yang membuka kesempatan
multitafsir. Juga karena kurang tegasnya panitia lelang saat pembukaan dokumen.Sistem
satu sampul juga membuka dokumen harga pada saat pembukaan dokumen, sehingga
seluruh peserta dapat melihat harga satu sama lain.
6. Evaluasi Dokumen Penawaran
Inilah saat “hidup – mati” bagi peserta.Karena pada tahapan inilah penilaian dokumen
administrasi, teknis maupun harga mereka dilakukan.Penentuan siapa yang
memenangkan pelelangan juga akan dilihat pada tahapan ini. Secara umum, ada 3
evaluasi yang dapat dilakukan pada tahapan ini, yaitu evaluasi / koreksi aritmetika harga
(sebenarnya untuk kontrak lumpsum dapat tidak dilaksanakan), evaluasi administrasi, dan
evaluasi teknis.Evaluasi administrasi akan mengecek semua dokumen administrasi secara
detail, utamanya kebenaran dan keterbaruan (up to date) dari dokumen-dokumen
tersebut.Pada tahapan ini, panitia juga dapat mengecek kepada pihak yang mengeluarkan
dokumen mengenai kebenaran dokumen yang telah dikeluarkan.Pada tahap ini, panitia
harus benar-benar melakukan evaluasi sesuai dengan persyaratan yang telah dituliskan di
dalam dokumen pengadaan dan tidak boleh menambah atau mengurangi syarat
apapun.Panitia jugaperlu menghindari penilaian yang sifatnya bias atau tidak
substantif.Jangan sampai hanya karena dokumen penawaran dari peserta tidak dijilid
spiral atau dijilid buku maka langsung digugurkan dengan alasan administrasi.Pada
tahapan ini panitia harus jeli, karena banyak juga akal-akalan peserta
pengadaan.Misalnya dalam dokumen teknis, mereka hanya melakukan salin tempel (copy
paste) antara spesifikasi yang diminta oleh panitia dengan spesifikasi yang ditawarkan.
Hasilnya, pasti sesuai dengan permintaan dan lulus teknis. Namun, panitia harus
membandingkan spesifikasi tersebut dengan brosur yang mereka lampirkan,sehingga
tidak asal menilai lulus saja.Semua hasil evaluasi harus dimasukkan dalam berita acara
evaluasi yang ditandatangani oleh seluruh panitia.
7. Klarifikasi dan Pembuktian Kualifikasi
Dalam tahapan pengadaan dengan penilaian Pascakualifikasi,penilaian terhadap
kualifikasi perusahaan dilakukan setelah evaluasi.Pada tahapan ini, panitia harus
mengecek kebenaran dari data kualifikasi yang telah dimasukkan oleh peserta. Seperti
kebenaran SIUP,Pajak, bahkan domisili perusahaan.Panitia juga dapat melakukan
kunjungan ke perusahaan untuk melihat langsung apakah benar perusahaan tersebut ada
atau cuma perusahaan fiktif.Juga dapat dilakukan pemanggilan kepada perusahaan untuk
mengklarifikasi dokumen-dokumen yang telah dimasukkan terhadap dokumen aslinya.
8. Usulan, penetapan dan pengumuman pemenang
 Patut dicatat bahwa kewenangan penentuan pemenang itu bukan berada pada panitia,
melainkan pada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).Panitia pengadaan hanya sekedar
mengusulkan pemenang.PPK menetapkan berdasarkan hasil evaluasi yang telah
dilaksanakan oleh panitia.Setelah ditetapkan oleh PPK, pemenang diumumkan oleh
panitia melalui papan pengumuman institusi.
9. Sanggahan
Peserta pengadaan berhak melakukan sanggahan apabila hasil pengadaan dianggap tidak
sesuai dengan aturan yang berlaku atau terjadi penyimpangan atau KKN selama proses
pengadaan. Disini juga sering terjadi kesalahan prosedur sanggahan. Sanggahan terdiri
atas 2 tahap, yaitu sanggahan pertama yang ditujukan kepada PPK dan sanggahan
banding yang ditujukan kepada atasan PPK yaitu Pengguna Anggaran (PA)/Kuasa
Pengguna Anggaran (KPA) dengan tembusan institusi pengawasan (Inspektorat). Kadang
saking tidak sabarnya, peserta langsung melakukan sanggahan dengan tembusan kemana-
mana. Saya pernah melihat sendiri surat sanggahan yang ditujukan ke Presiden Republik
Indonesia, Wakil Presiden, Ketua MPR, Ketua DPR, dan lain-lain, dan lain-lain yang
memenuhi halaman pertama. Yakinlah bahwa surat tersebut tidak akan diindahkan karena
dari segi prosedur saja sudah tidak sesuai. Sanggahan banding yang ditembuskan kepada
inspektorat atau BPK/BPKP sudah pasti akan ditindaklanjuti.

D. E-Procurement – Apa dan Bagaimana

1. Persiapan
Tahap ini khusus untuk PPK dan Panitia.Yang perlu diperhatikan pada tahapan ini adalah
dokumen pemilihan.Dokumen untuk e-proc dengan konvensional amat berbeda, utamanya pada
tahapan pengadaan, penyampaian dokumen dan bentuk surat penawaran serta lampirannya.:
 MDPN Barang Pascakualifikasi
 MDPN Barang Prakualifikasi
 MDPN Jasa Pemborongan Pascakualifikasi
 MDPN Jasa Pemborongan Prakualifikasi

2. LPSE
Pelaksanaan pengadaan secara elektronik membutuhkan sebuah unit khusus di pemerintahan,
unit tersebut bernama Layanan Pengadaan Secara Elektronik disingkat LPSE.LPSE inilah yang
berfungsi sebagai penghubung antara PPK/Panitia dengan Penyedia Barang/Jasa melalui aplikasi
e-procurement.LPSE bertugas untuk membangun sistem e-proc, memberikan username dan
password kepada semua pihak yang terlibat, memberikan pelatihan kepada semua pihak yang
terlibat, serta menjaga, merawat, dan memperbaiki sistem e-procurement.Oleh sebab itu, apabila
ada yang hendak melaksanakan lelang secara elektronik, atau hendak ikut lelang yang
dilaksanakan secara elektronik, silakan menghubungi LPSE terdekat atau LPSE yang
melaksanakan pengadaan barang/jasa.

3. Pengumuman
Pengumuman lelang e-procurement berbeda dengan lelang konvensional.Beberapa lelang yang
dilakukan dengan sistem e-procurement selalu mengarahkan untuk membuka sebuah
laman.Biasanya dimulai dengan http://lpse.xxxxxxxx.xxx.id.Hal ini dilakukan, karena
pengumuman yang lebih rinci dan detail sudah dimasukkan pada sistem LPSE.Termasuk jadwal
pemilihan mulai pengumuman sampai penandatanganan kontrak, nilai pagu, bahkan sampai ke
persyaratan kualifikasi. Perbedaan lain, pengumuman lelang pada surat kabar hanya dilakukan
selama 1 (satu) hari, sedangkan pengumuman pada e-procurement dilaksanakan selama 7 (tujuh)
hari kerja.

4. Pendaftaran
Proses pendaftaran lelang mengalami perubahan yang cukup signifikan. Dalam sistem manual,
panitia harus menyiapkan meja dan kursi khusus untuk menerima pendaftar,juga harus ada orang
yang menjaga untuk menerima pendaftar,serta menyiapkan formulir pendaftaran untuk diisi oleh
calon penyedia barang/jasa. Dari sisi penyedia barang/jasa juga harus menyiapkan fotokopi SIUP
dan membawa aslinya, juga menyiapkan surat kuasa yang bermaterai kalau yang mendaftar
bukan direktur atau yang berada di dalam akte, dan persyaratan lainnya.
Namun, dengan sistem e-proc, pendaftaran dilakukan secara online saja.Dari sisi panitia tidak
melakukan apa-apa, cukup melihat layar monitor sekali-sekali untuk mengecek jumlah pendaftar,
dan dari sisi peserta cukup login menggunakan username dan password yang telah dimiliki,
membaca pengumuman lelang dan syarat-syaratnya, kemudian mengklik tombol daftar pada
lelang tersebut.Dengan mengklik tombol daftar, maka secara otomatis sudah dilakukan
penandatanganan Pakta Integritas juga.
5. Aanwijzing
Pada tahapan inilah seluruh pihak-pihak yang terlibat berkumpul pada satu tempat, termasuk
seluruh pendaftar yang berasal dari calon penyedia barang/jasa.Dengan sistem e-procurement,
tidak dilakukan tatap muka pada tahapan ini.Masing-masing pihak cukup berada di depan
komputer mereka.Penjelasan, pertanyaan dan jawaban dilakukan secara online. Bentuknya mirip
mengisi komentar pada facebook.Panitia dan seluruh pendaftar pada lelang tersebut bisa saling
bertukar penjelasan, pertanyaan, dan jawaban.Dengan cara seperti ini, tidak ada kontak fisik
yang terjadi, dan tidak ada emosi yang tertumpah.
Tanya jawab dilakukan sampai batas waktu Aanwijzing selesai.Apabila jadwalnya telah
selesai, maka secara otomatis penyedia tidak bisa mengirimkan pertanyaan lagi, namun panitia
masih punya waktu minimal 1 jam untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan pada
akhir waktu.Tugas berikutnya bagi panitia adalah menyusun adendum dokumen pengadaan yang
selanjutnya diunggah pada sistem LPSE.
Satu lagi,karena seluruh komunikasi telah tercatat pada sistem, maka tidak ada berita acara
Aanwijzing, tidak perlu ada tandatangan saksi, dan absensi Aanwijzing.

6. Pemasukan Dokumen
Di dalam sistem lelang konvensional, kita mengenal sistem satu sampul, dua sampul, dan dua
tahap.Untuk e-procurement dikenal yang namanya satu file dan dua file.Yang dulunya berupa
sampul, sekarang berganti menjadi file.Dengan sistem ini, maka penyedia tidak perlu repot-repot
menyiapkan dana untuk fotokopi semua dokumen pendukung kualifikasi (Akta, SIUP, kontrak-
kontrak, dan lain-lain) serta dokumen administrasi maupun teknis.Seluruh dokumen yang
sifatnya fisik, diganti menjadi elektronik dalam format PDF atau JPEG. Dari semua dokumen itu,
hanya 1 yang bentuknya masih harus secara fisik, yaitu Jaminan Penawaran dan tidak dikirimkan
ke panitia pengadaan melainkan dititipkan ke LPSE penyelenggara. Satu yang WAJIB
diperhatikan oleh penyedia, mohon seluruh dokumen yang akan dikirim tidak dikompres menjadi
file ZIP atau kompresi lainnya seperti TAR atau RAR, karena ini akan menyebabkan dokumen
tersebut tidak dapat dibuka oleh panitia.
Sistem e-proc telah menyediakan sebuah aplikasi khusus yang akan menggabungkan
seluruh file yang akan dikirim sekaligus melakukan enskripsi data agar aman dari “kejahilan”
dunia maya.Aplikasi ini dibuat oleh Lembaga Sandi Negara dan dapat diunduh pada akun
masing-masing penyedia. Setelah dikompres dan dienskripsi, maka seluruh dokumen yang sudah
disiapkan (dokumen administrasi, teknis dan harga untuk sistem satu sampul; dan dokumen
administrasi dan teknis untuk dua sampul) akan menjadi 1 (satu) file saja. Inilah yang disebut
dengan sistem satu file, dan ini yang dikirim ke panitia untuk dilakukan evaluasi.

7. Pembukaan Dokumen
Dalam sistem konvensional, tahap ini menjadi “momok” yang kedua setelah Aanwijzing.Hal ini
karena kembali seluruh penyedia barang/jasa berkumpul disatu tempat untuk menyaksikan
pembukaan dokumen pengadaan masing-masing.Setelah dibuka, kemudian kelengkapan seluruh
dokumen dicek satu persatu didepan seluruh panitia dan peserta. Disini sering terlihat sesama
peserta akan saling menjatuhkan dan sikut-sikutan.Perbedaan yang tidak signifikan dan tidak
substansial sering dipaksakan untuk menjadi alasan ketidak lengkapan dokumen peserta
lainnya.Dalam sistem e-proc, tidak ada “kumpul-kumpul rekanan” pada satu tempat.Karena pada
tahapan ini yang dimaksud pembukaan artinya benar-benar hanya membuka dokumen yang telah
dikirimkan oleh peserta pengadaan. Seluruh file yang telah dikirimkan oleh peserta, hanya dapat
dibuka pada waktu yang telah ditentukan, yaitu pada saat pembukaan dokumen.Pembukaan
filenya juga tidak bisa menggunakan aplikasi sembarangan, melainkan juga harus menggunakan
aplikasi yang dibuat oleh Lembaga Sandi Negara.Jadi, tidak ada berita acara pembukaan
dokumen, tidak ada tandatangan 2 orang saksi, dan tidak ada kumpul-kumpul pada tahapan ini di
sistem e-proc.

8. Evaluasi
Tahapan evaluasi antara sistem konvensional dengan sistem e-proc sama saja.Yaitu sama-sama
memeriksa dokumen dari peserta.Yaitu dokumen administrasi, teknis, harga, dan
kualifikasi.Bedanya,pada sistem konvensional,panitia melihat dokumen fisik, sedangkan pada
sistem e-proc, panitia melihat layar komputer atau layar LCD ProjectorKalau mau dicetak juga
bisa, tapi akan boros kertas dan tidak bermanfaat, karena nanti setelah dicetak akan dibuang
kembali.
Salah satu persamaan lainnya adalah, panitia tetap diwajibkan untuk membuat Berita Acara
Evaluasi dan Berita Acara Hasil Pelelangan, karena kedua Berita Acara ini harus diunggah ke
dalam sistem dan nanti akan dapat diunduh oleh peserta lelang setelah pengumuman pemenang

9. Usulan Calon Pemenang dan Penetapan Pemenang

Pada tahapan ini di dalam sistem pengadaan konvensional, ketua panitia akan membuat surat
resmi yang ditujukan kepada PPK yang berisi permintaan penetapan pemenang dan 2 cadangan.
Setelah itu PPK juga akan mengeluarkan surat resmi menjawab surat dari ketua panitia yang
berisi penetapan pemenang.
Pada sistem e-proc, seluruh kegiatan tadi dilaksanakan hanya dengan klik pada tombol mouse
dan sedikit pengetikan pada keyboard.Ketua panitia mengklik pada nama peserta yang diusulkan
sebagai pemenang, memberikan sedikit catatan untuk PPK kemudian mengklik tombol kirim ke
PPK.Segera setelah itu, PPK dapat login menggunakan username dan password yang dimiliki
kemudian membaca seluruh tahapan yang telah dilakukan panitia termasuk semua Berita Acara
yang telah diunggah.Apabila PPK setuju, maka tinggal klik tombol setuju. Secara otomatis
peserta yang sudah disetujui akan menjadi pemenang dan tinggal menunggu jadwal
pengumuman untuk ditampilkan.

10. Pengumuman
Pada sistem konvensional, pengumuman dipasang pada papan pengumuman di institusi masing-
masing.Sedangkan untuk sistem e-procurement, pengumuman pemenang dapat dilihat pada
website LPSE serta seluruh peserta akan dikirimi email secara resmi yang berisi pengumuman
pemenang. Pengumuman tidak hanya berisi nama perusahaan pemenang, melainkan juga akan
memperlihatkan siapa saja yang kalah, mengapa sampai kalah, gugurnya pada tahapan mana,
kenapa sampai gugur dan berapa harga masing-masing peserta. Jadi, setiap peserta tidak akan
berpraduga yang tidak-tidak mengenai hasil pengadaan. Masing-masing secara terbuka akan
mengetahui kesalahannya

11. Sanggah
Dari 2 tahapan sanggah (sanggah awal dan sanggah banding),e-procurement hanya
melaksanakan 1 tahap saja, yaitu sanggah awal.Sanggahan hanya dapat dilakukan oleh
perusahaan yang memasukkan dokumen penawaran.Sanggahan ini juga hanya dapat dilihat oleh
perusahaan yang memberikan sanggahan.Sistemnya mirip dengan aanwijzing tetapi lebih
dibatasi.PPK juga hanya bisa menjawab sanggahan ini sebanyak 1 (satu) kali saja.
Apabila peserta lelang tidak puas dengan jawaban PPK, maka dapat melakukan sanggah banding
yang kembali kepada sistem konvensional, yaitu melalui surat kepada PA/KPA dan ditembuskan
kepada Inspektorat dan unit pengawasan lainnya.

E. E-Procurement – Pendaftaran Penyedia

Pada sistem e-proc, ada 2 jenis pendaftaran bagi penyedia barang/jasa, pendaftaran
pertama adalah pendaftaran untuk memperoleh username dan password agar dapat mengikuti
seluruh pengadaan barang/jasa melalui elektronik.Pendaftaran kedua adalah pendaftaran untuk
mengikuti paket pengadaan barang/jasa.Jenis pendaftaran yang pertama, yaitu pendaftaran untuk
memperoleh username dan password agar dapat mengikuti pengadaan barang/jasa secara
elektronik. Tahapan untuk melakukan pendaftaran pada sistem e-procurement adalah:
1. Pendaftaran secara daring (online)
Pada tahap ini, penyedia barang/jasa harus membuka laman LPSE yang hendak diikuti. Sebagai
contoh, adalah http://lpse.depdiknas.go.id Perlu diperhatikan, sampai saat ini Lembaga
Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) belum melakukan sistem integrasi antara
satu LPSE dengan LPSE lainnya.Sehingga penyedia barang/jasa masih perlu untuk mendaftar
pada LPSE yang melaksanakan pengadaan. Misalnya, penyedia barang ingin mengikuti lelang
yang dilaksanakan oleh Kementerian Pendidikan Nasional, maka perlu mendaftar di
lpse.depdiknas.go.id, dan apabila hendak mengikuti lelang yang dilaksanaan oleh Kementerian
Keuangan, maka perlu mendaftar di lpse.depkeu.go.id.
Perlu diperhatikan bahwa alamat email yang digunakan HARUS EMAIL RESMI
PERUSAHAAN dan usahakan bukan email perorangan, apalagi email milik orang yang tidak
memiliki ikatan yang erat terhadap perusahaan tersebut.Sudah banyak kasus yang terjadi di
Kemendiknas, email yang digunakan adalah email milis sales atau marketing perusahaan.
Kemudian orang ini pidah ke perusahaan yang lain dan mengubah password dari perusahaan
sebelumnya. Akibatnya, perusahaan tersebut tidak dapat lagi mengakses login dari
perusahaannya lagi.Setelah memasukkan alat email pada kolom yang telah disediakan, jangan
lupa mengunduh 2 dokumen yang juga ada pada laman tersebut untuk keperluan
verifikasi.Kedua file tersebut harus diisi secara lengkap, kemudian dicetak.Setelah mengunduh
dua file tersebut, silakan klik tombol “Mendaftar” dan tunggu beberapa menit. Sistem akan
mengirimkan email konfirmasi langsung ke alamat email yang anda masukkan.Apabila
alamat email yang dimasukkan sesuai, maka pada inbox atau kotak surat anda akan
menerima email dari LPSE yang berisi sebuah tautan (link) yang harus diklik.Beberapa aplikasi
email menganggap email dari LPSE ini sebagai SPAM, oleh sebab itu apabila anda belum
memperoleh email di inbox anda, jangan lupa untuk mengecek pada folder SPAM di aplikasi
email anda.Tautan yang ada pada email tersebut adalah proses berikutnya yang langsung menuju
kepada pengisian data bagi calon penyedia barang/jasa.Halaman pendaftaran ini berisi 2 topik
utama. Yang pertama berisi informasi dokumen yang harus dipersiapkan untuk proses Verifikasi,
dan yang kedua merupakan form yang harus diisi secara lengkap.
Dokumen-dokumen yang harus dibawa ke kantor LPSE untuk diverifikasi. Jangan lupa
membawa Formulir Keikutsertaan dan Formulir Pendaftaran yang telah diisi lengkap dan
dicetak. Kelengkapan dokumen ini menjadi syarat mutlak untuk proses verifikasi dan untuk
pemberian username dan password
Hal-hal yang harus diperhatikan pada pengisian form di atas adalah:
 User ID adalah username yang akan digunakan, jadi gunakan nama yang mudah
diingat
 Nama Perusahaan harus diisi selengkap mungkin
 NPWP agar diisi sesuai format kodefikasi NPWP dan tidak boleh ada kesalahan
penomoran. Identitas perusahaan akan didasarkan pada nomor ini
 Bentuk usaha jangan sampai salah pilih, pernah ada kasus di Kemendiknas sebuah
perusahaan tidak bisa melihat paket lelang hanya karena kesalahan pemilihan
bentuk usaha.

2. Datang ke kantor LPSE untuk Verifikasi

Tahapan terakhir adalah membawa seluruh dokumen yang dipersyaratkan ke kantor LPSE
tempat mendaftar untuk diverifikasi. Apabila lolos pada tahap ini, maka password akan dikirim
melalui email yang didaftarkan pada sistem e-proc dan selanjutnya siap mengikuti pengadaan
barang/jasa secara elektronik.