1.

DEFINISI
1.1 Barang adalah suatu benda yang dapat dipegang atau dilihat baik yang merupakan hasil
produksi ataupun yang berada dialam yang memiliki kegunaan untuk memenuhi
kebutuahn manusia. Definisi Barang di bagi lagi menjadi 3 kategori yaitu :
1.1.1 Barang Modal atau Fixed Asset yang merupakan peralatan medis dan non medis
dengan nilai perolehan di atas Rp 500.000 dan memiliki masa manfaat lebih dari
satu tahun.
1.1.2 Barang Umum adalah barang yang tidak termasuk dalam kategori barang
farmasi seperti alat tulis kantor, kertas dan tidak termasuk dalam ketegori Asset.
1.1.3 Barang Farmasi adalah Obat, Bahan Obat, Obat Tradisional, Kosmetika,
Instrumen, Aparatus, Mesin dan atau Implan yang tidak mengandung obat yang
di gunakan untuk mencegah, mendiagnosis, menyembuhkan dan meringankan
penyakit, merawat orang sakit, memulihkan kesehatan pada manusia, dan atau
membentuk struktur dan memperbaiki fungsi tubuh. Pada system komputer
Barang Farmasi ini di bagi 3 kategori yaitu : Obat, Alat Kesehatan Consumable
dan Alat Kesehatan Konsinyasi.
1.2 Jasa adalah pengadaan pekerjaan yang berhubungan dengan perbaikan, pembuatan,
pemeliharaan peralatan mekanikal/medic, elektrikal, lingkungan, sipil, IT, keperluan rumah
tangga dan konsultasi.

2. TUJUAN
2.1 Agar penyediaan barang dan jasa dapat dikelola dengan efektif dan efisien.
2.2 Untuk memberikan panduan bagi unit pelaksana yang terkait.

3. RUANG LINGKUP
3.1 Panduan ini berlaku untuk semua jenis penyediaan barang dan jasadi
3.2 Panduan ini berlaku untuk semua Staf yang menangani proses penyediaan barang dan
jasa.

4. TATA LAKSANA
4.1 KETENTUAN UMUM
4.1.1 Pengadaan barang dan atau jasa dan penggunaan teknologi terdiri dari obat,
consumables dan alat medis serta barang umum, fixed asset dan jasa.
4.1.2 Pimpinan Rumah Sakit membuat keputusan terkait pengadaan atau penggunaan
barang dan jasa dengan mempertimbangkan implikasi mutu dan keselamatan
atas barang dan atau jasa tersebut.
4.1.3 Untuk proses pengambilan keputusan pengadaan dan penggunaanteknologi
baru, maka pimpinan Rumah Sakit akan mempertimbangkan hal hal berikut:
i. Adanya permintaan dari unit / departemen atas barang dan penggunaan
suatu teknologi baru berdasarkan kebutuhan pasien atau adanya
kebutuhan RS yang berhubungan dengan pengembangan layanan rumah
sakit.
ii. Untuk barang - barang medis harus mendapatkan rekomendasi
persetujuan dari Komite Pengadaan dan Evaluasi dan atau Komite Farmasi
dan Terapi
iii. Data-data dan informasi pendukungyang mempunyai implikasi terhadap
mutu dan keselamatan sebagai berikut :
 Data dan informasi mengenai legalitas vendor dan barang yang
ditawarkan, contoh:
- NPWP, TDP & SIUP
- Certificate of Origin
- Badan Regulasi
- Product Data Sheet
  Adanya rekomendasi dari organisasi profesi dan sumber resmi lainnya
mengenai teknologi baru tersebut
Contoh: rekomendasi organisasi profesi nasional atau internasional ,
clinical trial, penelitian yang sudah dikirim ke FDA.
 Data rekomendasi dari dokter / pengguna alat.
 Data populasi alat yang sudah beredar baik nasional maupun regional
 Data dari ketenagaan yang dibutuhkan, misalnya user-friendly /
kemudahan dalam penggunaan alat, training yang dibutuhkan,
kompetensi staf.
 Data dan informasi mengenai pemeliharaan alat dan garansi, misalnya
frekuensi pemeliharaan alat, compatibility dengan alat lainnya yang
sudah tersedia di RS.
 Data terkait keamanan barang tersebut berdasarkan research melalui
internet atau data internal (incident report)
 Identifikasi integritas supply chain / rantai pemasok
 Penawaran dari minimal 2 vendor kecuali jika vendor tersebut
merupakan penunjukan langsung pemegang merek.
5.1.4. Untuk proses pengambilan keputusan pengadaan barang yang kritikal maka
pimpinan Rumah sakit memastikan adanya data dan Informasi mengenai rantai
pemasok untuk memastikan bahwa barang tersebut bukan hanya tersedia tepat
waktu, namun juga harus bisa mencegah kontaminasi, pemalsuan atau
penukaran.
i. Yang dimaksud dengan barang kritikal adalah obat-obatan.
ii. untuk memastikan bahwa barang kritikal tidak mengalami kontaminasi,
pemalsuan dan penukaran dalam proses pengambilan keputusan
dilakukan hal-hal sebagai berikut:
 Memastikan bahwa untuk barang kritikal hanya di lakukan dengan
vendor – vendor resmi yang di tunjuk langsung oleh principal.
 Melakukan evaluasi integritas dari masing-masing vendor pada rantai
pemasok, dengan cara antara lain:
- Meminta referensi dari perusahaan yang sudah menggunakan
barang atau jasa tersebut
- Melakukan audit visit ke vendor atau evaluasi quality control dari
vendor
- Memberikan pakta integritas untuk memastikan jika terjadi
kontaminasi,pemalsuan atau penukaran akan menjadi tanggung
jawab vendor.
 Pembelian barang kritikal hanya dibeli jika sudah masuk di dalam
formularium.
 Adanya prosedur penelusuran untuk mencegah penukaran atau
substitusi barang dan jasa yang dibeli misalnya dengan cara
pengecekan batch number barang yang dibeli harus sesuai dengan
yang ada di barang dan di faktur atau surat jalan pada saat
penerimaan barang.
5.1.5. Proses Penerimaan barang dilengkapi dengan document yang di perlukan
sehingga staf gudang dapat memastikan bahwa barang yang dibeli sesuai
dengan barang yang diterima baik secara fungsi maupun fisik.
5.1.6. Memastikan bahwa masing – masing unit melakukan monitoring dan evaluasi
dilakukan untuk teknologi yang baru diadakan untuk meningkatkan kualitas dan
untuk dipakaisebagai referensi untuk pembelian selanjutnya.
5.2 PROSES SELEKSI DAN PENGADAAN FIXED ASSET
5.2.1 Requestor harus membuat Form Purchase Request (PR) untuk pembelian fixed
asset yang setelah lengkap di approve baru di berikan ke Departemen
Pembelian.
5.2.2 Untuk pembelian Asset Medis, requester harus melampirkan Form PR dengan
Form Rencana Pembelian.