PENDAHULUAN
1
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Unsur Fungsi
manajemen: manajemen:
Fungsi logistik:
Man Planning
Fungsi Perencanaan
Money Organizing
Fungsi Penganggaran
Material Actuating
Fungsi Pengadaan
Machine Controlling
Fungsi Penyimpanan
Method
Fungsi Penyaluran
Fungsi Penghapusan
Fungsi Pengendalian
2
Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno management, yang
memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.Manajemen belum memiliki
definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya,
mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang
lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan
mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W.Griffin
mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals)
secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai
dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan
secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan atau seni serta proses mengenai
perencanaan dn penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan
pemeliharaan serta penghapusan materi atau alat. Lebih lanjut, logistik diartikan
bagian dari instansi yang bertugas menyediakan bahan atau barang yang
dibutuhkan untuk kegiatan operasional suatu instansi dalam jumlah, kualitas dan
pada waktu yang tepat (sesuai kebutuhan) dengan harga serendah mungkin
(Adiatama, 2002).
Pelaksanaan manajemen yang baik, maka unsur manajemen diproses melalui
fungsi manajemen dan fungsi tersebut merupakan pegangan umum untuk dapat
terselenggaranya fungsi logistik.
3
c. Tujuan pengamanan: agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan,
pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian, dan penyusutan yang
tidak wajar lainnya.
4
Perencanaan
Penghapusan Penganggaran
Pengendalian (control)
Pendistribusian Pengadaan
Penyimpanan
Setiap fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain.
Untuk itu akan dibahas satu persatu fungsi logistik tersebut.
Pimpinan/Staf
Pengkajian Pengendalian
Persiapan Pelaksanaan
Sasaran
Pengawasan
Pengawas
6
b. Rencana jangka menengah (Mid range)
c. Rencana jangka pendek (Short range)
Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha
penentuan skala perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha
tindak lanjut yang terperinci. Melalui fungsi perencanaan dan penentuan
kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain:
a. Rencana Pembelian
b. Rencana Rehabilitasi
c. Rencana Dislokasi
d. Rencana Sewa
e. Rencana Pembuatan.
Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab
dan menyimpulkan pernyataan sebagai berikut:
a. Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis barang
yang tepat
b. Berapa yang di butuhkan (how much, how many) untuk
menentukan jumlah yang tepat
c. Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat
d. Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat
e. Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk
menentukan orang atau unit yang tepat
f. Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang
tepat
g. Mengapa dibutuhkan (why) untuk memeriksa apakah keputusan
yang diambil sudah tepat.
7
2.2.2 Fungsi Penganggaran
Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha untuk
merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala
standar yaitu skala mata uang dan jumlah biaya (Subagya & Mustikasari).
Dalam fungsi penganggaran, semua rencana dari fungsi perencanaan
dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan
besarnya biaya dari dana yang tersedia. Dengan mengetahui hambatan dan
keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan
anggaran yang dapat dipercaya.
Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah diperiksa
berulang kali dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana
biaya keseluruhan, maka penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu
lagi, kecuali dalam keadaan terpaksa.
Pengaturan keuangan yang jelas, sederhan dan tidak rumit akan sangat
membantu kegiatan. Dalam menyusun anggaran terdapat beberapa hal yang
harus di perhatikan antara lain adalah:
a. Peraturan terkait
b. Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi
c. Beberapa hal yang berhubungan dengan anggaran
d. Pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai
dengan pegaturan logistik
Sumber anggaran di suatu rumah sakit beragam, tergantung pada
institusi yang ada apakah milik pemerintah atau swasta. Pada Rumah sakit
Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari Dana Subsidi (Bappenas,
Depkes, Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit. Sedangkan pada rumah
sakit swasta sumber anggaran berasal dari Dana Subsidi (Yayasan dan
Donatur), Penerimaan rumah sakit dan Dana dari pihak ketiga (Mustikasari).
Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 %-50 % dalam bentuk
obat dan bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan
makanan, alat kebersihan dan suku cadang.
8
2.2.3 Fungsi Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan
memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku
dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan
ini termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah
ada dalam batas efisiensi. (Subagya: 1994). Sedangkan Mustikasari
berpendapat fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi atau
mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui
sebelumnya.
Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi
didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien
untuk kepentingan organisasi. Cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan
fungsi pengadaan adalah:
a. Pembelian
b. Penyewaan
c. Peminjaman
d. Pemberian ( hibah )
e. Penukaran
f. Pembuatan
g. Perbaikan
Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya
dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:
a. Perencanaan dan penentuan kebutuhan
b. Penyususnan dokumen tender
c. Pengiklanan/penyampaian uandangan lelang
d. Pemasukan dan pembukuan penawaran
e. Evaluasi penawaran
f. Pengusulan dan penentuan pemenang
g. Masa sanggah
h. Penunjukan pemenang
i. Pengaturan kontrak
9
j. Pelaksanaan kontrak
Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi teknis yang menyangkut
pihak luar maka pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan
perhatian. Pengendalian dilaksanakan dari awal kegiatan sampai dengan
pemeliharaan. Kebijakan pemerintah yang mengatur tentang pengadaan
barang adalah Keppres No. 80 tahun 2003.
Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara
lain:
a. Kode etik pengadaan
Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh George W. Aljian,
antara lain:
1) Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun
seorang pembeli harus tetap tidak berpihak dalam semua tahap
perdagangan
2) Tidak boleh ada keterangan orang dalam, kepada siapapun.
3) Memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika
b. Pelelangan pengadaan barang
Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk
panitia pengadaan dan pelangan milik negara yang ditentukan sebagai
berikut:
1) Keanggotaan panitia minmal lima orang terdiri dari unsur:
perencana, pemikir pekerjaan yang bersangkutan, penaggung
jawab keuangan, penanggung jawab perlengkapan, penanggung
jawab teknis.
2) Dilarang duduk sebagai anggota panitia adalah: kepala kantor
atau satuan pekerja atau pemimpin proyek, pegawai pada
inspektorat jenderal atau unit-unit yang berfungsi sebagai
pemeriksa.
3) Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor atau satuan
pekerja atau pemimpin proyek
10
4) Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah
pemenang pelelangan ditunjuk (Subagya:1994)
11
Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan terhadap
kecelakan, gangguan terhadap penyimpanan dan tindakan
keamanan.
12
atau hadling, Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga
barang tidak dapat dipergunakan lagi.
c. Surplus dan ekses
d. Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus
e. Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara
Program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek antara lain:
a. Aspek yuridis, administrasi dan prosedur
Dalam aspek yuridis mencakup pembentukan panitia penilai,
identifikasi dan inventarisasi peraturan yang mengikat, persyaratan
atau ketentuan terhadap barang yang dihapus, penyelesaian
kewajiban sebelum barang dihapus.
b. Aspek rencana pelaksana teknis
Evaluasi, rencana pemisahan dan pembuangan serta rencana tindak
lanjut. Cara penghapusan yang lazim dilakukan antara lain:
1) Pemanfaatan langsung: usaha merehabilitasi atau merekondisi
komponen yang masih dapat digunakan kembali dan
dimasukkan sebagai barang persediaan baru.
2) Pemanfaatan kembali: usaha meningkatkan nilai ekonomis dari
barang yang dihapus menjadi barang lain
3) Pemindahan: mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam
rangka pemanfaatan langsung
4) Hibah: pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada
badan atau pihak di luar instansi (Pemerintah)
5) Penjualan atau Pelelangan: dijual baik di bawah tangan atau
dilelang
6) Pemusnahan: menyangkut keamanan dan keselamatan
lingkungan
13
sedang atau telah berlangsung (Mustikasari: 2007). Bentuk kegiatan
pengendalian antara lain:
a. Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria,
norma, instruksi dan prosedur lain
b. Melaksanakan pengamatan (Monitoring), evaluasi dan laporan,
guna mendapatkan gambaran dan informasi tentang penyimpangan
dan jalannya pelaksanaan dari rencana
c. Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara pelaksanaan
dalam rangka pencapaian tujuan
d. Melakukan supervisi
Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan
sarana pengendalian sebagai berikut:
a. Struktur organisasi yang baik
b. Sistem informasi yang memadai
c. Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju
standardisasi
d. Pendidikan dan pelatihan
e. Anggaran yang cukup memadai
14
Menurut bidang pemanfaatannya bahan dan barang yang harus disediakan di
rumah sakit dapat dikelompokkan menjadi :
a. Logistik Obat
Meliputi aktivitas logistik yang terkait dengan obat yang digunakan
dalam proses pelayanan kesehatan di rumah sakit. Obat merupakan
salah satu komponen utama pendapatan rumah sakit. Tantangan dalam
melaksanakan logistik obat di rumah sakit secara baik tergolong tinggi.
Berbagai pihak terlibat dalam logistik obat di rumah sakit.
b. Logistik Alat Kesehatan
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan alat kesehatan yang
digunakan dalam pelayanan kesehatan di rumah sakit. Masalah utama
yang sering terjadi adalah manajemen inventaris yang kurang baik,
sehingga mengakibatkan alat kesehatan yang disimpan berlebihan.
b. Logistik Food and Baverages
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan pelayanan gizi, baik untuk
pasien atau untuk karyawan rumah sakit. Masalah yang sering muncul
adalah barang hilang atau berkurang dan mutu proses yang bervariasi.
c. Logistik Bahan Habis Pakai
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan bahan-bahan yang
dikategorikan sebagai bahan habis pakai. Masalah yang paling sering
dihadapi adalah sediaan bahan habis pakai yang berlebihan.
d. Logistik Barang Kuasi
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan barang kelengkapan
administrasi rumah sakit. Masalah yang sering terjadi adalah sediaan
barang kuasi ynag terlalu banyak.
e. Logistik Peralatan Medis dan Non Medis
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan peralatan medis dan non
medis yang digunakan dalam memberikan pelayanan kesehatan.
Masalah yang sering dihadapi adalah penyimpanan alat dan persediaan
suku cadang.
16
BAB III
KESIMPULAN
Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta
proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan,
penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material atau alat. (Subagya:
1994), sehingga manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara
mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan
dan dipergunakan secara efisien dan efektif.
Fungsi manajemen logistik adalah Fungsi Perencanaan, Fungsi
Penganggaran, Fungsi Pengadaan, Fungsi Penyimpanan, Fungsi Penyaluran,
Fungsi Penghapusan dan Fungsi Pengendalian.
Menurut bidang pemanfaatannya bahan dan barang yang harus disediakan di
rumah sakit dapat dikelompokkan menjadi: Logistik Obat, Logistik Alat
Kesehatan, Logistik Food and Baverages, Logistik Bahan Habis Pakai, Logistik
Barang Kuasi, Logistik Peralatan Medis dan Non Medis, Logistik Sarana dan
Prasarana Gedung dan Logistik Linen.
Mutu pelayanan logistik dapat dinilai dari dua hal yaitu prestasi yang dicapai
dan biaya yang dikeluarkan. Penilaian atas prestasi yang dicapai dapat berupa
penyediaan barang, kemampuan waktu pengantaran, konsistensi, dan mutu dari
usaha. Biaya logistik berhubungan langsung dengan kebijakan prestasi. Makin
tinggi biaya logistik yang dikeluarkan, makin tinggi prestasinya. Kunci untuk
mencapai prestasi logistik yang efektif adalah mengembangkan usaha yang
seimbang antara prestasi pelayanan yang diberikan dengan biaya yang
dikeluarkan.
17
DAFTAR PUSTAKA
Aditama T.Y. 2002. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Edisi Kedua. Jakarta:
UI-Pfress.
KEPPRES No.80 Tahun 2003, Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang
dan Jasa Pemerintah republik Indonesia
Mustikasari, Elia. 2007. “Kajian Empiris tentang Kepatuhan Wajib Pajak Badan di
Perusahaan Industri Pengolahan di Surabaya”. Simposium Nasional
Akuntansi X, Makasar.
Siagian, S.P. (1992). Organisasi Kepemimpinan & Perilaku Administrasi. Jakarta:
Rineka Cipta.
Subagya, M.S. 1994. Manajemen logistik. Cetakan Keempat. Haji Masagung,
Jakarta.
18