MODUL MICROSOFT ACCESS 2007

NAMA: KIKI APRILIA MARDIANI

KELAS: KEP- XIIB
NO : 14

Modul KKPI/Ms.Access 2007

  PENGERTIAN
Microsoft Access merupakan program aplikasi database yang digunakan untuk merancang,
membuat dan mengelola database secara mudah dan cepat. Ini dikarenakan oleh kemudahanya dalam
pengolahan berbagai jenis database serta hasil akhir berupa laporan dengan tampilan dengan desain
yang lebih menarik. Database terdiri dari : Tables, Forms, Reports

 MEMULAI MICROSOFT ACCESS 2007

Untuk menjalankan Microsoft Access 2007 dapat dilakukan dengan memilih tombol Start pada
taskbar, pilih All Programs, kemudian pilih Microsoft Office dan klik pilihan Microsoft Office
Access 2007. Setelah menjalankan Microsoft Access 2007, Access akan menampilkan Getting
Started With Microsoft Office Access page seperti pada gambar.
1 2 3 4 5 6

55

 KOMPONEN ACCESS 2007

Sebelum anda lebih jauh belajar Access 2007, sebaiknya mengenal dahulu mengenai komponen
untuk mempermudah pengoprasian.

1. Office Button
Tombol yang menampung perintah menu yang sering digunakan dalam access antara lain; New,
Open, Save, Save as, Close, Database dan perintah lainya.
2. Quick Access ToolBar.
Kumpulan tombol untuk melaksanakan suatu perintah tertentu dalam mengoprasikan Access
2007.misal; Save, Undo, Redo.
3. Title Bar Berfungsi untuk menempilkan nama dari jendela program tersebut, selain itu berfungsi
untuk memilih posisi jendela program tersebut.
4. Minimize Tool Untuk meminimalkan jendela program Access 2007 sehingga tampilan berubah
menjadi sebuah ikon yang diletakan pada taskbar Windows XP.
5. Maximixe Tool Berfungsi untuk memaksimalkan ukuran jendela program, sehingga tampilanya
memenuhi layar monitor.
6. Close Tool berfungsi untuk menutup jendela atau keluar dari program Access 2007
7. Status Bar Digunakan untuk menampilkan status aktif dari lembar kerja program Access 2007
misalnya; Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock.

Modul KKPI/Ms.Access 2007

 Dalam Microsoft Access 2007, anda tidak menjumpai deretan menu pada menu bar. Karena dalam
program Access 2007, menu bar sudah digantikan dengan tampilan tab yang didalamnya terdapat
grup-grup. Dalam masing –masing grup terdapat beberapa tombol perintah.

Meskipun tidak menampilkan menu bar anda dapat menggunakan/ menekan tombol dialog yang
terdapat pada masing – masing grup atau dapat juga menggunakan Shortcut Menu (menu popup)
juga dengan menggunakan Shortcut Key (misal: Ctrl +S)

 MENUTUP PROGRAM ACCESS 2007

Untuk menutup Access 2007, dapat dilakukan Klik tombol Office →Exit Access atau Close pada
sudut kanan atas jendela Access 2007.

 PENGERTIAN TABEL,FIELD DAN RECORD

Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa table yang
terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan.Tabel merupakan kumpulan
beberapa record dan field sebagai ilustrasi adalah sebagai berikut :

Fields
Nim Nama Alamat Nilai UNAS Nilai UAS
01 Nina Jakarta 90 90
02 Devi Malang 80 70
Records 03 Zatira Yogyakarta 80 80

Jadi yang dimaksud dengan fields adalah atribut yang dimiliki oleh suatu table. Sedangkan Recods
adalah isian data yang dimiliki oleh tabel.

KETERANGAN :

Field Name : Fungsinya untuk memasukan nama- nama field dari suatu table.
Data Type : Jenis tipe data yang dikenal pada Microsoft Access adalah :
Text Serangkaian huruf, angka, spasi dan tanda baca

Memo Serangkaian kata yang sangat panjang berupad ata campuran antara huruf,
spasi dan tanda baca.
Number Data berupa angka untuk perhitungan matematika
Data/Time Data Berupa tanggal dan waktu
Currency Data berupa nilai mata uang untuk perhitungan matematik
Auto Number Bilangan atau penemoran beraturan secara berurutan otomatis dan nilainya
tidak dapat dirubah
Yes/No Data masukan yang berupa penyangkalan
OLE Object Digunakan untuk eksternal objek misalnya gambar, suara dsb.
Hyperlink Gabungan dari tek dan numeric yang disimpan dalam bentuk tek digunakan
untuk menyimpan pointer ke situs web
Modul KKPI/Ms.Access 2007
 Lookup Wizard Untuk memilih sebuah nilai dari table lain atau list box atau combo Box
Description :Keterangan yang akan mempermudah dalam memahami field name.

Primary Key : Untuk menghindari terjadinya pemasukan data yang sama/dobel atau sebagai field
index utama atau field kunci pengurutan data dari sebuah table.(Gambar Kunci)

 MEMULAI LEMBAR KERJA

Memulai lembar kerja baru dari getting started dipilih Blank
Database→File Name→Create

Create : Untuk Membuka jendela dokumen

.accdb : file ekstensi Access Database

 PEMBUATAN TABEL
Setelah Buka jendela program(Create) selanjutnya kita memulai dengan membuat objects Tabel.

Pada menu Tab pilih Create →Table Design

Setelah field name dan Data Type sesuai

format yang diinginkan dan berikan Primary
Key selanjutnya disimpan(Save) mis: daftar
karyawan→ OK

 MEMBUAT FORM
Untuk menghasilkan tampilan yang lebih kumunikatif, maka dibutuhkan suatu interface
yang dapat membantu pengguna atau operator dalam menjalankan suatu program aplikasi,
salah satunya adalah form. Untuk membuat form otomatis caranya sangat mudah karena
field yang digunakan semua yang ada pada Tabel sebagai sumber datanya.

Pada menu Tab pilih Create →More Forms→Form Wizard

Untuk
memindahkan
semua field pilih
>> Kemudian
Modul KKPI/Ms.Access 2007
Next selanjutnya pilih Layout form Misal: Columnar→Next

Selanjutnya pilih Style form→Next dan isikan title untuk form misal : Daftar karyawan→Finish

Tombol Navigasi pada Form Wizard

 Tombol “>” untuk memasukan field dari kolom Available Fields ke dalam kolom
Selected Fields satu persatu
 Tombol “>>” untuk memasukan field dari kolom Available Fields ke dalam kolom
Selected Fields secara bersamaan
 Tombol “<” untuk mengembalikan field dari kolom Selected Fields ke dalam kolom Available
Fields satu persatu
 Tombol “<<” untuk mengembalikan field dari kolom Selected Fields ke dalam kolom Available
Fields secara bersamaan

 MEMODIFIKASI FORM(PEMBUATAN HEADER DAN FOOTER)

Pembuatan form dengan menggunakan fasilitas wizard tampilanya kurang sesuai dengan yang
dikehendaki. Anda dapat mendesainya dan mengatur sendiri sesuai keinginan. Atau dapat juga anda
menambahkan Header, footer,image, mengganti warna background, font. Dan untuk mendesain
form anda dapat gunakan salah satu jendela tampilan yaitu : Home→View→ :
Form View : Untuk mengisi dan melihat tampilan form yang telah dimodifikasi
Layout View : Untuk memodifikasi dan melakukan perubahan pada form.
Design View : Memberikan tampilan detail dari struktur form. Anda dapat melihat bagian Header,
Detail, dan Footer. Juga bisa menambahkan,Label, Garis , Image, persegi panjang
dan lainnya.

Logo : merupakan control yang berfungsi untuk menampung objek gambar yang terletak pada
bagian Form Header.
Aa Label : fungsinya hampir sama dengan Title hanya saja penempatan label dapat disembarang
tempat area form.

 PEMBUATAN REPORT
Report atau laporan merupakan bentuk olahan data yang didesain untuk dicetak ke media cetak atau
printer. Access memudahkan pekerjaan pembuatan laporan karena menyediakan fasilitas Refort
Wizard yang mampu digunakan untuk merancang berbagai bentuk Report. Anda dapat

Modul KKPI/Ms.Access 2007

 menampilkan semua field dan record dari sebuah table, form yang telah diisi serta memodifikasi
laporan pada jendela Layout dan Design View.

Report Wizard digunakan sumber data dari table dan form yang telah dibuat. Langkah kerjanya klik
Create→Report Wizard sehingga akan tampil kotak dialog report wizard pertama

Gunakan tombol navigasi yang ada untuk memindahkan posisi nama

field dari kolom Available Fields ke kolom Selected Fields (caranya
seperti pembuatan Form)

Klik Next untuk

melanjukan proses. Anda
diminta untuk menentukan
nama field tertentu yang
dapat digunakan sebagai
kunci pengelompokan untuk hasil report yang diinginkan.

Klik Next untuk melanjutkan Proses. Pada kotak ini anda diminta
untuk menentukan nama field yang dapat digunakan sebagai kunci
pengurutan untuk masing –masing group untuk report. Pola pengurutan
secara Ascending(menaik) dan Descending(menurun)

Klik Next untuk memilih pola atau

bentuk tampilan report pada bagian
layout dengan berbagai pilihan
Portrait (halaman kertas tegak) dan Landscape (kertas mendatar)

Pada kotak wizard tentukan salah

satu nama style untuk report, Klik
tombol Next.

Selanjutnya anda diminta

memberikan nama title untuk
report. Secara default nama
report akan disamakan dengan
nama table atau form sebagai sumber data pembuatan report.Anda
dapat mengganti nama report yang lebih komunikatif dan mudah
untuk diingat.Setelah itu Klik Finish untuk mengakhiri pembuatan
report dan laporan yang telah terbentuk pada gambar
dibawah ini:

Modul KKPI/Ms.Access 2007

 MEMODIFIKASI REPORT
Memodifikasi report sama dengan memodifikasi Form yaitu :pada struktur Report(Header, Detail,
Footer) dengan cara Home→View→ :
Report View : Berfungsi untuk melihat tampilan report yang telah diisi dan dimodifikasi.
Print Preview : Berfungsi untuk melihat batas pencetakan dokumen
Layout View : Untuk melakukan perubahan pada Report
Design View :Untuk memodifikasi Report(Header, Footer, warna, image dan lainya.
Pengisian (input data) dan perubahan data hanya dapat dilakukan pada Form yang telah dibuat.

Modul KKPI/Ms.Access 2007

 Penutup
 Kesimpulan
Microsoft Access merupakan program aplikasi database yang digunakan untuk merancang,
membuat dan mengelola database secara mudah dan cepat. Ini dikarenakan oleh kemudahanya dalam
pengolahan berbagai jenis database serta hasil akhir berupa laporan dengan tampilan dengan desain
yang lebih menarik. Database terdiri dari : Tables, Forms, Reports

Microsoft access sangat membantu kita dalam pengolahan data baik di bidang bisnis
maupun pendidikan. Kita bisa mengelompokkan, mengurutkan serta mengolah suatu data
tentang pemasukan keungan serta data karyawan suatu perusahaan, atau kita dapat membuat
suatu daftar mahasiswa pada suatu perguruan tinggi, yang berisi identitas mahasiswa dan
nilai akademiknya.

Adapun bagian-bagian microsoft access, ialah Tabel, Query. Form, Report, Macro, dan
Switchboard,

Modul KKPI/Ms.Access 2007