BAB I

DEFINISI

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien untuk

mendapatkan pelayanan kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya..
Pelayanan pendaftaran terdiri dari Rawat Jalan dan rawat Inap. Pendaftaran rawat jalan
terdiri dari Pendaftaran poliklinik dan gawat darurat. Pelayanan Pendaftaran RSUD
harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk setiap orang yang datang ke rumah
sakit yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu kondisi medis. Skrining
medis harus dapat digunakan untuk menentukan apakah pasien mempunyai kondisi
medis yang emergensi atau non emergensi. Suatu kondisi medis yang emergensi berarti
pasien dengan gejala akut yang cukup berat dan tanpa perhatian medis yang segera dapat
diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya yang serius, gangguan
fungsi tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau bagian.
Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai dengan
status klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan
pelayanan diluar dari yang tersedia di RSUD , mereka akan dipindahkan/dirujuk ke
fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai. RSUD mempunyai perjanjian dan hubungan
dengan organisasi/fasilitas agar dapat memberikan pasien perawatan yang sesuai jika
sumber daya yang dibutuhkan tidak tersedia di RSUD .
A. Tujuan
1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan
pelayanan kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum
di dalam satu catatan rekam medis pasien yang sama.
2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :
a. Untuk membangun repons yang sesuai oleh unit emergensi dalam
menerima, menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan
kondisi klinis darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan
pendaftaran pelayanan pasien rawat jalan.

c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam

memberikan perawatan untuk proses akses bagi pasien untuk mendapat
perawatan, serta kontinuitas perawatan.
 BAB II
RUANG LINGKUP

Pasien dapat mengakses layanan perawatan di unit emergensi 24 jam/hari, 7

hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan dikategorikan untuk penilaian dan
perawatan dapat dilakukan pada saat yang bersamaan.

Pasien dapat melakukan akses untuk mendapat perawatan :

a. Rawat Jalan – Poliklinik
b. One day care (ODC)
c. Unit Emergensi/IGD
d. Pendaftaran (Admission) ke unit rawat inap (Booked admission)

Pasien dapat mengakses layanan perawatan dengan datang langsung Main Hall RSUD
. Pelayanan dapat diakses mulai dari senin sampai sabtu, pagi hari mulai dari jam 07.00
sampai 14.00 WITA.
Pasien hanya dapat dilayani di RSUD jika tersedia jenis layanan yang di butuhkan.
Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau tidak ada, maka pasien harus di rujuk
ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis layanan yang dibutuhkan pasien saat itu
dengan sebelumnya dilakukan test pemeriksaan penunjang sebagai dasar pengambilan
keputusan sesuai standard pelayanan medis.
Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan pelayanan yang
sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di RSUD atau jika pasien ingin untuk
dipindahkan ke rumah sakit dikarenakan asuransi atau masalah lainnya.
Pada pasien dengan hambatan/keterbatasan/kendala fisik / komunikasi / bahasa /
budaya, RSUD memfasilitasi untuk menyelesaikan kendala tersebut.
 BAB III
TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan
mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi baru lahir),
pasien rawat jalan, dan pasien yang hanya memeriksakan spesimen (contoh: sample darah)
diregisterkan sebagai pasien. Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka
duplikasi registrasi. Jika pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini
dapat mengganggu pelayanan pasien.

A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan :

1. Pasien datang di bagian loket pendaftaran dan diterima oleh petugas loket
pendaftaran.
2. Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru (pasien yang baru
pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan kehilangan kartu) atau
pasien lama;
3. Jika pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien sbb:
a. Petugas pendaftaran menginput data indentitas pasien ke dalam komputer
berdasarkan hasil wawancara dengan pasien.
b. Petugas rekam medis membuat kartu pengunjung dan berkas rekam medis pasien
baru berdasarkan data di komputer pada aplikasi rekam medis.
c. Petugas rekam medis menyerahkan kartu pengunjung kepada pasien.
d. Petugas porter mengantar berkas rekam medis ke poli tujuan.
4. Di Unit Pelayanan / Poliklinik:
a. Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
b. Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain?
Jika ya, dokter memberikan formulir permintaan pemeriksaan penunjang kepada
pasien ke unit penunjang yang dituju.
Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di apotek
rawat jalan.
c. Perawat mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir.
 Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar
pasien sebagai berikut:
 Petugas pendaftaran menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien;
 Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan dituju
dengan mewawancarai pasien tersebut;
 Petugas rekam medis membuat tracer berdasarkan permintaan berkas rekam medis
pasien lama pada aplikasi rekam medis.
 Petugas mengambil berkas rekam medis pasien ke Filing sesuai dengan tracer
tersebut;
 Jika berkas sudah siap/ditemukan, maka petugas porter mendistribusikan berkas
rekam medis pasien ke poliklinik yang dituju;
Di Unit Pelayanan / Poliklinik:
a. Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
b. Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain?
Jika ya, dokter memberikan formulir permintaan pemeriksaan penunjang kepada
pasien ke unit penunjang yang dituju.
Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di apotek rawat
jalan.
c. Perawat mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir.
d. Peetugas mempersilahkan pasien pulang.

B. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap :

Pasien dapat didaftarkan masuk ke rumah sakit oleh dokter spesialis yang memiliki Surat
Ijin Praktek di RSUD dan dokter dari luar RSUD . Dokter poliklinik//gawat darurat akan
menjabarkan kondisi pasien dan diagnosis sementara pada formulir permintaan perawatan
yang diserahkan pasien ke petugas pendaftaran rawat inap. Penerimaan pasien non-
emergensi atau pasien rujukan ke RSUD harus dilakukan verfikasi terlebih dahulu mengenai
kelayakan pasien serta kesediaan unit pelayanan sesuai kebutuhan pasien untuk dirawat di
RSUD .
Semua bagian pendaftaran (selain perinatologi) memerlukan kelengkapan lembar kerja
pengantar yaitu lembar Permintaan Perawatan (Surat Pengantar Rawat Inap) yang
didalamnya terdapat diagnosa saat masuk/diagnosa awal.
Jenis-jenis pendaftaran :
1. Pendaftaran yang direncanakan (elektif): Pendaftaran yang sudah direncanakan
merupakan pendaftaran rawat inap dari pasien yang sudah direncanakan sebagai tindak
lanjut untuk mendapatkan pelayanan rawat inap. Semua data akan dikumpulkan sebelum
tanggal yang sudah ditentukan. Pasien diinstruksikan untuk melapor ke bagian
pendaftaran.
2. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: Pasien mungkin didaftarkan secara langsung dari
poliklinik RSUD . Dokumen yang diperlukan akan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan
pasien akan mendapatkan kamar perawatan yang sesuai dan tersedia di unit rawat inap.
3. Pendaftaran dari gawat darurat: Perawat IGD menyerahkan formulir permintaan
perawatan yang ditulis dokter IGD ke bagian pendaftaran untuk pasien yang memerlukan
rawat inap dan pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap.
4. Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di IGD dan VK maksimal 6 jam
sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus memutuskan apakah pasien
masuk dalam perawatan RS, rujuk ke rumah sakit lain atau pasien di pulangkan dan di
informasikan kepada pasien atau keluarga. Selama observasi pasien dimonitor secara
berkala. Ketika pasien diobservasi dan diputuskan oleh dokter memerlukan perawatan
rawat inap, harus melengkapi formulir permintaan perawatan dan dikirimkan ke bagian
pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap.
5. Pasien transfer dari rumah sakit lain: Ketika permintaan transfer diterima oleh bagian
pendaftaran, selanjutnya dialihkan kepada dokter umum di IGD dan Unit Emergensi
akan mengkoordinasikan transfer pasien dengan bagian admission dan mengumpulkan
data yang diperlukan.

Proses penerimaan pasien rawat inap:

1. Pasien datang di bagian pendaftaran dan diterima oleh petugas pendaftaran.
2. Petugas menerima lembar permintaan perawatan (Surat Pengantar Rawat Inap) dari
poliklinik/IGD maupun rujukan dari dokter luar RSUD .
Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada pasien
mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan;
3. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan;
4. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai dengan
permintaan pasien;
 a. Jika setuju, maka petugas mendaftarkan pasien berdasarkan identitas data sosial pasien
dan mencetak lembar pernyataan persetujuan rawat inap serta menjelaskan kepada
pasien informasi yang terdapat di dalam formulir tersebut. Kemudian meminta
pasien/keluarga menandatangani lembar pernyataan persetujuan rawat inap.
b. Jika tidak setuju, maka petugas pendaftaran menanyakan apakah pasien memilih tempat
yang lain selama tempat yang diinginkan belum ada dan jika ya maka petugas
pendaftaran berkoordinasi dengan poliklinik/IGD untuk merujuk pasien ke rumah sakit
lain sesuai permintaan pasien.
c. Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data sosial pasien.
5. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru.
a. Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah disiapkan.
b. Petugas transporter mengantarkan pasien ke ruang rawat inap.
6. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
a. Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak;
b. Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka dokter memberikan pengantar formulir
permintaan pemeriksaan ke unit pemeriksaan yang dituju;
c. Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap;
7. Perawat rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah diperbolehkan untuk
pulang;
a. Jika diperbolehkan untuk pulang, maka petugas menginformasikan kepada Billing
rawat inap bahwa ada pasien yang boleh pulang.
b. Perawat mempersilahkan pasien untuk menyelesaikan administrasi pembayaran di
bagian billing rawat inap.
c. Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang;
d. jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan
kesehatan rawat inap;

C. Pengaturan Kamar Rawat

Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran rawat inap dengan terlebih
dahulu mengkonfirmasi ketersediaan ruang Rawat Inap yang ada. Pasien diperbolehkan untuk
memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali pasien dengan kebutuhan Ruang isolasi
atau pelayanan intensive setelah dikaji /assessment oleh dokter.
 Kelas ruangan meliputi:
1) VIP
2) Kelas Satu (I)
3) Kelas dua (II)
4) Kelas tiga (III)
Jika kelas kamar yang diminta tidak ada akan ditawarkan kelas yang tersedia. Jika
pasien tetap menolak, permintaan pasien akan disampaikan kepada Manajemen untuk
ditindaklanjuti. Pasien yang sudah tidak ada indikasi rawat disegerakan untuk dipulangkan
dari RS untuk Rawat Jalan.
Box neonatus yaitu. neonatus dengan ibu kelas 3, maka tarif kamar bayi yang berlaku
adalah kamar bayi kelas 3 tapi jika ibu dirawat di VIP, kelas 1, kelas 2 maka tarif kamar bayi
disesuaikan dengan kamar ibu.
Pasien dengan suspek atau penyakit menular :
Di dalam kebijakan rumah sakit, pasien yang diketahui atau diperkirakan dengan penyakit
menular harus (ketika dalam prakteknya) dirawat di satu ruangan isolasi.
REFERENSI
1) Protocol on admissions to hospitals Shetland NHS Board, 2003.

2) Admission’s Policy, The Children’s Hospital at Westmead, Australia, Policy

#1/C/06:8310-01:03; Sept 2010.