1
Megawati, 2Surya Viddiany
1,2
Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi, UIN Suska Riau
1
megawati@uin-suska.ac.id , 2surya.viddiany@gmail.com
Abstrak Abstract
Perpustakaan UIN SUSKA Riau memiliki Library UIN Suska Riau has implemented the
sistem otomasi, yang mana sistem ini dapat automation systems to facilitate the librarian in
mempermudah pemustaka dalam melakukan aktivitas process of borrowing, return and renew books.
atau proses peminjaman, pengembalian dan Problem on this system is the supervision and
perpanjang buku. Permasalahan dalam sistem ini assessment of the performance, the library system is
yaitu pengawasan maupun penilaian terhadap kinerja, not optimal because the monitoring and assessment
sistem perpustakaan ini belum dilakukan secara of IT is only done if there is a complaint. Complaints
optimal karena pengawasan dan penilaian terhadap are commonly experienced by librarian such as
TI hanya dilakukan jika ada keluhan. Keluhan yang system can not read books code so that the
biasa dialami oleh pemustaka adalah sistem tidak transaction failed and make the service slower and
dapat membaca kode buku yang ada sehingga may affect the performance of the library system.
transaksi gagal dan memberikan pelayanan yang
Based on the existing problem, the research of
lambat bagi pemustaka dan dapat berpengaruh
IT governance is designed using the COBIT 4.1
terhadap kinerja sistem perpustakaan ini kedepannya.
framework, which is limited in Deliver and Support
Perancangan tatakelola TI ini menggunakan domain of process Managing Performance and
framework COBIT 4.1, dimana dalam penelitian ini Capacity (DS3). The result of questionnaire
hanya membahas mengenai domain Deliver and calculation to determine the level of maturity at UIN
Support pada proses Mengelola Kinerja dan Suska Riau library system, show the maturity level 2.
Kapasitas (DS3). Dari hasil perhitungan kuesioner It is refer to strategic planning to review the
maka diketahui tingkat kematangan pada performance and capacity of SI resources have not
perpustakaan UIN SUSKA Riau dengan maturity involved in formal procedures and documents.
level 2, dalam hal perencanaan strategis SI untuk Recommendations are given for increase the maturity
meninjau kinerja dan kapasitas sumberdaya SI belum level up to 3, such as preparation of strategic
melibatkan prosedur dan dokumen formal. planning to review the performance and capacity of
Rekomendasi yang diberikan untuk menuju maturity IT resources, make a plan to increase the availability
level 3, yaitu membuat perencanaan strategis untuk of technology, so it will have an impact both on
meninjau kinerja dan kapasitas sumberdaya TI, performance and monitoring, managing and
membuat rencana ketersediaan untuk peningkatan reporting on the performance and capacity of large-
teknologi, sehingga akan berdampak baik pada scale IT resources.
kinerja serta melakukan pemantauan, pengelolaan
Keywords:
dan pelaporan terhadap kinerja dan kapasitas
sumberdaya TI secara berskala. COBIT 4.1, Automation System, Maturity Level
Kata kunci :
COBIT 4.1, Sistem Otomasi, Tingkat Kematangan
mengukur hal-hal yang tampak saja namun dapat proses tingkat tinggi, mencakup 210 tujuan
juga mengukur benda-benda yang dapat di pengendalian yang dikategorikan dalam empat
bayangkan seperti kepercayaan konsumen, ketidak domain: Plan and Organise, Acquire and Implement,
pastian dan lain-lain. Deliver and Support dan Monitor and Evaluate.
II.2 Tingkat Kematangan
Tingkat kematangan merupakan gambaran
kematangan proses teknologi informasi yang
berlangsung pada sebuah perusahaan. Model
kematangan dapat digunakan sebagai alat untuk
melakukan benchmarking dan self-assessment oleh
manajemen teknologi informasi untuk menilai
kematangan teknologi informasi yang telah
diimplementasikan. Dengan model kematangan,
manajemen dapat mengidentifikasikan hal-hal
sebagai berikut.
1. Kinerja aktual dari perusahaan – posisi
perusahaan saat ini. Gambar 1. Tingkatan Kematangan (Sumber: IT
2. Status industri saat ini – perbandingan. Governance Institute, 2007)
3. Target perbaikan bagi perusahaan – ke mana Bagi manajer, manfaat COBIT adalah
perusahaan ingin dibawa. menyediakan pondasi keputusan dan investasi yang
4. Arah pengembangan yang diperlukan dari terkait TI. Pengambilan keputusan lebih efektif
as-is menjadi to-be. karena COBIT membantu manajemen dalam
Konsep kematangan sistem informasi untuk mendefinisikan rencana TI strategis, menjamin
menentukan sejauh mana penggunaan sistem pelayanan yang berkesinambungan, dan pemantauan
informasi guna meningkatkan efisiensi, efektivitas, kinerja sistem TI. Bagi pengguna TI, manfaat COBIT
kualitas, dan respons konsumen. Dengan kematangan adalah adanya jaminan kendali, keamanan, dan
sistem informasi akan mempercepat perusahaan proses tatakelola. Bagi auditor, manfaat COBIT
dalam merespons kepada perubahan lingkungan adalah membantu dalam mengidentifikasi isu-isu
bisnis. kendali TI dalam infrastruktur TI perusahaan.
(Jogiyanto & Willy Abdillah, 2011).
Model yang digunakan untuk mengendalikan
proses teknologi informasi terdiri dari pengembangan II.4 Domain Deliver and Support (DS)
suatu metode penilaian sehingga organisasi dapat
Deliver and Support (DS), domain ini
melakukan evaluasi diri dari level non-existent
menitikberatkan pada proses pelayanan TI
dengan nilai 0 sampai dengan level optimized dengan
dan dukungan teknisnya yang meliputi hal
nilai 5 yang ditunjukkan pada Gambar 2.
keamanan sistem, kesinambungan layanan,
II.3 Pengertian COBIT pelatihan dan pendidikan untuk pengguna,
Control Objectives for Information and Related dan pengelolaan data yang sedang berjalan.
Technology (COBIT) adalah seperangkat perangkat (IT Governance Institute, 2007).
umum (best practice) untuk manajemen TI yang Tujuan:
dibuat oleh Information System Audit and Control
Association (ISACA), dan IT Governance (ITG) pada Pengiriman aktual jasa yang diperlukan,
tahun 1996. COBIT memberi manajer, auditor, dan termasuk pemberian layanan.
pengguna TI, serangkaian langkah yang diterima Pengelolaan fasilitas keamanan, kontinuitas,
secara umum, indikator, proses dan praktik terbaik data dan operasional.
untuk membantu mereka dalam memaksimalkan Layanan dukungan bagi pengguna.
manfaat yang diperoleh melalui penggunaan TI dan
Ruang Lingkup:
pengembangan tatakelola TI yang sesuai dan
Apakah layanan TI yang disampaikan sesuai
pengendalian dalam perusahaan. COBIT memiliki 34
dengan prioritas bisnis?
Kepala Perpustakaan
dibakukan dan digunakan di seluruh platform dan
Staff Pengembangan
Staff Multimedia
terkait dengan sistem manajemen insiden organisasi
yang luas. Alat monitor mendeteksi dan secara
Layanan
Staff TU
otomatis dapat memperbaiki masalah pada kinerja No
dan kapasitas terkait. Analisis kecenderungan yang
dilakukan dan menunjukkan masalah segera kinerja Aktivitas
yang disebabkan oleh volume bisnis yang meningkat,
perencanaan memungkinkan dan menghindari tak
terduga masalah. Metrik untuk mengukur kinerja IT
dan kapasitas telah diperbaiki ke ukuran hasil dan 1 Membentuk suatu proses C R C
indikator kinerja untuk semua proses bisnis kritis dan perencanaan untuk meninjau
kinerja dan kapasitas sumber
secara konsisten diukur. Manajemen menyesuaikan
daya TI.
perencanaan untuk kinerja dan kapasitas analisis Meninjau kinerja dan
langkah-langkah ini. 2 kapasitas sumber daya TI saat C A/R C
ini.
Melakukan kinerja dan
3 kapasitas peramalan sumber C A/R C
III. BAHAN DAN METODE daya TI.
Melakukan analisis gap untuk
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui 4 mengidentifikasi sumber daya R A/R C I
tingkat kematangan tatakelola otomasi perpustakaan ketidaksesuaian TI.
UIN SUSKA RIAU. Data dikumpulkan, diolah, Melakukan perencanaan
5 kontingensi untuk potensi C A/R C C
dianalisis serta disimpulkan guna memperoleh tingkat tersedanya sumber daya TI.
kematangan untuk domain Deliver and Support (DS) Terus memantau dan
6 melaporkan ketersediaan, I A/R I I
pada proses Mengelola Kinerja dan Kapasitas (DS3).
Adapun data diperoleh dari hasil studi literatur, kinerja, dan kapasitas sumber
daya TI.
wawancara, observasi dan kuesioner.
Penentuan pihak-pihak yang terlibat pada
penelitian ini, diketahui dari diagram RACI. RACI Hasil dari kuesioner selanjutnya dilakukan
merupakan singkatan dari Responsible (orang yang analisis untuk mengukur tingkat kematangan sistem
melakukan pekerjaan), Accountable (orang yang pada otomasi perpustakaan UIN SUSKA RIAU.
akhirnya bertanggung jawab dan berhak
memutuskan), Consulted (orang yang diajak
berkomunikasi), Informed (orang yang diberitahu Untuk mendapatkan nilai pencapaian dari setiap
perkembangan proses, atas keputusan atau tindakan pernyataan maka diajukan pertanyaan: “Berdasarkan
yang diambil). Tabel 1 menampilkan diagram RACI kondisi organisasi yang sesungguhnya, seberapa
untuk sistem perpustakaan setujukah anda dengan pernyataan-pernyataan
berikut?” Lalu disediakan empat jawaban yang
memungkinkan yaitu tidak sama sekali,
sedikit/kurang setuju, setuju, sangat setuju. Setiap
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN jawaban diberikan bobot masing-masing seperti yang
Responden yang dipilih untuk pengisian tertera pada tabel 2.
kuesioner adalah 1 orang responden yaitu staff
bagian sirkulasi yang bertanggung jawab terhadap
kinerja pada sistem otomasi perpustakaan UIN
Tabel 2. Nilai Numerik Tingkat Pencapaian Tabel 5. Kesenjangan Tingkat Kematangan as-is
dan to-be
2
Tabel 3. Kriteria Penilaian Maturity Level AS-IS
1.5
Maturity Index Maturity Level To-Be
0.00 - 0.50 0 - Non-existent 1
0.51 -1.50 1 - Initial/Ad Hoc 0.5
1.51- 2.50 2 - Repeatable but Intuitive
2.51 - 3.50 3 - Defined 0
3.51 - 4.50 4 - Managed and Measurable
4.51 – 5.00 5 - Optimised
Gambar 2. Grafik Kesenjangan Tingkat Kematangan
Setelah kuesioner diberikan kepada1 responden Proses (DS3)
yaitu staff bagian sirkulasi pada perpustakaan maka,
dilakukan perhitungan tingkat kematangan pada Tabel 6. Rekomendasi Menuju Maturity Level 3
setiap level kematangan, mulai pada level Proses TI Mengelola Kinerja dan Kapasitas
kematangan 0 – level kematangan 5. Tingkat (DS3)
kematangan merupakan penjumlahan dari nilai yang Temuan Rekomendasi
didapat di tiap level kematangan. Membuat prosedur
Perencanaan strategis SI perencanaan strategis untuk
untuk meninjau kinerja dan meninjau kinerja dan kapasitas
kapasitas sumberdaya SI sumberdaya TI.
Tabel 4. Hasil Perhitungan Tingkat Kematangan belum melibatkan prosedur
Proses TI DS3 dan dokumen formal.
Membuat rencana ketersediaan
Level Tingkat Kontribusi Nilai Belum ada perencanaan untuk peningkatan teknologi,
kedepan mengenai
Kematangan Kepatutan tiap level sehingga akan berdampak baik
ketersediaan untuk pada kinerja.
0 0.3 0.0 0.0 peningkatan teknologi.
1 0.5 0.3 0.1 Melakukan pemantauan,
2 0.5 0.6 0.3 Pemantauan terhadap pengelolaan dan pelaporan
3 0.5 1.0 0.5 pengelolaan kinerja dan terhadap kinerja dan kapasitas
4 0.3 1.3 0.4 kapasitas sumberdaya TI sumberdaya TI secara
5 0.4 1.7 0.7 belum dilakukan secara rutin berskala.
Tingkat Kematangan Proses TI = 2.0 atau bertahap.
V. KESIMPULAN
Adapun kesimpulan yang bisa diambil dari
pembuatan paper ini adalah sebagai berikut:
1. Dari hasil pengukuran pada proses
Mengelola Kinerja dan Kapasitas (DS3),
maka diketahui tingkat kematangan pada
sistem otomasi perpustakaan UIN SUSKA
Riau adalah maturity level 2.
2. Rekomendasi diharapkan untuk dapat
menuju pada maturity level 3
REFERENSI