INTRODUCTION TO COMMUNICATION CBFC1103

KOD KURSUS : CBFC1103

TAJUK KURSUS : INTRODUCTION TO

COMMUNICATION

SEMESTER : SEPTEMBER 2014

______________________________________________________________________________

NAMA :

NO MATRIK :

NO TELEFON :

EMAIL :

1
 INTRODUCTION TO COMMUNICATION CBFC1103

ISI KANDUNGAN

BIL TAJUK MUKA SURAT

1 PENGENALAN 3

2 JENIS KOMUNIKASI 5

3 KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA 14

4 KESIMPULAN 17

5 BIBLIOGRAFI 18

2
 INTRODUCTION TO COMMUNICATION CBFC1103

PENGENALAN

Tidak dapat dinafikan lagi bahawa komunikasi adalah amat penting dalam kehidupan kita
seharian. Setiap hari kita berkomunikasi dengan masyarakat di sekitar kita sama ada dalam
situasi formal ataupun tidak formal. Komunikasi yang baik dapat menyampaikan hasrat hati
dengan baik. Walau bagaimanapun, satu hakikat yang tidak dapat kita nafikan adalah ramai yang
tidak mampu berkomunikasi dengan baik. Hal ini paling menyedihkan sekiranya ia berlaku
dalam kalangan pimpinan sesebuah organisasi. Sekiranya masalah komunikasi ini berlaku dalam
sesebuah organisasi, maka sudah tentu fungsi dan aktiviti para pengurus tidak akan berjalan
dengan baik.

Matlamat organisasi pula mungkin tidak akan tercapai jika komunikasi di dalam organisasi tidak
baik. Komunikasi dikatakan sebagai nadi yang menghidupkan perjalanan organisasi kerana
dengan adanya komunikasi seseorang pengurus boleh menyampaikan ideanya dalam membuat
perancangan, memotivasikan ahli-ahli organisasi dan menjalankan proses pengawalan.
Kemahiran berkomunikasi adalah sangat penting untuk membolehkan pengurus menjalankan
setiap peranan dengan baik.

Seperti yang diketahui umum, komunikasi memainkan peranan penting dalam konteks survival
sesebuah organisasi. Keberkesanan komunikasi dan keberkesanan organisasi mempunyai
hubungan yang rapat dan saling mempengaruhi. Menurut Harcourt, Krizan dan Merrier (1996),
para pengurus menghabiskan 95 peratus daripada masa bekerja mereka untuk berkomunikasi,
manakala pekerja bawahan menggunakan 60 peratus daripada masa bekerja mereka dalam
pelbagai bentuk komunikasi. Ini menunjukkan proses komunikasi dalam organisasi melibatkan
setiap anggota organisasi.

3
 INTRODUCTION TO COMMUNICATION CBFC1103

Dalam buku “Pengurusan Diri ” karya Mohd Yusof Othman, komunikasi dalam organisasi dapat
ditakrifkan sebagai “suatu kuasa yang menghubungkan pemimpin dengan orang yang dipimpin
supaya dapat menggerakkan tenaga dengan tersusun untuk mencapai objektif bersama.” Dalam
organisasi, komunikasi merupakan alat perhubungan antara pemimpin dengan orang yang
dipimpin. Pemimpin mesti mempunyai matlamat dan misi yang jelas tentang apa yang ingin
dicapai oleh organisasinya. Pemimpin perlu memastikan orang-orang yang dibawahnya agar
memahami matlamat organisasi seterusnya melaksanakan tanggungjawab masing-masing untuk
mencapai objektif organisasi. Dengan demikian, pemimpin perlu terlebih dahulu memahami apa
yang ingin disampaikan oleh organisasi yang dipimpinnya ( Mohd Yusof Othman. 2003: 34 ).

Jaafar Muhammad, (1993) menjelaskan komunikasi dalam organisasi sebagai satu proses
pertukaran dan perpindahan maklumat serta mesej dari satu sistem kerja dibentuk, dipertahan,
diubahsuai dan dilaksanakan menurut kehendak dan penyesuaian semasa kepada satu arah
semasa kepada satu arah pencapaian matlamat yang telah ditetapkan bersama. Dalam proses ini
hubungan formal dan tidak formal terjalin antara pengurus dan pekerja yang terjadi melalui
aktiviti timbal balik sama ada menegak atau pun mendatar.

Rogers (1976) menyifatkan komunikasi sebagai nadi yang menghidupkan organisasi. Tanpa satu
sistem komunikasi yang berkesan, segala perancangan dan kegiatan organisasi tidak akan
berjalan dengan lancar bagi memenuhi matlamat yang ditetapkan. Komunikasi dalam organisasi
membolehkan maklumat disebarkan kepada individu dalam organisasi dengan lebih cepat dan
tepat. Maklumat yang betul, sahih tepat dan lengkap dapat membantu seorang pengurus
membuat keputusan atau menyelesaikan sesuatu masalah.

Berdasarkan pandangan di atas, dapatlah dirumuskan bahawa komunikasi yang berkesan adalah
amat penting dalam menggerakkan sesebuah organisasi agar tidak wujud sebarang kepincangan.

4
 INTRODUCTION TO COMMUNICATION CBFC1103

JENIS-JENIS KOMUNIKASI

‘downward communication’
(komunikasi ke bawah)

‘upward communication’
(komunikasi ke atas)

‘grapevine’

'cross-channel’ (silang-
saluran)

‘horizontal communication’
(komunikasi mendatar)

5
 INTRODUCTION TO COMMUNICATION CBFC1103

KOMUNIKASI KE BAWAH

Komunikasi ke bawah adalah sebahagian daripada sistem komunikasi tradisional yang telah
digunakan dan diterima dalam pengurusan. Saluran komunikasi sebegini sering digunakan oleh
pengurus untuk menghantar maklumat kepada subordinat dan pelanggan. Komunikasi ke bawah
bermula dari pihak atasan dan menurun melalui hierarki pengurusan kepada subordinat dalam
hierarki bawah. Komunikasi ini biasanya dilakukan untuk memberi maklumat kepada peringkat
bawahan tentang tujuan , matlamat, polisi dan rancangan organisasi baik yang berbentuk
kualitatif dan kuantiti.

pengurus

Pekerja 1 Pekerja 2 Pekerja 3 Pekerja 4

Antara tujuan komunikasi ini dijalankan ialah:

1 Memberi arahan khusus tentang pelaksanaan kerja dan cara melakukannya

2 Memberi alasan kepada pekerja kenapa tugas itu perlu dilaksanakan dan perkaitan tugas
tersebut dengan tugas-tugas yang lain
3 Memberi data-data yang diperlukan seperti prosuder operasi, dasar dan amalan-amalan
organisasi.
4 Memberi maklum balas kepada pekerja mengenai pencapaian prestasi mereka
5 Memberi maklumat untuk menyatakan misi dan matlamat organisasi

6
 INTRODUCTION TO COMMUNICATION CBFC1103

Tujuan di atas menggambarkan betapa pentingnya komunikasi ini dijalankan dengan sempurna
di dalam sesebuah organisasi. Terdapat dua kaedah asas menjalankan komunikasi ke bawah ini,
iaitu secara lisan dan bertulis. Lazimnya kaedah lisan dapat menyebarkan maklumat dengan
cepat dan dalam keadaan bersemuka. Pekerja juga akan menganggap maklumat tersebut penting
kerana maklumat tersebut disampaikan sendiri oleh pengurusan dan menganggapnya lebih
personal. Walaubagaimanapun, maklumat mungkin ditokok tambah jika dipindahkan dari mulut
ke mulut dan melewati banyak peringkat.

Kaedah bertulis biasanya lebih formal dan bersifat kekal. Contohnya ialah memo.
Walaubagaimanapun, jika terlalu banyak memo dikeluarkan ianya akan mengurangkan
keberkesanannya kerana ia akan dianggap tidak penting oleh para pekerja. Malah ada juga
pekerja yang tidak membaca memo tersebut. Kaedah yang disarankan ialah gabungan lisan dan
bertulis. Ini akan meningkatkan rasa mustahaknya maklumat tersebut pada kaca mata pekerja di
samping dapat menjadi rekod formal yang boleh dirujuk kemudian nanti.

Komunikasi ini sering diaplikasikan di tempat kerja saya di mana pihak atasan memberi arahan
iaitu secara lisan dan bertulis kepada pihak bawahan mengenai pemerihalan tugas khususnya
tugas-tugas baru yang tiada kaitan memandangkan organisasi kami iaitu Majlis Sukan Pahang
sering berhadapan dengan pelbagai aktiviti atau program-program seperti aktiviti kejohanan
sukan.

Terdapat juga masalah dalam komunikasi jenis ini di mana sekiranya pihak atasan tidak memberi
peluang kepada subordinat untuk bertindak balas atau tidak menyediakan maklumat yang
lengkap sebagaimana yang diperlukan oleh subordinat untuk melaksanakan tugas dengan
berkesan. Keadaan ini akan menyebabkan subordinat keliru atau salah faham sehingga
menyebabkan mereka gagal bertindak sebagaimana yang dikehendaki oleh pengurus. Ini adalah
kerana komunikasi jenis ini adalah berbentuk satu hala dan ia tidak menggalakkan subordinat
untuk memberi maklum balas.

7
 INTRODUCTION TO COMMUNICATION CBFC1103

KOMUNIKASI KE ATAS

Komunikasi ke atas mengandungi maklumat daripada pihak bawahan kepada pengurus di mana
terdapatnya maklum balas dalam pengurusan. Melalui komunikasi ke atas, subordinat berpeluang
untuk menyampaikan idea, cadangan, pendapat atau maklum balas mereka. Ini dapat dilakukan
melalui mesyuarat, perbincangan, kaji selidik dan sebagainya. Fungsi utama komunikasi jenis ini
adalah untuk membekalkan maklumat kepada pihak atasan mengenai apa yang berlaku
diperingkat bawah.

pengurus

Pekerja 1 Pekerja 2 Pekerja 3 Pekerja 4

Antara tujuan komunikasi ini dijalankan ialah:

1 Membawa maklumbalas tentang sikap dan perasaan pekerja terhadap tugas dan
penyelianya
2 Membawa cadangan-cadangan dan idea-idea baru untuk memperbaiki prosuder dan ini
akan menjadikan pekerja teransang untuk lebih terlibat dengan pencapaian objektif
organisasi.
3 Membawa maklumbalas mengenai keberkesanan komunikasi ke bawah sama ada
komunikasi ke bawah telah diterima dengan difahami dengan tepat
4 Membawa maklumat mengenai pengeluaran dan pencapaian matlamat rutin
5 Membawa permintaan-permintaan dari pekerja yang ada kaitan dengan tugas

8
 INTRODUCTION TO COMMUNICATION CBFC1103

Salah satu aspek yang penting di dalam komunikasi ke atas ialah ia menggalakkan subordinat
untuk melibatkan diri di dalam proses penetapan objektif, perancangan dan pembentukan polisi.
Dengan adanya penglibatan ini, subordinat akan menjadi lebih komited di dalam pencapaian
matlamat organisasi.

Walau bagaimanapun, komunikasi ke atas ini masih kurang diamalkan di negara ini. ini adalah
kerana tanggapan sesetengah pihak bahawa ianya memakan masa. Di samping itu, pengurusan
sendiri tidak aktif tentang cara-cara untuk meransang penggunaan saluran ke atas ini. seringkali
juga berlaku keadaan di mana pekerja sendiri enggan menyuarakan pendapat atau hak mereka.
Ini mungkin kerana mereka menganggap cara yang terbaik untuk naik pangkat ialah sentiasa
bersetuju dengan kata-kata pengurus.

9
 INTRODUCTION TO COMMUNICATION CBFC1103

KOMUNIKASI MENDATAR

Komunikasi mendatar berlaku antara rakan sejawat, pengurus dan jabatan yang berada dalam
hierarki yang sama. Komunikasi mendatar akan membolehkan para anggota organisasi
menjalinkan hubungan antara rakan yang sejawat dengan berkesan. Keadaan ini akan
mewujudkan sikap untuk bekerjasama dan toleransi di antara mereka.

Pengurus besar

Pengurus Pengurus Pengurus Pengurus

keluaran kewangan pemasaran sumber

Pekerja 1 Pekerja 2 Pekerja 3 Pekerja 4

Antara tujuan komunikasi ini dijalankan ialah:

1 Sebagai kaedah asas untuk menyelaraskan usaha antara unit-unit dan jabatan-jabatan yang
saling bergantung
2 Membina sistem sokongan sosial dalam organisasi
3 Sebagai kaedah asas perkongsian maklumat di kalangan rakan sejawat yang akan dapat
menjimat masa dan melangkah peringkat
4 Memudahkan penyelesaian masalah kerana rakan-rakan sejawat boleh belajar dari satu
sama lain
5 Menghalang konflik antara jabatan yang disebabkan oleh salah faham dan sikap
individualistik.

10
 INTRODUCTION TO COMMUNICATION CBFC1103

Kebiasaannya komunikasi mendatar terjadi di luar daripada rangkaian arahan yang formal.
Salah satu komunikasi yang tidak formal iaitu melalui pembawaan mulut (words of mouth) iaitu
rangkaian maklumat yang tidak rasmi antara rakan sejawat. Ia tidak mengutamakan hierarki
kuasa, pangkat dan status. Walaupun pembawaan mulut ditafsirkan sebagai maklumat tidak
resmi tetapi ia amat berguna kepada kepada pengurusan. Sebagai contoh ialah apabila
pengurusan ingin mengetahui dan meninjau reaksi subordinat terhadap sebarang perubahan yang
dilakukan. Pengurusan tidak perlu menjalankan satu tinjauan atau kajian yang menyeluruh dan
formal sebaliknya mendapat maklum balas melalui pembawaan mulut.

Menerusi pembawaan mulut boleh menyebar dan mendapatkan maklum balas dengan cepat
tanpa melibatkan kos yang tinggi. Pengurusan boleh menilai sama ada perlu atau tidak untuk
menjalankan kajian yang lebih formal, rasmi dan terperinci. Sebagai seorang pengurus anda
perlu mengenal pasti halangan-halangan yang bakal dihadapi semasa mengurus organisasi.

11
 INTRODUCTION TO COMMUNICATION CBFC1103

KOMUNIKASI SILANG-SALURAN

Komunikasi ini berlaku pada peringkat yang berbeza dan pada fungsi yang berbeza seperti
pengurus pemasaran berkomunikasi dengan seorang penyelia di jabatan pengeluaran untuk
membincangkan pesanan khas pelanggan baru.

Pengurus besar

Pengurus Pengurus Pengurus Pengurus

keluaran kewangan pemasaran sumber

Pekerja 1 Pekerja 2 Pekerja 3 Pekerja 4

12
 INTRODUCTION TO COMMUNICATION CBFC1103

KOMUNIKASI GRAPEVINE

Komunikasi jenis ini dikenali sebagai komunikasi tidak formal. Ianya berlaku di luar dari
rangkaian komunikasi yang formal, tidak ditentu secara khusus, amat pantas, berkembang secara
tidak sengaja melalui proses pengaturan, juga melalui sifat peribadi dan kebolehan manusia.

Grapevine dapat memberi maklumbalas mengenai sentimen pekerja kepada pihak pengurusan. Ia
merupakan tempat untuk mencurahkan mesej yang boleh membangkitkan perasaan marah dan
mewujudkan sikap permusuhan di kalangan pekerja jika mereka ditekan. Grapevine juga
mungkin dapat membantu mentakrifkan sebahagian dari arahan pihak pengurusan agar menjadi
bahasa yang mudah dan boleh difahami oleh pekerja.

Aspek paling negatif tentang grapevine ialah ia juga bertindak sebagai rangkaian yang
menyebarkan "khabar angin". Khabar angin ialah maklumat grapevine yang tersebar tanpa bukti
yang sahih.

13
 INTRODUCTION TO COMMUNICATION CBFC1103

KOMUNIKASI BERKESAN DI TEMPAT

KERJA

Majlis Sukan Pahang merupakan sebuah organisasi yang berhadapan dengan pelbagai pihak
khusunya di luar ruang lingkup organisasi. Secara sedar mahupun tidak, kepentingan komunikasi
dapat dirasakan kerana tanpa komunikasi, manusia semacam tidak boleh hidup. Mereka tidak
dapat berinteraksi dengan orang lain dan kehidupan mereka tidak akan teratur. Komunikasi
dalam sesebuah organisasi dikatakan suatu proses kerana setiap organisasi mempunyai sistem
yang dinamik dan terbuka. Hubungan dalam organisasi dan pertukaran mesej antara individu
sering berlaku (Muhd Mansur, 1998). Mesej yang disalurkan mungkin melalui, bahasa, bunyi,
isyarat, gerak badan dan lain-lain dan mesej ini mesti dapat dikongsi bersama-sama oleh ahli-ahli
dalam organisasi tersebut.

Lantaran itu, komunikasi berkesan merupakan elemen yang paling dititikberatkan selaras dengan
misi organisasi ini iaitu untuk menyediakan perkhidmatan yang cemerlang dalam mengurus dan
mentadbir semua kepentingan berkaitan sukan berprestasi tinggi di negeri Pahang dan
menyediakan kemudahan sukan bagi tujuan pembangunan sukan sejajar dengan Dasar Sukan
Negara.

Bentuk komunikasi yang digunakan adalah berkait rapat dengan perkara perbincangan. Setiap
orang akan memilih cara yang paling sesuai untuk berbincang dengan pegawai atasan mereka
agar tidak berasa janggal untuk membincangkan atau menyampaikan perkara berkaitan.Secara
umumnya, kelima-lima komunikasi di atas ada digunakan di tempat kerja saya. Antara
komunikasi yang kerap digunakan ialah:

14
 INTRODUCTION TO COMMUNICATION CBFC1103

i. Komunikasi ke bawah

Sebagai pekerja bahagian pengurusan atlet, saya sering berhadapan dengan komunikasi jenis ini.
Komunikasi ini sering digunakan kerana kebanyakan pekerja merasakan ia lebih mudah jika
menerima arahan daripada pihak atasan. Contohnya,bahagian kami sering menganjurkan
pelbagai jenis kem latihan untuk atlet-atlet. Sebelum kem-kem ini dikendalikan, bahagian atasan
akan memberi arahan mengenai pemerihalan kerja. Satu memo akan dikeluarkan di mana
mesyuarat akan dijalankan untuk pembahagian tugas-tugas agar ia lebih sistematik. Mesyuarat
itu dipengerusikan oleh pengurus bahagian atlet dan semasa mesyuarat tersebut, pengurus akan
memberi arahan, maklumat dan bimbingan bagaimana program itu akan dikendalikan.

Komunikasi ini sangat penting kerana disinilah berlakunya pengaliran maklumat dari individu
yang hirakinya tinggi kepada individu yang hirakinya lebih rendah dalam organisasi seperti
prosedur kerja. Lantaran itu, kami sebagai pekerja akan memahami tugas dengan baik serta hal-
hal yang berkaitan dengan kepentingan kedua belah pihak iaitu majikan dan pekerja.

Komunikasi ini juga berlaku apabila sesuatu program atau aktiviti yang kami kendalikan sudah
selesai di mana kami akan mendapat maklum balas mengenai kerja tersebut. Pihak atasan akan
membuat penilain dan memberi penjelasan mengenai kelemahan-kelemahan kami dalam
menjalankan sesuatu program agar kami dapat mengatasinya kelak.

Contoh seterusnya ialah apabila pihak atasan mengarahkan pekerja membuat kerja diluar bidang
di mana saya bekerja dalam pengurusan atlet dan diminta untuk menjadi urusetia di dalam Majlis
Penyerahan Bendera SUKMA Perlis 2014 pada 11 Mei yang lalu. Pihak pengurusan telah
memanggil saya dan menerangkan skop kerja yang perlu saya buat. Walaupun pada mulanya
saya agak keberatan, namun setelah diberi penerangan saya akur dengan tugas yang diberikan.
Ini menunjukkan betapa komunikasi sangat penting dan komunikasi alasan kerja ini akan
membantu pekerja memahami peranannya dalam organisasi dan bagaimana tugasnya berkait

15
 INTRODUCTION TO COMMUNICATION CBFC1103

dengan tugas pekerja-pekerja lain. Tanpa maklumat begini, pekerja mungkin akan merasa
terpaksa melakukan tugas-tugas yang tidak bersesuaian dengan jawatan yang disandang.

ii. Komunikasi ke atas

Komunikasi ini terjadi apabila pekerja mengemukakan idea-idea kepada pihak atasan mereka.
Dalam organisasi kami sering terjadi di mana apabila program ‘telent identification’ dijalankan.
Kami akan memberi idea semasa perbincangan meja bulat diadakan bagaimana program
mengenal pasti bakat itu perlu dijalankan. Semasa perbincangan ini, pihak atasan akan mendapat
maklum balas daripada pihak pekerja dan memudahkan penerimaan keputusan dengan
mendorong kakitangan bawahan mengambil bahagian dalam proses membuat keputusan.

Majlis Sukan merupakan organisasi yang sering berhadapan dengan pihak luar di mana selain
hal-hal berhubung sukan, majlis ini juga ditubuhkan untuk mendapat dan mentadbirkan wang
bagi mencapai tujuan-tujuan majlis berhubung dengan Majlis Sukan Negara Malaysia. Lantaran
itu, sering berlaku pelbagai kekangan sama ada dari segi tugas atau masa dan keadaan ini sedikit
sebanyak memberi kesan kepada pekerja-pekerja. Sehubungan dengan itu, para pekerja akan
melahirkan rasa tidak puas hati di atas bebanan kerja yang dikenakan dan mengharap pihak
atasan mengetahui dengan lebih jelas mengenai masalah kerja yang dihadapi oleh pekerja-
pekerja peringkat rendah. Di samping itu pihak pengurusan juga dapat mengenali dengan lebih
dekat tentang pekerja-pekerja mereka dari aspek tugas dan tanggungjawab yang dibebankan
kepada seseorang pegawai atau kakitangan di bawah naungan mereka.

16
 INTRODUCTION TO COMMUNICATION CBFC1103

KESIMPULAN

Tuntasnya, Komunikasi berfungsi sebagai hubungan kerja sarna ada formal atau tidak formal,
kesemua aktiviti kerja dilaksanakan dengan berinteraksi antara satu dengan yang lain, seperti
antara individu, antara unit, antara bahagian atau jabatan atau sebagainya. Mereka saling
berhubungan dalam menjalankan tugas masing-masing supaya menuju kepada pencapaian yang
diinginkan.

Walaupun pihak organisasi menyedari pentingnya komunikasi untuk meningkatkan

keberkesanan dan produktiviti organisasi, komunikasi masih lagi merupakan aspek yang kurang
difahami oleh individu dalam organisasi. Pihak pegawai atasan dan subordinat masih kurang
berkomunikasi. Pihak pengurusan masih lagi mengurus secara autoritatif yang mewujudkan
sempadan pemisah di antara pengurus dengan subordinat.

Apabila sesebuah organisasi gagal untuk beroperasi selari dengan idealisme yang diunjurkan,
maka pekerja, pelanggan dan masyarakat akan kecewa. Pelanggan mungkin berhenti melanggan.
Pekerja akan menunjukkan kekecewaan mereka dengan cara lain. Seperti kurang bersemangat,
bersikap tidak perduli, terasing dan sekaligus marah. Lantaran itu, jika tidak mempunyai sistem
komunikasi yang baik, maka pincanglah organisasi kerana komunikasi merupakan nadi di dalam
sesebuah organisasi.

17
 INTRODUCTION TO COMMUNICATION CBFC1103

BIBLIOGRAFI

Mohd Yusof Othman. 2003. Pengurusan Diri. Selangor: Aras Mega Sdn. Bhd

http://hayudinmsr.blogspot.com/2010/04/komunikasi-dalam-organisasi.html

http://eprints.uitm.edu.my/3546/1/LP_ISMAIL_SUALMAN_97_24.pdf

http://dspace.unimap.edu.my/dspace/bitstream/123456789/1680/1/Kemahiran%20Komunikasi%
20dalam%20Pengurusan%20Organisasi%20Dan%20Perundingan%20Yang%20Berkesan.pdf

http://www.slideshare.net/ebbysufian/unit9-14854022

http://aliyahnuraini.wordpress.com/2009/03/24/arah-komunikasi-dalam-organisasi-horizontal-
diagonal-upward-downward/comment-page-2/

18