Chapter 3

Behavior in organization
Alfiana Irsyanti

Sistem pengendalian manajemen mempengaruhi perilaku manusia. Sistem pengendalian

manajemen yang baik mempengaruhi perilaku sedemikian rupa sehingga memiliki tujuan yang selaras;
artinya tindakan-tindakan individu yang dilakukan untuk meraih tujuan-tujuan pribadi juga akan
membantu untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Sistem formal dapat dibagi kedalam dua kategori:
“aturan-aturan”, dalam arti luas, dan metode-metode sistematis untuk perencanaan dan mempertahankan
pengendalian. Struktur yang berbeda digunakan untuk menjalankan strategi di berbagai jenis organisasi;
suatu sistem pengendalian manajemen yang efektif harus dirancang agar sesuai dengan struktur tertentu.
Keselarasan Tujuan (Goal Congruence)
Tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen adalah memastikan (sejauh mungkin) tingkat
“keselarasan tujuan (goal cogruence)” yang tinggi. Dalam proses yang sejajar dengan tujuan, manusia
diarahkan untuk mengambil tindakan yang sesuai dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang
sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan.
Faktor-faktor Informal yang Mempengaruhi Keselarasan Tujuan
- Faktor-faktor Eksternal
Faktor-faktor eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan di dalam
masyarakat, di mana organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma ini mencakup sikap, yang
secara kolektif sering disebu sebagai etos kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai
terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan juga kebanggaan yang dimiliki oleh pegawai dalam
menjalankan tugas. Beberapa sikap diatas besifat lokal yaitu spesifikasi untuk kota atau wilayah
di mana organisasi beroperasi.
- Faktor-faktor Internal
Budaya
Faktor internal yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi itu sendiri, yang meliputi
keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi
yang secara implisit diterima dan yang secara eksplisit dimanifestasikan di seluruh jajaran
organisasi.
Gaya Manajemen
Faktor internal yang barangkali memiliki dampak yang paling kuat terhaadap pengendalian
manajemen adalah gaya manajemen. Biasanya sikap-sikap bawahan mencerminkan apa yang
mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak
 pada apa yang menjadi sikap CEO. (Dengan kata lain,”sebuah institusi adalah perpanjangan
bayangan seseorang.”)
Organisasi Informal
Garis-garis dalam bagan organisasi menggambarkan hubungan-hubungan formal yaitu, pemegang
otorisasi resmi dan tanggung jawab dari setiap manajer. Dalam situasi yang sangat ekstrim, di
mana manajer produksi disibukkan oleh aktivitas berkomunikasi dengan pihak-pihak yang
bersangkutan sedemikian rupa sehingga menyebabkan dia lupa untuk memperhatikan pesan-
pesan yang disampaikan oleh manajer umum.
Persepsi dan Komunikasi
Dalam upaya meraih tujuan-tujuan organisasi, para manajer operasi harus mengetahui tujuan dan
tindakan-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya. Mereka menyerap informasi ini dari
berbagai jalur, baik itu jalur formal (seperti anggaran dan dokumen-dokumen resmi lainnya)
ataupun jalur informal (seperti dari bahan obrolan yang tak resmi). Meskipun jalurnya sangat
beragam, namun tidak selalu jelas apa yang sesungguhnya diinginkan oleh pihak manajer senior.
Sebuah organisasi adalah sebuah entitas komplek, dan tindakan-tindakan yang diambil oleh
berbagai bagian dari organisasi untuk mencapai tujuan bersama tersebut tidak bisa dinyatakan
secara jelas, bahkan dalam situasi yang terbaik sekalipun.
Aturan-aturan
Kita menggunakan istilah “aturan-aturan” sebagai seperangkat tulisan yang memuat semua jenis
instruksi dan pengendalian, termasuk di dalamnya adalah: instruksi-instruksi jabatan, pembagian kerja
prosedur standar operasi, panduan-panduan, dan tuntutan-tuntutan etis. Aturan-aturan ini beragam
sifatnya, mulai dari yang sangat remeh hingga aturan yang sangat penting.
Beberapa aturan adalah pedoman kerja; yaitu para anggota organisasi diizinkan, dan bahkan
diharapkan, untuk menyimpang dari pedoman tersebut, baik dalam situasi-situasi khusus atau ketika
mereka menilai bahwa penyimpanan tersebut akan berakibat baik bagi organisasi.
Sejumlah aturan bernilai positif (seperti, latihan menghadapi kebakaran). Aturan-aturan lain
adalah larangan terhadap tindakan-tindakan yang tidak etis, ilegal, atau tindakan-tindakan lain yang tidak
diinginkan. Akhirnya, ada aturan-aturan yang tidak boleh dilanggar dalam keadaan apapun: aturan yang
melarang suap-menyuap.
Beberapa jenis aturan bisa dilihat di bawah ini:
- Pengendalian Fisik
Penjaga keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruang besi, password komputer, televisi
pengawas, dan pengendalian fisik lainnya mungkin merupakan bagian dari struktur pengendalian.
 - Manual
Ada banyak pertimbangan untuk memutuskan aturan-aturan mana yang harus dituliskan ke dalam
panduan, mana yang mesti diklasifikasikan sebagai pedoman, seberapa banyak toleransi yang
diperbolehkan dan beberapa pertimbangan lainnya. Manual dalam organisasi birokratis jauh lebih
rinci dibandingkan dengan aturan di organisasi lain.
- Pengamanan Sistem
Berbagai pengamanan dirancang kedalam sistem pemrosesan informasi untuk menjamin agar
informasi yang mengalir melalui sistem itu akan bersifat akurat dan untuk mencegah (atau
setidaknya meminimalkan) kecurangan. Hal ini meliputi: pemeriksaan silang secara terinci;
pembubuhan tanda tangan dan bukti-bukti lain bahwa sebuah transaksi telah dijalankan;
melakukan pemilihan; menghitung uang yang ada dan aktiva-aktiva yang mudah dibaawa
sesering mungkin; serta sejumlah prosedur lain yang akan diuraikan dalam buku teks mengenai
auditing.
- Sistem Pengendalian Tugas
Kebanyakan dari tugas-tugas itu dikendalikan melalui peraturan-peraturan. Jika sebuah tugas
dijalankan menggunakan mesin otomatis, maka sistem otomatis itu sendiri akan menyediakan
pengendalian. Sistem pengendalian tugas tidak tercakup dalam tema bahasa buku ini.
Jenis-jenis Organisasi
Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Meskipun kualitas
dan ukuran organisasi itu sangat beragam, setidaknya organisasi bisa dekelompokkan ke dalam tiga
kategori umum:
1. Struktur fungsional : manajer bertanggung jawab atas fungsi yang terspesialisasi seperti produksi.
2. Struktur unit bisnis : para unit manajer bertanggung jawab atas aktivitas dari masing-masing unit.
3. Struktur matriks : untit fungsional yang memiliki tanggung jawab ganda.
Organisasi-organisasi fungsional
Bentuk organisasi fungsional melibatkan gagasan mengenai seorang manajer yang membawa
pengetahuan khusus untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi spesifik, yang
berlawanan dengan manajer umum yang kurang memiliki pengetahuan khusus.
Terdapat kelemahan pada struktur fungsional:
1. Dalam sebuah organisasi fungsional terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer
fungsional secara terpisah karena tiap-tiap fungsional tersebut sama-sama memberikan kontribusi
pada hasil akhir.
2. Perselisihan antarpara manajer dari fungsi-fungsi berbeda hanya dapat diselesaikan di tingkat atas,
meskipun perselisihan berasal dari tingkatan organisasi yang lebih rendah.
3. Struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk dan
pasar yang beragam.
Akhirnya, organisasi fungsional cenderung menciptakan “sekat-sekat” bagi tiap fungsi yang
dimilikinya sedemikian rupa sehingga menghambat kemungkinan diadakannya koordinasi lintas fungsi
di bidang-bidang seperti pengembangan produk baru.
Unit-unit Bisnis
Bentuk organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk menyelesaikan masalah-masalah
yang terdapat pada struktur fungsional. Suatu unit bisnis, yang juga disebut sebagai divisi, bertanggung
jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk.
Keuntungan dari bentuk perusahaan unit bisnis ini adalah bahwa struktur ini bisa berfungsi
sebagai tempat pelatihan bagi manajemen secara umum. Keuntungan yang lain adalah bahwa karena unit
bisnis lebih dekat dengan pasar dari produk-produknya. Kerugian dari unit bisnis ini adalah adanya
kemungkinan bahwa masing-masing staf unit bisnis menduplikasi sejumlah pekerjaan yang dalam
organisasi fungsional dikerjakan di kantor pusat. Kerugian lain adalah perselisihan yang terjadi di antara
spesialis fungsional dalam organisasi perusahaan fungsional digantikan dengan perselisihan di antara
unit-unit bisnis dalam organisasi unit bisnis.
Implikasi terhadap Rancangan Sistem
Kemudahan dalam pengendalian merupakan satu-satunya kriteria, maka semua perusahaan akan
diorganisasikan ke dalam unit-unit bisnis. Setiap manajer unit harus bertanggung jawab untuk
meningkatkan kemampuan setiap produk yang dihasilkan oleh unitnya guna menghasilkan laba,
melakukan perencanaan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan elemen-elemen yang berpengaruh pada
kemampuan itu.
Fungsi Kontroler
Kontroler adalah seseorang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan
sistem pengendalian manajemen. Terdapat fungsi-fungsi kontroler:
1. Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian.
2. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan kepada para pemegang saham dan pihak-
pihak eksternal lainnya.
3. Melakukan supervisi audit internal dan mencatat prosedur pengendalian.
Relasi ke Jajaran Organisasi
Fungsi pengendalian adalah fungsi staf. Seorang pengendali barangkali bertanggung jawab untuk
mengembangkan dan menganalisis tolok ukur yang digunakan untuk melakukan pengendalian serta
merekomendasikan tindakan yang diperlukan ke pihak manajemen.
 Para kontroler juga memainkan peranan penting dalam mempersiapkan perencanaan strategis dan
anggaran. Mereka sering diminta untuk melakukan penelitian secara cermat atas laporan kinerja untuk
menjamin akurasi dan untuk menarik perhatian jajaran manajer terhadap pos-pos yang membutuhkan
penyelidikan.
Kontroler Unit Bisnis
Para kontroler unit bisnis mau tidak mau telah membagi loyalitas mereka. Pada satu sisi, mereka
berutang kesetiaan pada kontroler korporat, yang memegang tanggung jawab operasi sistem
pengendalian secara keseluruhan. Di sisi lain, mereka juga berutang kesetiaan pada para manajer di unit
mereka, yaitu pihak kepada siapa mereka memberikan bantuan.
Di beberapa perusahaan, kontroler unit bisnis memberikan laporan kepada manajer unit bisnis
dan mereka dihubungkan dengan garis putus-putus ke kontroler korporat. Manajer umum adalah atasan
langsung kontroler memiliki wewenang dalam melatih, memindahkan, memecat dll. Akan tetapi,
keputusan itu jarang dibuat tanpa masukan dari kontroler korporat.