TUGAS UAS PRAKTIKUM

SIKLUS LOGISTIK

OLEH :

YULITHA RAMPE SAMPEALA

1351610494

AKADAMI FARMASI SURABAYA

2017
A. PERENCANAAN
perbekalan farmasi adalah salah satu fungsi yang menentukan dalam proses pengadaan
perbekalan farmasi di rumah sakit.
Tujuan perencanaaan adalah untuk menetapkan jumlah dan jenis perbekalan farmasi sesuai
dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Perencanaan
kebutuhan di Rumah Sakit Pupuk Kaltim melalui beberapa tahap, antara lain:
1. Pemilihan
Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan apakah perbekalan farmasi benar-benar
diperlukan sesuai dengan jumlah pasien atau kunjungan dan pola penyakit di rumah
sakit. Kriteria pemilihan kebutuhan obat yang baik, yaitu meliputi:
a. Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara menghindari kesamaan
jenis.
b. Hindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi mempunyai efek
yang lebih baik dibandingkan obat tunggal.
c. Apabila jenis obat banyak, maka dipilih berdasarkan obat pilihan (drug of choice)
dari penyakit yang prevalensinya tinggi.
Pemilihan obat di Rumah Sakit Pupuk Kaltim merujuk kepada Daftar Obat Esensial
Nasional (DOEN) sesuai dengan kelas rumah sakit, formularium rumah sakit,
formularium jaminan kesehatan beberapa jaminan yang bekerjasama dengan Rumah
Sakit Pupuk Kaltim. Sedangkan pemilihan pengadaan alat kesehatan berdasarkan
data penggunaan alat kesehatan yang dipakai sebelumnya oleh user dan spesifikasi
yang ditetapkan oleh rumah sakit.
2. Kompilasi Kebutuhan
Kompilasi penggunaan perbekalan farmasi berfungsi untuk mengetahui penggunaan
bulanan masing-masing jenis perbekalan farmasi di unit pelayanan selama setahun
dan sebagai data pembanding bagi stok optimum. Informasi yang di dapat dari
kompilasi penggunaan perbekalan farmasi adalah:
a. Jumlah penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi pada masing-masing unit
pelayanan.
b. Persentase penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi terhadap total pengggunaan
setahun seluruh unit pelayanan.
 c. Penggunaan rata-rata untuk setiap jenis perbekalan farmasi.
3. Perhitungan Kebutuhan
Menentukan kebutuhan perbekalan farmasi merupakan suatu tantangan berat, karena
masalah kekosongan atau kelebihan perbekalan farmasi dapat terjadi. Dengan
koordinasi dan proses perencanaan untuk pengadaan perbekalan farmasi, diharapkan
perbekalan farmasi yang direncanakan dapat tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu,
dan tersedia pada saat dibutuhkan.
Pendekatan perencanaan kebutuhan dilakukan dengan menggabungkan metode, yaitu:
a. Metode konsumsi
Perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi didasarkan pada data riil
konsumsi perbekalan farmasi pada periode yang lalu, dengan berbagai
penyesuaian dan koreksi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam rangka
menghitung jumlah perbekalan farmasi yang dibutuhkan adalah:
1) Pengumpulan dan pengolahan data.
2) Analisa data untuk informasi dan evaluasi.
3) Perhitungan perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi/
4) Penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi dengan alokasi dana.
b. Metode morbiditas/epidemiologi
Metode ini didasarkan perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi berdasarkan
pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan waktu tunggu (Lead Time).
Adapun langkah-langkah metode ini, antara lain:
1) Menentukan jumlah pasien yang akan dilayani.
2) Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan prevalensi penyakit.
3) Menyediakan formularium rumah sakit.
4) Menghitung perkiran kebutuhan perbekalan farmasi.
5) Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia.
Kombinasi kedua metode tersebut disesuaikan dengan anggaran yang tersedia dan
data yang digunakan sebagai acuan antara lain:
a. Formularium rumah sakit.
b. Data catatan medik.
c. Penetapan prioritas.
 d. Pola penyakit.
e. Sisapersediaan.
f. Data penggunaan periode yang lalu.
g. Rencana pengembangan.
h. Anggaran yang tersedia.
4. Evaluasi Perencanaan
Setelah dilakukan perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi untuk tahun yang akan
datang, akan diperoleh jumlah kebutuhan dan idealnya diikuti dengan evaluasi. Cara
evaluasi yang dilakukan adalah dengan analisa kombinasi ABC dan VEN, dimana
analisa tersebut dijabarkan dalam penjelasan sebagai berikut:
a. Analisa ABC
Suatu jenis perbekalan farmasi dapat menghabiskan anggaran besar karena
penggunaannya banyak atau harganya yang mahal. Dengan analisa ABC, jenis-
jenis perbekalan farmasi ini dapat diidentifikasi, untuk kemudian dilakukan
evaluasi lebih lanjut. Evaluasi dilakukan dengan mengkoreksi kembali apakah
penggunaan perbekalan farmasi tersebut memang banyak atau ada alternative
sediaan lain yang lebih efisien biayanya. Evaluasi terhadap jenis-jenis perbekalan
farmasi yang menyerap biaya terbanyak juga lebih efektif dibandingkan evaluasi
terhadap perbekalan farmasi yang memerlukan anggaran sedikit. ABC adalah
suatu peringkat dimana urutan dimulai dengan yang terbanyak.
Prinsip utama adalah dengan mengurutkan jenis-jenis perbekalan farmasi ke
dalam suatu urutan, dimulai dengan jenis yang menghabiskan anggaran
terbanyak. Urutan langkah analisis ini adalah sebagai berikut:
1) Mengumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari metode
perencanaan, daftar harga perbekalan farmasi, dan biaya yang diperlukan
untuk setiap nama dagang. Dikelompokkan kedalam jenis-jenis atau kategori,
dan dijumlahkan biaya per jenis atau kategori perbekalan farmasi.
2) Menjumlahkan anggaran total, kemudian dihitung masing-masing persentase
jenis perbekalan farmasi terhadap anggaran total.
3) Diurutkan kembali jenis-jenis perbekalan farmasi tersebut,mulai dengan jenis
yang menghabiskan persentase biaya terbanyak.
 4) Dihitung persentase kumulatif,dimulai dengan urutan 1 (satu) dan seterusnya.
5) Identifikasi jenis perbekalan farmasi apa yang menyerap ± 70% anggaran
total.
Kelompok perbekalan farmasi beserta kategori yang sesuai dengan analisis ABC
adalah sebagai berikut:
 Perbekalan farmasi kategori A menyerap anggaran 70%
 Perbekalan farmasi kategori B menyerap anggaran 20%
 Perbekalan farmasi kategori C menyerap anggaran 10%
b. Analisa VEN
VEN adalah singkatan dari V= vital, E= esensial, dan N= non esensial.
Melakukan analisis VEN artinya menentukan prioritas kebutuhan suatu
perbekalan farmasi, menentukan apakah suatu jenis perbekalan farmasi termasuk
vital (harus tersedia), esensial (perlu tersedia), atau non-esensial (tidak prioritas
untuk disediakan).
Kriteria yang umum adalah perbekalan farmasi dikelompokkan sebagai berikut:
 Vital (V) bila perbekalan farmasi tersebut diperlukan untuk menyelamatkan
kehidupan (Life Saving Drugs), dan bila tidak disediakan akan meningkatkan
resiko kematian.
 Esensial (E) bila perbekalan farmasi tersebut terbukti efektif untuk
menyembuhkan penyakit, atau mengurangi penderitaan pasien.
 Non-esensial (N) meliputi perbekalan farmasi yang digunakan untuk penyakit
yang sembuh sendiri (Self Limiting Desease), perbekalan farmasi yang
diragukan manfaatnya, perbekalan farmasi yang mahal namun tidak
mempunyai kelebihan manfaat dibandingkan perbekalan farmasi sejenis
lainnya.
c. Kombinasi analisa ABC dan VEN
Jenis perbekalan farmasi yang termasuk kategori A dari analisis ABC adalah
benar-benar jenis perbekalan farmasi yang diperlukan untuk penanggulangan
penyakit terbanyak dan kategorinya menurut metode VEN harus E dan sebagian
V. Sedangkan untuk perbekalan farmasi kategori N masuk kategori C. Analisis ini
 sangat berguna untuk menetapkan prioritas pengadaan obat dimana anggaran
yang ada tidak sesuai dengankebutuhan.
A B C
V VA VB VC
E EA EB EC
N NA NB NC

Metode gabungan ini digunakan untuk melakukan pengurangan obat dengan

mekanisme sebagai berikut:
 Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas pertama untuk dikurangi atau
dihilangkan dari rencana kebutuhan, bila dana masih kurang, maka obat
kategori NB menjadi prioritas selanjutnya dan kategori NA menjadi prioritas
berikutnya. Jika setelah ini dana yang tersedia masih kurang maka dilakukan
langkah selanjutnya.
 Pendekatannya sama dengan pada saat pengurangan obat pada criteria NC,
NB, NA dimulai dengan pengurangan obat kategori EC, EB, dan selanjutnya
EA. Pengurangan disesuaikan dengan kecukupan anggaran dalam memenuhi
perencanaan kebutuhan.
d. Revisi daftar perbekalan farmasi
Bila langkah-langkah dalam analis kombinasi sulit untuk dilakukan atau perlu
tindakan cepat untuk mengevaluasi daftar perencanaan, sebagai langkah awal
dilakukan suatu evaluasi cepat (Rapid Evaluation), yaitu dengan melakukan revisi
daftar perencanaan perbekalan farmasi,namun diperhatikan dahulu kriteria
(perbekalan farmasi apa yang dapat dikeluarkan dari daftar). Manfaatnya tidak
hanya dari aspek ekonomi dan medic, namun juga berdampak positif pada beban
pengendalian stok.
B. PENGADAAN
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah
direncanakan dan disetujui, melalui:
1. Pembelian
2. Produksi atau pembuatan perbekalan farmasi
 3. Sumbangan, droping, atau hibah
Tujuan pengadaan adalah untuk mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga yang
layak, mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar
dan tidak memerlukan tenaga dan waktu yang berlebihan.
Pada proses pengadaan ada elemen-elemen penting yang harus diperhatikan, yaitu:
1. Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja sangat penting untuk menjaga agar
pelaksanaan pengadaan terjamin mutunya. Hal-hal yang diatur antara lain persyaratan
masa kadaluwarsa, sertifikat analisa atau standar mutu, mempunyai MSDS (Material
Safety Data Sheet) untuk bahan berbahaya,mempunyai certificate of original untuk
menjamin keaslian produk, waktu dan kelancaran bagi semua pihak.
2. Order pemesanan agar barang yang diperoleh sesuai dengan spesifikasi yang
dibutuhkan, tepat waktu, dan sesuai tempat pemesanannya.
Pengadaan melalui sistem:
1. Pembelian
Pembelian adalah rangkaian proses pengadaan untuk mendapatkan perbekalan
farmasi. Proses pembeliaan mempunyai beberapa langkah yang baku dan merupakan
siklus yang berjalan terus menerus sesuai dengan kegiatan rumah sakit. Langkah
proses pengadaan dimulai dengan mereview daftar perbekalan farmasi yang akan
diadakan, menentukan jumlah masing-masing item yang akan dibeli, menyesuaikan
dengan kondisi keuangan, memilih metode pengadaan, memilih rekanan, membuat
syarat kontrak kerja dan memonitor pengiriman barang.
Ada 4 (empat) metode pada proses pembelian, yaitu:
a. Pembelian reguler adalah pengadaan perbekalan farmasi sesuai dengan
perencanaan rutin.
b. Pembelian urgent adalah pengadaan perbekalan farmasi yang dibutuhkan segera
atau cito.
c. Pembelian insidentil adalah pengadaan perbekalan farmasi yang dibutuhkan,
dilakukan saat adanya event kesehatan karena harga jauh lebih ekonomis.
d. Pembelian tunai/cash adalah pengadaan perbekalan farmasi yang dibutuhkan
tetapi pola pembayarannya harus tunai/cash.
2. Produksi atau pembuatan perbekalan farmasi
Produksi perbekalan farmasi di rumah sakit merupakan kegiatan membuat, merubah
bentuk, dan mengemas kembali sediaan steril dan non steril untuk memenuhi
kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Kriteria perbekalan farmasi yang
diproduksi di Rumah Sakit Pupuk Kaltim, antara lain:
a. Sediaan farmasi dengan mutu sesuai standar dengan harga yang lebih murah
b. Sediaan farmasi yang memerlukan pengemasan kembali
c. Rekonstitusi sediaan perbekalan farmasi sitostatika.
Jenis perbekalan farmasi yang diproduksi di instalasi farmasi Rumah Sakit Pupuk
Kaltim antara lain:
a. Produksi steril
1) Persyaratan teknis untuk produksi steril antara lain:
 Ruangan aseptis
 Peralatan: LAF (Laminar Air Flow) baik yang vertical maupun horizontal,
alat pelindung diri
 Petugas yang terlatih
2) Yang termasuk produksi steril antara lain:
a) Pembuatan sediaan steril yaitu pembuatan handsrub
b) Rekonstitusi sediaan sitostatika
Penyiapan sediaan sitostatika (pencampuran sediaan sitostatika) adalah
suatu bagian penting dari sistem pengendalian perbekalan farmasi
khususnya sitostatika. Prosesnya yaitu dengan mencampurkan sediaan
steril sitostatika dalam larutan intravena steril untuk menghasilkan suatu
sediaan steril yang bertujuan untuk penggunaan intravena. Prosesnya
dengan menggunakan teknik aseptic. Produk intravena yang digunakan
harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
 Sesuai secara terapeutik dan farmasetik
 Bebas dari kontaminasi mikroba dan pirogen
 Bebas dari partikular pada tingkat yang dapat diterima dan kontaminan
toksis lainnya.
 Mengemas menjadi sediaan siap pakai
b. Produksi non steril
 3) Persyaratan teknis untuk produksi non steril antara lain:
 Ruangan khusus untuk pembuatan
 Peralatan: peracikan dan pengemasan (kapsul, kertas puyer, mortir dan
stemper)
 Petugas yang terlatih
4) Yang termasuk produksi steril antara lain:
a) Pengemasan kembali
b) Pengenceran yaitu pengenceran alcohol 95% menjadi 70% dan formalin
40% menjadi 10%
c) Pembuatan puyer atau kapsul
d) Pencampuran salep
Sediaan farmasi yang diproduksi oleh instalasi farmasi harus akurat dalam identitas,
kekuatan, kemurnian dan mutu. Kegiatan pengemasan dan penandaan harus
mempunyai kendali yang cukup untuk mencegah kekeliruan dalam pencampuran
produk, kemasan maupun etiket. Semua tenaga teknis harus dibawah pengawasan dan
dilatih.
3. Sumbangan, droping atau hibah
Perbekalan farmasi yang diperoleh dari sumbangan, droping maupun hibah,
pengelolaannya sama seperti pengelolaan perbekalan farmasi reguler. Perbekalan
farmasi yang tersisa dapat dipakai untuk menunjang pelayanan kesehatan di saat
situasi normal.
C. PENERIMAAN
Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan.
Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang bertanggung jawab dalam
hal ini petugas penerima barang di instalasi farmasi Rumah Sakit Pupuk Kaltim terdiri dari 3
(tiga) orang, dimana salah satunya adalah kepala seksi perencanaan dan pengendalian
farmasi.
Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai
dengan pesanan baik spesifikasi, mutu, jumlah, tanggal expired date, maupun waktu
kedatangannya.
 Semua perbekalan farmasi yang diterima harus diperiksa dan disesuaikan dengan
spesifikasi pada order pembelian rumah sakit di gudang transit. Semua perbekalan farmasi
yang telah sesuai harus segera disimpan di dalam lemari atau tempat lain yang aman.
D. PENYIMPANAN
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara
menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari
pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat.
Tujuan penyimpanan antara lain:
1. Memelihara mutu sediaan farmasi
2. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
3. Menjaga ketersediaan
4. Memudahkan pencarian dan pengawasan
Metode penyimpanan dilakukan berdasarkan:
1. Bentuk sediaan dan jenisnya
2. Suhu penyimpanan dan stabilitasnya
3. Sifat bahan
4. Ketahanan terhadap cahaya
5. Susunan alfabetis
6. Sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out)
Metode penyimpanan selalu disertai sistem informasi yang selalu menjamin
ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.
Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan
pengawasan perbekalan farmasi, diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik. Faktor-
faktor yang dipertimbangkan dalam merancang gudang farmasi antara lain:

1. Kemudahan bergerak
Untuk kemudahan bergerak, tata ruang gudang adalah sebagai berikut:
 Gudang menggunakan sistem satu lantai, tidak terdapat sekat-sekat.
 Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi.
2. Sirkulasi udara yang baik
 Sirkulasi udara yang baik akan memaksimalkan kondisi perbekalan farmasi yang
disimpan sekaligus memperbaiki kondisi kerja. Terdapat AC di dalam gudang.
3. Rak obat dan Pallet
Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan meningkatkan sirkulasi
udara. Keuntungan penggunaan pallet adalah adanya sirkulasi udara dari bawah
karton dan perlindungan terhadap banjir.
4. Kondisi penyimpanan khusus
 Untuk bahan yang mudah terbakar diletakkan pada ruangan khusus.
 Untuk vaksin disimpan pada lemari es dengan kontrol suhu.
 Untuk narkotika dan psikotropika disimpan dalam lemari khusus sesuai
perundangan, tidak mudah dipindahkan dan selalu terkunci.
5. Pencegahan kebakaran
Perlu dihindari adanya penumpukan perbekalan farmasi yang mudah terbakar. Alat
pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat yang mudah dijangkau dan dalam
jumlah yang cukup. Tabung pemadam kebakaran diperiksa secara berkala untuk
memastikan tabung dalam kondisi masih berfungsi.
Penyusunan stok di gudang farmasi adalah sesuai dengan bentuk sediaan dan diurutkan
berdasarkan alfabetis. Untuk memudahkan pengendalian stok, maka gudang farmasi melakukan
langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menggunakan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out)
dalam penyusunan perbekalan farmasi yaituperbekalan farmasi yang masa
kadaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih
dahulu sebab umumnya perbekalan farmasi yang datang lebih awal biasanya
diproduksi lebih awal dan masa kadaluwarsannya mungkin lebih awal, serta untuk
memudahkan jika terjadi retur barang ke distributor.
2. Susunan perbekalan farmasi cairan atau dalam kemasan besar yang tidak cukup pada
rak obat disimpan di atas pallet secara rapi dan teratur.
3. Untuk obat narkotika disimpan dalam lemari khusus narkotika.
4. Perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh suhu disimpan pada lemari
pendingin.
 5. Perbekalan farmasi disusun berdasarkan bentuk sediaan, dipisahkan antara tablet,
sirup, penggunaan luar dan diberi nama pada rak penyimpanan.
6. Apabila persediaan perbekalan farmasi cukup banyak, maka perbekalan farmasi
tetap dalam box masing-masing.
7. Obat-obat yang memerlukan pengawasan khusus (High Alert) dipisahkan dari
sediaan lain dan diberi label High Alert dalam setiap kemasan terkecilnya.
E. PENDISTRIBUSIAN
Distribusi perbekalan farmasi adalah pengeluaran perbekalan farmasi dari Instalasi Farmasi
ke unit-unit kerja pengelola perbekalan farmasi untuk menunjang kegiatan pelayanan di masing-
masing unit pelayanan. Penyerahan perbekalan farmasi ke unit dilaksanakan setelah persyaratan
permintaan dipenuhi.
Tujuan distribusi adalah tersediannya perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan secara
tepat waktu, tepat jenis, dan tepat jumlah.
Prosedur pendistribusian ke unit pelayanan adalah:
1. Unit kerja menulis permintaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan di blanko
IMT/SPB (Surat Permintaan Barang).
2. IMT/SPB ditandatangani oleh unit yang bersangkutan, kemudian disetujui oleh
manager unit yang bersangkutan.
3. IMT/SPB dibawa ke Instalasi Farmasi untuk dicek ketersediaan barang yang
diminta.
4. IMT/SPB diberi kode oleh petugas Instalasi Farmasi dan diserahkan kepada petugas
komputer untuk dibuat nota transaksi mutasi.
5. Cek kesesuaian nota tersebut dengan barang yang akan diserahkan.
6. Petugas yang mengambil perbekalan farmasi harus mengecek jumlah, jenis
perbekalan farmasi sesuai dengan permintaan sebelum menandatangi IMT/SPB
pengambilan dan menulis form informasi kadaluwarsa untuk obat curah atau yang
terlepas dari kemasannya.
7. Setelah sesuai, nota dan SPB ditandatangani oleh unit yang bersangkutan pada
kolom penerimaan, lembaran kuning nota dan SPB diserahkan ke unit yang
bersangkutan.
 8. Perbekalan farmasi yang tidak terlayani atau yang sudah berada pada stok minimum
dibuatkan surat pesanan pembelian.
6. Setiap awal bulan dibuat laporan pelayanan perbekalan farmasi tersebut.
F. PENGENDALIAN
Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang
diinginkan sesuai dengan strategi yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan atau kekosongan obat di unit-unit pelayanan.
Tujuan dari pengendalian adalah agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan perbekalan
farmasi di unit-unit pelayanan.
Kegiatan pengendalian meliputi:
1. Memperkirakan atau menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu (satu tahun
untuk perencanaan tahunan atau tiga bulan untuk perencanaan bulanan).
2. Menentukan:
 Stok optimum adalah stok obat yang diserahkan kepada unit pelayanan agar tidak
mengalami kekurangan atau kekosongan.
 Stok pengaman adalah jumlah stok yang disediakan untuk mencegah terjadinya
suatu hal yang tidak terduga, misalnya karena keterlambatan pengiriman.
3. Menentukan waktu tunggu (Lead Time) adalah waktu yang diperlukan dari mulai
pemesanan obat sampai obat diterima.
Pengendalian yang perlu diperhatikan dalam pelayanan kefarmasian antara lain:
1. Rekaman pemberian obat
Rekaman atau catatan pemberian obat adalah formulir yang digunakan perawat
untuk menyiapkan obat sebelum pemberian. Dengan formulir ini perawat dapat
langsung merekam atau mencatat waktu pemberian dan aturan yang sebenarnya
sesuai petunjuk.
2. Pengembalian obat yang tidak digunakan
Semua perbekalan farmasi yang belum diberikan kepada pasien rawat inap harus
tetap berada pada kotak obat pasien. Apabila perbekalan farmasi tidak digunakan
lagi oleh pasien rawat inap baik karena pasien meninggal, terjadi perubahan terapi,
atau sudah tidak lagi memerlukan terapi tersebut, maka perbekalan farmasi tersebut
 harus dikembalikan kepada instalasi farmasi dengan melampirkan nota pasien dan
harus dalam keadaan perbekalan tersebut masih utuh dan tidak rusak.
Selain itu, instalasi farmasi melakukan pengendalian dan monitoring dengan cara
melakukan supervisi ke ruangan secara berkala tiap 3 (tiga) bulan, yaitu bulan Januari,
April, Juli, dan Oktober yang dilakukan oleh petugas gudang.
G. PENGHAPUSAN
Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak
terpakai karena kadaluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan
perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Tujuan penghapusan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak
memenuhi syarat dikelola sesuai dengan standar yang berlaku. Adanya penghapusan akan
mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi resiko terjadi penggunaan obat yang sub
standar.
Instalasi farmasi harus membuat prosedur terdokumentasi untuk mendeteksi kerusakan dan
kadaluwarsa perbekalan farmasi serta penanganannya. Instalasi farmasi harus diberi tahu tentang
setiap produk perbekalan farmasi yang rusak yang ditemukan oleh perawat dan staf medik.
Penarikan atau proses pengembalian obat dari unit pelayanan ke Seksi Candal-Gudang
Farmasi dengan proses:
1. Candal-Gudang Farmasi memberi surat edaran ke unit pelayanan tentang obat-obat
yang harus dikembalikan meliputi nama obat, bentuk sediaan dan dosis obat.
2. Unit pelayanan yang menyimpan obat-obatan tersebut memutasikan nama obat, jenis
dan jumlah melalui sistem informasi RS.PKT ke Candal-Gudang Farmasi.
3. Obat yang sudah dimutasikan, diantar ke Gudang Farmasi untuk dikumpulkan dan
kemudian ditindaklanjuti.
Untuk perbekalan farmasi yang masih dapat dikembalikan ke distributor atau PBF, maka
dilakukan pengembalian dengan cara:
1. Retur barang dilakukan jika:
a. Barang datang tidak sesuai dengan pesanan.
b. Obat/alat kesehatan dengan waktu kadaluwarsa (tiga) bulan terdekat atau sesuai
dengan ketentuan retur distributor.
c. Perbekalan farmasi rutin yang kualitasnya kurang baik.
 d. Perbekalan farmasi yang rusak atau bocor.
2. Apabila pengiriman perbekalan farmasi tidak sesuai dengan pesanan, rusak dan
mendekati masa kadaluwarsa, maka petugas penerima barang/petugas gudang
menginformasikan hal tersebut kepada petugas pengadaan/pemesanan.
3. Perbekalan farmasi yang akan diretur kemudian dipisahkan tersendiri oleh petugas
gudang.
4. Gudang farmasi membuat serah terima barang untuk diserahkan kepada distributor.
5. Barang-barang yang akan diretur dicatat dalam form retur barang perbekalan farmasi
ke distributor oleh gudang farmasi.
6. Petugas gudang memberi tanda pada faktur barang bahwa barang tersebut
dikembalikan.
7. Staf bagian pembelian melakukan follow up terhadap penggantiannya dan berapa
lama barang tersebut bisa diganti.
Untuk prosedur pemusnahan dilakukan dengan cara:
1. Perbekalan farmasi yang kadaluarsa atau rusak dari seluruh unit kerja dilaporkan
kepada Kepala Instalasi Farmasi melalui Kepala Seksi Candal-Gudang Farmasi.
2. Membuat perencanaan agenda pemusnahan melibatkan unit terkait yaitu Seksi
IPSRS, SPI dan Keuangan-Akuntansi serta mengundang perwakilan dari Dinas
Kesehatan Kota sekaligus sebagai saksi.
3. Pemusnahan dilakukan dengan alat incenerator.
Dibuat berita acara pemusnahan dilengkapi daftar obat yang dimusnahkan serta tanda tangan
para saksi.
SOP

PERENCANAAN PERBEKALAN FARMASI

No.DokumeN : XI No.Revisi Halaman

0 1 dari 2
Tanggal Terbit Ditetapkan Oleh :
STANDAR Direktur,
OPERASIONAL 06 APRIL 2014
PROSEDUR
Dr. Rustam Effendi

Perencanaan perbekalan farmasi merupakan suatau upaya pengelolahan

data kebutuhan perbekalan farmasi yang dipakai untuk menunjang
PENGERTIAN kegiatan pelayanan di rumah sakit dan untuk mengendalikan persediaan.
Perencanaan dibuat berdasarkan rata-rata kebutuhan per bulan dan
berdasarkan kebutuhan unit terkai.

Suatu perencanaan perbekalan farmasi yang akan menunjang pelayanan

TUJUAN dan tindakan-tindkan yang dilaksanakan agar semua perbekalan farmasi
dapat terkendali baik ditinjau dari segi kualitas maupun kuantitasanya.
Perencanaan dibuat sesuai dengan rata-rata kebutuhan selama 3 (tiga)
KEBIJAKAN
bulan dan disuaikan dengan kebutuhan serta pola peresepan dokter
1. Peyigas perencanaan dan pengendalian instalasi farmasi membuat
rekap perbekalan farmasi yang di pakai selama 3 (tiga) bulan kemudian
disderhkan kepada maneger penunang medic dan farmasi
2. Perencanaan dibuat sesuai rata-rata pemakaian per bulan
3. Perencanaan tersebut setelaha disetujui dituangkan dalam permintaan
PROSEDUR
pembelian (PP) yang ditanda tanganioleh petugas gudang, bagian
pengadaan, manager Instalasi Farmasi, bagian Akutansi dan keuangan
( sebagai control anggaran) dan direktur
4. Permintaan pembelian yang sudah disetujui di serahkan ke bagian
pengadaan Farmasi untuk ditindaklanjuti pembeliannya.
UNIT TERKAIT Gudang Farmasi, Pengadaan Farmasi dan Keuangan & Akutansi