STANDART OPERATING

PROCEDURE
ADMINISTRASI HIMAKSI 2016-2017
 BAB I JENIS NASKAH DINAS

A. SURAT-MENYURAT

Surat-surat yang berlaku dilingkungan Himpunan Mahasiswa Pedidikan Ekonomi

Akuntansi secara urgensi dan sifatnya terbagi menjadi dua jenis, yakni :

1. Surat Khusus
Surat khusus adalah surat yang bersifat non administrative. Artinya, surat ini mempunyai
fungsi yang berbeda (pada perihalnya) diluar kegiatan kantor atau tata usaha sehari-hari.
Yang dikategorikan dalam surat khusus yaitu naskah dinas yang secara kewenangan
pembuatannya hanya pejabat tertinggi lembaga atau hasil dari musyawarah.
Surat khusus ini dibagi dalam 2 jenis yaitu :

a) Surat Keputusan
b) Surat Peringatan

2. Surat Umum
Surat umum adalah media komunikasi tertulis yang bersifat resmi dikeluarkan atasnama
lembaga diluar perihal yang ditetapkan pada surat khusus.
Pihak yang berwenang membuat surat umum ini yaitu sekretaris umum dan berlaku juga
untuk pedoman sekretaris pelaksana kegiatan yang diselenggarakan oleh lembaga ini.

B. PROPOSAL
Proposal merupakan naskah dinas yang dibuat untuk mengajukan sebuah usulan kegiatan
atau perencanaan yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja terperinci dan sistematis dari
program kerja/kegiatan yang akan dilaksanakan.

C. LAPORAN
Laporan merupakan bentuk penyajian fakta atas kegiatan yang telah dilaksanakan sehingga
menjadi sebuah informasi untuk pihak-pihak yang terkait dalam kegiatan tersebut. Laporan-
laporan yang biasanya berlaku di lingkungan HIMAKSI adalah sebagai berikut :
1. Laporan per-kegiatan
2. Laporan pertanggungjabawan lembaga keseluruhan

D. ARSIP
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (tertulis) yang dibuat oleh pelaksana
suatu kegiatan dalam pelaksanaan mobilitas lembaga ini.

1
 BAB II TATA CARA PEMBUATAN

A. FORMAT
1. Surat Khusus

a. Surat Keputusan
Pengertian
Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan,
tidak bersifat mengatur dan merupakan pelaksanaan kegiatan yang digunakan
untuk:

1) Menetapkan/mengubah status keanggotaan/personal/peristiwa;

2) Menetapkan/mengubah/mengangkat dan membubarkan suatu
kepanitiaan/tim;

3) Menetapkan pelimpahan wewenang.

Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani keputusan adalah pejabat
tertinggi lembaga (Ketua Umum) atau pejabat lain yang menerima pendelegasian
wewenang (Pimpinan Sidang/Rapat).
Susunan
1) Kepala
Bagian kepala keputusan terdiri dari:

a) Kop keputusan atas nama pejabat tertinggi lembaga maupun

sidang/rapat menggunakan kop lembaga Himpunan
Mahasiswa Pendidikan Ekonomi Akuntansi;
b) Kata Keputusan dan nama pejabat atau nama sidang/rapat
ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

c) Nomor keputusan ditulis secara simetris;

d) Kata penghubung tentang, ditulis kapital secara simetris;

e) Judul keputusan, ditulis kapital secara simetris; dan

f) Nama jabatan pejabat atau nama sidang/rapat ditulis kapital

secara simetris dan diakhiri dengan

g) tanda baca koma.

2
 2) Konsiderans
Bagian konsiderans keputusan terdiri dari:
a) kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan/
tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlu ditetapkannya
keputusan; dan

b) kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan

perundangundangan sebagai dasar pengeluaran keputusan.

4) Diktum
Bagian diktum keputusan terdiri dari hal-hal sebagai berikut:

a. Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis dengan huruf

kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital;

b. Isi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata menetapkan yang

ditulis dengan huruf awal kapital; dan

c. Untuk keperluan tertentu, keputusan dapat dilengkapi dengan salinan dan

petikan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

5) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh keputusan peraturan terdiri dari:

a. Memuat pernyataan-pernyataan keputusan diuraikan dengan bilangan

bertingkat/diktum

b. Substansi/inti/isi pokok keputusan terdiri dari ketentuan umum, pokok-

pokok yang ditetapkan dan diakhiri oleh ketentuan penutup.

6) Kaki
Bagian kaki keputusan ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri dari
format seperti berikut:

a. Tempat dan tanggal penetapan keputusan

b. Jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri
dengan tanda baca koma

c. Tanda tangan pejabat yang menetapkan keputusan

d. Nama lengkap pejabat yang menandatangani keputusan, ditulis dengan

huruf kapital

e. Nomor pokok mahasiswa pejabat yang menandatangani keputusan.

3
 b. Surat Peringatan
Pengertian
Surat ini merupakan naskah dinas khusus yang dikeluarkan oleh ketua umum
sebagai kebijakaannya memberikan sebuah teguran atau peringatan kepada
seseorang yang melenceng dari peraturan yang berlaku.
Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang membuat dan menandatangani naskah dinas ini adalah
Ketua Umum.
Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat peringatan terdiri dari:
a) Kop Himpunan Mahasiswa Pendidikan Ekonomi Akuntansi;

b) Kata Peringatan dan jabatan yang memberi peringatan;

c) Nomor surat ditulis secara simetris;

2) Batang Tubuh
Batang tubuh merupakan isi atau pokok yang menerangkan seseorang anggota
yang telah melanggar atau tidak mematuhi aturan sebagaimana telah disepakati
dalam Peraturan Lembaga.

3) Kaki
Bagian kaki naskah dinas ini ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri
dari format seperti berikut:

a) Tempat dan tanggal dibuat naskah ini

b) Jabatan pejabat yang memberikan peringatan, ditulis dengan huruf kapital

dan diakhiri dengan tanda baca koma

c) Tanda tangan

d) Nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf kapital

e) Nomor pokok mahasiswa pejabat yang menandatangani.

2. Surat Umum
Surat umum, sesuai dengan pengertian yang telah disebutkan pada bab sebelumnya
bahwa naskah jenis ini merupakan media komunikasi tertulis kepada lembaga atau
individu lainnya.
4
Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
1) Pejabat/orang yang berwenang membuat naskah dinas ini yaitu sekretaris umum
dan sekretaris pelaksana kegiatan yang memang merupakan program kegiatan
HIMAKSI.

2) Naskah dinas ini sekurang-kurangnya ditandatangani oleh Sekretaris Umum

bersama Ketua Umum.

3) Naskah dinas ini sekurang-kurangnya ditandatangani oleh sekretaris pelaksana,

ketua pelaksana dan disetujui oleh ketua umum.

4) Birokrasi (Ketua Program Studi/Wakil Dekan III) pada hal tertentu wajib mengetahui
dan ikut menandatangani naskah dinas ini.
Susunan
1) Kepala

a) Bagian kepala surat umum adalah kop Himpunan Mahasiswa Pendidikan

Ekonomi Akuntansi;
b) Untuk kepala surat kepanitiaan dicantumkan nama kegiatan, logo HIMAKSI
pada sisi kiri kop surat dan logo kegiatan pada sisi kanan kop surat.

2) Tanggal
Tanggal bermaksud menerangkan bahwa kapan surat tersebut dibuat.

3) Nomor

4) Lampiran
5) Perihal

6) Penerima
7) Batang Tubuh
Batang tubuh merupakan isi atau pokok yang ingin disampaikan kepada penerima
surat. Batang tubuh ini dibagi menjadi:

a) Alinea Pembuka;
b) Alinea Isi;

c) Alinea Penutup.
8) Kaki

5
 Bagian kaki naskah dinas ini diantaranya seperti berikut:

a) Urutan penyimpanan tanda tangan yaitu kanan ke kiri dan atas ke bawah artinya
secara struktural adalah lower ke top;

b) Nama jabatan diakhiri dengan tanda baca koma;

c) Kolom tanda tangan sekurang-kurangnya 3 (tiga) spasi;

d) Nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis kapital padah awal huruf
setiap katanya, lengkap dengan gelar;

e) NPM, NIP, NIPY pejabat yang menandatangani ditulis dengan benar. 9)

Tembusan

3. Proposal
4. Laporan

B. PENOMORAN (UNTUK SURAT)

1. Surat Khusus
Penomoran surat khusus yang berlaku mempunyai format yang terdiri dari
A/B/C/D/E/F/G/H menerangkan bahwa :
A = Nomor urut surat yang keluar
B = Kode perihal *)
C = Menerangkan pihak yang berwenang *)
D = Menerangkan nama lembaga
E = Menerangkan fakultas
F = Menerangkan universitas
G = Bulan saat surat tersebut dibuat ditulis dengan angka romawi H = Menerangkan
tahun surat dibuat

Contoh : A/B*)/C*)/D/E/F/G/H

01/SK/K/HIMAKSI/FKIP/UP/VII/2015
01/Kep. Raker/HIMAKSI/FKIP/UP/VI/2015

*) tidak berlaku untuk keputusan hasil musyawarah/sidang/rapat

Berikut ini adalah Tabel yang menunjukkan pihak-pihak yang berwenang membuat naskah
dinas ini berikut dengan pengkodean setiap jenisnya.
No. Kategori Surat Kode Pihak Berwenang

6
 1 Keputusan Kep. ….. Pimpinan Sidang/Rapat

2 Keputusan SK/K Ketua Umum

3 Keputusan SK/S Sekretaris Umum

4 Keputusan SK/B Bendahara Umum

5 Peringatan SP/K Ketua Umum

2. Surat Umum

Penomoran surat umum yang berlaku mempunyai format yang terdiri dari
A/B/C/D/E/F/G/H menerangkan bahwa :
A = Nomor urut surat yang keluar
B = Kode kategori surat *)
C = Panitia kegiatan yang mengeluarkan *)
D = Menerangkan nama lembaga
E = Menerangkan fakultas
F = Menerangkan universitas
G = Bulan saat surat tersebut dibuat ditulis dengan angka romawi H =
Menerangkan tahun surat dibuat

Contoh : A/B*)/C*)/D/E/F/G/H

01/HIMAKSI/FKIP/UP/VII/2015
01/Ph/Pan. OPMB/HIMAKSI/FKIP/UP/VI/2015

*) hanya untuk surat-surat kegiatan/program kerja yang mempunyai panitia khusus

Berikut ini adalah Tabel yang menunjukkan pengkodean perihal-perihal surat yang biasanya
dikeluarkan oleh setiap panita. Tidak semua jenis surat dikodekan namun setiap perihalnya
dapat digolongkan dengan perihal-perihal ini.
No. Kategori Surat Kode Pihak Berwenang

1 Pemberitahuan Pb Panitia Kegiatan

2 Undangan Un Panitia Kegiatan

3 Permohonan Ph Panitia Kegiatan

7
 4 Ucapan Uc Panitia Kegiatan

6 Balasan B Panitia Kegiatan

C. GAYA/STYLE dan pembakuan lain

Untuk menciptakan keselarasan dan kerapihan, naskah dinas yang termasuk kedalam
persuratan mempunyai ketentuan seperti berikut:
1. Gaya/Style
Gaya persuratan yang berlaku adalah seperti:
a) Semi Block Style digunakan untuk surat yang memuat pokok-pokok dan kata-kata yang
banyak sehingga memungkinkan harus termuat dalam satu lembar surat;
b) Pola bentuk P dan K digunakan untuk surat yang memuat pokok-pokok dan kata-kata
yang relatif sedikit sehingga banyak ruang kosong yang akan terlihat kurang efisien;

1
1

3 2
3
4 4
5
5
6

7 7

8 8

8 8

9
9

Semi Block Style Pola Bentuk P dan K

c) Jenis huruf yang berlaku untuk digunakan dilingkungan HIMAKSI adalah Book
Antiqua, Tahoma dan Times New Roman dengan ukuran 11 – 12.
d) Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS minimal 70 gram dengan
ukuran-ukuran yang berlaku seperti:
1) A4 (297 x 210 mm)
2) F4 (210 x 330 mm)
e) Margin merupakan pembatasan dalam naskah dinas. Pembatasan ini bermaksud
meratakan setiap tepi surat sehingga terkesan rapih dan selaras. Adapun yang diatur
sebagai berikut :
1) Ruang tepi atas sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas;

8
 2) Ruang tepi bawah sekurang-kurangnya 2.5 cm dari tepi bawah;
3) Ruang tepi kiri sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri;
4) Ruang tepi kanan sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan.
f) Amplop
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penggunaan amplop adalah sebagai berikut:
1) Amplop adalah sarana kelengkapan penyampaian surat;
2) Ukuran amplop yang digunakan disesuaikan dengan jenis, ukuran dan
ketebalan naskah dinas yang akan didistribusikan.
3) Warna amplop menggunakan kertas warna putih atau cokelat;
4) Penulisan Pengirim dan Tujuan
a. Alamat pengirim diwakili oleh pencantuman kop HIMAKSI atau kegiatan
yang dinaungi oleh HIMAKSI;
b. Alamat tujuan ditulis lengkap nama/jabatan dan alamat lembaga atau
individu lain yang dituju;
c. Jika dalam suatu keaadaan tidak memungkinkan menggunakan kop
HIMAKSI, cukup menulis alamat tujuan yang kemudian dibubuhi stampel
HIMAKSI disebelah kiri alamat tujuan.
2. Proposal
Formatur yang berlaku dalam penyusunan proposal diatur seperti berikut, antara lain:
I. Latar Belakang
Latar belakang adalah pendahuluan yang berisikan latar belakang yang menjadi dasar
pelaksanaan kegiatan.
II. Nama Kegiatan
Nama kegiatan merupakan kata/istilah yang digunakan.
III. Tema Kegiatan
Tema kegiatan merupakan visi dan misi kegiatan yang akan dilakasanakan tersusun
secara khusus dalam bentuk kalimat yang singkat dan jelas.
IV. Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan merupakan rumusan tegas atas tujuan yang hendak dicapai oleh
kegiatan yang akan dilaksanakan.
V. Landasan Kegiatan
Landasan yaitu hal-hal yang menjadi dasar yang kuat dalam pelaksanaan kegiatan
dikaitkan dengan sebuah undang-undang atau peraturan yang berlaku.
VI. Waktu dan Tempat
Waktu dan tempat merupakan bagian yang menelaskan kapan dan dimana kegiatan
akan dilaksanakan sehingga pihak-pihak terkait dapat memperkirakan keterlibatan
mereka dalam kegiatan.
VII. Sasaran Kegiatan
Sasaran kegiatan adalah objek yang menjadi target atau sasaran pelaksanaan kegiatan
tersebut segingga akan terlihat jelas hasilnya.
VIII. Susunan Panitia
Susunan panitia erupakan pelaksana dari kegiatan tersebut dibagi menjadi :
1) Pelindung

9
 2) Penasihat
3) Pembina
4) Penanggungjawab
5) Steering committee
6) Organizing committee
IX. Susunan Acara
Susunan acara merupakan bagian yang menjelaskan gambaran pelaksanaan kegiatan
secara rinci.
X. Rancangan Anggaran Biaya
Bagian ini menjelaskan secara rinci rencana dan perkiraan pengeluaran disesuaikan
dengan kebutuhan kegiatan.
XI. Penutup
1) Penutup berisikan ucapan terimakasih dan harapan pihak penyelenggara atas
persetujuan, dukungan maupun kerjasama dengan pihak-pihak terkait.
2) Penutup juga merupakan bagian dari keabsahan naskah dinas ini dengan
mencantumkan tanda tangan pihak penyelenggara sekurang-kurangnya sekretaris
pelaksana, ketua pelaksana, ketua lembaga yang menyetujui dan pimpinan
birokrasi kampus.

3. Laporan
Formatur laporan per-kegiatan meliputi bagian-bagian seperti berikut, antara lain:
I. Kata Pengantar
II. Pendahuluan
III. Nama Kegiatan
IV. Tema Kegiatan
V. Maksud dan Tujuan
VI. Landasan Kegiatan
VII. Waktu dan Tempat
VIII. Susunan Panitia
IX. Hasil Kegiatan
X. Rincian Biaya (termasuk rekapitulasinya)
XI. Evaluasi dan Saran XII. Penutup
Lampiran-lampiran

BAB III KEWENANGAN PENANDATANGANAN

A. MATRIKS WEWENANG PENANDATANGANAN

Dibawah ini adalah mariks yang menggambarkan pihak-pihak yang harus ikut serta
menandatangani sebuah naskah dinas agar dapat dikatakan legal.
N Pelaksana WD Rektor
Jenis Naskah Dewan Pengurus Kaprodi Pimpinan
o Kegiatan III /

10
 Sekret Ketu Bend Seku Ketu WR III Rapat/Sid
aris a um m m ang

1 Surat Keputusan  

2 Surat Peringatan 

 *)  
3 Surat Umum   * ) M2 * ) M2
M1/M2

Surat Umum   *)  
4   M1 * ) M2 * ) M2
Kepanitiaan M1/M2
  
5 Proposal Intern   M1 M1 * )M2

Proposal    
6   M1 M1 M2 * ) M2
Ekstern

Keterangan :
M1 : Menyetujui
M2 : Mengetahui
*) : Disesuaikan dengan kepentingan dan urgensinya, apabila perlu saja..

B. TATA CARA PELIMPAHAN

Penandatanganan naskah dinas yang ideal memang ditandatangani langsung oleh pejabat
yang berwenang. Namun, apabila terjadi hal-hal yang dapat memungkinkan pejabat-pejabat
tersebut tIdak bisa menandatangani. Dengan ijin dan intruksi beliau, seseorang yang
dipercaya dapat diberikan kuasa untuk menandatangani naskah dinas. Berikut adakah
tatacara pelimpahannya.
Atas Nama (a.n.)
Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang menandatangi naskah telah
diberi kuasa oleh yang pihak yang seharusnya menandatangani berdasarkan bidang tugas
dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan tersebut. Segala tanggung jawab tetap berada
pada pihak yang memberi kuasa dan yang diberi kuasa harus mempertanggungjawabkan
kepada pejabat yang memberi kuasa.
Susunan penandatanganan atas nama adalah sebagai contoh berikut ini :

a.n. …………………………………… (1)

………………………………………… (2)
ttd

………………………………………… (3)
Keterangan:
(1) Jabatan yang melimpahkan/yang memberi kuasa;
11
 (2) Jabatan yang menerima kuasa;
(3) Nama pejabat yang menerima kuasa dan nomor pokok ditulis dibawah nama.

BAB IV PENGENDALIAN NASKAH

A. NASKAH DINAS MASUK

1. Naskah dinas masuk adalah semua naskah dinas yang diterima dari individu/lembaga
lain. Prinsip penangan surat masuk adalah sebagai berikut :
a. Penerimaan naskah dinas masuk dipusatkan di sekretaris umum untuk diarsipkan;
b. Naskah dinas dianggap sah apabila diterima oleh pengurus HIMAKSI Masa Bakti
2015-2016 dengan melaksanakan prosedur-prosedur yang berlaku;
c. Naskah dinas masuk yang disampaikan langsung kepada pejabat yang ditujukan
harus tetap diregistrasikan dan menghubungi sekretaris umum.
2. Pengendalian naskah dinas masuk dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut : a.
Penerimaan
Naskah dinas masuk diterima oleh Pengurus HIMAKSI Masa Bakti 2015-2016 baik
yang sedang/tidak melaksanakan piket sekretariatan selanjutnya disebut Admin
Umum.
b. Registrasi
Registrasi merupakan proses pengendalian naskah masuk dengan cara mengisi
kendali naskah dan mengamankan naskah dinas masuk agar dapat terjaga dengan
baik. Formulir kendali berisikan hal-hal seperti berikut ini :
(a) Tanggal Terima, merupakan keterangan yang menjelaskan waktu surat tersebut
diterima oleh penerima naskah/admin umum;
(b) Oleh, merupakan keterangan yang menjelaskan siapa yang menerima naskah
tersebut atau siapa admin umum yang menerima;
(c) Hal, yaitu perihal naskah yang diterima biasanya tercantum pada surat;
(d) Lampiran, jika ada tuliskan keterangan berkas atau lembaran yang terlampir
dengan naskah yang masuk;
(e) No. Surat, adalah nomor surat pengirim agar petugas pengarsip dapat dengan
mudah mencocokkan antara kendali dengan surat
(f) Dari/kepada, yaitu keterangan yang menunjukkan dari dan untuk siapa naskah
tersebut;
(g) Tanggal, yaitu tanggal apabila isi surat adalah undangan atau sebuah
pertemuan;
(h) Kolom isian ketua umum, merupakan kolom dimana ketua umum dapat
menuliskan intruksi atas tindak lanjut naskah dinas tersebut.
(i) Paraf, kolom ini menandakan sebuah hubungan kordinasi antara tiga pihak
yaitu :
- Admin umum sebagai penerima naskah dinas;
- Sekretaris umum sebagai pengagenda seorang ketua umum;

12
 - Ketua umum sebagai pemberi komando atau memutuskan tidak lanjut dari
naskah yang masuk.
c. Penyampaian
Penyampaian merupakan proses dimana sekretaris umum yang bertugas
mengarispkan segala naskah dinas yang masuk harus menginformasikan naskah
tersebut kepada pihak yang dituju dan kemudian mengagendakannya sebagai
respon dari naskah dinas tersebut.
d. Pencatatan
Pencatatan adalah proses dimana semua naskah dinas yang masuk diamankan
sebagai bukti administrasi kesekretariatan HIMAKSI selama satu periode.
3. Flow chart penanganan naskah dinas masuk
Berikut ini merupakan alur penanganan naskah dinas/surat masuk yang berlaku di
lingkungan lembaga HIMAKSI. (terlampir)

B. NASKAH DINAS KELUAR

1. Naskah dinas keluar adalah semua naskah dinas yang dikirim atau dilayangkan kepada
individu/lembaga lain. Prinsip pengendalian naskah keluar yaitu:
a. Pembuatan naskah dinas keluar yang bersifat tata usaha atau administratif
dipusatkan kepada sekretaris umum atau unit lain yang merupakan panitia
pelaksana kegiatan yang ada di lingkungan lembaga ini;
b. Kelengkapan naskah dinas meliputi :
1) Nomor naskah dinas (surat)
2) Cap/stampel
3) Tanda tangan
4) Alamat yang dituju
5) Lampiran (jika ada)
2. Pencatatan
a. Naskah dinas keluar yang dikirim harus dicatatkan pada sebuah database surat
keluar selama satu periode kepengurusan
b. Sarana pengendalian naskah dinas keluar antara lain dapat berupa :
1) Buku agenda/databe naskah dinas keluar;
2) Kartu kendali yang berupa lembaran ekspedisi;
3. Pengiriman
a. Naskah dinas yang akan dikirimkan dimasukkan kedalam amplop yang berlaku di
lingkungan HIMAKSI;
b. Naskah dinas yang akan dikirim dilengkapi lembar ekspedisi sebagai kendali yang
menjadi sebuah bukti tersampaikan atau tidaknya naskah tersebut;
4. Penyimpanan/arsip
a. Kegiatan pengelolaan naskah dinas keluar harus didokumentasikan oleh sekretaris
umum atau unit lain seperti pelaksana kegiatan berupa pertinggal atau arsip;
b. Pertinggal/arsip naskah dinas keluar merupakan salinan dari naskah dinas asli
yang dikirimkan.
c. Tata cara membuat pertinggal/arsip

13
 1) Naskah dinas dicetak, lengkapi semua tanda tangan;
2) Setelah tanda tangan pada naskah tersebut lengkap, lakukan penggandaan
(fotokopi) satu lembar untuk surat dan minimal 2 rangkap untuk proposal dan
laporan kegiatan;
3) Selanjutnya bubuhkan stampel pada bagian tanda tangan sesuai dengan
fungsinya;
4) Setelah itu naskah dinas asli dikirimkan kepada pihak yang dituju dan berkas
salinan disimpan dalam sebuah berkas sebagai arsip.

BAB V PENGINVENTARISAN

A. Tujuan
Standard Operaton Procedure (SOP) bertujuan untuk memberikan pedoman kepada wakil
sekretaris sebagai penanggung jawab barang inventaris HIMAKSI dalam menjaga, memelihara,
dan mengawasi asset HIMAKSI.

B. Ruang Lingkup
SOP ini digunakan dilingkungan Himpunan Mahasiswa Pendidikan Ekonomi Akuntansi
FKIP UNPAS. Dimana yang termasuk barang inventaris adalah barang yang bersifat tidak habis
pakai.

C. Istilah/Definisi
Inventaris: barang atau asset yang dimiliki oleh HIMAKSI Kode:
identitas barang berupa rentetan nomor.

D. Prosedur
1) Wakil Sekretaris mendata seluruh barang inventaris yang ada di sekretariatan HIMAKSI.
2) Wakil Sekretaris melakukan pengelompokan barang berdasarakan jenis barang yang
tergolong menjadi :
a) Barang Rumah Tangga (RT)
b) Barang Inventaris Bidang 1 (B1)
c) Barang Inventaris Bidang 2 (B2)
3) Wakil Sekretaris melakukan data entry berupa memasukan identitas barang dan kondisi
barang.
4) Pada setiap triwulan, Wakil Sekretaris akan memeriksa keberadaan setiap inventaris
apakah ada perubahan atau tidak.
a. Jika ada perubahan wakil sekretaris akan merubah data inventaris
b. Jika tidak ada perubahan maka proses berlanjut ke proses selanjutnya.
5) Wakil sekretaris mencetak kode barang sesuai dengan kode barang yang sesuai dengan
yang sudah di entry sebelumnya.
6) Wakil Sekretaris mencetak laporan inventaris.
7) Wakil sekretaris menempelkan kode pada barang inventaris.

14
Lampiran 1 : Alur Penanganan Naskah Dinas/Surat Masuk

Catatan :

1. Admin Umum (penerima surat) perhatikan hanya poin 1 dan poin 2;

2. Pemberitahuan dapat berupa lisan langsung kepada sekretaris ataupun melalui pesan singkat
dengan format :

15
 SURAT MASUK <SPASI> TANGGAL <SPASI> PENGIRIM <SPASI>
PERIHAL
Share di Grup BBM HIMAKSI BERMARTABAT Atau kirim ke
085794811116/0838-2651-9783

Lampiran 2 : Alur Pengajuan Proposal (Intern)

16
17
Lampiran 3 : Alur Pengajuan Proposal (Ekstern)

18
 JENIS
LEMBAR
PERIHAL
EKSPEDISI

PENGIRIM PENERIMA

Nama/Instansi : ___________________________
Nama : ____________________
Diterima : ___________________________

Dikirimkan : ____________________ Tanggal : ___________________________

Kepada
Tanda Tangan

CATATAN:

19
20