PENDAHULUAN

A. UMUM

a. Tema Risalah : Menekan Banyaknya Lembaga Pendidikan Non Formal yang Tidak
Memperpanjang Ijin Operasionalnya.
b. Judul Risalah : Menekan Banyaknya Lembaga Pendidikan Non Formal yang Tidak
Mengurus Perpanjangan Ijin Operasionalnya Melalui SMILE sebesar
90 % selama 3 bulan di Dinas Dikbudmudora Kota Madiun.
c. Visi : Terwujudnya Pelayanan Cepat dan Lancar (PECEL)

d. Misi : Meningkatkan mutu pelayanan proses perijinan Lembaga Pendidikan

Masyarakat.
Mempermudah layanan perijinan secara profesional
e. Motto : PECEL NYAMPLENG ( Pelayanan Cepat, Lancar, Nyaman, Pasti dan
Lengkap )

B. PROFIL KELOMPOK BUDAYA KERJA

NAMA KBK : SMILE

Tanggal Dibentuk : 02 Januari 2013 Usia Rata-rata : 30 – 50 tahun
Fasilitator : Endang Liliek Utami, M.Pd Pendidikan Rata-rata : S1
Ketua : Slamet Hariyadi, S.Pd Jumlah Pertemuan : 12x
Sekretaris : Hamdan, S.KOM. Kehadiran Rata-rata : 90%
Anggota : Periode Kegiatan :
1) Sawal Harianto, S.Pd 6) Andik W., S.Pd.
2) Sumiati, S.H. 7) Hari K.
3) Drs. Suwanda 8) Teguh,SSn.
4) Ratmo, S.Pd. 9) Jasmi, S.Pd,M.Pd.
5) Putut, S.Pd. 10) Sumini, S.Pd.,M.Pd.

Hal 1 dari 43
C. TEMA YANG TELAH DISELESAIKAN KELOMPOK BUDAYA KERJA

Tahun Tema Risalah Judul Risalah Prestasi

2013 Menekan Banyaknya Lembaga
Pendidikan Non Formal yang
Tidak Memperpanjang Ijin
Operasionalnya.
Menekan Banyaknya Lembaga
Pendidikan Non Formal yang
Tidak Mengurus Perpanjangan
Ijin Operasionalnya Melalui
SMILE sebesar 90 % selama 3
bulan di Dinas Dikbudmudora
Kota Madiun.

D. JADWAL RENCANA DAN REALISASI KEGIATAN

JUMLAH
TAHUN 2013
PERTEMUAN
LANGKAH KEGIATAN Juni Juli Agustus RENC REAL
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
`
1. Menentukan Tema & Judul 1 1

PLAN
2. Menganalisa Penyebab 2 2

Menguji & Menentukan Penyebab

3. 3 2
Dominan
Membuat Rencana Perbaikan &
DO 4. 3 3
Melakukan Perbaikan

CHECK 5. Meneliti Hasil 3 2

6. Membuat Standar Baru 1 1

ACTION
Mengumpulkan Data Baru & Rencana
7. 1 1
Berikutnya
TOTAL
Keterangan RENCANA REALISASI 14 12
MINGGU

Hal 2 dari 43
E. GAMBAR ALUR PROSES (FLOW CHART)

ALUR PROSES PENGURUSAN IJIN LEMBAGA PENDIDIKAN

LEMBAGA PEND. MAS TU DINAS PROSES

Mengajukan Perijinan Periksa Berkas Verifikasi Berkas

Sesua
TIDAK i

YA
NASKAH
Penyusunan
DITERIMA YA Berkas
Seles & Pengetikan
SEKRETARIAT ai diterima Unit
Naskah SK
PEMKOT PNF

TIDAK
PERIKSA LAYOUT TIDAK
& TATA NASKAH Ben
ar
NASKAH
DITERIMA
YA WALIKOTA

SK Diserahkan PENANDA
PNFI TANGANAN SK
YA

Perpanjanga
PENYERAHAN n Ijin
SK Pada Lembaga TIDAK

UNIT PNFI MEMBERI SURAT

TIDAK LEMBAGA TEGURAN 1,2 / SANKSI
MENERIMA SK ADMINISTRATIF (Pasal 22 Perwali )

YA
YA
PENGAWASAN DAN
LEMBAGA Habis
PEMBINAAN OLEH
BEROPERASI/LEGAL Masa
UNIT PNFI
Berlaku
Ijin
TIDAK

LEMBAGA BEROPERASI

Hal 3 dari 43
F. STRUKTUR ORGANISASI DAN POSISI KBK

BAGAN SUSUNAN ORGANISASI DINAS PENDIDIKAN,

KEBUDAYAAN, PEMUDA DAN OLAHRAGA

Hal 4 dari 43
G. LATAR BELAKANG PERMASALAHAN

Dinas Pendidikan Kebudayaan Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun (Dinas Dikbudmudora)
sebagai bagian dari lembaga pelayanan publik yang bergerak dalam bidang pelayanan masyarakat
dalam bidang pendidikan dari tingkat pra sekolah sampai Sekolah Menengah Umum dan Kejuruan,
serta pelayanan dan pengawasan terhadap pelaksanaan lembaga-lembaga pendidikan di Kota
Madiun.
Dinas Dikbudmudora dalam melaksanakan fungsi dan peranannya mempunyai unit-unit
pelayanan sesuai dengan bidang masing-masing, baik terkait dengan ketenagaan/kepegawaian
sampai dengan pelayanan masyarakat dalam bidang penyelenggaraan pendidikan. Unit tersebut
diantaranya adalah, Sekretariat, Kepegawaian, Keuangan, Sarana Prasarana, Pendidikan Dasar dan
Menengah, Kebudayaan, Pendidikan Luar sekolah serta beberapa seksi bidang lainnya.
Pendidikan nonformal sebagaimana dinyatakan dalam Undang-undang nomor 20 tahun 2003
tentang Sistem Pendidikan Nasional pasal 26 ayat 1 merupakan bagian dari system pendidikan
nasional merupakan jalur pendidikan di luar pendidikan formal yang dapat dilaksanakan secara
terstruktur dan berjenjang yang diselenggarakan bagi warga masyarakat yang memerlukan layanan
pendidikan yang berfungsi sebagai pengganti, penambah, dan/atau pelengkap pendidikan formal
dalam rangka mendukung pendidikan sepanjang hayat, selanjutnya dalam ayat 2 dinyatakan
Pendidikan nonformal berfungsi mengembangkan potensi peserta didik dengan penekanan pada
penguasaan pengetahuan dan keterampilan fungsional serta pengembangan sikap dan kepribadian
profesional” dan ayat (3) menyatakan bahwa “pendidikan nonformal meliputi pendidikan kecakapan
hidup, pendidikan anak usia dini, pendidikan kepemudaan, pendidikan pemberdayaan perempuan,
pendidikan keaksaraan, pendidikan keterampilan dan pelatihan kerja, pendidikan kesetaraan, serta
pendidikan lain yang ditujukan untuk mengembangkan kemampuan peserta didik”. Dalam
penyelenggaraannya lembaga-lembaga pendidikan non formal ini dibina dan diawasi oleh Dinas
Dikbudmudora melalui unit PNFI (Pendidikan Non Formal Informal). Pada unit ini lembaga-lembaga
Pendidikan non formal dan lembaga kursus dalam penyelenggaraannya diperiksa dan diawasi baik dari
proses perijinan sampai dengan pengawasan pelaksanaan operasionalnya.
Dalam perjalanannya unit PNFI mempunyai beberapa masalah baik secara internal maupun
eksternal terkait dengan proses pelayanan publik terutama dalam bidang proses penyelenggaraan
lembaga-lembaga kursus dan pendidikan non formal dalam kapasitasnya sebagai unit yang bekerja
untuk memonitoring dan memberikan pelayanan bagi lembaga-lembaga tersebut. Pelayanan yang
diberikan oleh unit ini diantaranya adalah penerbitan perijinan penyelenggaraan lembaga pendidikan
non formal di wilayah Kota Madiun. Regulasi dan ketentuan dari perijinan penyelenggaraan penididikan
non formal ini telah diatur dalam Peraturan Daerah Kota Madiun Nomor 17 Tahun 2011 tentang Ijin
Penyelenggaraan Pendidikan Non Formal yaitu Pasal 17 sampai dengan 25.

Hal 5 dari 43
 Sampai dengan akhir tahun 2012 tercatat kurang lebih 67 lembaga kursus dan pelatihan non
formal, 39 kelompok bermain dan Taman Kanak-kanak, 32 PAUD, serta 3 lembaga Penitipan Anak
(TPA). Akan tetapi setelah dilakukan pengawasan di lapangan ternyata masih ada 2 lembaga
pendidikan masyarakat yang belum tercatat sebagai lembaga yang berijin resmi dari Dindikbudmudora
Kota Madiun, 34 lembaga Pendidikan masyarakat yang telah habis masa berlaku ijin operasionalnya
akan tetatpi belum melakukan perpanjangan ijin serta ada 5 Lembaga Pendidikan Masyarakat telah
mengajukan ijin operasional tetapi belum memenuhi syarat. Temuan ini melatarbelakangi Kelompok
Budaya Kerja (KBK) SMILE Dinas Pendidikan Kebudayaan Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun
untuk melakukan serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja unit PNFI dalam
melaksanakan tugas pengawasan dan memberikan pelayanan kepada lembaga pendidikan non
formal, terutama untuk meningkatkan kesadaran penyelenggara lembaga pendidikan non formal untuk
mengurus perijinan, dalam hal ini KBK SMILE menuangkannya dalam bentuk risalah dengan judul
“Menekan Banyaknya Lembaga Pendidikan Non Formal yang Tidak Mengurus Perpanjangan Ijin
Operasionalnya Melalui SMILE sebesar 90 % selama 3 bulan di Dinas Dikbudmudora Kota
Madiun”.
.

Hal 6 dari 43
 LANGKAH I :
MENETAPKAN TEMA DAN JUDUL

1.1 TEMA RISALAH

KBK SMILE dalam penulisan risalah ini membagi permasalahan yang akan dibahas kedalam 2
Kelompok masalah. Permaslahan tersebut dapat digambarkan dalam sebuah tabel sebagai
berikut :
1. Lembaga-lembaga pendidikan non formal dan kursus yang telah melaksanakan
proses perijinan dan memperoleh legalitas dari Pemerintah Kota Madiun melalui Dinas
Pendidikan Kebudayaan Pemuda dan Olah Raga Kota madiun.

No Lembaga-lembaga yang telah Berijin Jumlah

1 Lembaga Pendidikan Komputer 13

2 Lembaga Pendidikan Bahasa 15
3 Lembaga Bimbingan Belajar 12
4 Lembaga Kursus Keterampilan 22
5 Lembaga Pendidikan Kesehatan 3
6 Lembaga Pendidikan Pariwisata dan Perhotelan 2
7 Kelompok Bermain 39
8 Pos PAUD 32
9 TPA (Tempat Penitipan Anak) 3
Jumlah Lembaga Berijin 141

2. Ada 2 lembaga pendidikan nonformal yang tidak berijin akan tetapi telah beropersi
dan dari 141 Lembaga Pendidikan Non Formal yang telah terdaftar terdapat 34 lembaga
yang telah berakhir masa berlaku ijin operasionalnya akan tetapi tidak mengurus
perpanjangan ijin serta 5 Lembaga Pendidikan Masyarakat telah mengajukan ijin
operasional tetapi belum memenuhi syarat.

1.1.1. Inventarisasi Masalah

Sumber Data : Data perijinan lembaga Pendidikan Masyarakat
Periode Masalah : Juni s/d Juli 2013

JUMLAH TEMUAN
NO. MASALAH INSTRUMEN
LEMBAGA DARI
1. Lembaga Pendidikan Non Formal 34 Anggota KBK Daftar Nama
yang telah telah habis masa Lembaga
berlaku ijinya Kursus/Pend
2. Lembaga Pendidikan Nonformal 5 Anggota KBK Daftar Nama

Hal 7 dari 43
 JUMLAH TEMUAN
NO. MASALAH INSTRUMEN
LEMBAGA DARI
yang sudah pernah mengajukan ijin Lembaga
namun belum memenuhi syarat Kursus/Pend
3. Lembaga yang belum berijin dan 2 Anggota KBK Lembar
belum pernah mengajukan Kuisioner
perijinan

1.1.2. Stratifikasi Data Masalah

No. Masalah Frekuensi % % Kumulatif

1. Lembaga Pendidikan Non Formal yang 34 82,93 82,93
telah habis masa berlaku ijinya
2. Lembaga Pendidikan Nonformal yang
sudah pernah mengajukan ijin namun 5 12,20 95,12
belum memenuhi syarat
3. Lembaga yang belum berijin dan belum 2 4,88 100,00
pernah mengajukan perijinan
Jumlah 41 100,00

Kesimpulan:
Berdasarkan Diagram Pareto diatas, masalah terbesar adalah masih banyak lembaga yang
mengabaikan pentingya mengurus perijinan sehingga KBK sepakat untuk menetapkan TEMA :
Menekan Banyaknya Lembaga Pendidikan Non Formal yang Tidak Memperpanjang Ijin
Operasionalnya.

Hal 8 dari 43
1.1.3 Alasan Pemilihan Tema
a. Quality : Dengan banyaknya lembaga tidak mengurus perpanjangan ijin
operasionalnya maka penjaminan mutu terhadap sebuah lembaga
pendidikan nonformal tidak ada, dengan demikian lembaga tersebut
tidak legal secara hukum yang pada akhirnya berdampak pula pada
hasil akhir dari tujuan pendidikan nonformal pada khususnya dan
pendidikan nasional pada umumnya, sebaliknya dengan banyaknya
penyelenggaraan pendidikan yang memenuhi standar legal/peraturan
akan mampu meningkatkan kwalitas pendidikan baik skala mikro
maupun makro.
b. Cost : Ditinjau dari segi pembiayaan, dengan semakin banyaknya lembaga
yang telah legal menuntut untuk ditingkatkannya pembiayaan
terutama dalam bidang pembinaan lembaga pendidikan non formal
dan fungsi-fungsi pengawasan serta ketenagaan dibidang
pengawasan.
c. Delivery : Kinerja sebuah lembaga yang tidak mendapatkan legalitas akan
terhambat karena faktor legalitas adalah menjadi faktor utama bahwa
lembaga tersebut diakui secara umum dan secara hukum.
d. Safety : Lembaga yang tidak mengurus perijinan menjadi lembaga yang
lemah secara hukum sehingga perlindungan terhadap kelangsungan
pelaksanaan lembaga pendidikan menjadi rendah karena tidak
adanya lembaga penjamin mutu pendidikan yang legal, dan pada
akhirnya lembaga tersebut mendapatkan sanksi yang jelas sesuai
dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Perlindungan
secara hukum terhadap lembaga non formal di Kota Madiun yang
legal/berijin mutlak diberikan oleh Pemerintah Kota Madiun melalui
Dinas Dikbudmudora Kota Madiun.
e. Morality : Banyaknya jumlah Lembaga Pendidikan Non Formal yang tidak legal
dimata masyarakat menjadi barometer tidak maju dan tidak
berkembangnya mutu pendidikan, dan sebaliknya dengan banyaknya
Lembaga Pendidikan Nonformal yang legal akan meningkatkan
kepercayaan masyarakat terhadap mutu pendidikan terutama
pendidikan non formal di Kota Madiun.

Hal 9 dari 43
1.2 JUDUL RISALAH
Tabel lembaga yang habis masa berlaku perijinannya.
Sumber Data : Data Perijinan Lembaga Pendidikan Masyarakat
Periode Data : Juni s/d Juli 2013
Pencatat/Pengolah Data : Sawal Harianto, S.Sos.
Freku %
No. Masalah %
ensi Kumulatif
1 Lembaga Pendidikan Komputer 10 29,41 29,41
2 Lembaga Pendidikan Bahasa 9 26,47 55,88
3 Lembaga Bimbingan Belajar 7 20,59 76,47
4 Lembaga Kursus Keterampilan 4 11,76 88,24
5 Lembaga Pendidikan Kesehatan 3 8,82 97,06
6 Lembaga Pendidikan Pariwisata dan Perhotelan 1 2,94 100,00
Jumlah 34 100,00

Tabel diatas menunjukkan bahwa masih banyak lembaga yang belum melakukan proses
perijinan dengan benar, sehingga sampai dengan April 2013 lembaga tersebut masih tercatat
sebagai lembaga pendidikan yang belum berijin atau telah berijin namun masa berlaku
perijinannya telah berakhir dan harus dilakukan pembetulan dan perpanjangan ijin.

Berdasarkan Diagram Pareto diatas, masalah terbesar adalah masih ada lembaga yang
belum mengurus perijinan dengan benar pada Dinas Pendidikan Kebudayaan Pemuda dan
Olahraga Kota Madiun sehingga KBK SMILE sepakat untuk menetapkan judul risalah :

“Menekan Banyaknya Lembaga Pendidikan Non Formal yang Tidak Mengurus

Perpanjangan Ijin Operasionalnya Melalui SMILE sebesar 90 % selama 3 bulan di Dinas
Dikbudmudora Kota Madiun”.

Komentar Pimpinan :

Hal 10 dari 43
 …………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………

Madiun, …...... Juni 2013

Diajukan oleh : Disetujui oleh : Diajukan oleh :

Ketua KBK, Kepala Dinas Pendidikan Kebudayaan Fasilitator,
Pemuda dan Olah Raga
Kota Madiun,

Slamet Hariyadi, S.Pd Suyoto, S.IP. Endang Liliek Utami, M.Pd.

NIP. 19681229 199308 1 002 NIP. 19681107 198809 1 001 NIP. 19611125 198403 2 005

Hal 11 dari 43
 LANGKAH II :
MENGANALISA PENYEBAB

2.1. INVENTARISASI PENYEBAB

Inventarisasi Penyebab dilakukan untuk mengetahui secara mendasar mengenai
penyebab-penyebab baik internal maupun eksternal terkait dengan proses penerbitan
perijinan lembaga pendidikan.
Tabel Inventarisasi Penyebab

No. Penyebab

1. Proses perijinan terlalu rumit

2. Pra syarat untuk mengurus perijinan terlalu banyak
3. Lamanya proses perijinan
4. Pendapat tanpa ijin tetap bisa beroperasi dan mendapatkan siswa
5. Belum mengetahui Prosedur yang benar dalam pengurusan ijin
6. Belum mengetahui dampak hukum bagi lembaga yang tidak berijin
7. Belum mengetahui dampak positif/manfaat dari perijinan yang dimiliki
8. Infrastruktur gedung belum memadai
9. SDM PNFI kurang
10. Sarana pendukung belum memadai
11. Rendahnya penguasaan Teknologi Informasi dan Komunikasi
12. Kesiapan petugas kurang maksimal
13. Pengawasan perijinan kurang maksimal
14. Sosialisasi proses pembuatan perijinan masih kurang
15. Standar Operasional (SOP) pelayanan belum efektif dan efisien
Belum adanya Pelatihan dan Sosialisai terhadap Lembaga Pendidikan Nonformal
16.
yang telah berijin
Belum adanya tindakan tegas terhadap lembaga pendidikan non formal yang
17.
beroperasi tanpa ijin
18. Belum adanya standar khusus yang memudahkan dalam penulisan SK
19. Masih adanya kesalahan proses penulisan dan layout naskah SK
20. Proses Verifikasi data yang lambat
21. Pemrosesan Perijinan belum bisa dilakukan satu atap
Anggapan asal ada uang lembaga tetap bisa dijalankan meskipun tanpa ijin
22.
resmi dari pemerintah
23. Kinerja yang belum maksimal pada unit PNFI
24. Sosialisasi Peraturan Walikota No. 17 tahun 2011 masih kurang
25. Fungsi Pengawasan Belum Berjalan dengan baik
26. Pembinaan terhadap Lembaga Pendidikan Yang telah berijin belum maksimal

Hal 12 dari 43
 No. Penyebab

27. Dukungan dana belum maksimal

28. Belum adanya penilik PNFI
29. Belum jelasnya job Desktription dalam Unit PNFI
30. Biaya Operasional tinggi
31. Alat Sering Rusak
32. Perawatan alat cetak masih kurang
33. Perangkat TIK Belum online
34. Kesadaran Lembaga untuk mengurus perijinan rendah
35. Tingkat efesiensi dan efektifitas rendah
36. Belum dibangun jaringan computer/internet
37. Pemilik Lembaga Pendidikan Enggan Mengurus Ijin
38. Tidak ada Penghargaan Terhadap Lembaga Pendidikan Berprestasi

2.2. STRATIFIKASI PENYEBAB

FAKTOR
Manusia Metode Material Mesin Lingkungan
1.SDM PNFI 1. Proses perijinan terlalu 1. Infrastruktur 1. Sarana 1. Pendapat tanpa ijin
kurang rumit gedung pendukun tetap bisa beroperasi
belum g belum dan mendapatkan
memadai memadai siswa
2.Rendahnya 2. Pra syarat untuk 2. Pemrosesan 2. Alat 2. Belum mengetahui
penguasaa mengurus perijinan Perijinan Sering Prosedur yang benar
n Teknologi terlalu banyak belum bisa Rusak dalam pengurusan ijin
Informasi dilakukan
dan satu atap
Komunikasi
3.Kesiapan 3. Lamanya proses 3. Dukungan 3. Perawatan 3. Belum mengetahui
petugas perijinan dana belum alat cetak dampak hukum bagi
kurang maksimal masih lembaga yang tidak
maksimal kurang berijin
4.Kinerja 4. Pengawasan perijinan 4. Biaya 4. Perangkat 4. Belum mengetahui
yang belum kurang maksimal Operasional TIK Belum dampak
maksimal tinggi online positif/manfaat dari
pada unit perijinan yang dimiliki
PNFI
5.Belum 5. Fungsi Pengawasan 5. Belum 5. Anggapan asal ada
adanya Belum Berjalan dengan dibangun uang lembaga tetap
penilik PNFI baik jaringan bisa dijalankan
computer/ meskipun tanpa ijin
internet resmi dari pemerintah
6.Pemilik 6. Pembinaan terhadap 6. Sosialisasi Peraturan
Lembaga Lembaga Pendidikan Walikota No. 17 tahun
Pendidikan Yang telah berijin belum 2011 masih kurang
Enggan maksimal

Hal 13 dari 43
 FAKTOR
Manusia Metode Material Mesin Lingkungan
Mengurus
Ijin

7.Kesadaran 7. Sosialisasi proses 7. Belum adanya

Lembaga pembuatan perijinan tindakan tegas
untuk masih kurang terhadap lembaga
mengurus pendidikan non
perijinan formal yang
rendah beroperasi tanpa ijin
8.Tidak ada 8. Belum adanya Pelatihan
Penghargaa dan Sosialisi yang
n Terhadap berkesinambungan
Lembaga terhadap Lembaga
Pendidikan Pendidikan Nonformal
Berprestasi yang telah berijin
9. Standar Operasional
(SOP) pelayanan belum
efektif dan efisien
10. Belum adanya standar
khusus yang
memudahkan dalam
penulisan SK
11. Masih adanya
kesalahan proses
penulisan dan layout
naskah SK
12. Proses Verifikasi data
yang lambat
13. Belum jelasnya job
Desktription dalam Unit
PNFI
14. Tingkat efesiensi dan
efektifitas rendah

Hal 14 dari 43
2.3. DIAGRAM TULANG IKAN

2.3.1.Strukturisasi Penyebab (Fishbone Diagram)

Banyaknya Lembaga
Non Formal Yang
Tidak Mengurus
Perpanjangan Ijin
Operasional

Hal 15 dari 43
 Metode Nominal Group Technic (NGT) duri terkecil untuk menentukan penyebab yang diduga dominan.
NGT DINILAI BERDASARKAN JUMLAH MASALAH JIKA 8 MASALAH BRRTI 1 – 8 Nomor Penilaian… tidak sampai 10

Nilai
NO. Penyebab Jumlah Ranking
Agt. 1 Agt. 2 Agt. 3 Agt. 4 Agt. 5 Agt. 6 Agt. 7 Agt. 8 Agt. 9 Agt. 10
Pembinaan terhadap Lembaga
1 Pendidikan Yang telah berijin 8 8 7 6 7 8 8 7 7 7 73 3
belum maksimal
Tidak ada Penghargaan Terhadap
2 6 5 5 4 5 5 6 4 5 5 50 4
Lembaga Pendidikan Berprestasi

3 SDM PNFI kurang 9 8 8 7 6 8 8 7 7 7 75 2

Standar Operasional (SOP)

4 5 5 4 6 4 4 4 6 6 5 49 5
pelayanan belum efektif dan efisien

Belum adanya tindakan tegas

5 terhadap lembaga pendidikan non 4 3 3 3 2 3 2 5 5 4 34 6
formal yang beroperasi tanpa ijin

Sosialisasi Peraturan Walikota No.

6 10 9 9 9 8 10 10 8 9 9 91 1
17 tahun 2011 masih kurang

Belum jelasnya job Desktription

7 2 2 4 5 3 3 3 3 4 4 33 7
dalam Unit PNFI

Infrastruktur gedung belum

8 2 1 3 3 2 2 2 2 3 3 23 8
memadai

Hal 16 dari 43
 LANGKAH III :
MENGUJI & MENENTUKAN PENYEBAB DOMINAN

3.1. PENGUJIAN CALON PENYEBAB YANG DIDUGA DOMINAN

Periode Pengujian : Juli s/d Agustus 2013
Sumber Data : Data Pengamatan
Data-data sebagai sebab yang dianggap dominan sebagaimana hasil NGT pada
langkah 2 kami diuji korelasinya dan signifikansinya terhadap masalah utamanya
dengan menggunakan Diagram Scatter.
3.1.1. Scatter Diagram untuk membuktikan korelasi antara Sosialisasi Peraturan
Walikota No. 17 tahun 2011 masih kurang (X1) dengan SDM PNFI kurang
(Y1)

X1 10 9 9 9 8 10 10 8 9 9
Y1 9 8 8 7 6 8 8 7 7 7

Indikator :
X1 : Sosialisasi Peraturan Walikota No. 17 tahun 2011 masih kurang
Y1 : SDM PNFI Kurang
Kesimpulan :
Berdasarkan scatter diagram diatas, dapat disimpulkan adanya korelasi
sebesar r2 = 0,635 atau r = 0,797 sehingga layak ditangani sebagai
penyebab dominan.

Hal 17 dari 43
3.1.2. Scatter Diagram untuk membuktikan korelasi antara Pembinaan terhadap
Lembaga Pendidikan Yang telah berijin belum maksimal (X2) dengan Tidak
ada Penghargaan Terhadap Lembaga Pendidikan Berprestasi (Y2)

X2 8 8 7 6 7 8 8 7 7 7
Y2 6 5 5 4 5 5 6 4 5 5

Indikator :
X2 : Pembinaan terhadap Lembaga Pendidikan Yang telah berijin belum
maksimal
Y2 : Tidak ada Penghargaan Terhadap Lembaga Pendidikan Berprestasi
Kesimpulan :
Berdasarkan scatter diagram diatas, dapat disimpulkan adanya korelasi
sebesar r2 = 0,548 atau r = 0,740 sehingga layak ditangani sebagai
penyebab dominan.
3.1.3. Scatter Diagram untuk membuktikan korelasi antara Standar Operasional
(SOP) pelayanan belum efektif dan efisien (X3) dengan Belum adanya
tindakan tegas terhadap lembaga pendidikan non formal yang beroperasi
tanpa ijin (Y3)

Hal 18 dari 43
 X3 5 5 4 6 4 4 4 6 6 5
Y3 4 3 3 3 2 3 2 5 5 4

Indikator :
X3 : Standar Operasional (SOP) pelayanan belum efektif dan efisien
Y3 : Belum adanya tindakan tegas terhadap lembaga pendidikan non
formal yang beroperasi tanpa ijin
Kesimpulan :
Berdasarkan scatter diagram diatas, dapat disimpulkan adanya korelasi
sebesar r2 = 0,570 atau r = 0,755 sehingga layak ditangani sebagai
penyebab dominan.
3.1.4. Scatter Diagram untuk membuktikan korelasi antara Belum jelasnya job
Desktription dalam Unit PNFI (X4) dengan Infrastruktur gedung belum
memadai (Y4)

Hal 19 dari 43
 X4 2 2 4 5 3 3 3 3 4 4
Y4 2 1 3 3 2 2 2 2 3 3

Indikator :
X4 : Belum jelasnya job Desktription dalam Unit PNFI
Y4 : Infrastruktur gedung belum memadai
Kesimpulan :
Berdasarkan scatter diagram diatas, dapat disimpulkan adanya korelasi
sebesar r2 = 0,774 atau r = 0,880 sehingga layak ditangani sebagai
penyebab dominan.
Tabel Calon Penyebab yang diduga Dominan

Nilai
NO. Penyebab Anggota Jml. Kum
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Sosialisasi Peraturan Walikota
1 No. 17 tahun 2011 masih 10 9 9 9 8 10 10 8 9 9 91 91
kurang
2 SDM PNFI kurang 9 8 8 7 6 8 8 7 7 7 75 166
Pembinaan terhadap Lembaga
3 Pendidikan Yang telah berijin 8 8 7 6 7 8 8 7 7 7 73 239
belum maksimal
Tidak ada Penghargaan
4 Terhadap Lembaga Pendidikan 6 5 5 4 5 5 6 4 5 5 50 289
Berprestasi
Standar Operasional (SOP)
5 pelayanan belum efektif dan 5 5 4 6 4 4 4 6 6 5 49 338
efisien
Belum adanya tindakan tegas
terhadap lembaga pendidikan
6 4 3 3 3 2 3 2 5 5 4 34 372
non formal yang beroperasi
tanpa ijin
Belum jelasnya job Desktription
7 2 2 4 5 3 3 3 3 4 4 33 405
dalam Unit PNFI
Infrastruktur gedung belum
8 2 1 3 3 2 2 2 2 3 3 23 428
memadai

Hal 20 dari 43
 Gambaran kesimpulan dari seluruh masalah dalam diagram Pie sebagai berikut :

Calon penyebab yang diduga dominan menggunakan rumus NGT = ½n yaitu : ½ x

16 = 8. Dari rumus tersebut maka kelompok KBK SMILE menetapkan 8 penyebab
utama (dominan) yang akan dianalisa lebih lanjut dan dicarikan solusinya, sebagai
berikut :

1. Sosialisasi Peraturan Walikota No. 17 tahun 2011 masih kurang

2. SDM PNFI kurang
3. Pembinaan terhadap Lembaga Pendidikan Yang telah berijin belum maksimal
4. Tidak ada Penghargaan Terhadap Lembaga Pendidikan Berprestasi
5. Standar Operasional (SOP) pelayanan belum efektif dan efisien
6. Belum adanya tindakan tegas terhadap lembaga pendidikan non formal yang
beroperasi tanpa ijin
7. Belum jelasnya job Desktription dalam Unit PNFI
8. Infrastruktur gedung belum memadai

Hal 21 dari 43
Hal 22 dari 43
 LANGKAH IV :
MEMBUAT RENCANA PERBAIKAN & MELAKSANAKAN PERBAIKAN

4.1. MEMBUAT RENCANA PERBAIKAN

Tabel Rencana Perbaikan dengan Tabel 5W+2 H
FAKTOR HOW
WHY WHAT WHERE WHEN WHO HOW
DOMINAN MUCH
Sosialisasi Sosialisasi Peraturan Walikota Sosialisasi Semua Minggu Unit PNFI Petugas PNFI 98%
Peraturan No. 17 Tahun 2011 harus langsung kepada Lembaga Ke-2 Juli datangi lembaga
Walikota No. 17 dilakukan dengan maksimal lembaga Non Formal yang bermasalah
tahun 2011 masih karena dengan sosialisi tersebut pendidikan non Bermasalah kemudian
kurang masyarakat menjadi mengetahui formal yang Perijinan di memberikan
aturan yang benar untuk bermasalah dengan Kota Pembinaan. PNFI
memperoleh perijinan, perijinan atau Madiun , menjalin kerjasama
kebijakan-kebijakan pemerintah, melalui Media RRI dan dengan RRI Madiun
serta efek hukum terkait dengan Massa Cetak dan Jawa Post dan Jawa Post untuk
perijinan tersebut Elektronik. melakukan
sosialisasi
SDM PNFI kurang SDM yang ada di dalam unit Penambahan Unit PNFI Minggu Ketenaga Evaluasi kebutuhan 100%
PNFI saat ini perlu untuk tenaga SDM pada Ke-2 Juli an Dinas tenaga SDM pada
ditambah terkait dengan wilayah unit PNFI atau Dikbudm Unit PNFI oleh
kerja yang luas dan jumlah perbantuan tugas udora Bagian Ketenagaan
lembaga pendidikan non formal dari unit lain yang dan Unit untuk kemudian
yang harus dibina cukup banyak kelebihan SDM PNFI mengusulkannya
sehingga memungkinkan untuk tetapi volume kepada Pemerintah
terjadinya pelayanan yang kerjanya sedikit Kota Madiun
efektif dan efisiien

Hal 23 dari 43
 FAKTOR HOW
WHY WHAT WHERE WHEN WHO HOW
DOMINAN MUCH
Pembinaan Pembinaan terhadap lembaga- Mengadakan Dinas Minggu Unit PNFI Mengadakan 95%
terhadap lembaga pendidikan non formal pelatihan-pelatihan Dikbudmud Ke-3 Juli Pelatihan
Lembaga yang telah beijin sangatlah manajemen dan ora Administrasi dan
Pendidikan Yang penting sebagai wujud perhatian keadministrasian Manajemen
telah berijin pemerintah melalui Dinas yang terkait Lembaga Pendidikan
belum maksimal Pendidikan agar dengan Formal
penyelenggaraan kegiatan pelaksanaan
dalam lembaga berjalan dengan operasional
baik dan lancar. lemabaga
pendidikan formal
Tidak ada Penghargaan secara berkala Merencanakan Dinas Minggu Dinas Menyusun Prososal 90%
Penghargaan terhadap lembaga-lembaga kegiatan penilaian Dikbudmud ke-3 Dikbudm rencana Kegiatan
Terhadap pendidikan non formal yang dan penghargaan ora udora Penghargaan
Lembaga berprestasi sangat penting terhadap lembaga bersama Kepada Lembaga
Pendidikan dilakukan sebagai wujud empati pendidikan non Unit PNFI Pendidikan Non
Berprestasi Pemerintah Daerah kepada formal yang berijin Formal Berprestasi
Lembaga pendidikan non formal resmi dan
yang berprestasi, sehingga berprestasi secara
muncul dorongan pada masing- berkala 2 tahun
masing lembaga pendidikan sekali.
formal untuk berkompetisi dan
meningkatkan prestasi
Standar Standar Operasional sebagai Merefisi SOP yang Unit PNFI Minggu Unit PNFI Hiering dan 100%
Operasional (SOP) bagian dari faktor utama lama dan ke-4 Juli dan TIM Brainstorming
pelayanan belum kelancaran pelayanan kepada disesuaikan dengan KBK bersama KBK dan
efektif dan efisien publik sangat penting untuk kebutuhan Unit PNFI
dilakukan penyesuaian/refisi pelayanan prima.
agar pelayanan terhadap
masyarakat terutama dalam
proses perijinan dapat berjalan
lebih efektif dan efisien

Hal 24 dari 43
 FAKTOR HOW
WHY WHAT WHERE WHEN WHO HOW
DOMINAN MUCH
Belum adanya Tindakan tegas terhadap Memberikan Turun ke Minggu Dinas Bersama aparat 97%
tindakan tegas lembaga-lembaga pendidikan tindakan tegas lapangan ke-4 Juli Dikbudm terkait melakukan
terhadap lembaga nonformal yang menyalahi sesuai dengan beserta udora penindakan
pendidikan non Peraturan Daerah No. 17 tahun peraturan daerah aparat bersama terhadap lembaga
formal yang 2011 perlu untuk dipertegas No. 17 tahun 2011 terkait Unit PNFI bermasalah perijinan
beroperasi tanpa agar menjadi sock terapi bagi BAB VI pasal 22 yang bersama sesuai ketentuan
ijin lembaga-lembaga lainnya yang tentang SANKSI bertindak Pemerint pasal 22
berimbas kepada semakin ADMINISTRATIF sebagai ah Kota
meningkatnya kesadaran hukum ayat 1 s.d 2 eksekutor Madiun
bagi penyelenggara- (Pemerinta (Aparat
penyelenggara pendidikan non h Kota Terkait)
formal Madiun/Sat
pol PP)
Belum jelasnya Job Deskription dibuat untuk Menata kembali Unit PNFI Minggu Unit PNFI Hiering dan 100%
job Desktription mewujudkan "The Right Man On struktur dan Ke-2 Juli bersama Brainstorming
dalam Unit PNFI The Right Job" sehingga tujuan jabatan dalam unit TIM KBK bersama KBK dan
kerja dari unit PNFI dapat PNFI beserta Unit PNFI
tercapai dengan baik (Efektif dengan pembagian
dan Efisien). tugasnya yang
telah disesuikan
dengan kebutuhan
kerja dan layanan
unit PNFI dengan
mempertimbangka
n kemampuan
masing-masing
SDM

Hal 25 dari 43
 FAKTOR HOW
WHY WHAT WHERE WHEN WHO HOW
DOMINAN MUCH
Infrastruktur Sarana Prasarana pendukung Merencanakan Unit PNFI Minggu Subag Mengajukan analisa 90%
gedung belum kegiatan pelayanan PNFI Renovasi dan ke-4 Juli Perencan kebutuhan dan
memadai seharusnya menjadi perhatian Penataan ruang 2013 s.d aan proposal perbaikan
bagi pimpinan untuk pelayanan Unit Mei 2014 gedung kepada
menyediakan tempat/gedung PNFI. (Smt II) subag Perencanaan
yang layak, nyaman dan untuk ditindaklanjuti
dilengkapi dengan peralatan dan dianggarkan
yang dibutuhkan untuk bekerja, pada tahun 2014
sehingga pelayanan dapat
semakin lancar.

Hal 26 dari 43
4.2. MENETAPKAN INTERMEDIATE TARGET

4.2.1. Pengukuran atau perkiraan seberapa besar penyebab utama bisa

dikurangi.
Sesuai dengan target awal dari kelompok KBK SMILE pada bagian awal
dari risalah ini adalah 90% maka semaksimal mungkin target tersebut dapat
terpenuhi, yaitu dari rata-rata rencana perbaikan sebesar 96% dimungkinkan
besar pengurangan penyebab adalah 10% sehingga kemungkinan
terpenuhinya target rata-rata 96%. Dapat digambarkan dengan tabel dan
grapik berikut ini :
Tabel Perbandingan Rencana dengan Target

Rencana Rencana-
Target
No. Faktor Penyebab Dominan Perbaikan Target
(90%)
(%) (%)
1 Sosialisasi Peraturan Walikota No. 17 98 88,2 9,80
tahun 2011 masih kurang
2 SDM PNFI kurang 100 90 10,00
3 Pembinaan terhadap Lembaga Pendidikan 95 85,5 9,50
Yang telah berijin belum maksimal
4 Tidak ada Penghargaan Terhadap 90 81 9,00
Lembaga Pendidikan Berprestasi
5 Standar Operasional (SOP) pelayanan 100 90 10,00
belum efektif dan efisien
6 Belum adanya tindakan tegas terhadap 97 87,3 9,70
lembaga pendidikan non formal yang
beroperasi tanpa ijin
7 Belum jelasnya job Desktription dalam Unit 100 90 10,00
PNFI
8 Infrastruktur gedung belum memadai 90 81 9,00
RATA-RATA 96 87 10

4.2.2. Intermediate Target.

KBK SMILE Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Kota
Madiun, berusaha untuk melaksanakan rencana program KBK SMILE yang
telah disusun dengan merumuskan Intermediate Target Goals berdasarkan
rata-rata penyebab terkurangi adalah 96%.

Hal 27 dari 43
4.2.3. Initial Goals yang ditetapkan pertama kali
Tim KBK SMILE Dinas Dikbudmudora Kota Madiun menetapkan Initial Goals
sebesar 90% berdasarkan tabel masalah berikut ini:

No. Masalah Frekuensi %

1 Lembaga Pendidikan Komputer 10 29,4
2 Lembaga Pendidikan Bahasa 9 26,5
3 Lembaga Bimbingan Belajar 7 20,6
4 Lembaga Kursus Keterampilan 4 11,8
5 Lembaga Pendidikan Kesehatan 3 8,8
Lembaga Pendidikan Pariwisata dan
6 1 2,9
Perhotelan

Berdasarkan pada tabel masalah diatas Tim merumuskan Initial Goals

sebagai berikut :
( F1  F 6)
INITIAL GOALS  x 100%
F1
(10  1) ( 29,4  2,9)
 x 100% atau  x 100%
10 29,4
Sehingga initial goals : 90 %

Hal 28 dari 43
Gambar Grafik Batang perbandingan : Masalah Utama versus Initial Goal versus Intermediate Target.

SEBELUM SESUDAH
No. Masalah F. % No. Masalah F. %
Frek. % Frek. %
Kum Kumulatif Kum Kumulatif

Lembaga Pendidikan
Lembaga Pendidikan Non Nonformal yang sudah
1. Formal yang telah habis 34 34 82,93 82,93 1. pernah mengajukan ijin 5 5 62,50 62,50
masa berlaku ijinya namun belum memenuhi
syarat
Lembaga Pendidikan
Nonformal yang sudah Lembaga yang belum
2. pernah mengajukan ijin 5 39 12,20 95,12 2. berijin dan belum pernah 2 7 25,00 87,50
namun belum memenuhi mengajukan perijinan
syarat
Lembaga yang belum Lembaga Pendidikan Non
3. berijin dan belum pernah 2 41 4,88 100,00 3. Formal yang telah habis 1 8 12,50 100,00
mengajukan perijinan masa berlaku ijinya
Jumlah 41 100,00 Jumlah 8 100,00

Hal 29 dari 43
 KETERANGAN :
INITIAL GOALS = 90% (31)
INTERMEDIATE TARGET = 96% (33)
HASILNYA :
34  1
x 100 %  97,1%
34

Dari permasalahan utama sebanyak 34 mampu diturunkan menjadi 1 atau = 97%

setelah diadakan perbaikan, itu artinya dari initial goals 90% menjadi 97,1% atau
selisih dari initial Goals = 7,1%. Dengan demikian permasalahan diatas mampu
ditekan sebesar 97%

4.2.4. Komentar dan persetujuan dari Pimpinan.

Komentar Pimpinan :
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………..

Madiun, …...... Juli 2013

Diajukan oleh : Disetujui oleh : Diajukan oleh :

Ketua KBK, Kepala Dinas Pendidikan Kebudayaan Fasilitator,
Pemuda dan Olah Raga
Kota Madiun,

Slamet Hariyadi, S.Pd Suyoto, S.IP. Endang Liliek Utami, M.Pd.

NIP. 19681229 199308 1 002 NIP. 19681107 198809 1 001 NIP. 19611125 198403 2 005

Hal 30 dari 43
4.3. SUSUNAN RENCANA PERBAIKAN DENGAN TABEL 5W + 2H

FAKTOR HOW
WHY WHAT WHERE WHEN WHO HOW
DOMINAN MUCH
Sosialisasi Sosialisasi Peraturan Walikota Sosialisasi Semua Minggu Unit PNFI Petugas PNFI 98%
Peraturan No. 17 Tahun 2011 harus langsung kepada Lembaga Non Ke-2 Juli datangi lembaga
Walikota No. 17 dilakukan dengan maksimal lembaga Formal yang bermasalah
tahun 2011 masih karena dengan sosialisi pendidikan non Bermasalah kemudian
kurang tersebut masyarakat menjadi formal yang Perijinan di memberikan
mengetahui aturan yang benar bermasalah Kota Madiun , Pembinaan. PNFI
untuk memperoleh perijinan, dengan perijinan RRI dan Jawa menjalin kerjasama
kebijakan-kebijakan atau melalui Post dengan RRI Madiun
pemerintah, serta efek hukum Media Massa dan Jawa Post untuk
terkait dengan perijinan Cetak dan melakukan
tersebut Elektronik. sosialisasi
SDM PNFI kurang SDM yang ada di dalam unit Penambahan Unit PNFI Minggu Ketenaga Evaluasi kebutuhan 100%
PNFI saat ini perlu untuk tenaga SDM pada Ke-2 Juli an Dinas tenaga SDM pada
ditambah terkait dengan unit PNFI atau Dikbudm Unit PNFI oleh
wilayah kerja yang luas dan perbantuan tugas udora Bagian Ketenagaan
jumlah lembaga pendidikan dari unit lain yang dan Unit untuk kemudian
non formal yang harus dibina kelebihan SDM PNFI mengusulkannya
cukup banyak sehingga tetapi volume kepada Pemerintah
memungkinkan untuk kerjanya sedikit KotaMadiun
terjadinya pelayanan yang
efektif dan efisiien
Pembinaan Pembinaan terhadap lembaga- Mengadakan Dinas Minggu Unit PNFI Mengadakan 95%
terhadap lembaga pendidikan non pelatihan- Dikbudmudora Ke-3 Juli Pelatihan
Lembaga formal yang telah beijin pelatihan Administrasi dan
Pendidikan Yang sangatlah penting sebagai manajemen dan Manajemen
telah berijin wujud perhatian pemerintah keadministrasian Lembaga Pendidikan
belum maksimal melalui Dinas Pendidikan agar yang terkait Formal
penyelenggaraan kegiatan dengan
dalam lembaga berjalan pelaksanaan
dengan baik dan lancar. operasional
lemabaga
pendidikan formal

Hal 31 dari 43
 FAKTOR HOW
WHY WHAT WHERE WHEN WHO HOW
DOMINAN MUCH
Tidak ada Penghargaan secara berkala Merencanakan Dinas Minggu Dinas Menyusun Prososal 90%
Penghargaan terhadap lembaga-lembaga kegiatan penilaian Dikbudmudora ke-3 Dikbudm rencana Kegiatan
Terhadap pendidikan non formal yang dan penghargaan udora Penghargaan
Lembaga berprestasi sangat penting terhadap lembaga bersama Kepada Lembaga
Pendidikan dilakukan sebagai wujud pendidikan non Unit PNFI Pendidikan Non
Berprestasi empati Pemerintah Daerah formal yang Formal Berprestasi
kepada Lembaga pendidikan berijin resmi dan
non formal yang berprestasi, berprestasi secara
sehingga muncul dorongan berkala 2 tahun
pada masing-masing lembaga sekali.
pendidikan formal untuk
berkompetisi dan
meningkatkan prestasi
Standar Standar Operasional sebagai Merefisi SOP yang Unit PNFI Minggu Unit PNFI Hiering dan 100%
Operasional (SOP) bagian dari faktor utama lama dan ke-4 Juli dan TIM Brainstorming
pelayanan belum kelancaran pelayanan kepada disesuaikan KBK bersama KBK dan
efektif dan efisien publik sangat penting untuk dengan Unit PNFI
dilakukan penyesuaian/refisi kebutuhan
agar pelayanan terhadap pelayanan prima.
masyarakat terutama dalam
proses perijinan dapat berjalan
lebih efektif dan efisien
Belum adanya Tindakan tegas terhadap Memberikan Turun ke Minggu Dinsa Bersama aparat 97%
tindakan tegas lembaga-lembaga pendidikan tindakan tegas lapangan ke-4 Juli Dikbudm terkait melakukan
terhadap lembaga nonformal yang menyalahi sesuai dengan beserta aparat udora penindakan
pendidikan non Peraturan Daerah No. 17 peraturan daerah terkait yang bersama terhadap lembaga
formal yang tahun 2011 perlu untuk No. 17 tahun bertindak Unit PNFI bermasalah perijinan
beroperasi tanpa dipertegas agar menjadi sock 2011 BAB VI sebagai bersama sesuai ketentuan
ijin terapi bagi lembaga-lembaga pasal 22 tentang eksekutor Pemerint pasal 22
lainnya yang berimbas kepada SANKSI (Pemerintah ah Kota
semakin meningkatnya ADMINISTRATIF Kota Madiun
kesadaran hukum bagi ayat 1 s.d 2 Madiun/Satpol (Aparat
penyelenggara-penyelenggara PP) Terkait)
pendidikan non formal

Hal 32 dari 43
 FAKTOR HOW
WHY WHAT WHERE WHEN WHO HOW
DOMINAN MUCH
Belum jelasnya Job Deskription dibuat untuk Menata kembali Unit PNFI Minggu Unit PNFI Hiering dan 100%
job Desktription mewujudkan "The Right Man struktur dan Ke-2 Juli bersama Brainstorming
dalam Unit PNFI On The Right Job" sehingga jabatan dalam TIM KBK bersama KBK dan
tujuan kerja dari unit PNFI unit PNFI beserta Unit PNFI
dapat tercapai dengan baik dengan
(Efektif dan Efisien). pembagian
tugasnya yang
telah disesuikan
dengan
kebutuhan kerja
dan layanan unit
PNFI dengan
mempertimbangk
an kemampuan
masing-masing
SDM
Infrastruktur Sarana Prasarana pendukung Merencanakan Unit PNFI Minggu Subag Mengajukan analisa 90%
gedung belum kegiatan pelayanan PNFI Renovasi dan ke-4 Juli Perencan kebutuhan dan
memadai seharusnya menjadi perhatian Penataan ruang 2013 s.d aan proposal perbaikan
bagi pimpinan untuk pelayanan Unit Mei 2014 gedung kepada
menyediakan tempat/gedung PNFI. (Smt II) subag Perencanaan
yang layak, nyaman dan untuk ditindaklanjuti
dilengkapi dengan peralatan dan dianggarkan
yang dibutuhkan untuk pada tahun 2014
bekerja, sehingga pelayanan
dapat semakin lancar.

Hal 33 dari 43
 LANGKAH V :
MENELITI HASIL

5.1. PENELITIAN HASIL

5.1.1.Tabel Lembaga yang Masih Harus Mengurus Perijinan Lembaga Pendidikan (Sebelum
Perbaikan)
Sumber Data : Data Perijinan Lembaga Pendidikan Masyarakat
Periode Data : Juni s/d Juli 2013
Pencatat/Pengolah Data : Sawal Harianto, S.Sos.
Freku %
No. Masalah %
ensi Kumulatif
1 Lembaga Pendidikan Komputer 10 10 29,4
2 Lembaga Pendidikan Bahasa 9 19 26,5
3 Lembaga Bimbingan Belajar 7 26 20,6
4 Lembaga Kursus Keterampilan 4 30 11,8
5 Lembaga Pendidikan Kesehatan 3 33 8,8
6 Lembaga Pendidikan Pariwisata dan Perhotelan 1 34 2,9
Jumlah 34 100,00

\\

Sumber Data : Data perijinan lembaga Pendidikan Masyarakat

Periode Masalah : Juni s/d Juli 2013
Freku %
No. Masalah %
ensi Kumulatif
1. Lembaga Pendidikan Non Formal yang telah habis masa 34 82,93 82,93
berlaku ijinya
2. Lembaga Pendidikan Nonformal yang sudah pernah 5 12,20 95,12
mengajukan ijin namun belum memenuhi syarat
3. Lembaga yang belum berijin dan belum pernah mengajukan 2 4,88 100,00
perijinan
Jumlah 41 100
5.1.2.Tabel Lembaga yang Masih Harus Mengurus Perijinan Lembaga Pendidikan (Setelah
Perbaikan)
Sumber Data : Data Perijinan Lembaga Pendidikan Masyarakat
Periode Data : Agustus s/d September 2013
Pencatat/Pengolah Data : Sawal Harianto, S.Sos.

No. Masalah Frekuensi % % Kumulatif

1 Lembaga Bimbingan Belajar 1 100 100
2 Lembaga Pendidikan Komputer 0 0 0
3 Lembaga Pendidikan Bahasa 0 0 0
4 Lembaga Kursus Keterampilan 0 0 0
5 Lembaga Pendidikan Kesehatan 0 0 0
6 Lembaga Pendidikan Pariwisata dan Perhotelan 0 0 0
Jumlah 1 100

Sumber Data : Data perijinan lembaga Pendidikan Masyarakat

Periode Masalah : Agustus s/d September 2013

No. Masalah Frekuensi % %

Kumulatif
1. Lembaga Pendidikan Nonformal yang sudah 5 62,50 62,50
pernah mengajukan ijin namun belum
memenuhi syarat
2. Lembaga yang belum berijin dan belum 2 25,00 87,50
pernah mengajukan perijinan
3. Lembaga Pendidikan Non Formal yang telah 1 12,50 100,00
habis masa berlaku ijinya
5.1.3.Pareto Perbandingan Lembaga yang Masih Harus Mengurus Perijinan (Sebelum dan Setelah
Perbaikan)
Sumber Data : Data Perijinan Lembaga Pendidikan Masyarakat
Periode Data : Agustus s/d September 2013
Pencatat/Pengolah Data : Sawal Harianto, S.Sos.

No. Masalah Frek % % Kum No. Frek % % Kum

Lembaga Pendidikan Non Formal yang
1. 34 82,93 82,93 3 5 62,50 62,50
telah habis masa berlaku ijinya
Lembaga Pendidikan Nonformal yang
2. sudah pernah mengajukan ijin namun 5 12,20 95,12 2 2 25,00 87,50
belum memenuhi syarat
Lembaga yang belum berijin dan
3. 2 4,88 100 1 1 12,50 100,00
belum pernah mengajukan perijinan
Jumlah 41 100 8 100

PARETO PERBANDINGAN SEBELUM DAN SESUDAH PERBAIKAN

Sebelum Sesudah
5.2. DAMPAK PERBAIKAN

a. Dampak Positif :
1. Perbaikan yang telah dilakukan pada peningkatan SDM pelayanan publik
berdampak pada meningkatnya mutu pelayanan, sehingga walaupun beban
pekerjaan berbanding lebih besar daripada pekerjaan yang harus dilakukan tetapi
kinerja telah mampu ditingkatkan.
2. Peningkatan dibidang infrastruktur dan sarana-prasarana penunjang berdampak
pada semakin efektif dan efisien pelaksanaan pekerjaan sehingga mampu
memangkas waktu pekerjaan.
3. Walaupun sampai saat ini belum dapat dilakukan pelayanan satu atap (untuk
perijinan Lembaga Pendidikan) namun dengan adanya fasilitas Online proses
perijinan menjadi lebih cepat dari waktu sebelumnya, hal ini berdampak pada
kepuasan masyarakat yang melakukan proses pengurusan perijinan.
4. Adanya peningkatan mutu pelayanan terhadap pengurusan ijin pendirian lembaga
pendidikan berdampak pada semakin banyaknya jumlah lembaga pendidikan
yang mau mengurus ijin pendirian, dari yang tercatat sebelumnya lembaga yang
telah berijin sebanyak 110 Lembaga dan lembaga dengan permasalahan perijinan
sebanyak 34 Lembaga menjadi 143 Lembaga Telah Berijin dan yang masih
mempunyai masalah perijinan hanya 1 lembaga artinya dari data tersebut terjadi
peningkatan sebesar : 97%.
5. Data lembaga berijin yang telah mengalami peningkatan sebesar 97%
merupakan wujud dari keberhasilan usaha perbaikan yang telah dilakukan oleh
tim KBK SMILE Dinas Dikbudmudora Kota Madiun yang menetapkan Initial Goals
sebesar 90% selama 3 bulan.
b. Dampak Negatif :
1. Dengan belum dilaksanakannya sanksi secara tegas atas kelalaian atau ketidak
pedulian lembaga memperpanjang dan mengurus perijinan pendirian lembaga
pendidikan berdampak pada masih adanya lembaga yang belum mengurus
perijinan/memperpanjang perijinan (Operasional Lembaga).
 LANGKAH VI :
MEMBUAT STANDAR BARU

Belajar dari permasalahan yang ada dan proses perbaikan yang telah dilakukan maka
perlu adanya standar baru dalam pelayanan publik terkait dengan standar pelayanan yang
berorientasi pada kepuasan pelanggan (Pelayanan Prima). Dalam hal ini kelompok KBK
SMILE menetapkan standar baru pelayanan perijinan lembaga pendidikan masyarakat
sebagai berikut :

6.1. TUJUAN STANDAR BARU

Standar baru ini bertujuan untuk memberikan pelayanan yang berorientasi pada
kepuasan pelanggan (Pelayanan Prima), dengan mengusung istilah PECEL NYAMPLENG
(Pelayanan Cepat, Lancar, Nayaman, Pasti dan Lengkap) serta SMILE (Sosialisasikan,
Masyarakatkan, Implementasikan, Legalkan dan Empati), kelompok KBK SMILE berharap
dengan ini pelayanan yang diberikan akan berdampak positif dan signifikan terhadap
peningkatan kesadaran masyarakat untuk mengurus perijinan.

6.2. STANDAR PROSEDUR PELAYANAN SMILE

1. Lakukan Sosialisasi Peraturan Daerah Tentang Ijin Pendirian Lembaga Pendidikan di Kota
Madiun kepada Masayarakat melalui media masa baik cetak, elektronik maupun online
serta dalam bentuk edaran dan surat pemberitahuan kepada lembaga dan penerbitan
Leaflet untuk memberikan kemudahan kepada masyarakat mendapatkan informasi
tentang prosedur dan proses pengurusan perijinan.

2. Masyarakatkan Peraturan Daerah Tentang Ijin Pendirian Lembaga Pendidikan di Kota

Madiun dengan cara langsung terjun kepada masyarakat dlam bentuk penyuluhan dan
bimbingan kepada lemabaga pendidikan baik dengan cara kunjungan langsung ke
lapangan ataupun dalam bentuk workshop dan pelatihan.

3. Implementasikan pelayanan dengan prinsip PECEL NYAMPLENG (Pelayanan Cepat, Lancar,

Nyaman, Pasti, dan Lengkap)

Prosedur dan proses pelayanan yang telah ditentukan sebelumnya dalam pelayanan
perijinan dibuat dan disesuikan untuk memberikan kemudahan dan kenyamanan dalam
pelayanan bagi masyarakat sebagai berikut :
 a. Pastikan persyaratan yang dibutuhkan dalam proses pengurusan ijin telah sesuai
dengan peraturan daerah yang berlaku saat ini, jika belum berikan kesempatan kepada
lembaga untuk melakukan revisi.

b. Persayaratan yang telah sesuai lakukan proses Verifikasi dan Validasi pada unit Tata
Usaha PNFI sekurang-kurangnya dalam waktu 2 x 24 Jam (2 hari kerja)

c. Lakukan proses Entri data Lembaga untuk memastikan bahwa lembaga telah diterima
pengajuan permohonan operasionalnya dan berikan tanda terima Entri Data.

d. Dengan persetujuan Kepala Dinas buat dan susun layout Surat Keputusan Pendirian
Lembaga Pendidikan yang telah terstandar untuk mempermudah dan mempercepat
pembuatan naskah Surat keputusan.

e. Melalui Komputer secara online kirimkan naskah Surat Keputusan tersebut kepada
Skretariat Kota untuk dicetak dan diteruskan kepada Wali Kota Madiun untuk
mendapatkan persetujuan dan ditantangani secara resmi.

f. Pastikan dalam jangka waktu selambat-lambatnya 6 hari kerja Surat Keputusan

tersebut telah diterimakan kepada Lembaga Pendidikan.

g. Lakukan pengarsipan secara Hardcopy dan Softcopy seluruh petikan naskah Surat
Keputusan yang telah diberikan.

h. Berikan peringatan secara resmi dan tertulis kepada lembaga yang telah habis masa
berlaku operasional/ijin lembaganya untuk kemudian berikan saran untuk
memperpanjang kembali perijinan yang telah habis masa berlakunya tersebut.

i. Wujudkan Empati dengan memastikan pelayanan yang diberikan adalah Tanpa Biaya.

4. Kirimkan secara berkala dan periodik angket tingkat kepuasan pelayanan perijinan kepada
Lembaga yang telah melakukan pengurusan perijinan sebagai salah satu variable
kepuasan pelanggan terhadap mutu dari standar pelayanan SMILE.

5. Sediakan Kotak saran sebagai wujud keterbukaan layanan publik.

6. Berikan penghargaan terhadap lembaga pendidikan non formal yang telah berijin dan
berprestasi secara berkala (2 tahun sekali).

7. Bantulah Lembaga Pendidikan jika ada kesulitan dalam melengkapi keadministrasian

perijinan.
 6.3. MANFAAT PENERAPAN STANDAR PELAYANAN SMILE

Standar pelayanan SMILE diharapkan dapat berdampak positif terhadap

perkembangan Lembaga Pendidikan masyarakat yang semakin sadar dengan kebutuhan
Legalitas Lembaga untuk meningkatkan mutu Pendidikan Masyarakat Kota Madiun pada
Khususnya dan pada perkembangan mutu pendidikan secara umum.

Komentar Pimpinan :
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………..

Madiun, …...... Agustus 2013

Diajukan oleh : Disetujui oleh : Diajukan oleh :

Ketua KBK, Kepala Dinas Pendidikan Kebudayaan Fasilitator,
Pemuda dan Olah Raga
Kota Madiun,

Slamet Hariyadi, S.Pd Suyoto, S.IP. Endang Liliek Utami, M.Pd.

NIP. 19681229 199308 1 002 NIP. 19681107 198809 1 001 NIP. 19611125 198403 2 005
 LANGKAH VII :
MENGUMPULKAN DATA BARU & RENCANA BERIKUTNYA

7.1. INVENTARISASI MASALAH

Sumber Data : Monitoring PNFI
Periode Masalah : Agustus s.d September 2013

No. Masalah Usulan/Data

1 Belum tegasnya penerapan sanksi Anggota KBK dan PNFI

2 Masih Rendahnya Pemahaman prosedur Perijinan Anggota KBK dan PNFI

3 Sikap apatis lembaga Anggota KBK dan PNFI

4 Layanan Online Belum Maksimal Anggota KBK dan PNFI

7.2. STRATIFIKASI DATA MASALAH

No. Masalah Frekuensi % % Kumulatif

Lembaga Pendidikan Nonformal
yang sudah pernah mengajukan
1. 5 62,50 62,50
ijin namun belum memenuhi
syarat
Lembaga yang belum berijin
2. dan belum pernah mengajukan 2 25,00 87,50
perijinan
Lembaga Pendidikan Non
3. Formal yang telah habis masa 1 12,50 100,00
berlaku ijinya
 Sumber Data : Data Perijinan Lembaga Pendidikan Masyarakat
Periode Data : Agustus s/d September 2013
Pencatat/Pengolah Data : Sawal Harianto, S.Sos.
No. Masalah Frekuensi % % Kumulatif
1 Lembaga Pendidikan Komputer 1 3 42,86
2 Lembaga Pendidikan Bahasa 2 5 28,57
3 Lembaga Bimbingan Belajar 1 6 14,29
4 Lembaga Kursus Keterampilan 1 7 14,29
Jumlah 5 100,00

Kesimpulan:
Berdasarkan Diagram Pareto di atas, masalah terbesar adalah masih ada 5 lembaga yang
sampai saat ini belum mengurus perijinannya sehingga KBK SMILE sepakat untuk menetapkan
TEMA:
“Menekan Jumlah Lembaga Tidak Berijin Melalui SMILE Sebesar 95 % Selama 3 Bulan di
Dinas Dikbudmudora Kota Madiun”
7.3. JADWAL RENCANA SELANJUTNYA

JUMLAH
TAHUN 2013
PERTEMUAN
LANGKAH KEGIATAN Sept Okt Nop RENC REAL
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
`
1. Menentukan Tema & Judul 1

PLAN
2. Menganalisa Penyebab 2

Menguji & Menentukan Penyebab

3. 3
Dominan
Membuat Rencana Perbaikan &
DO 4. 3
Melakukan Perbaikan

CHECK 5. Meneliti Hasil 3

6. Membuat Standar Baru 1

ACTION
Mengumpulkan Data Baru & Rencana
7. 1
Berikutnya
TOTAL
Keterangan RENCANA REALISASI 14
MINGGU