Prosiding Temu Teknis Nasional Tenaga Fungsional Pertanian 2005

PERSIAPAN LANGKAH MENUJU AKREDITASI

LABORATORIUM BALITNAK

JERNIH ROSIDA DAN SAULINA SITOMPUL

Balai Penelitian Ternak,P .O Box 221,Bogor 16002

RINGKASAN

Pengakuan formal untuk melakukan kegiatan sertifikasi atau standarisasi sudah menjadi persyaratan mutlak yang
harus dimiliki dalam menghadapi era globalisasi pasar bebas Laboratorium Balitnak merupakan salah satu lahoratorium
dibawah Badan Litbang Pertanian yang dipersiapkan untuk mendapatkan akreditasi . Untuk itu diperlukan beberapa
persyaratan antara lain SNI - 9001, SNI - 9002 dan SNI 19 - 17025 - 2000 . Penyusunan dokumen sangat memegang
peranan penting seperti dokumen Panduan Mutu dan Prosedure Sistim Mutu .
Kata kunci : dokumen,akreditasi

PENDAHULUAN

Akreditasi merupakan pengakuan formal terhadap suatu unit atau institusi untuk melakukan kegiatan
sertifikasi atau standarisasi . Dalam menghadapi globalisasi perekonomian dunia untuk meningkatkan
persaingan pasar bebas komoditi pertanian dan perternakan Badan Litbang Pertanian membuat kebijakan
dalam akreditasi Laboratorium Pengujian disetiap unit kerja
Laboratorium Pengujian Balitnak merupakan Laboratorium dalam lingkup Badan Litbang Pertanian
yang dipersiapkan untuk mendapatkan akreditasi .Laboratorium melaksanakan pengujian kimia dan biologis
dari dalam dan luar Balitnak dengan mengoperasikan sistim mutu , teknis untuk menyajikan hasil yang
akurat .
Adapun persyaratan SNI-9001 dan SNI-9002 merupakan persyaratan dasar sistim mutu laboratorium
sedangkan SNI 19-17025-2000 merupakan gabungan persyaratan SNI 9001 dan SNI 9002 dan persyaratan
kemampuan teknis yang tidak terdapat pada SNI-9001 dan SNI-9002 Persyaratan SNI 19-17025-2000
memuat beberapa klausal diantaranya mengenai persyaratan manajemen dan persyaratan teknis .
Untuk mendapatkan akreditasi kedua persyaratan tersebut harus benar-benar disusun, direkam,
disosialisasikan,dimengerti serta dilaksanakan dalam kegiatan sehari - hari .
Balai Penelitian Ternak mempunyai beberapa laboratorium pengujian yang berlokasi di Ciawi dan
Bogor yaitu laboratorium pengujian kimia, Fisiologi Nutrisi, Pakan, Fisiologi Reproduksi, Agrostologi,
Pemuliaan dan laboratorium pelayanan kesehatan hewan .
Adapun analisis yang diajukan untuk akreditasi di laboratorium pelayanan kimia adalah proksimat
lengkap (Air, Abu, Protein, Serat Kasar, Lemak, Kalsium, Phospor, Energi), Neutral Detergent Fiber (NDF) ,
Acid Detergent Fiber (ADF) dan Phospor tersedia,sedangkan laboratorium Fisiologi Nutrisi yaitu pH,Amonia
(NH 3 ), kecernaan bahan kering (KCBK) dan volatile fatty acid (VFA) .
Komitmen bersama antara pihak yang terkait dari pimpinan tertinggi hingga personil pelaksana
menentukan kelancaran jalannya proses akreditasi, disamping persyaratan manajemen dan teknis .
Tulisan ini bertujuan untuk menjelaskan Iangkah langkah yang harus dilakukan dalam persiapan
menuju akreditasi .

PERSIAPAN MANAJEMEN

Langkah awal untuk mempersiapkan manejemen dimulai dari pembuatan kebijakan mutu dan sistim
mutu laboratorium berdasarkan pedoman/ersyaratan SNI 17-19025-2000 . Dokumen tersebut terdiri dari
dokumen Panduan Mutu (PM), Prosedure Sistim Mutu ( PSM ),Instruksi Kerja Alat ( IKA ), Insrtuksi Kerja
Metoda (IKM), Instruksi Kerja Personil ( IKP ) dan formulir / rekaman ( mutu,teknis dan administrasi ) .

DOKUMEN PANDUAN MUTU

Panduan mutu merupakan dokumen utama persyaratan manejemen dan teknis yang berisi kebijakan
,tujuan, sistim serta prosedur operasional laboratorium dan ditetapkan dibawah wewenang pimpinan tertinggi

92
 Prosiding Temu Teknis Nasional Tenaga Fungsional Pertanian 2005

/Kepala Balai .Kebijakan sistim mutu laboratorium harus berisi komitmen manejemen laboratorium dalam hal
profesionalisme dan memberikan hasil pengujian jang akurat kepada pelanggan . Maka dibentuk struktur
organisasi yang terdiri dari manajer eksekutif (pimpinan tertinggi ), manajer mutu , manajer teknis , manajer
administrasi,penyelia dan penguji .Setiap personil mempunyai tanggung jawab dan wewenang secara
independen dimana laboratorium tidak mengetahui asal contoh tidak ada tekanan komersil dan konflik
kepentingan yang mempengaruhi keabsahan hasil uji begitu pula semua informasi terjamin kerahasiannya .
Panduan mutu merupakan dokumen sistim mutu yang harus diinformasikan dipahami dan
dilaksanakan dalam kegiatan sehari - hari oleh seluruh personil terkait dimana acuan dokumen yang ada
dibawahnya yaitu prosedur sistim mutu , instrusi kerja dan formulir .

DOKUMEN PROSEDUR SISTIM MUTU

Prosedur Sistim mutu merupakan dokumen yang mengacu pada dokumen panduan mutu yang berisi
tujuan Iingkungan tanggung jawab dan prosedur . Dokumen tersebut merupakan uraian dari sistim mutu
yang ada dan harus ditanda tangani oleh manejer mutu .

DOKUMEN INSTRUKSI KERJA

Instruksi kerja adalah dokumen yang terdiri dari Instuksi Kerja Alat,Metoda, Person i1 .Dokumen -
dokumen tersebut dibuat sesuai dengan kebutuhannya serta ditata rapi dan disimpan dibagian mutu,
administrasi dan laboratorium .

INSTRUKSI KERJA ALAT

Instruksi kerja alat merupakan petunjuk pengoperasian,perawatan dan kalibrasi alat yang digunakan
diruang Iingkup laboratorium .Petunjuk pengoperasian dibuat/disusun untuk menghindari kesalahan dalam
pengukuran sedangkan perawatan disusun agar alat secara rutin yang digunakan dirawat selalu dalam kondisi
bersih dan baik Proses kalibrasi alat dilakukan pada alat yang mempengaruhi hasil pengujian,maka sebelum
proses akreditasi semua alat yang digunakan harus dilakukan proses kalibrasi agar memenuhi persyaratan
spesifikasi laboratorium . Kalibrasi dilakukan oleh instansi yang ditunjuk resmi oleh Komite Akreditasi
Nasional (KAN) dan masa berlakunya I tahun .

INSTRUKSI KERJA METODE

Instruksi kerja alat metode merupakan dokumen setiap metode pengujian yang dilakukan
dilaboratorium .Metode pengujian disusun sesuai dengan parameter analisis yang diajukan untuk
akreditasi .Metode yang digunakan harus mengacu pada standar Internasional , nasional regional atau metode
yang dikembangkan . Metode analisis yang digunakan diusahakan yang terbaru . Untuk metode penguj ian jang
disusun berdasarkan standar Internasional, Nasional atau regional dapat digunakan langsung oleh personil
laboratorium, sedangkan metode pengujian yang dikembangkan dilaboratorium dapat digunakan setelah
divalidasi dan data validasi metode harus direkam dan disimpan dengan baik .

INSTRUKSI KERJA PERSONIL

Instruksi kerja alat personil disusun sesuai dengan tugas dan wewenang masing--masing personil
dalam persiapan akreditasi .Semua personil jang terkait dibuat indentifikasinya mulai dari pendidikan,
kedudukan , pengalaman dan keahlian dibidangnya .Begitu pula pelatihan yang pernah diikuti harus
didokumentasikan . Seluruh personil telah mengikuti pelatihan dan pemahaman SNI 19 - 17025 - 2000

FORMULIR/REKAMAN

Laboratorium adalah suatu unit yang melakukan pelayanan pengujian untuk pelanggan baik dari luar
atau dalam balai sendiri .Untuk itu dibuat beberapa formulir diantaranya formulir adminitrasi,teknis dan
mutu

93
 Prosiding Temu Teknis Nasional Tenaga Fungsional Pertanian 2005

Formulir administrasi terdiri dari formulir permintaan analisis contoh dan parameter
pengujian .Formulir permintaan analisis merupakan blanko yang harus diisi oleh pelanggan/peneliti dengan
rincian nomor, waktu, nama/instansi, alamat, jumlah, jenis, kemasan dan parameter analisis yang diinginkan
sedangkan kondisi contoh diisi personil penerima contoh . Biaya analisis sudah tercantum pada formulir
tesebut .Formulir parameter pengujian adalah blanko isian dengan rincian kode pengirim, jumlah dan jenis
contoh, parameter analisis, waktu diterima dan selesai yang diarsipkan diadministrasi . Adapun formulir
parameter pengujian yang dikirim kelaboratorium sama seperti yang sudah disebutkan dan jenis contoh tidak
diisi . Hal ini dilakukan guna mencegah terjadinya pemalsuan data analisis .
Formulir teknis merupakan blanko formulir parameter pengujian diisi sesuai dengan parameter yang
diuji, waktu selesai dan disahkan oleh manejer teknis kemudian dikembalikan ke administrasi .
Formulir hasil analisis yaitu blanko isian hasil analisis, metoda uji yang digunakan dan disahkan oleh
menejer mutu .Hasil analisis disajikan kepada pelanggan disertai formulir berupa sertifikat yang disahkan
manejer eksekutif.

PERSIAPAN TEKNIS

Persiapan teknis disusun berdasarkan beberapa faktor yang berkaitan dengan persyaratan teknis
diantaranya personil,kondisi lingkungan,metode dan validasi pengujian, peralatan, ketelusuran pengukuran,
persiapan dan penanganan contoh yang diuji .
Personil yang bekerja dilaboratorium ditentukan berdasarkan pendidikan, pengalaman yang sesuai dan
ketrampilan yang dimiliki . Adapun rincian tugas personil harus sudah direkam pada PSM dan IKP . Untuk
mengembangkan kemampuan personil perlu diatur jadwal pelatihan yang diperlukan .Pelatihan harus
dilakukan secara periodik,untuk mengembangkan pengetahuan masing-masing personil sesuai dengan
kemajuan teknologi masa kini .
Lingkungan dan kondisi laboratorium harus ditata/diatur sebaik mungkin agar setiap ruangan
mempunyai fungsi yang jelas .Laboratorium harus dilengkapi dengan sarana air bersih, penerangan dan
sirkulasi udara yang balk . Apabila kondisi ruangan dapat mempengaruhi hasil pengujian seperti suhu,
kelembaban maka kondisi tersebut secara rutin harus dipantau, direkam dan didokumentasikan . Ruangan
laboratorium hanya boleh dimasuki oleh personil laboratorium dan pihak yang berkepentingan .
Intruksi kerja metode yang telah didokumentasikan pada IKM harus selalu berada disetiap ruangan
sesuai dengan parameter yang diuji . Validasi metoda dilakukan apabila laboratorium melakukan
pengembangan metoda dan hasil validasi harus direkam dan didokumentasikan .
Peralatan yang digunakan pada proses akreditasi diberi label "dalam ruang lingkup" sedangkan yang
tidak digunakan sebaiknya dipindahkan atau diberi label "tidak dalam ruang lingkup" . Dokumen spesifikasi
alat dan IK alat ditempatkan sesuai dengan peralatan . Untuk memantau penggunaan dan kondisi alat harus
dibuat buku log dengan rincian waktu ,lama pemakaian, keterangan dan nama/paraf pemakai .
Label kalibrasi alat ditempatkan sesuai dengan peralatan yang dikalibrasi . Adapun sertifikat kalibrasi
didokumentasikan dan diarsipkan untuk memantau saat penjadwalan kalibrasi berikutnya .
Untuk mendapatkan hasil uji yang akurat maka perhitungan hasil analisis perlu diikuti program
ketidak pastian pengukuran . Sampai saat tulisan ini dibuat program tersebut sedang dalam proses karena itu
secara teknis program tersebut belum dapat disampaikan .
Proses pengambilan contoh tidak diikutkan dalam proses akreditasi laboratorium Balitnak . Persiapan
contoh yang masuk kelaboratorium mengikuti alur yang disesuaikan dengan penanganan formulir . Contoh
yang akan diindentifikasi harus dibagi dua yang satu disimpan sebagai reference dalam lemari es diruang
administrasi, dan yang lainnya dikirim kelaboratorium sebagai contoh uji . Apabila contoh yang datang
sudah dalam kondisi kering maka dapat digiling dengan ukuran partilel tertentu tetapi jika contoh masih
basah perlu dikeringkan pada oven dengan suhu tertentu agar tidak merusak struktur atau komposisi contoh .
Contoh yang sudah kering, halus dan homogen sudah dapat diuji sesuai dengan parameter yang
dibutuhkan .Semua contoh yang dikirim ke laboratorium disimpan didalam lemari pendingin untuk
melindungi kepentingan laboratorium dan pelanggan
Mutu hasil pengujian dilaboratorium dipantau dengan mengikuti program uji profisiensi .
Laboratorium Balitnak mengikuti uji profisiensi dengan laboratorium Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia
(LIPI) Bandung dan Pusat Penelitian Tanah dan Agroklimat Bogor . Sedangkan untuk bahan acuan
bersertifikat belum dilakukan, hal ini disebabkan oleh kondisi yang belum memadai, sedangkan penjajakan
sedang dilakukan .

94
 Prosiding Temu Teknis Nasional Tenaga Fungsional Pertanian 2005

Hasil pengujian direkam pada formulir yang tersedia juga secara elektronik . Hasil uji disimpan untuk
kurun waktu tertentu yaitu tiga tahun .

KESIMPULAN

Persiapan dan langkah - Ingkah menuju akreditasi sangat ditentukan oleh komitmen bersama dari
pimpinan tertinggi hingga pelaksana .Dokumen Panduan Mutu dan Prosedur Sistim Mutu memegang peranan
penting dalam proses akreditasi .

DAFTAR BACAAN

Budhi,T 2005 Komunikasi Pribadi Balai Penelitian Ternak

Budhi,T 2004,Program Akreditasi dan Sertifikasi Badan Litbang Pertanian . Makalah Dalam Workshop SNI
19 -17025 -2000
Mulyantara,F .L .T .,2004 Langkah Langkah Menuju Akreditasi . Makalah Dalam Workshop Pemahaman SNI
19 - 17025 - 2000 dan SNI 9001 .2000 . SNI 19 - 17025 - 2000 Persyaratan Umum Kompetensi
Laboratorium Pengujian dan Laboratorium Kalibrasi Standarisasi Nasional
Triwahyudi S .2004 . SNI 19 - 17025 -2000 Persyaratan Manejemen makalah dalam Workshop Pemahaman
SNI 19 - 17025 - 2000 dan ISO 9001 : 2002

95