Peranan Teknologi Informasi dalam

Organisasi

NI MADE MERILIANA CANDRA DEVI

1705551022

TEKNOLOGI INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS UDAYANA
2017
 BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Kata Pengantar
Dalam era globalisasi ini, perkembangan teknologi berkembang dengan sangat
cepat. Sebagai mahkluk sosial, kita secara tidak langsung otomati akan beradaptasi
dengan perkembangan teknologi tersebut. Di zaman yang menuntut semuanya serba
cepat dan praktis ini, perkembangan teknologi terutama di bidang teknologi informasi
mempunyai peranan yang sangat penting dalam sebuah organisasi. Oleh karena itu, dapat
dijelaskan bahwa organisasi tidak dapat lepas dari peranan teknologi informasi dalam
membantu kinerjanya. Dengan adanya teknologi informasi aktifitas ada dalam organisasi
tersebut menjadi lebih cepat dan fleksibel. Dalam melakukan musyawarah contohnya.
Terkadang ada kalanya tidak semua anggota dalam suatu organisasi tersebut dapat hadir
untuk ikut andil dalam memberikan pendapat mereka dalam musyawarah yang diadakan.
Dengan perkembangan teknologi khususnya dalam bidang teknologi informasi, telah
menghadirkan suatu aplikasi yang dapat digunakan untuk membuat suatu group chat.
Hadirnya aplikasi ini menjadi salah satu contoh dimana aktifitas dalam suatu organisasi
tidak hanya harus terpaku di satu tempat dan dengan sistem tatap muka yang terkesan
konvensional saja tetapi juga dapat dilakukan diamana saja dan kapan saja.
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang diambil dalam tulisan ini adalah :
1. Apakah yang dimaksud dengan Teknologi Informasi ?
2. Apakah yang dimaksud dengan organisasi ?
3. Apakah Peranan Teknologi Informasi dalam Organisasi ?
4. Bagaimanakah penerapan Teknologi Informasi dalam Organisasi ?
5. Apa sajakah manfaat dari Teknologi Informasi dalam organisasi?
6. Bagaimanakah dampak Teknologi Informasi dalam Organisasi?

1.3 Tujuan
Tujuan dari tulisan ini adalah :
1. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan Teknologi Informasi.
2. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan Organisasi.
3. Untuk mengetahui apa saja peranan Teknologi Informasi dalam Organisasi
4. Untuk mengetahui apa saja penerapan teknologi informasi dalam Organisasi.
5. Untuk Mengetahui apa saja manfaat dari Teknologi Informasi dalam Organisasi
6. Untuk Mengetahui apa saja dampak yang diakibatkan dari Teknologi Informasi
dalam Organisasi.
 BAB 2
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Teknologi Informasi
Teknologi Informasi (TI), atau dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah
Information technology (IT) adalah istilah umum untuk teknologi apa pun yang
membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengomunikasikan
dan/atau menyebarkan informasi. TI menyatukan komputasi dan komunikasi
berkecepatan tinggi untuk data, suara, dan video. Contoh dari Teknologi Informasi bukan
hanya berupa komputer pribadi, tetapi juga telepon, TV, peralatan rumah tangga
elektronik, dan peranti genggam modern (misalnya ponsel).
Pengertian Teknologi Informasi (IT) Menurut Para Ahli
1. Haag dan Keen (1996): Pengertian teknologi informasi menurut Haag dan Keen
bahwa teknologi informasi adalah seperangkat alat yang membantu anda bekerja
dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan
informasi.
 2. Oxford English Dictonary (OED): Pengertian teknologi informasi menurut Oxford
English Dictionary adalah hardware dan software dan bisa termasuk di dalamnya
jaringan dan telekomunikasi yang biasanya dalah konteks bisnis atau usaha.
3. Williams dan Sawyer (2003): Menurut williams dan sawyer, bahwa pengertian
teknologi informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputasi (komputer)
dengan jalur komunikasi kecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video.
4. Martin (1999): Menurut martin bahwa teknologi informasi merupakan teknologi
yang tidak hanya pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak)
yang akan digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan
mencaku teknologi komunikasi untuk mengirim atau menyebarluaskan informasi.

2.2 Pengertian Organisasi

Organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan
bersama. Dalam ilmu-ilmu sosial, organisasi dipelajari oleh periset dari berbagai bidang
ilmu, terutama sosiologi, ekonomi, ilmu politik, psikologi, dan manajemen. Kajian
mengenai organisasi sering disebut studi organisasi (organizational studies), perilaku
organisasi (organizational behaviour), atau analisis organisasi (organization analysis).
Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut.
1. Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan
yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan
bersama.
2. James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap
perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
3. Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu
sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
4. Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity)
sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif
dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk
mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.[5].
Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti
penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi
sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat.[1] Organisasi yang dianggap baik adalah
organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat di sekitarnya, karena
memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat
sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran
2.3 Peranan Teknologi Informasi dalam Organisasi
Dalam teori organisasi yaitu dengan prinsip ketergantungan (contingency),
menyatakan bahwa karakteristik organisasi mempunyai ketergantungan terhadap faktor-
faktor teknologi yang pada akhirnya berkembang menjadi pendekatan modern dalam
teori organisasi.
Pembahasan mengenai teknologi organisasi dilakukan dengan membedakan
organisasi menjadi dua jenis, yaitu : organisasi perusahaan manufaktur dan organisasi
non-manufaktur. manufaktur adalah suatu cabang industri yang mengaplikasikan
peralatan dan suatu medium proses untuk transformasi bahan mentah menjadi barang
jadi untuk dijual. Manufaktur adalah proses fisik dalam produksi barang non jasa.
Contoh manufaktur adalah seperti pembuatan minyak urut di mana jasa pijit yang
menggunakan minyak urut tersebut tidak termasuk dalam perusahaan manufaktur.
Penilitian mengenai teknologi organisasi perusahaan manufaktur yang dianggap paling
berpengaruh terhadap perkembangan teori organisasi, yang dilakukan Joan Woodward
pada tahun 1950-an di Inggris. Woodward menemukan bahwa perusahaan yang
mengunakan struktur yang sesuai dengan teknologi produksinya dikelompokkan ke
dalam tiga tipe teknologi produksi, yaitu :
1) Pembuatan produk tunggal atau dalam kelompok ukuran kecil
2) Produk massal atau dalam kelompok ukuran besar
3) Produksi menurut proses.
Menurut James Thomson, teknologi organisasi tidak didasarkan pada
penyelidikan yang dilakukan dilapangan, melainkan merupakan suatu pembahasan
teoritis yang disusun berdasarkan landasan-landasan pemikiran yang telah muncul
sebelumnya. Thomson mengelompokkan teknologi organisasi menjadi 3 jenis, yang
masing-masing menggambarkan jenis hubungan yang terjadi dengan konsumen maupun
jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi, yaitu :
1. Teknologi perantara (mediating technology),
Digunakan untuk menghubungkan beberapa klien yang satu sama lain
tidak dapat dihubungkan secara langsung, misalnya jika hubungan langsung
tersebut memerlukan ongkos yang besar ataupun karena terlalu rumit untuk
dilaksanakan.
2. Teknologi rangkaian panjang (long-linked technology)
 Pada jenis teknologi ini kegiatan organisasi terdiri dari tahapan-tahapan
kegiatan yang berurutan. Hasil dari suatu kegiatan menjadi input bagi kegiatan
berikutnya, berurutan, hingga akhirnya produk siap untuk digunakan oleh
konsumen.
3. Teknologi intensif (intensitive technology)
Teknologi intensitif merupakan kumpulan dari beberapa jenis pelayanan
khusus, yang keseruhannya digabungkan untuk melayani klien. Teknologi intensif
ini umumnya digunakan pada kegiatan yang mempunyai akibat yang cukup berarti
pada klien sehingga klien mengalami perubahan.
Dilihat dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh G.R. Terry.
Terdapat lima peranan mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan ataupun
organisasi, yaitu:
1) Fungsi Operasional. Membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah
diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang
menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi
informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana
teknologi informasi dianggap sebagai firm infrastructure.
2) Fungsi Monitoring and Control. Mengandung arti bahwa keberadaan teknologi
informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level
manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer. Sehingga struktur organisasi
unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship
yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di
perusahaan terkait.
3) Fungsi Planning and Decision. Mengangkat teknologi informasi ke tataran peranan
yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis
perusahaan dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan
perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan
penting sehari-harinya.
4) Fungsi Communication. Secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure
dalam era organisasi modern, dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya
sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi,
berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.
5) Fungsi Interorganisational. Merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena
dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan
kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain. Tipe dan
fungsi peranan teknologi informasi ini secara langsung akan berpengaruh terhadap
 rancangan atau desain struktur organisasi perusahaan, dan struktur organisasi
departemen, divisi, atau unit terkait dengan sistem informasi, teknologi informasi,
dan manajemen informasi.

2.4 Penerapan Teknologi Informasi dalam Organisasi

Pada dasarnya tujuan teknologi adalah menjamin ketercapaian tujuan atau target
organisasi. Untuk mengidentifikasi tujuan penggunaan teknologi dapat dilakukan
dengan sistem pengukuran balanced scorecard. Dari sistem pengukuran ini, akan
diperoleh beberapa proses manajemen penting :
1) Menentukan visi dan strategi organisasi.
2) Mengomunikasikan dan mengaitkan berbagai tujuan dan ukuran strategis.
3) Merencanakan, menetapkan sasaran, dan menyelaraskan berbagai inisiatif strategis.
4) Meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis.
Bahkan hingga saat ini sudah banyak organisasi-organisasi yang bergerak di
bidang teknologi informasi meluncurkan produk-produk yang berhubungan dengan
pengelolaan balanced scorecard itu sendiri. Salah satu contoh, PUSINTEK Kementerian
Keuangan RI sedang mengembangkan aplikasi yang bertujuan penentuan arah kebijakan
berupa pengendalian work flow hasil rapat pimpinan dan persuratan adalah aplikasi yang
diadopsi dari konsep balanced scorecard. Dengan aplikasi ini, pemegang kendali
keuangan negara dapat menentukan arah dan strategi kebijakan keuangan dengan lebih
mudah.

2.5 Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Organisasi

Pemanfaatan atau implementasi teknologi dalam kegiatan operasional organisasi
akan memberikan dampak yang cukup signifikan bukan hanya dari efisiensi kerja tetapi
juga terhadap budaya kerja baik secara personal, antar unit, maupun keseluruhan
institusi. Pengelolaan administrasi kerja berbasis teknologi informasi juga harus
mempertimbangkan pengembangan sumber daya manusia (SDM) untuk mendukung
optimalisasi pada pemanfaatan atau implementasi teknologi informasi yang bertahap
yang dimulai dengan perencanaan, pengembangan, ahli kelola, operasional sampai
dengan tahap pemeliharaan.
Dengan adanya teknologi informasi, maka produktivitas suatu organisasi atau
perusahaan akan meningkat, serta dapat membuat model bisnis yang sulit ditiru oleh
pesaing, karena pada dasarnya peranan teknologi informasi bagi setiap perusahaan
bersifat unik dan spesifik. Hal tersebut disebabkan karena masing-masing organisasi atau
perusahaan memiliki strategi yang berbeda satu dengan yang lainnya.
Pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan juga
berkaitan dengan keunggulan kompetitif untuk meningkatkan kualitas informasi,
pengawasan kinerja organisasi atau perusahaan menggunakan teknologi informasi baik
sebagai alat bantu maupun strategi yang tangguh untuk mengintegrasikandan mengolah
data dengan cepat dan akurat serta untuk penciptaan produk layanan baru sebagai daya
saing untuk menghadapi kompetisi.
Selain itu implementasi atau pemanfaatan teknologi informasi memiliki dampak
positif yang secara umum adalah terjadi efisiensi waktu dan biaya yang secara jangka
panjang akan memberikan keuntungan ekonomis yang sangat tinggi. Oleh karena itu,
pengoperasian secara optimal juga harus diperhatikan, agar semua perangkat teknologi
informasi bersifat multi fungsi sehingga dalam pengembangan selanjutnya diupayakan
terjadi integrasi perangkat.
Pemanfaatan teknologi informasi akan melibatkan semua karyawan dalam
organisasi yang dioperasikan secara rutin oleh staf administrasi dan bagian teknologi
informasi. Karyawan dengan kualifikasi tertentu baik bagian teknologi informasi maupun
bagian lain perlu dilibatkan selain untuk memberikan masukan juga untuk
mempersiapkan karyawan dalam menghadapi perubahan. Di sisi lain, diperlukan
kesadaran personal lainnya tehadap manfaat sistem bagi dirinya dan kemudahan
penggunaannya secara bertahap akan memberikan motivasi untuk menigkatkan
kemampuan mereka.
Berdasarkan struktur organisasi, pemanfaatan teknologi informasi
diklasifikasikan menjadi 3 kategori, yaitu:
1. Perbaikan efisiensi : Pemanfaatan teknologi informasi untuk perbaikan efisiensi
diterapkan pada level operasional organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan
teknologi informasi diukur dengan penurunan waktu dan biaya proses.
2. Perbaikan efektivitas : Pemanfaatan teknologi informasi untuk perbaikan efektifitas
diterapkan pada level manajerial organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan
teknologi informasi diukur dengan kemudaan dan kecepatan memperoleh status
pencapaian target organisasi.
3. Strategic Improvement : Pemanfaatan teknologi informasi untuk strategic
improvement (perbaikan daya saing) diterapkan pada level eksekutif organisasi.
 Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan kemudahan dan
ketepatan pengambilan keputusan oleh eksekutif.

2.6 Dampak Teknologi Informasi dalam Organisasi

Dampak teknologi bagi individu, organisasi dan masyarakat (sosial) tidak
dirasakan sebagai hal yang baru. Kini kita telah banyak mengetahui dan merasakan
kelebihan dan kekurangan penggunaan teknologi informasi. Di bagian ini akan dilihat
bagimana TI memberikan pengaruh. Dampak-dampak yang akan dijelaskan berikut ini
lebih mengarah pada dampak dari software teknologi informasi.
Penggunaan teknologi informasi, termasuk Web, telah membawa banyak perubahan
organisasional dalam berbagai area, antara lain:
a) Struktur organisasi, otoritas, kekuatan
TI memungkinkan peningkatan produktivitas para manajer, perluasan pengendalian
(banyak karyawan untuk tiap supervisor), dan pengurangan jumlah manajer serta
tenaga ahli. Maka akan semakin sedikit tingkat manajerial yang akan ada dalam
banyak perusahaan, dan akan makin sedikit pula staf manajer operasi. Hierarki
organisasional yang lebih datar akan menghasilkan pengurangan dalam jumlah total
karyawan, rekayasa ulang proses bisnis, peningkatan produktivitas karyawan, dan
kemampuan karyawan di tingkat yang lebih rendah untuk melakukan pekerjaan di
tingkat yang lebih tinggi melalui dukungan sistem informasi. Perkembangan terbaru
dalam sistem terkomputerisasi mengubah struktur kekuatan dalam perusahaan.
b) Tugas dalam pekerjaan
Sebuah tugas dalam pekerjaan akan berhubungan dengan tanggung jawab pekerjaan
tersebut. Dalam hal ini TI mengubah tugas dalam pekerjaan dan kumpulan
kemampuan. Tanggung jawab pekerjaan penting tidak hanya karena berkaitan
dengan stuktur perusahaan, tetapi juga karena berkaitan dengan kepuasan karyawan,
kompensasi, status, dan produktivitas. Berbagai perubahan dalam tanggung jawab
pekerjaan terjadi ketika restrukturisasi proses bisnis dilakukan, dalam hal ini
diperlukan kemampuan komputer dalam tingkat yang lebih tinggi untuk para pekerja
dan perlunya pelatihan ulang.
c) Jenjang karier karyawan
Peningkatan penggunaan TI dalam perusahaan secara signifikan dan dapat
menimbulkan dampak tidak terduga atas jenjang karier. Telah banyak profesional
berkeahlian tinggi yang telah mengembangkan kemampuan mereka melalui
pengalaman selama bertahun-tahun, memiliki serangkaian posisi yang
 menghadapkan mereka pada situasi yang makin sulit dan rumit. Penggunaan e-
learning dan tutorial inteligen dapat menjadi jalan pintas bagi pembelajaran ini
karena memungkinkan pengangkapan dan pengelolaan penggunaan pengetahuan
secara lebih efisien.
d) Supervisi
Fakta bahwa pekerjaan seorang karyawan dilakukan secara online dan disimpan
secara elektronik menimbulkan kemungkinan adanya supervisi elektronik yang lebih
besar. Supervisi jarak jauh lebih banyak menekankan pada pekerjaan yang
diselesaikan dan lebih sedikit berkaitan dengan hubungan personal serta politik
kantor. Dalam hal ini internet memiliki potensi untuk meningkatkan supervisi jarak
jauh.
e) Pekerjaan manajer
Tugas yang paling penting bagi manajer adalah mengambil keputusan. TI dapat
mengubah cara pengambilan keputusan dibuat, dan akibatnya juga mengubah
pekerjaan para manajer. Bagi para manajer teknolog informasi memberi mereka
waktu untuk keluar dari kantor dan masuk ke lapangan. Mereka juga dapat
meluangkan lebih banyak waktu untuk aktivitas perencanaan. Pengumpulan
informasi untuk pengambilan keputusan kini dapat dilakukan secara lebih cepat
melalui mesin pencari dari internet. TI mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk
melengkapi tahapan dalam proses pengambilan keputusan. TI juga dapat mengubah
syarat kepemimpinan, contohnya komunikasi langsung yang biasanya dilakukan
dapat digantikan oleh e-mail dan konferensi terkomputerisasi. Hal tersebut
menyebabkan kualitas kepemimpinan yang berkaitan dengan kehadiran fisik akan
berkurang. Kepemimpinan yang efektif dapat dianggap lebih berkaiatan dengan
komunikasi berbasis komputer.
Dampak Teknologi Informasi dalam organisasi:
1. Hubungan internal dalam organisasi
 Menambah daya saing karena teknologi informasi meningkatkan efisiensi
dan efektifitas organisasi
 Teknologi informasi dapat menjaga kemanan laporan dari suatu
organisasi. Contoh : Menggurangi kemungkinan laporan suatu
organisasi dapat dicuri
 Tekonologi informasi meningkatkan akurasi
 Dengan adanya TI, dapat meningkatkan employee satisfaction
2. Hubungan dengan konsumen
 TI membantu untuk menjaga hubungan baik dengan buyer
  TI dapat memberikan layanan kepada pelangan 24 jam

Bab 3
Penutup
3.1 Kesimpulan
Pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan juga
berkaitan dengan untuk meningkatkan kualitas informasi, pengawasan kinerja organisasi
atau perusahaan menggunakan teknologi informasi baik sebagai alat bantu maupun
strategi yang tangguh untuk mengintegrasikandan mengolah data dengan cepat dan
akurat serta untuk penciptaan produk layanan baru sebagai daya saing untuk menghadapi
kompetisi.

3.2 Saran
Perkembangan Teknologi Informasi membawa dampak yang baik maupun
buruk baik bagi individu, kelompok maupun organisasi. Oleh karena itu tergantung
setiap individu memanfaatkannya. Dan sebaiknya memanfaatkan perkembangan
Teknologi Informasi demi kebaikan dan pemanfaatan yang baik.
 DAFTAR PUSTAKA

https://id.wikipedia.org/wiki/Teknologi_informasi
https://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi
http://ulfhafauziah10.blogspot.co.id/