1.

Gambaran Umum Teknologi Siklus Pengeluaran

1.1. Prosedur Pembelian dan Pengeluaran kas dengan Menggunakan
Teknologi Pemrosesan Batch
 Bagian Pemrosesan Data: Tahap 1
Proses pembelian dimulai di bagian pemrosesan data, di mana
fungsi pengendalian persediaan dilakukan. Siklus pendapatan
(dalam perusahaan ritel) atau siklus konversi (dalam perusahaan
manufaktur) adalah siklus yang sesungguhnya memicu aktivitas
ini. Ketika persediaan berkurang karena penjualan ke pelanggan
atau pengguna produksi, sistem terkait akan menentukan apakah
persediaan yang terkena dampaknya dalam file buku pembantu
persediaan (Inventory subsidiary file) jumlahnya telah jatuh di
bawah titik pemesanan ulang. Jika memang demikian, maka
sebuah record akan dibuat dalam file permintaan pembelian
terbuka. Setiap record dalam file permintan pembelian terbuka
menetapkan barang persediaan berbeda yang akan diisi kembali.
Informasi yang dibutuhkan untuk membuat record permintaan
pembelian dipilih dari record buku pembantu persediaan. Record
buku pembantu persediaan kamudian akan ditandai dengan
“Sedang Dipesan” untuk menghindari barang tersebut di pesan
kembali sebelum pesanan tersebut datang. Pada akhir jam kerja,
sistem tersebut akan mengurutkan data.
 Bagian Pembelian
Setelah menerima permintaan pembelian, bagian
pembeliaan akan membuat pesanan penjualan yang terdiri
atas lima bagian. Berbagai salinan tersebut akan diberikan
ke pemasok, bagian utang usah, bagian penerimaan, bagian
pemrosesan data, dan untuk file bagian pembelian sendiri.

1
Gambar : Proses Pengendalian Batch (1)

Gambar : Proses Pengendalian Batch Lanjutan

2
 Bagian Pemrosesan Tahap Data: Tahap 2
Pesanan pembelian digunakan untuk membuat Record terkait
dalam file permintaan pembelian terbuka ke file permintaan
pembelian tertutup.
 Bagian Penerimaan
Ketika barang dari pemasok, staf administrasi bagian
penerimaan akan membuat sebuah laporan penerimaan.
Beberapa salinan dari laporan tersebut akan diberikan ke
bagian pembelian, bagian utang usaha, dan pemrosesan
data.
 Bagian Pemrosesan Tahap Data: Tahap 3
Pekerjaan tahap 3 yang akan memperbarui file buku pembantu
persediaan berdasarkan laporan penerimaan dan menghilangkan
tanda “Sedang Dipesan” dari record persediaan terkait. Sistem
tersebut akan menghitung total batch penerimaan persediaan
untuk prosedur pembaruan buku besar dan kemudian menutup
semua record terkait di file pesanan pembelian terbuka ke file
pesanan pembelian tertutup.
 Utang Usaha
Ketika staf administrasi bagian utang usaha menerima
faktur dari pemasok, dia akan merekonsiliasinya dengan
berbagai dokumen pendukung yag sebelumnya di
masukkan ke dalam file tunda utang usaha. Staf
administrasi tersebut kemudian membuat sebuah voucher,
mengarsipnya ke dlam file voucher terbuka, dan
mengirimkan suatau salinan dari voucher tersebut ke
bagian pemrosesan data.
 Bagian Pemrosesan Tahap Data: Tahap 4
Program batch memvalidsi record voucher dengan file pemasok
yang valid. Menambahkannya ke daftar voucher (atau filebuku

3
 pembantu utang usaha), dam membuat total batch untuk
pencatatan ke akun pengendali utang usaha di buku besar.

Gambar: Alternatif Prosedur Pemesanan Persediaan

4
  Pengeluaran Kas: Bagian Pemrosesan Data
Setiap hari, sistem memindai field Tanggal Jatuh Tempo dalam
daftar voucher untuk melihat pembayaran yang jatuh tempo. Cek
akan di cetak untuk berbagai pembayaran dan tiap hari cek akan di
catat dalam daftar cek.
 Pengeluaran Kas: Bagian Pengeluaran Kas
staf administrasi bagian pengeluaran kas merekonsiliasikan
berbagai cek dengan daftar transaksi, dan memasukkan bagian cek
yang dapat dicairkan ke pihak manajemen untuk ditandatangani.
Cek-cek tersebut kemudian dikirim ke para pemasok. Satu salinan
dari setiap cek akan masuk kebagian utang usaha, dan salinan
lainnya akan disimpan di bagian pengeluaran kas bersama dengan
daftar transaksi.
 Pengeluaran Kas: Bagian Utang Usaha
Setelah menerima salinan cek, staf administrasi bagian utang
usaha akan mencocokkan semua dokumen itu dengan voucher
terbuka, dan mentransfer utang usaha yang tertutup ke file voucher
tertutup. Proses siklus pengeluaran berakhir di tahap ini.

1.2. Rekayasa Ulang Sistem Pembelian/Pengeluaran

 Pemrosesan Data
 File persediaan akan dipindai untuk mencari barang-
barang yang telah jatuh di bawah titik pemesanan
ulangnya.
 Sebuah record akan dimasukan ke dalam file permintaan
pembelian untuk tiap barang yang akan di isi kembali.
 Permintaan pembelian tersebut kemudian akan
dikonsolidasikan sesuai dengan nomor pemasoknya.
 Informasi surat-menyurat pemasok akan ditarik dari file
pemasok yang valid,
 Pesanan pembelian akan dibuat dan dikirim ke pemasok

5
  Record dari tiap transaksi ditambahkan ke file pesanan
pembelian terbuka.
 Daftar transaksi pesanan pembelian dikirim kebagian
pembelian untuk dikaji ulang.

Gambar: Sistem Pembelian/Pengeluaran Kas yang Direkayasa Ulang

 Bagian Penerimaan
Ketika barang datang, staf administrasi bagian penerimaan
mengakses file pembelian terbuka secara real time
 Pemrosesan Data
 Jumlah barang yang diterima di cocokkan dengan record
pesanan pembelian, dan nilai “Y” akan dimasukkan ke
dalam field untuk menunjukkan penerimaan persediaan.
 Sebuah record ditambahkan ke dalam file laporan
penerimaan.

6
  Record buku pembantu persediaan diperbarui untuk
mencerminkan penerimaan barang persediaan.
 Akun pengendali persediaan di buku besar di perbarui.
 Record terkait akan dikeluarkan dari file pesanan
pembelian terbuka dan ditambahkan ke file utang usaha
terbuka, dan tanggal jatuh tempo akan dibuat.
1.3. Gambaran Umum Proses Penggajian
 Prosedur pengeluaran umum yang berlaku untuk semua
pemasok tidak akan berlaku untuk karyawan.
 Menulis cek ke karyawan membutuhkan pengendalian
khusus.
 Prosedur pengeluaran umum didesain untuk
mengakomodasi arus transaksi relatif lancar.
1.3.1. Merekayasa Ulang Sistem Penggajian
Sistem MSDM harus mendukung akses real time ke berbagai file
personalia untuk tujuan melayani pertanyaan langsung dan
pencatatan berbagai perubahan status karyawan ketika hal tersebut
terjadi.
Berbagai fitur operasional utama dari sistem ini sebagai berikut:
 Personalia
Melakukan perubahan atas file karyawan secara real time melalui
terminal
 Akuntansi Biaya
Memasukkan data biaya pekerjaan untuk membuat file
penggunaan tenaga kerja.
 Pencatatan Waktu Kerja
Setelah menerima waktu kerja yang telah disetujui oleh supervisor
pada akhir minggu, bagian pencatatan waktu kerja membuat file
kehadiran.
 Pemrosesan Data

7
Gambar: Sistem Penggajian Batch dengan File Berurutan

Gambar: Sistem Penggajian dengan Elemen Real - Time

8
2. Tujuan Audit, Pengendalian dan Uji Pengendalian Siklus Pengeluaran
2.1. Hubungan anatara penilaian Pihak Manajemen dengan Tujuan Audit
Siklus Pengeluaran

2.2. Pengendalian Proses

Pengendalian proses meliputi prosedut terkomputerisasi untuk
mempengaruhi file dan membatasi akses data.
 Pengendalian Pembaruan File
Pengendalin run-to-run menggunakan data pengendali batch untuk
memonitor batch ketika berpindah dari satu prosedur terprogram
(run) ke prosedur lainnya.
 Pengendalian Akses
Mencegah dan dan mendeteksi akses tanpa otorisasi dan tidak sah
ke aset perusahaan
 Menguji Pengendalian Akses

9
 Mengenai efektivitas pengendalian akses akan menguji penilaian
pihak manajemen atas keberadaan, kelengkapan, akurasi,
penilaian dan lokasi, hak dan kewajiban serta penyajian dan
pengungkapan.
 Menguji Pengendalian Fisik
Pengendalian fisik meliputi berbagai aktivitas manual dan tindakan
oleh manusia yang memulai berbagai prosedur komputer untuk
menjaga aset perusahaan
 Pengendalian Output
Pengendalian output didesain untuk memastikan bahwa informasi
tidak hilang, salah tujuan, atau rusak dan bahwa sistem berfungsi
sesuai dengan tujuannya.

10