PEMBAGIAN TUGAS DAN KEWENANGAN PADA BISNIS HOTEL

Posted by Radian Blogging Team in Managemen Hotel, Persiapan Komputerisasi and tagged with akuntansi guest
house, akuntansi home stay, Akuntansi Hotel, Aplikasi hotel, Bisnis Hotel, cara mengelola hotel, cara menjalakan bisnis
hotel yang baik, kas kecil hotel, laporan kas masuk kas keluar hotel, managemen losmen, mencatat keuangan bisnis hotel
guest house dan penginapan, mengelola penginapan, mengelola usaha hotel, mengembangkan bisnis hotel, mini
hotel, pembukuan hotel. pembukuan guest house, pembukuan usaha penginapan, restoran hotel, Software HotelJuli 19, 2010

Saya ingin
berbagi pada Anda mengenai apa yang saya tahu tentang sedikit management hotel , terutama pada bagian
pembagian tugas mulai dari Front Office (Bagian Depan) dan Back Office (Bagian Belakang) pada sebuah
bisnis Hotel.
Management yang akan saya sampaikan bisa juga di terapkan di bisnis penyewaan kamar yang lain seperti
guest house, losmen ataupun penginapan

Tidak selalu yang saya sampaikan harus menjadi stadart bagian yang harus ada pada sebuah bisnis hotel.
Ada atau tidaknya sebuah bagian, tergantung pada besar kecilnya sebuah hotel, akan tetapi Bagian-bagian
ini sebaiknya memang harus ada di sebuah bisnis hotel

Secara garis besar pembagian tugas di bagi menjadi 2 bagian yaitu di bagian Front Office dan satunya lagi
adalah di bagian Back Office

Ok… sekarang mari kita bahas satu persatu bagian –bagian tersebut, kita mulai dari

Front Office
Bagian-bagian yang ada di Front Office

– Reservation
Tugasnya adalah mengatur jadwal tamu yang melakukan resevasi yang akan menginap di
hotel.Penting bagi hotel untuk mempunyai petugas reservasi saat Tingkat hunian (Occupancy) hotel sudah
sangat tinggi. Dengan adanya petugas resevasi ini, maka tingakt hunian hotel akan bisa di jaga tetap tinggi,
selain juga bisa mengatur jangan sampai ada tamu yang double book dalam melakukan reservasi.

– Reception (bisa dirangkap dengan tugas reservation)

Bagian ini bertugas untuk melakukan penyambutan pada tamu yang baru masuk hotel. Data dari tamu yang
akan di sampbut di peroleh dari petugas reservasi

– Cashier (bisa dirangkap dengan tugas reception)

Mencatat keluar masuknya keuangan yang berhubungan dengan pembayaran yang dilakukan tamu hotel

– Marketing (bisa dirangkap dengan tugas reservation)

Melakukan penjualan kamar dan penentuan harga kamar

– House keeping
Menjaga kebersihan dan kelancaran pelayanan operasional hotel

– Room Boy (untuk hotel kecil bisa dirangkap dengan tugas house keeping atau reception)
Menyambut tamu dan Mengantar tamu ke kamar sekaligus memastikan kamar siap huni

– Manager (bisa dirangkap dengan tugas marketing)

Membawahi bagian-bagian yang ada di front office sekaligus bertanggung jawab pada kelacancaran tugas
semua bagian. Biasanya di beberapa hotel, house keeping tidak di bawah manager Front Office, akan tetapi
sebuah departement tersendiri

Semua bagian ini mengatur bagaimana kita melayani tamu mulai dari reservasi sampai dengan mereka
Check Out

dengan memperhatikan bagian-bagian yang ada di bisnis hotel dan dipadukan dengan Standard
Operating Procedure (SOP) yang baik, maka layanan terbaik dan occupancy tinggi bisa dicapai.
sedangakan untuk komputerisasi di bagian Front Office, anda bisa menggunakan softwarre Armadillo
Hotel yang bisa Anda download disini
http://armadilloaccounting.com/prdct-hotel/setup.exe
Standard Operating Procedure (SOP) untuk bagain front office ini bisa Anda lihat di postingan yang lain
mengenai SOP.

mulai dari tamu masuk (Check In) sampai dengan tamu keluar (Check Out)

sedangkan pembagian tugas kedua di bisnis hotel adalah di bagaian Back Office

Back Office

Adapun bagian-bagiannya adalah sebagai berikut

– Income Officers (pendapatan) – Bisa dirangkap dengan tugas AR atau sebaliknya
Bertugas untuk mencatat pendapatan yang di peroleh dari penjualan kamar dan restoran, biasanya petugas
di bagian ini mendapat laporan dari cashier front office, dimana petugas ini akan merekap semua
pendapatan dari tiga shift kasir Front office dan membukukannya dalam sebuah jurnal pendapatan

– Account Receivable Officer (piutang) / AR

Mirip dengan petugas income officer, bedanya adalah jika yang di hitung oelh bagian income officer
adalah semua pendapatan hotel baik secara kas maupun piutang, sedangkan yang piutang di serahkan ke
bagian Account receivable untuk di kelola dan di tagihkan

– Purchasing and Reciving officer (pembelian) bisa dirangkap dengan petugas AP dan sebaliknya
Bagian pembelian untuk keperluan hotel Supplies maupun keperluan Restoran

– Account Payable Officer (hutang) /AP

Jika bagian purchasing membelinya secara hutang, maka data hutang akan di oper ke bagian Account
Payable untuk di kelola dan di bayarkan

– Cost control officer bisa dirangkap dengan tugas CA

Karena bisnis hotel merupakan bisnis jasa penyewaan kamar dan restoran, maka perlu adanya bagian cost
control ini agar bisa mengatur item-item mana saja yang menguntungkan dan mana yang tidak

– Chief Accounting (CA)

Mirip dengan Front Office Manager , bedanya Chief Accounting ini bertanggung jawab pada operasional
back office serta memberikan laporan keuangan

– Bagian IT (EDP) – bisa dirangkap tugaskan dengan bagian apapun, siapa saja yang paling
mengerti dunia komputer
Memastikan komponen kerja yang berhubungan dengan kelistrikan dan elektronik (termasuk komputer dan
perangkatnya) bisa berjalan dengan baik

Nah.., bagian –bagian tersebut diatas yang biasanya ada pada sebuah bisnis hotel, meskipun tidak selalu
seperti itu, kadang di beberapa hotel beberapa bagian di rangkap oleh satu orang. Tapi pada dasarnya
tugas-tugas itu yang harus ada di bisnis hotel

untuk penerapan komputerisasi Back Office , Anda bisa menggunakan Armadillo Accounting yang
bisa memudahkan pengawasan dan pendelegasian di bagian ini. . sedangan system armadillo
accounting sendiri bisa Anda dowload disini :
http://armadilloaccounting.com/prdct-accounting/setupacc/setup.exe
 Software Armadillo Accounting

demikian postingan kali ini, jika ada yang perlu didiskusikan , jangan segan untuk menghubungi kami…

dan yang terakhir, ada bagian lain-lain yang masuk dibawah managemen HRD yaitu

1. Bagian HRD (Personalia)

2. Satpam

3. Gardener

So.. bagaimana dengan hotel Anda, sama dengan bagian-bagian ini ? let share