SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Basis Data dan Manajemen Informasi

Disusun oleh :

Kelompok 7

1510521045 Putri Darhadi

1510521049 Utari Elisa

1510521053 Andre Utama

1510522053 Benny Kurniawan

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS ANDALAS

2018
1. Mengorganisasikan Data Dalam Lingkungan File Tradisional
Sebuah sistem informasi yang efektif menyediakan informasi yang akurat,tepat waktu,dan
relevan bagi pengguna nya. Informasi yang akurat tidak memiliki kesalahan , informasi yang
tepat waktu dapat di pakai oleh pembuat keputusan ketika di butuh kan. Informasi yang relevan
artinya informasi itu sangat berguna dan tepat untuk jenis pekerjaan dan keputusan yang
membutuhkan.

Konsep Pengorganisasian File

Sistem informasi data menginformasikan data ke dalam sebuah hierarki yang di mulai
dengan bit dan byte, menuju field, record dan basis data. Sebuah bit mewakili unit terkecil dari
data yang dapat disimpan dalam komputer. Sekumpulan bit disebut byte,mewakili sebuah
karakter tunggal ,yang dapat menjadi huruf ,angka atau symbol lainnya. Pengelompokan karakter
menjadi sebuah kata ,kumpulan kata,atau bilangan lengkap (seperti nama atau usia seseorang)
dinamakan field. Sekumpulan field yang saling berhubungan,seperti nama siswa,mata kuliah
yang di ambil, tanggal dan nilai nya berkumpul menjadi sebuah record yang berbentuk baris,
sekelompok record yang jenisnya sama dinamakan file. Sekelompok file yang saling
berhubungan membentuk basis data (Database). Sebuah record mengambarkan sebuah entitas,
entitas adalah orang, tempat, hal atau kejadian yang informasinya disimpan atau dipelihara.
Setiap karakteristik atau kualitas yang menggambarkan entitas disebut atribut, contohnya
(ID_siswa ,mata kuliah ,data, dan nilai adalah atribut dari entitas KULIAH).

Masalah Dengan Lingkungan File Tradisional

1. Redudansi, merupakan adanya duplikasi data dalam beberapa file data.

Inkonsistensi,adalah data yang memiliki kesamaan primary key yang terjadi karena
kesalahan input.
2. Ketergantungan program data, yaitu mengacu pada pasangan data yang tersimpan dalam file
dan program tertentu yang dibutuhkan untuk memperbaharui dan memelihara file tersebut
sehingga perubahan dalam program nya membutuhkan perubahan dalam daa nya.
3. Kurangnya fleksibilitas
Sistem file tradisional dapat mengirim laporan terjadwal rutin setelah dilakukan
pemprograman yang ekstentif, tapi tidak dapat mengirim laporan yang khusus atau
merespon kebutuhan informasi yang tidak diantisipasi secara tepat waktu. Informasi yang di
butuhkan oleh permintaan khusus tersimpan di suatu tempat di dalam sistem,tetapi mungkin
terlalu mahal untuk dicari. Beberapa programmer mungkin harus bekerja berminggu-minggu
untuk menyimpan data yang di butuhkan bersama ke dalam sebuah file baru.
4. Keamanan yang buruk
Karena kendali terhadap data dan pengelolaan nya kurang, akses kepada penyebaran dari
informasi mungkintidak dapat dilakukan. Manajemen mungkin dapat mengetahui siapa yang
sedang mengakses atau bahkan membuat perubahan pada data organisasi.
5. Kekurangan dalam pembagian dan ketersediaan Data
Karena potogan - potongan di dalam bagian yang berbeda dari organisasi tidak dapat
dihubungkan dengan yang lainnya,maka mustahil informasi tersebut dibagikan atau diakses
secara tepat waktu. Informasi tidak dapat mengalir dengan bebas melintasi daerah fungsional
yang berbeda – beda atau bagian yang berbeda dari organisasi. Jika penguna menemukan
nilai yang berbeda dari potongan informasi yang sama dalam dua sistem yang
berbeda,pengguna tersebut mungkin tidak ingin menggunakan sistem ini karena mereka
tidak dapat mempercayai ketepatan data itu.

2. Pendekatan Basis Data Terhadap Pengelolaan Data

Teknologi basis data mengatasi banyak masalah dalam organisasi file tradisional. Definisi
yang lebih tepat dari basis data (database) adalah sekumpulan data organisasi data organisasi
untuk melayani banyak aplikasi secara efisien dengan memusatkan data dan mengendalikan
redundansi data. Alih-alih menyimpan data dalam file terpisah untuk setiap aplikasi, data
disimpan supaya pada pengguna data tersebut tampak seperti disimpan hanya dalam satu lokasi.
Sebuah basis data melayani banyak aplikasi sekaligus. Contohnya, menyimpan data karyawan si
dalam sistem informasi yang terpisah dan memisahkan file untuk personalia, pengajian, dan
keuntungan, perusahaan dapat membuat sebuah basis data sumber daya manusia dan dapat
digunakan bersama.

Sistem Manajemen Basis Data

Sistem manajemen basis data (database management system-DBMS) adalah peranti lunak
yang memudahkan organisasi untuk memusatkan data, mengelola data secara efisien, dan
menyediakan akses data bagi program aplikasi. DBMS bertindak sebagai antarmuka antara
program aplikasi dan file data fisik. DBMS meringankan tugas programer atau pengguna akhir
untuk memahami dimana dan bagaimana data sebenarnya tersimpan, dengan cara menmisahkan
tampilan secara logis dan fisik dari data. Tampilan logis menghadirkan data sebagaimana dilihat
oleh pengguna akhir atau spesialis bisnis, sementara tampilan fisik menunjukkan bagaimana data
sebenarnya ditata dan terstruktur dalam media penyimpanan disik.

 Bagaimana DBMS menyesaikan masalah pada lingkungan file tradisional

DBMS memperkecil redundansi dan inkonsistensi data dengan meminimalisasi file-file
terpisah yang berisi data yang sama. DBMS mungkin tidak dapat membuat perusahaan
dapat menghilangkan redundansi data seluruhnya, tetapi dapat membantu mengendalikan
redundansi tersebut. Akses dan ketersediaan informasi akan meningkat dan biaya
pengembangan program dan pepmeliharaannya dikurangi karena pengguna dan
programer dapat membuat permintaan (query) khusus didalam basis data. DBMS
memudahkan organisasi untuk mngelola data, penggunaannya, dan keamanannya secara
terpusat.
  DBMS relasional
Jenis DBMS yang paling populer dewasa ini untuk PC juga untuk komputar yang lebih
besar dan mainframe adalah DBMS relasional (relational DBMS). Basis data relasional
merepresentasikan data seperti tabel dua dimensi (yang disebut relasi). Setiap tabel berisi
data tentang sebuah entitas dan atributnya. Microsoft Access adalah DBMS relasional
untuk sistem desktop, sedangankan DB2, Orade database dan Microsoft SQL sever
adalah DBMS relasional untuk mainframe besar.
Setiap tabel dalam basis data relasional mempunyai satu field yang ditetapkan sebagai
kunci primer (primary key). Field kunci adalah pemberi identitas yang unik untuk semua
informasi didalam semua baris dari tabel dan kunci primer ini tidak dapat diduplikasi.

 Operasi DBMS relasional

Tabel basis data relasional dapat digabungkan dengan mudah untuk mengirim data yang
dibutuhkan pengguna, asalkan dua tabel berbagi elemen data yang sama. Dalam basis
data relasional, ada tiga operasi dasar digunakan untuk mengembangkan himpunan data
yang bermanfaat: select, project, dan join.

 DBMS hierarlis dan jaringan

DBMS relasional mempunyai fleksibelitas lebih dalam menyediakan data untuk
permintaan khusus, menggabungkan informasi dari sumber-sumber yang berbeda, dan
menambahkan data dan record yang baru tanpa mengganggu program dan aplikasi yang
ada.

 DBMS berorientasi objek

DBMS yang dirancang untuk mengorganisasikan data yang terstruktur kedalam baris dan
kolom tidak cocok untuk aplikasi multimedia. Basis data berorientasi objek lebih cocok.
Misalnya, sebuah perusahaan arsitektur sebagian besar berurusan dengan objek gambar
daripada dengan record berstruktur teks.
Sebuah DBMS berorientasi objek menyimpan data dan prosedur yang menganggap data
tersebut sebagai objek secara otomatis dapat diambil kembali dan dibagikan. Sistem
manajemen basis data berorientasi objek dapat dipakai untuk mengelola berbagai
komponan multimedia atau applet java yang dipakai dalam aplikai web, yang biasanya
menggabungkan potongan-potongan informasi dari berbagai macam sumber.

Kapabilitas Sistem Manajemen Basis Data

DBMS mempunyai kapabilitas definisi data (data definition) untuk menentukan struktur
dari isi basis data. Informasi tentang basis data akan didokumentasikan dalam kamus data (data
dictionary). Kamus data adalah file otomatis atau manual yang menympan definisi dari elemen-
elemen data dan karakteristiknya.
  Permintaan (querying) dan pelaporan
Kebanyakan DBMS mempunyai bahasa khusus yang disebut bahasa manipulasi data
yang digunakan untuk menambahkan, menganti, menghapus, dan mengambil kembali
data didalam basis data. Bahasa ini berisi perintah-perintah yang memungkinkan
pengguna dan pakar pemprograman mengambil data dari basis data untuk memenuhi
permintaan informasi dan mengembangkan berbagai aplikasi.

Merancang Basis Data

Basis data memerlukan rancangan konseptual dan rancangan fisik. Rancangan konseptual
atau logis dari sebuah basis data adalah model abstrak dari basis data dari perspektif bisnis,
sedangkan rancangan fisik memperlihatkan bagaimana basis data sebenarnya tersusun pada
perangkat penyimpanan data dengan akses langsung.
 Normalisasi dan diagram hubungan relasi entitas
Rancangan basis data konseptual menggambarkan bagaimana elemen data dalam basis
data dikelompokkan. Proses perancangan megidentifikasi hubungan diantara elemen-
elemen data menjadi satu untuk menjumpai kebutuhan informasi bisnis. Prosesnya juga
mengidentifikaiskan redundansi elemen data kelompok elemen data yang dibutuhkan
olen program aplikasi tertentu.

Untuk menggunakan model basis data relasional secara efektif, kelompok data yang
rumit harus disederhanakan untuk memperkecil redundansi elemen data dan hubungan
banyak ke banyak yang aneh. Proses membuat struktur data dari kelompok data yang
rumit menjadi kecil, stabil, bahkan fleksibel dan adaptif disebut normalisasi
(normalization).
 Mendistribusikan basis data
Basis data terdistribusi (distributed database) adalah basis data yang tersimpan dalam
lebih dari satu lokasi fisik. Ada dua metode utama dalam mendistribusikan sebuah basis
data. Dalam basis data terpatisi, bagian-bagian dari basis data disimpan dan dipelihara
secara fisik dalam satu lokasi dan bagian-bagian yang lain disimpan dan dipelihara dalam
lokasi yang lain sehinggan setia prosesor remote mempunyai data yang dibutuhkan untuk
melayani daerah lokasinya. Strategi lainnya adalah dengan mereplikasi (menduplikasi
secara keseluruhan) basis data pusatnya pada seluruh lokasi remote-nya.

3. Mengelola Sumber Data

Menetapkan kebijakan informasi
Setiap perusahaan besar atau kecil,memerlukankebijakan mengatur informasi. Kebijakan
informasi(information policy)menentukan aturan-aturan organisasi dalam hal
pembagian,penyebaran,perolehan,standardisasi,klasifikasi,dan penyimpangan dari informasi.
Kebijakan informasi menjelaskan prosedur dan akuntabilisasi yang spesifik,mengidentifikasikan
informasi dapat saling dibagikan oleh pengguna dan unit organisasi,dimana informasi dapat di
distribusikan,dan siapa yang bertanggung jawabuntuk memperbaharui dan memelihara
informasinya.
Dalam organisasi besar pengelolaan dan perencanaan informasi sebagai sumber daya
perusahaan biasnya membutuhkan fungsi administrasi data. Administrasi data (data
administration)bertanggung jawab atas kebijakan dan procedur yang mengatur data sebagai
sumber daya organisasi. Tanggung jawab ini meliputi pengembangan kebijakan
informasi,perencanaan data,pengawasan rancangan basis data logis dan pengembangan kamus
data,serta pemantauan terhadap spesialis system informasi dan kelompok pengguna yang
menggunakan data.
Istilah tata pengelolaan data (data governance) yang dipakai untuk menjelaskan
sebagian besar aktivitas di dukung oleh IBM,tata kelola data berurusan dengan kebijakan dan
proses mengelola ketersediaan,daya guna,integritas,dan keamanan data yang di pakai dalam
perusahaan,dengan penekanan khusus pada lingkungan untuk privasi,kkeamanan,kualitas
data,dan ketaatan terhadap berbagai aturan.
Organisasi yang besar juga mempunyai rancangan rancangan basis data dan manajemen di
dalam divisi system informasi perusahaan yang bertanggung jawab untuk mendefenisikan dan
mengoprganisasikan struktur da nisi basis data,dan memelihara basjs data tersebut. dengan
bekerjasama secar erat dengan pengguna,kelompok perancangan menciptakan basis data
fisik,relasi logis,antar elemennya,dan aturan aksesserta prosedur keamanan. Fungsi-fungsi yang
dilakukan nya disebut administrasi basis data(database administration).

Memastikan kualitas data

Basis data dan kebijakan informasi yang di rancang dengan baik akan berlanjut pada
jaminan bahwa perusahaan akan memiliki informasi yang di butuhkan nya. Namun , masih ada
langkah-langkah tambahan untuk memastikan bahwa data di dalam basis data perusahaan akurat
dan tetap dapat diandalkan.
Jika basis data di rancang dengan baik dan standar data keseluruhan perusahaan
ditentukan dengan baik,elemen data yang memiliki duplikasi atau memiliki inkonsistensi seharus
nya menjadi minimal. Tetapi kebanyakan masalah kualitas data, seperti salah eja nama,nomor
terbalik,atau kode tidak benar atau hilang,muncul dari kesalahan ketika memasukkan data.
Kejadian seperti kesalahan-kesalahan ini meningkat ketika perusahaan memindah kan kegiatan
bisnis nya ke web dan memungkin kan pelanggan dan pemasok memasuk kan data kedalam situs
yang secara langsung memperbaharui data di sistem internal.
Sebelum basis data baru di ciptakan,organisasi perlu mengidentifikasi dan meperbaiki
data yang salah dan menciptakan program-program yang lebih baik untuk mengedit data setelah
basis data itu mulai beroperasi. Analisis kualitas data sering di mulai dengan audit kualitas data
(data quality audit), yang merupakan survey terstruktur atas akurasi dan tingkat kelengkapandari
data dalam sebuah system informasi.audit kualitas data dapat di tampilkan dengan cara
menyurvei keseluruhan file data,menyurvei sampel file data, atau menyurvei para pengguna
akhir mengenai presepsi mereka tentang kualitas data.
 Pembersih data (data cleansing juga dikenal sebagai data scrubbing),adalah kegitan
mendeteksi dan mengoreksi data dalam basis data dalam basis data yang tidak benar, tidak
lengkap,format nya tidak tepat,atau berlebihan. Pembersih data tidak hanya mengoreksi
kesalahan tetapi juga menekankan konsistensi antara sekumpulan data yang berbeda yang berasal
dari sistem informasi yang terpisah.
 Kasus : Toko Yudis

Kasus yang kami ambil adalah Toko Yudis yang berlokasi di simpang pasia, yang
merupakan usaha keluarga dengan pemiliki yang akrab dipanggil Bunda. Toko Yudis ini adalah
salah satu toko yang sudah menggunakan manajemen basis data dalam menjalankan bisnisnya.
Pemiliknya berlangganan software dengan salah satu perusahaan IT seharga Rp8.000.000 untuk
mengoperasikan basis datanya.
Program yang digunakan oleh toko ini adalah Integrated system 12. 18 yang mana
didalamnya terdapat entity Supplier, Pembelian, Pelunasan, Pencarian, Stock, Pemindahan, dan
lainnya. Dalam banyak entity yang sering digunakan pada toko yudis ini adalah Stock dan
Pembelian.
Mengorganisasikan data
 Konsep pengorganisasikan file

Bit : karakter o pada Kode

Byte : kata Kode pada kolom Kode Stock
Field : kolom Nama
Record : baris pertama pada foto yang meliputi Kode Stock, Nama, Quantity, Satuan,
Harga, His, Discount, dan Jumlah
File : Pembelian
Basis data : database minimarket toko yudis

 Masalah dengan lingkungan file tradisional

Masalah dengan lingkungan file tradisional yang dihadapi oleh toko ini adalah redundansi,
ketergantungan program data, kurangnya fleksibilitas dan keamanan yang kurang.
Redundansi yang terjadi adalah kesalahan input data misalnya terjadi di bagian kasir yang
salah menginputkan pembelian 2 unit menjadi 3 unit. Ketergantungan program data toko ini
kepada programer yang merancangnya karena program yang dibeli oleh pemilik membuat
pemilik tidak bisa dengan leluasa menjalankan program tersebut. Data kurang fleksibel
karena dibutuhkan untuk melakukan stock opname untuk penyesuaian antara informasi yang
ada pada sistem dengan persediaan yang sebenarnya yang tersedia di toko. Keamanan
kurang karena tidak adanya password yang harus diinputkan untuk dapat membuka program
yang digunakan toko ini.
Pendekatan basis data
 Sistem manajemen basis data
Dalam sistem manajemen basis data terdapat beberapa poin penting untuk DBMS
1. DBMS yang digunakan pemilik toko dapat mengurangi redundansi dan inkonsistensi data
dapat dikurangi karena dalam menjalankan sudah ada program yang mengatur jalannya
DBMSnya dengan terdapat barkode yang berbeda untuk setiap produk yang berbeda
dalam toko ini
2. DBMS relasional : terdapat hubungan relasi antara entitas stock dengan supplier
3. Operasi DBMS relasional : dalam menjalankan operasi DBMS pada toko ini, relasi antara
entitas stock dengan supplier dapat saling berkaitan. Begitu juga dengan entitas stock dan
pembelian. Apabila ada perubahan persediaan karena pembelian maka entitas stock juga
akan berubah.
4. DBMS hierarkis dan jaringan : Dalam program dapat ditambahkan record baru apabila
ada produk baru yang masuk dan belum ada sebelumnya tanpa mengganggu record-record
yang sudah ada
5. DBMS berorientasi objek : Pada database Toko Yudis cenderung menggunakan record
berorientasi teks, seperti pencatatan transaksi dan pembelian barang, sehingga data
berorientasi objek atau multimedia tidak cocok digunakan dalam database toko Yudis.

 Kapabilitas sistem manajemen basis data

Poin ini tidak dibahas karena tidak mendapatkan informasi yang cukup.

 Merancang basis data

Toko Yudis melakukan normalisasi dan membuat diagram hubungan dari entitas
menggunakan relasi. Salah satu contohnya yaitu : Adanya hubungan one-to-many antara
pemasok dan barang (satu pemasok dapak memasok banyak barang), dimana antara entity
pemasok dan barang terdapat Field Nomor Pemasok.

Mengelola sumber data

 Menetapkan kebijakan informasi
Kebijakan informasi : kebijakan yang kami ketahui adalah informasi kasir pada program
yang digunakan oleh pemilik tidak boleh diberitahu kepada pihak
eksternal karena didalamnya ada informasi harga asli dari produk
 dan penjualan toko tersebut. Lalu, hanya pemilik yang berhak
menentukan apakah suatu informasi boleh diberikan kepada pihak
eksternal atau tidak karena hanya kepada pemiliklah kami bisa
mendapatkan informasi, jika pemilik tidak ada maka karyawan
ataupun pihak lain tidak berhak memberikan informasi apapun.
Administrasi data : pengelolaan administrasi data dilakukan oleh pihak internal
 Memastikan kualitas data
Audit kualitas data : dilakukan pada toko ini salah satunya dengan cara stock opname untuk
persediaan yang ada pada toko.