Audit Manajemen Fungsi Pem b el ian

Oleh :
Dirjo, SE.MSi

Hai.....Mahasiswa Selamat berjumpa kembali dalam Tuton. Pada kesempatan ini kita telah
memasuki inisiasi yang ke 5 dan setelah saya sampaikan materi Inisiasi yang ke 5 dan Diskusi
maka akan ada pemberian Tugas Tuton Ke 2. Perlu saya ingatkan bahwa dalam meng upload
tugas Tuton jangan mendekati detik – detik terakhir batas pengumpulan Tugas, mengingat
Jika terdapat kendala terkait jaringan internet dan kendala tekhnis lainnya maka mahasiswa
akan kesulitan sehingga menyebabkan tugas Tuton tidak bisa di upload.

Para mahasiswa yang berbahagia.

Mari kita lanjutkan pembahasan ini dengan materi /Tema sebagai berikut :

Ruang Lingkup Audit Manajemen Fungsi Pembelian

A. ARTI PENTING FUNGSI PEMBELIAN

Bagi setiap perusahaan, terutama perusahaan manufaktur (perusahaan yang melakukan

proses produksi barang tertentu), fungsi pembelian merupakan salah satu fungsi yang
sangat penting dan strategis. Mengapa demikian ?
Karena melalui fungsi pembelian, perusahaan akan mampu melakukan pengadaan barang
dan jasa yang dibutuhkan secara optimal, efektif dan efisien untuk proses produksi. Dengan
demikian, ketersediaan barang dan jasa yang dibutuhkan dalam operasi perusahaan dapat
dipastikan tetap berjalan dan berfungsi sebagaimana mestinya sehingga kekhawatiran
terganggunya proses produksi karena ketiadaan bahan baku dan bahan penunjang lainnya
dapat dihindari atau paling tidak dapat diantisipasi. Fungsi Pembelian bernilai penting dan
strategis mengingat bahwa ketika proses kebutuhan bahan baku dan bahan penunjang
lainnya yang di cukupi oleh fungsi pembelian tidak dapat tersedia secara optimal maka
dampaknya dapat di pastikan bahwa proses produksi dapat berhenti dan banyak sumber
daya yang menganngur sehingga akan menggangu keberlangsungan perusahaan .
Dalam Konteks Pemerintah Fungsi pembelian atau fungsi Pengadaan barang/Jasa menjadi
penting dan strategis mengingat pada fungsi pembelian atau fungsi pengadaan barang/jasa
ini merupakan pilar utama dalam rangka pelayanan kepada masyarakat, Bayangkan jika
fungsi ini tidak ada dalam pemerintah maka pelayanan kepada masyarakat baik di bidang
kesehatan, penyediaan infrastruktur, pendidikan dan bidang lainnya tidak dapat berjalan
sebagaimana mestinya.
B. SASARAN STRATEGIK FUNGSI PEMBELIAN
Dalam melaksanakan audit manajemen terhadap fungsi pembelian maka, terlebih dahulu
harus diketahui apa sasaran strategik fungsi pembelian. Apa yang dimaksud dengan sasaran
strategik fungsi pembelian ?
Sasaran strategik fungsi pembelian adalah ukuran atau patokan yang digunakan untuk
mengukur tingkat efisiensi fungsi pembelian pada perusahaan. Jika fungsi pembelian dapat
mencapai sasaran strategik maka dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan fungsi pembelian
memiliki efesiensi yang tinggi. Berikut ini sasran strategis pada fungsi pembelian adalah sebagai
berikut :
Sasaran Strategik Fungsi Pembelian
1. Terjaminnya kesinambungan pasokan bahan mentah, bahan baku, dan bahan penolong lainnya yang
diperlukan dalam proses produksi.
2. Mengupayakan terjaminnya persediaan bahan mentah dan suku cadang agar berada pada tingkat
yang aman.
3. Tersedianya peralatan dan bahan pendukung produksi lainnya yang diperlukan agar standar mutu
dan ketepatan penggunaan dapat tercapai.
4. Pengadaan bahan mentah, bahan baku, suku cadang, bahan lainnya, dan aneka jasa yang
diperlukan harus dilaksanakan dengan biaya yang serendah mungkin.
5. Pelaksanaan sistem pengawasan yang digunakan untuk memastikan bahwa nilai dan biaya pengadaan
telah sesuai, dengan terus-menerus melakukan pengurangan biaya pembelian.

6. Komunikasi yang baik dengan pihak manajemen puncak dalam bentuk informasi yang paling akurat
mengenai bahan dan aneka jasa yang dibutuhkan perusahaan.
7. Terwujudnya kerja sama dari unit kerja atau unit fungsional lain dalam perusahaan untuk menjalankan
fungsi pembelian dengan baik.

C. SIKLUS KEGIATAN FUNGSI PEMBELIAN

Siklus Kegiatan Fungsi Pembelian sebagaimana berikut :
 D. KONSEP DAN PROSEDUR AUDIT MANAJEMEN FUNGSI PEMBELIAN
Audit manajemen fungsi pembelian merupakan proses audit internal yang berfokus pada pencarian dan
penemuan fakta dan informasi yang berkaitan dengan risiko pengendalian dalam kegiatan fungsi
pembelian. Audit manajemen fungsi pembelian merupakan kegiatan yang tak terpisahkan untuk
memastikan bahwa dukungan terhadap kegiatan operasional perusahaan tak terhenti

Audit manajemen dilakukan terhadap keseluruhan siklus fungsi pembelian dalam suatu perusahaan yang
mencakup pengadaan bahan baku dan pendukung lainnya, serta fungsi operasional lain yang terkait,
seperti penerimaan barang, operasi gudang, utang dagang, dan sebagainya. Selain itu faktor lainnya adalah
tingkat persediaan yang akan disimpan, dan investasi yang dikeluarkan untuk pengadaan persediaan

Prosedur audit manajemen terhadap fungsi pembelian mencakup 2 elemen dasar sebagai berikut :
1. Prosedur Audit Kendali Keuangan
Prosedur audit kendali keuangan yang terkait dengan fungsi pembelian bertujuan untuk
mengendalikan:
a. pengeluaran dana untuk pembelian barang dan jasa harus melalui otorisasi pihak yang
berwenang;
b. bentuk hubungan antara fungsi pembelian perusahaan dengan pihak pemasok
2. Prosedur Audit Operasional
Dalam operasionalisasi fungsi pembelian, hubungan antara fungsi pembelian dan pemasok
yang sudah berjalan lama berpotensi menimbulkan konflik kepentingan, seperti preferensi yang
telah ditetapkan sebelumnya ataupun kesepakatan yang tidak wajar antara personel fungsi
pembelian dengan pihak pemasok. Untuk itu, prosedur pembelian harus dibakukan melalui
dokumen tertulis, disertai dengan pengawasan yang ketat. Standar pemilihan pemasok harus dibuat
secara jelas dan terperinci sehingga penunjukan pemasok harus dapat dijelaskan alasan-alasannya.
Seluruh fungsi pembelian harus bebas dari kepentingan terselubung yang mementingkan diri
sendiri, dan setidaknya melalui pernyataan resmi yang disampaikan kepada perusahaan.

Ruang lingkup Audit Manajemen Fungsi Pembelian

Audit manajemen fungsi pembelian berupaya untuk menggali segala jenis informasi yang berkaitan dengan
fungsi pembelian agar bermanfaat bagi manajemen untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi
perusahaan secara keseluruhan.
Sasaran audit manajemen fungsi pembelian terdiri dari
1. Sasaran Strategik Fungsi Pembelian
2. Perencanaan Operasional/Induk
3. Tipe dan Struktur Organisasi Pembelian
4. Mekanisme Pengendalian Pembelian
A. LANGKAH-LANGKAH AUDIT MANAJEMEN FUNGSI PEMBELIAN
Langkah-langkah yang harus dilakukan auditor manajemen dalam melakukan audit
manajemen fungsi pembelian secara lebih terperinci diuraikan dalam contoh prosedur
berikut ini.
1. Memperoleh pemahaman mengenai fungsi pembelian, termasuk seluruh orang yang
mendapatkan kewenangan untuk melakukan pembelian atas nama perusahaan.
Struktur organisasi pembelian dan hubungan pelaporan harus didokumentasikan.
2. Mendokumentasikan alur proses pembelian yang masih berbasis kertas, dimulai dari
saat awal, yaitu menentukan formulir pesanan pembelian standar.
3. Mendokumentasikan alur proses pembelian yang dilakukan secara otomatis
melalui jaringan komputer dan internet, seperti electronic data interchange (EDI).
4. Menentukan apakah pesanan pembelian standar telah berisi termin dan persyaratan
yang sesuai dengan kebijakan perusahaan dan prosedur kontrol terhadap PO yang
telah dijalankan dengan baik.
5. Memahami proses pemilihan pemasok, baik pemasok yang sudah lama berhubungan
bisnis dengan perusahaan maupun calon pemasok baru.
6. Menentukan apakah prosedur pembelian dilakukan untuk menentukan pemasok yang
paling kompetitif, baik dalam harga maupun kualitas.
7. Menganalisis batasan wewenang pembelian yang dimiliki oleh pihak-pihak yang
menjalankan fungsi pembelian.
8. Memahami sistem penyimpanan file untuk seluruh dokumen pembelian, termasuk
formulir dan lembar yang digunakan.
9. Menentukan apakah fungsi pembelian telah memiliki prosedur untuk menghindarkan
konflik kepentingan antara karyawan dengan pemasok
10. Menganalisis prosedur penanganan yang dilakukan oleh fungsi pembelian,
terkait dengan sejumlah permasalahan pembelian, seperti keterlambatan pengiriman,
dan barang cacat.
11. Memeriksa kontrak atau perjanjian pembelian, seperti adanya persyaratan
pembelian tertentu, dan penetapan harga
B. HASIL AUDIT MANAJEMEN FUNGSI PEMBELIAN
Hasil audit Mnajemen fungsi pembelian berisi Isi laporan audit berkaitan dengan
pelaksanaan tanggung jawab fungsi pembelian adalah memastikan bahwa:
1. penanganan informasi oleh fungsi pembelian telah dilakukan dengan benar. Berbagai
catatan yang akurat, seperti catatan mengenai proses pembelian yang pernah dilakukan
sebelumnya, daftar pemasok ataupun proses pengiriman disimpan dan dimanfaatkan
dengan baik;
2. proses pengadaan barang/jasa telah dilakukan dengan baik, seperti melalui
pengawasan terhadap permintaan barang/jasa, diupayakan lebih dari satu penawaran
yang diterima oleh perusahaan analisis seluruh penawaran yang masuk sampai
dengan proses penerbitan PO, penerimaan barang, dan penyelesaian pembayaran
faktur
Demikian .............!!!!

Daftar Pustaka

Siregar, Sylvia Veronica N.P (2015) Audit Manajemen, edisi 2, Universitas Terbuka