BAB III

ALUR BARANG

A. PENERIMAAN BARANG LOKAL DAN IMPORT

B. RETURN FLOW

Astra Zeneca Indonesia memiliki gudang di cikarang dan external gudang di polu gadung
(APL dan PP). Pembagian fungsi gudang AZ :

1. Gudang di cikarang merupakan tempat penyimpanan bagi barang yang baru diimport
berupa bulk material (tablet inderal) maupun bahan untuk repack dan redress (ID 11),
selain itu gudang AZI di cikarang untuk menyimpan produk yang sudah selesai di
repack maupun di redress dan siap untuk dikirimkan ke gudang pulo gadung untuk
dipasarkan (ID 10)
2. Gudang di pulo gadung (APL dan PP) adalah tempat untuk menyimpan produk yang
siap untuk di pasarkan (ID 10).

Jika produk yang disimpan pada gudang external di pulo gadung expired maka produk
akan dikembalikan ke gudang cikarang untuk selanjutnya diproses untuk dimusnahkan
dari SAP maupun secara fisik di PPLI dengan prosedur sesuai dengan SOP Waste
Management.

Flow sederhana tentang pengembalian barang dan dokumentasi yang diperlukan selama
proses digambarkan seperti demikian:

1. Produk expireddatang di 3. Barang RGIR

gudang cikarang dilengkapi 2. Dibuatlah RGIF
(Return Good
dengan (surat jalan dan (Return Good
tanda terima penerimaan Inspection Form) Inspection
barang) Result)

6. Dibuatlah witness 5. Dibuatlah waste 4. Dibuatlah

destruction form destruction form write off
Penjelasan untuk masing-masing chart:
1. Produk expired datang di Gudang Cikarang dilengkapi dengan surat jalan dan tanda
terima yang diberi judul Rekap Pengiriman Barang Rusak/ Expired
Ref PO Pstg Material Material Qty BUn Batch Exp
date descrip date

Grand total

Pihak gudang Pihak expedisi Penerima

(sign) (sign) (sign)
Ketika Barang datang dilakukan pengecheckkan kesesuaian barang yang datang jika oke
dilanjutkan dengan pembuatan RGIF (Return Good Inspection Form)

2. RGIF
Return Good Inspection Form merupakan sebuah form yang dibuat oleh pihak
gudang cikarang yang berisi:
No Ref costumer Mat.code Mat.desc UoM Batch Reason Exp Qty Check Remarks
date Qty

Keterangan:

a. Refference pada RGIF diisikan sesuai dengan no tanda terima

b. Reason : expired
c. Qty : disesuaikan dengan jumlah quantity dari tanda terima (berdasarkan
dokument)
d. Checked Qty : disesuaikan dengan jumlah fisik yang diterima (data aktual)
Checked Qty dianggap lebih valid dibandingkan dengan Qty, dan data checked Qty
digunakan dalam pembuatan dokumen selanjutnya dari alur return.
e. Remarks : valid (jika qty dan check qty sama) atau not valid (jika qty dan check
qty tdk sama)

RGIF akan di check dan ditanda tangani oleh :

a. Warehouse and logistic Unit- cikarang site (Logistic supervisor)
b. Quality unit
c. Finance unit
d. Warehouse and logistic Unit- external WH

3. RGIR (Return Good Inspection Result)

RGIR merupakan hasil rekapan dari RGIF yang berisi:
 No Ref Return Mat.code Mat.desc UoM Qty Batch Reason Exp Result
date dte

Keterangan :

a. Refference pada RGIF diisikan sesuai dengan no tanda terima atau no RGIF
b. Reason : expired
c. Qty : disesuaikan dengan jumlah quantity dari tanda terima (berdasarkan
dokument)
d. Result : berisi data checked qty yang nantinya akan dikonfirmasikan kembali
kepada pihak gudang external dan HO AZI dan disepakati sebagai jumlah yang
dianggap valid untuk kelanjutan proses

RGIF akan di check dan ditanda tangani oleh :

a. Logistic supervisor
b. Quality Control SPV
c. Finance representative
d. Supply chain Manager
e. Head of Finance

Dari RGIR akan dibuatkan credit note (berisi sejumlah uang yang mewakili
barang yang direturn) kepada pihak APL/PP, jika RGIR sudah dikofirmasikan dan
sudah disetujui maka dilanjutkan dengan penghapusan produk dari SAP yang
didokumentasikan dlm bentuk write off.

4. Write off
Dokumen write off berupa penghapusan produk dari sistem SAP, form ini boleh
dibuat setelah credit note ditanda tangani antara pihak APL/PP dan astrazeneca
Yang berwenang menghapus dari sistem adalah bagian finance dan hal perintah
penghapusan ini dilakukan beriringan dengan produk dikirimkan ke PPLI untuk
dimusnahkan, pada write off tertera sejumlah value yang mewakili jumlah produk
yang direturn.
No Ref SAP Material Material UoM Batch Reason Qty Value
location code des

Keterangan:
a. Refference pada write off diisikan sesuai dengan no tanda terima atau no RGIR
b. SAP location untuk produk return diisikan I301 yang merupakan lokasi untuk
produk yang sudah keluar dari tanggung jawab pengawasan gudang cikarang
namun dikemballikan kembali ke gudang cikarang karena expired
c. Qty : disesuaikan dengan result pada RGIR (berdasarkan dokument)
d. Value : merupakan hasil kali antara qty dengan cost per unit product, cost per
unit product disesuaikan dengan harga dari SAP
 Write off akan di check dan ditanda tangani oleh :
f. Logistic supervisor
g. Supply chain and Logistic Manager
h. Finance manager
i. Site director
j. Head of Finance

5. Waste Destruction Form

Merupakan perintah untuk menghancurkan produk yang expired. Sebelum
tahapan pembuatan form ini material planner supervisor akan membuat PO ke
PPLI.

6. Witness Destruction Form

Setelah limbah dimusnahkan, PPLI akan membuat berita acara pemusnahan
limbah (BAPL)dan Sertifikat Limbah (SL) sebagai dokumentasi tertulis dari
pemusnahan limbah. Proses pemusnahan limbah disaksikan dari pihak AZ
(Supplychain dan Logistic, Quality, Finance, Supply chain dan Logistic gudang
ext)
Witness Destruction Form merupakan dokumentasi terakhir dari flow return

C. REJECT FLOW

Produk reject bisa berasal dari gudang external yang kemudian dikirimkan kembali ke
gudang cikarang sebagai return goods maupun berasal dari gudang cikarang sendiri.
Product reject bisa ditemukan saat produk datang dari supplier kemudian diuji oleh
QC maupun saat produk sudah dikonsumsi oleh bagian produksi dan ditemukan
reject.
Ketika produk yang tidak memenuhi syarat ditemukan di gudang cikarang dibuatlah
dulu Cargo damage / Missing report yang disertakan juga foto product yang direject
serta alasannya.
Flow sederhana tentang product reject dan dokumentasi yang diperlukan selama
proses digambarkan seperti demikian:

1. Cargo
2. reject instruction
Damage/Missing form
3. write off
report

5. witness destruction 4. material destruction

form form

1. Cargo damage/ missing report

2. Reject Instruction Form

Reject Instruction Form merupakan sebuah form yang dibuat oleh pihak gudang
cikarang yang berisi:
No Ref SAP Material Material UoM Batch Reason Qty to Value
storage code descr for be to be
location rejection rejected rejected

Keterangan:
a. Refference pada reject instruction form diisikan damage during production and
transportation
 b. SAP location untuk produk return diisikan I401 yang merupakan lokasi untuk
produk yang menjadi tanggung jawab pengawasan gudang
c. Reason for rejection diisikan damage material
d. Qty : disesuaikan dengan DMR (berdasarkan dokument)
e. Value : merupakan hasil kali antara qty dengan cost per unit product, cost per unit
product disesuaikan dengan harga dari SAP

Rejection form dipisahkan antara finish good dan semi finish dijadikan Rejection
form ID 10 atau ID 11. Perbedaannya terdapat pada personil yang bertanda tangan
Untuk produk finish good (ID 10) yang bertanda tangan:
a. Supply chain and Logistic manager
b. Customer Account Manager
c. Site Director
d. Head of finance
e. Country President
Untuk produk semi finish good (ID 11) yang bertanda tangan:
a. Material planner supervisor
b. Supply chain manager
c. QA and SHE Manager
d. Site Director
e. Finance Manager

3. Write off
No Ref SAP Material Material UoM Batch Reason Qty Value
storage code descr
location

Keterangan:
a. Refference pada write off diisikan no rejection form
b. Reason for rejection diisikan damage found during production atau old
version
Yang bertanda tangan sama seperti write off pada return goods

D. PENANGANAN LIMBAH

Limbah pada AZ Indonesia bisa dibedakan menjadi limbah berbahaya maupun

bukan limbah berbahaya. Keduanya ditangani dengan cara yang berbeda