PENGARSIPAN SURAT-SURAT

NOMOR DOKUMEN REVISI HALAMAN

445.043.347.03.01/2016 I 2

Disahkan oleh
PIMPINAN BLUD RS KONAWE
TANGGAL TERBIT
PROSEDUR
TETAP 13 JUNI 2016

(dr. H. M. AGUS S. LAHIDA, MMR)

NIP. 19670826 199703 1 001

PENGERTIAN : Menyimpan surat-surat kantor baik surat masuk atau surat keluar
sedemikian rupa sehingga dalam pencarian surat‐surat lebih mudah

TUJUAN : Untuk memudahkan pencarian surat‐surat baik surat masuk maupun

surat keluar

KEBIJAKAN : Administrasi harus dilakukan dengan baik dan benar terutama

pada surat surat masuk dan surat surat keluar dan disimpan
dalam jangka waktu tertentu.
 SK direktur
 Prosedur tetap ini harus dilakukan oleh semua petugas
transfusi darah di RS konawe.
PERSIAPAN  MAP/field surat
 Buku agenda surat masuk dan surat keluar
PROSEDUR : 1. SURAT KELUAR
A. Setiap surat-surat keluar sebelum diarsipkan diagendakan
terlebih dahulu dan kemudian surat yang keluar dibuatkan
expedisi sesuai dengan tujuan surat.
B. Setiap surat yang disampaikan ke tempat tujuan harus si
penerima surat membubuhkan tanda tangan/paraf pada buku
expedisi.
C. Surat-surat yang sudah keluar, tindakannya diarsipkan pada
map teka yang telah dipersiapkan sesuai dengan tujuan surat.

2. SURAT MASUK
Surat-surat masuk baik dari lingkungan PMI maupun dari Dinas
Jawatan diluar PMI sebelum diarsipkan surat tersebut diagendakan
terlebih dahulu dan kemudian diperlukan tindak lanjut (jawaban)
segera atau bisa dan selanjutnya diteruskan kepimpinan. Setelah
ditindaklanjuti/disposisi oleh atasan barulah surat tersebut
diarsipkan pada map yang sudah dipersiapkan sesuai dengan
tujuan surat

3. PEMUSNAHAN ARSIP
 Mengingat tempat/gudang penyimpanan arsip sangat terbatas,
maka berdasarkan aturan yang ada, setiap lima (5) tahun
arsip ini dimusnahkan berdasarkan Surat Berita Acara dan pada
pemusnahannya disaksikan oleh staf dan pimpinan

UNIT TERKAIT : Seksi Tata Usaha