BAB I

PENDAHULUAN

Rapat merupakan salah satu komponen penting dalam sebuah organisasi atau
dalam suatu kelompok tertentu. Berbagai keputusan yang menyangkut keberlangsungan
organisasi akan dibahaskan dan diputsukan dalam rapat.Rapat merupakan bentuk
kegiatan yang banyak dapat menyelesaikan masalah-masalah organisasi.
Kesalahpahaman, perbedaan pendapat, penyamaan ide dapat diselesaikan melalui rapat.
Rapat adalah pertemuan untuk merundingkan sesuatu.
Mengingat pentingnya rapat bagi keberlangsungan sebuah organisasi, maka suatu
organisasi harus selalu memasukkan rapat ke dalam agenda organisasi. Berbagai jenis
rapat pun harus diperhatikan. Jenis rapat tertentut akan digunakan untuk membahas
masalah tertentu pula. Jenis rapat mencerminkan tujuan dari diadakannya rapat itu
sendiri.
Untuk mencapai hasil maksimal, maka syarat-syarat untuk terlaksananya rapat
yang baik pun harus diperhatikan. Selain itu, bagaimana tata cara pelaksanaan rapat juga
harus diatur, kemudian tipe pemimpin dalam suatu rapat juga sangat menentukan arah
berjalannya suatu rapat.
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Rapat
Dibawah ini ada beberapa pengertian rapat dari beberapa sumber, namun pada
dasarnya memiliki makna yang sama, antara lain :

1. Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan,

instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk
membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan
hasil kesepakatan bersama
2. Rapat(pengertian luas) rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang
melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting.
3. Rapat (pengertian sempit) rapat dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan
beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub bab ini
hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih
kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.
4. Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang
bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik
swasta maupun pemerintah.
5. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah
kelompok.
6. Rapat merupakan media yang dapat dipakai unttuk pengambilan keputusan
secara musyawarah untuk mufakat

B. Tujuan Rapat
Tujuan rapat adalah:
1. Untuk memecahkan atau mancari jalan keluar suatu masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai sarana koordinasi
4. Agar peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang
dikemukakan

C. Jenis-Jenis Rapat
 Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang
berbeda. Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi
peninjauannya :

1. Berdasarkan Jenis
Menurut jenisnya, rapat dibagi menjadi dua, yaitu:
a) Rapat Resmi. Yaitu rapat yang diselengggarakan untuk membahas
masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat
pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan.
b) Rapat tidak resmi.Yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pemimpin
dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pipmpinan atau ruang rapat
untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat
ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk
mengakrabkan pimpinan dengan stafnya.

2. Berdasarkan Hasil
Menurut hasilnya, rapat dibagi menjadi dua macam:
a) Rapat Mengikat. Bentukya adalah sebagai berikut:
 Kongres, musyawarah, muktamar, konferensi. Adalah suatu rapat
yang diadakan oleh orang-orang tertentu untuk memutuskan
sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat.
 Rapat musyawarah kerja, konferensi kerja. Adalah suatu rapat yang
diadakan oleh suatu organisasi untuk membicarakan masalah-
masalah program kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan
langkah lanjutan.
 Perundingan. Adalah suatu rapat yang membicarakan secara
mendalam.
b) Rapat tidak mengikat. Bentuknya adalah sebagai berikut:
 Debat, yaitu diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu
masalah.
 Polemik, yaitu diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan
biasanya dilakukan secara tertulis.
 Diskusi Panel, yaitu suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa
orang dan diikuti oleh sejumlah massa.
  Simposuium, hampir sama dengan diskusi panel, hanya
jangkauannya lebih luas.
 Temu Karya, yaitu forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang
bersifat teknis.
 Seminar, yaitu suatu diskusi yang membicarakan suatu masalah
secara alamiah dan didampingi ahli.
 Loka Karya, yaitu suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang
yang memiliki keahlian teretntu (bergerak di bidang tertentu)
dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem
yang ada.
 Sarasehan, yaitu suatu forum terbuka untuk menyampaikan
perasaan / unek-unek.
 Temu Wicara, yaitu forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek,
atau usul, biasanya dilakukan dengan pejabat.
 Penataran, yaitu kegiatan pendidikan dalam rangka
menyempurnakan/meningkatkan pengetahuan dan keterampilan.
 Penataran Loka Karya (Penlok), yaitu kegiatan pendidikan dalam
rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan
konsep pengetahuan yang bersifat teknis.

3. Berdasarkan Tujuan
a) Rapat Penjelasan ( Teaching Conference ). Adalah rapat yang bertujuan
untuk memberikan penjelasan kepada anggota tentang kebijaksanaan yang
diambil oleh pimpinan organisasi tentang prosedur kerja baru, untuk
mendapatkan kesenangan kerja.
b) Rapat Pemecahan Masalah ( Problem Sulfing Conference ). Adalah
rapat yang bertujuan untuk mrncari pemecahan masalah tentang suatu
masalah yang sedang di hadapi.
c) Rapat Perundingan ( Negotiation Conference ). Adalah rapat yang
menghindari timbulnya suatu perselisihan. Mencari jalan tengah agar tidak
selalu merugikan kedua belah pihak.

4. Berdasarkan Sifat
 a) Rapat formal. Adalah rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan
terlebih dahulu. Menurut ketentuan yang berlaku dengan persetujuan
secara resmi mendapat undangan.
b) Rapat informal. Adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu
perencanaan formal. Rapat terjadi setiap saat, kapan saja, di mana saja, dan
dengan siapa saja. Rapat informal dapat terjadi scr kebetulan karena para
pesertanya bertemu dan membicarakan suatu masalah yang menyangkut
kepentingan bersama.
c) Rapat terbuka. Adalah rapat yang dapat di hadiri oleh setiap anggota
menteri yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.
d) Rapat tertutup. Adalah rapat yang di hadiri oleh peserta khusus atau
tertentu, yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang bersifat rahasia.

5. Berdasarkan Jangka Waktu

a) Rapat mingguan. Adalah rapat yang diadakan sekali dalam seminggu,
yang membahas masalah-masalah rutin yang di hadapi oleh masing-
masing peserta rapat.
b) Rapat bulanan. Adalah rapat yang diadakan sebulan sekali, tiap akhir
bulan. Untuk membahas hal-hal/ peristiwa pada bulan yang lalu.
c) Rapat semester. Adalah rapat yang diadakan tiap semester, yang bertujuan
untuk mengadakan evaluasi hasil kerja selama 6 bulan yang lalu dan
mengambil langkah selanjutnya dalam jangka waktu 6 bulan berikutnya.
d) Rapat tahunan. Adalah rapat yang diadakan sekali dalam setahun
(maksudnya rapat pemegang saham).

6. Berdasarkan Frekuensi
a) Rapat rutin. Adalah rapatyang telah ditentukan waktunya (mingguan,
bulanan, tahunan).
b) Rapat insidental. Adalah rapat yang tidak berdasrkan jadwal, tergantung
pada masalah yang di hadapi.Biasanya rapat ini diadakan apabila ada
masalah yang sangat ungeril yang harus segera dipecahkan bersama.

7. Berdasarkan Nama
 a) Rapat kerja. Adalah rapat yang membicarakan keseluruhan unit kerja dan
rapat ini biasnya di adakan satu tahun sekali.
b) Rapat dinas. Adalah rapat yang diadakan untuk kepentingan pembicaraan
urusan kantor sehari-hari yang menyangkut kedinasan.
c) Musyawarah kerja.

D. Rapat yang Baik

Agar tujuan rapat sesuai dengan yang diharapkan, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam rapat. Rapat dikatakan baik apabila memenuhi persyaratan sebagai
berikut :
1. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik
Pimpinan yang baik adalah : seorang yang aktif, berwawasan luas, cakap, dapat
memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung. Dapat berbicara
dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan, tidak otoriter,
memberikan kesempatan yang sama pada setiap anggota untuk memberikan suaranya.
Check list berikut dapat membantu seorang pimpinan rapat/ pertemuan :
 Menjelaskan sasaran dan tujuan?
 Menetapkan prioritas
 Mendorong proses pembuatan keputusan
 Mengarahkan orang-orang pada kemampuan terbaik mereka =>
berkomunikasi dengan baik dg peserta, melempar pertanyaan-pertanyaan,
mendorong peserta membuat asumsi, mendengar, menjelaskan persoalan,
memotivasi pertemuan untuk mencapai tujuan utama rapat/ pertemuan,
menangkap agenda-agenda pribadi yang tersembunyi dari para peserta, dan
mengendalikannya
 Merangsang hal-hal terbaik dari peserta
 Mengatur waktu dengan baik
 Menyimpulkan dengan dibantu oleh seorang Notulis [lihat tentang notulis]

2. Suasana rapat terbuka

Artinya tidak ada hal-hal yang disembunyikan. Tiap anggota rapat berbicara
secara terbuka, obyektif sehingga tidak menimbulkan prasangka yang negatif
terhadap peserta rapat yang lain.
 3. Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif dan hindari terjadinya monopoli
pembicaraan

4. Selalu mendapat bimbingan dan pengawasan

Pimpinan rapat berfungsi sebagai pemberi bimbingan, pengarahan, kemudahan
terhadap para peserta rapat. Pemimpin harus mampu mengadakan pengawasan
terhadap jalannya rapat, pengawasan terhadap para peserta rapat, baik secara
kelompok, maupun secara individu, agar pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan
rapat.

5. Hindari perdebatan
Suatu rapat tidak efektif apabila terjadi debat yang berkepanjangan tanpa arah,
sehingga menghabiskan waktu dan tujuan rapat tidak tercapai.

6. Pertanyaan singkat dan jelas

E. Rapat yang Efektif

Pemimpin rapat dapat menciptakan rapat yang lebih efektif dengan menggunakan
cara-cara praktis yang telah mendapat rekomendasi dari para top manajer, pakar bisnis,
dan buku-buku yang membahas ini. Cara ini bahkan bisa langsung diterapkan untuk
mendapatkan solusi yang lebih cepat dan lebih efektif.

1. Agenda Rapat
Tidak mungkin terjadi suatu rapat yang efektif, jika rapat dilakukan tanpa
agenda yang jelas. Buat suatu agenda yang jelas dan mampu menghasilkan solusi
yang tepat. Bukan hanya sketsa, tetapi juga deskripsi dari apa yang akan dibicarakan.
Sehingga mereka tahu hasil apa yang ingin didapat.
Peserta yang melakukan presentasi harus menyiapkan semua bahan dengan
lengkap agar dapat menyelesaikan presentasinya sesuai waktu yang telah ditentukan.
Agar lebih jelas, berikan lembaran agenda pada setiap peserta rapat. Tentu saja
agenda yang ditulis secara detail, bukan hanya berisi tema, karena hal ini sangat
rentan melenceng.
Agenda rapat sebaikanya hanya berisi permasalahan yang memang tengah
dialami saja. Sebab kebanyakan rapat, bukan hanya membahas hal yang bermasalah,
bahkan yang tidak bermasalah juga dibicarakan. Sehingga, orang yang tidak
bermasalah pun terpaksa harus bebicara di dalam rapat.

2. Komunikasi
Komunikasikan agenda rapat dengan cara membaginya terlebih dahulu.
Sehingga peserta rapat dapat mempersiapkan materi tentang topik yang akan dibahas
di dalam rapat.

3. Jadwal Rapat
Jadwal yang baku akan membantu para manajer mendapat laporan secara tepat
waktu dan mendisplinkan para karyawan untuk menghadiri rapat.

4. Perhatikan Situasi
Beberapa manajer mampu membuat rapat menjadi efektif dan efisien, tetapi
juga ada manajer yang memaksakan keputusannya pada peserta rapat agar rapat bisa
cepat selesai. Rapat yang efektif bukan dilihat dari waktu pelaksanaan yang singkat,
tetapi bagaimana kita mempu mempertemukan pendapat yang berbeda dengan situasi
yang nyaman dan kondusif.

5. Pengambilan Suara
Pengambilan suara merupakan cara tersingkat untuk mendapatkan keputusan.
Pengambilan suara dapat diambil bila diskusi yang terjadi tidak memperlihatkan
gambaran keputusan yang terang dan tidak ada mayoritas mutlak. Sebelum
melakukan proses pengambilan keputusan, voting akan lebih mempercepat
pengambilan keputusan, sehingga mereka harus siap menerima apapun keputusannya.

6. Batasi Masalah Diskusi

Para pakar menyarankan untuk membahas permasalahan berbeda di rapat yang
berbeda pula. Saat membuka rapat, jelaskan bahwa mereka hanya akan membahas
permasalahan tertentu. Topik yang memerlukan diskusi, dilakukan pada rapat yang
khusus mendiskusikan masalah tersebut.
Untuk mendapat keputusan, maka diperlukan rapat khusus pengambilan suara.
Pembatasan ini memberikan anggotanya untuk lebih siap dalam mencari solusi dan
menetapkan pilihan di luar rapat, sehingga hasil yang didapat pun memuaskan. Dan
rapat pun telah berjalan secara efektif dan efisien.

F. Perencanaan Rapat
Perencanaan rapat memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan
produktifitas rapat. Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam merencanakan
rapat (yang sifatnya resmi) adalah sebagai berikut:
1. Persiapan ruangan dan tata ruang rapat
Persiapkan tata ruang rapat berdasarkan pertimbangan:
 Jumlah partisipan
 Hubungan masing-masing partisipan
 Level keintiman
 Jenis rapat (diskusi, pesentasi, kuliah)
 Apakah kita ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi
2. Persiapan administrasi
a) Membuat surat undangan rapat
b) Menyusun acara/agenda rapat
c) Menyusun daftar hadir
d) Mempersiapkan bahan rapat
e) Persiapan peralatan rapat
f) Membuat catatan hasil rapat / notulis
g) Pengiriman hasil rapat
h) Tindak lanjut rapat

G. Tata Cara Pelaksanaan Rapat

1. Pembukaan
Pembukaan yang dilakukan oleh pimpinan tertinggi perusahaan [dewan
komisaris] atau pejabat, yang menyatakan bahwa rapat resmi dibuka. Pimpinan
tertinggi/ pejabat hanya memberikan pengarahan seperlunya, dan hal-hal yang
dianggap penting sebagai pedoman lebih lanjut bagi peserta rapat. Pimpinan tertinggi/
pejabat tidak terlibat dalam rapat yang akan berlangsung.
Pembukaan yang dilakukan oleh pimpinan rapat, yang menyatakan parat siap
dimulai, umumnya diawali dengan berdoa. Pimpinan mengikuti rapat sampai dengan
selesai.
 2. Pembagian Tugas
Peserta rapat dibagi dalam beberapa kelompok, sesuai dengan topik yang
dibahas. Masalah yang dibawa dalam rapat bisa dibagi dalam beberapa topik
3. Diskusi/ rapat kelompok
4. Rapat pleno
Dalam rapat pleno, setiap kelompok menyampaikan hasil pembahasannya
menurut topik yang dibahas. Kelompok lain mungkin memberikan ulasan, pandangan,
masukan, dll.
5. Perumusan
Biasanya diserahkan kepada suatu tim tersendiri, yang dinamakan tim
perumus.
6. Reproduksi dan pendistribusian naskah
Hasil perumusan diserahkan kepada ketua atau pemimpin rapat untuk
disahkan. Naskah yang telah disetujui/ disahkan kemudian diperbanyak untuk
selanjutnya dibagikan kepada para peserta rapat, dan unit-unit kerja dalam organisasi
yang ada hubungannya dengan hasil rapat.

H. Tipe-Tipe Pemimpin Rapat

1. Tipe Otoriter
Sifat kepemimpinan yang demikian mengakibatkan rapat/ pertemuan tidak
hidup, statis, hanya menunggu perintah dari atas.
 Pimpinan menganggap dirinya sebagai orang yang paling berkuasa,
paling mengetahui
 Pimpinan menentukan segala kegiatan kelompok secara otoriter
 Pimpinan yang menentukan, apakah yang akan dilakukan oleh kelompok
 Para peserta rapat tidak diberi kesempatan untuk memberikan pandangan
atau pendapat atau saran-saran
 Pemimpin tidak terlibat dalam interaksi kelompok peserta
 Pemimpin hanya memberikan instruksi-instruksi mengenai apa yang
harus dikerjakan.

2. Tipe Laissez-faire
 Disebut juga tipe liberal
  Pemimpin memberikan cukup kebebasan kepada para peserta untuk
mengambil langkah-langkah sendiri dalam menghadapi sesuatu.
 Pemimpin menyerahkan segala sesuatunya kepada para peserta
[penentuan tujuan, langkah-langkah, kegiatan-kegiatan yang akan
diambil, serta sarana atau alat yang akan dipergunakan]
 Pemimpin bersifat pasif, tidak ikut terlibat langsung dalam kegiatan
kelompok, tidak mengambil inisiatif apapun
 Pemimpin seolah-olah hanya bertindak sebagai penonton saja, meskipun
ia berada di tengah-tengah para peserta.

3. Tipe Demokratis
Tipe kepemimpinan demokratis sering dibedakan dengan dengan tipe open
management. Perbedaannya terletak pada pengambilan keputusan.
 Sifatnya terbuka ; memberikan kesempatan kepada para anggota untuk
ikut berperan aktif, ikut menentukan tujuan kelompok, berperan sebagai
pembimbing.
 Memberi pengarahan, memberi petunjuk, memberi bantuan kepada para
peserta, terlibat langsung dalam interaksi rapat, ikut serta dalam kegiatan
kelompok
 Keputusan yang diambil berdasarkan hasil musyawarah
 BAB III
PENUTUP

Rapat mencerminkan esensi dari organisasi. Rapat menyingkap kondisi dari

orang-orang yang terlibat dalam organisasi tersebut. Rapat yang dikelola dan dipimpin
dengan baik akan mencerminkan efektifitas dari suatu organisasi.
Rapat merupakan media komunikasi kelompok, yang pada prinsipnya untuk
mendapatkan salingpengertian. Dari pihak pemimpin, rapat bertujuan memberikan
kesempatan kepada bawahan untuk menyampaikan pendapat, saran, ide-ide langsung
kepada pemimpin. Dari pihak bawahan, rapat merupakan kesempatan baik untuk bertatap
muka dengan pimpinan sekaligus dengan para staf lainnya. Demi keberlangsungan suatu
organisasi, rapat harus selalu daiagendakan dalam memmbahas setiap kebijakan dan atau
permasalahan.
 REFERENSI

http://rtn-alwaysforyou.blogspot.com, diakses pada hari Sabtu, 30 Oktober 2010.

http://dedidwitagama.wordpress.com/2009/03/31/belajar-rapat-yang-efektif, diakses pada 18
april 2018.
http://hensyam.wordpress.com/2007/08/15/teknik-bersidangrapat, diakses pada 22 april 2017
http://www.psikologizone.com/mempersiapkan-rapat-kerja-efektif-dan-efisien, diakses
pada hari Minggu, 22 april 2018.
http://guruvalah.20m.com, diakses pada 22 april 2018.