MAKALAH

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

MANAJEMEN DAN PENGENDALIAN

Anggota Kelompok :

Putri Miranda Sari - 1502120845

Rivani Noviarifta S. P. - 1502115828

Wahyu Indrawan EKONOMI

FAKULTAS - 1502120582
DAN BISNIS

AKUNTANSI

UNIVERSITAS RIAU

2018
 Manajemen dan Pengendalian

Pengertian sistem pengendalian manajemen adalah suatu alat untuk yang berfungsi untuk

mengimplementasikan strategi guna mencapai tujuan organisasi. Pengendalian manajemen

merupakan fungsi penting dalam organisasi. Pandangan kuno menyebutkan SPM merupakan

cybernetic yang sederhana atau sistem pengaturan yang melibatkan umpan baliktunggal,

membandingkan ukuran dengan standar yang diinginkan. Lebih umum, SPM memfokuskan

pada pemberian dorongan karyawan untuk melakukan hal yang terbaik bagiperusahaan. Artinya,

pengendalian manajemen bersifat proaktif daripada reaktif.

Tujuan dari sistem pengendalian manajemen adalah untuk meningkatkan keputusan

kolektif dalam sebuah organisasi dengan cara yang ekonomis. Kegagalan dalam pengendalian

manajemen akan membawa kerugian finansial yang besar, rusaknya reputasi dan bahkan

mungkin dapat membawa kegagalan bagi organisasi. Seperti contoh kasus berikut ini :

Pada Oktober 2009, broker saham Seymour Pierce di London didenda sebesar £154.000

oleh FSA karena kegagalannya mencegah kejahatan karyawannya. Lemahnya pengendalian

pada broker menyebabkan karyawan dapat mencuri hampir mendekati £150.000 dari

beberapa rekening pribadi milik klien, dan kemudian menutupi pencurian, setelah lebih dari

36 transaksi yang terpisah antara tahun 2003 dan 2006. Karyawan yang melakukan kejahatan

telah menghilang sebelum ditemukannya penipuan tersebut, hal ini baru diketahui setelah

penggantinya menemukan perbedaan pada catatan akuntansi. Manajer Seymour Pierce

menyatakan bahwa ketika masalah penipuan tersebut diketahui maka mereka segera

melaporkannya pada pihak yang berwajib. Margaret Cole, Director of Enforcement and

Financial Crime di FSA, menyatakan: “Hal ini merupakan bagian kegagalan yang serius pada

Seymour Pierce. Penipuan tidak diakukan dengan cara yang canggih dan seharusnya dapat
dideteksi pada tahap awal jika prosedur dilakukan dengan cara yang benar. Penipuan yang

serius melemahkan integritas mereka di pasar, hal ini merupakan waktu yang tepat untuk

mengingatkan konsekuensi pada perusahaan yang gagal menempatkan sistem secara tegas

dan pengendalian untuk menghindari transaksi yang ilegal.”. Simon Morris, partner jasa

bidang keuangan pada lembaga hukum CMS Cameron McKenna, menambahkan: “Semua

perusahaan seharusnya memerhatikannya sebagai peringatan akhir dan harus menambah

usaha mereka untuk memastikan bahwa sistem dan pengendaliannya membutuhkan

pengaman, baik dari sisi internal maupun eksternal.”.

Tetapi tidak setiap masalah pengendalian melibatkan penipuan. Sistem pengendalian

juga harus mencegah kesalahan. Sebagai contoh, pada Juli 2009, seorang karyawan di

Westpark, sebuah bank di Australia, secara tidak sengaja melakukan penarikan pada rekening

nasabah sebesar $10 juta padahal nasabah meminta hanya $100.000. Westpark telah

mengembalikan sejumlah uang, tetapi masih terdapat $3,8 juta yang masih belum dilunasi.

Karyawan yang telah melakukan kesalahan telah memiliki pengalam kerja lebih dari 30 tahun,

dan seharusnya dia dapat dipercaya. Sekarang pengendalian seharusnya juga mencegah

terjadinya kesalahan.

Contoh-contoh tersebut menunjukkan pentingnya memiliki sistem pengendalian

manajemen (SPM) yang baik dan berbagai masalah, seperti pencurian, penipuan dan

kesalahan yang tidak disengaja - dapat diatasi. Akan tetapi, memiliki pengendalian yang lebih

tidak selalu menjamin pengendalian yang lebih baik. Jika dirancang dengan baik, SPM

memengaruhi perilaku karyawan pada cara yang diharapkan, dan karenanya, meningkatkan

probabilitas yang di mana perusahaan akan mencapai tujuannya.

Dengan demikian, fungsi utama pengendalian manajemen adalah memengaruhi perilaku

agar sesuai dengan yang diinginkan. Keuntungan pengendalian manajamen adalah

peningkatan probabilitas tujuan yang akan dicapai oleh perusahaan. Pengendalian manajemen

adalah bagian akhir dari proses manajemen.

A. Manajemen

Manajemen bisa diartikan sebagai semua yang berhubungan dengan proses di mana

sumber daya perusahaan dan aktivitas diarahkan pada pencapaian tujuan perusaahan.

Istilah pengendalian manajamen tampak pada kolom ketiga yang memisahkan fungsi

manajemen sebagai sebuah proses yang melibatkan penentuan tujuan, formulasi strategi

dan pengendalian manajemen. Sehingga, pengendalian merupakan bagian akhir dari proses

manajemen.

1. Penentuan Tujuan

Pengetahuan mengenai tujuan merupakan prasyarat untuk mendesain SPM.

Tujuan tidak harus bersifat finansial. Pada beberapa organisasi, karyawan harus

memahami apa yang menjadi tujuan organisasi karena harus ada klaim bahwa

tindakan yang dilakukan oleh karyawan disengaja atau tidak dapat mendukung proses

mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

2. Formulasi Strategi

Strategi didefiniskan sebagai cara bagaimana organisasi seharusnya menggunakan

sumber daya yang dimilikinya untuk mencapai tujuannya. Banyak organisasi

mengembangkan strategi formal yang dikolaborasikan dengan perencanaan. Sebagian

lainnya tidak memiliki strategi formal, dan mencoba untuk merespons kesempatan yang

ada pada diri mereka sendiri. Demikian, visi strategis sering kali datang melalui proses

dinamis dalam organisasi dan bukan melalui pembuatan strategi yang bersifat formal.

Tujuan mendesai SPM, sangat bermanfaat agar dapat memiliki strategi yang sebisa mungkin

bersifat spesifik dan detail, jika strategi tersebut dapat digunakan sekarang. Strategi

pengendalian yang dinyatakan formal akan memudahkan manajemen, baik untuk

mengindentifikasi alternatif pengendalian manajemen yang layak maupun untuk

mengimplementasikannya secara efektif.

3. Pengendalian Manajemen Versus Pengendalian Strategis

Pengendalian manajemen difokuskan pada eksekusi dan hal ini melibatkan

pertanyaan umum yang diarahkan untuk pengembangan internal perusahaan, misalnya memastikan

karyawan tetap pada tugasnya. Sedangkan pengendalian strategis mengarahkan fokus

utama pada bagian eksternal, yaitu bagaimana organisasi dapat bersaing dengan industri

lain yang sejenis. Pengendalian manajemen dengan kata lain, memlihi fokus utamanya

pada pada hal yang bersifat internal, seperti bagaimana mereka dapat memengaruhi

perilaku karyawan dengan cara yang diinginkan. Dari sudut pandang pengendalian

manajemen, strategi seharusnya dipandang sebagai sesuatu yang bermanfaat tetapi tidak

mutlak diperlukan untuk mendesai SPM yang tepat. Ketika strategi diformulasikan lebih

jelas, alternatif pengendalian lebih memungkinkan untuk dikerjakan, dan menjadi lebih
mudah untuk diimplementasikan pada setiap bentuk pengendalian manajemen secara

lebih efektif.

4. Penekanan Perilaku

Pengendalian manajemen melibatkan manajer dalam mengambil langkah-langkah

untuk memastikan karyawan mengerjakan yang terbaik bagi organisasi karena

karyawan adalah yang membuat organisasi dapat berjalan merupakan tujuan yang

penting karena hal yang terjadi di dalam organisasi ditentukan oleh orang yang ada

dalam organisasi tersebut dan pengendalian manajemen diperlukan untuk menghindari

kemungkinan kemungkinan yang sebaliknya. Ketika karyawan tidak mau bertindak sesuai

dengan keinginan yang diharapkan, manajer harus mengambil langkah pencegahan dengan

menerapkan SPM.

B. Penyebab Masalah Pengendalian Manajemen

1. Kurangnya Pengarahan

Kinerja beberapa karyawan tidak cukup memadai karena mereka tidak mengetahui apayang

diinginkan perusahaan dari mereka. Ketika terjadi kurangnya pengarahan, bisa jadi

perilaku yang diinginkan disebabkan karena faktor kebetulan. Sebuah studi percaya bahwa

tujuan yang dimiliki oleh karyawan tidak selaras dengan tujuan organisasi, dan rangkaian

tujuannya lebih didasarkan pada pandangannya sendiri, bukan pemimpinnya. Sehingga salah

satu fungsi pengendalian manajemen melibatkan pemberian informasi kepada karyawan

tentang bagaimana cara mereka dapat berkontribusi secara langsung untuk memenuhi

tujuan perusahaan.

2. Masalah Motivasi

Ketika karyawan memahami apa yang diharapkan dari dirinya, beberapa diantaranya tidak berbuat

sebagaimana yang diharapkan perusahaan karena masalah motivasi. Masalah motivasi

merupakan masalah yang umum karena tujuan individu dan tujuan perusahaan secara alami

tidak sejalan - individu memiliki kepentingan sendiri. Pada kasus yang ekstrim, hal

tersebut dapat berakibat pada penipuan, beberapa pengaruh berat, termasuk

memburuknya moral karyawan, terganggunya hubungan bisnis, bahkan hilangnya keuntungan

akibat reputasi yang memburuk , serta biaya hukum. Untuk menghindari perilaku negatif dan

menyimpang, SPM dapat digunakan untuk memberikan motivasi positif atau perilaku

produktif yaitu mendorong karyawan bekerja keras secara konsisten untuk mencapai

tujuan perusahaan.

3. Keterbatasan Individu

Masalah terakhir, ketika karyawan tahu apa yang diharapkan dari mereka dan dimotivasi

untuk memiliki kinerja yang tinggi, pada nyatanya tidak dapat melakukannya dengan baik

karena beberapa keterbatasan lainnya. Secara spesifik mungkin disebabkan karena

kurangnya kemampuan, pelatihan, pengalaman, stamina dan pengetahuan untuk

mengerjakan tugas.

C. Karakteristik Pengendalian Manajemen yang Baik

Pengendalian yang baik berarti manajemen merasa cukup yakin bahwa tidak akan

terjadikejutan yang tidak menyenangkan. Nyatanya, pengendalian yang baik sekalipun tetap

memberikan probabilitas kegagalan yang sama karena pengendalian yang sempurnya

tidaklah ada. Hal tersebut dikarenakan SPM mahal dan jarang jika dengan biaya yang

efektif mencoba untuk mengimplementasikan pengendalian yang cukup bukan dengan

pendekatan yang mengidealkan pengendalian yang sempurna. Biaya yang dikeluarkan

jika tidak memiliki sistem pengendalian yang sempurna dapat disebut dengan kehilangan

kendali. Penilaian apakah pengendalian yang baik telah dicapai harusnya berorientasi

pada masa depandan didorong oleh tujuan. Tujuan tersebut harus berorientasi masa
 depan karena bertujuan untuk tidak memiliki kejutan yang tidak menyenangkan di masa yang akan

datang; dimana masa lalu tidak relevan kecuali digunakan sebagai petunjuk di masa

mendatang.

D. Pencegahan Masalah Pengendalian

Organisasi tidak selalu dapat menghindari masalah pengendalian mereka, tetapi

beberapa diantaranya dapat dihindari dengan meminimalkan tipe masalah pengendalian

yang pasti dan mengetahui sumber permasalahan atau dengan mengurangi potensi

kerugian maksimum jika masalah itu terjadi. Empat strategi yang menonjol untuk

pencegahan adalah :

1. Penghilangan Aktivitas

Manajer sering kali dapat menghindari yang berkaitan dengan entitas khusus atau

aktivitas dengan cara membalik resiko yang potensial dan menggabungkan keuntugan,

kepada pihak ketiga seperti mekanisme subkontrak, perjanjian lisensi, atau divestasi.

Bentuk penghindaran tersebut yang disebut dengan penghapusan aktivitas. Manajer yang

tidak dapat mengendalikan kegiatan tertentu, mungkin dikarenakan tidak memiliki sumber

daya yang dibutuhkan dan pemahaman yang kurang bagus terhadap proses yang dibutuhkan.

Berdasarkan kepustakaan ekonomi yang difokuskan pada aktivitas tertentu (transaksi) dapat

dikendalikan lebih efektif melalui pasar atau hierarki organisasi yang dikenal dengan

biaya transaksi ekonomis.

2. Otomatisasi
 Kemajuan teknologi menyebabkan organisasi mengganti orang dengan mesin dan expert

system dalam melakukan aktivitas yang cukup kompleks dan membuat penilaian serta

keputusan yang anggih. Alat otomatisasi dapat dirancang sesuai dengan perilaku yang tepat.

Akan tetapi, pada sebagian besar situasi manajerial, otomatisasi hanya dapat

menyediakan sebagian solusi terbaik dari pengendalian. Satu kelemahannya adalah

kemungkinan yang terjadi, artinya beberapa hal memerlukan penilaian yang bersifat

intuitif yang memerlukan peran manusia.

3. Sentralisasi

Sentralisasi ada dengan tingkat yang berbeda dalam perusahaan, seperti halnya pada

tingkatan manajemen dalam perusahaan, manajer cenderung melakukan sendiri beberapa

keputusan yang sangat penting yang ada dalam kekuasannya. Sebaliknya, saat keputusan

bersifat desentralisasi, hasil pengendalian dibutuhkan untuk membuat manajer yang

membuat keputusan bertanggung jawab terhadap hasil keputusannya.

4. Pembagian Resiko

Kemungkinan lain untuk pencegahan adalah dengan membagi resiko. Pembagian resiko

dengan pihak luar dapat membatasi kerugian yang dapat terjadi karena perilaku

karyawan yang tidak pada tempatnya. Pembagian risiko dapat dilakukan dengan

membeli asuransi untuk pelindung dalam menghadapi kemungkinan kerugian

besar yang potensial yang mungkin dapat dihindari. Cara lain membagi risiko adalah

dengan masuk dalam perjanjian joint venture. Alternatif penghindaran ini

merupakan solusi yang efektif, atau membatasi, sebagian masalah pengendalian yang

dihadapi oleh manajer. Biasanya jarang terjadi untuk dapat menghindari keseluruhan

resiko karena perusahaan berhubungan dengan resiko, tetapi beberapa perusahaan

menggunakan bentuk penghindaran, otomatisasi, sentralisasi dan pembagian resiko yang

 digunanakan untuk meminimalkan dampaknya terhadap masalah pengendalian

manajemen.

E. Alternatif Pengendalian

Untuk masalah pengendalian yang tidak dapat dihindari dan keputusan bukan dibuat

untuk menghindari, manajer harus mengimplementasikan satu atau lebih mekanisme

pengendalian yang secara umum disebut dengan pengendalian manajemen. Kumpulan

mekanisme pengendalian yang digunakan secara umum merujuk pada sistem

pengendalian manajemen (SPM).

SPM bervariasi antar perusahaan dan antar entitas-entitas ataau bidang keputusan

pada tiap-tiap perusahaan. Daftar berikut menunjukkan beberapa pengendalian yang

digunakan dalam perusahaan manufaktu dan fasilitas komputer, secara bergantian.

Contoh Pengendalian yang Digunakan dalam Perusahaan Manufaktur :

1. Fungsi pengeluaran kas dan penerimaan kas dipisahkan.

2. Penggunaan check protector dan tanda tangan yang selalu terkunci.

3. Departemen akuntansi mencocokkan hasil tagihan atau otoritas khusus untuk

dibayarkan.

4. Melakukan pengecekkan terhadap surat dari seseorang yang mengeluarkan

cek.

5. Departemen akuntansi mencocokkan tagihan dengan salinan surat order

pembelian.
 6. Cek kosong harus disimpan dan dikunci.

7. Imprest accounting digunakan untuk pembayaran gaji.

8. Rekonsiliasi bank hanya disampaikan kepada seseorang yang menulis cek

dan mengelola kas.

9. Jumlah tak terduga dari dana kas dilakukan secra periodik.

10. Order hanya dapat dilakukan hanya dengan persetujuan vendor.

11. Semua pembelian dibuat oleh departemen pembelian.

Contoh Pengendalian yang Digunakan pada Fasilitas Komputer :

1. Terdapat standar penulisan dokumen dari sistem, operasi dan administrasi.

2. Akses terhadap sistem komputer dan seluruh terminal data online hanya dilakukan

oleh petugas.

3. Data diamankan melalui perlindungan fail dengan pita, label fail, proteksi

kriptografik, prosedur duplikasi dan perlunya penyimpanan dupikasi pada remote

site.

4. Pengendalian perangkat keras termasuk duplikasi sirkuit, dual reading, echo check,

pemeliharaan pencegahan, dan sistem power yang tidak dapat diinterupsi.

5. Resiko utama diasuransikan.

6. Sistem backup dan prosedur dikembangkan.

 SPM dari beberapa organisasi mencoba merekrut orang yang hanya dapat dipercaya

untuk menjalankan perusahaan dengan baik. Perusahaan lain menggunakan sistem insentif

sederhana yang didasarkan pada kinerja, dan masih ada beberapa insentif lain yang

ditawarkan yang sangat berpengaruh. Beberapa perusahaan mendasarkan insentifnya pada

pencapaian target dalam hitungan angka, yang lainnya tidak menggunakan hitungan tersebut,

dan yang lain mengevaluasi kinerja hanya secara subjektif. Beberapa perusahaan

mengelaborasikan rangkaian kebijakan dan prosedur yang mereka harapkan untuk dapat

diikuti oleh karyawan, sementara yang lain tidak memiliki prosedur atau mereka membiarkan

penggunaan prosedur yang kuno. Beberapa perusahaan mengintensifkan penggunaan

sejumlah staf audit internal yang profesional., sementara yang lain hanya memastikan paling

tidak karyawan patuh terhadap peraturan yang disyaratkan. Ini hanyalah conoth. Perbedaan

dapat dibuat di antara SPM yang digunakan.

Daftar pustaka

http://rocketmanajemen.com/sistem-pengendalian-manajemen/

STUDI KASUS

LEO’S FOUR-PLEX THEATER

Kesimpulan Permasalahan :

Leo Antonelli membeli bisnis teater Leo’s Four-Plex Theater dan mempercayakan

pengelolaannya pada keponakannya, Bill Reilly. Akan tetapi, Leo merasa prihatin karena

teater tidak menunjukkan keuntungan yang ia harapkan. Hal tersebut disebabkan terdapat

beberapa masalah pengendalian di dalamnya, diantaranya adalah pengelolaan tiket masuk

yang kurang tepat, Bill Reilly yang dalam menjalankan tugasnya kurang professional dan lain

sebagainya.

Solusi Penyelesaian :
Dalam jangka pendek, Leo Antonelli harus memberhentikan Bill Reilly selaku pengelola dan

menggantikannya dengan pihak professional yang mana tidak ada hubungan

darah dengannya.

Dalam jangka panjang, perusahaan Leo’s Four-Plex Theater harus membangun sistem

dari awal. Artinya, melakukan perombakan pada aktivitas-aktivitas yang diduga sebagai

penyebab perusahaan merugi.

Tiket seharusnya berisi nomor tempat duduk dan berisi dua tiket yang mudah dipotong.

Fungsinya adalah ketika pihak di dalam teater mengotorisasi tiket, mereka memiliki rekapan

tiket terjual yang sebenarnya.