Dokumen Awal Proses Pembelajaran (DAPP) 2

Nama : Ayu Triana

NIM : A31115017

Mata Kuliah : SIA

PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

Tujuan dari bab ini adalah menyajikan beberapa topik pendahulu yang umum bagi tiga
siklus pemrosesan transaksi ini. Bab ini dibagi menjadi empat bagian utama. Bagian pertama berisi
gambaran umum pemrosesan transaksi. Bagian ini mengidentifikasi tujuan umum dari ketiga siklus
transaksi dan menentukan peran subsistem individualnya. Bagian kedua menjelaskan hubungan
antara catatan akuntansi dalam membentuk jejak audit baik di sistem manual maupun di sistem
yang berbasis komputer. Bagian ketiga mengkaji teknik-teknik dokumentasi yang digunakan untuk
mewakili sistem. Bagian ini menyajikan teknik dokumentasi untuk sistem manual dan sistem
berbasis komputer. Bagian keempat dari bab ini membahas sistem berbasis komputer. Bagian ini
mengkaji fitur-fitur dasar dari teknologi batch dan teknologi real-time serta implikasinya terhadap
pemrosesan transaksi.

A. GAMBARAN UMUM PEMROSESAN TRANSAKSI

1. SIKLUS TRANSAKSI
Terdapat tiga siklus transaksi yang memproses sebagian besar aktivitas ekonomi
perusahaan, yaitu siklus pengeluaran, siklus konversi dan siklus pendapatan. Siklus-
siklus ini ada dalam semua jenis bisnis-baik yang mencari laba maupun nirlaba.
2. SIKLUS PENGELUARAN
Aktivitas bisnis dimulai dengan pemerolehan bakan baku,properti dan tenaga kerja
melalui pertukaran dengan kas-siklus pengeluaran. Kebanyakan transaksi pengeluarkan
didasarkan pada hubungan kredit diantara mitra dagang. Pengeluaran kas aktual
didasarkan pada saat yang sama dengan penerimaan barang/jasa. Berhari-hari bahkan
berminggu-minggu dapat berlalu diantara kedua peristiwa ini. Jadi dari perspektif
sistem, transaksi ini memiliki dua bagian: komponen fisik (akuisisi barang) dan
komponen keuangan (pengeluaran kas ke pemasok).
 3. SIKLUS KONVERSI
Sistem konversi terdiri atas dua subsistem utama, yaitu sistem produksi dan sistem
akuntansi biaya. Sistem produksi melibatkan perencanaa, penjadwalan dan
pengendalian produk fisik melalui proses produksi. Sistem akuntansi biaya memantau
arus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi. Informasi yang dihasilkan oleh
sistem ini digunakan untuk pengendalian persediaan, penganggaran, pengendalian
biaya, pelaporan kinerja dan keputusan manajemen.
4. SIKLUS PENDAPATAN
Perusahaan menjual barang jadi ke pelanggan melalui siklus pendapatan, yang
melibatkan pemrosesan penjualan tunai, penjualan kredit, dan penerimaan kas setelah
penjualan kredit. Transaksi siklus pendapatan juga memiliki komponen fisik dan
keuangan, yang diproses terpisah.
B. PENCATATAN AKUNTANSI
1. Sistem Manual
a. Dokumen
Dokumen menyediakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat digunakan untuk
memulai perosesan transaksi. Dalam bagian ini, ada tiga jenis dokumen:
 Dokumen Sumber,yaitu dokumen yang diciptakan pada awal (sumber)
transaksi. Dokumen sumber digunakan untuk menangkap dan
menformalisasi data transaksi yang diperlukan untuk memproses siklus
transaksi.
 Dokumen Produk, yaitu hasil daroi pemrosesan transaksi, bukan dokumen
yang memicu mekanisme proses. Misalnya, cek pembayaran gaji yang
diberikan kepada karyawan adalah dokumen produk dari darii sistem
penggajian.
 Dokumen Perputaran, adalah dokumen produk dari satu sistem yang
menjadi dokumen sumber dari sistem lainnya. Dokumen perputaran berisi
informasi penting tentang akun pelanggan untuk membantu sistem
penerimaan kas memproses cek tersebut.
b. Jurnal
Jurnal adalah catatan ayat-ayat secara kronologis. Terdapat dua jenis jurnal:
 Jurnal Khusus, digunakan untuk mencatat kelas transaksi khusus yang
muncul dalam volume besar. Kebanyakan perusahaan menggunakan
 beberapa jurnal khusus, diantaranya jurnal penerumaan kas, jurnal
penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penggajian.
 Jurnal Umum, digunakan untuk mencatat transaksi yang jarang terjadi atau
yang tidak sama. Misalnya, kita biasa mencatat depresiasi periodik dan ayat
penutup di jurnal umum. Untuk praktisnya kebanyakan perusahan telah
mengganti jurnal umum mereka dengan sistem voucer jurnal. Voucer jurnal
diggunakan untuk mencatat rangkuman transaksi rutin, transaksi nonrutin,
ayat penyesuaian dan ayat penutup. Total voucer jurnal yang diproses
dengan jurnal umum.
c. Buku Besar
Buku besar (ledger) adalah buku akun keuangan, yang mencerminkan pengaruh
keuangan dari transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Terdapat dua jenis
buku besar:
 Buku besar umum, yang berisi informasi akun perusahaan dalam bentuk
rangkuman dari akun pengendali. Buku besar umum menyediakan nilai
tunggal untuk setiap akun pengendali, seperti utang, piutang, dan
persediaan.
 Buku besar pembantu, berisi perincian akun individual yang membentuk
akun pengendali tertentu. Buku besar ini mencakup persediaan,utang,
penggajian, dan piutang. Total saldoakun dalam buku besar pembantu harus
sama dengan saldo akun pengendali yang di buku besar.
2. Jejak Audit
Catatan akuntansi yang dijelaskan sebelumnya menyediakan jejak audit (audit trail)
untuk menelusuri transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan. Diantara
berbagai tujuan dari jejak audit, yang paling penting bagi akuntan adalah audit akhir
tahun. Tanggung jawab auditor mencakup peninjauan akun –akun dan transaksi
tertentu untuk menentukan validitas, akurasi, dan kelengkapan.
3. Sistem Berbasis Komputer
a. Jenis File
Meskipun jejak audit dalam sistem berbasis komputer kurang bisa damati daripada
sistem manual tradisional, jejak audit tetap ada. Catatan akuntansi dalam sistem
berbasis komputer disajikan dalam empat jenis file magnetis yang berbeda.
  File master (master file), umumnya berisi data akun. Buku besar umum dan
buku besar pembantu adalah contoh dari file master.
 File Transaksi adalah file sementara yang menyimpan catatan transaksi
yang akan digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file
master. Pesanan penjualan. Penerimaan persediaan, dan penerimaan kas
adalah contoh-contoh dari file transaksi.
 File referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk
memproses transaksi. Misalnya, program penggajian dapat mengacu ke
tabel pajak untuk menghitung jumlah yang sebenarnya dari pajak yang
ditahan untuk transaksi penggajian.
 File arsip, berisi transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi di
masa depan. File arsip meliputi jurnal, informasi penggajian periode
sebelumnya, daftar nama karyawan sebelumnya, catatan tentang akun yang
dihapus, dan buku besar periode sebelumnya.
b. Jejak Audit Digital
Sistem yang disajikan dalam figur dibawah mengilustrasikan bagaimana file
komputer menyediakan jejak audit. Sama denga jejak kertas, jejak audit digital
memungkinkan penelusuran transaksi. Auditor yang berusaha untuk mengevaluasi
akurasi dari angka piutang yang dipublikasikan dalam neraca, dapat melakukan
langkah-langkah berikut (sesuai figur dibawah):
1. Bandingkan saldo piutang dagang dalam neraca dengan saldo akun pengendali
piutang dagang di file master
2. Rekonsiliasikan angka akun pengendali AR dengan total akun pembantu AR.
3. Pilih percontohan (sampel) dari ayat-ayat yang diperbaharui pada akun di buku
besar pebantu AR dan telusuri transaksinya dalam jurnal penjualan (file arsip)
4. Dari ayat-ayat jurnal ini, identifikasi dokumen sumber spesifik yang dapat
ditarik dari file-file ini dan diverifikasi. Jika perlu, auditor bisa
mengonfirmasikan akurasi dan ketepatan dokumen sumber ini dengan cara
menghubungi pelanggan-pelanggan yang dipertanyakan.
C. TEKNIK DOKUMENTASI
1. Diagram Arus Data dan Diagram Relasi Entitas
a. Diagram Arus Data
Diagram Arus Data (DFD) menggunakan simbol-simbol untuk menyajikan entitas,
proses, arus data, dan penyimpanan data yang berkaitan dengan suatu sistem.
Entitas dalam DFD adalah objek-onbjek eksternal dalam sistem yang dimodelkan.
Entitas ini mewakili sumber dan tujuan dari data. Proses dalam DFD harus dinamai
dengan kata kerja yang deskriptif, misalnya kirim barang, perbaruan catatan, atau
terima pesanan pelanggan.
b. Diagram Relasi Entitas
Diagram relasi entitas (ER) adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk
menyajikan relasi antara entitas. Entitas adalah sumber daya fisik (mobil, kas atau
persediaan), kegiatan (memesan persediaan, menerima kas, atau mengirim barang),
pelaku (staf penjualan, pelanggan, atau pemasok) yang akan digunakan oleh
organisasi untuk mendapatkan data.
c. Hubungan antara Diagram Relasi Entitas dan Diagram Arus Data
Diagram arus data dan diagram relasi entitas mencerminkan berbagai aspek dari
sistem yang sama, namun saling berhubungan dan dapat direkonsiliasi. DFD adalah
 model proses sitem dan model diagram ER yang digunakan oleh data didalam
sistem atau dipengaruhi oleh sistem. Kedua diagram ini saling terhubung melalui
data; setiap data yang disimpan dalam DFDmewakili entitas data diagram ER.
2. Bagan Alir
Bagan alir adalah representasi grafis dari sistem yang mendeskripsikan relasi fisik
antara entitas-entitas intinya. Bagan dokumen digunakan untuk menggambarkan
elemen-elemen dari sistem manual, termasuk catatan akuntansi, departemen
organisasional yang terlibat dalam proses, dan aktivitas yang dilakukan dalam
departemen tersebut. Bagan alir sistem menggambarkan aspek-aspek komputer dalam
sebuah sistem.
a. Bagan Alir Dokumen
 Menata Letak Area Fisik dari Aktivitas
Ingat bahwa bagan alir mencerminkan sistem fisik, yang disajikan sebagai
kolom-kolom vertikal peristiwa dan tindakan yang dipisahkan oleh garis
pembatas. Secara umum, setiap area aktivitas merupakan kolom terpisah
dengan satu judul. Dari fakta-fakta sistem di atas, dapat terlihat empat area
aktivitas, yaitu departemen penjualan, departemen kredit, gudang dan
departemen pengiriman.
 Menyajikan Fakta Tertulis ke dalam Format Visual
Sekarang saatnya untuk mulai menyajikan fakta-fakta sistem dengan
menggunakan objek visual.
 Staf administrasi di departemen penjualan menerima pesanan
pelanggan melalui surat dan menyiapkan empat salinan pesanan
penjualan.
 Salinan 1 dari pesanan penjualan dikirim ke departemen kredit
untuk persetujuan. Ketiga salinan lainnya dan pesanan pelanggan
yang asli didimpan sambil menunggu persetujuan kredit.
 Staf administrasi departemen kredit menvalidasi pesanan pelanggan
dengan mempertimbangkan catatan kredit yang tersimpan
didepartemen kredit. Staf tersebut menandatangani salinan 1 untuk
menuntukkan persetujuan dan mengembalikannya ke staf
administrasi penjualan.
  Ketika staf administrasi penjualan menerima persetujuan kredit, ia
menyimpan salinan 1 dan pesanan pelanggan dalam file departemen.
Staf tersebut kemudian mengirimkan salinan 2 ke gudang,
sedangkan salinan 3 dan 4 ke departemen pengiriman.
 Staf gudang mengambil produk tersebut dari rak, mencatat
transfernya dalam catatan stok, dan mengirimkan produk tersebut
serta salinan 2 ke departemen pengiriman.
 Departemen pengiriman menerima salinan 2 dan barang dari
gudang, melekatkan salinan 2 sebagai slip pengemasan, dan
mengirim barang tersebut ke pelanggan. Akhirnya staf tersebut
menyimpan salinan 3 dan 4 dalam file departemen pengiriman.
b. Pemrosesan Batch
Pemrosesan batch memungkinkan efisiensi manajemen untuk volume transaksi
dalam jumlah besar. Batch adalah sekelompok transaksi yang serupa yang
diakumulasi sepanjang waktu dan kemudian diproses bersama-sama. Terdapat dua
keunggulan umum dari pemrosesan batch. Pertama, organisasi bisa meningkatkan
efisiensinya dengan mengelompokkan sejumlah besar transaksi kedalam batch
daripada memproses setiap peristiwa secara terpisah. Kedua, pemrosesan batch
memungkinkan pengendalian atas pemrosesan transaksi.

c. Bagan Alir Sistem

 Menata Letak Area Fisik dari Aktivitas. Proses pembuatan bagan alir mulai
dengan membuat sebuah pola yang menggambarkan area aktivitas serupa
dengan bagan alir dokumen. Satu-satunya pembeda adalah sistem ini
memiliki departemen operasi komputer dan tidak memiliki departemen
kredit.
 Menyajikan Fakta Tertulis ke dalam Format Visual
d. Bagan Alir Program
Bagan alir sistem menunjukkan relasi antar dua program komputer, file yang
digunakan, dan output yang dihasilkan. Akan tetapi, tikngkat dokumentasi ini tidak
memberikan perincian operasional yang kadang-kadang diperlukan.
Misalnya,seorang auditor yang ingin menilai kebenaran logika program edit tidak
 dapat melakukannya dari bagan alir sistem. Hal ini memerlukan adanya bagan alir
program. Rangkaian simbol yang digunakan untuk bagan alir program adalah:

Proses logis Operasi mulai dan

akhir terminal

Operasi input/output
Keputusan
(baca dan tulis record)

Aliran Proses logis

3. Diagram Tata Letak Record

Diagram tata letak record digunakan untuk mengungkapkan struktur internal record
yang membentuk file atau tabel basis data. Diagram tata letak biasanya menunjukkan
nama, jenis data, dan panjang setiap rambut dalam record. Informasi struktur data yang
terperinci diperlukan untuk tugas-tugas seperti identifikasi jenis-jenis tertentu
kegagalan sistem, analisis laporan kesalahan, dan desain uji logika komputer untuk
tujuan audit dan debugging.

D. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER

1. Perbedaan Antara Sistem Batch dan Real-Time
a. Jeda Waktu
Sistem Batch menyusun transaksi ke dalam kelompok-kelompok untuk pemrosesan.
Dalam pendekatan ini, selalu terdapat jeda waktu antara terjadinya suatu peristiwa
ekonomi dan waktu yang direfleksikan dalam akun perusahaan. Panjangnya jeda
waktu tersebut tergantung pada frekuensi pemrosesan batch. Sistem real-time
memproses transaksi secara individual pada saat peristiwa ekonomi muncul.
Karena record tidak dikumpulkan dalam batch maka tidak terdapat jeda waktu
antara munculnya peristiwa ekonomi dan pencatatannya.
b. Sumber Daya
 Secara umum, sistem batch memerlkan lebih sedikit sumber daya (seperti biaya
pemrograman, waktu komputer, dan pelatihan bagi pengguna) daripada sistem
real-time. Sistem real-time menggunakan file akses langnsung yang memerlukan
peralatan penyimpanannya yang lebih mahal. Perbedaan sumber daya yang paling
signifikan adalah dibidang pengembangan sistem dan operasi komputer. Karena
sistem batch biasanya lebih sederhana daripada sistem real-time, sistem batch
cenderung memiliki periode pengembangan yang lebih pendek dan lebih mudah
untuk dipelihara oleh para pemrogram.
c. Efisiensi Operasional
Sistem pemrisesan real-time yang menangani sejumlah besar transaksi setiap hari
dapat menciptakan ketidakefisienan operasional. Satu transaksi dapat
memengaruhi berbagai akun. Namun demikian, beberapa tugas untuk melakukan
ini tidak perlu diperbaharui secara real-time. Bahkan tugas untuk melakukan hal ini
memerlukan banyak waktu, sehingg jika dikalikan dengan ratusan atau ribuan
transaksi, bisa menyebabkan penundaan pemrosesan yang signifikan. Namun
demikian, pemrosesan batch dari akun yang nonkritis memperbaiki efisiensi
operasional dengan mengeliminasi aktivitas yang tidak diperlukan pada saat
penting dalam pemrosesan.
d. Efisiensi vs Efektifitas
Dalam memilih cara pemrosesan data, desainer harus mempertimbangan masalah
efisiensi dan efektivitas. Misalnya, para pengguna sistem reservasi penerbangan
tidak bisa menungguhingga 100 orang penunpang (ukuran batch yang efisien )
sebelum transaksi diproses. Jika akses segera informasi saat ini penting bagi
kebutuhan pengguna, maka pemrosesan real-time merupakan pilihan yang logis.
Ketika jeda waktu dalam informasi tidak memberikan pengaruh yang merugikan
terhadap kinerja pengguna, dan efisiensi operasional bisa dicapai melalui
pemrosesan secara batch, maka batch merupakan pilihan yang paling tepat.
2. Pendekatan Pemrosesan data Alternatif
a. Sistem Warisan vs Sistem Modern
Tidak semua organissasi menggunakan sistem informasi modern. Beberapa
perusahaan mengggunakan sistem warisan untuk beberapa pemrosesan data.
Ketika sistem warisan digunakan untuk memproses transaksi yang signifikan secara
keuangan, auditor perlu mengetahui cara mengevaluasi dan mengujinya. Sistem
 warisan umumnya memiliki fitur sberikut ini: memiliki aplikasi mainframe,
berorientasi pada batch, sistem warisan yang awal menggunalan file datar untuk
penyimpanan data, namun basis data hirarkis dan jaringan sering berkaitan dengan
era sistem warisan yang lebih maju. Sistem modern cenderung berbasis klien servis
dan memproses transaksi secara real time. Meskipun ini merupakan tren di banyak
organisasi, kita perlu menyadari bahwa banyak sistem mordern yang berbasis
mainframe dan menggunakan pemrosesan batch.
b. Pembaruan File Master dari Transaksi
Baik pemrosesan batch maupun pemrosesan real time yang digunakan, pembaruan
record file utama mencakup pembaruan nilai dari satu atau beberapa field untuk
merefleksikan pengaruh dari suatu sistem transaksi.
c. Prosedur Pembuatan Cadabgan Basis data
Setiap record dalam file basis data memiliki lokasi disket tertentu atau alamat yang
ditentukan oleh nilai kunci primernya. Karena hanya satu lokasi valid yang ada
untuk record, pembaruan record harus terjadi diteKarena hanya satu lokasi valid
yang ada untuk record, pembaruan record harus terjadi ditempatnya. Figur berikut
menunjukkan teknik ini :

3. Pemrosesan Batch dengan Menggunakan Pengumpulan Data Secara Real-Time

Pendekatan pemrosesan data yang populer, khususnya untuk perusahaan besar, adalah
menangkap secara elektronik data transaksi pada sumbernya ketika terjadi. Dengan
mendistribusikan kemampuan input data ke pengguna, kesalahan transaksi tentu bisa
dicegah atau dideteksi dan dikoreksi pada sumbernya. Hasilnya adalah file transaksi
yang bebsa dari kebanyakan kesalahan yang sering terjadi pada sistem warisan lama.
File transaksi kemudian diproses dengan cara batch untuk mencapai efisiensi
operasiona.
4. Pemrosesan Real-Time
Sistem real-time memproses seluruh transaksi pada saat terjadi.sistem semacam ini
memiliki banyak potensi keuntungan, termasuk perbaikan produktivitas, pengurangan
persediaan, peningkatan perputaran persediaan, pengurangan jeda dalam penagihan
pelanggan, dan perbaikan kepuasan pelanggan. Pemrosesan real-time sesuai dengan
sistem yang memproses veolume transaksiyang rendah dan tidak saling berbagi record
umum. Sistem ini menggunakan teknologi local area network (LAN) dan wide area
netrwork (WAN).