MENGELOLA BUKTI TRANSAKSI KEUANGAN

MENGELOLA ANALISIS BUKTI TRANSAKSI

1. Pengertian Bukti Transaksi

Traksaksi adalah situasi atau kejadian yang melibatkan unsur lingkungan dan mempengaruhi posisi keuangan. Setiap
transaksi harus dibuatkan keterangan tertulis seperti faktur atau nota penjualan atau kwitansi dan disebut dengan
Bukti Transaksi. Dalam akuntansi suatu transaksi diukur dengan satuan mata uang. Oleh sebab itu transaksi-transaksi
yang bernilai uang saja yang dicatat dalam akuntansi. Jadi yang dimaksud transaksi dalam akuntansi dalam arti yang
spesifik. Ini adalah satu perbedaan sistem informasi akuntansi dengan sistem informasi manajemen. Untuk
perusahaan besar yang transaksinya dalam jumlah besar terutama pada transaksi pembelian, perlu dilakukan
pemeriksaan baik terahadap kwantitas maupun kwalitas. Untuk setiap penerimaan perlu dibuatkan “Surat Bukti
Penerimaan” atau apapun judul nya bisa juga “Berita Acara Penerimaan” yang memuat informasi tentang kwantitas
dan kwalitas serta menunjukan identifikasi dokumen pengantar supplier dan identifikasi dokument pembelian. Hal yang
spesifik dalam membuat bukti transaksi adalah bahwa setiap membuat bukti transaksi dengan sistem komputer, pada
saat itu data tersimpan dalam sistem komputer. Data yang tersimpan tersebut selanjutnya diolah menjadi informasi
yang berguna. Tidak demikian halnya dengan sistem akuntansi manual dimana data dicatat secara berulangkali dari
bukti transaksi sehingga menimbulkan kesan bahwa akuntansi itu sulit dan membuat jenuh.

2. Peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkani

Peralatan yang digunakan untuk pembuatan bukti transaksi adalah komputer. Perlengkapan yang diperlukan untuk
membuat bukti transaksi adalah alat tulis seperti pena, penggaris dan alat tulis lainnya.

3. Bukti transaksi keuangan

Transaksi keuangan adalah segala kejadian atau peristiwa yang mempengaruhi struktur posisi keuangan perusahaan
(harta, utang dan modal) yang dapat dinilai dengan uang.Perusahaan akan melakukan pencatatan jika suatu transaksi
benar-benar terjadi dan sah. Transaksi yang sah adalah yang didukung dengan adanya bukti transaksi yang sah pula.

4. Pengelompokan Bukti Transaksi

Dalam praktik, transaksi yang terjadi dalam suatu perusahaan pada periode tertentu terdiri dari bermacam-macam
transaksi. Setiap jenis transaksi terjadi berulang-ulang, sehingga tidak praktis jika semua transaksi dicatat dalam
bentuk perubahan-perubahan pada persamaan dasar akuntansi. Untuk memudahkan dalam pembuatan ikhtisar
transaksi yang terjadi dalam suatu periode dan penyusunan laporan keuangan, transaksi-transaksi yang sejenis atau
yang mengakibatkan perubahan pada pos yang sama, dikelompokkan dan dicatat dalam suatu daftar khusus yang
disebut akun (account), disebut pula perkiraan atau rekening.

ANALISIS BUKTI TRANSAKSI

Sasaran akuntansi adalah transaksi keuangan. Setiap transaksi keuangan harus didukung dengan bukti transaksi
sehingga tidak ada pencatatan akuntansi tanpa bukti transaksi. Bukti suatu transaksi dicatat apabila transaksi yang
bersangkutan sudah memenuhi keabsahan formal maupun materil. Keabsahan suatu transaksi dapat diidentifikasi
(ditentukan) berdasarkan analisis bukti transaksi
Bukti transaksi suatu perusahaan secara garis besar dibedakan antara bukti intern dan bukti ekstern.

a. Bukti intern
Adalah bukti transaksi yang dibuat dan dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan, sehingga yang dijadikan
sumber dan dokumen pencatatan oleh perusahaan biasanya lembar kedua (copy). Sementara lembar satu (asli)
diserahkan kepada pihak luar yang terkait.

b. Bukti ekstern
Adalah bukti transaksi yang diterima perusahaan dari pihak luar yang membuat dan mengeluarkan bukti
transaksi yang bersangkutan

Analisis bukti transaksi pada dasarnya meliputi kegiatan sebagai berikut :

1. Identifikasi (penentuan) keabsahan fisik bukti transaksi, artinya menentukan pihak mana yang
mengeluarkan (intern atau ekstern) serta meneliti kebenaran identitas fisik bukti transaksi yang bersangkutan;
2. Identifikasi transaksi (transaksi apa) dan meneliti apakah transaksi dilakukan sesuai dengan prosedur
yang telah ditetapkan yaitu dengan meneliti tanda tangan pihak-pihak yang terkait dengan terjadinya transaksi
yang bersangkutan; .
3. Menentukan kebenaran penghitungan nilai uang yaitu dengan meneliti penghitungan yang dilakukan
dan kebenaran penerapan metode yang digunakan serta peraturan perpajakan yang berlaku (jika transaksi
terkait dengan metode dan peraturan perpajakan).
Bukti transaksi yang telah dinyatakan absah baik secara formal maupun materil menjadi sumber pencatatan
akuntansi. Sementara bukti transaksi yang telah dicatat dijadikan sebagai dokumen pencatatan.
 BUKTI TRANSAKSI
Bukti Transaksi meliputi :
1. Kuitansi
2. Cek
3. Bilyet Giro
4. Faktur
5. Nota Kontan
6. Nota Kredit/Debet

Bukti Transaksi
Setiap transaksi baik intern maupun ekstern harus disertai bukti-bukti transaksi tertulis (dokumen sumber)
karena bukti-bukti tertulis merupakan dasar utama dalam pencatatan akuntansi. Bukti transaksi yang telah
terajadi akan dianalisa sehingga mengakibatkan perubahan posisi keuangan perusahaan baik secara
langsung maupun tidak langsung.
Manfaat bukti transaksi adalah:

 Merupakan bukti tertulis

 Pertanggungjawaban atas pelaksanaan transaksi

Macam-macam bukti transaksi antara lain:

1. Kuitansi
Kuitansi adalah suatu tanda bukti pembayaran sejumlah uang yang dibuat oleh penerima uang dan
diserahkan kepada pihak yang membayar. Bagi pihak yang mengeluarkan kuitansi akan dicatat dalam akun
kas sebelah debet, sedangkan bagi pihak yang menerima kuitansi akan dicatat dalam akun kas sebelah
kredit. Mengapa demikian? Karena bagi pihak penerima uang dapat dikatakan sebagai penjual, sehingga
pabila penjual menjual barang atau jasa maka akan memperoleh pendapatan yang berarti kas penjual
bertambah. Demikian juga bagi pembeli akan mengeliarkan sejumlah uang untuk barang atau jasa sehingga
kas akan berkurang.
Contoh kuitansi:

Contoh Kuitansi

2. Nota
Nota adalah suatu bukti untuk pembelian atau penjualan secara tunai yang dikeluarkan oleh pedagang
eceran.
Bagi pihak yang mengeluarkan nota akan dicatat dalam perkiraan akun kas sebelah debet, sedangkan bagi
pihak penerima akan dicatat dalam akun kas sebelah kredit.
Contoh nota:
3. Faktur (Invoice)
Jadi faktur adalah bukti untuk pembelian atau penjualan secara kredit yang dikeluarkan oleh pihak penjual.
Bagi pihak yang mengeluarkan faktur akan dicatat dalam akun utang sebelah kredit.
Contoh faktur:

4. Cek
Cek adalah suatu surat perintah pembayaran yang dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank
(nasabah) agar bank membayar sejumlah uang kepada pihak yang namanya tertera dalam cek tersebut.
Keterangan:
 Bagi pihak yang mengeluarkan cek akan dicatat dalam akun kas sebelah kredit, sedangkan bagi
pihak yang menerima cek akan dicatat dalam akun kas sebelah debet
 Pihak yang mengeluarkan dan menandatangani cek disebut penarik
 Bank yang membayar sejumlah uang untuk suatu cek disebut tertarik
 Pihak yang menerima pembayaran cek disebut penerima
Contoh cek:

5. Memo
Memo adalah bukti pencatatan yang bersifat intern yang dibuat antar bagian atau yang dibuat oleh manager
untuk bagian akuntansi.

PENYIMPANAN BUKTI TRANSAKSI

Semua bukti transaksi, setelah dicatat harus disimpan dengan baik. Terdapat kemungkinan bahwa bukti-bukti
tersebut diperlukan di masa mendatang, misalnya untuk pemeriksaan yang dilakukan oleh pihak perpajakan.
Peraturan perpajakan di Indonesia mengharuskan agar bukti-bukti pembukuan disimpan selama 10 tahun.

Penyimpanan bukti transaksi harus dilakukan sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari kembali. Penyimpanan
menurut nomor urut atau tanggal sering digunakan. Bukti transaksi perlu disimpan dalam tempat yang kuat dan aman
sehingga tidak mudah rusak dan disalahgunakan.
MEKANISME DEBET-KREDIT
a. Sifat Akun Necara
Sifat akun-akun neraca (real account) erat hubungannya dengan posisi akun yang bersangkutan dalam neraca,
artinya di sisi mana suatu: akun disajikan dalam neraca apakah di sisi debet atau di sisi kredit. Posisi akun-akun
aktiva dalam neraca berada di sisi debet. Oleh karena itu penambahan terhadap aktiva harus dicatat di sisi debet.
Dan sebaliknya, pengurangan terhadap aktiva harus dicata't di sisi kredit. Misalnya penambahan terhadap aktiva kas
harus dicatat di sisi debet akun kas.Pengurangan terhadap aktiva kas tentu dicatat di sisi kredit akun kas.Sebagai
ilustrasi, transaksi pembelian tunai perlengkapan kantor seharga Rp 500.000,00. Pengaruh transaksi tersebut
mengakibatkan penambahan terhadap aktiva (perlengkapan kantor) dan pengurangan terhadap aktiva kas, masing-
masing sebesar Rp 500.000,00. Oleh karena itu transaksi tersebut dicatat di sisi debet akun perlengkapan
kantor dan di sisi kredit akun kas.

Posisi akun-akun kewajiban dan modal dalam neraca berada di sisi kredit sehingga penambahan terhadap
kewajiban atau penambahan terhadap ekuitas harus dicatat di sisi kredit. Sebaliknya pengurangan terhadap
kewajiban atau terhadap ekuitas harus dicatat di sisi debet. Misalnya transaksi pembelian peralatan kantor dengan
pembayaran kredit seharga Rp 10.000.000,00. Transaksi tersebut mengakibatkan penambahan aktiva (peralatan
kantor) dan penambahan kewajiban (hutang usaha) masing-masing sebesar Rp 10.000.000,00, oleh karena itu
harus dicatat di sisi debet akun peralatan kantor dan di sisi kredit akun hutang usaha.

Catatan dalam buku besar akan tampak sebagai berikut :

Misalkan perusahaan membayar hutang sebesar Rp 5.000.000,00. Transaksi tersebut mengakibatkan pengurangan
terhadap hutang dan pengurangan terhadap aktiva kas masing-masing sebesar Rp 5.000.000,00. Oleh karena itu
dicatat debet akun hutang usaha atau hutang dagang dan kredit akun kas.

Dalam buku besar tampak sebagai berikut :

Sifat akun-akun ekuitas sama dengan sifat akun-akun kewajiban. Penambahan tehadap ekuitas dicatat di sisi kredit
dan pengurangan terhadap ekuitas dicatat di sisi debet. Misalnya transaksi penerimaan uang tunai dari Hendra
sebagai setoran modal sebesar Rp 50.000.000,00. Transaksi tersebut. mengakibatkan penambahan atau timbulnya
ekuitas dan penambahan terhadap kas, masing-masing sebesar Rp 50.000.000,00.

Oleh karena itu catatan dalam akun yang bersangkutan akan tampak sebagai berikut :

b. Sifat Akun Penghasilan dan Beban

Sifat akun-akun penghasilan dan beban berhubungan dengan pengaruhnya terhadap ekuitas. Akun mengakibatkan
penambahan terhadap ekuitas. Oleh karena itu terjadinya penghasilan dicatat di sisi kredit akun penghasilan. Istilah
akun penghasilan meliputi pendapatan (penjualan barang/jasa), pendapatan bunga, sewa, dividen dan keuntungan
laba penjualan surat berharga atau aktiva tetap. Misalnya perusahaan jasa periklanan menyerahkan papan iklan
(billboard) kepada pemesan dengan harga Rp 12.000.000,00 berikut pemasangan. Pembayaran diterima tunai.
Transaksi tersebut mengakibatkan penambahan terhadap kas dan timbulnya penghasilan dalam bentuk pendapatan
jasa.

Catatan dalam buku besar tampak sebagai berikut :

Pengaruh transaksi terjadinya beban mengakibatkan pengurangan terhadap ekuitas. Oleh karena itu terjadinya
beban dicatat debet akunbeban. Misalnya transaksi pembayaran gaji karyawan sebesar Rp 18.600.000,00.
Transaksi tersebut mengakibatkan timbulnya beban dalam bentuk beban gaji dan pengurangan terhadap kas
masing-masing sebesar Rp 18.600.000,00.

Catatan transaksi tersebut dalam akun yang bersangkutan akan tampak sebagai berikut :
 Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa perubahan-perubahan sebagai akibat pengaruh terjadinya transaksi,
dicatat dalam akun-akun buku besar dengan ketentuan sifat akun sebagai berikut:
Perubahan
Nomor Saldo
Kelompok Akun
Kelompok Akun Bertambah Berkurang Normal
dicatat: dicatat:
1. Aktiva Di sisi Debet Di sisi Kredit Debet
2. Kewajiban Di sisi Kredit Di sisi Debet Kredit
3. Modal (Ekuitas) Di sisi Kredit Di sisi Debet Kredit
4. Penghasilan Di sisi Kredit Di sisi Debet Kredit
5. Beban Di sisi Debet Di sisi Kredit Debet

Diposkan oleh Arnold Nala di 05.02

Jenis-jenis Bukti Transaksi

1. Pengertian transaksi dan administrasi transaksi

Transaksi adalah aktifitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi harta keuangan
perusahaan, seperti menjual, membeli, membayar gaji, serta membayar biaya-biaya lainnya.

Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah
perusahaan yang dilakukan secara kronologis, dengan metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat
dikomunikasikan kepada pihak lain

2. Jenis-Jenis transaksi
Transaksi yang terjadi sehari-hari di perusahaan terbagi menjadi 2 jenis, yaitu :

a. Trasnsaksi internal
Transaksi internal adalah transaksi yang terjadi yang melibatkan hanya bagian-bagian yang ada di dalam
perusahaan, lebih menekankan perubahan posisi keuangan yang terjadi antar bagian yang ada dalam
perusahaan seperti memo dari pimpinan kepada seseorang yang ditunjuk, perubahan nilai harta
kekayaan karena penyusutan, pemakaian perlengkapan kantor.

b. Transaksi eksternal
Transaksi eksternal adalah transaksi yang melibatakan pihak luar perusahaan, seperti transaksi
pembelian, penjualan, pembayaran hutang piutang.

Jenis-Jenis transaksi

Manfaat utama dari bukti bukti transaksi adalah menyediakan bukti tertulis atas transaksi yang telah
dilaksanakan, sekaligus untuk menghindari kemungkinan terjadinya sengketa di masa mendatang.

Bukti transaksi jika dilihat dari asalnya dibedakan menjadi :

3. Bukti transaksi internal yaitu bukti pencatatan kejadian di dalam perusahaan itu. Biasanya berupa memo
dari pimpinan atau orang yang ditunjuk.
4. Bukti transaksi eksternal yaitu bukti pencatatan transaksi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan.
Bukti tersebut antara lain :

a. Faktur ( invoice )
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual
disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebgai
bukti pencatatan pembelian secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti
pencatatan penjualan secara kredit.
 Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :

1. Nama dan alamat penjual

2. Nomor faktur
3. Nama dan alamat pembeli
4. Tanggal pemesanan
5. Tanggal pengiriman
6. Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas, harga satuan, dan
jumlah harga.

Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian, sedangkan bagi pihak penjual faktur
yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan.

b. Kuitansi ( official Receipt )

Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani
oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya
terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran
uang, sedangkan bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti
pencatatan penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan
berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib
dibubuhi materai Rp 3.000,-

Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :

1. Nama yang menyerahkan uang

2. Jumlah uang yang dibayarkan
3. Tanggal penyerahan uang
4. Nama dan tanda tangan yang menerima uang
c. Nota debet ( Debit Memo )
Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada
pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan mencatat
pada akun pihak pengirim nota pada sisi kredit.

d. Nota kredit ( Credit Memo)

Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan /badan usaha kepada
pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat
pada akun pihak-pihak pengirim nota pada sisi debet.

e. Cek ( Cheque )
Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada waktu
surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan
memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro.

Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran,
dan struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti
pembayaran.
f. Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk
memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet
giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai
kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan
simpanan pada rekeningnya.

g. Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan digunakan
sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.

ALUR BUKTI TRANSAKSI

1. Alur transaksi pembelian

 proses pembelian dimulai dari permintaan bagian penjualan atau produksi
 melakukan survei pasar
 menerima berbagai penawaran dari berbagai perusahaan
 memutuskan supplier dengan mempertimbangkan harga, kualitas dan layanan purna jual
 membuat daftar barang yang akan dibeli
 mengirimkan surat pesanan
 membuat dan menanda tangani surat perjanjian dengan supplier
 menerima barang
 menerima barang sesuai dengan pesanan
 membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas.

2. Alur penjualan tunai

  proses penjualan dimulai dari permintaan pelanggan ( lisan atau tertulis )
 negosiasi
 membuat dan menandatangani surat perjanjian
 membuat faktur ( invoice )
 memeriksa barang yang dijual
 menerima pembayaran
 membuat bukti transaksi
 mengirim barang yang dijual

3. Alur penjualan kredit

 proses penjualan dimulai dari permintaan
 negosiasi
 menerima aplikasi kredit
 melakukan survei kepada calon pelanggan dimasa mendatang dapat memenuhi kewajibannya
 mendapatkan persetujuan kredit dari kepala bagian kredit dengan melampirkan bukti hasil survei
 jika ya, maka dilakukan proses penjualan kredit jika tidak, dikembalikan kepada calon pelanggan
 membuat surat perjanjian penjualan kredit
 membuat bukti transaksi
 menyerahkan barang
4. Alur penerimaan kas
 dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penarimaan kas misalnya penjualan tunai,
penerimaan piutang dan lain-lain
 memeriksa bukti transaksi dari bagian penjualan
 menghitung jumlah transaksi
 menerima pembayaran
 memeriksa keabsahan uang yang diterima
 membuat bukti transaksi
5. Alur pengeluaran uang kas
 dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran hutang, dan pembayaran biaya- biaya
 menerima bukti pembelian atau bukti pengeluaran uang lainnya
 memeriksa keabsahan bukti
 melekukan pembayaran
 menerima bukti transaksi