PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS ATAPUPU

BAB I DEFINISI

Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait dengan sistem
manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen mutu
yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan
/metode yang diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen dikendalikan
Dokumen dengan status dikendalikan adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di
update/di perbaharui secara berkala sesuai perubahan –perubahan yang terjadi selama
pemakaiannya
3. Dokumen tidak dikendalikan
Dokumen dengan status tidak dikendalikan adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan
tidak di update/diperbaharui dan karenanya tidak di peruntukkan sabagai acuan kerja
4. Dokumen tidak berlaku
Dokumen dengan status kadaluarsa artinya bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi
dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip
5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat ketentuan-ketentuan /
persyaratan-persyaratan /kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum dalam
menjalankan semua kegiatan operasional organisasi.
6. Prosedur kerja
Prosedur kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang mengatur /mengkoordinasikan
kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah
ditetapkan
7. Program pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal kegiatan yang
memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu.
 BAB.II.

RUANG LINGKUP
 BAB III
TATALAKSANA

A. PENETAPAN JENIS DOKUMEN

Kepala Puskesmas / pemegang program /koordinator unit menetapkan jenis dokumen
terkendali meliputi :
1. Manual mutu
2. Kebijakan
3. Prosedur kerja/sop
4. Formulir
A. Pembuatan dokumen
a. Sistematika pembuatan dokumen Manual mutu sebagai berikut:
b. Sistematika pembuatan dokumen Kebijakan sebagai berikut:
c. Sistematika pembuatan dokumen Prosedur kerja (SOP) sebagai berikut:
1) Pengertian
2) Tujuan
3) Kebijakan
4) Referensi
5) Prosedur
6) Langkah-langkah
7) Diagram alir
8) Hal-hal yang perlu diperhatikan
9) Unit terkait
10) Dokumen terkait
11) Catatan revisi/ perubahan
B. Pengesahan isi dokumen
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari
Kepala puskesmas

C. Pemberian identitas dokumen

Setiap dokumen terkendali memiliki header yang merupakan identitas dokumen yang
berisi
 Judul dokumen
 Nomor kode dokumen
 Terbitan ( dua digit )
 Revisi ( dua digit )
 Tanggal mulai berlaku
  Halaman
 Penanggung jawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan )

D. Penomoran dokumen
Setelah disahkan, sekretaris memberi nomor yang terdiri dari 4 bagian :
1. Penomoran manual mutu, Kebijakan, prosedur kerja, dan instruksi kerja
Bagian I : menunjukkan jenis dokumen
MM : untuk manual mutu
PK : untuk prosedur kerja
FORM : untuk formulir yang digunakan

Bagian II : menunjukkan unit yang membuat dokumen, menunjukkan nomor

urut penerbitan dokumen, dengan 3 digit menunjukkan tahun penerbitan dengan 2
digit
Contoh penomoran dokumen : PK/BPG/001/07
Artinya L
PK : jenis dokumen prosedur kerja
BPG : BP gigi
001 : nomor urut dokumen
07 : tahun 2017
2. Penomoran formulir
Contoh : Form/BPG/001/07
Form : menunjukan jenis dokumen artinya jenis dokumen formulir
BPG : BP Gigi
01 : nomor urut dokumen
02 : tahun 2017

I. PENERBITAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN

 Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas
 Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh sekretaris dan MR kepada
semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi formulir bukti penerimaan
dokumen
  Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah, memelihara daftar
induk prosedur kerja, dan formulir yang ada pada bagian, sub bagian, subag,
bidang dan seksi
 Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap terkendali
dengan persetujuan MR

II. REVISI DOKUMEN

Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara :
1. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas
2. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
3. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen

III. PENERBITAN ULANG DOKUMEN

Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika :
1. Terjadi perubahan sistem mutu
2. Adanya perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen
3. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
4. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik

IV. PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN

 MR menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan
menggunakan formulir bukti penarikan dokumen
 Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan, dengan cara dibakar dan dicatat
dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen
 Dokumen asli dari dokumen yang ditarik diberi cap TAK TERKENDALI dan disimpan
MR sebagai arsip
 Formulir berita acara pemusnahan dokumen di simpan oleh MR

V. PENINJAUAN ULANG DOKUMEN

Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali

VI. PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

 Koordinator unit/ pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi
dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal
 Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan, MR menarik dokumen eksternal
tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal.
BAB. IV. DOKUMENTASI