PANDUAN

PENATAAN ARSIP STAF MEDIS

RUMAH SAKIT ISLAM SULTAN AGUNG
NOMOR : 13/PND/SDI/RSI-SA/V/2013

Tindakan Nama Jabatan Tandatangan Tanggal

Disiapkan Hj. Miftachul Izah, SE, M.Kes Manajer SDI 20 April 2013

Direktur
Diperiksa Dr. H. Makmur Santosa, MARS Pelayanan Medis 27 April 2013
& Keperawatan

Disetujui Dr. H. Masyhudi AM, M.Kes Direktur Utama 1 Mei 2013

Panduan Penataan Arsip Staf Medis 1

 SURAT KEPUTUSAN
DIREKTUR RUMAH SAKIT ISLAM SULTAN AGUNG
NOMOR : /KPTS/RSI-SA/V/2013
TENTANG
PEMBERLAKUAN PANDUAN PENATAAN ARSIP STAF MEDIS
DI RUMAH SAKIT ISLAM SULTAN AGUNG

MENIMBANG : 1. Bahwa arsip memiliki peran penting bagi pengembangan organisasi

karena dapat berfungsi sebagai sumber informasi yang dapat
mengingatkan dan membantu pengambilan sebuah keputusan,
selain itu arsip juga berfungsi sebagai sumber dokumen yang dapat
digunakan sebagai bahan pembuktian dan melancarkan pekerjaan.
2. Bahwa arsip staf medis dapat berfungsi memberikan informasi
mengenai data-data staf medis baik mengenai riwayat hidup,
pendidikan dan berbagai hal yang berkaitan dengan staf medis/staf
medis.
3. Bahwa agar arsip staf medis dapat berfungsi dengan maksimal,
perlu adanya pengaturan arsip dengan sebaik-baiknya, tertib, teratur
dan efisien.
4. Bahwa sebagaimana tujuan pada angka 3 diatas, maka diperlukan
Panduan Penataan Arsip Staf Medis di Rumah Sakit Islam Sultan
Agung.

MENGINGAT : 1. Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit

2. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor : HK.07.06/III/2371/09
tentang Ijin Penyelenggaraan RS. Islam Sultan Agung Semarang.
3. Surat Keputusan Pengurus Yayasan Badan Wakaf Sultan Agung
Nomor : 090/SK/YBW-SA/XII/2009 tentang Pengangkatan Direksi
Rumah Sakit Islam Sultan Agung (RSI-SA) Masa Bakti 2009 - 2013.
4. Surat Keputusan Yayasan Badan Wakaf Sultan Agung Nomor :
03/SK/YBWSA/I/2011 tentang Pengesahan Struktur Organisasi dan
Tata Kerja Rumah Sakit Islam Sultan Agung

Panduan Penataan Arsip Staf Medis 2

 Lampiran Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Islam Sultan Agung
Nomor : /KPTS/RSI-SA/V/2013
Tentang : Pemberlakuan Panduan Penataan Arsip Staf Medis
Di Rumah Sakit Islam Sultan Agung

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN :

KESATU : Memberlakukan Panduan Nomor : 13/PND/SDI/RSI-SA/V/2013 tentang

Penataan Arsip Staf medis di Rumah Sakit Islam Sultan Agung
sebagaimana terlampir dalam Keputusan ini.

KEDUA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal diterbitkan dan akan dilakukan
evaluasi minimal 1 (satu) tahun sekali.

KETIGA : Apabila hasil evaluasi mensyaratkan adanya perubahan dan perbaikan,

maka akan dilakukan perubahan dan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Semarang
Tanggal : 20 Jum. Tsani 1434.H
01 M e i 2013.M

RUMAH SAKIT ISLAM SULTAN AGUNG

SEMARANG

Dr. H. Masyhudi AM, M. Kes

Direktur Utama

TEMBUSAN Yth :
1. Ketua Komite Medis.
2. Manajer SDI
3. Bagian Personalia
4. Arsip

Panduan Penataan Arsip Staf Medis 3

I. PENDAHULUAN

Arsip dalam bahasa Inggris disebut “Archives” yang berarti tempat/ dokumen.
Arsip Staf Medis adalah tempat/dokumen yang berkaitan dengan staf medis,
yaitu dokter, sedangkan administrasi kearsipan atau penataan arsip adalah
suatu proses penyimpanan arsip secara sistematis agar mudah ditemukan
kembali.

Arsip memiliki peran penting bagi pengembangan organisasi karena dapat

berfungsi sebagai sumber informasi yang dapat mengingatkan dan membantu
pengambilan sebuah keputusan, selain itu arsip juga berfungsi sebagai sumber
dokumen yang dapat digunakan sebagai bahan pembuktian dan melancarkan
pekerjaan. Untuk arsip Staf medis sendiri dapat berfungsi memberikan
informasi mengenai data-data pegawai baik mengenai riwayat hidup,
pendidikan dan berbagai hal yang berkaitan dengan pegawai/staf medis.

Oleh karena itu agar arsip staf medis dapat berfungsi dengan maksimal, perlu
adanya pengaturan arsip dengan sebaik-baiknya, tertib, teratur dan efisien.
Sistem kearsipan yang teratur berarti menggunakan metode penyimpanan yang
optimal dengan klasifikasi yang jelas serta cara penyimpanan yang tersusun rapi
sehingga dapat mempermudah pencarian kembali.

II. TUJUAN PENATAAN ARSIP STAF MEDIS

Penataan Arsip karywan perlu dilakukan dengan tujuan:
1. Agar dokumen/arsip staf medis terpelihara dengan baik, teratur dan aman
2. Mempermudah pencarian kembali arsip/dokumen yang dibutuhkan
3. Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencarian dokumen
4. Menjaga kerahasiaan dan kelestarian arsip
5. Menjaga kerapian dokumen dan ruangan.

III. PIHAK PENANGGUNG JAWAB ARSIP STAF MEDIS

Yang bertanggung jawab atas penyimpanan dan penataan file staf medis adalah
seluruh staf dan pejabat di unit Personalia.

IV. WAKTU PENGARSIPAN

Kegiatan pengarsipan file staf medis dapat dilakukan secara kondisional atau
sesuai dengan kondisi yang ada yaitu pada saat ada dokumen staf medis baru
maupun saat ada tambahan dokumen staf medis.

Panduan Penataan Arsip Staf Medis 4

V. BAHAN & ALAT
Berbagai bahan dan alat yang dibutuhkan dalam penataan arsip staf medis,
meliputi:
1. Almari Arsip, berfungsi sebagai tempat penyimpanan dan penataan seluruh
arsip staf medis.
2. Komputer dan Printer, dipergunakan dalam proses pembuatan dan
pencetakan dokumen checklist untuk kelengkapan arsip staf medis.
3. Snailhector “KIM” warna biru, sebagai tempat penyimpanan dokumen milik
setiap staf medis.
4. Box file untuk tempat penyimpanan snailhector.
5. Plastik Isi Binder, sebagai tempat untuk menyimpan lembaran-lembaran
dokumen asli (bukan dokumen hasil fotokopi/salinan).
6. Kertas HVS Putih, untuk lembar check list dokumen dan check list
peminjaman dokumen.
7. Kertas Bufallo putih untuk label nama dokter.
8. Lem Kertas, untuk merekatkan label nama ke snailhector.
9. Gunting, untuk memotong kelengkapan arsip yang dibutuhkan.

VI. PROSEDUR PELAKSANAAN

1. Bagian Personalia mengumpulkan dan menyiapkan dokumen-dokumen
yang akan diarsip, peralatan dan bahan yang akan dipergunakan dalam
penyusunan arsip.
2. Bagian Personalia membuat label, form check list dokumen, dan form
peminjaman dokumen.
3. Bagian Personalia memulai penataan dokumen ke dalam snailhector,
urutan penataan dokumen disesuaikan dengan riwayat datangnya
dokumen tersebut, untuk dimasukkan ke dalam file staf medis.
4. Dokumen yang datang paling awal, diletakkan di paling belakang/bawah.
Dokumen selanjutnya, diletakkan berurutan setelah dokumen yang sudah
ada.
5. Bila perlu, dokumen yang merupakan berkas asli (bukan berupa salinan),
disimpan dengan dimasukkan ke dalam Plastik isi binder terlebih dahulu
sebelum disimpan ke dalam file staf medis.
6. Snailhector arsip yang sudah lengkap ditata ke dalam lemari arsip yang
penataannya dikelompokkan dalam beberapa box file berdasarkan
kelompok SMF (Staf Medis Fungsional).

Panduan Penataan Arsip Staf Medis 5

VII. PENUTUP
Demikian panduan penataan arsip staf medis ini dibuat sebagai
acuan/pedoman dalam penataan arsip staf medis dengan tujuan agar arsip
dapat terjaga dengan baik dan rapi sehingga mudah untuk ditemukan kembali.

Ditetapkan di : Semarang
Tanggal : 20 Jum. Tsani 1434.H
01 M e i 2013.M

RUMAH SAKIT ISLAM SULTAN AGUNG

SEMARANG

Dr. H. Masyhudi AM, M. Kes

Direktur Utama

TEMBUSAN Yth :
1. Ketua Komite Medis.
2. Manajer SDI
3. Bagian Personalia
4. Arsip

Panduan Penataan Arsip Staf Medis 6