Nama : Tri Okta Erfiansah

NIM : 17802244015

Prodi : Pendidikan Administrasi Perkantoran

SISTEM DAN PROSEDUR PERKANTORAN

Definisi sistem dan Prosedur perkantoran

Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi
pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja
atau fungsi pokok dalam suatu organisasi. Misalnya sistem kearsipan atau sistem
penyimpanan warkat yang meliputi pedoman-pedoman penyimpanannya, ukuran-
ukuran bakunya, alat perlengkapannya, tata cara penaruhan dan pengambilan
warkat, tata tertib peminjaman berkas sampai prosedur penyingkiran dan
pemusnahan arsip.

Menurut Ahli Inggris J.C. Denyer (Office Management, 1975) memberikan

definisi sistem perkantoran sebagai berikut:
Dapatlah dikatakan bahwa suatu sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-
operasi dalam suatu kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah, pembuatan
faktur penjualan, dan sebagainya) dan berkenaan dangan bagaimana operasi-
operasi itu dilaksanakan (metode) maupun dengan dimana dan bila mana
dilaksanakan

Definisi yang diberikan oleh Terry:

Suatu prosedur perkantoran dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian
langkah-langkah ketatausahaan yang bertalian, biasanya dilaksanakan oleh lebih
dari satu orang, yang membentuk suatu cara yang diterima dan menjadi tetap dalam
menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang penting dan menyeluruh. Jadi
Prosedur perkantoran adalah segenap rangkaian metode kantor yang telah menjadi
langkah-langkah tetap dalam penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang tatausaha
biasanya oleh lebih daripada satu petugas.
Perencanaan Sistem Perkantoran
Manajemen adalah segenap perbuatan menggerakkan sekelompok petugas dan
mengerahkan segenap saran dalam sesuatu organisasi apa pun untuk mencapai
tujuan tertentu. Pejabat pimpinan yang bertugas melakukan perbuatan
menggerakkan petugas dan mengerahkan sarana itu disebut manajer. Secara
lengkap tugas seorang manajer adalah:

1. Perencanaan : Pola perbuatan menggambarkan di muka hal hal yang harus

dikerjakan dan caranya mengerjakan.
2. Pembuatan Keputusan : Pola perbuatan melakukan pemilihan di antara
berbagai kemungkinan untuk menyelesaikan soal-soal yang terjadi.
3. Pembimbingan : Pola perbuatan mendorong semangat bekerja,
mengarahkan para pelaksana, dan memberi petunjuk.
4. Pengorganisasian : Pola perbuatan menghubungkan dan menyelaraskan
para pelaksana berikut tugasnya satu sama lain.
5. Pengontrolan : Pola perbuatan memeriksa dan mencocokkan agar
pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana dan hasil yang
ditentukan.
6. Penyempurnann : Pola Perbuatan memperbaiki tata rangka dan tatakerja
dalam organisasi yang bersangkutan.

Sesuai dengan perincian di atas, salah satu tugas seorang manajer kantor
adalah melakukan Perencanaan, yaitu perencanaan sistem perkantoran. Hal pokok
yang harus direncanakan ialah seluruh tatausaha dalam organisasinya sebagai
sistem perkantoran. Jadi, tugas pertama seseorang manajer perkantoran ialah
melakukan perencanaan terhadap sistem perkantoran pada organisasi atau
perusahaannya.
Secara terperinci aktivitas perencanaan itu menyangkut penetapan tujuan, haluan,
sistem, prosedur, dan metode yang perlu dilaksanakan dalam kaitannya dengan:

a. Pekerjaan rutin dan arus lalu lintas pekerjaan perkantoran

b. Rancangan dan pemakaian formulir perkantoran.

c. Penggunaan mesin dan perlengkapan perkantoran.

Berbagai metode, prosedur, dan sistem perkantoran dalam setiap organisasi perlu
direncanakan sebaik-baiknya oleh manajer perkantoran karena pasti meningkatkan
efisiensi organisasi yang bersangkutan dalam mencapai tujuannya. J. C. Denyer
menyebutkan pentingnya sistem perkantoran yang direncanakan secara baik karena
berbagai manfaat yang antara lain:

a.Kelancaran pekerjaan perkantoran, dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam

pekerjaan;

b. Pengurangan keterlambatan, hambatan;

c. Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan;

d. Penghematan tenaga kerja dan biaya tatausaha;

e. Koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi;

f. Kemudahan dalam melatih para pegawai tatausaha.

Office Policy adalah: segenap azas yang dijadikan pedoman dan ukuran
dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien. Dalam pengertiannya
yang luas untuk berbagai bidang kegiatan, azas adalah: dalil umum yang
dinyatakan dengan istilah-istilah umum dengan tanpa menyarankan cara-cara
khusus mengenai pelaksanaannya yang dapat diterapkan pada suatu rangkaian
perbuatan untuk menjadi petunjuk yang tepat bagi perbuatan-perbuatan itu.

Sistem perkantoran yang baik juga berpegang pada sejumlah asas atau prinsip
tertentu. J.C. Denyer telah mencatat asas-asas umum sistem perkantoran yang baik
sebagai berikut:
a. Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancar tanpa
terjadi hambatan-hambatan;

b. Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja dan

warkat;

c. Sistem itu menjaga sehingga perjalanan mondar-mandir para petugas terjadi

secara minimum;

d. Sistem itu menghindari pula tulis-menulis yang tidak perlu;

e. Sistem Perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam

pelaksanaan kerja;

f. Sistem perkantoran yang baik menjaga sehingga jumlah pekerjaan dengan

perbekalan kertas adalah minimum;

g. Sistem Perkantoran yang baik menghindari pengecekan yang tidak perlu;

h. Untuk terciptanya prosedur rutin yang tetap, pengecualian terhadap aturan perlu
di usahakan sesedikit mungkin;

i. Sistem Perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya mesin.

j. Sistem Perkantoran yang baik harus berdasarkan azas kesederhanaan.

Sistem Informasi Manajemen

Suatu jenis sistem perkantoran yang pada akhir-akhir ini banyak
direncanakan oleh manajer perkantoran yang berubah kedudukannya menjadi
manajer administrative ialah sistem informasi manajemen (management
information sistems, terkenal dengan singkatannya MIS). Sistem termaksud dapat
dirumuskan sebagai kebulatan jalinan hubungan dan jaring lalulintas informasi
dalam sesuatu organisasi mulai dari sumber yang melahirkan bahan keterangan
melalui proses pengumpulan, pengolahan, penahanan sampai penyebarannya
kepada para petugas yang berkepentingan agar dapat melaksanakan semua tugas
dengan sebaik-baiknya dan terakhir tiba pada pucuk pimpinan organisasi untuk
keperluan membuat berbagai keputusan yang tepat.

Selama ini sistem informasi dalam organisasi umumnya dianggap sejalan

dengan kerangka pembagian sesuatu organisasi dalam satuan-satuan di bawahnya.
dalam pengertian yang sangat umum informasi (information, keterangan) adalah
segala sesuatu yang dikomunikasikan di antara orang-orang (kini juga di antara
orang dengan mesin dan mesin dengan mesin). Melakukan komunikasi pada
pokoknya berarti memberitahukan pengertian kepada pihak lain.

Selain itu definisi informasi adalah bahan bagi komunikasi. Tanpa

informasi takkan ada komunikasi dan sebagaimana telah diketahui tanpa melakukan
komunikasi tidak akan ada orang yang bisa hidup, masyarakat yang bisa
berkembang atau organisasi yang bisa mencapai tujuannya. Jadi, informasi
merupakan salah satu sumber kekuatan ataupun faktor hidup dari orgnisasi apa pun.
Dengan adanya sistem informasi yang baik dapatlah tercegah pencarian keterangan
yang lama atau bahkan kehilangan keterangan yang merugikan manfaat besar, yaitu
melengkapi para petugas dan pimpinan organisasi dengan keterangan-keterangan
yang perlu agar dapat melaksanakan tugasnya masing-masing sebaik mungkin.

Menurut Hershner Cross sistem informasi manajemen yang terpadu

merupakan suatu gabungan yang amat teratur dari pegawai, perlengkapan, dan
fasilitas-fasilitas yang melakukan penyimpanan, pengambilan pengolahan,
pengiriman, dan peragaan data, semuanya sebagai tanggapan terhadap kebutuhan-
kebutuhan para pembuat keputusan pada semua tingkat organisasi dalam
perusahaan.
 Haynes dan Massie yang mengikuti konsep Robert Anthony dan ahli-ahli
lainnya membagi pengertian management information dalam 3 kategori yang
berikut:

a. Strategic planning information (informasi untuk perencanaan yang strategis).

b. Management control information (informasi untuk control oleh pimpinan).

c. Operational information (informasi pengerjaan).

Secara sistematik dapatlah ditegaskan bahwa setiap sistem informasi

manajemen meliputi 4 unsur pokok yang berikut:

1) Sumber daya : berupa data yang kemudian menjadi informasi.

2) Hampiran : kerangka sistem.

3) Aktivitas : pengolahan (processing)

4) Perlengkapan : berbagai peralatan elektronik yang mewujudkan otomasi.

Sistem informasi manjemen (MIS) tidak hanya satu macam saja, karena itu
dianggap sebagai pola juga ada bermacam-macam sesuai dengan jenis-jenis
organisasi atau perusahaan. Tetapi apapun bentuk dan bagaimanapun corak sesuatu
sistem informasi manajemen, tujuan terakhir dan cita-cita tertinggi dari penelaahan-
penelaahan terhadap sistem keterangan dalam organisasi ialah penyusunan Total
Management Information System Menurut Terry:

“Sistem ini akan meliputi seluruh badan usaha dan melalui pengumpulan
sistematik, pengolahan, penyebaran data akan menyediakan semua informasi yang
perlu kepada setiap orang agar dapat memberikan bantuan maksimum dalam
mencapai tujuan-tujuan tertentu.
Peranan sistem dan prosedur dalam keseluruhan pekerjaan manajemen
Sistem dan prosedur merupakan bagian integral dari pekerjaan setiap
manajer. Dengan ini dimaksudkan bahwa setiap orang yang mengawasi,
membimbing, atau mengurusi kegiatan-kegiatan dari bawahan (beberapa atau
banyak) mempunyai pertanggungjawaban yang sejalan dengan pekerjaannya bagi
sistem dan prosedur yang dipergunakannya bersama-sama dengan bawahannya;
bagaimana mengerjakan segala sesuatu, cara dan sarana yang dipergunakan untuk
menyelesaikan tugas-tugas yang diserahkan, dan metodologi proses kerja yang di
pakai. Sistem dan prosedur dengan demikian merupakan suatu bidang lapangan
kegiatan/usaha yang harus digolongkan sebagai salah satu dari beberapa unsur-
unsur manajemen.

Sistem dan prosedur dapat dibagi kedalam dua kategori, yaitu untuk karyawan
pabrik (blue collar) dan karyawan kantor (white collar).

1.“Blue-collar systems and procedures” ialah sistem dan prosedur yang ditandai
dengan adanya pabrik, bengkel, halaman, pemeliharaan, proyek bangunan,
prosedur (manual dan mekanis) yang dipergunakan dalam pemabrikan, konstruksi,
pemeliharaan dan pembuatan barang-barang dan pengerjaan parts dan bahan-bahan
yang dipergunakan.

2.“White –collar systems and procedure” ialah sistem dan prosedur yang ditandai
dengan adanya manajemen administrative, dalam arti yang luas, termasuk di
dalamnya ialah prosedur yang biasanya dikenal sebagai pekerjaan perkantoran,
seperti misalnya pengerjaan kertas-kertas, penyimpanan catatan-catatan
pembukuan.pelaporan,perencanaan, penjadwalan kerja penganggara-belanjaan,
standard-standard kerja, pengawasan produksi dan lainnya.
Pertanggungjawaban sistem dan prosedur
Sistem dan prosedur merupakan tanggung jawab daripada setiap orang
dalam setiap jawatan atau perusahaan. Apabila Pertanggungjawaban sistem dan
prosedur ditiadakan maka akan mengakibatkan:

1. Orang-orang sedikit sekali berbuat atau sama sekali tidak berbuat terhadap hal-
hal yang berhubungan dengan sistem dan prosedur

2. Orang berbuat sesuatu menimbulkan tujuan yang tumpang-tindih, bertentangan,

atau berpandangan sempit (licik).

Pertanggungjawaban pegawai/pekerja (yaitu staff atau pelaksana yang tiada

mengawasi seorangpun) secara minimum terdiri dari:

1. Mempergunakan instruksi-instruksi prosedural yang di terimanya, baik secara

lisan atau tertulis, dan untuk menyimpang dari instruksi-instruksi ini hanya sampai
pada tingkat yang diizinkan,

2. Apabila instruksi-instruksi yang diterimanya tidak mencakup semua hal yang ia

kerjakan, maka ia harus mengembangkan dan mempergunakan sistem dan prosedur
sendiri.

3. Menemukan dan mengusulkan kepada atasannya, cara dalam instruksi prosedural

yang telah diterimanya dapat diubah, baik demi kejelasannya ataupun untuk
memperoleh penyempurnaan yang menguntungkan,

4. Terus-menerus mencari dan mempergunakan cara dan sarana bagi

penyempurnaan prosedur-prosedur yang dirancang sendiri.

Pertanggungjawaban sistem dan prosedur bagi para pengawas tingkat

pertama ( pegawai lini yang memiliki tanggung-jawab langsung atas
pegawai/pekerja yang tidak mempunyai tingkat pengawasan yang lebih rendah di
bawah wewenangnya) secara minimum meliputi:
1. Menuntun dan membimbing orang-orang yang diawasinya pada waktu mereka
melaksanakan tanggungjawabnya di bidang sistem dan prosedur,
2. Untuk mengamati semua sistem dan prosedur yang diperlukan atau dipergunakan
dalam unit organisasi yang menjadi tanggung-jawabnya yang resmi sebagai seorang
manajer.
3. Mengkoordinasikan secara horizontal dan vertical dengan unit-unit organisasi
yang lain dalam bidang sistem dan prosedur untuk mendapatkan saling pengertian.

Pertanggungjawaban sistem dan prosedur bagi para pengawas/pejabat yang berada

di antara diantara pengawas tingkat pertama dengan tingkat tertinggi dalam
perusahaan (yaitu pengawas yang mengawasi para pengawas), secara minimum
intinya sama dengan pertanggungjawaban pengawas tingkat pertama. Pada tingkat
lebih tinggi, tentu saja para petugas pengawasan yang bersangkutan mempunyai
pertanggungjawaban di bidang sistem dan prosedur yang jauh lebih luas karena
menyangkut orang yang lebih banyak, dan dengan demikian lebih banyak fungsi,
dan tanggung jawabnya lebih berat, dalam arti meliputi tingkat-tingkat kekuasaan
pengawasan yang lebih banyak.

Batasan fungsi system dan prosedur

Meskipun fungsi sistem dan prosedur dapat dibatasi dalam istilah-istilah
yang paling sederhana sebagai “ akal sehat yang terorganisir”, tetapi suatu definisi
kerja yang lebih formal berbunyi “ Analisa terhadap kebijaksanaan, prosedur,
formulir-formulir dan perlengkapan untuk menyederhanakan dan
menstandarisasikan pekerjaan-pekerjaan kantor”. Semua fungsi dalam organisasi
seperti misalnya produksi, pemasaran, keuangan, pembelian, hubungan industrial
dan sebagainya, dilaksanakan dengan sarana data kerja, atau sistem dan prosedur,
yang menterjemahkan kebijaksanaan manajemen ke dalam tindakan-tindakan.

Sumber : http://bosan-kuliah.blogspot.co.id/2011/07/sistem-dan-prosedur-
perkantoran.html