Nusantara of Engginering (NoE)/Vol. 1/No.

2/ISSN: 2355-6684 57

APLIKASI SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN MENGGUNAKAN

METODE PROTOTIPE
Daniel Swanjaya, S.Kom.,Mohammad Rizal Arief, ST.,M.Kom.
Fakultas Teknik,Universitas Nusantara PGRI Kediri
Email:swanjayadaniel@gmail.com
Fakultas Teknik,Universitas Nusantara PGRI Kediri
Email:rizal@unpkediri.ac.id

Abstract Keywords: archiving, document, prototype,

Archivingdocumentsis an important administration, effective, efficient
activitythatshould bedone inanorganizationto
supportorganizational performanceinthe I. PENDAHULUAN
areas of administration. Archiving Kebutuhan akan penggunaan data
processmust becarried out arsip saat ini semakin meningkat, hal ini
effectivelyandefficientlyso thatdocuments can menyebabkan data arsip yang masih
bestored securely, neatandeasy to find. It berupa kertas tersebut menumpuk.
takesapplicationdocument Apalagi permasalahan yang sering
archivingsystemthatcanfulfill the functions
ofthe organization.
dihadapi dalam pengarsipan disebuah
Application developmentprocessis based on lembaga yang menginginkan produktivitas
theanalysis ofinformation system secara maksimal terkendala oleh
designandmanufacturing cycle ofobject- penyimpanan berkas yang menumpuk dan
orientedsoftware engineeringusingthe mengakibatkan pencarian berkas tersebut
prototypemethod. menjadi kendala.
The studywill beconductedusing a Penelitian ini diharapkan dapat
referenceobtainedfromthe literatureaboutthe menghasilkan aplikasi pengarsipan
applicationarchivingdocumentswithsupportin dokumen secara digital yang bisa
g datain the form ofwritten diterapkan di Program Studi Teknik
documentscontained
inInformaticsEngineering Programoffice.
Informatika UNP Kediri berdasarkan
The dataconsistsofthe datacollectedletters, perancangan aplikasi menggunakan UML
certificates, inventoryandother written dan artikel penelitian yang diterbitkan
documents. While thereport oleh jurnal ilmiah nasional.
generatedfromthis studyin the form Sedangkan manfaat dari penelitian
ofinventory isa document. ini adalah :Arsip dan dokumen tertulis di
The research activitieswill becarried outfor Program Studi Teknik Informatika dapat
6monthsin accordancewiththe process of lebih tertata dengan efektif dan
makingan applicationusingthestage of efisien.Arsip dan dokumen tertulis mudah
making aprototypemethodthatincludesits ditemukan kembali.Untuk mendukung
specification, design, coding, andtesting.
Whilethe outputgeneratedisanapplication
proses akademik dan layanan program
thatcan beusedbythe systemin the process studi
ofarchivingdocuments andscientific
articlesonthe applicationdocument archiving II. KAJIAN LITERATUR DAN
systemusingthe prototype method. PENGEMBANGAN
The results ofthis applicationis planned to HIPOTESIS
beimplementedinthe Office Dokumentasi dan Arsip Manual(Hamdani,
ofInformaticsEngineering 2012)Pengertian Menurut Sulistyo-
DepartmentUniversity ofNusantaraPGRI
Nusantara of Engginering (NoE)/Vol. 1/No. 2/ISSN: 2355-6684 58

Basuki (2003:13) Arsip dinamis keseluruhan dari perangkat lunak,

(record) artinyainformasi terekam, mengidentifikasi segala kebutuhan yang
termasuk data dalam sistem komputer, diketahui dan area garis besar dimana
yang dibuat atau diterima oleh badan definisi lebih jauh merupakan keharusan
korporasi atau perorangan dalam kemudian dilakukan “perancangan kilat”.
transaksi kegiatan atau melakukan
tindakan sebagai bukti aktivitas III. METODE PENELITIAN
tersebut. Sistem Penyimpanan Arsip  Cara Pengumpulan Data yang
Sistem penyimpanan adalah digunakan dalam penelitian ini adalah
sistem yang dipergunakan untuk data primer dan data sekunder.
penyimpanan warkat agar kemudahan Penelitian ini adalah penelitian terapan,
kerja penyimpanan dapat diciptakan dimana metode yang sudah diketahui
dan penemuan warkat yang sudah diteliti untuk diterapkan ke dalam
disimpan dapat dilakukan dengan cepat masalah sebenarnya. Metode yang
bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diterapkan dapat memperbaiki hasil
diperlukan. Peminjaman ArsipMenurut penelitian sebelumnya.
Amsyah (1998:202) Peminjaman arsip  Subyek dan Obyek Penelitian.
adalah keluarnya arsip daritempat SubyekdisiniadalahKantor Administrator
penyimpanan karena diperlukan oleh di Kantor Program Studi Teknik
pihak lain. Informatika UNP Kediri,Dokumen dan
Karena arsip tersebut dipinjam Arsip di Kantor Program Studi Teknik
sehingga tidak berada pada tempatnya, Informatika.
maka perlu adanya pencatatan supaya  Teknik dan Model
petugas arsip dapat mengetahui dimana Teknik
arsipnya berada, siapa yang Teknik pengarsipan dokumen ini
menggunakan, kapan dipinjam dan menggunakan analisa dan perancangan
bilamana harus dikembalikan. Teknik sistem berbasis obyek dengan metode
Dokumentasi Arsip Digital (Artitis prototipe.
Undari, 2009)Beberapa vendor Model
menyediakan sistem dokumentasi Model adalah pola dari sesuatu yang akan
profesional yang secara fungsional sesuai dihasilkan Model rancang bangun yang
untuk pengelolaan arsip atau dokumen dibuat menggunakan UML. Berdasarkan
secara benar.Metode Prototipe(Iwan teori, dibuat model UML sebagai berikut :
Abadi, 2010)Metode pengembangan
sistem yang digunakan dalam penelitian
ini yaitu dengan metode prototipe dimana
model prototipe ini dalam
mengumpulkan informasi tertentu
mengenai kebutuhan informasi pengguna
secara cepat.
Menurut Roger S. Pressman
didalam modul 3 Iwan Abadi (2010 : 8)
prototyping paradigma dimulai dengan
pengumpulan kebutuhan. Pengembang
dan pelanggan bertemu dan
mendefinisikan obyektif keseluruhan
Nusantara of Engginering (NoE)/Vol. 1/No. 2/ISSN: 2355-6684 59

Diagram Use Case Activity Diagram Admin Pada Aplikasi

Sistem
Nusantara of Engginering (NoE)/Vol. 1/No. 2/ISSN: 2355-6684 60

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Desain dan Rancangan

Berdasarkan Desain dan Rancangan yang

telah dilakukan, maka kami berhasil
membuat database untuk pengarsipan
dokumen sebagai berikut :

B. Aplikasi

Dari Rancangan dan Desain Aplikasi yang

telah di lakukan, maka kami membuat
aplikasi pengarsipan dokumen sesuai
dengan proposal dan berhasil membuat
aplikasi tersebut dan cara menggunakan
sistem informasi pengarsipan dokumen.
Adapun Fitur yang terdapat dalam aplikasi
ini meliputi :
1. Halaman Utama
Nusantara of Engginering (NoE)/Vol. 1/No. 2/ISSN: 2355-6684 61

2. Login

3. Create Arsip Folder

4. Menampilkan Data Arsip

Nusantara of Engginering (NoE)/Vol. 1/No. 2/ISSN: 2355-6684 62

5. Merubah Nama dan Password dokumen berdasarkan kaidah perancangan

sistem informasi berbasis obyek dan telah
diujicobakan untuk mengarsipkan
beberapa jenis dokumen di Program Studi
Teknik Informatika UNP Kediri.

DAFTAR PUSTAKA
Hamdani, Syahyuman, 2012. Sistem
Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
Di Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Kabupaten Pesisir
Selatan. Jurnal Ilmu Informasi
Perpustakaan dan Kearsipan. Vol. 1
No. 1 September. Universitas
Negeri Padang
Daryan, Yayan, dkk. 2007.
Pemeliharaan dan Pengamanan
Arsip. Jakarta:
6. Pencarian Universitas Terbuka.
Irawan, Mustari. 2009. Perencanaan
Jadwal Retensi Arsip. Jakarta:
Universitas Terbuka.
Iwan, Abadi, 2010. Analisa dan
Perancangan Sistem Informasi.
UNIKOM, Bandung.
Munawar, 2005. Pemodelan Visual
Dengan UML, Edisi pertama, Graha
Ilmu, Jogyakarta.
Nugroho, Adi. 2004. Pemrograman
Berorientasi Objek. Penerbit
Informatika. Bandung
Sholiq. 2006. Pemodelan Sistem
Informasi Berorientasi Objek
dengan UML. Graha Ilmu.
Yogyakarta.
Sukonco, Badri Munir. 2007.Menajemen
Administrasi Perkantoran Modern.
Jakarta. Erlangga.
Undari, Artitis. 2009.Proyek Digitalisasi
Naskah dan Skripsi Perpustakaan
Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya
Universitas Indonesia : Sebuah
V. KESIMPULAN Evaluasi Perencanaan dan
Pelaksanaan. Universitas Indonesia,
Penelitian ini berhasil merancang dan Jakarta.
membangun sistem informasi pengarsipan