PANDUAN

BUKU PANDUAN BSR

BIASISWA SEKOLAH RENDAH

eyayasan2.yp.org.my/bsryp/jpnp/
PENGENALAN • BAB 01 Muka Surat

1.1 Sejarah Penubuhan Yayasan Pahang 06

1.2 Unit Biasiswa Sekolah Rendah Yayasan Pahang (BSR YP) 06

1.3 Objektif BSR YP 06

1.4 Kriteria Kelayakan Pemohon 07

1.5 Dokumen Wajib Yang Perlu Dilampirkan 08

1.6 Kadar BSR YP 08

1.7 Jawatankuasa BSR YP 09-10

PERMOHONAN BSR • BAB 02 Muka Surat

2.1 Tatacara Permohonan 12-13

PROSES KERJA DAN CARTA ALIR • BAB 03 Muka Surat

3.1 Proses Kerja Permohonan Baharu BSR YP 16

3.2 Carta Alir Proses Permohonan Baharu BSR YP 17

3.3 Proses Kerja Tawaran Baharu BSR YP 18

3.4 Carta Alir Tawaran Baharu BSR YP 19

3.5 Proses Bayaran BSR YP 20

3.6 Proses Kerja Pembayaran Murid BSR YP 21

3.7 Carta Alir Proses Pembayaran Murid Baru BSR YP 22

3.8 Penggunaan Wang BSR YP 23

3.9 Proses Kerja Pertukaran Murid Ke Sekolah Dalam Negeri Pahang 24

3.10 Carta Alir Pertukaran Murid Ke Sekolah Dalam Negeri Pahang 25

3.11 Penarikan Semula BSR YP 26

3.12 Proses Kerja Penarikan Semula BSR YP 27

3.13 Carta Alir Penarikan Semula BSR YP 28

KANDUNGAN

PEREKODAN DAN PEMFAILAN • BAB 04 30

PEMANTAUAN • BAB 05 Muka Surat

6.1 Tatacara Pemantauan 32

6.2 Proses Kerja Pemantauan Oleh SEKOLAH/PPD/JPN Pahang/JAIP/YP 33

6.3 Carta Alir Pemantauan Pengurusan BSR YP 34

PERTUKARAN GURU BIASISWA • BAB 06 Muka Surat

6.1 Tatacara Serah Tugas 36

6.2 Proses Kerja Pertukaran Guru Biasiswa 36

6.3 Carta Alir Pertukaran Guru Biasiswa 37

LAMPIRAN Muka Surat

A Proses Kerja Permohonan Baharu BSR YP 40-41

B Carta Alir Proses Permohonan Baharu BSR YP 42-44

 BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

1. PENGENALAN

1.1 SEJARAH PENUBUHAN YAYASAN PAHANG

Perasmian Yayasan Pahang (YP) telah disempurnakan pada 29 September 1983

oleh KDYMM Sultan Haji Ahmad Shah Ibni Almarhum Sultan Abu Bakar Riayatuddin
Al-Muadzam Shah, Yang DiPertuan Agong pada ketika itu. Misi utama penubuhan
YP adalah untuk meningkatkan kemajuan pendidikan, sukan, kebudayaan dan
memperluaskan peluang mendapatkan pendidikan dalam kalangan anak negeri
Pahang dan warganegara Malaysia yang menetap di negeri ini.

Sebagai pemangkin penjanaan modal insan bertaraf dunia, YP kini memberi fokus
kepada kualiti dan kuantiti murid yang menerima bantuan. Selaku organisasi
yang bertanggungjawab terhadap pembangunan pendidikan anak-anak Pahang,
YP menyediakan pakej pendidikan lengkap kepada anak-anak negerinya meliputi
murid sekolah rendah, menengah, institut pengajian tinggi, masyarakat bekerja
dan masyarakat minoriti orang asli.

1.2 UNIT BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG (BSR YP)

Unit Biasiswa Sekolah Rendah Yayasan Pahang (BSR YP) telah ditubuhkan pada
tahun 2002 untuk menguruskan bantuan biasiswa kepada murid-murid dalam
negeri Pahang untuk kegunaan persekolahan seterusnya mengelakkan anak
Pahang tercicir dalam menerima pendidikan. BSR YP telah membelanjakan RM74
juta bagi 102,025 penerima (murid tahun 4 – 6) dari tahun 2002 sehingga tahun
2017.

1.3 OBJEKTIF BSR YP

Memastikan pengendalian biasiswa menepati keperluan YP dilaksanakan secara

efisien dan efektif seterusnya memenuhi kehendak pelanggan dan Kerajaan Negeri
Pahang.

6 MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP

BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

1. PENGENALAN

1.4 KRITERIA KELAYAKAN PEMOHON

Kriteria kelayakan BSR YP adalah seperti berikut:

i. Warganegara Malaysia.

ii. Ibu atau bapa warganegara Malaysia.

iii. Anak Negeri Pahang Darul Makmur yang ditakrifkan sebagai:

Pemohon atau ibu atau bapa mesti dilahirkan di Negeri Pahang Darul
Makmur.

iv. Mempunyai ramai adik-beradik yang masih bersekolah bawah tanggungan

ibu bapa tanpa menerima sebarang bantuan kewangan lain.

v. Pemohon yang terdiri daripada anak yatim atau berasal daripada keluarga
kurang berkemampuan yang mendapat bantuan kebajikan masyarakat atau
ibu bapa atau penjaga uzur, cacat, Orang Kelainan Upaya (OKU) atau ibu
tunggal atau Peserta Program Pembangunan Rakyat Termiskin (PPRT)
diberi keutamaan.

vi. Murid yang berpotensi dalam akademik atau kokurikulum.

vii. Pemohon sedang belajar di Tahun 3 bagi tahun semasa di Sekolah

Kebangsaan/Sekolah Jenis Kebangsaan (Cina)/Sekolah Jenis Kebangsaan
(Tamil) dan Sekolah Agama Bantuan Kerajaan (SABK) dalam Negeri Pahang
Darul Makmur.

viii. Pendapatan kasar isi rumah tertakluk kepada pemilihan semasa tahun
tersebut.

ix. Murid yang pernah digantung/dibuang sekolah tidak layak memohon.

MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP 7

 BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

1. PENGENALAN

1.5 DOKUMEN WAJIB YANG PERLU DILAMPIRKAN

BERSAMA BORANG PERMOHONAN
Pemohon wajib melampirkan salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan
benar semasa membuat permohonan.

i. Salinan MyKid pemohon.

ii. Salinan sijil lahir pemohon.

iii. Salinan kad pengenalan ibu dan bapa/penjaga.

iv. Salinan sijil kematian ibu/bapa bagi anak-anak yatim.

v. Salinan sijil pengesahan bercerai bagi ibu bapa yang berpisah.

vi. Salinan kad OKU/JKM/PPRT ibu bapa/penjaga.

vii. Salinan slip gaji/penyata pendapatan terkini ibu dan bapa atau penjaga
yang disahkan oleh majikan. Surat pengesahan pendapatan daripada
Penghulu/Ketua Kampung wajib dilampirkan bagi ibu bapa/penjaga yang
tidak mempunyai slip gaji.

viii. Salinan sijil-sijil Sukan/Kokurikulum. (jika ada)

1.6 KADAR BSR YP

1.6.1 Kadar BSR YP bagi murid Tahun 4 dan sedia ada (Tahun 5 dan 6) pada tahun
semasa adalah sebanyak RM300 setahun.

8 MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP

BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

1. PENGENALAN

1.7 JAWATANKUASA BSR YP

Sebarang keputusan berkaitan pengurusan BSR YP perlu diputuskan dalam

mesyuarat jawatankuasa di setiap peringkat bagi memastikan keputusan yang
dibuat lebih telus. Minit mesyuarat jawatankuasa berkenaan perlu difailkan untuk
tujuan rekod, pemantauan dan pengauditan. Jawatankuasa yang terlibat di setiap
peringkat dan peranannya adalah seperti berikut:

1.7.1 Jawatankuasa BSR YP Yayasan Pahang

Pengerusi : Pengurus Besar

Timbalan Pengerusi : Pengurus Kanan Operasi
Setiausaha 1 : Pengurus Capaian Pendidikan
Setiausaha 2 : Penolong Pengurus Capaian Pendidikan
Ahli Jawatankuasa : Pengurus Teknologi Maklumat
Juruaudit
Pembantu Tadbir Capaian Pendidikan
Pembantu Tadbir Unit Kewangan dan Akaun

Peranan Jawatankuasa BSR YP Yayasan Pahang:

i. Mencadangkan jumlah murid layak menerima tawaran baharu

mengikut peruntukan kewangan pada tahun semasa.
ii. Membuat bayaran pada tempoh yang ditetapkan.
iii. Mendapatkan data murid layak memohon daripada JPN Pahang.
iv. Menyelia sistem atas talian BSR YP.

1.7.2 Jawatankuasa BSR YP Jabatan Pendidikan Negeri Pahang (JPN Pahang)

Pengerusi : Ketua Sektor

Sektor Pengurusan
Pembangunan Kemanusiaan
Timbalan Pengerusi : Ketua Penolong Pengarah Hal Ehwal Murid
Setiausaha : Pegawai Biasiswa
Ahli Jawatankuasa : Penyelia Hal Ehwal Murid PPD

Peranan Jawatankuasa BSR YP JPN Pahang:

i. Memberi data murid yang diperlukan oleh YP pada tahun semasa.
ii. Pemantauan pengurusan BSR YP di peringkat sekolah.

MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP 9

 BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

1. PENGENALAN

1.7 JAWATANKUASA BSR YP

1.7.3 Jawatankuasa BSR YP Sekolah

Pengerusi : Guru Besar

Timbalan Pengerusi : Penolong Kanan Hal Ehwal Murid
(PK HEM)
Setiausaha : Guru Biasiswa
Ahli Jawatankuasa : Penolong Kanan Pentadbiran
Penolong Kanan Kokurikulum
Guru Bimbingan dan Kaunseling
Wakil PIBG (bukan guru)

Peranan Jawatankuasa BSR YP Sekolah:

i. Menyenarai pendek dan mengesahkan murid yang layak memohon

melalui keputusan mesyuarat yang diadakan. Borang permohonan
BSR YP 3.0 wajib dihantar kepada YP.

ii. Jika terdapat keraguan maklumat pada mana-mana bahagian yang

diisytiharkan, pihak jawatankuasa berhak untuk menolak permohonan
tersebut atau menarik semula biasiswa yang telah ditawarkan.

iii. Sekolah bertanggungjawab mengemas kini data murid di Modul

Pengurusan Murid (MPM) bagi penyediaan data permohonan baharu
BSR YP secara atas talian.

iv. Mengemas kini status murid melalui sistem atas talian BSR YP
(murid bertukar sekolah dalam Pahang/bertukar sekolah luar Pahang/
kes disiplin/menerima tawaran bantuan lain/berhenti sekolah/
bertukar sekolah selain daripada perkara 1.4 (vii)/ meninggal dunia).

10 MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP

PERMOHONAN BSR YP
BAB 02
 BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

2. PERMOHONAN BIASISWA BSR YP

2.1 TATACARA PERMOHONAN

BSR YP ditawarkan kepada murid yang layak berdasarkan kriteria yang telah
ditetapkan. Bagi melancarkan proses permohonan BSR YP, setiap peringkat perlu
memainkan peranan seperti berikut:

2.1.1 Tanggungjawab Ibu bapa/Penjaga

Ibu bapa/penjaga hendaklah mengisi Borang Permohonan BSR YP 1.0/2.0

dengan lengkap (Borang yang tidak lengkap diisi akan ditolak). Borang
permohonan yang telah lengkap diisi hendaklah diserahkan kepada pihak
sekolah bersama dengan salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan
benar.

2.1.2 Tanggungjawab Murid

Murid yang layak memohon perlu mengambil Borang Permohonan BSR

YP 1.0/2.0 di sekolah masing-masing. Borang yang lengkap diisi beserta
salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan wajib diserahkan kepada
Guru Biasiswa Sekolah sebelum tarikh tutup permohonan pada tahun
semasa.

12 MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP

BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

2. PERMOHONAN BIASISWA BSR YP

2.1.3 Tanggungjawab Sekolah

i) Memastikan setiap murid yang memohon BSR YP menepati kriteria

yang telah ditetapkan.

ii) Memastikan borang permohonan dan salinan dokumen-dokumen
wajib disemak sebelum dihantar ke YP.

iii) Memastikan Surat Setuju Terima dihantar semula ke YP bagi tujuan
penawaran BSR YP.

iv) Mengagihkan surat tawaran baharu BSR YP kepada murid yang
berjaya.

v) Menyemak dan mengesahkan maklumat murid yang terdapat di
dalam salinan baucar pembayaran BSR YP.

vi) Pihak sekolah boleh membuat pemotongan segala pembayaran
persekolahan atau yuran yang perlu dijelaskan oleh murid.

vii) Wajib mengembalikan senarai bayaran BSR YP bagi sesi tahun
semasa murid sedia ada/baharu yang telah siap ditandatangani oleh
murid.

viii) Pentadbir sistem atas talian BSR YP di bawah tanggungjawab PK

HEM.

ix) Permohonan rayuan BSR YP perlu dibuat terus kepada YP.

2.1.4 Tanggungjawab JPN Pahang/PPD

i) JPN Pahang perlu memastikan semua sekolah di bawah

pentadbirannya membuat permohonan dalam tempoh yang telah
ditetapkan.

ii) Pemantauan berkala ke sekolah-sekolah.

MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP 13

 BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

14 MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP

PROSES KERJA DAN
CARTA ALIR
BAB 03
 BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR

3.1 PROSES KERJA PERMOHONAN BAHARU BSR YP

PEGAWAI YANG
BIL PROSES KERJA TEMPOH MELULUSKAN /
DIRUJUK

1 Menerima surat siaran permohonan baharu daripada YP. Guru Besar

2 Makluman kepada Guru Kelas Tahun 3 PK HEM

Guru Kelas
3 Kenal pasti murid yang layak memohon
Tahun 3

Mencetak dan mengedarkan Borang Permohonan BSR YP 7 hari

4 Guru Biasiswa
1.0/2.0 kepada murid yang layak.

5 Mengisi dan melengkapkan Borang Permohonan BSR YP 1.0/2.0 14 hari Murid/Ibu Bapa

Mengemas kini maklumat murid berdasarkan Borang 14 hari

6 Guru Biasiswa
Permohonan BSR YP 1.0/2.0 ke dalam sistem atas talian BSR YP.

Mencetak Borang Permohonan BSR YP 3.0 yang lengkap dan

7 mendapatkan pengesahan murid, ibu bapa/penjaga, Guru Besar 14 hari Guru Biasiswa
dan wakil yang dilantik oleh YP.

Menyemak dan memastikan Borang Permohonan BSR YP 3.0

8 Guru Biasiswa
beserta dokumen-dokumen yang berkaitan dihantar ke YP.

9 Rekod dan pemfailan. Guru Biasiswa

*Nota: Borang Permohonan BSR YP 3.0 yang telah lengkap beserta salinan dokumen
yang telah disahkan benar dihantar ke YP tanpa menunggu keseluruhan
borang permohonan.

16 MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP

BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR

3.2 CARTA ALIR PROSES PERMOHONAN BAHARU BSR YP

MULA

• Terima surat siaran BSR YP

Guru Besar
daripada YP

PK HEM/Guru Biasiswa • Makluman kepada guru kelas Tahun 3

Guru Kelas Tahun 3 • Kenal pasti murid yang layak memohon

• Cetak Borang Permohonan BSR YP

1.0/2.0, memberi taklimat dan mengedar
Guru Biasiswa
borang permohonan kepada murid yang
layak

• Kumpul Borang Permohonan BSR YP

1.0/2.0

Kembalikan Borang
Permohonan
BSR YP 1.0/2.0
untuk pembetulan
TIDAK
LENGKAP LENGKAP

• Masukkan data permohonan secara atas

talian dan mencetak Borang Permohonan
BSR YP 3.0

• Kumpul dan hantar Borang Permohonan

BSR YP 3.0 yang lengkap bersama salinan
Guru Biasiswa
dokumen-dokumen yang telah disahkan
ke YP

Guru Biasiswa • Rekod dan pemfailan

TAMAT

MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP 17

 BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR

3.3 PROSES KERJA TAWARAN BAHARU BSR YP

PEGAWAI YANG
BIL PROSES KERJA TEMPOH MELULUSKAN /
DIRUJUK

Menyemak status permohonan selepas menerima surat

1 Guru Biasiswa
makluman daripada YP.

Mencetak dan mengedarkan Surat Setuju Terima Tawaran BSR 7 hari

2 Guru Biasiswa
YP.

3 Kemas kini status Setuju Terima dalam sistem. 3 hari Guru Biasiswa

4 Menghantar Surat Setuju Terima Tawaran BSR YP kepada YP. 1 hari Guru Biasiswa

5 Mengedarkan Surat Tawaran Baharu kepada murid yang berjaya. 3 hari Guru Biasiswa

6 Rekod dan pemfailan. Guru Biasiswa

18 MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP

BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR

3.4 CARTA ALIR TAWARAN BAHARU BSR YP

MULA

Guru Biasiswa • Menyemak status permohonan

• Mencetak dan mengedarkan Surat Setuju

Guru Biasiswa
Terima Tawaran BSR YP

• Kemas kini status Setuju Terima dalam

Guru Biasiswa
sistem.

• Menghantar Surat Setuju Terima Tawaran

Guru Biasiswa
BSR YP kepada YP

• Mengedarkan Surat Tawaran Baharu

Guru Biasiswa
kepada murid yang berjaya

Guru Biasiswa • Rekod dan pemfailan

TAMAT

MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP 19

 BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR

3.5 PROSES BAYARAN BSR YP

3.5.1 Pembayaran BSR YP akan dikreditkan ke akaun sekolah. Pihak sekolah

mesti membuat pembayaran dalam bulan Januari.

3.5.2 Tatacara pengeluaran wang tunai daripada bank oleh pihak sekolah
mestilah selamat dan mematuhi peraturan kewangan semasa.

3.5.3 Pihak sekolah membuat semakan senarai murid Berjaya secara atas talian
dan mencetak senarai bayaran 1.0 serta mendapatkan tandatangan murid
sebagai tanda akuan terima.

3.5.4 Pihak sekolah hendaklah memotong segala pembayaran persekolahan atau

yuran yang perlu dijelaskan oleh murid dan seterusnya memaklumkan
kepada ibu bapa/penjaga murid berkenaan. Baki pembayaran hendaklah
diserahkan kepada ibubapa/penjaga.

3.5.5 Pembayaran kepada murid tawaran baharu akan berterusan sehingga tamat
persekolahan di Tahun 6.

3.5.6 Pembayaran ini akan berkuat kuasa selagi penerima BSR YP tidak melanggar
syarat-syarat yang telah ditetapkan dalam surat tawaran.

20 MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP

BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR

3.6 PROSES KERJA PEMBAYARAN MURID BSR YP

PEGAWAI YANG
BIL PROSES KERJA TEMPOH MELULUSKAN /
DIRUJUK

1 Menerima surat makluman daripada YP. Guru Besar

Mencetak Senarai Bayaran 1.0 dan membuat semakan senarai

2
murid berjaya secara atas talian.

7 hari Guru Biasiswa

Membuat pembayaran kepada murid dan mendapatkan

3
tandatangan penerimaan.

Menghantar Senarai Bayaran 1.0 yang lengkap ditandatangani

4 murid ke YP (Bahagian Operasi) dan satu salinan untuk 1 hari Guru Biasiswa
simpanan sekolah.

5 Rekod dan pemfailan. Guru Biasiswa

MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP 21

 BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR

3.7 CARTA ALIR PROSES PEMBAYARAN MURID BSR YP

MULA

Guru Besar • Menerima surat makluman daripada YP.

• Mencetak Senarai Bayaran 1.0 dan

Guru Biasiswa membuat semakan senarai murid berjaya
secara atas talian.

• Membuat pembayaran kepada murid dan

Guru Biasiswa
mendapatkan tandatangan penerimaan.

• Menghantar Senarai Bayaran 1.0 yang

lengkap ditandatangani murid ke YP
Guru Biasiswa
(Bahagian Operasi) dan satu salinan untuk
simpanan sekolah.

• Mencetak dan mengedarkan Surat

Guru Biasiswa
Tawaran Baharu murid yang berjaya

Guru Biasiswa • Rekod dan pemfailan

TAMAT

22 MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP

BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR

3.8 PENGGUNAAN WANG BSR YP

3.8.1 Sekolah perlu memastikan penerima BSR YP menggunakan wang

biasiswa untuk tujuan pembelajaran dan perkara yang berkaitan dengan
aktiviti persekolahan sahaja.

3.8.2 Sekiranya didapati murid menggunakan wang yang diberikan untuk tujuan
lain dan mengabaikan keperluan persekolahan secara berterusan, surat
amaran perlu dikeluarkan dan tindakan penarikan semula BSR YP boleh
dibuat.

3.8.3 Pihak sekolah hendaklah memotong segala pembayaran persekolahan atau

yuran yang perlu dijelaskan oleh murid dan seterusnya memaklumkan
kepada ibu bapa/penjaga murid berkenaan. Baki pembayaran hendaklah
diserahkan kepada ibu bapa/penjaga.

MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP 23

 BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR

3.9 PROSES KERJA PERTUKARAN MURID KE SEKOLAH DALAM

NEGERI PAHANG

PEGAWAI YANG
BIL PROSES KERJA TEMPOH MELULUSKAN /
DIRUJUK

1 Menerima surat pertukaran murid. PK HEM

2 Menyerahkan surat pertukaran murid kepada Guru Biasiswa. 3 hari PK HEM

3 Kemas kini status Setuju Terima dalam sistem. 3 hari Guru Biasiswa

Menerima surat pertukaran murid dan mengemas kini status 3 hari

4 Guru Biasiswa
murid dalam sistem atas talian BSR YP.

5 Mengedarkan Surat Tawaran Baharu kepada murid yang berjaya. 3 hari Guru Biasiswa

6 Rekod dan pemfailan. Guru Biasiswa

24 MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP

BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR

3.10 CARTA ALIR PERTUKARAN MURID KE SEKOLAH DALAM NEGERI PAHANG

MULA

PK HEM • Menerima surat pertukaran murid

• Menyerahkan surat pertukaran murid

PK HEM
kepada Guru Biasiswa

• Menerima surat pertukaran murid dan

Guru Biasiswa mengemas kini status murid dalam sistem
atas talian BSR YP

Guru Biasiswa • Rekod dan pemfailan

TAMAT

MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP 25

 BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR

3.11 PENARIKAN SEMULA BSR YP

Pemberian BSR YP berterusan sehingga murid berkenaan tamat persekolahan di

Tahun 6. Walau bagaimanapun, tindakan penarikan semula boleh dilaksanakan
sekiranya berlaku perkara-perkara berikut:

3.11.1 Murid yang digantung/dibuang sekolah/berhenti

sekolah/meninggal dunia.

3.11.2 Menerima biasiswa atau bantuan kewangan lain daripada agensi kerajaan
atau bukan kerajaan.

3.11.3 Penipuan dalam pengisytiharan pendapatan ibu bapa/penjaga semasa

permohonan BSR YP.

3.11.4 Murid bertukar sekolah luar Pahang/berhenti sekolah/bertukar sekolah

selain daripada perkara 1.4 (vii).

3.11.5 Murid yang menyertai mana-mana kumpulan, persatuan (melainkan

persatuan akademik dan kokurikulum), kongsi gelap, parti politik, aktiviti
tidak bermoral dan menyalahi undang-undang sama ada di dalam atau di
luar sekolah.

*Nota 1:
Kaedah dan peraturan pemberian BSR YP akan dikaji dari semasa ke semasa
oleh pihak YP. YP berhak atas budi bicaranya yang mutlak untuk menarik semula
pemberian BSR YP ini dengan serta-merta jika difikirkan perlu tanpa memberikan
apa-apa alasan.

*Nota 2:
Jika ada penarikan semula berdasarkan perkara 3.11 bayaran hendaklah
dikembalikan kepada YP (Bahagian Operasi) dalam masa 14 hari dengan cek atas
nama TABUNG PENDIDIKAN & KEBAJIKAN YAYASAN PAHANG.

26 MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP

BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR

3.12 PROSES KERJA PENARIKAN SEMULA BSR YP

PEGAWAI YANG
BIL PROSES KERJA TEMPOH MELULUSKAN /
DIRUJUK

Menerima surat gantung/buang sekolah/berhenti sekolah/

1 PK HEM
bertukar sekolah/meninggal dunia.

7 hari PK HEM / Guru

2 Mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSR YP.
Biasiswa

14 hari PK HEM / Guru

3 Mengembalikan bayaran penarikan semula kepada YP
Biasiswa

4 Menyimpan dokumen berkaitan penarikan semula. Guru Biasiswa

5 Rekod dan pemfailan. Guru Biasiswa

MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP 27

 BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR

3.13 CARTA ALIR PENARIKAN SEMULA BSR YP

MULA

• Menerima surat gantung/buang sekolah/

PK HEM berhenti sekolah/bertukar sekolah/
meninggal dunia

• Mengemas kini status murid dalam

PK HEM/Guru Biasiswa
sistem atas talian BSR YP

• Mengembalikan semula bayaran

PK HEM/Pembantu Tadbir
penarikan semula kepada YP

• Menyimpan dokumen berkaitan penarikan

Guru Biasiswa
semula

Guru Biasiswa • Rekod dan pemfailan

TAMAT

28 MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP

PEREKODAN
DAN
PEMFAILAN
BAB 04
 BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

4. PEREKODAN DAN PEMFAILAN

4.1 Sekolah wajib menyediakan sistem perekodan dan pemfailan dalam memastikan
pengurusan BSR YP diurus dengan baik dan teratur. Setiap dokumen mestilah
disimpan dan dikemas kini dari semasa ke semasa.

4.2 Senarai fail yang wajib disediakan:

4.2.1 Fail pengurusan:

• Carta organisasi.
• Minit mesyuarat.
• Surat lantikan guru biasiswa BSR YP.
• Nota Serah Tugas.
• Surat siaran daripada YP.

4.2.2 Fail permohonan:

• Borang Permohonan BSR YP 1.0/2.0

4.2.3 Fail keluar/masuk murid:

• Surat pertukaran murid.

• Surat gantung/buang sekolah.
• Surat berhenti sekolah/sijil kematian.

4.2.4 Fail bayaran:
• Salinan Senarai Bayaran 1.0 yang lengkap ditandatangani
oleh murid (murid baharu) .

• Salinan Senarai Bayaran 2.0 yang lengkap ditandatangani

oleh murid (murid sedia ada).

* Senarai asal wajib dikembalikan kepada YP (Bahagian Operasi).

30 MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP

PEMANTAUAN
BAB 05
 BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

5. PEMANTAUAN

5.1 TATACARA PEMANTAUAN

Pemantauan pengurusan BSR YP perlu dilaksanakan bagi memastikan semua

prosedur pengurusan BSR YP dilaksanakan dengan teratur dan mematuhi semua
peraturan kewangan yang sedang berkuat kuasa.

Perancangan untuk melaksanakan pemantauan perlu dibuat dengan teliti bagi

memastikan pemantauan yang akan dijalankan berjalan lancar serta mencapai
matlamat yang disasarkan. Takwim dan jadual pemantauan perlu disediakan
lebih awal bagi mengelakkan pertindihan tugas. Instrumen pemantauan seperti
di Lampiran A.

Dapatan pemantauan perlu direkod dan dilaporkan agar pihak yang berkenaan
dapat mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan. Kaedah pemantauan
seperti berikut:

i. Penyemakan fail-fail pengurusan BSR YP seperti di perkara 4.2

ii. Perbincangan dengan PK HEM dan Guru Biasiswa.
iii. Temu bual dengan murid penerima BSR YP.

Laporan pemantauan perlu dikemukakan kepada pengurusan YP/JPN Pahang/

PPD/Pentadbiran sekolah dalam tempoh tujuh hari bekerja selepas pemantauan
dijalankan.

32 MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP

BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

5. PEMANTAUAN

5.2 PROSES KERJA PEMANTAUAN OLEH SEKOLAH/PPD/JPN PAHANG/YP

PEGAWAI YANG
BIL PROSES KERJA TEMPOH MELULUSKAN /
DIRUJUK

Menyediakan perancangan dan takwim bagi melaksanakan

1
program pemantauan.

Penetapan objektif pemantauan, Kriteria, Justifikasi dan

2
Pemilihan Lokasi.

Menerima arahan bertugas rasmi sebelum pemantauan

3
dilaksanakan.

Melaksanakan pemantauan menggunakan instrumen (Lampiran Sekolah/PPD/

4
A). JPN Pahang/YP

5 Menyediakan laporan pemantauan program dan aktiviti.

6 Mengambil tindakan susulan.

7 Rekod dan pemfailan.

MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP 33

 BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

5. PEMANTAUAN

5.3 CARTA ALIR PEMANTAUAN PENGURUSAN BSR YP

MULA

• Menyediakan perancangan dan takwim

Sekolah/PPD/JPN Pahang/YP
bagi melaksanakan program pemantauan

• Penetapan objektif pemantauan, kriteria,

Sekolah/PPD/JPN Pahang/YP
justifikasi dan pemilihan lokasi

• Menerima arahan bertugas rasmi sebelum

Sekolah/PPD/JPN Pahang/YP
pemantauan dilaksanakan

• Melaksanakan pemantauan menggunakan

Sekolah/PPD/JPN Pahang/YP
instrumen (Lampiran A)

• Menyediakan laporan pemantauan

Sekolah/PPD/JPN Pahang/YP
program dan aktiviti

Sekolah/PPD/JPN Pahang/YP • Mengambil tindakan susulan

Sekolah/PPD/JPN Pahang/YP • Rekod dan pemfailan

TAMAT

34 MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP

 PERTUKARAN
GURU BIASISWA
BAB 06
 BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

6. PERTUKARAN GURU BIASISWA

6.1 TATACARA SERAH TUGAS

6.1.1 Nota Serah Tugas wajib disediakan bagi memastikan pelaksanaan

pengurusan biasiswa di sekolah dapat berjalan dengan baik.

6.1.2 Nota Serah Tugas perlu disediakan dalam empat salinan untuk:

i. Fail Pejabat.
ii. Guru Biasiswa yang bertukar.
iii. Fail Pengurusan HEM.
iv. Guru Biasiswa baharu yang mengambil alih tugas.
(Disimpan dalam Fail Pengurusan BSR YP)

6.1.3 Sebagai panduan untuk menyediakan Nota Serah Tugas,

sila rujuk Lampiran B.

6.2 PROSES KERJA PERTUKARAN GURU BIASISWA

PEGAWAI YANG
BIL PROSES KERJA TEMPOH MELULUSKAN /
DIRUJUK

1 Mendapat surat kelulusan/arahan bertukar. Guru Biasiswa

2 Menyediakan Nota Serah Tugas. 3 hari Guru Biasiswa

3 Menerima dan menyemak Nota Serah Tugas. 1 hari PK HEM

Menyerahkan Nota Serah Tugas kepada Guru Biasiswa yang

4 1 hari PK HEM
baharu.

Mengemas kini maklumat Guru Biasiswa baharu dalam sistem Serta

5 PK HEM
atas talian BSR YP. merta

Mengambil tindakan berdasarkan Nota Serah Tugas yang Serta

6 merta Guru Biasiswa
diterima.

7 Rekod dan pemfailan. Guru Biasiswa

36 MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP

BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

6. PERTUKARAN GURU BIASISWA

6.3 CARTA ALIR PERTUKARAN GURU BIASISWA

MULA

• Mendapat surat kelulusan/arahan

Guru Biasiswa
bertukar

Guru Biasiswa • Menyediakan Nota Serah Tugas

• Menerima dan menyemak Nota Serah

PK HEM
Tugas

• Menyerahkan Nota Serah Tugas kepada

PK HEM
Guru Biasiswa yang baharu

• Mengemas kini maklumat Guru Biasiswa

PK HEM
baharu dalam sistem atas talian BSR YP

• Mengambil tindakan berdasarkan Nota

Guru Biasiswa
Serah Tugas yang diterima

Guru Biasiswa • Rekod dan pemfailan

TAMAT

MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP 37

 BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

38 MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP

LAMPIRAN A
DAN
LAMPIRAN B
 BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

LAMPIRAN A

INSTRUMEN PEMANTAUAN BSR YP

SEKOLAH :

PEGAWAI
:
PEMANTAU

TARIKH : HARI :

SKALA DISKRIPSI

0 Tiada

1 Ada tetapi tidak memuaskan

2 Ada tetapi tidak lengkap

3 Ada, berkeadaan baik dan lengkap

4 Ada, berkeadaan baik dan boleh dijadikan contoh

SKALA PEMANTAUAN
PERKARA ITEM
PEGAWAI
SEKOLAH
PEMANTAU

1.1 Carta Organisasi

1.2 Minit Mesyuarat Pengurusan Biasiswa

1.3 Surat lantikan guru biasiswa BSR YP

1. FAIL PENGURUSAN
1.4 Nota Serah Tugas

1.5 Manual Prosedur Kerja BSR YP

1.6 Surat siaran dari YP

2. FAIL PERMOHONAN 2.1 Borang permohonan BSR YP 1.0/2.0

40 MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP

BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

SKALA PEMANTAUAN
PERKARA ITEM
PEGAWAI
SEKOLAH
PEMANTAU

3.1 Surat pertukaran murid

3. FAIL KELUAR/
3.2 Surat gantung/buang sekolah
MASUK MURID

3.3 Surat berhenti sekolah/sijil kematian

4.1 Salinan Senarai Bayaran 1.0 yang

lengkap ditandatangani oleh murid
(Murid baharu)
2. FAIL PERMOHONAN
4.2 Salinan Senarai Bayaran 2.0 yang
lengkap ditandatangani oleh murid
(Murid sedia ada)

JUMLAH MARKAH

SKALA % DISKRIPSI

A 80 - 100 Cemerlang boleh dijadikan contoh

B 60 - 79 Baik dan lengkap

C 40 - 59 Sederhana perlu penambahbaikan

D 0 - 39 Lemah perlu dipantau semula

GRED SEKOLAH

RUMUSAN :

Tandatangan Pihak Sekolah Tandatangan Pegawai Pemantau

Nama : Nama :

Jawatan : Jawatan :

Tarikh : Tarikh :

MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP 41

 BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

LAMPIRAN B

FORMAT NOTA SERAH TUGAS

(NAMA SEKOLAH)

NOTA
SERAH TUGAS

OLEH PEGAWAI YANG MENYERAHKAN :

(NAMA PEGAWAI YANG MENYERAHKAN TUGAS)

(NO. KAD PENGENALAN)
(JAWATAN)
(GRED)

KEPADA YANG MENERIMA:

GURU BESAR
(NAMA SEKOLAH)

42 MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP

BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

A. SENARAI DOKUMEN BSR YP

Kuantiti

1. Buku Manual Kerja BSR YP 2

2. Senarai fail

i. Fail pengurusan
ii. Fail permohonan
iii. Fail keluar/masuk murid
iv. Fail bayaran

B. KEDUDUKAN TERAKHIR TUGAS-TUGAS YANG BELUM SELESAI

KEDUDUKAN TINDAKAN
TUGAS-TUGAS YANG BELUM SELESAI
SEKARANG SUSULAN YANG DIPERLUKAN

C. KEWANGAN
*Nyatakan jika berkenaan

MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP 43

 BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

SURAT PENYERAHAN DAN AKUAN TERIMA

NOTA SERAH TUGAS

BAHAGIAN A

Adalah saya (NAMA GURU YANG MENYERAH TUGAS), No. K/P : XXXXXX-XX-XXXX
yang memegang jawatan (JAWATAN DAN GRED), di (NAMA DAN ALAMAT SEKOLAH)
dari tarikh (TARIKH BERMULA HINGGA TARIKH TAMAT MEMEGANG JAWATAN GURU
BIASISWA) bersama-sama ini menyerahkan Nota Serah Tugas BSR YP.

Diserahkan oleh: Disemak oleh:

Tandatangan Tandatangan
Nama Guru Biasiswa: Nama Guru Besar :
*(GURU YANG BERTUKAR)

BAHAGIAN B

Adalah saya (NAMA GURU YANG MENERIMA TUGAS) No. K/P : XXXXXX-XX-XXXX
bersetuju mengambil alih tugas Guru Biasiwa BSR YP bermula tarikh ……………………..
dan telah menerima satu salinan Nota Serah Tugas.

Diserahkan oleh: Disemak oleh:

Tandatangan Tandatangan
Nama Guru Biasiswa: Nama Guru Besar :
*(GURU YANG MENGAMBIL ALIH)

44 MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP

BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

Nota :

MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP 45

 BUKU PANDUAN BSR YP • BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG

Nota :

46 MANUAL PROSEDUR KERJA BSR YP