Produktiviti dalam perkhidmatan awam dikaitkan dengan kecekapan,

keberkesanan dan kualiti sesuatu produk yang dihasilkan oleh sesebuah

organisasi. Bagaimanakah produktiviti dalam perkhidmatan awam dapat
ditingkatkan?

Kehidupan masa kini lebih ´menghargai´ sesuatu yang mudah, ringkas dan cepat.Pada zaman yang
serba canggih ini, ianya seolah-olah telah memendekkan masa setiapindividu dalam segala perkara
dan urusan, sehinggakan segenap golongan manusia,mengharap dan mengkehendaki sesuatu yang
mudah, ringkas dan cepat dapat dilaksana ataudiperoleh.

Dalam era pembangunan yang dipelopori sejak negara mencapai kemerdekaan, fungsi
pentadbiran awam telah mengalami perubahan yang dinamik di mana keseluruhan jenterakerajaan
digembleng dan dijuruskan kepada usaha-usaha meningkatkan taraf hidup rakyat disamping
menjamin keamanan, kesejahteraan dan keselamatan awam.

Semua jabatan/pejabat kerajaan hendaklah sentiasa mempertingkatkan produktiviti disemua

peringkat. Ini adalah kerana dengan mewujudkan jabatan atau pejabat yang produktif, perkhidmatan
awam akan dapat mempertingkatkan tahap perkhidmatannya kepada orangramai. Selain itu, melalui
peningkatan produktiviti jabatan/pejabat juga akan dapatmengoptimumkan penggunaan sumber
serta menjimatkan kos operasi. Produktiviti tidak akanterjadi dengan sendirinya, ianya hendaklah
diwujudkan melalui tindakan-tindakan yangdirancang dengan teliti. Oleh itu, jabatan/pejabat
kerajaan adalah diminta merancang danmengambil tindakan-tindakan yang konkrit. Usaha ini
hendaklah dianggap sebagai satuamalan harian yang dilakukan di sepanjang masa. Panduan yang
disediakan ini hendaklahdijadikan asas bagi merangka tindakan-tindakan sedemikian.

Dalam usaha mempertingkatkan produktiviti, jabatan/pejabat kerajaan

hendaklahmewujudkan sistem pengukuran produktiviti yang sesuai dengan output yang
dikeluarkan.Melalui pengukuran ini, pihak pengurusan akan dapat mengetahui tahap produktiviti
jabatan/pejabatnya pada sesuatu masa, sama ada semakin meningkat atau sebaliknya.Keupayaan
perkhidmatan awam memberikan perkhidmatan yang bermutu dan berwibawa perlulah
dipertingkatkan seiring dengan perkembangan-perkembangan yang pesat berlaku didalam atau di
luar negeri. Pendekatan ini memerlukan perubahan-perubahan yang boleh m e n i n g k a t k a n
p r o d u k ti v i ti d a n ke b e r k e s a n a n p e r k h i d m a t a n a w a m d a l a m
m e n g h a d a p i cabaran-cabaran pembangunan negara. Maklumat yang diperolehi ini
adalah menjadi asas penting bagi merangka tindakan-tindakan susulan yang selanjutnya.

P r o d u k ti v i ti b o l e h d i d e fi n i s i k a n s e b a g a i n i l a i a t a u k u a n ti ti
o u t p u t y a n g d a p a t dihasilkan oleh satu unit input. Output ialah keluaran atau perkhidmatan
yang dihasilkan olehsesebuah organisasi. Sebagai contohnya, output yang dikeluarkan
oleh Jabatan Tanah DanGalian ialah pengeluaran surat hakmilik, kelulusan ubah jenis kegunaan
tanah, kutipan cukaitanah, lesen pendudukan sementara dan sebagainya. Begitu juga
dengan Jabatan ImigresenMalays ia iaitu salah satu outputnya ialah pasport
antarabangsa yang dikeluarkan, manakalaJabatan Pendaft aran Negara outputnya
merupakan Sijil Kelahiran, Kad Pengenalan, Sijil K e r a k y a t a n d a n s e b a g a i n y a .
I n p u t p u l a i a l a h s u m b e r - s u m b e r y a n g d i g u n a k a n u n t u k menghasilkan
output. Sumber - sumber ini ialah seperti tenaga manusia, modal, bahan-bahan, peralatan kerja,
jentera dan sebagainya. Dengan perkataan lain, produkti viti ialah konsepyang
menjelaskan perhubungan di antara output yang dihasilkan oleh sesebuah
organisasidengan input yang digunakannya.

P r o d u k ti v i ti b u k a n h a n y a b e r m a k s u d p r e s t a s i s e r t a p e n g g u n a a n
s u m b e r s e c a r a ekonomikal, malah ia merupakan kombinasi tentang kedua-duanya. Produktiviti
yang tinggi bererti penggunaan sumber bahan dengan cekap dan berkesan. Produkti viti
diukur melaluinisbah yang merangkumi jangka ubah pengambilan pekerja, bilangan
pekerja yang diambildan bilangan jam bekerja atau keluaran, misalnya jumlah unit yang
dikeluarkan, produk yangd i j u a l , t u g a s a n y a n g d i s i a p k a n , k e u n t u n g a n y a n g
d i p e r o l e h i t e r m a s u k n i l a i t a m b a h d a n piawaian yang dicapai termasuk piawaian masa
yang diambil.

Perhubungan ini lazimnya ditunjukkan dalam bentuk formula:

Output atau ringkasnya O

-------- --Input I

Sebagai contoh, sekiranya satu pasukan pekerja dapat menghasilkan 100 output dalammasa
20 jam maka produkti viti yang dicapai ialah 5. Iaitu 5 jam bagi menghasilkan
seunitoutput. Sesebuah jabatan/pejabat boleh melihat tahap produktivitinya pada berbagai
peringkatseperti peringkat organisasi, bahagian, unit atau peringkat pekerja secara
individu. Tahap produktiviti ini boleh dinyatakan dalam bentuk: kos seunit output; masa bagi
menghasilkans e u n i t o u t p u t ; a t a u p u n j u m l a h g u n a t e n a g a ( m a n h o u r ) b a g i
m e n g h a s i l k a n s e u n i t o u t p u t . Konsep produktiviti sering dikaitkan dengan konsep kecekapan,
keberkesanan dan kualiti.

Perkaitan di antara produkti viti dan kecekapan boleh dilihat dari segi
penggunaaninput. Apabila sesebuah jabatan/pejabat dikatakan produkti f, bermakna
ianya telah dapatmenggunakan segala input yang diperuntukkan kepadanya dengan cara yang
paling optimumdan cekap. Perkaitan di antara produkti viti dan keberkesanan pula boleh
dilihat apabila kitamembandingkan di antara kuanti ti output yang sebenarny a
dihasilkan dengan kuanti ti yangmenjadi matlamat sesebuah jabatan/pejabat. Sekiranya
kuanti ti output yang dihasilkan itumenya mai matlamat yang dikehendaki maka barulah
jabatan/pejabat dikatakan berkes ankerana telah berjaya mencapai matlamatnya. Untuk
mencapai tahap keberkesanan tersebut, j a b a t a n / p e j a b a t p e r l u p r o d u k ti f . D a l a m
ko n t e k s i n i l a h , p r o d u k ti v i ti d a n k e b e r k e s a n a n dikatakan dua konsep yang saling kait-
mengait.

Perkaitan di antara produkti viti dan kualiti pula boleh ditunjukkan apabila
outputsesebuah jabatan/pejabat itu dihubungkan dengan pihak pelanggan yang menjadi
sasarannya.Matlamat sesebuah jabatan/pejabat bukan sahaja setakat mengeluarkan
output pada kuanti ti yang tepat, tetapi juga memasti kan output tersebut dapat
memenuhi kehendak pelanggan. U n t u k m e m b o l e h k a n n y a m e n g e l u a r k a n
o u t p u t p a d a k u a n ti ti y a n g t e p a t , s e s e b u a h jabatan/pejabat perlu menekankan
aspek produktiviti. Manakala untuk memastikan outputnyadapat memenuhi kehendak
pelanggan pula, penekanan perlu diberikan dalam aspek kualiti . Ini bermakna
jabatan/pejabat perlu memastikan output tersebut dapat mempamerkan ciri-ciriyang dihargai oleh
pelanggan.

Di antara ciri-ciri yang dimaksudkan itu termasuklah perkhidmatan yang cepat,

bolehd i p e r c a y a i , ti a d a ke s i l a p a n , b e r s o p a n s a n t u n d a n m e n g u t a m a k a n
ke s e l a m a t a n . O l e h i t u , kualiti dan produkti viti adalah dua aspek yang saling lengkap-
melengkapi dan perlu diberi perhatian oleh setiap jabatan/ pejabat apabila menghasilkan
keluaran atau perkhidmatan.

S e s eb u a h j ab ata n / p e j a ba t ke ra j a a n m en ge l u a r ka n pe l b a g a i ou t p u t
bagi mencap aiobjektifnya. Untuk mengel uarkan out put ini, ianya perlu
m e n d a p a t k a n i n p u t - i n p u t a s a s seperti bahan-bahan mentah, modal, peralatan dan tenaga
manusia dan seterusnya memprosesi n p u t t e r s e b u t m e n g i k u t k a e d a h - k a e d a h
y a n g t e r t e n t u . P r o s e s i n i d i n a m a k a n p r o s e s transformasi. Keupayaan sesebuah
jabatan/pejabat mempertingkatkan produktivitinya adalah bergantung kepada sejauh mana ia
dapat menyempurnakan proses transformasi ini dengan cekap. Semakin cekap proses ini
dilakukan semakin tinggilah produktiviti kerana input-inputasas seperti tenaga manusia, modal dan
sebagainya dapat digunakan secara optimum.

Hubung kait diantara konsep-konsep input-transformasi-output ini dapat

ditunjuk dalam Rajah 1.

Rajah 1 : Hubungkait Di Antara Input – Transformasi – Output

epertimana yang ditunjukkan dalam Rajah 1, pihak jabatan/pejabat perlu menambahinput-

input pengurusan bagi melengkapkan proses transformasi. Input-input pengurusan inia d a l a h
s e p e r ti s i s t e m d a n p r o s e d u r k e r j a , s t r u k t u r o r g a n i s a s i , g a y a
p e n g u r u s a n d a n s eb a ga i ny a . De n ga n me n go l a h da n me n g ga b u n g ka n i n p u t-
i n p u t a s a s d a n i n p u t - i n p u t pengurusan ini maka pihak jabatan/pejabat boleh menghasilkan
output yang dikehendakinya.Untuk memperti ngkatkan produkti viti , pihak pengurusan
hendaklah mengambil langkah-langkah bagi memperkukuhkan faktor-faktor yang
mempengaruhi produktiviti.Sebanyak lapan faktor telah dikenalpasti sebagai faktor-faktor
yang kriti kal. Faktor- faktor tersebut ditunjukkan di dalam Rajah 2 dan penerangan tentang
tindakan- tindakan yang perlu diambil oleh pihak pengurusan ditunjukkan di dalam Jadual
1. Faktor-faktor yangdimaksudkan itu ialah terdiri daripada:

a. Tenaga manusia

b. Sistem dan prosedur

c. Struktur organisasi

d. Gaya pengurusan

mengamalkan konsep "Kemajuan Diri" supaya mereka boleh berusaha sendirimemperbaiki prestasi
kerja.

ii.

Mewujud dan menyebarkan nilai-nilai yang positif. Di antara nilai-nilai yang perlu diutamakan ialah
kejujuran, integriti, akauntabiliti, bertanggungjawab,berdisiplin, semangat bekerja secara
berpasukan, keikhlasan danamanah. Penerapan nilai-nilai ini di kalangan kakitangan akan mendorong
merekauntuk bekerja dengan lebih tekun.

iii.

Memotivasikan kakitangan dengan cara memberi pengiktirafan kepada merekayang telah

menunjukkan kecemerlangan dalam kerja masing-masing. Pengiktirafan boleh diberi dalam berbagai
bentuk seperti Anugerah Khidmat Cemerlang, anugerah pingat kebesaran, pemberian hadiah, pujian
lisan dan lain-lain.

iv.

Menggalakkan penglibatan kakitangan dalam penentuan matlamat organisasidan dalam proses

penyelesaian masalah-masalah produktiviti. Bagi tujuan ini,sesebuah jabatan/pejabat itu boleh
menubuhkan Kumpulan-kumpulan MeningkatMutu Kerja atau Pasukan-pasukan Kerja di berbagai
peringkat. Pihak pengurusan juga boleh memperkenalkan sistem cadangan bagi menggalakkan
kakitanganmengemukakan cadangan-cadangan yang boleh meningkatkan produktiviti organisasi.

v.

Menggalakkan komunikasi yang berkesan di antara pihak pengurusan dengankakitangan melalui

pengamalan dasar komunikasi terbuka.

vi.

Menetapkan standard-standard prestasi yang jelas dan mencabar untuk kakitangan. Walau
bagaimanapun, standard-standard prestasi ini hendaklah realistik dan boleh dicapai.

vii.

Selain itu, langkah-langkah memperkayakan kerja, pusingan kerja dan perluasan tanggungjawab
hendaklah dilakukan bagi menjadikan kerja-kerja tersebutlebih mencabar untuk pergi sejauh mana
yang boleh. Oleh yang demikian, kakitanganhendaklah ditempatkan mengikut kesesuaian
pengetahuan dan kemahiran masing-masing.

b) Sistem Dan Prosedur Kerja

Tahap produktiviti sesebuah jabatan/pejabat adalah dipengaruhi oleh sistem dan prosedur kerja yang
diamalkan oleh jabatan/pejabat berkenaan. Sistem dan prosedur kerjayang baik akan menggalakkan
produktiviti kerana proses kerja dapat berjalan dengan licindan cekap. Sebagai contoh, sistem fail
yang baik akan mempercepatkan proses membuatkeputusan kerana maklumat-maklumat yang
tersimpan dalam fail boleh diperolehi apabila

komputer dan teknologi maklumat yang diperkenalkan di JPJ sejak awal tahun 1980 dan
telahd i p e r t i n g k a t k a n d a r i m a s a k e s e m a s a t e l a h m e m b e r i k e s a n y a n g a m a t
ke t a r a t e r h a d a p p e r k h i d m a t a n y a n g t e l a h d i b e r i k a n k e p a d a p e l a n g g a n n y a .
M e l a l u i s i s t e m P e n d a ft a r a n Pemandu dan Kenderaan, Sistem Perkhidmatan Pelesenan dan
Saman yang dilancarkan padat a h u n 1 9 9 7 , i a n y a t e l a h d a p a t m e n i n g k a t k a n
k e c e k a p a n d a n p r o d u k ti v i ti d a r i s e g i mendapatkan maklumat yang cepat dan tepat.

Sistem ini telah menyediakan perkhidmatan melalui pelbagai saluran penyampaian

(multidelivery channel) secara elektronik kepada orang awam. Perkhidmatan telah
disampaikanmelalui pelbagai saluran seperti kiosk, ‘interactive voice response’, telefon dan
perkhidmatani n t e r n e t m e l a l u i w e b T V d a n k o m p u t e r p e r i b a d i . H a s i l
d a r i p a d a i t u J P J t e l a h d a p a t mengelakkan pendaftaran baru bagi kenderaan yang dicuri,
mengesan dokumen impot palsuserta lain-lain dokumen dengan cepat. Ini telah dapat
meningkatkan penyelewengan danmeningkatkan hasil Kerajaan Persekutuan.

Lebih ban yak kau nte r telah dib uka dengan jumlah kakita ngan yang
s a m a . I n i t e l a h mengurangkan masa menunggu kepada orang awam. Pembayaran
cukai jalan dan insuran j u g a t e l a h m e n j a d i l e b i h m u d a h d a n k u r a n g k e r e n a h
d i m a n a s e m u a p e m b a y a r a n i n s u r a n dibuat secara on-line sahaja dan pemilik
kenderaan hanya perlu membawa geran hakmilik kenderaan sahaja ke JPJ.

(c) Struktur Organisasi

Sesebuah jabatan/pejabat dibentuk berasaskan struktur yang sesuai dengan

objektif,matlamat dan keadaan persekitarannya. Struktur inilah yang menentukan ciri-ciri penting
jabatan/pejabat tersebut seperti: corak pengagihan tugas mengikut fungsi, bahagian dan unit;
pengagihan kuasa dan wibawa; akauntabiliti dan tanggungjawab; peruntukan sumber; dancorak
perhubungan dalam organisasi. Dengan yang demikian, struktur organisasi adalah salahsatu faktor
penting yang boleh mempengaruhi dan mengawal perjalanan aktiviti-aktiviti jabatan/pejabat dan ini
seterusnya memberi kesan kepada tahap produktiviti jabatan/pejabat berkenaan .
 Untuk menjadi produkti f, jabatan/pejabat kerajaan perlu mewujudkan satu
struktur y a n g m a n t a p d i m a n a s t r u k t u r s e p e r ti i n i a k a n m e m a s t i k a n k e r j a -
kerja dapat dij alankan d e n g a n l i c i n s e r t a m e m b o l e h k a n s u m b e r - s u m b e r
y a n g a d a d a l a m o r g a n i s a s i d a p a t digembleng secara optimum.

Pihak pengurusan boleh mengambil pelbagai tindakan untuk mewujudkan struktur yang
sedemikian. Di antaranya ialah:

i.

Menentukan penyelarasan fungsi-fungsi bahagian dan unit di dalam jabatan/pejabat supaya

sentiasa saling melengkapi antara satu sama lain.

ii.

Mewujudkan struktur yang fleksibel dan dinamik bagi memudahkan jabatan/pejabat

membuat penyesuaian dengan perubahan-perubahan persekitaran.Struktur itu juga mestilah
memudahkan pengaliran maklumat dan sumber secara bebas di antara bahagian-bahagian dan unit
dalam jabatan/pejabat.

iii.

Menentukan corak perjawatan bahagian-bahagian dan unit agar berpadanandengan

tanggungjawab yang diberikan. Bidang tugas setiap peringkat jawatan pulahendaklah ditetapkan
dengan jelas bagi mengukuhkan unsur akauntabiliti dantanggungjawab di kalangan kakitangan.

iv.

Memastikan bidang kuasa bahagian-bahagian dan unit didefinisikan dengan jelas bagi
mengelakkan percanggahan dan pertindihan fungsi.

d) Gaya Pengurusan

Untuk mencapai kejayaan, pihak pengurusan perlu menerajui sendiri usaha-usaha

peningkatan produktiviti. Peranan dan pengaruh pihak pengurusan ke atas prestasi jabatan/pejabat
adalah besar kerana ia bertanggungjawab terhadap proses-proses utama dalamorganisasi. Ini
termasuklah, proses membuat keputusan; perancangan; belanjawan; penentuankeutamaan kerja;
pengagihan sumber; dan penilaian prestasi. Oleh itu, pihak pengurusan perlu menunjukkan
komitmen terhadap produktiviti dengan mengamalkan corak pengurusanyang berorientasikan
output.Tanggungjawab terpenting pihak pengurusan ialah memastikan seluruh kakitangandan sistem
dalam jabatan/pejabat dapat digerakkan ke arah peningkatan produktiviti. Diantaratindakan yang
perlu dilakukan oleh pihak pengurusan ialah:

i.

Mewujudkan wawasan dan objektif jabatan/pejabat yang jelas danmenyebarkannya kepada

seluruh kakitangan. Ini akan memotivasi kakitangan keranamereka boleh mengaitkan sumbangan
kerja-kerja mereka dengan pencapaianmatlamat jabatan.
 ii.

Merancang dan menetapkan matlamat prestasi jabatan/pejabat dankemudiannya mengukur

pencapaian sebenar. Langkah ini akan membolehkan jabatan/pejabat mengetahui tahap
produktivitinya pada sesuatu masa danmenggunakan maklumat tersebut untuk mengambil tindakan
susulan.

iii.

Mewujudkan budaya kerja yang menekankan produktiviti untuk diamalkanoleh setiap lapisan
kakitangan. Budaya ini hendaklah berteraskan nilai-nilai kerjayang baik seperti dedikasi, integriti,
akauntabiliti, berdisiplin dan sebagainya.

Contohnya gaya pengurusan yang baik melalui ‘Sistem E-Syariah’ telah membawa yangmana
telah membawa perubahan yang besar kearah peningkatan produktiviti jabatan Syariah.Dengan
sistem ini ia akan memperkemaskan pengurusan kes disamping dapatmenyeragamkan proses
pengendalian pendaftaran Peguam Syarie. Urusan harian pejabatdapat dipertingkatkan melalui
penggunaan Sistem Automasi Pejabat manakala Sistem Pengurusan Perpustakaan Jabatan Syariah
Malaysia dan Jabatan Syariah Negeri bagi memudahkan proses memesan buku-buku dan bahan-
bahan perpustakaan untuk rujukan para Hakim dan Pendaftar Mahkamah Syariah.

Melalui ‘ Portal E-Syariah’ ianya menjadi gerbang maklumat yang menyediakankemudahan

kepada orang ramai dan anggota Mahkamah Syariah untuk mendapatkanmaklumat mengenai
peraturan dan prosedur mahkamah, peraturan terkini serta membuat pertanyaan mengenai status
kes. Pengiraan Faraid juga dibuat secara elektronik danautomatik. Sebelum ini setiap Mahkamah
Syariah tidak mempunyai rangkaian perhubunganantara satu sama, jika ada hanyalah setakat
penggunaan telefon dan surat-menyurat rasmi.Dengan itu kadang-kadang berlaku pertindihan kes-
kes antara negeri-negeri dan keputusan-keputusan kes yang berbeza-beza.

e) Persekitaran Kerja

Persekitaran kerja sesebuah jabatan/pejabat mempunyai kesan langsung ke atas produktiviti

jabatan/pejabat berkenaan. Sebagai contoh, sekiranya sesebuah jabatan/pejabatmempunyai susun
atur yang baik, proses-proses kerja akan dapat berjalan dengan lancar.Aktiviti-aktiviti seperti
pergerakan fail, maklumat dan komunikasi di antara bahagian- bahagian dan di antara kakitangan
dapat dibuat dengan berkesan. Oleh itu, masa untuk menyiapkan sesuatu kerja akan dapat
dijimatkan dan ini adalah petunjuk kepada peningkatan produktiviti. Selain itu, susun atur pejabat
yang baik juga akan mengoptimakan penggunaanruang dan ini akan menjimatkan kos operasi.
Penjimatan kos ini juga menyumbang kepada peningkatan produktiviti.Oleh itu, untuk
mempertingkatkan produktiviti, jabatan/ pejabat perlumempertingkatkan kualiti persekitaran
kerjanya supaya bersesuaian dengan tugas-tugas yangdijalankan. Tindakan-tindakan yang boleh
diambil termasuklah:

i . M e n ga d a ka n s u su n a tu r pe j ab at ya n g s e s ua i d e n ga n o pe ra s i ke r j a .
 ii. Melengkapkan pejabat dengan kemudahan-kemudahan asas seperti penghawa dingin,
perabot yang baik dan alat perhubungan.

iii.Menjaga kebersihan dan perhiasan pejabat.

iv.Menyediakan kemudahan untuk kakitangan seperti bilik rehat, riadah dansebagainya.

f) Teknologi

Salah satu faktor utama yang mempengaruhi produktiviti sektor awam/jabatan ialah
penggunaan teknologi moden dalam pentadbiran. Penggunaan teknologi moden dalam proseskerja
adalah satu langkah yang penting bagi meningkatkan produktiviti. Teknologi bukansahaja merujuk
kepada mesin-mesin atau peralatan elektronik seperti komputer, mesin taipelektrik atau mesin
faksimili tetapi juga merangkumi pengetahuan dan kaedah-kaedah bekerjayang saintifik. Melalui
penggunaan teknologi, sesetengah proses kerja dapat di automasi ataudimekanisasikan. Dengan cara
ini, kerja-kerja dapat dijalankan dengan cepat dan murah disamping meningkatkan kualitinya. Selain
daripada itu, sesetengah kerja yang dahulunyadijalankan oleh manusia secara manual, telah
dipindahkan kepada mesin untuk melaksanakannya. Contohnya percetakan bil, penyediaan bil, resit
kutipan hasil, surat notisstandard, pengeluaran borang-borang rasmi yang seragam dan sebagainya,
ini akan dapatmembantu mengatasi masalah kecacatan output yang disebabkan oleh kecuaian atau
kelemahan manusia.

Sebagai strategi meningkatkan produktiviti, jabatan/ pejabat hendaklah mengkajikesesuaian

untuk menggunakan automasi atau mekanisasi proses-proses kerja yang mereka jalankan. Program
mekanisasi boleh ditumpukan kepada kerja-kerja yang bercorak pemprosesan dan rutin seperti
penyediaan bil, resit kutipan hasil, penyediaan surat notis atau pengeluaran borang-borang rasmi
yang seragam. Kerja-kerja seperti ini sesuai dilakukan olehmesin kerana tidak melibatkan keputusan-
keputusan pengurusan yang penting. Programautomasi pula khususnya yang berasaskan komputer
bolehlah ditumpukan kepada pengendalian atau pengurusan ‘teknologi maklumat’.

Teknologi Maklumat merupakan teknologi yang diperlukan untuk pemprosesan data.Ini

merupakan satu istilah yang amat luas berkenaan segala aspek dalam pengurusan, perancangan,
kawalan kewangan, penyelenggaraan inventori dan p-pemprosesan maklumat.Secara tepat
penggunaan komputer digital dan perisian sistem komputer dapat mengubah,menyimpan,
melindungi, memproses, memindah, melihat dan mendapatkan maklumat tanpamengira tempat dan
waktu. Sebab itulah, IT ini amat berkaitan juga dengan komunikasi.

Oleh itu selalunya Teknologi Maklumat (Information Technology) disebut juga

TeknologiMaklumat dan Komunikasi (Information and Communication Techology). Dalam hal
ini,maka teknologi komputer amat berkait rapat dengan teknologi maklumat dan komunikasi(ICT).
Kedua-duanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan antara satu sama lain.

Penggunaan IT dalam sektor awam tertumpu kepada usaha meningkatkan produktivitidan

kecekapan serta memperbaiki mutu perkhidmatan awam. Kerajaan telah menumpukansecara giat
berkenaan penggunaan IT dalam pentadbiran dalam Rancangan Malaysia ke 6.Lebih RM1.6 billion
telah diperuntukkan dalam bidang IT untuk maksud mempercepatkanhasrat dan matlamat
meningkatkan produktiviti. Kerajaan telah mengambil pendirian danlangkah yang tepat apabila
memberi perhatian kepada teknologi maklumat denganmengujudkan Koridor Raya MultiMedia
(MSC) dikawasan pembangunan Putrajaya.

Dengan perubahan yang begitu agresif dalam teknologi maklumat, Malaysia tidak boleh
ketinggalan dalam mengikuti arus perkembangan tersebut. Penyediaan infrastruktur asas IT yang
canggih dan terkehadapan membolehkan Malaysia boleh menerima perkembangan tersebut tanpa
masalah.

(g) Bahan-bahan

Produktiviti juga boleh ditingkatkan dengan mengurangkan pembaziran bahan-bahanyang

digunakan sebagai input. Bahan-bahan ini adalah seperti bahan binaan, kertas, alat tulis, bahan kimia
dan lain-lain yang digunakan untuk menghasilkan output. Pembaziran lazimnya berlaku apabila
bahan-bahan yang dibeli untuk dijadikan input itu tidak berkualiti. Bahan- bahan tersebut terpaksa
dibuang kerana jika diproses boleh mencacatkan output yang akandihasilkan. Sebab itulah, untuk
meningkatkan produktiviti jabatan/pejabat perlu memastikan bahan-bahan yang digunakannya
berkualiti tinggi. Di antara cara-cara yang boleh digunakanuntuk mengelakkan pembaziran bahan-
bahan adalah seperti berikut:

i.

Menjalankan pemeriksaan kualiti ke atas semua bahan, sebaik sahajadiperolehi daripada

pembekal dan sebelum ianya diproses untuk mengeluarkanoutput.

ii.

Memberi pendidikan kualiti kepada pembekal dan memastikan hanya pembekal-pembekal

yang diiktiraf sahaja dibenarkan membekal bahan-bahan yangdiperlukan oleh jabatan/ pejabat.

iii.

Mengamalkan sistem inventori yang baik untuk mengelakkan pemeganganstok yang

berlebihan. Stok yang berlebihan juga adalah satu pembaziran yangmembebankan jabatan/pejabat
dari segi kewangan.

h) Kelengkapan Modal

Kelengkapan modal seperti jentera, loji, kenderaan pengangkutan dan sebagainyaadalah

input penting dalam proses pengeluaran output. Kelengkapan ini perlu di selenggaradengan
sempurna supaya boleh beroperasi di sepanjang masa. Langkah ini bolehmengelakkan masa yang
mungkin terbuang jika berlaku kerosakan. Di antara cara-cara bagimeningkatkan tahap boleh guna
kelengkapan modal adalah seperti berikut:

i.

Menyelenggarakan kelengkapan mengikut jadual supaya dapat mengurangkankemungkinan

kerosakan.

ii.
 Menentukan kelengkapan berada dalam persekitaran operasi yang baik.Misalnya jika
kelengkapan itu ialah alat komputer kerangka utama, ianya hendaklahdiletakkan dalam bilik berhawa
dingin supaya tidak mudah rosak.

iii.

Merancang penggunaan kelengkapan supaya semuanya dapat digunakandengan optimum.

S e t i a p o r a n g i n g i n k a n p r o d u k ti v i t i
w a l a u b a g a i m a n a p u n peningkatan produktviti ti dak akan terjadi
dengan sendirinya tetapi perlu diwuju d melaluiusaha-usaha yang dirancang dengan
teliti dan berterusan. Untuk menjadikan produkti viti s u a t u r e a l i ti d i d a l a m
p e r k h i d m a t a n a w a m , s e ti a p j a b a t a n h a r u s l a h b i j a k s a n a
d a n b e r ke b o l e h a n m e m p e r ke m a s k a n p e n g u r u s a n f a k t o r- f a k t o r . I n i
t e r m a s u k l a h p e n g g u n a a n teknologi tenaga manusia, bahan-bahan, sistem dan prosedur, gaya
pengurusan persekitarantempat bekerja dan sebagainya.

Langkah-langkah yang telah diambil sebagaimana yang telah diterangkan di atas

adalahm e r u p a k a n s e b a h a g i a n d a r i ti n d a k a n k e r a j a a n u n t u k m e m p e r b a i k i
p e r k h i d m a t a n n y a . Walaupun usaha-usaha perkhidmatan produktiviti di agensi-agensi
perkhidmatan awam sertahasil pencapaian begitu memberangsangkan namun kita tidak seharusnya
cepat berpuashatidengan pencapaian yang diraih. Jika kita mudah berpuashati dengan
pencapaian masa kinid a n m e r a s a k a n k e c e m e r l a n g a n p r o d u k ti v i ti
j a b a t a n s e r t a o r g a n i s a s i ti d a k p e r l u diperti ngkatkan lagi, ia akan
menyebabkan apa juga kejayaan yang dinikmati itu ti dak akan kekal kerana orang lain akan
mengatasi kita.

Oleh itu untuk terus berjaya dan memastikan keunggulan kita mestilah bergerak denganlebih
pantas, jabatan/pejabat kerajaan hendaklah menjadikan usaha peningkatan produktivitisebagai
satu proses yang berterusan. Ini kerana tahap produkti viti bersifat relati f. Sesuatu tahap
yang dianggap tinggi pada satu masa dahulu tidak lagi dianggap sedemikian pada masaini. Oleh itu
sesebuah jabatan atau organisas i perlulah berusaha memperbaiki prestasinya

pada sepanjang masa terutama penambahbaikan kepada sistem-sistem

maklumat yang sediaitu.Peningkatan produkti viti di sektor awam bukanlah suatu
perkara yang mudahmemandangkan saiz perkhidmatan awam yang amat besar serta
fungsi-fungsinya yang luasdan pelbagai.

Peningkatan produkti viti sektor awam jangka panjang ti dak akan tercapai
hanyasekadar peningkatan kemajuan dalam teknologi maklumat. Ianya juga perlu
pendekatan yanglebih menyeluruh seperti mana yang telah diterangkan dimana ianya
juga disertai selaridengan kemajuan dalam sistem organisasi, struktur organisasi,
kemahiran, gaya pengurusan,sumber manusia, kemahiran yang ada serta nilai dan
budaya kerja. Oleh itu, sesebuah jabatan/pejabat hendaklah senti asa memperbaiki
prestasinya pada sepanjang masa.

Usaha-usaha ke arah ini hendaklah diterapkan menjadi sebahagian daripada

amalan pengurusan seharian. Walaupun perubahan-perubahan dan pembaikan secara
menyeluruhadalah sukar kerana saiz perkhidmatan awam yang besar, fungsi yang luas
dan peraturan- peraturan yang menyeluruh, ia ti dak seharusnya dijadikan alasan untuk
ti dak mencuba ataumenjalankan perubahan-perubahan tersebut. Oleh itu, bagi
memasti kan kita terus unggul dansenti asa berada di hadapan dari segi produkti viti ,
usaha-usaha penambahbaikan dan penetapan standard yang lebih ti nggi perlulah
dilakukan.