Rancangan Aktualisasi

Nama : Tiara Desyani Hapsari Putri

Bidang/seksi : Lalintuskim / Perizinan

Bagian : Penyerahan Paspor

A. Judul
Optimalisasi pelayanan penyerahan paspor : Pengawalan berkas permohonan paspor
bermasalah dalam kaitannya dengan penyerahan paspor via pengiriman PT Pos di Kantor
Imigrasi Kelas 1 Khusus Surabaya.

B. Latar Belakang
Identifikasi isu :
1. Belum adanya petugas penyerahan paspor yang menjadi perantara antara pihak imigrasi
dengan PT Pos terkait keterlambatan pengiriman paspor via PT Pos yang disebabkan
karena penundaan berkas permohonan paspor yang bermasalah seperti ketidaklengkapan
berkas pada saat pemohon melakukan permohonan pembuatan paspor.
2. Adanya komplain dari pihak PT Pos selaku pihak yang diberi kuasa oleh pemohon, yang
mengakibatkan menurunnya kualitas mutu pelayanan penyerahan paspor akibat
ketidaktepatan waktu penyelesaian paspor, yang dapat berimbas pada terlambatnya
pengiriman paspor ke alamat pemohon.
3. Kurangnya keakuratan informasi yang diberikan petugas penyerahan paspor kepada
pihak PT Pos mengenai paspor yang belum selesai tepat pada waktunya.

C. Solusi yang direncanakan

1. Menemui petugas PT Pos dan meminta data pemohon paspor yang menggunakan jasa
pengiriman paspor via PT Pos setiap harinya.
2. Mencatat data pemohon yang berkas permohonannya mengalami penundaan dalam
proses pembuatan paspor (ekspedisi).
3. Melakukan sinkronisasi data antara data pemohon paspor yang menggunakan jasa
pengiriman via PT Pos dengan data pemohon yang berkas permohonannya mengalami
penundaan dalam proses pembuatan paspor.
4. Melakukan pengawalan terhadap berkas permohonan yang mengalami penundaan dan
membuat pencatatan terkomputerisasi mengenai data pemohon yang menggunakan jasa
pengiriman via PT Pos.
5. Menambah laci penyimpanan khusus untuk tempat menyimpan berkas paspor yang akan
dikirim via PT Pos.
D. Tujuan

1. Memberikan kemudahan kepada PT Pos selaku pihak yang diberi kuasa dalam
pengiriman paspor ke alamat pemohon tepat pada waktunya.
2. Memudahkan petugas penyerahan paspor dalam melakukan pengawalan berkas paspor
yang belum selesai tepat waktu. Dalam hal ini berkas yang mengalami penundaan karena
ketidaklengkapan syarat yang dibutuhkan pada saat pemohon melakukan permohonan
pembuatan paspor.
3. Dengan adanya petugas penyerahan paspor yang menjadi perantara antara pihak imigrasi
dengan PT Pos, diharapkan dapat meminimalisir masalah terkait keterlambatan
pengiriman paspor via PT Pos yang disebabkan karena penundaan berkas permohonan
paspor yang bermasalah sehingga dapat meningkatkan kualitas mutu pelayanan
penyerahan paspor yang profesional di Kantor Imigrasi Kelas 1 Khusus Surabaya.

E. Deskripsi Singkat

Kantor Imigrasi Kelas 1 Khusus Surabaya melakukan kerja sama dengan PT Pos terkait jasa
pengiriman paspor ke alamat pemohon paspor. Pemohon paspor dapat menggunakan jasa pengiriman via
pos dengan terlebih dahulu melakukan pembayaran paspor dan membayar biaya pengiriman paspor yang
dapat dilakukan di mobil pos yang terletak di halaman Kantor Imigrasi Kelas 1 Khusus Surabaya. Pada
umunya, jangka waktu proses penyelesaian untuk Paspor Biasa 48 halaman adalah 3 hari kerja dan E-
paspor adalah 5 hari kerja setelah tanggal pembayaran. Tetapi pada kenyataannya, jangka waktu proses
penyelesaian paspor dapat melebihi batas waktu yang telah ditetapkan. Terdapat beberapa faktor yang
mengakibatkan terlambatnya jangka waktu penyelesaian paspor. Salah satu faktor yang dapat
menghambat proses penyelesaian paspor adalah ketidaklengkapan berkas pada saat pemohon melakukan
permohononan paspor. Keterlambatan penyelesaian paspor tersebut berimbas pada terlambatnya
pengiriman paspor ke alamat pemohon. Hal tersebut menunjukkan belum maksimalnya pelayanan
penyerahan paspor di Kantor Imigrasi Kelas 1 Khusus Surabaya. Jika dalam waktu 3 hari kerja setelah
tanggal buku pembayaran ternyata status paspor pemohon yang menggunakan jasa kirim via pos belum
selesai, petugas PT Pos mengkonfirmasi ke petugas penyerahan paspor. Petugas penyerahan paspor akan
menelusur penyebab paspor belum selesai tepat pada waktunya dan melakukan pengawalan berkas
permohonan paspor sampai paspor tersebut selesai. Hal tersebut diharapkan dapat meningkatkan kualitas
mutu pelayanan penyerahan paspor baik di dari pihak PT Pos sebagai penyedia jasa maupun bagi
masyarakat yang menerima paspor tepat pada waktunya.