RENCANA AKSI PERUBAHAN (PROJECT CHARTER)

I. IDENTITAS PROYEK

Nama : PENATAAN SISTEM ADMINISTRASI SURAT DAN DOKUMEN

BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DI KABUPATEN MANGGARAI
BARAT

Deskripsi : Proyek Perubahan pengembangan budaya kerja berorientasi kualitas

ini berisikan sejumlah rencana kegiatan yang akan dilakukan dalam
rangka meningkatkan pelayanan publik terutama terhadap proses
pelayanan surat menyurat elektronik (surel) dan dokumentasi
elektronik di lingkup Pemerintah Kabupaten Manggarai Barat.
Proses pelayanan yang akan dilakukan adalah dalam rangka
pembenahan administrasi surat menyurat dan dokumentasi yang
bertujuan pada penerapan surat elektronik dan dokumentasi
elektronik kearah proses pelayanan yang berorientasi pada
peningkatan kualitas dan upaya peningkatan kinerja organisasi yang
berkualitas tinggi dan profesional, sehingga dapat memberikan
pelayanan yang efektif, efisien, transparan dan dapat dipertanggung
jawabkan.
Proyek perubahan ini dilakukan berawal dari keprihatinan Sub
Bidang Data dan Komunikasi bidang Informasi dan Komunikasi
tentang tata cara dan proses terkait surat menyurat dari proses
pengadaan surat, pendistribusian sampai pada tahap
pendokumentasiaanya yang dilaksanakan oleh semua SKPD (Satuan
Kerja Perangkat Daerah) Kabupaten Manggarai Barat dan hal lain
yang tak kala pentingnya bagaimana sebuah dokumen dapat
terpelihara dan tersimpan dengan rapi dan aman dalam jangka
waktu yang panjang.
Proyek perubahan ini dimaksudkan untuk membenahi atau menata

1|Proposal Proyek Perubahan

 kembali pola kerja lama dengan membangun komitmen dalam
menerapkan pelayanan surat elektronik berbasis Teknologi
Informasi, peningkatan kualitas SDM, serta penyiapan sarana
prasarana dengan melibatkan stakeholder internal Bagian Umum
Sekretariat Dinas Perhubungan Informatika dan Komunikasi
Kabupaten Manggarai Barat dan pihak eksternal dari sejumlah SKPD
yang ada di Kabupaten Manggarai Barat dan dunia usaha, yayasan,
lembaga dan orsos yang sering melakukan proses surat menyurat
dengan pemerintah Kabupaten Manggarai Barat.

Sponsor : Kepala Dinas Perhubungan, Informatika dan Komunikasi Kabupaten

Manggarai Barat
Coach : Dra. A.T.SANTY SOENGKONO,MM.PSi

Project Leader : YUVENALIS GREGORIUS, ST

Sumber Daya Tim : - SDM: Pegawai pada Bidang Informasi dan Komunikasi yaitu 2
(dua) orang Pejabat Struktural Eselon IV (Kepala Seksi Data dan
Komunikasi, Kepala Seksi Humas dan Informasi), 1 (satu) orang
Programer, 1 (satu) orang Operator serta seluruh staf bidang
Informasi dan komunikasi.
- Sarana dan prasarana: Komputer PC 2 Unit, Laptop 4 Unit,
Printer2 unit, Jaringan internet/Hotspot 2 MB, Meja Biro 5 unit,
kursi 6 unit
- Anggaran: Jumlah anggaran yang dibutuhkan sebesar
Rp.1.045.900.000,-

II. LATAR BELAKANG

Perkembangan teknologi informasi saat ini semakin pesat, sehingga menyebabkan

segala aspek kehidupan manusia selalu dihubungkan dengan perkembangan teknologi
tersebut. Pengaruh dari perkembangan teknologi tersebut bisa dirasakan dalam berbagai

2|Proposal Proyek Perubahan

bidang kehidupan manusia. Manfaat yang bisa dirasakan dari perkembangan teknologi yaitu
pengolahan data yang bisa dilakukan secara tepat, cepat, dan akurat. Dengan bantuan
teknologi informasi, segala proses yang menggunakan sistem komputerisasi bisa dilakukan
di berbagai tempat yang berbeda sehingga bisa lebih efektif dan efisien.
Dari penjelasan uraian diatas, pengolahan data yang dilakukan secara manual sudah mulai
dihilangkan dan dirubah menjadi sistem yang terkomputerisasi untuk memudahkan proses
sehingga bisa dilakukan dengan cepat dan tidak membutuhkan waktu yang cukup lama. Selain
itu, pengolahan dan pengaksesan data yang tidak menggunakan system yang biasanya hanya
dilakukan di satu tempat saja sehingga bisa menghambat kinerja dari instansi tersebut. Sebagai
salah satu instansi pemerintah daerah yang memiliki kewenangan dalam mengelola dan
mengawasi tata kelola sistem informasi dan komunikasi maka dibentuklah Dinas Perhubungan
Informatika dan Komunikasi Kabupaten Manggarai Barat berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor : Peraturan Daerah Kabupaten Manggarai Barat Nomor 6 Tahun 2008 tentang
Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Dinas-Dinas Daerah Kabupaten Manggarai Barat.
Sebagaimana tertuang dalam uraian tugas dan fungsi Kepala Dinas pada bagian pertama,
bahwa Kepala Dinas mempunyai tugas pokok membatu Bupati dalam melaksanakan urusan
pemerintahan di Bidang perhubungan Darat, Perhubungan Laut dan Udara, Diseminasi
Informatika dan Komunikasi, Jaringan dan Persandian, Perizinan, Pembinaan dan
Pengawasan Mitra serta kesekertariatan berdasarkan asas otonomi dan tugas perbantuan.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Peraturan Bupati Manggarai
Barat Nomor 17 Tahun 2008 Tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Dinas
Perhubungan Informatika dan Komunikasi, Kepala Dinas mempunyai fungsi salah satunya “
Pengaturan, pembinaan, pengelolaan, pengawasan dan Pengendalian Diseminasi
Komunikasi dan Informatika sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh Bupati
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku ”
Berdasarkan kondisi objektif yang ada yang ada di Dinas Perhubungan Informatika
dan Komunikasi Kabupaten Manggarai Barat dapat saya presentasikan antara lain :

a. Melakukan identifikasi di 6 (enam) SKPD terkait permasalahan dalam melakukan

kegiatan administrasi surat menyurat dan kearsipan yang dilakukan secara manual
dengan menggunakan buku agenda sebagai database.

3|Proposal Proyek Perubahan

 b. Paradigma baru tentang reformasi birokrasi sesuai dengan amanat Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparutur Negara dan Reformasi Birokrasi nomor 20 tahun 2010
tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014 dimana pada lampirannya yaitu
bab I bagian c angka 1.4 menyebutkan bahwa salah satu sasaran dan indikator
keberhasilan reformasi birokrasi adalah meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas
pada bagian ini jugamenyebutkan bahwa kinerja birokrasi salah satu programnya
adalah perlu adanya penataan tatalaksana.

c. Jumlah SKPD di Kabupaten Manggarai Barat yang terpasang jaringan hotspot/internet

sebanyak 6 (enam) SKPD yaitu: Kantor Bupati Manggarai Barat, Bappeda, Badan
Penanaman Modal dan Perizinan Terpadu, Dinas Perhubungan Informatika dan
Komunikasi, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Gedung DPRD. Berdasarkan
hasil pemantauan di lapangan ke-6 SKPD tersebut sampai dengan saat ini sudah
menggunakan jaringan hotspot dan berjalan dengan baik;
d. Berdasarkan data yang dihimpun oleh kepala seksi data dan komunikasi dinas
Perhubungan Informatika dan Komunikasi Kabupaten Manggarai Barat bahwa jumlah
surat masuk dan keluar pada tahun 2015 keadaan bulan September sebanyak 7.653
surat masuk dan 9.130 surat keluar, ini menunjukan bahwa begitu banyak jumlah
dokumen tersimpan di-6 (enam) SKPD tersebut setiap tahunnya;
e. Dokumen /arsip surat di simpan pada tempat terbuka dalam rak dan rentan terhadap
kerusakan;

Berangkat dari kondisi tersebut diatas, maka Project Leader mengambil judul :
Penataan Sistem Administrasi Surat dan Dokumen Berbasis Teknologi Informasi Di
Kabupaten Manggarai Barat. Proyek perubahan ini disusun dalam rangka menjawab
berbagai kebutuhan terutama tuntutan untuk penataan administrasi surat dan pengarsipan/
naskah dinas berbasis Teknologi Informasi sesuai Peraturan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 tahun 2010 tentang Pedoman Umum
Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE). Peraturan Menteri tersebut merujuk pada Undang
undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik yang diuraikan
lebih lanjut melalui Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan
Sistem Transaksi Elektronik. Surat Edaran Kementrian tersebut diatas dimaksud untuk
mempercepat penerapan pengelolaan tata naskah dinas secara elektronik yang
dikembangkan dalam sistem administrasi perkantoran secara elektronik yang terintegrasi

4|Proposal Proyek Perubahan

dan tujuan yang ingin dicapai adalah terwujudnya birokrasi modern yang efektif dan efisien
di instansi pemerintah

III. TUJUAN
A. Jangka 1. Mewujudkan aplikasi surat menyurat di 6 (enam) SKPD melalui
Pendek pemanfaatan aplikasi MSN Messenger;
2. Menyusun Jadwal kerja Tim;
3. Melaksanakan pelatihan (tahap I) operator

B. Jangka 1. Mengakomodasi anggaran pada tahun berikutnya untuk

Menengah pengembangan jaringan bagi SKPD yang belum tersambung
jaringan Hotspot;
2. Melaksanakan pelatihan operator untuk SKPD yang baru
terpasang jaringan Hotspot;
3. Membentuk tenaga operator trampil;
4. Mengoptimalkan pelaksanaan pengawasan dan monitoring
pelayanan surat elektronik dan dokumentasi elektronik;
5. Menyusun dokumen evaluasi proyek perubahan jangka pendek
serta rencana penyempurnaannya untuk jangka panjang

C. Jangka 1. Mewujudkan alur distribusi surat yang rapi antar SKPD dan
Panjang stakeholder serta menata kearsipan yang aman dan terkendali;
2. Meningkatkan kualitas pelayanan melalui penataan administrasi
surat menyurat serta pendokumentasiannya;
3. Mewujudkan transparansi dan akuntabilitas publik dalam
pelayanan informasi kepada stakeholder dan masyarakat;
4. Mewujudkan e-govermment dengan penerapan teknologi
informasi;
5. Mempercepat pelayanan informasi kepada masyarakat dan
instansi/lembaga dalam mewujudkan pelayanan publik yang
akuntabel dan transparan.

5|Proposal Proyek Perubahan

IV. MANFAAT

A. Untuk 1. Tercapainnya salah satu indikator kinerja pada Dinas Perhubungan

Instansi Informatika dan Komunikasi;
2. Tercapainya salah satu program pada bidang informasi dan
Komunikasi;
3. Terlaksananya sistem surat menyurat elektronik
4. Terdokumentasinya data/dokumen terpusat, lengkap dan aman;

B. Untuk 1. Memudahkan Pemerintah Daerah dalam mengakses surat atau

Pemda dokumen;
2. Meminimalisir pengeluaran Pemerintah Daerah dalam
mengalokasikan anggran Alat Tulis Kantor dan Meubelier;
3. Sebagai salah satu indikator keberhasilan Pemerintah Daerah
dalam mewujudkan e-government;
4. Mengoptimalkan pelaksanaan pengawasan dan monitoring
pelayanan surat elektronik dan dokumentasi elektronik;

C. Untuk 1. Memperoleh kualitas layanan yang mudah, cepat dan transparan;

Masyarakat 2. Mendapatkan informasi yang cepat dan akuntabel;
3. Menumbuhkan kepercayaan masyarakat akan peningkatan mutu
layanan yang cepat dan tepat;

V. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup proyek perubahan ini meliputi :
1. Pengadmistrasian surat menyurat dan dokumentasi surat menyurat.
2. Pembuatan design alur data surat elektronik .
3. Pelaksanaan test koneksi aplikasi MSN Messenger yang terintegrasi dengan
Microsoft Outlook antar 6 (enam) SKPD.
4. Peningkatan komitmen sumber daya manusia melalui pembenahan sikap mental,
pembekalan pelatihan tehnis operator.

6|Proposal Proyek Perubahan

VI. OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLES)
No Nama Deskripsi
1 Sistem Kerja Penerapan Surat elektronik dan pengarsipan elektronik
dalam rangka penataan administrasi yang bertujuan untuk:
 Memperoleh keseragaman pola tata persuratan yang
terpadu ;
 Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan
kemudahan dalam pengendaliannya ;
 Mewujudkan tata kearsipan yang berdaya guna dan
berhasil guna;
 Meningkatkan efisiensi dan efektifitas tata administrasi
surat dinas
2 Kompetensi Sebuah komitmen dan kemampuan yang dimiliki oleh
pegawai dalam menerapkan sistem yang sudah dibangun
untuk memberikan kemudahan akses pelayanan dan
kualitas pelayanan surat menyurat elektronik serta
penataan arsip elektronik yang aman dan terkendali.
3 Budaya Kerja Sebuah budaya kerja yang harus dibangun melalui Budaya
Kerja Berorientasi Kualitas (BKBK) dengan pembenahan
dan penanaman sikap mental yang kondusif, bersifat
melayani dan responsif.

VII. PENTAHAPAN

Untuk memaksimalkan proyek perubahan Penataan Sistem Administrasi Berbasis Teknologi

Informasi di Kabupaten Manggarai Barat, akan dilaksanakan melaui 3 (tiga) tahapan besar
dengan kurun waktu sebagai berikut :

No Tahapan Waktu Ket

1 Jangka Okt 2015 - Des 2015 - Membentuk Tim Pelaksana Kegiatan
Pendek - Membangun komitmen melalui melaui

7|Proposal Proyek Perubahan

 peningkatan kualitas SDM
- Melakukan koordinasi dengan
Stakeholder Primer dan Sekunder
- Mengintegrasikan aplikasi MSN
Messenger dengan Aplikasi Microsoft
Outlook
2 Jangka Jan 2016 – Des 2016 - Mengusulkan anggaran pada Tahun
Menengah Anggaran 2016 untuk pengembangan
jaringan bagi SKPD yang belum
tersambung jaringan Hotspot.
- Pemasangan jaringan Internet bagi SKPD
yang belum tersedia jaringan Internet.
- Melaksanakan pelatihan operator
lanjutan (tahap II) untuk SKPD yang baru
terpasang jaringan Hotspot.
- Launcing Surat Elektronik.
- Melakukan pengawasan dan monitoring
pelayanan surat elektronik dan
dokumentasi elektronik;
- Menyusun dokumen evaluasi proyek
perubahan jangka pendek serta rencana
penyempurnaannya untuk jangka panjang

3 Jangka Jan 2017 – Des 2017 - Terwujudnya alur distribusi surat yang
Panjang rapi antar SKPD dan stakeholder serta
tertatanya arsip yang aman dan
terkendali;
- Terwujudnya pelayanan berkualitas
administrasi surat menyurat serta
pendokumentasiannya;
- Terwujudnya transparansi dan

8|Proposal Proyek Perubahan

 akuntabilitas publik dalam pelayanan
informasi kepada stakeholder dan
masyarakat;
- Terwujudnya e-govermment dengan
penerapan teknologi informasi;
- Tercapainnya pelayanan informasi kepada
masyarakat dan instansi/lembaga dalam
mewujudkan pelayanan publik yang
akuntabel dan transparan.

VIII. TIM PROYEK PERUBAHAN/TIM KERJA

Struktur
MENTOR
DANGGUR GAYETANUS, SP

COACH PROJECT LEADER

DRA. A.T.SANTY SOENGKONO, MM.Psi YUVENALIS GREGORIUS, ST

TIM PELAKSANA KEGIATAN

YOHANES Y. JOHNY

PROGRAMER ADMINISTRATOR TENAGA ADMINISTRASI

APRI BLAANG, S.Kom DWI SANTOSO, S.Kom MARIA JITA, SE

Keterangan:
1. Mentor adalah Kepala Dinas Perhubungan Informatika dan Komunikasi Kabupaten
Manggarai Barat bertugas membimbing dan memberikan dukungan kepada project
leader dalam merumuskan dan mengidentifikasi permasalahan serta berperan
sebagai inspirator bagi project leader dalam melakukan inovasi-inovasi yang
diperlukan.

9|Proposal Proyek Perubahan

 2. Coach adalah Pembimbing yang ditentukan oleh panitia diklat PIM III yang bertugas
melakukan monitoring kegiatan project leader selama tahap taking ownership dan
laboratorium kepemimpinan serta masukan kepada peserta terkait usulan proyek
perubahan yang sedang dirumuskan.
3. Project Leader adalah Kepala Bidang Informasi dan Komunikasi sebagai peserta
Diklat Pim III bertugas mempersiapkan/merencanakan (dokumen/instrumen/waktu)
yang diperlukan dan berinisiatif untuk berkomunikasi dengan mentor dan coach dan
menggalang pertemuan dengan stakeholder dalam rangka merumuskan proyek
perubahan.
4. Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) adalah Kasubag Data dan Komunikasi pada Bidang
Informasi dan Komunikasi Dinas Perhubungan Informatika dan Komunikasi
Kabupaten Manggarai Barat.
5. Programmer adalah Staf pada Seksi Data dan Komunikasi Bidang Informasi dan
Komunikasi Dinas Perhubungan Informatika dan Komunikasi Kabupaten Manggarai
Barat bertugas dalam pengembangan dan integrasi perangkat lunak serta
bertanggung jawab atas penyelesaian system computer yang sedang dibangun.
6. Administrator adalah Staf pada Seksi Data dan Komunikasi Bidang Informasi dan
Komunikasi Dinas Perhubungan Informatika dan Komunikasi Kabupaten Manggarai
Barat bertugas mengelola suatu sistem operasi dan program-program yang berjalan
pada sebuah sistem komputer atau jaringan komputer.
7. Tenaga Administrasi adalah Staf pada Seksi Humas dan Informasi pada Bidang
Informasi dan Komunikasi Dinas Perhubungan Informatika dan Komunikasi
Kabupaten Manggarai Barat bertugas dalam menyiapkan administrasi/ dokumen
terkait rancangan proyek perubahan yang sedang belangsung.

IX. ANGGARAN
No Tahapan Waktu Proses Biaya
1 Jangka Okt 2015 - Des - Pembentukan TPK Rp 400.000,-
Pendek 2015 - Koordinasi dengan
stake holder Primer
dan sekunder

10 | P r o p o s a l P r o y e k P e r u b a h a n
 - Membangun
komitmen melalui
melaui peningkatan
kualitas SDM
- Perkerjaan teknis
programmer dan
administrator

2 Jangka April 2016 – Des - Pemasangan jaringan Rp 150.000.000,-

Menengah 2016 Internet untuk 10
(sepuluh) SKPD yang
belum tersedia jaringan
Internet.
- Pelatihan operator Rp 25.000.000,-
- Launcing Surel Rp.50.000.000,-
- Pengawasan dan Rp.20.000.000,-
monitoring
- Penyusunan dokumen Rp.500.000,-
evaluasi proyek
perubahan jangka
pendek serta rencana
penyempurnaannya
untuk jangka panjang
3 Jangka Jul 2017 – Des - Pemasangan jaringan
Rp 800.000.000
Panjang 2017 Internet/Hotspot dan
Surat Elektronik di 15
(Lima belas) SKPD

Total anggaran yang dibutuhkan Rp.1.045.900.000,-

11 | P r o p o s a l P r o y e k P e r u b a h a n
X. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
1. Stakeholder Primer
a. Kepala Badan Perencana Pembangunan Daerah
b. Kepala Badan Penanaman Modal dan Perizinan Terpadu
c. Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
d. Sekretaris DPRD
e. Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Manggarai Barat
2. Stakeholder Sekunder
a. PT. Telkom Indonesia Cabang Labuan Bajo
b. PT. PLN Ranting Labuan Bajo
3. Stakeholder Kunci
a. Bupati Manggarai Barat
b. DPRD Kabupaten Manggarai Barat
c. TAPD (Tim Anggaran Pemerintah Daerah)

XI. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH

No Deskripsi
1 Adannya penolakan dari internal (pegawai) karena belum mampu dan belum
siap menerapkan surat elektronik.
2 Adanya penolakan pihak eksternal karena ketidakmampuan dalam menguasai
Informasi dan Tehnologi (IT)
3 Kurangnya partisipasi masyarakat dalam melaksakan komunikasi dengan
pemerintah karena ketidakmampuan dalam menguasai Informasi dan Tehnologi

XII. RESIKO
Dengan terintegrasinya sistem surat berbasis teknologi informasi pada proses surat
menyurat dan dokumentasi maka resiko yang harus diantisipasi adalah:
No Deskripsi
1 Perlu di lakukan reposisi terhadap personil/pegawai.
2 Kemungkinan ganguan dari system Informasi dan Tehnologi (Hycker)

12 | P r o p o s a l P r o y e k P e r u b a h a n
XIII. KRITERIA KEBERHASILAN
No Waktu Keterangan
1 Jangka Pendek - Terintegrasinya aplikasi MSN Messenger dengan Aplikasi
Microsoft Outlook di 6 (enam) SKPD.
- Tersedianya SDM Operator yang berkualitas di bidang
kearsipan dan Dokumentasi di 6 (enam) SKPD
2 Jangka Tersedianya Surat Elekronik dan Dokumentasi Elektronik
Menengah

3 Jangka Panjang Berfungsinya Surat Elektronik dan Dokumentasi Elektronik di

Kabupaten Manggarai Barat untuk memberikan kemudahan
akses dalam memberikan pelayanan surat menyurat dan
dokumentasi elektronik

XIV. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (KEY SUCCES FACTORS)

Faktor kunci yang menentukan keberhasilan proyek perubahan ini khusunya didalam
penerapan system surat menyurat elektronik dan dokumentasi elektronik adalah sebagai
berikut:
1. Komitmen dari pegawai yang melaksanakan tugas dan fungsinya masing-masing
2. Dukungan dari pimpinan dalam rangka menerapkan Surat Elektronik
3. Koordinasi dan kerjasama seluruh stakeholder
4. Tersedianya anggaran yang cukup
5. Partisipasi masyarakat.

XV. DISETUJUI
Labuan Bajo, Oktober 2015
KEPALA DINAS PERHUBUNGAN INFORMATIKA DAN KOMUNIKASI
KABUPATEN MANGGARAI BARAT,

DANGGUR GAYETANUS, SP
PEMBINA UTAMA MUDA
NIP.196212311986031427

13 | P r o p o s a l P r o y e k P e r u b a h a n