75

SISTEM
MANAJEMEN BASIS DATA BAB
BAB
Tujuan Pembelajaran 5
Setelah menyelesaikan bab ini, pembaca diharapkan dapat :

1. Menjelaskan pentingnya penerapan proses manajemen

sumber daya data dan teknologi dalam suatu organisasi.
2. Menjelaskan keuntungan penggunaan suatu manajemen
basis data dalam mengelola sumber daya data suatu
perusahaan.
3. Memahami pengelolaan sistem basis data
4. Memahami peranan sistem basis data dalam sistem informasi
manajemen

S
istem basis data merupakan salah satu elemen penyusun yang sangat
penting dalam menunjang keberhasilan sistem informasi manajemen.
Semakin lengkap, akurat dan mudah dalam menampilkan kembali
data yang termuat dalam sistem basis data maka akan semakin meningkatkan
kualitas sistem informasi manajemen tersebut.
Basis data (database) memiliki peran yang sangat penting dalam perusahaan.
Informasi dapat diperoleh dengan cepat berkat data yang mendasarinya telah
disimpan dalam basis data. Sebagai contoh, mekanisme pengambilan uang pada
mesin ATM sesungguhnya didasarkan pada pengambilan keputusan yang
didasarkan pada basis data. Pertama, sistem akan memvalidasi keabsahan pemilik
kartu dengan memeriksa password yang diberikan oleh orang tersebut. Dalam hal
ini, password yang diketikkan akan dicocokkan dengan password pada basis
data. Jika sama, langkah berikutnya akan dilaksanakan, yaitu memeriksa saldo uang
yang tercatat di basis data terhadap jumlah uang yang diambil. Jika memenuhi syarat,
uang akan dikeluarkan oleh mesin.
1. Konsep Basis Data Dan Sistem Basis Data
Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara
bersama-sama pada suatu media, yang diorganisasikan berdasarkan sebuah
skema atau struktur tertentu, dan dengan software untuk melakukan manipulasi
untuk kegunaan tertentu.
 76

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa basis data (database )

mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu :
a. Bersifat data oriented dan bukan program oriented.
b. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah
basis datanya.
c. Dapat berkembang dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.
d. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah.
e. Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.
Dari beberapa kriteria tersebut, nampak adanya perbedaan secara nyata antara
file yang berbasis data dan file konvensional yang lebih bersifat program
oriented, yaitu hanya dapat digunakan oleh satu program aplikasi, hanya
berhubungan dengan suatu persoalan tertentu untuk sistem yang direncanakan ,
perkembangan data hanya mungkin terjadi hanya pada volume data saja,
kerangkapan data tidak terkontrol.
Pemanfaatan basis data :

a. Sebagai salah satu komponen penting dalam sistem informasi,

karena
merupakan dasar dalam menyediakan informasi
b. Menentukan kualitas informasi : akurat, tepat waktu dan relevan.
c. Mengurangi duplikasi data (data redundancy)
d. Hubungan data dapat ditingkatkan
e. Manipulasi terhadap data dengan cepat dan mudah
f. Efisiensi penggunaan ruang penyimpanan
Selanjutnya sistim basis data merupakan sekumpulan basis data
dengan para pemakai yang menggunakan basis data secara bersama-sama.
Personal-personal yang merancang dan mengelola basis data serta sistim
komputer untuk mendukungnya. Dengan demikian sistem basis data
mempunyai beberapa elemen penting yaitu basis data sebagai inti dari
sistem basis data, perangkat lunak untuk mengelola basis data , perangkat
keras sebagai pendukung operasi pengolahan data, serta manusia yang
mempunyai peranan penting dalam sistem tersebut.
Terdapat beberapa hal yang harus dipatuhi pada file basis data agar
dapat memenuhi kriteria sebagai suatu basis data, yaitu hal-hal berhubungan
 77

dengan masalah kerangkapan data (data redudancy), inkonsistensi data

(data inconsistency), data terisolasi, keamanan data dan integritas data.
a. Data Redudancy, yaitu penyimpanan item data yang sama lebih dari
satu lokasi fisik. Umumnya suatu data tertentu hanya disimpan pada
satu file tetapi dapat dihubungkan dengan data pada file yang lain.
Kerangkapan data perlu dihindari dalam penyusunan file database
karena akan mengakibatkan pemborosan penggunaan media
penyimpan dan memungkinkan terjadinya ketidak konsistenan data.
b. Data Inconsistency, yaitu munculnya data yang tidak konsisten pada
area yang sama untuk beberapa file dengan kunci yang sama. Ketidak
konsistenan ini mungkin terjadi akibat kesalahan dalam pemasukan
data (data entry), yaitu proses meng-upate data, tetapi akibatnya
muncul data yang tidak konsisten.
c. Data Terisolasi, hal ini disebabkan oleh pemakian beberapa file basis
data. Program aplikasi yang digunakan tidak dapat mengakses file
tertentu dalam sistem basis data tersebut. Data terisolasi ini harus
dihindari karena akan mengakibatkan data atau informasi yang
dihailkan kurang lrngkap atau kurang akurat.
d. Security Problem, hal ini berhubungan dengan masalah keamanan
data dalam sistem basis data. Pada prinsipnya file basis data hanya
boleh digunakan oleh pemakai tertentu yang mempunyai wewenang
untuk mengaksesnya. Pembatasan ini dikendalikan secara intern
dalam program aplikasi yang digunakan. Teknik yang bisa digunakan
adalah dengan pemakaian password, baik pada awal proses maupun
password berlapis yang diberikan pada awal setiap proses. Sedangkan
untuk melindungi data dari kerusakan biasanya dapat dibuat back up
data.
e. Integrity Problem, hal ini berhubungan dengan unjuk kerja sistem
agar dapat melakukan kendali pada semua bagian sistem sehingga
sistem selalu beroperasi dalam pengendalian yang penuh.
 78

2. Model-model Data
Ada beberapa model data dalam suatu sistem basis data. Model data merupakan
suatu cara untuk menjelaskan bagaimana pemakai dapat melihat data secara
logis. Pemakai tidak perlu memperhatikan bagaimana media penyimpanan
secara fisik. Penggolongan model-model data dapat dilihat pada gambar 5.1.

Entity Relationship
Model

Object based Semantic

Data model Model

Binary
model

Relational
model

Model-model Record based Hirarchycal model

Data Data model

Network
Model

Unifying model

Physycal based
Data model
Frame memory

Gambar 5.1. Model-model data

Beberapa model data tersebut adalah sebagai berikut :

2.1. Object based data model, merupakan himpunan data dalam prosedur atau
relasi yang menjelaskan hubungan logis antar data dalam suatu basis data
berdasarkan pada obyek datanya.
 Entity relationship model, merupakan suatu model untuk menjelaskan
hubungan antar data dalam basis data berdasarkan suatu persepsi bahwa
real world terdiri dari obyek-obyek dasar yang mempunyai hubungan /
 79

relasi antara obyek-obyek tersebut. Contoh entity relationship model

dapat dilihat pada gambar 5.2. Dari gambar tersebut nampak bahwa Bank
A merupakan real world yang mempunyai obyek dasar Customer dan
tabungan. Seorang customer mempunyai atribut Nama, Nomor tabungan,
dan atrubut lainnya. Tabungan mempunyai atribut No tabungan, Saldo dan
atribut-atribut lain yang diperlukan.

CUSTOMER TABUNGAN
Ban
k
No Tabungan A

Atribut lain

Nama

SALDO
Alamat

Atribut Lain No. Tabungan

Gambar 5.2 Contoh entity Relationship Model

Arti simbol-simbol yang digunakan pada gambar adalah :

: Menunjukkan obyek dasar

: Menunjukkan relasi

: Menunjukkan atribut dari obyek dasar

: Menunjukkan adanya relasi

 Semantic Model, hampir mirip dengan relationship model dimana relasi

antar obyek tidak dinyatakan dengan simbol melainkan dengan kata-kata.
Contoh model ini dapat dilihat pada gambar 5.3.
 80

Bank
A
Melayani adalah nasabah
Mempunyai adalah
Custome Joko
Tabunga r
n

alamat No
No Saldo
Tabunga
tabungan n

Gambar 5.3 Contoh Semantic Model

Arti simbol pada gambar :
: menunjukkan adanya relasi
: menunjukkan atribut

2.2. Record based data model

a. Relational model, menjelaskan tentang hubungan logik antar data
dalam basis data dengan memvisualisasikan ke dalam bentuk tabel
yang terdiri dari sejumlah baris dan kolom yang menunjukkan atribut
tertentu. Contoh relational model terlihat pada tabel 5.1. Dalam
relational database, setiap data item pada baris dan kolom tertentu
harus mempunyai nilai yang tak dapat dipecah lagi. Model data
relational dalam bentuk tabel relatif lebih mudah dipahami daripada
model-model data lainnya.

tabel. 5.1. Contoh Relational model Mata Kuliah

 81

Kode MK Nama MK SKS

EMN 316 Kewirausahaan 3
EMN 317 Perpajakan 3
EMN 318 Manajemen Resiko 3
EMN 319 Skripsi 6

Dalam struktur basis data relasional ini hubungan logik antar unsur-unsur data
ditunjukkan dengan mengorganisasikan data kedalam kolom dan baris.
Pengorganisasian ini disebut dengan istilah normalisasi. Produk-produk basis data
jenis ini untuk komputer mainframe antara lain adalah DB2 (IBM), Oracle (Oracle
Corporation), INGRES (Relational Technology), sedangkan untuk komputer pribadi
antara lain adalah dBase III atau dBAseIv (Ashton Tate) dan Paradox (Ansa Software
Corporation).
b. Hierarchycal Model, model ini menjelaskan tentang hubungan logik
antar data dalam basis data dalam bentuk hubungan bertingkat (hierarchy).
Elemen-elemen penyusunnya disebut sebagai node yang berupa rincian data,
agregat data, atau record. Level paling tinggi dalam suatu hirarki harus hanya
terdapat satu node, dan disebut sebagai root. Suatu node pada level yang lebih
rendah hanya diijinkan mempunyai satu relasi dengan node pada tingkat yang
lebih tinggi, yang disebut sebagai parent. Kebalikannya parent dapat
mempunyai lebih dari satu child, yaitu node-node yang mempunayi level
lebih rendah dan dihubungkan dengan parent. Contoh hubungan logik antar
data yang ditunjukkan hierarchycal model dapat dilihat pada gambar 5.4.
 82

Jurusan Manajemen

003
001 002 Tini
Joko Roni

MK 1 MK 2 MK 1 MK 3 MK 2 MK 3 MK 4
Wirausaha perpajakan Wirausaha Manajemen perpajakan Manajemen Skripsi

Gambar 5.4 Contoh Hierarchycal Model

c. Network Model, seperti halnya pada hirarki model, net work model
dideskripsikan ke dalam struktur parent dan child, tetapi sebuah child
dalam model ini dapat mempunyai lebih dari satu parent. Contoh model
network dapat dilihat pada gambar 5.5

Parent Child

001 Joko MK 1 Wirausaha

MK 2 perpajakan
002 Roni

MK 3 Manajemen
003 Tini

MK 4 Skripsi

Gambar 5.5 Contoh Network Model

2.3. Physichal based data model, model ini digunakan untuk menjelaskan pada
pemakai tentang bagaimana data-data dalam basis data disimpan dalam media
penyimpanan yang digunakan secara fisik. Model ini lebih berorientasi pada
mesin.
 83

3. Struktur Data
Istilah data dalam sistem komputer dignakan untuk menidentifikasi
seperangkat karakter tertentu. Dalam sistem ini data dirancang sedemikian rupa
sehingga mewakili masukan yang penting serta memungkinkan untuk dilihat kembali
dari tempat penyimpanannya untuk diproses atau untuk dihasilkan keluarannya.
Struktur data yang utama terdiri dari empat unsur, yaitu field, record, file,
data base. Konsep data dengan strukturnya ini dapat digambarkan dengan
menggunakan bagan sebagai mana tampak dalam gambar 5.6.
3.1. Satu file umumnya terdiri dari beberapa unsur data atau field. Yang dimaksud
dengan unsur data adalah sekelompok karakter yang menggambarkan satu atribut data
tertentu. Misalnya nama mahasiswa, nomor induk mahasiswa, matakuliah yang
diambil dan sebagainya. Misalnya unsur data untuk nama mahasiswa adalah
sekelompok karakter yang membentuk nama tersebut.

Bit Dijit biner yaitu 0 dan 1

Sekelompok dijit biner

Byte
Yang menunjukkan karakter

Sekelompok karater yang menjelaskan

Unsur Data
Atribut suatu entitas

Record Sekelompok unsur data yang berkaitan

Dan menjelaskan suatu entitas

File
Sekelompok record mengenai entitas
Entitas yang sejenis
Data base
Sekelompok file yang disimpan bersama
Untuk digunakan oleh beberapa aplikasi
Data base Sistem basis data merupakan
sekumpulan basis
data, yang tersusun dari beberapa file
Gambar 5.6. Unsur-unsur Dalam Data

3.2. Record adalah beberapa unsur data yang dikelompokkan secara logis, misalnya
yang berkaitan dengan obyek data tertentu. Misalnya ketiga unsur data nama
 84

mahasiswa, nomor induk mahasiswa, matakuliah yang diambil digabungkan, maka

terbentuklah satu record. Record ini biasanya merupakan sekumpulan unsur data
yang menjelaskan suatu atribut dari entitas (entity) mahasiswa. Record dapat
diorganisasikan dengan cara :
a. Record dapat diidentifikasikan dengan menggunakan satu atau lebih
petunjuk (key). Yang dimaksud dengan key adalah suatu unsur data di
dalam record yang berfungsi mengidentifikasi record tersebut ke dalam
file. Misalnya record tentang mahasiswa dapat diidentifikasi melalui
nomor induk mahasiswa.
b. Suatu record dapat berisi seluruh unsur data yang relevan atau dapat pula
dibagi-bagi menjadi record induk (master record) dan trailer record.
Record induk mungkin berisi nama mahasiswa, alamat, tanggal lahir,
pekerjaan orang tua dan sebagainya. Sedangkan trailer record mungkin
berisi daftar nilai mata kuliah yang sudah ditempuh, IPK, KRSS, daftar
mata kuliah yang belum ditempuh dan sebagainya.

3.3. File adalah sekelompok record yang berkaitan . Seluruh catatan mengenai
masing-masing mahasiswa dapat dikelompokkan menjadi satu file Daftar Nilai Akhir
(DNA). Pengorganisasi record di dalam file mempunyai tujuan sebagai berikut :
a. Melokalisasikan suatu record untuk diproses atau untuk output.
b. Untuk memudahkan penciptaan dan pemeliharaan file.
Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian file antara lain
adalah sebagai berikut :
a. Kecepatan akses data
b. Kesesuian dengan media penyimpanan
c. Kemudahan dalam penyimpanan dan pengambilan data
d. Metode pemutakhiran data
e. Kesesuaian dengan jenis aplikasi yang digunakan.
f. Efisiensi penggunaan media penyimpanan
Terdapat dua jenis alat penyimpanan file yaitu :
a. Perangkat Akses Serial (Sequential Access Storage Device atau
SASD). Contoh peralatan yang termasuk jenis ini adalah magnetic
tape atau pita magnetik. Ciri-ciri dari perangkat ini adalah :
a) proses pembacaan rekaman harus berurutan .
 85

b) tak ada pengalamatan

c) data disimpan dalam blok-blok.
d) Proses write hanya bisa dilakukan sekali saja.
e) Kecepatan akses datanya, sangat tergantung pada :
f) Kerapatan pita (char / inchi)
g) Kecepatan pita (inci / detik)
h) Lebar celah / Gap antar blok
b. Perangkat akses langsung ( Direct Access Storage Device atau DASD),
perangkat ini mempunai ciri :
a) pembacaan rekaman tidak harus urut
b) mempunyai alamat
c) data dapat disimpan dalam karakter atau blok
d) proses write dapat dilakukan beberpa kali.
Contoh perangkat akses langsung ini misalnya hard disk dan floppy disk.
Pada umumnya file diorganisasi dalam salah satu dari empat metode penyimpanan,
yaitu susunan berurutan (sequensial), berurutan berindeks (indexed sequensial), acak
(random), acak berindeks.
a. Sequential, metode ini mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
a) Rekaman disimpan berdasarkan suatu kunci
b) Pencarian rekaman tertentu dilakukan record demi record sesuai
dengan kuncinya.
Metode ini cocok digunakan apabila pengolahan terhadap basis data yang
bersifat periodik dan menyeluruh.
b. Random, dalam model ini kunci rekaman ditransformasikan ke alamat
penyimpanan dalam media fisik secara acak (random).
c. Indexed Sequential, metode ini merupakan gabungan antara metode sequential
dan random. Record disimpan secara berurutan dengan menggunakan kunci.
Masing-masing record diberi indeks, sehingga memerlukan penyimpanan
tambahan yaitu file indeks.
d. Indexed Random, dalam metode ini record-record disimpan secara acak dan
masing-masing record disimpan secara acak,
3.4. Data base adalah sekelompok file yang disimpan bersama untuk digunakan
oleh beberapa aplikasi . Sekelompok file ini biasanya merupakan file induk yang
diintegrasikan ke dalam data base untuk mengurangi duplikasi data dan untuk dapat
 86

digunakan oleh beberapa program aplikasi. Hal ini memungkinkan karena data
dalam data base terpisah dari program aplikasinya. Misalnya nama, NIM dan alamat
mahasiswa cukup dibuat satu kali saja di dalam data base. Kemudian dari data umum
ini dapat dihubungkan ke data lain misalnya pembayaran uang kuliah, daftar nilai,
beasiswa dan sebagainya. Dengan menggunakan data base ini makas masing-
masing bagian yang mengangani mahasiswa, msalnya bagian keuangan dan bagian
akademik, tidak perlu memiliki file sendiri-sendiri, yang mengandung record nama,
alamat, NIM.
3.5. Sistem Basis Data merupakan sekumpulan basis data dengan para pemakai
yang menggunakan basis data secara bersama-sama, personil yang merancang dan
mengelola basis data, teknik-teknik untuk merancang dan mengelola basis data, serta
sistem komputer yang mendukungnya

4. Elemen-elemen Sistem Basis Data

Sistem basis data mempunyai beberapa elemen penyusun sistem. Elemen-
elemen pokok penyusun sistem basis data adalah :
a. Basis Data , elemen ini disebut juga sebagai koleksi data atau pustaka
data adalah sekumpulan dari bermacam-macam tipe record yang
mempunyai hubungan antar record, agregat data dan rinci data terhadap
suatu obyek tertentu.
b. Software, software yang digunakan dalam suatu basis data terdiri dari
dua macam, yaitu Data Base Management System (DBMS) dan Data Base
Applikation Software (DBAS). DBMS akan dibahas pada bagian terpisah
sedangkan DBAS dalam buku ajar ini tidak dibahas.
c. Hardware, hardware dalam suatu sistem basis data mempunyai
komponen-komponen utama yang berupa CPU (Central Processing Unit)
dan Unit penyimapanan (storage Unit). CPU mempunyai beberapa
bagian penting, yaitu unit aritmatika dan logika ( Aritmatic And Logic
Unit atau ALU), memori utama (main memory) dan unit pengendali
(Control Unit). Storage Unit merupakan suatu peralatan fisik yang
digunakan sebagai media penyimpanan data. Media penyimpanan yang
umum digunakan adalah magnetig disk (hard disk dan floppy disk).
Sedangkan media penyimpanan data cadangan (back up data) adalah
magnetic tape.
 87

d. Manusia (brainware), manusia merupakan elemen penting pada sistem

basis data. Tipe orang yang menggunakan sistem basis data adalah
berbeda-beda dan mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda pula. Seorang
manajer memerlukan informasi-informasi tersaring untuk membuat
keputusan. Dan personal Klarikal mempunyai tugas memasukkan data
dari sumber dokumen ke dalam sistem. Pelanggan memerlukan informasi
dan laporan. Dengan demikian suatu sistem basis data harus memberikan
pemusatan perhatian pada pemakai.

4. Sistem Manajemen Basis Data

Yang dimaksud dengan sistem manajemen basis data (database management
systems / DBMS) adalah suatu perangkat lunak (program) yang mengorganisasikan,
mengkatagorikan, menyimpan dan menampilkan kembali (retrieve) serta memelihara
data di dalam basis data yang memungkinkan bagi beberapa pemakai untuk
mengakses data yang disimpan dalam basis data tersebut secara bersama-sama
dengan menggunakan beberapa aplikasi.
Penyimpanan data, pengorganisasian data ke dalam record dan pengaksesan
terhadap data tersebut dilakukan secara seragam. Dengan program ini maka para
pemakai dapat membuat permintaan tampilan ringkas pada layar atau dicetak sesuai
dengan format yang dikehendaki pemakainya. Beberapa fungsi yang dapat dilakukan
oleh DBMS adalah sebagai berikut :
a. Menyortir record sesuai dengan urutan atau petunjuk (key) tertentu
yang dikehendaki pemakainya, misalnya urut abjad atau yang
memiliki kriteria tertentu, misalnya mengurutkan mahasiswa yang
memiliki IP 3,00 atau lebih dari mulai yang tertinggi hingga 3,00.
b. Untuk melihat record tertentu saja yang dikehendaki oleh pemakainya
tanpa menampilkan isi file
c. Untuk menghitung jumlah record yang memenuhi kriteria tertentu
misalnya jumlah mahasiswa yang memiliki IP 3,00 atau lebih.
d. Untuk melakukan perhitungan, misalnya menghitung IP Kumulatif
mahasiswa yang sudah menyelesaikan perkuliahan.
e. Untuk menggabungkan beberapa file menjadi informasi yang berguna
bagi pemakainya.
 88

Program ini dikembangkan dari konsep database sebagai sesuatu yang terpisah dari
program aplikasi yang mengaksesnya. Jadi tujuan DBMS adalah untuk
a. Memperoleh informasi yang bermanfaat dari data yang ada dalam
database tersebut.
b. Mempermudah penciptaan struktur data
c. Meringankan pekerjaan pemrogram dalam menangani file yang rumit
d. Mempermudah pemakai dan pemrogram dari pekerjaan memahami
dimana dan bagaimana data sebenarnya disimpan.
e. Memberikan pemahaman pada para pemakai bahwa data adalah
sumber daya yang harus dikelola dengan baik.
f. Meningkatkan efisiensi dan menghemat beaya serta meningkatkan
produktifitas pemrogram aplikasi dan para pemakai.
Dengan digunakannya DBMS untuk mengorganisasi, mengkatagorisasikan,
menyimpan dan menampilkan kembali serta memelihara data di dalam database
maka manajemen dapat memeperoleh kebaikan DBMS sebagai berikut :
a. DBMS menimbulkan adanya independensi data, sebab jika data tidak
independen maka setiap format record yang diubah akan
mengakibatkan setiap program yang mengakses file tersebut harus
pula diubah.
b. DBMS mempermudah pengaksesan data.
c. DBMS mengurangi dataganda (data redundancy) dengan cara
menghilangkan unsur-unsur data yang sama.
d. Ketergantungan pada data dan program dapat dikurangi dengan cara
memisahkan aspek fisik dan lojik dari data.
e. Biaya pengembangan dan pemeliharaan program dapat dikurangi
secara material
f. Keamanan dan kerahasiaan dapat dikendalikan.

4.1. Cara Kerja DBMS

Cara kerja DBMS pada umumnya adalah sebagai berikut :
a. Program aplikasi memulai prosesnya dengan memperoleh data dari
data base dengan bantuan perintah DML (data manipulation language),
yaitu perintah yang digunakan oleh DBMS untuk menjalankan fungsi-
fungsinya.
 89

b. Pada waktu pengatur dan pengendali aktifitas CPU dari komputer

tersebut mejumpai perintah DML dalam eksekusi suatu program
aplikasi, maka unit pengendali tersebut memindahkan pengendaliannya
dari program ke DBMS.
c. DBMS menguji bahwa unsur data yang diperlukan telah didefinisikan
sebagai bagian dari database kemudian menentukan alamat dari lokasi-
lokasinya di dalam media penyimpanan.
d. DBMS kemudian menggantikan sistem operasi sehingga dapat
memerintahkan untuk mengakses dan memanggil unsur data.
e. Sistem operasi memindahkan unsur data yang dikehendaki ke daerah
penyimpanan tertentu dalam DBMS yang disebut buffer dan kemudian
memindahkan pengendalian kembali kepada DBMS
f. DBMS memindahkan unsur data ke buffer tersebut yang digunakan
oleh program aplikasi. Program tersebut kemudian mengambil
kembali pengendalian dari DBMS dan selanjutnya memproses unsur
data.

4.2. Unsur-Unsur DBMS

Berikut ini adalah uraian mengenai unsur-unsur DBMS yang biasa dijumpai
dalam beberapa produk yang dijual secara umum :
a. Data dictionary, adalah sekumpulan informasi yang tersentralisasi
mengenai seluruh unsur data dan sumber-sumber daya dalam database. Data
dictionary ini berisi nama-nama dan penjelasan-penjelasan mengenai unsur
data serta uraian mengenai bagaimana unsur-unsur data tersebut berkaitan
satu dengan lainnya.
Dengan menggunakan data dictionary ini maka suatu DBMS menyimpan
data secara konsisten sehingga mengurangi data ganda. Program aplikasi
tidak harus merinci karateristik data yang diperlukan dari database, hal ini
memungkinkan bagi pemakai untuk mengubah karateristik dari unsur data
dalam data dictionary tanpa harus mengubah seluruh program aplikasi yang
menggunakan unsur data tersebut.
Data dictionary ini sangat bermanfaat karena dapat meningkatkan
efisiensi dan efektifitas pengumpulan data dan pengelolaan sumber daya
data, sehingga dapat mepermudah pemakainya untuk :
 90

a) berkomunikasi dengan para pemakai lainnya

b) menentukan adanya pengaruh perubahan data dalam database.
c) Merancang dan mengembangkan data base dengan cara
memusatkan pengendalian terhadap unsur-unsur data.
b. Bahasa-bahasa Data, dalam DBMS digunakan dua bahasa data yang
berbeda, yaitu bahasan perincian data (data description language / DDL) dan
bahasa manipulasi data (data manipulation language / DML). DDL
digunakan untuk menempatkan unsur data ke dalam data dictionary dengan
cara menjelaskan karakterisitik dari unsur data tersebut.
Untuk menjamin keseragaman pengaksesan data dari database, maka DBMS
menghendaki digunakannya program-program aplikasi dalam perintah-
perintah yang standar, dimana perintah-perintah tersebut merupakan bagian
dari bahasa khusus yang disebut DML yang digunakan pemroses untuk
memanggil kembali (retrieve) dan memproses data dari database. DML
biasanya terdiri dari serangkaian perintah seperti FIND, GET, SORT dan
sebagainya yang ditempatkan dalam suatu program aplikasi untuk
menginstruksikan DBMS untuk mengambil data yang diperlukan oleh
program aplikasi tersebut pada suatu waktu tertentu.
a) Monitor Pemrosesan Jarak Jauh, Monitor pemrosesan jarak jauh
(teleprocessing monitor) adalah suatu paket piranti lunak untuk
mengelola komunikasi antara data base dengan terminal-terminal
jarak jauh. Monitor pemrosesan jarak jauh ini biasanya digunakan
untuk menangani sistem pesanan penjualan yang menggunakan
terminal-terminal komputer di tempat-tempat penjualan yang saling
berjauhan letaknya.
b) Sistem Pengembangan Aplikasi, adalah seperangkat program dan
perintah-perintah yang dirancang untuk membantu pemrogram
dalam mengembangkan program aplikasi secara on-line.
c) Program Pengaman, program ini digunakan untuk melindungi
data base dari akses yang tidak ada otoritasnya.
d) Sistem pengarsipan, dengan sistem ini manajer data base memiliki
sarana untuk memulai kembali data base dan atau memperbaiki
data yang hilang apabila terjadi kegagalam operasional pengolahan
data.
 91

4.3. Administrasi Basis Data

Sistem basis data yang sudah terpasang dalam suatu organisasi maka
implementasi dari sistem tersebut, misalnya dalam hal pengontrolan sistem,
perubahan format record, menambah serta menghapus record perlu dipusatkan
di bawah kendali Administrasi Basis data (Data base administration / DBA).
Oleh karena itu DBA harus memiliki kemampuan dan wewenang untuk
menetapkan kebijakan, isi dan kontrol atas data serta harus mampu
menggunakannya sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen sumber daya
sehingga diperoleh manfaat maksimum dari basis data sebagaimana layaknya
sumber daya.
Penggunaan DBA harus dapat menjamin bahwa data yang tersedia dapat
digunakan bersama oleh seluruh organisasi dan benar-benar dikembangkan
untuk keperluan manajemen, sehingga personil DBA haruslah memiliki
perspsktif tentang manajemen dan pengetahuan mendalam tentang organisasi.
Tugas penting dari DBA antara lain adalah sebagai berikut :
a. Memperkenalkan tekonologi baru, menerangkan keuntungan
penggunaan sistem basis data dan meyakinkan anggota organisasi agar
bersedia menerimanya.
b. Membimbing perancangan awal basis data dan pengembangan
lebih
lanjut serta memperluas basis data jika diperlukan.
c. Menetapkan dan dan menentukan standar basis data
d. Menentukan isi basis data.
e. Memantau pengendalian basis data, kebijakan pengamanan dan
merancang prosedur yang mampu menjamin bahwa (a) pemutakhiran
data dalam sistem basis data berlangsung secara terkendali dan tepat.
(b) data tersedia bagi pengguna yang dapat dipercaya dan dapat
digunakan hanya oleh yang berhak (c) data yang hilang dan atau rusak
dapat diatasi dan diperoleh kembali.
f. Melayani pengguna basis data melalui proses pendidikan dan
pelatihan.
Oleh karena demikian penting tugas dan tanggung jawab DBA , maka
seorang DBA bertanggung langsung kepada manajer bidang informasi
sehingga posisi DBA dapat disejajarkan dengan manajer sistem komputer.
 92

4.4. Pengembangan Sistem Basis Data

Proses pengembangan sistem basis data (The data base development
proses) bukanlah suatu proses yang hanya sekedar menyusun file-file yang
diperlukan untuk disimpan sebagai basis data, tetapi juga termasuk dalam hal
mengatur bagaimana agar basis data tersebut dapat dimanfaatkan secara
optimal oleh pemakai (user) utnuk memenuhi kebutuhan datanya . Jadi
pengembangan sistem basis data meliputi pengembangan file basis data (data
ware), perangkat lunak (soft ware), perangkat keras (hard ware) dan
menyiapkan personal-personal (brain ware) yang akan terlibat dalam
penggunaan sistim basis data agar dapat memanfaatkannya dengan baik dan
benar.

Tujuan Pengembangan Sistem Basis Data

Tujuan pengembangan sistem basis data berhubungan erat dengan masalah-
masalah yang timbul dalam file basis data, antara lain sebagai berikut :
a. Fleksibelitas data ( data flexibility)
Fleksibilitas data dimaksudkan untuk memberikan kemudahan dalam
menampilkan kembali data-data yang dipilih dan diperlukan dalam basis data
dan mempresentasikan dalam format-format yang berbeda.
Fleksibilitas akses merupakan salah satu dari bebrapa aspek penting yang harus
dimiliki sistem manajemen basis data (Data Base Management System/DBMS)
agar selalu tersedia data untuk berbagai macam keperluan. Untuk itu
diperlukan antar muka (interface) untuk memungkinkan terjadinya komunikasi
antara pemakai sistem. Interface harus didesain dalam bentuk yang sederhana
dan jelas sehingga memungkinkan para manajer atau pemakai akhir (end user)
yang awam terhadap komputer mampu berinteraksi dan menggunakan sistem
tersebut dengan mudah. Teknik yang umum diterapkan adalah dengan
menggunakan menu-menu (interaksi pasif) atau memberikan jawaban atas
pertanyaan aktif ( interaksi aktif) yang ditampilkan dalam display.
b. Integritas Data (data Integrity)

Integritas data dimaksudkan sebagai sarana untuk selalu meyakinkan bahwa

nilai-nilai data dalam sistem basis data adalah benar, konsisten dan selalu
 93

tersedia. Salah satu cara yang terbaik untuk meyakinkan integritas data adalah
meyakinkan bahwa nilai-nilai data adalah benar sejak masuk pertama kali. Hal
ini bisa ditempuh antara lain dengan membuat setting secara seksama prosedur
penangkapan data (data capture) yang dilakukan secara manual, atau dengan
membuat program untuk mengecek kebenaran atau keabsahan nilai data pada
saat dimasukkan dalam komputer ( data entry.
c. Keamanan Data (data security)
Keamanan data diperlukan untuk melindungi data terhadap akses yang tidak
legal oleh pihak-pihak yang tidak berwenang yang bermaksud merugikan atau
bahkan merusak data yang tersimpan dalam basis data. Keamanan data
merupakan aspek kritis dalam sistem basis data. Salah satu cara dalam
mengamankan data adalah dengan membuat recovery , yaitu proses penggunaan
data cadangan untuk menciptakan / atau menyusun kembali basis data yang
mengalami kerusakan. Fasilitas keamanan data yang lazim digunakan adalah
password untuk individu-individu pemakai yang hanya diijinkan mengakses
data dalam tipe-tipe data yang berbeda ( misalnya yang hanya khusus
membaca, membaca dan menulis) dan password untuk basis data, record data
dan rincian data.
d. Independensi data (data Independence)
Independesi data atau ketidak tergantungan data terdiri dari dua dimensi
yaitu dimensi logis ( logical data independence) dan dimensi fisik (phyical data
independece). Yang dimaksud dengan independensi secara fisik adalah bahwa
cara-cara penyimpanan dan pengaksesan data dalam sistem basis data dapat
diubah tanpa membutuhkan perubahan dalam skema logis. Sedangkan yang
dimaksud dengan independensi secara logis adalah bahwa perubahan-
perubahan kebutuhan user terhadap data dapat berubah, tetapi hal ini tidak
mengakibatkan perubahan atau dampak pada pandangan user terhadap basis
data atau skema logisnya.
e. Minimalisasi Kerangkapan Data ( Reduced Data Redundancy)
Kerangkapan data dalam sistem basis data dapat menimbulkan beberapa
masalah dalam proses pengaksesan data. Kerangkapan data akan
mengakibatkan penggunaan media penyimpanan (storage) secara sia-sia, waktu
akses yang lebih lama dan akan menimbulkan masalah dalam integritas data
 94

f. Berbagi Data (Data Shareability)

Sistem basis data dikembangkan dengan maksud agar dapat digunakan oleh
pemakai-pemakai yang berbeda atau kelompok-kelompok pemakai yang
berbeda dalam menggunakan data yang sama. Hal ini penting karena data
dalam basis data akan digunakan oleh bebrapa pihak yang berbeda yang
berkepentingan terhadap data tersebut.
g. Relatabilitas Data (Data Relatability)
Yang dimaksud dengan relatabilitas adalah kemampuan untuk menetapkan
hubungan logis antara type-type record yang berbeda dalam file-file yang
berbeda. Hal ini merupakan hal yang penting, karena sebagian besar informasi
yang diperlukan akan disusun dari berbagai macam file dalam sistem basis data
yang masing-masing file mempunyai type record yang berbeda.
h. Standarisasi Data (Data Standardization)
Standarisasi data menunjukkan definisi-definisi rinci data dalam batas yang
digunakan pada definisi nama secara rinci dan format penyimpanan dalam basis
data. Sebagian besar sistem manajemen basis data memberikan fasilitas kamus
(data dictionary) untuk mendefinisikan nama-nama rinci data dan format dalam
penyimpanannya.
i. Produktivitas Personal (Personnel Productifity)
Dengan adanya sistem manajemen basis data diharapkan mampu
meningkatkan produktivitas kerja setiap personal dalam beberapa hal.
Sehingga pemakai dapat membuat laporan-laporan yang lebih akurat.

4.5. Tahap-Tahap Pengembangan Sistem Basis Data

Tahap-tahap utama dalam pengembangan sistem basis data terdiri dari empat
tahap yaitu : Tahap Perencanaan (planning),Tahap Analisis (analysis), Tahap desain
(design) dan Tahap implementasi (implementation). Uraian secara skematis dari
masing-masing tahap tersebut dapat terlihat dalam gambar 5.7 berikut ini.
 95

PLANNING
PLANNING

ANALYSIS
ANALYSIS

DESIGN
DESIGN

IMPLEMENTATION
IMPLEMENTATION

Gambar 5.7. Pokok-pokok Proses Pengembangan Basis Data

a. Perencanaan (Planning)
Tahap pertama dari pengembangan sistim basis data adalah perencanaan,
dalam tahap ini yang perlu mendapat perhatian adalah pentingnya komunikasi yang
jelas antara pihak pengembang (developer) dan pengguna (user). langkah awal dari
tahap perencanaan ini adalah mengidentifikasi perencanaan strategis yang terdiri
dari : tujuan organisasi, faktor-faktor penting dalam menuju keberhasilan organisasi
dan ruang lingkup masalah. Tujuan dari tahap pertama ini adalah mengembangkan
konteks perencanaan dan mata rantai sistim informasi ke perencanaan kegiatan
yang strategis.
Langkah Kedua, adalah mengidentifikasi obyek-obyek penting dalam
lingkungan perencanaan, yang terdiri dari unit-unit organisasi, lokasi dan fungsi
kegiatan di level atas dari organisasi dan type-type entity (kesatuan).
Langkah ketiga, mengembangkan sebuah model perusahaan (enteprise
model) yang terdiri dari : sebuah diagram yang menguraikan secara fungsional
aktifitas perusahaan atau organisasi, dari struktur organisasi di tingkat atas sampai
ke bawah, sebuah diagram yang menghubungkan secara makro dari aktifitas
 96

organisasi, sekelompok matrik-matrik perencanaan yang dihubungkan ke dalam

komponen-komponen yang bervariasi dalam sub-sub model.
b. Analisis (Analysis)
Tujuan dalam tahap ini adalah mengembangkan rincian spesifikassi dari
kebutuhan sistem informasi yang mendukung aktifitas organisasiatau perusahaan.
Dalam tahap analisis ini terdapat adanya dua langkah utama yaitu :
a) Pengembangan model data konseptual, yaitu sebuah model rincian
yang meliputi seluruh struktur organisasi data. Data konseptual ini antara
lain terdiri dari kesatuan aktifitas yang relevan, hubungan-hubungan dan
atribut-atribur seperti aturan-aturan kegiatan dan ketentuan tentang
bagaimana data digunakan.
b) Pengembangan Model proses, yaitu sekelompok ketentuan yang baik
dari pelaksanaan tugas yang logis dalam mendukung satu atau lebih
fungsi-fungsi kegiatan organisasi. Dalam pengembangan model proses
ini terdapat adanya dua hal yang mendasar yaitu proses fisik (merubah
input menjadi out put) dan proses informasi yaitu proses merubah data
menjadi informasi.
Dalam tahap ini semua alternatif diuji dan diidentifikasi, kemudian salah satu
diantaranya ditetapkan sebagai solusi terhadap masalah/kebutuhan pemakai (user).
Jika diperlukan oleh manajemen, suatu analisa beaya dan manfaat, analisis
pengembalian modal dan sebagainya dapat digunakan dalam tahap analisis ini.
c. Desain (design)
Dalam tahap desain sistem basis data, terdapat dua hal pokok yang harus
dilakukan, yaitu mendifinisikan struktur logis basis data (logical data base) dan
mendesain program fisik (physical data base design). Struktur logis yang telah
didefinisikan itu kemudian ditransformasikan kedalam format fisik yang sesuai
dengan DBMS yang digunakan. Unit-unit program aplikasi didesain secara
bersamaan dengan pengembangan strutur desain logis basis data. Pada saat desain
basis data dan program aplikasi telah lengkap, spesifikasi akhir kemudian
ditetapkan. Pada beberapa bagian dimana perangkat keras perlu diubah , perangkat
keras tersebut di order pada tahap ini, sehingga pada saat memasuki tahap
implementasi, perangkat itu telah tersedia. Dalam tahap pengembangan prosedur,
yang perlu mendapat perhatian adalah fasilitas untuk keamanan dan pengendalian
 97

basis data. Suatu rencana yang seksama dikembangkan untuk meyakinkan bahwa
hanya pemakai tertentu yang berhak saja yang dapat mengakses data .
d. Implementasi (Implementation)
Selama tahap ini perangkat keras diinstall dan dites, program dikoding dan
dites, data dikonversi, prosedur-prosedur didokumentasikan dan pemakai dilatih.
Pengetesan secara paralel dengan sistem yang lama akan melengkapi tahap ini.
Beberapa aspek tertentu terjadi pada sistem basis data selama tahap ini. Yang
pertama, sebelum data dapat dikonversi, desain basis data harus dikoding dengan
menggunakan bahasa pemrograman ( misalnya, COBOL, SQL) dan fasilitas-
fasilitas yang diperoleh dari DBMS. Pada saat struktur basis data dikompile,
dilakukan suatu pengetesan terhadap bassis data dan dikonversikan. Hal ini
dilakukan untuk menguji akurasi diskripsi basis data. Prosedur untuk pemakai dan
personal didokumentasikan selama dalam tahap ini. Pemakai perlu mengetahui
bagaimana menyempurnakan fungsi kerja dengan menggunakan sistem yang baru.
Personal operasi juga harus tahu bagaimana prosedur-prosedur yang harus
dilakukan untuk menggunakan, menampilkan kembali data, dan operasi-operasi
lain, yang pada kenyataannya justru lebih kompleks dari pada sistem pemrosesan
suatu file. Konsekuensinya, diperlukan dokumentasi prosedur yang baik dan jelas.

4. 6. Beberapa Alat Bantu Dalam Pengembangan Sistem Basis Data

Agar usaha pengembangan sistem basis data dapat berhasil dengan baik,
maka diperlukan beberapa alat bantu yaitu cara yang digunakan untuk
mempermudah dan mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan.
Pada tahap awal proyek pengembangan perlu adanya suatu statemen yang
dapat meyakinkan manajemen organisasi bahwa aktifitas pengembangan memang
layak untuk dilakukan. Dalam laporan hasil studi kelayakan tersebut, perlu
dicantumkan bebrapa analisis, misalnya :
a. Analisis Ekonomi. Proyek pengembangan sistem basis data perlu dianalisa
tentang kelayakannya dari segi ekonomi, hal ini penting karena manajemen
tentunya akan menolak jika proyek pengembangan ini tidak akan menghasilkan
keuntungan secara ekonomis, sekalipun keuntungan tersebut baru akan dirasakan
setelah jangka waktu tertentu yang agak lama.
b. Analisis Hukum. Peralatan yang digunakan, aturan atau prosedur yang
digunakan dalam sistem yang baru kadang-kadang mempunyai keterkaitan yang
 98

erat dengan masalah hukum. Untuk itu perlu adanya pernyataan bahwa proyek
pengembangan sistim basis data ini layak dari segi hukum (law feasibility).
c. Analisis Teknik. Analisis ini berguna untuk menjelaskan ketersediaan berbagai
komponen teknis yang diperlukan selama proyek pengembangan sistem basis
data dilaksanakan dan pada saat sistem yang baru tersebut diimplementasikan.
Hasil dari analisis ini memberikan sebuaha pernyataan bahwa proyek
pengembangan sistim basis data, layak dari segi teknik ( technical feasibility).
d. Analisis Operasional. Analisis operasional dimaksudkan untuk menjelaskan
bahwa sistem yang baru adalah layak dioperasikan pada lingkungan organisasi
yang ada saat ini, atau perlu usaha-usaha lain untuk mengubah desain sistem atau
kondisi lingkungan organisasi atau perusahaan. Hasil dari analisis ini memberikan
pernyataan tentang kelayakan dari segi operasional (operational feasibility).
Selain analisis-analisis tersebut, dapat pula digunakan alat bantu lainnya
untuk mengatur dan mengawasi aktifitas-aktifitas dalam proyek pengembangan
sistem basis data, yaitu :
a. PERT (Program Evaluation And Review Technique), yaitu teknik memecah
atau memerinci proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil sehingga
memudahkan dalam pengaturan dan pengawasannya. Dari teknik ini akan
diperoleh suatu rencana jaringan proyek yang lengkap, yaitu tentang
bagaimana urutan pengerjaan tugas-tugas yang ada dalam proyek, dan
kapan suatu tugas akan dimulai dan harus selesai dikerjakan.
b. CPM (Critical Path method), yaitu alat bantu yang digunakan untuk
mengawasi dan mengendalikan aktifitas-aktifitas dalam proyek
pengembangan sistem basis data yang telah ditentukan waktunya, dengan
menambah atau mengurangi sumber-sumber yang diperlukan dan tersedia
untuk menyelesaikan proyek.
Sistim basis data dirancang dan dibangun dengan orientasi para pemakai
(user), artinya bahwa sistem basis data tersebut ditujukan untuk memenuhi
berbagai macam kebutuhan para pemakainya. Selain harus lengkap, sistem
basis data dirancang agar mudah dugunakan, dapat digunakan dengan
berbagai macam cara, oleh banyak pemakai baik secara terpisah ataupun
bersama-sama, serta minim kerangkapan data. Disamping itu juga
kemudahan dalam memodifikasi data dan mengembangkan data, baik
volume maupun strukturnya. Dengan sistem basis data, maka berbagai
 99

kebutuhan sistem-sistem baru dapat dipenuhi dengan segera tanpa perlu

mengubah basis datanya.
Penggunaan sistem basis data dalam Sistim Informasi Manajemen
akan memberikan efsiensi bagi SIM tersebut. Efisiensi yang dicapai berkat
penggunaan sistem basis data dalam SIM meliputi efisiensi dalam
penggunaan waktu, kertas kerja, tenaga serta beaya. Jadi pada akhirnya
secara menyeluruh penggunaan sistim basis data akan memberikan
keuntungan yang berupa efisiensi bagi SIM yang menggunakannya.

5. Pengelolaan Sistem Basis Data Dalam Sistem Informasi Manajemen

Sistem basis data merupakan salah satu dari beberapa komponen penting
penyususn SIM. Sebagai komponen penyusun maka keberadaan Sistem basis data
dalam SIM adalah penting sekali. Suatu SIM tidak akan berfungsi dengan baik bila
tanpa melibatkan sistem basis data
Keberadaan sistem basis data dalam sistem informasi manajemen (SIM)
merupakan hubungan antara sistem dan sub sistem, karena SIM mempunyai rung
lingkup yang relatif lebih luas dan lebih kompleks, sedangkan sistem basis data
merupakan sub sistem yang berada dalam SIM.
Sistem basis data dalam SIM merupakan penyedia data untuk diolah lebih
lanjut menjadi informasi yang bermafaat bagi pemakainya, sehingga fungsi sistem
basis data dalam SIM dapat disetarakan dengan bahan baku bagi suatu produk dalam
proses produksi.
5.1. Sistem Basis Data sebagai Infrastruktur SIM
Sistem basis data dan sistem manajemen basis data (DBMS) menyediakan suatu
sarana infrastruktur kepada organisasi-organisasi sistem informasi yang dibangun.
Organisasi sistem informasi ini meliputi sistem pengolahan transaksi, sistem
informasi manajemen dan sistem pendukung keputusan. Gambar 28 berikut ini
menunjukkan bagaimana keterkaitan antara sistem basis data dan ketiga sistem
informasi tersebut.
 100

Sistem
Pendukung
keputusan

Sistem Informasi
Manajemen

Sistem Pengolahan Transaksi

Sistem Manajemen Basis data

Sistem Basis data

Gambar 5. 8 Sistem basis data dan organisasi sistem informasi

5.2. Sistem Basis Data Sebagai Sumber Informasi Bagi SIM

Fungsi sistem basis data dalam SIM adalah sebagai penyedia atau sumber
utama kebutuhan data bagi para pemakai atau informasi bagi para pengambil
keputusan. Sedangkan DBMS melakukan fungsi pengolahan untuk memanipulasi
data sehingga diperoleh suatu bentuk yang penting dan dapat dimanfaatkan dalam
pengambilan keputusan, yang disebut sebagai informasi.
Kegiatan manajemen jika dihubungkan dengan tingkatannya di dalam
organisasi, maka dapat dibedakan dalam tiga tingkatan, yaitu manajemen tingkat
atas, tingkat menengah dan tingkat bawah. Kebutuhan informasi dari masing-
masing tingkatan tersebut sudah tentu berbeda, oleh karena itu perlu dipahami
kegiatan apa yang dilakukan masing-masing tingkatan manajemen tersebut .
 101

a. Perencanaan Strategi
Perencanaan strategi (strategic planning) merupakan kegiatan dari
manajemen tingkat atas, pada umumnya perencanaan strategi meliputi
hal-hal sebagai berikut :
a) Proses evaluasi lingkungan luar organisasi .
Lingkungan luar organisasi selalu berubah secara konstan dan
perubahan tersebut mungkin saja dapat mengakibatkan perubahan
terhadap strategi organisasi. Pengaruh dari lingkungan luar dapat
berupa kesempatan-kesempatan pasar, teknologi, tekanan politik,
sosial, persaingan, inflasi dan sebagainya.
b) Penetapan tujuan.
Tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai organisasi, tujuan
organisasi ditetapkan oleh manajemen tingkat atas dalam proses
perencanaan strategi yang bersifat jangka panjang .
c) Penentuan strategi.
Strategi adalah tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh
organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan. Dengan strategi
semua kemampuan berupa sumber-sumber daya dikerahkan agar
dapat mencapai tujuan yang dikehendaki. Sumber daya organisasi
dapat berupa modal, personil, material dan sebagainya.
b. Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen adalah proses untuk meyakinkan bahwa
organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif
dan efisien. Dalam pengendalian manajemen terdapat suatu proses yang
menunjukkan apa yang harus dilakukan oleh manajer. Proses dalam
pengendalian manajemen menyangkut komunikasi informal dan formal.
Komunikasi informal, misalnya berupa pertemuan-pertemuan dan diskusi.
Komunikasi formal dalam pengendalian manajemen misalnya dalam hal
pemrograman (programming), penyusunan anggaran (budgeting),
pelaksanaan dan pengukuran (operating and measurement) serta pelaporan
dan analisis (reporting and analysis).
Pemrograman adalah proses menentukan program-program yang
akan dilakukan oleh organisasi dan memperkirakan sejumlah sumber daya
yang akan dialokasikan untuk masing-masing program. Program adalah
 102

kegiatan – kegiatan prinsip yang telah ditentukan untuk dilaksanakan oleh

organisasi dengan maksud untuk menerapkan strategi yang telah disusun.
Contoh, program penelitian dan pengembangan, program latihan karyawan
dan sebagainya.
Anggaran adalah suatu rencana yang diungkapkan dalam satuan
kuantitas (nilai mata uang) untuk satu periode waktu tertentu. Dalam
proses penyusunan anggaran, program diterjemahkan dalam bentuk yang
dihubungkan dengan tanggung jawab masing-masing manajer yang diberi
beban untuk melaksanakan program atau beberapa bagian dari program.
Dalam proses penyususnan anggaran rencana – rencana diterjemahkan
dalam bentuk pusat-pusat pertanggungjawaban.
Selama periode pelaksanaan (operating), catatan-catatan
diselenggarakan untuk mencatat pemakaian – pemakaian sesungguhnya dari
sumber-sumber daya dan pendapatan-pendapatan yang diperoelh. Catatan
ini sifatnya terstruktur sehingga data beaya-beaya dan pendapatan-
pendapatan diklasifikasikan, baik secara program dan menurut pusat-pusat
pertanggungjawaban.
Manajer membutuhkan pelaporan yang berisi informasi tentang apa
yang sedang terjadi untuk meyakinkan bahwa pekerjaan yang telah
dilakukan oleh masing-masing pusat pertanggung jawaban telah berjalan
secara koordinatif. Laporan-laporan digunakan sebagai dasar pengendalian,
yaitu dengan cara membandingkan kinerja sesungguhnya dengan rencana
yang sudah ditetapkan.
Perbedaan- perbedaan yang nampak dalam laporan tersebut, merupakan
dasar yang digunakan oleh manajer untuk melakukan tindakan perubahan
dan perbaikan, dan pertimbangan strategi baru.

c. Pengendalian operasi
Pengendalian operasi adalah proses untuk meyakinkan bahwa tiap-
tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Pengendalian operasi ini merupakan proses penerapan program yang telah
ditetapkan dalam pengendalian manajemen . Pengendalian operasi
dilakukan dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan
difokuskan pada tugas-tugas di tingkat bawah.
 103

Dengan demikian dapat diambil kesimpulan bahwa kegiatan – kegiatan dalam

manajemen tingkat atas lebih menjurus pada perencanaan jangka panjang dan
penentuan-penentuan strategi. Sementara manajemen ditingkat menengah
dan bawah , lebih menjurus pada hal-hal yang bersifat operasional.
Seorang manajer pada level operasional akan menggunakan sebagian
besar waktunya untuk menetapkan keputusan-keputusan yang berhubungan
dengan kegiatan operasional. Informasi yang diperlukan cenderung
diperoleh dari sumber-sumber intern dengan pendefinisian yang jelas, rinci,
sempit, dan frekuensi pemakaian yang relatif sangat sering.
Bagi para manajer pada level menengah, sistem basis data berfungsi
sebagai sumber informasi guna pengambilan keputusan untuk perencanaan
taktis dan pengendalian manajemen sebagai kontrol terhadap organisasi.
Pada level ini informasi diperoleh dan dihasilkan dengan cara peringkasan
dan abstraksi atas data transaksi pada level operasional.
Informasi pengendalian manajemen diperlukan untuk mengukur prestasi,
memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan untuk
diterapkan personalia operaional. Proses pengendalian memerlukan jenis-jenis
informasi sebagai berikut :
a) Pelaksanaan yang direncanakan (standar, yang diharapkan, yang
dianggarkan, dan sebagainya)
b) Perbedaan dari pelaksanaan yang direncanakan.
c) Alasan / penyebab terjadinya perbedaan.
d) Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin.
Proses pengambilan keputusan pada kedua level manajemen diatas
sebagian besar dapat distrukturkan ke dalam prosedur yang jelas dan spesifik.
Sebagian besar dari keputusan dapat diprogramkan sehingga dengan adanya
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang maju, maka sebagian
besar aktifitas manajer dapat dialihkan pada komputer yang mampu
menangani secara lebih efisien dan efektif.
Dukungan sistem basis data bagi perencaaan strategis tidak dapat selengkap
sebagai sebagaimana pada dua level yang lain yang ada dibawahnya. Namun
demikian sistem basis data yang ada di dalam SIM dapat memeberi bantuan
dan dukungan bagi proses perencanaan strategis.
 104

Beberapa contoh dukungan sistem basis data bagi perencanaan strategis

adalah :
a) Evaluasi kemampuan yang ada, yang dapat didasarkan atas data intern yang
ditimbulkan oleh kebutuhan pengolahan operasional. Tetapi dalam hal ini
perlu diikhtisarkan ke dalam suatu cara yang khusus untuk perencanaan.
b) Proyeksi kemampuan mendatang yang dapat dikembangkan melalui data
masa lampau dan kemudian diproyeksikan ke masa datang.
c) Data tentang industri dan saingan, merupakan data pemasaran dasar yang
mungkin bisa atau perlu direkam dalam basis data.

Pada akhirnya tim pengembangan SIM harus merancang dan

membangun sistem basis data yang cukup lengkap dan mampu memberikan
dukungan secara maksimal terhadap ketiga macam kebutuhan informasi
tersebut diatas, sekalipun demikian sangat mungkin bahwa pada waktu
tertentu ada sebagaina data yang diperlukan dan belum termuat dalam basis
data, dan untuk selanjutnya berdasarkan suatu pertimbangan teknis dan
ekonomis perlu ditambahkan. Selain perubahan pada volume data,
kemungkinan lain adalah terjadinya perubahan pada struktur basis data,
kerelasian antar file, nilai-nilai rinci data, dan perubahan-perubahan lain yang
diperlukan sesuai dengan kondisi aktual yang ada.

5.3. Sistem Basis data Sebagai Sarana Efisiensi dan Efektifitas SIM
Sistem basis data dirancang dirancang dan dibangun dengan orientasi para
pemakai, artinya bahwa sistem basis data ditujukan untuk memenuhi berbagai macam
kebutuhan para pemakainya. Selain harus lengkap sistem basis data juga dirancang
agar mudah digunakan, dapat digunakan dengan berbagai macam cara. Oleh banyak
pemakai baik secara terpisah maupun bersama-sama, serta minim kerangkapan data.
Disamping itu juga kemudahan dalam memodifikasi data dan mengembangkan data,
baik volume maupun strukturnya. Dengan sistem basis data maka berbagai
kebutuhan sistem –sistem baru dapat dipenuhi dengan segera tanpa perlu mengubah
basis data- nya.
Pengembangan suatu sistem basis data memang mahal, namun demikian
mulai pada saat tertentu, penggunaan sistem basis data akan memberikan banyak
manfaat yang mempunyai nilai secara ekonomis. Sistem basis data juga dirancang
 105

agar data-data yang tersimpan di dalamnya dapat ditampilkan kembali dengan cepat.
Secara kuantitatif, kebutuhan personalia dalam sistem juga menjadi berkurang.
Penggunaan sistem basis data di dalam SIM akan memberikan efisiensi bagi
SIM tersebut. Efisisensi yang dicapai berkat penggunaan sistem basis data dalam SIM
meliputi efisiensi dalam penggunaan waktu, kertas kerja, tenaga/ personalia, serta
biaya. Jadi pada akhirnya secara menyeluruh Sistem basis data akan memberikan
keuntungan yang berupa efisiensi bagi SIM yang yang menggunakannya.
Sistem basis data akan memberikan dukungan bagi tercapainya efektifitas SIM
karena data-data yang disusun dan disimpan dalam file-file dalam sistem basis data
adalah data yang benar, selain itu perangkat lunak-perangkat lunak yang ada dan
digunakan di dalamnya juga telah diuji kebenarannya, keakuratan dan kehandalannya.
Dengan demikian Sistem Manajemen Basis data yang ada dalam SIM hanya memuat
perangkat lunak-perangkat lunak yang benar. Dengan kata lain, sistem basis data
mampu memberikan dukungan yang besar terhadap efektifitas SIM

6. Daftar Istilah Penting

1) Kerangkapan data (data redudancy)
2) Inkonsistensi data (data inconsistency)
3) Basis data berdasarkan pada obyek datanya ( Object based data model)
4) Model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data
(Entity relationship model)
5) Model untuk menjelaskan tentang hubungan logik antar data dalam
basis data dalam bentuk hubungan bertingkat (Hierarchycal Model)
6) Model untuk menjelaskan pada pemakai tentang bagaimana data-data
dalam basis data disimpan dalam media penyimpanan yang digunakan
secara fisik (Physichal based data model )
7) Fleksibelitas data ( data flexibility)
8) Integritas Data (data Integrity)
9) Keamanan Data (data security)
10) Independensi data (data Independence)
11) Berbagi Data (Data Shareability)
12) Standarisasi Data (Data Standardization)
 106

7. Rangkuman
1) Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara
bersama-sama pada suatu media, yang diorganisasikan berdasarkan
sebuah skema atau struktur tertentu, dan dengan software untuk
melakukan manipulasi untuk kegunaan tertentu.
2) Sistem basis data mempunyai beberapa elemen penting yaitu basis data
sebagai inti dari sistem basis data, perangkat lunak untuk mengelola
basis data , perangkat keras sebagai pendukung operasi pengolahan
data, serta manusia yang mempunyai peranan penting dalam sistem
tersebut.
3) Sistem basis data mempunyai beberapa elemen penyusun sistem,
Elemen - elemen pokok penyusun sistem basis data adalah : Basis
Data , Software, Hardware, Manusia (brainware),
4) Tahap-tahap utama dalam pengembangan sistem basis data terdiri dari
empat tahap yaitu : Tahap Perencanaan (planning),Tahap Analisis
(analysis), Tahap desain (design) dan Tahap implementasi
(implementation).
5) Sistem basis data merupakan salah satu dari beberapa komponen penting
penyususn SIM. Sebagai komponen penyusun maka keberadaan Sistem
basis data dalam SIM adalah penting sekali. Suatu SIM tidak akan
berfungsi dengan baik bila tanpa melibatkan sistem basis data

8. Latihan Soal
1) Sebutkan dan jelaskan beberapa hal yang harus dipatuhi pada file basis
data agar dapat memenuhi kriteria sebagai suatu basis data.
2) Jelaskan beberapa model data dalam suatu sistem basis data yang
merupakan suatu cara untuk menjelaskan bagaimana pemakai dapat
melihat data secara logis.
3) Jelaskan perbedaaan antara record dan file sebagai unsur data yang
dikelompokkan secara logis.
4) Jelaskan beberapa tugas penting dari personil DBA (Data Based
Administrastor )
 107

5) Kebutuhan data dan informasi dari masing-masing tingkatan

manajemen sudah tentu berbeda, jelaskan kegiatan apa yang
dilakukan masing-masing tingkatan manajemen tersebut.
6) Jelaskan tahap-tahap pengembangan sistem basis data.
7) Jelaskan beberapa Alat bantu dalam pengembangan Sistem Basis Data .