Modul Otomasi Perkantoran X 2017

BAB 3
MENGOPERASIKAN MICROSOFT WORD 2007
1.1. Mengenal Microsoft Word

1 program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis,
skripsi, novel, dan sebagainya. Selain menulis dokumen, MS Word juga dapat digunakan untuk bekerja
dengan tabel, menulis teks dengan kreasi, menyisipkan gambar, maupun yang lainnya.
Secara default tampilan area kerja program MS Word 2007 terdiri atas Title Bar, Office Button, Quick
Access Toolbar, Menu Bar, Ribbon, Ruler, Status Bar, dan View Toolbar. Tampilan area kerja dapat dilihat
pada Gambar 1.
Gambar 1. Tampilan area kerja MS Word
Title Bar berisi nama file yang sedang dikerjakan, serta tombol menampilkan, atau menyembunyikan
jendela program, dan menutup program, yaitu tombol Minimize, Maximize/Restore, dan Close.
Office Button berisi perintah-perintah yang berkaitan dengan dokumen seperti membuat dokumen baru
(New), membuka dokumen (Open), menyimpan dokumen (Save), mencetak dokumen (Print), dan
sebagainya (Gambar 2).
Quick Access Toolbar berisi tombol-tombol yang berfungsi

sebagai alternative penggunaan perintah yang sering
digunakan. Sebagai contoh, tool Open merupakan shortcut
dari Office Button>Open, atau tool Save merupakan
shortcut dari Office Button>Save.
Menu Bar berisi serangkaian perintah yang didalamnya
terdapat sub-sub perintah sesuai kategorinya. Sebagai
Gambar 2. Menu-menu dalam contoh, pada menu Home terdapat submenu
Office Button Clipboard, Font, Paragraph, Styles, dan Editing yang
didalamnya berisi perintah-perintah sesuai kategorinya.
Ribbon berisi perintah-perintah khusus yang merupakan
submenu dari Menu Bar.
Ruler merupakan kotak pengukuran yang diletakkan secara
horizontal, yaitu diatas dokumen, dan secara vertikal, yaitu
di sebelah kiri dokumen. Ruler berfungsi untuk
mempermudah melakukan pengaturan letak halaman.
Status Bar adalah baris horizontal yang menampilkan informasi jendela dokumen yang sedang
ditampilkan, antara lain (Gambar 3):
Gambar 3. Status Bar

Otomasi Perkantoran 1
SMK YASTI Cisaat
 Page: menampilkan informasi halaman (Gambar 3.1).
Gambar 3.1. Page Search

 Words: Menampilkan jumlah halaman, kata, huruf (tanpa spasi), huruf (dengan spasi),
paragraf, dan baris (Gambar 3.2).
Gambar 3.2. Word Count

View Toolbar berisi pengaturan jenis tampilan dokumen, antara lain:
 Print Layout: memberikan tampilan sesuai hasil yang akan diterima pada saat dicetak (default).
 Full Screen Reading: memberikan tampilan halaman penuh.
 Web Layout: memberikan tampilan sesuai hasil yang ditampilkan didalam jendela browser.
 Outline: memberikan tampilan sesuai heading di dalam dokumen dan tingkatan di dalam struktur
dokumen.
 Draft: memberikan tampilan yang berkelanjutan (menggabungkan seluruh halaman seperti dalam
satu gulungan). Tiap halaman dipisahkan oleh garis titik-titik.
1.2. Membuat, menyimpan, menutup, dan membuka dokumen

/Untuk membuat dokumen baru, dapat dilakukan dengan cara berikut:
1. Klik Office
Button>New sehingga muncul jendela baru yang menampilkan
bagian New Document.
2. Setelah itu
pilihlah Blank Document untuk membuat dokumen. (Dapat juga
memilih salah satu dokumen template untuk membuat dokumen
baru berdasarkan template yang telah disediakan.)
Di dalam Quick Access Toolbar juga terdapat tombol New (Gambar 4) Gambar 4. Tombol
yang berfungsi untuk membuat dokumen baru tanpa melalui jendela New di Quick Access
baru. Toolbar
Sebelum memulai dokumen, sebaiknya atur properti terlebih dahulu. Pengaturan property mempengaruhi
hasil cetakan. Pengaturan properti dapat dilakukan dengan mengklik menu Page Layout. Kemudian pada
ribbon Page Setup, klik ikon kecil pada pojok kanan bawah (Gambar 5.1.) sehingga muncul kotak dialog
Page Setup (Gambar 5.2). Kotak dialog ini terdiri dari tiga bagian, yaitu Margins, Paper, dan Layout.
Gambar 5.1 Ribbon Page Setup Gambar 5.2. Kotak dialog Page Setup
SMK YASTI Cisaat
Margins: untuk menentukan batas atas (Top), kiri (Left), kanan (Right),dan bawah (Bottom) dokumen,
dan ada juga orientasi kertas. Gambar 6 menunjukan margin halaman.Paper Size: untuk menentukan
ukuran kertas yang akan digunakan dengan memilih opsinya pada menu drop-down. Jika menginginkan
ukuran kertas sendiri, dapat diisi nilainya secara langsung pada kotak Width dan Height.
Gambar 6. Margin halaman
Untuk menyimpan dokumen baru, secara default nama

dokumen yang dibuat akan berurutan, yaitu Document 1,
Document 2, Document 3, dan seterusnya. Cara untuk
menyimpan dokumen adalah sebagai berikut:
1. Klik Office Button>Save atau Office
Button>Save As sehingga muncul kotak dialog Save
As (Gambar 8).
Gambar 8. Kotak dialog Save As
2. Di dalam kotak dialog tersebut, lakukan pengaturan sebagai berikut:

 Save in: tentukan lokasi folder tempat dokumen akan disimpan.
 File name: ketikkan nama untuk identifikasi dokumen.
 Save as type: type dokumen, gunakan default yang diberikan, yaitu
 Word Document.
 Klik tab Save untuk menyimpan dokumen tersebut.
Untuk menyimpan dokumen lama yang telah diedit, klik Office

Button>Save. Apabila dokumen tersebut hendak disimpan dengan
nama yang berbeda, klik Office Button>Save As sehingga caranya
sama seperti menyimpan dokumen baru. Apabila dalam menyimpan
dokumen, nama yang digunakan sama dengan nama yang sudah ada di
dalam folder, maka kotak konfirmasi seperti pada Gambar 9 akan
muncul.
Gambar 9. Kotak konfirmasi penyimpanan.
 Replace exiting file: menimpa file

yang sudah ada dengan dokuman
baru.
 Save change with a different
name: menyimpan dokumen baru
denga nama lain.
 Merge into exiting file:
SMK YASTI Cisaat
menggabungkan perubahan yang dilakukan kedalam file yang sudah ada.
Setelah selesai mengedit dokumen dan memastikan sudah menyimpannya, ada beberapa cara untuk
menutup dokumen, yaitu:
 Klik Office Button>Close.
 Klik tombol Close Window yang terdapat dalam Title Bar.
Dokumen yang telah disimpan dapat dibuka dengan salah satu cara berikut:
 Klik Office Button>Open.
 Klik tombol Open yang terdapat di dalam Quick Access Toolbar.
Sehingga muncul kotak dialog Open (Gambar 10), kemudian pilih file dokumen yang hendak dibuka.
Gambar 10. Kotak dialog Open
1.3. Menuliskan dan memformat teks dan paragraph

Pengetikan teks dimulai dari titik sisip (titik iterasi). Titik sisip dapat dilihat dari garis hitam yang berkedip
di dalam halaman dokumen. Dalam mengetikkan teks, penekanan tombol Enter pada keyboard akan
membuat paragraf baru. Untuk membuat hasil yang maksimal, maka diperlukan pemformatan karakter,
seperti menentukan jenis huruf, tipe huruf, ukuran huruf, dan lainnya. Pemformatan karakter dapat
diterapkan sebelum ataupun sesudah pengetikan. Klik menu Home, kemudian pada ribbon Font klik
ikon di pojok kanan bawah (Gambar 11.1) untuk melakukan pemformatan sehingga muncul kotak dialog
Font seperti pada Gambar 11.2.
Gambar 11.1. Ribbon FONT Klik Disini
Gambar 11.2. kotak dialog Font
 Font: untuk menentukan jenis huruf yang digunakan.

 Font Style: menentukan tipe huruf, yaitu Regular (biasa), Italic (miring),
 Bold (tebal), dan Bold Italic (tebal dan miring).
 Size: menentukan ukuran huruf.
 Font Color: menentukan warna huruf.
 Effects: untuk membuat efek-efek yang akan diterapkan pada teks.
 Preview: menampilkan contoh hasil pengaturan format teks.
Selain pemformatan huruf, juga ada pengaturan paragraf. Perataan paragraf ada empat macam, yaitu rata
SMK YASTI Cisaat
kiri (Align Left) , rata tengah (Center) , rata kanan (Align Right) , dan rata kiri kanan
(Justified) .
Contoh penggunaan perataan paragraf:
 Rata kiri:
Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan
untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya.
 Rata tengah:
 Rata kanan:
 Rata kiri kanan (justified):

Pengaturan spasi baris adalah pengaturan jarak antarbaris di dalam paragraf. Pengaturan ini dapat
dilakukan dengan tombol Line Spacing . Contoh penggunaan Line Spacing.
 Pengaturan spasi baris dengan nilai Single
Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini biasa digunakan
 Pengaturan spasi baris dengan nilai Double
Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bias digunakan
Menyisipkan tabulasi juga sering digunakan dalam membuat dokumen. Contoh penggunaannya dapat
dilihat pada Gambar 12.
Gambar12.Penggunaan tabulasi di dalam dokumen
Cara paling mudah dalam menggunakan tabulasi adalah dengan memposisikan pointer pada Ruler
kemudian klik pointer sehingga muncul simbol tabulasi. Untuk menghapus tabulasi, seret simbol tabulasi
keluar Ruler. Ada lima alignment yang dapat dipilih, yaitu Left ,Center , Right , Decimal
dan Bar .
1.4. Mengedit Text

Mengedit text meliputi menghapus, memilih, menggandakan, dan lain sebagainya.
1. Memilih karakter, kata, baris, dan paragraph
Karakter yang terpilih akan ditandai dengan kotak hitam yang menutupinya dan warna karakter akan
berubah terang. Untuk memilih karakter yang berurutan, posisikan pointer di belakang karakter pertama,
tekan mouse, kemudian seret kearah karakter-karakter yang dipilih. Untuk kata-kata yang tidak
berurutan, tekan tombol Control pada keyboard sebelum berpindah ke kata yang berikutnya. Untuk
memilih satu baris, posisikan pointer di sebelah kiri baris sehingga pointer berubah menjadi tanda anak
panah, kemudian klik hingga baris tersebut terplih. Untuk memilih satu paragraf, posisikan pointer di
atas sembarang teks di dalam paragraf, kemudian klik tiga kali maka seluruh paragraf akan terpilih. Dan
untuk memilih seluruh karakter, pilih tab home kemudian pada ribbon pilih select > select all.
2. Menghapus karakter
Penghapusan karakter dapat menggunakan tombol Del dan Backspace pada keyboard. Perbedaan
diantara keduanya adalah:
a. Apabila titik sisip berada di belakang karakter yang akan dihapus, gunakan tombol Del pada
keyboard.
b. Apabila titik sisip berada di depan karakter yang dihapus, tekan tombol Backspace pada keyboard.
3. Menggunakan perintah Copy, Cut, dan Paste
Perintah Copy dan paste mempunyai kaitan. Perintah Copy digunakan untuk menggandakan
karakter yang terpilih untuk kemudian menempatkannya pada posisi lain, perintah Paste adalah untuk
SMK YASTI Cisaat
menempatkan hasil pengoperasian perintah tersebut ke tempat yang baru. Perintah Cut digunakan
untuk memotong karakter yang terpilih untuk kemudian dipindahkan. Perintah Cut juga memerlukan
perintah Paste untuk menempatkan hasil ke tempat yang baru. Bedanya dengan perintah Copy adalah
perintah Cut akan menghapus karakter yang berada pada posisi aslinya, sedangkan perintah Copy tidak
menghapus karakter pada posisi asli. Perintah Copy, Cut, dan Paste juga berlaku antar dokumen
4. Menggunakan perintah Undo dan Redo
Perintah Undo digunakan untuk mengembalikan aksi yang telah dilakukan ke aksi sebelumnya.
Sedangkan Redo adalah sebaliknya.
5. Menggunakan penomoran dan penandaan

Seringkali di dalam dokumen dijumpai penulisan teks dengan penomoran (numbering) dan penandaan
(bullet). Program MS Word menyediakan fasilitas Bullet and Numbering untuk membuat variasi teks.
Dalam program word 2007 ini fasilitas Bullet and Numbering dapat dipilih pada Ribbon Home >
Paragraph Perhatikan contoh penggunakan penomoran dan penandaan berikut ini :
Contoh Penandaan:
Produk dari MS office antara lain :

 MS Word
 MS Excel
 MS Powerpoint
Contoh Penomoran:

1. MS Word
2. MS Excel
3. MS Powerpoint
Contoh penggunaan:

1) MS Word
a) MS Excel
i) MS Powerpoint
6. Menggunakan table
Pada umumnya, penyisipan tabel ke dalam dokumen berfungsi untuk mendukung penjelasan/uraian
dokumen. Untuk membuat tabel, pilih Insert, pada ribbon pilih Table, kemudian pilih ukurannya. Dapat
juga dengan cara, pilih Insert > Table > Insert Table, kemudian akan muncul dialog box seperti
berikut:
i. Number of columns untuk menentukan jumlah kolom, sebagai contoh isikan 2.

ii. Number of rows : Untuk menentukan jumlah baris, sebagai contoh isikan 3.
iii. Autofit behavior : untuk pengaturan lebar kolom.
SMK YASTI Cisaat
Untuk membuat tabel menjadi bervariasi, dapat dilakukan dengan : klik tabel yang sudah dibuat,
kemudian pada menu akan muncul dua menu tab baru, yaitu design dan layout. Pilih design untuk
membuat tabel bervariasi
Atau dapat diatur juga mengatur posisi text dalam kolom, mengurutkan data, dan sebagainya yang dapat
kita lakukan dengan memilih menu tab layout.
1. Menyisipkan gambar
Gambar dapat disisipkan ke dalam dokumen. Gambar yang disisipkan
dapat berupa file gambar atau kumpulan gambar (clip art) yang telah
disediakan program MS Word. Untuk menyisipkannya, klik tab menu
Insert > Clip Art. Pada bagian Search for: dapat diisi dengan kata
petunjuk yang berhubungan, misalnya animals. Maka akan di dapat hasil
seperti berikut :
Untuk menyisipkan gambar yang diinginkan, tinggal klik gambar yang diinginkan. Berikut ini contoh
hasilnya :
Ini Contoh
Text
Untuk menyisipkan gambar dari file, pilih tab menu Insert > Picture sehingga muncul dialog box
seperti berikut :
2. Menyisipkan objek AutoShape

AutoShape adalah objek-objek dengan bentuk tertentu yang dapat disisipkan ke dalam dokumen.
Objek-objek tersebut antara lain bentuk garis, lingkaran, persegiempat, dan lainnya. Untuk
menyisipkannya, pilih tab menu Insert > shapes kemudian pilih bentuk objek yang diinginkan.
Objek – objek tersebut juga dapat disisipi text, seperti contoh :
3. Menyisipkan symbol
SMK YASTI Cisaat
Di dalam dokumen sering kita jumpai beberapa simbol
seperti © , ® , ™ , dan lain sebagainya. Cara untuk
menyisipkan simol – simbol tersebut, pilih tab menu
Insert > Simbol kemudian pilih more simbols.
4. Menyisipkan diagram
Untuk membuat diagram struktur organisasi
seperti contoh di bawah, pilih tab menu Insert >
smart art kemudian pilih organization chart
Untuk membuat diagram seperti contoh dibawah, pilih tab menu Insert > chart, kemudian ganti nilai
sesuai dengan yang dikehendaki.
Untuk mengganti tipe diagram dapat dilakukan dengan klik kanan diagram, kemudian pilih edit, lalu
pada menu pilih edit chart dikehendaki.
5. MenyisipkanWordArt
Teks yang dibuat dengan WordArt akan tampak lebih bervariasi. Salah satu contoh penggunaan
WordArt adalah di bawah ini:
Cara menggunakannya, pilih tab menu Insert pilih wordArt, kemudian pilih tipe yang dikehendaki,
setelah itu masukkan text yang ingin di tulis dengan wordart.
6. Menyisipkan nomor halaman

Penomoran halaman dapat dilakukan secara praktis. Caranya dengan memilih tab menu Insert > page
number, kemudian pilih letak nomor halaman sesuai dengan keinginan, sebagai contoh pilih Bottom
of page, maka akan muncul pilihan tipe.
7. Menyisipkan Header and Footer

Fasilitas Header and Footer digunakan untuk membuat catatan kaki, penomoran halaman, dan yang
SMK YASTI Cisaat
lainnya. Untuk masuk ke bagian ini, pilih Insert kemudian tinggal pilih header atau footer.
selanjutnya masukkan text untuk header dan footer. Pada saat mengisi text untuk header atau footer,
bagian text utama akan disable, atau berwarna redup dan tidak dapat di edit. Untuk mengedit main
text, pilih close header and footer pada ribbon.
8. Menyisipkan background atau watermark

Jika di kehendaki dalam membuat suatu dokumen diperlukan background atau cap redup transparan
pada hasil dokumen dapat dilakukan dengan cara, klik Page layouts > watermarks > custom
watermarks . selanjutnya akan muncul dialog box, jika ingin background dengan tulisan maka pilih
text watermarks kemudian atur sesuai keinginan. Jika ingin menggunakan background gambar pilih
picture watermarks kemudian pilih gambar mana yang akan digunakan sebagai background. Cek
juga pada checkbox washout untuk mendapatkan gambar background yang redup sehingga text pada
dokumen mudah dibaca.
9. Borders, Shading, dan Drop Cap

Beberapa tambahan dalam membuat dokumen tampak lebih menarik seperti contoh dibawah ini:
untuk bagian MICROSOFT OFFICE 2007 yang berwarna orange serta memiliki garis bawah, dapat
dilakukan dengan memblok text tersebut, pilih page layout > page borders, kemudian pilih tab
Border, pilih box namun hanya pada bagian bawah text saja, kemudian pilih warnanya. Selanjutnya
pilih tab shading kemudian pilih warnanya.
Untuk huruf pertama (M) yang berukuran besar dibuat dengan cara , pilih Insert > Drop Cap
kemudian pilih jenis yang dikehendaki.
10. Membuat Kolom

Untuk membuat kolom seperti contoh di bwah ini,pilih page layouts > columns kemudian tentukan
banyaknya kolom yang ingin dibuat.
11. Membuat daftar isi

MS Word 2007 menyediakan fasilitas yang praktis untuk membuat suatu daftar isi, seperti contoh
dibawah ini. Caranya, pilih References > table of content kemudian pilih tipe sesuai dengan yang
diinginkan. Jika setelah daftar isi dibuat kemudian terjadi update data, dimana judul dan lokasi
halaman tidak sesuai, dapat diatasi dengan klik References > Update table > Update page number
only.
12. Mencetak
Sebelum mencetak dokumen, ada baiknya jika tampilan cetak dilihat terlebih dahulu. Hal ini dapat
dilakukan dengan cara klik office button > Print > print Preview. Jika sudah sesuai, cara untuk
mencetak adalah dengan klik menu File > Print sehingga muncul kotak dialog Print.. Atur properti
atau lakukan pengaturan hasil cetakan yang dihendaki jika diperlukan. Klik OK.
1.5. Membuat Format Dokumen
SMK YASTI Cisaat
Bagi beberapa orang mungkin hal ini sudah tahu caranya, namun tidak ada salahnya penulis membahas
tentang cara mengubah atau mengatur ukuran kertas pada MS Office Word 2007 atau MS Office
Word 2010.
Berbeda dengan MS Office Excel 2007 atau MS Office Excel 2010 di mana bila hendak mengatur atau
mengubah ukuran kertas proses pengaturan dilakukan pada setting printer. Pada MS Office Word tidak perlu
melakukannya pada pengaturan Printer tetapi bisa langsung mengubah atau mengaturnya pada MS Office
Word saja tanpa perlu mengatur kembali settingan pada printer ketika hendak mencetak sebuah dokumen.
Langsung saja ke hal yang pokok, berikut saya uraikan cara mengatur atau mengubah ukuran kertas
pada MS Office Word 2007 dan MS Office Word 2010 :
1. Buka dulu program MS Office Word 2007 atau MS Office Word 2010.
2. Kemudian pada ribbon pilih tab Page Layout. Pada Group Page Setup pilihlah Size, lalu pilihlah
ukuran kertas sesuai keinginan anda.
3. Bila pada daftar tersebut tidak ada ukuran kertas yang

kita inginkan kita bisa membuatnya sendiri dengan
memilih pilihan More paper size pada bagian Size
tersebut.
4. Bila anda memilih More paper size maka akan muncul jendela pengaturan ukuran kertas, anda
tinggal menentukan lebar (Width) dan tinggi (Height) kertas sesuai ukuran kertas yang kita miliki,
sebagai contoh ukuran kertas F4 adalah Weight = 21.5 cm dan Height = 33 cm. bila ukuran lebar dan
tinggi sudah ditentukan anda tinggal menekan tombol OK untuk menerapkannya pada dokumen.
Pada kesempatan kali ini saya akan membahas bagaimana cara merapikan sebuah tulisan pada Microsoft
Office Word 2007/2010. Sebenarnya terdapat beberapa cara untuk merapikan tulisan atau teks pada MS
Office, mulai dari yang manual, sampai yang hampir otomatis.
Langsung saja pada pembahasan, berikut uraiannya :
Jika tulisan yang perlu anda rapikan hanya dua-tiga paragraf, mungkin cukup bagi anda untuk
merapikannya secara manual. yakni menggunakan penanda penjorokan (indent marker) sebagai
berikut :
1. bagian atas indent marker (1) digunakan untuk mengatur penjorokan baris pertama (biasa digunakan
untuk menjorokkan baris pertama pada tulisan-tulisan ilmiah atau karya tulis), atau text yang
diseleksi.
2. bagian tengah indent marker (2) digunakan untuk mengatur penjorokan baris kedua sampai akhir
paragraf, atau text yang diseleksi.
3. bagian bawah (segiempat) dari indent marker (3) digunakan untuk mengatur seluruh isi paragraf, atau
text yang diseleksi.
Berikut contohnya :
1. text awal
SMK YASTI Cisaat
2. kita ingin isi tulisan sejajar dengan tulisan
Judul, maka gunakanlah indent marker
bagian bawah (3) yang berbentuk segiempat.
caranya tekan pada indent marker berbentuk
segiempat, kemudian geser sampai sejajar
dengan judul
2. anda dapat mengatur penjorokan baris pertama dengan menggeser-geser indent marker bagian atas.
4. Sedangkan untuk indent marker yang tengah digunakan untuk mengatur penjorokan baris kedua dan
seterusnya sampai akhir paragraf.
1.6. Cara Konversi Dokumen Word ke PDF Tanpa Aplikasi di Word 2007
Dokumen PDF disukai banyak orang karena dapat digunakan sebagai dokumen yang terproteksi karena
tidak dapat dimodifikasi oleh orang lain kecuali dengan cara membuat ulang keseluruhan isi. Dokumen
PDF juga menawarkan tampilan yang lebih profesional dan elegan, selain itu dengan dokumen PDF banyak
orang merasa lebih aman dari resiko infeksi virus.
Membuat dokumen PDF biasanya diperlukan proses konversi dari

dokumen asli, kebanyakan orang menggunakan MS Word sebagai
dokumen asli sebelum akhirnya mengkonversinya ke format PDF. Dan
sebagian besar orang menggunakan aplikasi untuk mengkonversi dari
Word ke PDF, padahal sebenarnya hal tersebut tidak perlu dilakukan
karena hanya dengan Microsoft Word kita tetap dapat menyimpan
dokumen langsung ke dalam format PDF, tanpa bantuan software
apapun, mudah, simple dan tanpa beban tambahan.
Penting
Pertama download dahulu addonnya di

http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=9943.
Klik tombol Download setelah halaman tersebut terbuka.
SMK YASTI Cisaat
1. Anda akan disarankan beberapa aplikasi tambahan, jangan hiraukan, langsung klik saja tombol No
Thanks and Continue.
2. Setelah proses download selesai, instal addon di komputer Anda, pastikan Microsoft Word dalam
kondisi tidak berjalan. Centang Click here to accept Microsoft Software license terms lalu klik
tombol Continue.
3. Tunggu beberapa saat hingga

addon berhasil diinstal ke dalam
aplikasi MS Word Anda.
4. Sekarang jalankan aplikasi

Microsoft Word 2007 Anda atau
buka dokumen yang hendak di
konversi menjadi file PDF. Klik
tombol ikon Microsoft – Save As
– PDF.
5. Selanjutnya akan terbuka sebuah jendela

Windows Explorer di layar komputer Anda, beri
SMK YASTI Cisaat
nama file kemudian jika ingin sistem membuka
file PDF setelah proses konversi selesai Anda
dapat mencetang kotak Open file after publishing,
pengaturan lain biarkan seperti default, langsung
saja klik tombol Publish.
6. Nah, dari percobaan di atas, saya

berhasil membuat file dengan format
PDF tanpa menggunakan aplikasi
pihak ketiga. Silahkan lihat
screenshot hasil test and run yang
saya lakukan.
Tanpa menggunakan aplikasi tambahan dari pihak ketiga justru lebih menyederhanakan proses konversi.
Selama ini kita selalu membayangkan bahwa proses konversi dari MS Word ke PDF sangat ribet dan
panjang, apalagi jika menggunakan aplikasi lain, Anda akan semakin bingung.
1.7. Membuat Mailmarge
Mail merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms Word untuk mempermudah user melakukan
pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang
berbeda. Tentu hal ini akan sangat mempermudah sekali pekerjaan kita. Kita tidak perlu lagi mengetik satu
persatu tujuan dan nama alamat yang dituju, cukup hanya dengan mengetik daftar nama serta alamat yang
dikehendaki maka nama, alamat yang dibuat akan langsung bergabung atau merger dengan format surat
tadi.
Tidak hanya format surat saja kegunaan mail merge ini, Jika kita mengetik dengan format yang sama atau
blanko formulir yang sama namun dengan isian yang berbeda, maka mail merge lah solusinya. Cukup buat
format blangko atau formulir yang dikehendaki dan membuat daftar isian formulir, maka sudah cukup.
Hasilnya, setiap isian dari formulir tersebut akan silih berganti sesuai dengan daftar yang telah dibuat.
SMK YASTI Cisaat
Untuk membuat mail merge berikut ini adalah langkah-langkahnya :
Buat dokumen terlebih dahulu (bisa berupa surat, blangko formulir, atau dokumen yang lain). Klik
ribbon Mailings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge Wizard
Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word

anda.
Pada Select document type pilih Letters kemudian
klik Next pada bagian bawah untuk melanjutkan
Pilih Use the current document kemudian klik Next
Pada pilihan select recipients, jika anda belum membuat daftarnya pilih saja Type a new list kemudian
klik Create.
Akan muncul jendela New Address list. Untuk memudahkan pekerjaan

kita nantinya sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian dibuat
kolom isian yang baru sesuai dengan yang dibutuhkan.
Klik Customize columns
Pilih filed name kemudian klik tombol delete, sampai semua nama kolom terhapus.
Untuk membuat field name baru

klik Add kemudian beri nama sesuai dengan
kebutuhan (seperti Nama, Alamat, dsb)
SMK YASTI Cisaat
Tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda.
Jika dirasa sudah cukup klik OK
Muncul jendela New address list. Masukkan data-data yang dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OK
Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian klik delete. Untuk menambah entry
baru klik padanew entry.
Simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian klik Save.
muncul daftar list yang sudah siap

untuk dimasukkan. Untuk
memasukkan semua beri tanda
centang pada kotak yang ada, atau
bisa anda pilih sendiri sesuai
SMK YASTI Cisaat
kebutuhan daftar yang ada dengan
menghilangkan tanda
Centang pada list tersebut.
Klik Next : Write your letter untuk

melajutkan
Sampai disini kita akan memasukkan
daftar field yang telah kita buat tadi
untuk dimasukkan pada
dokumen. Arahkan kursor pada tempat
filed diletakkan.
Pada pilihan write your letter, pilih More item
Pada jendela yang muncul pilih nama filed sesuai dengan dokumen kemudian klik insert
Ulangi langkah diatas sampai data diisi dengan field yang sesuai. Sehingga tampilannya akan seperti
dibawah ini.
SMK YASTI Cisaat
kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data. Klik tanda panah kekanan atau kekiri pada preview
your letters untuk melihat hasil.
Jika ada yang masih salah datanya bisa diubah datanya pada edit
recipient list. Jika sudah cukup klik Next untuk complete the merger.
Terdapat dua pada pilihan complete merger yaitu Print dan Edit
individual letters. Jika anda pilih merger print, maka data merger
akan langsung dicetak melalui printer. Jika dipilih Edit individual
letters maka data akan ditampilkan pada beberapa halaman langsung
di Ms Word. Silahkan pilih sesuai kebutuhan.
Mail Marge MS Word Dengan MS Excel
Mail Merge merupakan fasilitas yag sudah disediakan di Microsoft Office yaitu menggunakan Microsoft
Office Wodr dan Microsoft Office Excel keduanya bisa kita manfaatkan dalam satu pekerjaan yang saling
berhubungan. Fasilita Mail Merge bisa sangat besar manfaatnya, salah satu cotohnya ketika kita membuat
surat dengan alamat yang berbeda dan harus di print, kalau alamtanya hanya 5 atau sampe 10 mungkin
masih bisa kita atasi, akan tetapi ketika kita menghadapi perintah atasan suruh membuat surat undangan
atau surat lainnya yang alamatanya harus di print dan jumlahnya 100 lembar lebih, wah gimana bias
banyangkan pasti akan lama mengerjakannya.
Sekarang mari kita bahas Cara Membuat Mail Merge dengan MS Word 2007 dan MS Excel 2007
Sebenarnya cuma ada 2 langkah yang perlu dilakukan:

Siapkan database di ms.excel (bikin file excel-nya, biasanya berisi nama, Jenis Kelamin, Tempat tanggal
Lahir dan alamat dan lain-lain yang mau ditampilkan di undangan),
Atur dokumen yang di ms.word buat baca data dari file exce tsb lewat mail merge.
(nah langkah ke-2 ini yang lumayan agak ribet :D)
Pertama kita harus buat Databasenya dulu di Ms.Excel yaitu kita buat File Ms.Excel yang berisikan nama,
Jenis Kelamin, Tempat tanggal Lahir dan alamat, dan lainnya yang kita butuhkan ketika kita buat undangan
atau surat/data lainnya.
1. Buka dulu Ms.Excel

2. Buat disana kolom Nama, Alamat, Hari, Tanggal dan sebagainya seperlu yang sobat butuhkan
Gunakan baris pertama pada setiap kolom sebagai judul kolom, seperti tabel pada biasanya.
Baru kemudian baris kedua dan selajutnya kita isi dengan daftar nama, alamat dan seterusnya seperti
gambar disamping.
Gambar : Contoh file Database yang kita siapkan
SMK YASTI Cisaat
3. Rename nama sheet di bagian bawah
mengapa di Rename. karena nama ini yang akan

menjadi acuan pada saat men-setting mail merge di
ms.word. Klik kanan pada Sheet1 → rename
4. Rename dengan nama terserah, misalnya kita

kasih Nama ALAMAT
Setelah selesai menulis nama, tekan enter atau klik di area lain pada ms.excel biar nama baru tersebut
tersimpan.
5. Setelah semua diatas selesai... sekarang

simpan data tersebut dengan tekan di
keybord Ctrl + S atau lewatmenu – save.
Beri nama , misalnya diberi nama "Database Alamat"
dan tekan Save.
kalo bisa sobat buatkan Folder sendiri biar nanti ketika
menyeting di Ms.Word kita tidak kebingungan atau agar
lebih enak gak kecampur dengan fail lainnya..
6. Simpan dengan nama terserah, misalnya Database Alamat
Kita sudah memiliki database Alamat di Ms

Excel selanjutnya kita tinggal membuat Desain
Surat yang dimaksud dan Mengatur Mail Merge
di Ms. Word.
1. Seperti biasa, buka Ms Word

2. Bikin dulu desain surat-nya, pastikan bagian yang nantinya mau diisi dengan nama, alamat, hari dan
tanggal kita kosongi dulu. Kan mau diisi secara otomatis. Seperti contoh saya dibawah ini:
SMK YASTI Cisaat
3. Oke, selanjutnya kita atur mail merge-nya. Klik menu Mailings – Step by Step Mail Merge Wizard
4. Akan keluar panel tambahan di bagian kanan ms.word kita. Seperti ini:
Langsung saja klik pilihan Letter, kemudian klik Next di bawahnya..

5. Pada Step ke-2 ini, pilihlah Use the current document, kemudian Next lagi..
6. Pada step ke-3 ini, klik tulisan Browse di panel kanan,, lalu pilih dokumen excel yang berisi dafta nama,
alamat, Hari & Tanggal tadi.
7. Nah, setelah itu akan muncul jendela Select Table, kita pilih nama sheet yang udah kita
rename tadi,, seperti di sini: ALAMAT, jangan lupa klik OK
8. Lagi-lagi muncul jendela Mail Merge

Recipients, pastikan semua nama yang mau
dipake dalam keadaan ter-centang.
SMK YASTI Cisaat
Setelah itu klik OK.
9. Setelah itu, pastikan di panel kanan sudah

ada tulisan nama data alamat kita tadi. Kalau
belum ada, berarti masih ada kesalah di
proses sebelumnya, baca dan ulangi lagi
ya :D
Selanjutnya klik Next di bawah untuk lanjut
ke step 4
10. Nah, sekarang kita akan menentukan di mana

letak tulisan nama dan alamat itu nanti
berada di dokumen undangan kita.
Misalnya, kita pengen nama nanti diletakkan
di belakang kata-kata Yth di undangan
kita → Yth, nama
Caranya, pertama, taruh kursor pada
belakang kata Yth., dengan cara meng-klik
sekali
di belakang kata Yth tersebut:
Nah, pastikan tanda kelip-kelip kursor udah ada di

belakang Yth. jangan memindahkan kelip-kelip
kursor ini ke tempat lain dulu. Kemudian, klik
pada tulisan More items... di panel sebelah kanan
(ingat, kursor harus tetap berada di belakang Yth )
Selanjutnya akan keluar jendela kecil Insert
Merge Field: seperti di samping ini → Tentu saja,
pilih Fields nama, kemudian klik Insert
11. Nah kalau berhasil, maka di belakang tulisan

Bapak tadi akan ada tulisan <<NAMA>>.
Itu artinya, bagian tersebut nantinya akan diisi
oleh nama-nama di database tadi.
12. Selanjutnya, tempatkan kursor di belakang kata

di, kemudian lakukan hal yang sama,
masukkan field alamat ke bagian
tersebut.Hasilnya nanti mustinya begini:
dan seterusnya caranya sama untuk Hari dan

tanggal sebagaimana gambar berikut
SMK YASTI Cisaat
13. Kalau sudah berhasil seperti itu. Klik Next di
panel kanan bawah ini. Tulisannya Next:
Preview your letter... untuk melihat preview
undangan kita:
Perhatikan, tulisan <<NAMA>>,

<<ALAMAT>>, <<HARI>> &
<<TANGGAL>> yang tadi sekarang sudah
berubah menjadi yang sesuai keinginan kita
mulai awal tadi khan....
Untuk melihat nama-nama lain, tinggal klik
tombol [ << ] dan [ >> ] di panel sebelah kanan.
Periksa satu-satu, barangkali ada yang
terlewatkan.
Setelah selesai, klik Next di panel bagian bawah, untuk menyudahi pekerjaan kita ini :D
Jangan lupa, save pekerjaan kita ini (Ctrl + S) dan tempatkan di satu bolder dengan file Database Ms Excel
tadi.
Selanjutnya Kita bisa langsung mencetak hasil pekerjaan kita ini dengan meng-klik Print.. di step terakhir.
Si printer akan otomatis mencetak semua nama secara berurutan, sesuai dengan data yang kita sediakan
lewat ms.excel tadi..
1.8. Memberi Warna Huruf

Pada tutorial sebelumnya kita telah
membahas sebagian dari text formatting
seperti jenis font, style, dan font size.
Sekarang kita akan melanjutkan tahapan
Format Teks MS Word untuk memberi
warna pada teks dalam MS Word.
Kita dapat mengubah warna dari teks
yang telah kita ketikkan, atau mengubah
warna background teks. Sebagai default
teks kita akan berwarna hitam (automatic)
dan background dari teks tidak berwarna
(none).
Lakukan seleksi pada bagian teks yang hendak diubah warnanya. Untuk mengubah warna teks kita dapat
menggunakan menu toolbar seperti gambar di bawah.
Warna Huruf
Warna Latar
1.9. Mencetak Dokumen
Semua dokumen yang kita buat pasti pada akhirnya akan kita cetak. Untuk mencetak dokumen, komputer
harus memiliki Printer dan harus sudah terinstal pada komputer/lapotop. Berikut ini adalah langkah-
langkah mencetak dokumen.
1. Klik Office Button > pilih Pint.
Tampilan Office Button
SMK YASTI Cisaat
2. Sebelum anda benar-benar mencetak dokumen, terlebih dahulu anda klik Print Preview maka akan
muncul tampilan sebagai berikut.
3. Jika dirasakan dokumen yang anda buat telah benar, klik toolbar Print setelah itu muncul kotak
dialog Print.
Kotak Dialog Print
4. Pada pilihan Page Range, anda dapat memilih halaman yang akan dicetak, Minsal: All (untuk
mencetak semua halaman yang ditampilkan), Current Page (untuk mencetak halaman yang
ditampilkan pada layar), Page (untuk mencetak halaman tertentu).
5. Untuk menentukan jumlah cetakan per halaman, masukkan jumlahnya ke dalam Number of copies.
6. Untuk menentukan jenis kertas, pewarnaan, tampilan dan kualitas hasil cetakan, anda bisa
menggunakan menu Properties.
7. Untuk mencetak dokumen, klik OK.
BAB 2
MENGOPERASIKAN MICROSOFT EXCEL
2.1. Mengenal Microsoft Excel
Perangkat Lunak Pengolah Angka adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah dan menyimpan data
berupa angka. Perangkat lunak pengolah angka dilengkapi dengan kemampuan mengolah data terutama data yang
berupa hitungan-hitungan matematika.
Perangkat lunak pengolah angka berguna sekali untuk membantu pekerjaan manusia dengan perhitungan keuangan
perusahaan, pegolahan data ststistik. Sebagai aplikasi yang digunakan untuk mengolah angka, yng dilengkapi dengan
kemampuan untuk melakukan berbagai operasi yang berhubungan dengan penjumlahan, perkalian pembagian serta
pengurangan.
1. Lingkungan Kerja Excel
SMK YASTI Cisaat
Excel mempunyai beberapa bagian jendela yang nama, bentuk dan fungsi yang sama dengan bagian-bagian jendela
word sebagai aplikasi pengolah kata excel juaga mempunyai beberapa bagian dari jendela tersebut dapat kita lihat
pada gambar berikut :
2. Quick Acces : merupakan

bagian jendela word yang
ditempatkan dibagian kiri atas
jen dela Excel digunakan untuk
menempatkan tombol perintah Quiqck Acces
yang sering digunakan sehingga Konrtol
pengguna akan lebih mudah Menu Bar Jendela
untuk menjalankan perintah Ribbon
tersebut.
3. Title Bar : berfungsi untuk Bar Rumus Title Bar
menamppilkan nama-nama
dokumen yang sedang aktif di
jendela Excel yang ditempatkan Lembar Kerja
dibagian atas jendela Excel, bila
dokumen belum pernah di
simpan maka dokumen yang
ditampilakn nadan document1.
4. Kontorl Jendela : yang terletak
di bgian kiri atas Excel sejajar
dengan title bar, tombol minus
( ) berfungsi untuk
meminimize tampilan jendela,
tombol kota ( ) berfungsi Kontrol Lembar Kerja
untuk memperbesar dan
memperkecil tampilan jendela,
sedangkan tombol ( ) untuk
menutup jendela
5. Ribbon : Excel 2007 dan 2010 mempunyai perbedaan yang sangat besar perintah-perintahnya ditempatkan di
menu-menu dan toolbar dan menempatkan perintah-perintan di ribbon dengan tujuan agar pengguna lebih
pempermudah dalam mengerjakan pekerjaan.
6. Tombol Office atau Tab File : Jika menggunakan Excel 2007 kita akan menemukan tombol office yang terletak
dibagian kiri jendela, yang berfungsi untuk menampilkan dan menjalankan perintah – perintah yang berhubungan
dengan manajemen dokumen. Tombol office menyimpan perintah seperti new, open, save, save AS, Print, prepare,
Send publisk, dan close.
7. Bar Rumus : Bar Rumus atau Formula Bar terletak sejajar dengan nama, digunakan untuk memasukan atau
mengedit data atau rumus yang ada di salah satu grafik
8. Lembar Kerja : Lembar kerja Excel terdiri dari kolom dan baris setiap kolom mempunyai kepala kolom yang
dimulai dari A,B,C,D… Z, AB, AC.. AZ, AA… XFD sedangkan baris mempunyai kepala yang dimulai dari
1,2,3,4 … 1.048.576 baris. Setiap kotak yang terdapat di lembar kerja disebut sel, setiap sel mempunyai alamat
yeng merupakan kombinasi dari kepala kolom dan kepala baris dimana sel tersebut berada.
2.1. Membuat Workbook

Setiap Workbook baru yang dibuka pada aplikasi Microsoft Excel akan didapat 3 worksheet kosong dengan
nama Sheet1, Sheet2, dan sheet3. Pada sheet inilah data yang akan kita olah dimasukan sesuai dengan
prosedur. Sheet ini dapat ditambahkan maupun dikurangi sesuai dengan kebutuhan kita
Sheet yang sedang aktif Sheet yang ditambahkan
Insert : Menambahkan sheet

Delete : Menghapus sheet
Rename : Mengganti nama sheet
Move or copy : Memindahkan sheet
Protect sheet : Mengunci sheet
Tab Color : Membuat warna sheet
SMK YASTI Cisaat
Hide : Menyembunyikan sheet
Unhide : Menampilkan sheet yang di hide
Select All Sheet : Memilih semua sheet
2.2. Membuat Format Tabel
Untuk memberi batas sel dapat dilakukan dengan cara memilih sel yang akan diberi batas kemudian klik border di
tab home agar tampilan tabel data di lembar kerja lebih menarik dapat menambahkan batas sel yang bervariasi
diantara sel-sel yang ada:
1. Pilih seluruh sel
2. Klik tombol border, pilih batas sel
3. Untuk membedakan garis batas pilih sel tersebut
4. Klik tombol border, pilih batas sel botton Doble Border
1. Membuat lembar Kerja : Untuk membuat lembar kerja dengan tampilah yang lebih rapi indah. Selain itu
pengaturan format yag sesuai dengan kebutuhan.
2. Mengatur Lebar Kolom

Lebar kolm perlu diatur demi kerapihan tampilah untuk mendapatkan lembar kolom yang sesuai dengan
panjang data yang ada didalamnya. Untuk mengatur lembar kolom dapat dilakukan dengan langkah-langkah
sebagai berikut:
a. Letakan mouse diatas batas kanan kolom yang akan diatur lebar sampai tanda mouse berubah
b. Klik mouse, tahan drag kenan untuk melebarkan
3. Menyisipkan kolom dan Baris

Penyisipan baris pada sebuah baris maupun pada sebuah kolom dapat
dilakukan apabila dibutuhkan, jika sebuah sel ditambahkan akan di geser satu
kolom kekanan, sebaliknya apabila baris ditambahkan pada sebuah kolom
maka baris yang berada dibawah ditambahkan. Perintah untuk menambahkan
baris tersebut adalah dengan memberikan perintah Klik tab, lalu insert, klik
salah satu perintah.
4. Menggabungkan Sel
Untuk menggabung sebual baris atau kolom dapat dilakun
dengan perintah sebgaia berikut
a. Pilih Baris atau kolom yang akan di satukan
b. Dari Tab Home Pilih Aligment, Klik Marge Cell untuk
menggabungkan sebuah sel
c. Klik Marge And Center jika ingin menggabungkan sel
2.3. Membuat Format data Tabel
1. Buka program Microsoft Excel 2007.

2. Tugas memasukan data ke dalam lembaran kerja (worksheet)
SMK YASTI Cisaat
3. Gantilah nama Sheet menjadi latihan 1, dengan cara meng-klik kanan pada sheet 1 lalu pilih
Rename.
Setelah Sheet 1 di Rename
Sebelum Sheet 1 di Rename

A. Kerjakanlah pada Sheet 1 atau Latihan 1, seperti data berikut ini :
Blok di sini,
lalu tahan
pengeklikan,
tarik ke
bawah.
B. Kerjakan pada Sheet 2 atau Latihan 2, Seperti data berikut ini :

Perhatikan, kolom dan baris dapat di atau sesuai keinginan kita, baik dengan pengaturan
menggunakan Mouse maupun dengan perintah Format  Column atau Format  Row.
a. Mengformat WorkSheet dengan perintah Format :
- Pastikan cell ada di A1, klik menu Format  Column pilih Width isi seperti
gambar berikut, bila selesai klik OK.
- Pastikan cell ad di A1, klik menu Format  Row pilih Hight, isi seperti gambar
berikut, bila selesai klik OK.
-
b. Mengformat Worksheet dengan perintah Mouse, arahkan pointer mouse seperti gambar
berikut, tahan pengeklikan lalu perbesarlah kolom atau Row, sesuai dengan keinginan kita.
Arahkan pointer mouse ke sini
Untuk memperbesar/memperkecil
kolom
Untuk pemberikan angka nol di depan,

gunakan
Arahkan pointer mouse tanda petik (‘) di depan lalu tekan
ke sini
Untuk memperbesar/memperkecil tombol nol
Row (Baris)
C. Kerjakan pada Sheet 3 atau Latihan 3, Seperti data berikut ini :
Otomasi Perkantoran
Copy-
lah! 25
SMK YASTI Cisaat
Tambahkan 10 nama teman mu sendiri!!!

Simpan pekerjaan anda dengan nama : Latihan nama kelas (gunakan password)
Cara menggunakan password, klik Save as, pada Tools, pilih General Option lalu isilah
passwordnya.
Mengformat Tanggal dan Waktu

1. Bukalah program Microsoft Excel 2007
2. Buka latihan terdahulu, atau silahkan membuat file baru
3. Untuk menambahkan Sheet, klik menu Insert pilih Worksheet, ganti nama Sheet 4 menjadi
Latihan 4.
A. Kerjakan data berikut ini :
- Untuk merubah format tanggal, klik Menu Format  Cells pada Number pilih Date.
Lokasi
Indonesia
- Untuk merubah format Waktu, klik Menu Format  Cell pada Number pilih Time.
Cara Penulisan : mulai diurut dari :

Bulan, Tanggal, Tahun Contoh 12/30/1010
B. Tambahkan lagi sheet baru beri nama : Latihan 5.
Penulisan waktu
Menggunakan tanda titik dua
atau tanda titik,
contoh : 12:30 atau 12.30
SMK YASTI Cisaat
C. Tambahkan lagi sheet baru beri nama : Latihan 6.
Simpan pekerjaan anda dengan nama : Latihan nama kelas (gunakan password)
Mengformat atau membuat Border pada Worksheet.

1. Bukalah program Microsoft Excel 2007
2. Buka latihan terdahulu, atau silahkan membuat file baru
3. Untuk menambahkan Sheet, klik menu Insert pilih Worksheet, ganti nama Sheet 7 menjadi
Latihan 7.
A. Kerjakan data berikut ini :
a. Marge and Center.
Blok mulai dari kolom E

smapai H, Laulu klik
icon Marge and
Center.
b. Blok mulai a5 sampai i120, klik menu Format  Cell  pilih Border, lalu klik Outline dan
Inside, setelah itu OK.
SMK YASTI Cisaat
c. Setelah itu blok 2 baris bagian No, klik icon Marge and Center, selanjutnya bagian Nama, Jenis
Kelamin dan Nama, sehingga hasilnya seperti gambar berikut ini.
Marge and Center.
B. Tambahkan lagi sheet baru beri nama : Latihan 8
Program Pengajaran Ms. Excel 2007

Semester II
C. Tambahkan lagi sheet baru beri nama : Latihan 9.
Praktikum I.
1. Buatlah Tabel di bawah ini, Pada Sheet berikutnya atau file baru.
SMK YASTI Cisaat
2. Buatlah Tabel di bawah ini, Pada Sheet berikutnya atau file baru
SMK YASTI Cisaat
3. Buatlah Tabel di bawah ini, Pada Sheet berikutnya atau file baru
SMK YASTI Cisaat
Perhitungan dengan menggunakan Rumus Sum, Average, Max dan Min serta perkalian.
A. Kerjakan data berikut ini, dengan menambahkan sheet baru
Sebelumnya
Gunakan tanda
sama dengan : =
Conton :
=sum(
B. Kerjakan data berikut ini, dengan menambahkan sheet baru
C. Kerjakan data berikut ini, dengan menambahkan sheet baru
Sebelumnya
Gunakan tanda
sama dengan : =
Conton :
=sum(
? ? ?
SMK YASTI Cisaat
Pertemuan 8.
Pemberian satuan mata uang (Rp, $ dan lain-lain).
A. Kerjakan data berikut ini, dengan menambahkan sheet baru
Untuk memberikan Rp pada bagian harga, blok-lah bagian Harga I, lalu klik menu Format  Cell pilih
Currency pada symbol pilih Rp Indonesia, lalu OK.
Apabila angka tampil tanda pager (#) perbesarlah kolom (B) tersebut.
Blok-lah bagian ini

Mulai dari B8 sampai
B27
Bila selesai lakukanlah hal yang sama pada Harga II

B. Kerjakan data berikut ini, dengan menambahkan sheet baru
Buatlah dalam bentuk

mata uang Dolar atau
Rupiah
SMK YASTI Cisaat
Perhitungan dengan menggunakan Rumus Absolut dan Relatif.
Perintah-perintah Perhitungan pada program Ms. Excel :
a. Perkalian tombol : * (bintang)
b. Penjumlahan tombol : + (tambah)
c. Pengurangan tombol : - (strip)
d. Pembagian tombol : / (slas)
e. Pangkat tombol :^
A. Rumus Absolut (menggunakan tanda : $)

a. Kerjakan data berikut ini, dengan menambahkan sheet baru
Untuk awalan berikan tanda sama

dengan kemudian klik B1, lalu tekan
tombol bintang (*) kemudian klik
A4
Sehingga hasilnya seperti ini :
=B3*A4
Setelah itu perbaiki seperti berikut
ini :
=B$3*$A4
Lalu Copy-lah hasilnya tersebut.
b. Kerjakan data berikut ini, dengan menambahkan sheet baru
c. Kerjakan data berikut ini, dengan menambahkan sheet baru
B. Rumus Relatif.
SMK YASTI Cisaat
b. Kerjakan data berikut ini, dengan menambahkan sheet baru dengan nama : Latihan 19
c. Kerjakan data berikut ini, dengan menambahkan sheet baru dengan nama : Latihan 20
Latihan perintah:
Pemangkatan (^)
d. Kerjakan data berikut ini, dengan menambahkan sheet baru dengan nama : Latihan 21
Latihan perintah:
Perkalian (*)
e. Kerjakan data berikut ini, dengan menambahkan sheet baru Perhitungan dengan
menggunakan Rumus SUM, Average, Min, , Max, format mata uang, border
dan menggunakan perintah Print Preview.
SMK YASTI Cisaat
Latihan
perintah:
Penjumlahan
(+) &
Pengurangan
(-)
Setelah selesai klik menu File  Print Preview.

Pada menu Print Preview, klik Page Break Preview, apabila akan dikembalikan ke semula,
klik menu View, lalu pilih Normal.
b. Kerjakan data berikut ini, dengan menambahkan sheet baru dengan nama : Latihan 24.
Perintah Print Previw

*.Gunakan format rupiah

c. Kerjakan *.Gunakan
data berikut ini, dengan menambahkan sheet baru
format rupiah
Perintah mengurut data (Data Short).
SMK YASTI Cisaat
A6
Blok mulai
dari
A6 sampai
F20.
F20
 Bila selesai, Blok-lah mulai dari Cell A6 sampai F20.

 Klik Menu Data  Short, pilih pada My data range has : No. header row
 Pada Short by pilih Column A dan Ascending.
 Bila selesai klik OK.
Coba Lakukan hal yang sama, namun gunakan Column C !
Pengurutan A – Z artinya data diurut mulai A sampai ke Z

atau terendah sampai tertinggi.
Pengurutan Z – A adalah sebaliknya.!
 Tuliskan data-data di atas dengan menggunakan nama teman-teman mu di kelas.

 Urutkanlah mulai dari A-Z pada column D !.
SMK YASTI Cisaat
Latihan menggunakan : rumus Average, Sum, Min, Max, format mata uang, border, Data
Short serta perintah Print Preview.
 Isi nilai pada Sales Total, Total dan Average

 Urutkan berdasarkan Items (Column B)
 Berikan perintah Print Preview.
 Isi nilai pada Sales Total, Total harga, Rata-rata Tarif Kamar, Harga terendah dan
Harga Tertinggi.
 Urutkan berdasarkan Items (Column B)
 Berikan perintah Print Preview.
SMK YASTI Cisaat
Menyaring Data Terbesar atau Terkecil.
Praktikum khusus Menggunakan Buku Teknologi Informasi dan Komunikasi Kelas VIII, Halaman
166 tentang Menyaring Data Terbesar atau terkecil.
Buatlah tabel seperti berikut ini, lalu blok-lah bagian MTK, B. Ing , B. Ind dan Jumlah, lalu klik
menu Data, pilih Filter  AutoFilter.
Blok-lah
Setelah di AutoFilter
Sebelum di
a. Kerjakan data berikut ini, dengan menambahkan sheet baru dengan nama : Latihan 29.
AutoFilter
SMK YASTI Cisaat
Menggunakan Fungsi If.
c. Kerjakan data berikut ini, dengan menambahkan sheet baru dengan nama : Latihan 33.
SMK YASTI Cisaat
Ulangan Praktikum II. Menggunakan Fungsi If dan Pengurutan Data
a. Kerjakan data berikut ini, dengan menambahkan sheet baru dengan nama : Ulangan IIA.
 Isi nilai pada Rata-rata

 Isi untuk Keterangan : nilai mnimal = 60
 Urutkan berdasarkan Rata-rata (Column E)
 Berikan perintah Print Preview
b. Kerjakan data berikut ini, dengan menambahkan sheet baru dengan nama : Ulangan IIB.
c. Kerjakan data berikut ini, dengan menambahkan sheet baru dengan nama : Ulangan IIC.
SMK YASTI Cisaat
Menambahkan dan Mengformat Grafik.
 Bila selesai, blok-lah seluruh table tersebut kecuali judul Blok lah bagian data
 Klik menu Insert  pilih Chart  Finish. ini
 Bila selesai, blok-lah seluruh table tersebut

kecuali judul
 Klik menu Insert  pilih Chart :
1
Blok lah bagian data
2
ini
Tujuan memilih As new sheet adalah

3 agar Gafik tersebut satu layar penuh.
c. Kerjakan data berikut ini, dengan menambahkan sheet baru dengan nama : Latihan 36.
Buat Grafik ini dalam : As new

sheet
(Satu layar penuh)
SMK YASTI Cisaat
Ulangan Praktikum Menambahkan dan Mengformat Grafik.
a. Kerjakan data berikut ini, dengan menambahkan sheet baru dengan nama : Ulangan IIIA.
Blok area ini mulai B6

sampai D20
sheet
b. Kerjakan data berikut ini, dengan menambahkan sheet baru(Satu layar
dengan penuh)
nama : Ulangan IIIB.
Blok area ini mulai A6 sampai D8

sheet
c. Kerjakan data berikut ini, dengan menambahkan sheet baru dengan namapenuh)
(Satu layar : Ulangan IIIB.
Blok area ini mulai C7 sampai F10
Buat Grafik ini dalam : As new sheet

(Satu layar penuh)
SMK YASTI Cisaat
Perintah Countif yaitu menghitung karakter huruf dengan permisalan “jika”.
Untuk Nama dan data yang lain silahkan isi sendiri !
Ketentuan : V = Hadir, a = Alfa dan s = Sakit.
SMK YASTI Cisaat
Ujian Praktikum Ms. Excel 2007
Kelas X SMK Insan Kamil Bogor
A. Hitunglah nilai Saldo, Total, Average, Maximum dan Minimum pada table di bawah ini :
Bila selesai klik Print Preview, lalu simpan dengan menggunakan password : Ujian Praktikum I Nama
Kelas.
B. Hitunglah Nilai Teringgi, Nilai Terendah, Rata-rata, Jumlah, Total Nilai dan Mutu. Urutlah data tersebut
pada kolom B (Nama).
C. Buatlah Grafik dengan menggunakan data di bawah ini, dengan menggunakan as new sheet (satu layar
penuh).
SMK YASTI Cisaat
Fungsi VLookup
Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP dalam Microsoft Excel berguna untuk membaca suatu tabel, lalu
mengambil nilai yang diinginkan pada tabel tersebut berdasarkan kunci tertentu. Kunci ini berupa sel
referensi (contoh: sel A2) atau nilai, seperti kode, nomor anggota, nama, dan sebagainya.
Jika tabel tersusun secara vertikal, kita menggunakan fungsi VLOOKUP.
Dan, jika tabel tersusun secara horizontal, maka kita menggunakan fungsi HLOOKUP.
Cara Penulisan:
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
=HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)
Dimana:
lookup_value: nilai atau sel referensi yang dijadikan kunci dalam pencarian data.
table_array: tabel atau range yang menyimpan data yang ingin dicari. Range untuk contoh tabel di atas
adalah: A2:C4 (tabel pertama - VLOOKUP) dan B1:D3 (tabel dua - HLOOKUP).
col_index_num: nomor kolom yang ingin diambil nilainya untuk fungsi VLOOKUP. Untuk tabel pertama
(VLOOKUP): nomor kolom adalah 2, bila ingin mengambil nilai pada kolom Name. Nomor kolom adalah
3, bila ingin mengambil nilai pada kolom Price.
row_index_num: nomor baris yang ingin diambil nilainya untuk fungsi HLOOKUP. Untuk tabel dua
(HLOOKUP): nomor baris adalah 2, bila ingin mengambil nilai sel pada baris Name. Nomor baris adalah 3,
bila ingin mengambil nilai sel pada baris Price.
range_lookup: Nilai logika TRUE atau FALSE, dimana Anda ingin fungsi VLOOKUP atau HLOOKUP
mengembalikan nilai dengan metode kira-kira (TRUE) atau mengembalikan nilai secara tepat (FALSE).
Contoh-contoh VLOOKUP:
Penjelasan tabel:
Tabel 1 (A1:C4), merupakan tabel yang akan kita ambil datanya.
Tabel 2 (A9:D12) memiliki tiga kolom (Customer, Unit, dan Code) yang sudah berisi data. Sedangkan
kolom Total akan diisi dengan menggunakan data dari Tabel 1.
Kunci (lookup_value) yang digunakan adalah nilai pada kolom Code, yaitu 1002, 1003.
Cara membaca:
=VLOOKUP(1002,$A$2:$C$4,3,FALSE) akan menghasilkan 68,
yaitu: =VLOOKUP(temukan 1002 yang di C10,pada range A2:C4 di tabel 1, kemudian kembalikan nilai
pada kolom 3 baris yang sama, dan kembalikan nilai hanya apabila menemukan 1002 pada tabel 1)
SMK YASTI Cisaat
=VLOOKUP(1003,$A$2:$C$4,2,FALSE) akan menghasilkan GHI,
yaitu: =VLOOKUP(temukan 1003 yang di C11, pada range A2:C4 di tabel 1, kemudian kembalikan nilai
pada kolom 2 baris yang sama, dan kembalikan nilai hanya apabila menemukan 1003 pada tabel 1)
Contoh VLOOKUP:
Tiga formula berikut digunakan untuk mengisi sel D10, D11, dan D12 pada kolom Total.
=B10*VLOOKUP(C10,$A$2:$C$4,3,FALSE) akan menghasilkan 340.
Nilai 340 diperoleh dari 5 x 68. Dimana: B10 = 5, dan fungsi
=VLOOKUP(C10,$A$2:$C$4,3,FALSE) yang mengembalikan nilai 68.
Contoh-contoh HLOOKUP:
=HLOOKUP(B1,$B$1:$D$3,2,FALSE) akan menghasilkan XYZ
=HLOOKUP(B1,$B$1:$D$3,3,FALSE) akan menghasilkan 33
Perintah atau rumus untuk melihat data secara Vertikal (ke atas). Kerjakanlah tugas berikut ini :
Data ke 2
Data ke 3
Bagian yang Data yang ditampilkan adalah

diblok yaitu mulai data yang ke 2 yaitu”Nama
A7:C11 Kamar”
=VLOOKUP(D15,A7:C11,2)
D15
SMK YASTI Cisaat
Soal latihan Vlookup :
Gunakan sheet baru dengan nama : Latihan Vlookup
=VLOOKUP(B13,A3:C8,3
)
=VLOOKUP(B13,A3:C8,2
)
Perintah : HLookup
Yaitu perintah atau rumus untuk melihat data secara Horizontal (lurus). Kerjakanlah tugas berikut ini :
Bagian yang
diblok yaitu
mulai
B5:F7
Soal latihan Hlookup :

Gunakan sheet baru dengan nama : Latihan Hlookup.
SMK YASTI Cisaat
BAB 3
POWER POINT
Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat pre-sentasi secara elektronik
yang handal. Presentasi PowerPoint dapat terdiri dari teks, grafik, objek gambar, clipart, movie, suara, dan
objek yang dibuat program lain. Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau
dengan menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead, serta dapat dicetak untuk
ukuran slide film. Apabila dibutuhkan, dapat dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung dalam
presentasi, maka kita dapat mencetaknya seperti notes, handout, dan outline. Kita juga dapat menampilkan
presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet.
Tampilan Ms. PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan versi
sebelumnya. Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms. PowerPoint 2007 juga ada pada versi
sebelumnya, tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan. Jika Anda telah
menguasai Ms. PowerPoint sebelumnya, maka Anda akan lebih mudah untuk mempelajari kembali
penggunaannya pada Ms. PowerPoint 2007.
A. Mengaktifkan Ms. PowerPoint
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms. PowerPoint 2007 yang ada di komputer
Anda. Pengaktifan Ms. PowerPoint 2007 ini bisa dilakukan dengan langkah berikut.
1. Klik Start, pilih Program, pilih Microsoft Office, dan kemudian klik Power Point.
2. Start Program Microsoft Office Micorosoft Office PowerPoint 2007. Posisi menu bisa saja tidak
sama antara satu komputer dengan komputer lainnya.
3. Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop, maka Anda dapat
mengaktifkan Ms. PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut.
B. Lembar Kerja Ms. PowerPoint
Seperti telah disampaikan di atas, tampilan lembar kerja Ms. PowerPoint 2007 berbeda dengan Ms.
PowerPoint sebelumnya (misalnya Ms. PowerPoint 2003), begitu juga dengan penggunaan istilahnya.
C. Fungsi dari Tools dalam Ms. PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan
Ms. PowerPoint 2007 dibandingkan versi
sebelumnya, antara lain penggunaan istilah
Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar
dan Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools
group).
1. Fungsi Utama Tombol Ms. Office (Ms.
Office Button)
Microsoft Office Button berisi fungsi-fungsi
utama dari File, antara lain New, Open, Save,
Save As, Print, Prepare, dan Send & Publish.
SMK YASTI Cisaat
2. Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk
fungsi Save, Undo, and Repeat
Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik
panah di sebelah kanan.
Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan

Customize Quick Access Toolbar, maka shortcutnya akan
aktif pada Quick Access Toolbar, seperti gambar berikut.
3. Ribbon Tabs
Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups. Ribbon tabs dalam
Ms. PowerPoint 2007, antara lain Home, Insert, Design, Animations, Slide Show, Review, dan View.
a. Ribbon Tab Home
pilih pada Ribbon Tab Home, kemudian akan muncul Ribbon yang terdiri dari beberapa tool
group, antara lain Clipboard, Slides, Font, Paragraph, Drawing, dan Editing yang berfungsi untuk
mengatur format slide dan isinya.
1) Clipboard, terdapat tombol Copy, Paste, Cut, dan Format Painter.
2) Slide, terdapat tombol Add Slide, Layout, Reset, dan Delete.
3) Paragraph, terdapat tombol untuk mengatur perataan (Alignment), Bullet and Numbering, Line
Spacing, dan beberapa tombol untuk mengatur Paragraph.
4) Drawing, terdapat tombol Text Box, Austoshape, Arrange, Quick Styles, Shape Fill, Shape
Outline, dan Shape Effects.
5) Editing, terdiri dari tombol Find, Replace, dan Select
b. Ribbon Tab Insert
Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group, antara lain:
1) Tables, perintah untuk menambahkan tabel pada tampilan slide Anda.
2) Illustrations, terdapat tombol-tombol yang dapat Anda gunakan untuk menyisipkan gambar,
clipart, photo album, shapes, smartart, dan chart (grafik).
3) Links, tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide.
SMK YASTI Cisaat
4) Media Clips, untuk memperkaya tampilan slide Anda, maka Anda dapat menambahkan file
sound (suara) atau movie (film).
c. Ribbon Tab Design
Jika anda mengklik Ribbon tab Design, maka akan muncul Ribbon dengan beberapa tool group,
antara lain Page Setup, Themes, dan Background yang berfungsi untuk mendesain slide Anda.
1) Page Setup, terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide, apakah Anda akan
menggunakan orientasi portrait atau landscape.
2) Themes, Anda dapat menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms. PowerPoint
2007 untuk slide Anda.
3) Background, untuk memperindah slide yang Anda buat. Anda dapat menata latar belakang
slide Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini.
d. Ribbon Tab Animations
Pada Ribbon Tab Animations, Anda dapat menambahkan berbagai macam bentuk animasi pada slide
Anda. Terdapat 3 tool group yang dapat Anda gunakan, antara lain:
1) Preview, tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari ani-masi yang Anda berikan untuk
slide Anda.
2) Animations, Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide, terdiri dari Animate
dan Custom Animations.
3) Transition to This Slide, untuk memberikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat.
e. Ribbon Tab Slide Show
Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group, antara lain:
1) Start Slide Show, untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan, apakah dari awal (from
beginning), dari slide yang sedang aktif (from current slide show), atau pilihan Anda sendiri
(custom slide show).
2) Set Up, pada tool group ini terdapat tombol yang dapat digunakan untuk menyembunyikan
slide (hide slide), merekam narasi (record narration), dan menentukan urutan slide (rehearse
timings) yang akan ditampilkan.
3) Monitors, Anda dapat mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini.
f. Ribbon Tab Review
Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini, antara lain:
1) Proofing, digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide.
2) Comments, Anda dapat memberikan catatan pada slide yang Anda buat.
3) Protect, Anda dapat menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat.
g. Ribbon Tab View
SMK YASTI Cisaat
Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain:
1) Presentation Views, pada bagian ini Anda dapat melihat kese-luruhan dari slide yang telah
Anda buat. Anda dapat melihatnya secara normal, slide sorter, notes page, dan slide show.
Selain itu, Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan.
2) Show/Hide, untuk membantu Anda dalam membuat slide presentasi, Anda dapat menampilkan
penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines).
3) Zoom, Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal.
4) Color/Grayscale, pada bagian ini Anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat
berwarna (color) atau hitam putih (grayscale).
5) Window, Anda dapat menata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade, split, atau
berpindah ke window lain.
4. Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebelah kanan bawah tools
Group, maka akan terbuka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari toolgroup tersebut.
D. Menyimpan Dokumen Ms. PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang Anda buat,
antara lain sebagai berikut.
1. Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms. PowerPoint 2007, maka dokumen tersebut tidak
dapat dibuka pada Ms. PowerPoint versi sebelumnya.
2. Selalu menggunakan Save As untuk menyimpan dokumen, karena akan memudahkan memilih tipe
penyimpanan, disesuaikan dengan Ms. PowerPoint yang digunakan dan kebutuhan lainnya.
Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen, antara lain:

1. Klik logo/tombol Ms. Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja, kemudian pilih Save As.
Ms. Office Button >> Save As.
2. PowerPoint Presentation, Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat sesuai dengan format
Ms. PowerPoint 2007 (*.pptx).
3. PowerPoint Show, Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat di mana jika Anda
mengaktifkannya, maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show.
4. PowerPoint 97-2003 Presentation, menyimpan copy dari presentasi yang Anda buat dengan format
yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003.
5. Find Add-Ins for other file format, Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat dalam bentuk
file (format) yang lain, misalkan pdf dan xps.
6. Other Formats, membuka dialog box Save As untuk memilih dari semua tipe file format yang
tersedia atau memungkinkan.
SMK YASTI Cisaat
Program PowerPoint merupakan aplikasi komputer yang multi-media. Anda dapat mempercantik
tampilan slide untuk presentasi dengan gambar, audio, video, atau animasi.
Berikut dijelaskan secara singkat tentang cara-cara menyisipkan multimedia ke dalam lembar
presentasi.
1. Menyisipkan Gambar dalam Slide
Agar presentasi Anda tampil memukau, masukkanlah gambar ke dalam slide Anda. Proses
pengambilan gambar atau file foto dapat diambil dari macam-macam sumber, misalnya dari Clip Art, CD
atau Disket, AutoShapes, WordArt, Tabel, dan lain-lain.
a. Menyisipkan gambar dari Clip Art
Caranya seperti berikut.

1) Klik menu Insert, kemudian pilih Picture.
2) Klik Clip Art, selanjutnya pilih dan klik Clip Organizer (untuk Windows XP).
3) Pilihlah dan klik double pada Office Colection.
4) Selanjutnya silakan Anda memilih salah satu koleksi, misalnya Academic.
5) Pilih dan klik salah satu gambar.
6) Klik Insert Clip untuk menyisipkan gambar ke dalam slide.
b. Menyisipkan gambar dari file (Disket/Compact Disk (CD))

Cara untuk menyisipkan gambar dari file adalah sebagai berikut.
1) Klik menu bar Insert, kemudian pilih Picture.
2) Klik From File.
3) Selanjutnya akan muncul kotak dialog Insert Picture, seperti tampilan di bawah ini.
4) Carilah lokasi tempat gambar berada pada Look in.
5) Pilih salah satu gambar.
6) Klik Insert untuk menyisipkan gambar ke dalam slide.
7) Selanjutnya, kursor mouse akan berbentuk tanda +.
8) Tekan dan drag/tarik kursor mouse pada tempat yang dikehendaki.
9) Lepaskan tekanan pada mouse jika penempatan gambar telah sesuai.
c. Menyisipkan gambar dari AutoShape

Cara menyisipkan Autoshapes seperti berikut.
1) Klik menu bar Insert, kemudian pilih Picture.
2) Klik AutoShape.
SMK YASTI Cisaat
3) Selanjutnya akan ditampilkan kotak dialog AutoShape yang berisi jenis-jenis Autoshapes sebagai
berikut.
2. Menyisipkan Objek Audio dan Video pada Presentasi

Agar presentasi yang ditampilkan menjadi lebih hidup, pada slide-slide dapat kita masukkan objek berupa
audio dan bahkan video, sehingga presentasi lebih dapat jelas dan bermakna. Untuk lebih jelasnya, simaklah
uraian berikut ini.
a. Menambahkan Audio (Suara)
Audio di sini dapat berupa iringan musik maupun audio pada saat pergantian teks atau slide. Cara untuk
menyisipkan suara pada slide adalah sebagai berikut.
1) Buka slide yang akan disisipi suara.
2) Klik menu Insert.
3) Klik pada pilihan Movies and Sound, kemudian pilih Sound From File.
b. Menyisipkan Video pada Slide
Agar presentasi yang akan ditampilkan lebih meyakinkan dapat disisipi video dari kejadian nyata.
Langkahnya adalah sebagai berikut.
1) Aktifkan slide yang akan disisipi suara.
2) Pilih dan klik menu Insert.
3) Klik pada pilihan Movies and Sound, kemudian pilih Movie From File atau Movie From Clip
Organizer, maka di layar muncul tampilan pilihan movie yang akan dimasukkan ke dalam slide
4) Pilih movie dan lakukan preview.
3. Memasukkan Efek Animasi

Animasi adalah pemberian efek suara, gerak, serta
pergantian pada teks atau gambar yang akan
ditampilkan ke dalam layar. Tujuan pemberian
animasi ini adalah agar presentasi yang dibuat
tampak hidup, atraktif, dan menarik.
Langkah yang harus dilakukan untuk memberi efek
objek pada slide.
1. Klik objek atau gambar yang akan diberikan efek
tersebut.
2. Klik menu Slide Show.
3. Pilih menu Custom Animation, maka di layar
akan muncul tampilan di bawah ini
4. Klik pada tombol Add Effect, selanjutnya pilihlah
salah satu effect yang diinginkan.
5. Klik OK untuk menutup kotak dialog tersebut.
6. Lakukan hingga seluruh objek sudah diberi effect.
BAB 4
SMK YASTI Cisaat
PUBLISHER
4.1. Pengertian MicrosoftPublisher
Microsoft Publisher merupakan salah satu software ‘keluarga’ dari Microsoft office yang bisa kita
dapatkan dalam satu paket didalam Program Microsoft Office XP atau yang diatasnya. Microsoft Publisher
adalah sebuah aplikasi berorientasi pada desain halaman web dan merupakan salah satu aplikasi desain web
yang sangat mudah untuk digunakan (user friendly). Kita dapat dengan mudah mendesain berbagai bentuk
halaman web dalam waktu singkat, walaupun belum mempunyai pengalaman atau kemampuan dalam
bahasa HTML (Hypertext Mark Up Language) yang biasa digunakan dalam pembuatan Web.
Hanya dengan melakukan “drag and drop” images (gambar), musik, dan video pada layout yang
telah disediakan. Selama proses pembuatan, kita dapat memindahkan objek dengan mouse secara mudah.
Microsoft Publisher dilengkapi pula dengan template yang berkualitas, sehingga dapat lebih membantu
kita dalam membuat halaman web.
Fitur-fitur yang terdapat dalam Microsoft Publisher adalah thumbnail, mouse-over effects, ready-
to-use java script effects, text link style sheet, tables, forms, iframes dan lain-lain.
4.2. Keunggulan Microsoft Pub isher
Kita dapat membuat halaman web, dengan template atau desain yang kita inginkan dengan tampilan terlihat
Professional. Keunggulan utama dari Microsoft Publisher adalah sangat mudah digunakan dan membantu
kita membuat website dalam waktu singkat. Beberapa keunggulan lainnya yang terdapat pada Microsoft
Publisher adalah :
1. Tidak memerlukan pengalaman dan keahliah pemrogaman HTML dan program web lainnya.
2. Drag and drop the objek dengan tampilan layout dan desain berbasis WYSIWYG (What You See Is
What You Get).
3. Dapat membuat website terdiri dari beberapa pages (halaman) dan mudah mengaturnya sewaktu-waktu.
4. Dapat digunakan untuk membuat website dalam jumlah tidak terbatas.
5. Memiliki template yang dapat digunakan untuk membuat web secara instan
6. Dapat menggunakan CSS style sheet untuk mengatur tampilan website
7. Memiliki banyak fungsi : thumbnail, mouse-over effects, ready-to-use java script effects, text link style
sheet, tables, forms, iFrames dan lain-lain
8. Website yang kita buat dapat diupload sewaktu-waktu dengan fungsi Publisher
9. Website yang dibuat kompatibel pada berbagai web browser.
4.3. Mengaktifkan Microsoft Publisher
Sebelum mengaktifkan Microsoft Publisher, Installah terlebih dahulu software Microsoft Publisher ke
komputer. Setelah itu, Anda dapat mengaktifkan Microsoft Publisher dengan langkah-langkah sebagai
berikut.
1. Klik menu Start
2. Arahkan pointer mouse pada All Programs
3. Arahkan pointer mouse pada Microsoft Publisher
4. Klik Microsoft Publisher
toolbar
Site panel
Untuk pembuatan website ini kita menggunakan cara

yang bersifat automatic / instantyang nanti pada
akhirnya kita dapat mengedit / merubah sesuai
dengan keinginan kita. Untuk sementara kita biarkan
Microsfot Publisher membuatkannya untukita
berdasarkan konsep ya ng sudah kita persiapkan.
Work Window
Langkah – langkah pembuatan Web di

1. Microsoft Publisher
SMK YASTI Cisaat
Pilihan Webdesign
Langkah pembuatan Microsoft Publisher secara Automatic / Instan :

1. Klik Tool Web Sites and E-mail pada Site Panel New From Design
2. Pilih Product Sales
3. Pilih tampilan Webdesign yang ada di Work Window
Setelah itu akan muncul tampilan seperti gambar diatas dimana Microsoft Publisher telah membuatkan
kepada kita halaman – halaman internet ( webpage ) hingga berjumlah 10 ( sepuluh ) buah. Halaman –
halam tersebut terdiri dari :
1. Level Utama ( Index / Home ) – Halaman 1

2. Level Pendukung Utama - Halaman 2, 3
3. Level Kedua ( product list ) - Halaman 4
4. Level Ketiga ( product detail ) – Halaman 5 – 10
Halaman – halaman tersebut dapat kita rubah / edit sesuai dengan konsep produk yang sudah kita buat,
walaupun Microsoft Publisher telah menyediakan konsep web standar berupa materi dan gambar gambar
produk yang cukup relevan, namun semua itu bisa dirubah sesuai dengan keinginan kita
2. Level – level ( halaman pendukung ) dari website
b. Level Utama ( Index / Home ) – Halaman 1
b. Level Pendukung Utama - Halaman 2, 3
SMK YASTI Cisaat
c. Level Kedua ( Product List ) - Halaman 4
d. Level Ketiga ( Product Detail ) – Halaman 5 – 10
BAB 5
SMK YASTI Cisaat
PENGENALAN INTERNET DAN E-MAIL
5.1. PENGERTIAN E-MAIL
Email merupakan singkatan dari Electronic Mail yang artinya surat elektronik. Secara harfiah, email dapat
didefenisikan sebagai metode pengiriman, penerimaan, dan penyimpanan pesan
melalui sistem komunikasi elektronik berupa internet. Dari pengertian
email tersebut, jelas bahwa email mulai dari ditulis, dikirim, diterima, sampai
dengan dibaca dilakukan secara elektronis. Email adalah surat elektronik yang
dikirim dengan menggunakan internet,seperti layaknya surat biasa email dapat
ditujukan ke perorangan dan kelompok. Email bisa menjangkau seluruh dunia
dengan karena didukung jaringan global. Dengan email maka surat menyurat dapat
dilakukan dengan cepat tanpa harus menunggu tukang pos datang mengirimkan
surat. Pengirim email ke seluruh dunia tidak dibedakan biayanya baik jarak dekat
atau jauh semuanya sama.
Agar email bisa bekerja dibutuhkan SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) yang berfungsi untuk
mengirimkan email melalui internet. Secara sederhana cara kerja email dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Email dibuat atau ditulis menggunakan MUA (Mail User Agent) atau yang dikenal dengan email client.
2. Proses pengiriman email tersebut ditangani oleh MTA (Mail Transfer Agent) atau disebut pula dengan
mail server.
Email juga membutuhkan alamat agar pesan bisa sampai ke tujuan. Contoh alamat email misalnya
zakapedia@gmail.com. Alamat email tersebut terdiri dari dua komponen yakni identitas dan domain atau
provider. Komponen identitas direpresentasikan oleh zakapedia, sedangkan komponen domain atau provider
direpresentasikan oleh gmail.com. Keberadaan email memberikan terobosan baru dalam sistem komunikasi
memiliki keunggulan sekaligus kelemahan. Keunggulan dari emaildapat dijabarkan sebagai berikut:
 Proses cepat mulai dari penulisan atau pengetikan email sampai dengan pengiriman email hanya
membutuhkan beberapa menit.
 Caranya mudah karena hanya cukup mengetikkan pesan yang ingin disampaikan dalam komputer.
 Email dapat dikirim secara massa ke beberapa orang sekaligus.
 Dapat mengirimkan file atau dokumen sebagai lampiran email.
 Email dapat dibuat dimana dan kapan saja selama ada koneksi dengan internet baik menggunakan
komputer maupun ponsel.
 Ditinjau dari sisi biaya, email lebih ekonomis.
Sementara kelemahan dari email di antaranya adalah:

 Harus selalu online atau terhubung ke internet untuk membuat dan mengirimkan email.
 Harus selalu ingat username dan password account email.
 Berpotensi untuk penyebaran virus dan spyware.
Untuk bisa mengirimkan dan menerima email, Anda harus memiliki sebuah account email terlebih dahulu.
Account email ini nantinya sekaligus mencakup alamat emal yang bisa Anda gunakan untuk mengirimkan
pesan kepada orang lain secara elektronis. Sebelum Anda membuat account email, perlu Anda ketahui
bahwa terdapat banyak provider yang menyediakan layanan email sepertiYahoo, Gmail, Hotmail (Windows
Live), dan lain sebagainya.
Cara Membuat Email Yahoo! untuk Pemula (Terbaru)
Di jaman teknologi informatika saat ini, email merupakan sebuah kebutuhan primer
layaknya sebuah rumah (alamat rumah), sama halnya dengan nomor contact mobile
(handphone) yang dulunya sebagai kebutuhan pelengkap, makin kesini nomor contact
mobile sudah bisa dikatakan sebagai bagian dari identitas diri kita.
Begitu juga dengan alamat email, sejalan dengan semakin gemuruhnya perkembangan internet, email pun
juga bergeser menjadi kebutuhan primer yang (harus) dimiliki setiap orang. Ada dua pilihan dalam
membuat email, ada yang berbayar dan ada pula yang gratis, dan pada umumnya kebanyakan orang
menggunakan yang gratis karena menghemat biaya, mudah digunakan, dan banyak fungsi-fungi (fitur)
tambahan yang dimilki oleh email gratisan. Contoh penyedia layanan email yang gratis adalah yahoo mail,
gmail, hot mail, ovi mail dll. Disini kita akan membahas cara membuat email pada yahoo mail.
Cara membuat email pada yahoo mail sungguh sangat mudah dan cepat, sekalipun kamu baru tahu apa itu
email (karena saking mudahnya). Berikut langkah-langkah cara membuat email dengan benar, perhatikan
dengan seksama.
SMK YASTI Cisaat
5.2. Cara membuat E-mail
1. Daftar
Pertama-tama kita menuju yahoo.com, setelah itu klik 'Buat Account' (perhatikan gambar di bawah).
2. lengkapi Data Diri

Isi dan lengkapi data diri (nama, jenis kelamin, tanggal lahir dan negara asal), lalu buat password yang
rumit (kombinasi huruf, angka dan simbol kalau bisa) dan mudah diingat. Setelah itu alternative email
(garis kotak biru) itu boleh diisi boleh juga tidak.
Selanjutnya buatlah secret question (pertanyaan rahasia/kemanan) dan sekaligus juga jawabannya, hal ini
berfungsi apabila kamu lupa password email kamu ini, maka pertanyaan ini akan membantu
mengidentifikasikan bahwa kamu memang pemilik alamat email ini dan kamu pun tetap bisa masuk ke
dalam akun alamat email yang kamu buat.
Kemudian tulis code sesuai gambar (lihat garis kotak hijau muda di bawah), jangan lupa perhatikan huruf
besar dan huruf kecil.
SARAN: Lebih baik catat password dan juga jawaban dari secret question ke dalam kertas lalu simpan baik-
baik untuk jaga-jaga kalau kita lupa di kemudian hari (ingat! lupa itu sifat dasar dari manusia lho...)
Terakhir, cek sekali lagi data diri kita dan juga code pada gambar (garis kotak hijau muda). Apabila dirasa
sudah lengkap dan benar klik 'Create My Account'.
SMK YASTI Cisaat
Menurut pengalaman kesalahan biasanya terjadi pada penulisan code, jika salah maka akan muncul
peringatan seperti gambar di bawah. Dan kita akan diminta kembali menuliskan code dengan benar.
Namun apabila semua sudah benar, maka kita akan diarahkan ke halaman seperti gambar di bawah ini.
Halaman ini menunjukkan bahwa kita sudah berhasil membuat account email baru. Selanjutnya tinggal klik
'Continue/lanjutkan'.
3. Selamat! kamu sudah memiliki account email baru
SMK YASTI Cisaat
SMK YASTI Cisaat

Modul Otomasi Perkantoran X 2017

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Otomasi Perkantoran X 2017

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BAB 3

MENGOPERASIKAN MICROSOFT WORD 2007

1.1. Mengenal Microsoft Word

Gambar 1. Tampilan area kerja MS Word

Quick Access Toolbar berisi tombol-tombol yang berfungsi

Gambar 3. Status Bar

Gambar 3.1. Page Search

Gambar 3.2. Word Count

1.2. Membuat, menyimpan, menutup, dan membuka dokumen

Gambar 6. Margin halaman

Untuk menyimpan dokumen baru, secara default nama

Gambar 8. Kotak dialog Save As

2. Di dalam kotak dialog tersebut, lakukan pengaturan sebagai berikut:

Untuk menyimpan dokumen lama yang telah diedit, klik Office

Gambar 9. Kotak konfirmasi penyimpanan.

 Replace exiting file: menimpa file

Gambar 10. Kotak dialog Open

1.3. Menuliskan dan memformat teks dan paragraph

Gambar 11.1. Ribbon FONT Klik Disini

Gambar 11.2. kotak dialog Font

 Font: untuk menentukan jenis huruf yang digunakan.

 Rata kiri kanan (justified):

Gambar12.Penggunaan tabulasi di dalam dokumen

1.4. Mengedit Text

5. Menggunakan penomoran dan penandaan

Produk dari MS office antara lain :

Produk dari MS office antara lain :

Produk dari MS office antara lain :

i. Number of columns untuk menentukan jumlah kolom, sebagai contoh isikan 2.

2. Menyisipkan objek AutoShape

6. Menyisipkan nomor halaman

7. Menyisipkan Header and Footer

8. Menyisipkan background atau watermark

9. Borders, Shading, dan Drop Cap

10. Membuat Kolom

11. Membuat daftar isi

1.5. Membuat Format Dokumen

3. Bila pada daftar tersebut tidak ada ukuran kertas yang

Langsung saja pada pembahasan, berikut uraiannya :

Membuat dokumen PDF biasanya diperlukan proses konversi dari

Pertama download dahulu addonnya di

3. Tunggu beberapa saat hingga

4. Sekarang jalankan aplikasi

5. Selanjutnya akan terbuka sebuah jendela

6. Nah, dari percobaan di atas, saya

1.7. Membuat Mailmarge

Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word

Pilih Use the current document kemudian klik Next

Akan muncul jendela New Address list. Untuk memudahkan pekerjaan

Klik Customize columns

Untuk membuat field name baru

muncul daftar list yang sudah siap

Centang pada list tersebut.

Klik Next : Write your letter untuk

Pada pilihan write your letter, pilih More item

Mail Marge MS Word Dengan MS Excel

Sebenarnya cuma ada 2 langkah yang perlu dilakukan:

1. Buka dulu Ms.Excel

Gambar : Contoh file Database yang kita siapkan

mengapa di Rename. karena nama ini yang akan

4. Rename dengan nama terserah, misalnya kita

5. Setelah semua diatas selesai... sekarang

Kita sudah memiliki database Alamat di Ms