Sein: HENER STRACTOR SUPPLIER Prosedur Penyedian Dan Penggunaan Material Kebutuhan Operasional Sebelum masuk pada prosedur pembelian alangkah baiknya kita mengetahui apa itu pembelian. Pembelian / Purchasing/ Procurement/ Pengadaan barang dapat di defenisikan * Procurement is the business process of selecting a source, ordering, and acquiring goods or service ( Bodnar dan Hopwood (2001:323) Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti : bahwa pengadaan barang adalah proses bisnis dalam memilin sumber daya sumber daya, pemesanan dan perolehan barang atau jasa Berikut adalah prosedur pembelian barang dan jasa pada sebuah perusahaan : 1 Bagian Pembelian menerima Permintaan Pembelian Barang (Purchase Request)/ Surat Order barang dan Jasa dari User Bagian Pembelian menentukan Supplier sesuai dengan kriteria barang yang tertera di Permintaan Pembelian Barang memeriksa daftar rekanan terseleksi yang dapat memenuhi barang yang sesuai dengan permintaan pada form Permintaan Pembelian Apabila daftar terseleksi untuk Supplier barang sesuai dengan Permintaan pembelian belum ada, maka bagian pembelian melakukan seleksi Supplier baru Bagian Pembelian membuat surat Permintaan Penawaran Barang dan Jasa sesuai dengan Permintaan Pembelian, kemudian mengirimkan ke Supplier terseleksi melalui Fax/ Email datang langsung Bagian Pembelian mengkonfirmasi kepada Supplier bahwa Permintaan Penawaran Barang dan Jasa telah diterima oleh Supplier, dan mengkonfirmasi batas waktu pemasukan penawaran harga Bagian Pembelian menerima penawaran harga dari para Supplier dan melakukan evaluasi terhadap penawaran, selanjutnya dilakukan Negosiasi mengenai_harga, kualitas, dan waktu pengiriman, cara pembayaran terhadap Supplier yang dianggap mampuN ‘Bagian pembelian melakukan perbandingan harga (diperlukan minimal 3 Supplier sebagai pembanding harga) dan mencari harga yang termurah dengan tetap mempertimbangkan kualitas barang, stock barang, cara pembayaran dan waktu pengiriman 8. Bagian Pembelian membuat Order Pembelian / Purchasing Order (PO) sesuai dengan hasil Negosiasi selanjutnya diserahkan pada Direktur untuk persetujuan 9. Setelah mendapat persetujuan dari Direktur, Bagian Pembelian menyerahkan PO kepada Supplier melalui fax/ email/ datang langsung 10. Bagian Pembelian mengkonfirmasi ke pihak Supplier apakah sudah menerima PO dan menanyakan kapan barang yang dipesan akan dikirim Aspek Safety 1. Sebelum melakukan pembelian, konsultasikan terlebih dahulu dengan Safetyman untuk mendiskusikan dari Aspek safety nya (MSDS, SOP) 2. Jika material yang akan dibeli termasuk Kategori dengan resiko bahaya tinggi tentu proses penanganan nya di lakukan secara khusus Proses Lifting (Pemuatan, Pengangkutan, dan Pembongkaran) 1. Pastikan prosedur lifting di ikuti saat melakukan pemuatan, pengangkutan dan pembongkaran material 2. Jika material dapat di angkat oleh tenaga manusia maka pastikan proses mengangkatnya dilakukan dengan cara yang benar 3. Jika harus menggunakan alat bantu angkat, pastikan alat angkat tersebut layak dan standar serta memiliki kemampuan angkat yang lebih besagr dari material yang akan diangkat 4. Pastikan pengoperasian alat angkat dilakukan oleh orang yang sudah berpengalaman Penyimpanan 1. Diskusikan dengan pimpinan dan safetyman tentang kelayakan area penyimpanan 2. Pastikan material tersebut terlindungi dari basah dan panas matahari (sesuaikan dengan prosedur yang ada di material tersebut)