SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

SAP 3
PERAN TEKNOLOGI INFORMASI
DALAM MENDUKUNG SISTEM INFORMASI

Oleh:
Kelompok 1

1. Winayaka Lingga 1807611002

2. I Gst. Agung Bagus Adhi Damanik 1807611003
3. I Putu Bayu Suyadnya Pratama 1807611004
4. Sephy Lavianto 1807611017

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI AKUNTAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
2018
A. SIKLUS PEMROSESAN DATA
Memproses berbagai transaksi yang terjadi dalam perusahaan secara efektif dan efisien

merupakan salah satu fungsi dari sistem informasi yang dalam hal ini adalah sistem informasi

akuntansi. Dalam sistem manual yang tidak menggunakan teknologi informasi, data dimasukkan

ke dalam jurnal dan buku besar yang berbasis kertas, sedangkan dalam system yang sudah

berbasis computer dan direkam ke dalam komputer dan disimpan dalam database. Kegiatan-

kegiatan yang dilakukan terhadap data untuk menghasilkan informasi yang berguna dan relevan

disebut siklus pemrosesan data (data processing cycle), proses tersebut terdiri dari empat langkah

yaitu perekaman data (data input), penyimpanan data (data storage), pengolahan data (data

processing) dan penyajian informasi (information output).

1. Perekaman Data (Data Input)
Dalam siklus pemrosesan data, perekaman data merupakan tahap pertama dimana pada

tahap ini data direkam dan dimasukkan ke dalam sistem. Perekeman data biasanya dipicu

oleh kegiatan bisnis. Data yang direkam terkait dengan kegiatan bisnis harus mencakup:

aktivitas yang terjadi, sumber daya yang terdampak oleh setiap aktivitas, dan pihak-pihak

yang terlibat dalam setiap proses. Langkah kedua adalah memastikan bahwa data yang

direkam adalah data yang akurat dan lengkap, salah satu yang dapat digunakan untuk

memastikan keakuratan maupun kelengkapan data adalah penggunaan pengendalian pada

layar pemasukan data maupun menggunakan dokumen prenumbered. Langkah ketiga dalam

proses perekaman data adalah memastikan bahwa kebijakan-kebijakan perusahaan diikuti

seperti proses persetujuan transaksi, status kredit konsumen, prosedur pemeriksaan jumlah

persediaan sebelum menerima pemesanan.

2. Penyimpanan Data
Data perusahaan merupakan salah satu sumber daya yang berharga bagi perusahaan, namun

ketersediaan data bukan merupakan hal yang cukup untuk dapat membuat perusahaan
mampu menggunakan data-data tersebut untuk meningkatkan keunggulan bersaingnya.

Untuk dapat berguna data harus dapat dengan mudah diakses dan digunakan. Dalam system

informasi akuntansi, data dikelompokan dengan tujuan dapat memudahkan dalam proses

temu kembali dan digunakan untuk pengambilan keputusan. Data dapat disimpan dalam

bentuk ledger maupun subsidiary ledger. Antara ledger dan subsidiary ledger memiliki

control account, yang dapat digunakan untuk menjaga keakuratan data dalam sistem

informasi akuntansi. Data-data dalam ledger diatur secara logis dengan pengelompokan data

(coding) dengan cara-cara yang sistematis, yaitu:

a. Sequence Code, Data-data diberi kode nomor secara berurutan.
b. Block Code, Data-data diberi nomor-nomor dengan jarak urutan tertentu berdasarkan

jenis datanya.
c. Group Code, Data-data diberi kode dengan menggunakan grup dan subgroup.
d. Mnemonic Code, Data-data diberi kode dengan menggunakanhuruf dan angka.
Chart of Account, atau daftar akun adalah sebuah daftar yang berisikan akun-akun yang

digunakan dalam perusahaan yang sudah dikelompokan dan diurutkan dalam membantu

penyusunan laporan keuangan. Daftar akun dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan,

yang umumnya disusun sesuai dengan standar pelaporan akuntansi yang diikuti oleh

perusahaan. Jurnal, sebelum dilakukan pencatatan ke ledger atau buku besar, pada umumnya

data dicatatkan ke dalam jurnal yang dapat berupa jurnal umum ataupun jurnal khusus.

Audit Trail, adalah data yang direkam untuk menunjukkan jejak perjalanan data, sejak dari

masukan sampai keluaran atau sebaliknya, dalam jejak audit ini dicatat jejak-jejak sebagai

referensi untuk dapat menelusuri perjalanan data dalam perusahaan. Penyimpanan data

dalam system informasi berbasis computer disusun atau dikelompokkan dalam beberapa

istilah yaitu entity, attributes, field, record, data value, dan file. Untuk file terdiri dari master

file dan transaction file. Entity, merupakan tempat dimana informasi mengenai karyawan,

inventory maupun konsumen disimpan, attribute menjelaskan mengenai apa yang disimpan
 dalam entity, untuk karyawan dapat memiliki attribute posisi, besarnya gaji, alamat, untuk

inventory dapat berupa harga dan tanggal pembelian. Field, merupakan tempat penyimpanan

data secara fisik dalam computer, beberapa fields membentuk file. Records menyimpan data-

data yang disebut dengan value. Master file merupakan yang bersifat permanen yang

menyimpan data yang sama untuk beberapa periode akuntansi, sedangkan transaction file

menyimpan data-data transaksi yang terjadi dalam kegiatan operasional perusahaan sehari-

hari. Beberapa master file dan beberapa transaction file disimpan secara terkoordinasi

disebut dengan database.

3. Pemrosesan Data
Setelah data direkam kedalam sistem, maka perusahaan harus melakukan pemrosesan data

agar database tetap mutakhir. Proses tersebut adalah creating, reading, updating, dan

deleting (CRUD).
a. Creating, adalah proses pembuatan record baru, seperti merekam karyawan baru.
b. Reading, adalah proses mengambil atau membaca data sebelum disimpan.
c. Updating, adalah proses pemutakhiran data sesuai dengan kegiatan aktivitas bisnis.
d. Deleting, adalah menghapus data sesuai dengan kebijakan penghapusan data yang

ditetapkan oleh perusahaan.

4. Penyajian Informasi
Tahap terakhir dari siklus pemrosesan data adalah penyajian informasi yang dapat berupa

dokumen, maupun laporan. Dokumen maupun laporan yang dibutuhkan dapat berupa

dokumen atau laporan tercetak ataupun dalam bentuk digital yang ditampilkan melalui

tampilan layar.

B. PROSEDUR DAN DOKUMEN YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGUMPULAN

DAN PEMROSESAN DATA

Sebagian besar organisasi bisnis, menggunakan dokumen yang berbentuk paper untuk

mengumpulkan data mengenai kegiatan bisnis mereka. Dokumen kemudian dipindahkan ke

komputer. Bila data yang dimasukkan menggunakan layar komputer, mereka sering
mempertahankan nama yang sama dan format dasar sebagai sumber dokumen paper itu diganti.

Perubahan haluan dokumen yaitu output perusahaan yang dikirim ke pihak eksternal, yang sering

menambahkan data ke dokumen, dan kemudian dikembalikan kepada perusahaan sebagai

dokumen masukan. Dokumen berada dalam bentuk yang dapat dibaca mesin untuk memudahkan

pengolahan dokumen selanjutnya sebagai catatan masukan. Contohnya yaitu tagihan utilitas

yang dikirimkan ke pelanggan, kembali dengan pembayaran pelanggan, dan dibaca oleh alat scan

khusus saat dikembalikan.

Langkah kedua dalam proses input untuk membuat data yang yakin diambil yaitu akurat dan

lengkap. Salah satu cara untuk melaksanakan ini yaitu dengan menggunakan otomatisasi sumber

data atau dirancang dengan baik dokumen turn around dan data layar entri. Dokumen yang

dirancang dengan baik dan layar meningkatkan akurasi dan kelengkapan dengan menunjukkan

arahan atau menanyakan wacana data apa untuk mengumpulkan, mengelompokkan pecahan

logis terkait info berdekatan, menggunakan kotak checkoff atau pull-down untuk menyajikan

pilihan yang tersedia, dan menggunakan shading dan perbatasan yang sempurna dengan terang

memisahkan item data. Kadang-kadang layar ini mirip sumber dokumen, dan user mengisi layar

dengan cara yang sama akan dokumen sumber paper.

Langkah ketiga dalam proses input untuk membuat kebijakan perusahaan diikuti, mirip

menyetujui atau memverifikasi transaksi. Sebagai contoh, suatu organisasi bisnis tidak ingin

menjual barang ke pelanggan yang tidak membayar tagihan atau menjual item untuk pengiriman

segera yang keluar dari saham. Masalah-masalah ini dicegah dengan pemrograman sistem untuk

memeriksa pelanggan batas kredit dan sejarah pembayaran, serta status persediaan, sebelum

mengkonfirmasi customer sale.

C. TIPE INFORMASI YANG DISIMPAN DALAM SISTEM INFORMASI BERBASIS

TEKNOLOGI INFORMASI

1. Dokumen
 Dokumen merupakan catatan-catatan atas transaksi atau data perusahaan lainnya. Beberapa

dokumen yang disajikan dalam bentuk cek dan infois merupakan data yang berhubungan

dengan pihak eksternal. Sedangkan dokumen dalam bentuk laporan penerimaan dan

pembelian digunakan secara internal. Dokumen dapat dicetak atau dapat disimpan secara

elektronik didalam sebuah komputer. Hal ini telah menghasilkan keuntungan yang lebih

tinggi dan informasi yang lebih akurat.

2. Laporan
Laporan digunakan oleh para karyawan untuk mengendalikan aktivitas operasional dan oleh

para manajer utnuk membuat keputusan serta untuk merumuskan strategis bisnis. Pengguna

eksternal membutuhkan laporan utnuk mengevaluasi provitabilitas, perusahaan menilai

kelayakan kredit, atau memenuhi ketentuan perundang-undangan. Beberapa bentuk laporan

seperti laporan keuangan dan analisis penjualan, dihasilkan dalam basis regular. Sedangkan

laporan dalam bentuk lainnya dihasilkan dalam basis ekspektasi untuk menyita perhatian

terkait dengan kondisi perusahaan yang tidak biasa. Kebutuhan untuk laporan harus

periodik, karena mereka sering disiapkan lama setelah mereka dibutuhkan, membuang-

buang waktu, uang, dan sumber daya.

3. Database Query
Database query digunakan untuk menyajikan informasi yang dibutuhkan terkait dengan

masalah-masalah dan pertanyaan yang harus ditemukan solusinya atau diambil tindakan

secepatnya. Seorang pengguna pusat permintaan untuk bagian tertentu dari informasi, itu

akan diambil, ditampilkan, atau dianalisis seperti yang diminta. Pertanyaan berulang sering

dikembangkan oleh spesialis sistem informasi. Pertanyaan satu-waktu sering dikembangkan

oleh pengguna. Beberapa perusahaan, seperti Walmart, memungkinkan pemasok untuk

mengakses database mereka untuk membantu mereka lebih melayani kebutuhan Walmart.

D. PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KEUNTUNGAN

PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI
 Perkembangan tekonologi informasi saat ini telah mencapai perkembangan yang

memungkinkan fitur-fitur teknologi informasi yang melekat kedalam kehidupan perseorangan

sehingga kadang sulit untuk memisahkan pekerjaan dengan kehidupan pribadi. Saat iini dengan

keberadaan social media, perusahaan lebih mudah untuk melakukan komunikasi dengan

pelanggan maupun stakeholder lainnya. Pengadaan aplikasi-aplikasi untuk kebutuhan

perusahaan atau individu juga sudah mengalami perkembangan seiring dengan semakin

mudahnya akses internet dan kestabilan layanan yang memadai.

Pada dasarnya penggunaan teknologi informasi dapat membuat setiap proses menjadi lebih

cepat, lebih baik, dan lebih murah, namun teknologi infromasi pada dasarnya dapat berdampak

pada strategi dan kemampuan perusahaan. Dampak teknologi informasi pada perusahaan adalah

ketika teknologi informasi mempengaruhi jenis produk, market serta jaringan bisnis maupun

batasan bisnis dari perusahaan. Misalnya dengan penggunaan internet untuk melakukan

penjualan, bukan hanya perusahaan, perorangan dapat melakukan penjulan melewati batas

negara, atau daerahnya. Dampak teknologi terhadap kemampuan perusahaan adalah ketika

teknologi informasi meningkatkan kemampuan proses-proses yang ada dalam perusahaan,

misalnya, proses analisis, kemampuan sumber daya maupun kepentingan teknis lainnya.
Teknologi informasi juga dipercaya dapat meningkatkan atau merubah kompetisi, merubah

cara berhubungan antara pelanggan dan perusahaan, dapat membuat halangan bagi pendatang

baru, miningkatkan biaya untuk berpindah (switching cost) serta teknologi informasi dapat

memberikan nilai tambah terhadap produk, layanan yang sudah ada, bahkan dapat membuat

produk atau layanan yang baru.

E. KASUS: PEMECATAN 7000 KARYAWAN GO-JEK

1. Sejarah Go-Jek
 Go-Jek merupakan sebuah perusahaan teknologi asal Indonesia yang memberikan pelayanan

angkutan umum melalui jasa ojek secara online. Perusahaan ini didirikan pada tahun 2010 di

Jakarta oleh Nadiem Makarim. Tujuan Nadiem Makarim mendirikan Go-Jek adalah untuk

meningkatkan kesejahteraan pekerja di berbagai sektor informal di Indonesia. Go-Jek telah

bermitra dengan sekitar 200.000 pengendara ojek yang berpengalaman dan terpercaya di

Indonesia, untuk menyediakan berbagai macam layanan, termasuk transportasi dan pesan

antar makanan. Kegiatan Go-Jek bertumpu pada tiga nilai pokok: kecepatan, inovasi, dan

dampak sosial. Para Driver Go-Jek mengatakan bahwa pendapatan mereka meningkat

semenjak bergabung sebagai mitra, mereka juga mendapatkan santunan kesehatan dan

kecelakaan, serta mendapat akses ke lebih banyak pelanggan melalui aplikasi Go-Jek. Go-

Jek telah resmi beroperasi di 10 kota besar di Indonesia, termasuk Jakarta, Bandung, Bali,

Surabaya, Makassar, Yogyakarta, Medan, Semarang, Palembang, dan Balikpapan dengan

rencana pengembangan di kota-kota lainnya pada tahun mendatang.

2. Kasus Pemecatan 7000 karyawan Go-Jek

Merambahnya bisnis ojek berbasis online Go-Jek yang sangat menjanjikan membuat

ribuan orang akhirnya memutuskan untuk beralih profesi atau hanya melakukannya sebagai

pekerjaan sampingan sebagai pengendara ojek untuk mendapatkan pendapatan. Semakin

maraknya pengendara ojek online tentunya juga membuat persaingan antar pengendara jasa

ojek online itu sendiri. Alhasil tak sedikit di antara mereka yang melakukan kecurangan

demi mendapatkan penumpang dengan membuat orderan palsu atau melakukan order fiktif.

Orderan fiktif tersebut dijalankan dengan menggunakan dua perangkat ponsel berbeda yang

dimiliki oleh sang pengendara Go-Jek. Ponsel pertama yang merupakan milik pribadi

digunakan untuk membuat pesanan. Kemudian ponsel kedua yang diberikan oleh

perusahaan digunakan untuk menerima pesanan tersebut. Setelah pesanan dibuat dan
 diambil, lantas pengendara bertindak seolah-olah mengantar sang pemesan, padahal

sebenarnya tidak ada yang memesan alias hanya pengendara yang mengendarai motornya

sendiri. Ojek tersebut berlaku seolah-olah mengantar pelanggan sesuai dengan order fiktif

yang telah dilakukannya tadi.

Bos Go-Jek Nadiem Makarim mengatakan, ada sejumlah pengemudi Go-Jek seringkali

melakukan order fiktif. Mereka membuat pesanan melalui aplikasi Go-Jek dengan akun

palsu. "Order itu seolah-olah ada, padahal mereka tidak mengambil order secara nyata,

namun menerima pendapatan jutaan per bulan," katanya saat dihubungi JawaPos.com, Rabu

(2/12). Dia menjelaskan, hal ini terungkap setelah pihaknya menerima banyak komplain dari

pengemudi Gojek lainnya. "Para Driver Gojek yang jujur ini sangat kecewa dan bingung

kenapa driver nakal tersebut tidak ditindak oleh perusahaan," terangnya. Hingga akhirnya

pihak Go-Jek telah melakukan suspend Go-Jek secara masal kepada lebih dari 7.000 driver

Go-Jek secara nasional. Pihak-pihak yang terkena suspend Go-Jek masal ini adalah driver-

driver yang telah terbukti membuat order fiktif. Pihak Go-Jek telah melakukan pengamatan

cukup lama dan memiliki bukti-bukti yang kuat terhadap setiap individu.

3. Solusi permasalahan Go-Jek

Berdasarkan kasus diatas beberapa solusi yang dapat dilakukan oleh Go-jek dari diskusi

yang kami lakukan adalah:

a. Go-Jek seharusnya lebih memperketat dalam hal registrasi akun go-jek customer, karena

awal mula munculnya kasus order fiktif disebabkan oleh mudahnya orang-orang untuk

registrasi akun go-jek customer, sehingga para driver ojek yang curang biasanya akan

dengan mudah membuat banyak akun go-jek customer dan memanfaatkannya untuk

melakukan order fiktif.

b. Go-Jek sebaiknya perlu meningkatkan teknologi informasinya agar system tersebut

dengan mudah melacak beberapa order fiktif yang dilakukan oleh driver go-jek.
c. Sebaiknya perusahaan Go-Jek perlu membuat departemen lini baru yaitu departemen

keamanan yang bertugas sebagai pengawas lapangan untuk mengendalikan kecurangan-

kecurangan yang ada.

d. Go-Jek juga perlu bekerjasama dengan pihak kepolisian dalam menangkap oknum driver

go-jek yang sering melakukan order fiktif. Hal tersebut diperlukan karena kasus ini

sudah termasuk ranah pidana, karena oknum driver tersebut telah menipu dan merugikan

perusahaan.