SYSTEMS TECHNIQUES AND DOCUMENTATION

(Sistem Informasi Akuntansi)

Disusun Oleh:

1. Shella Maharani 041311333096

2. Marcellinus Rasonya P. K. 041311333104
3. Ilham Dwi Novianto 041311333243

KELAS O

S1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS AIRLANGGA

SURABAYA

2018
Dokumentasi Sistem
Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart}, diagram, dan materi
tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi
siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana data dimasukkan (data entry), diproses,
disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana pengendalian sistemnya.

Pengertian Dan Pengguna Teknik Sistem

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan
mendokumentasikan sistem dan hubungan antarsubsistem. Teknik-teknik tersebut umumnya
bersifat grafikal (piktoral). Teknik-teknik sistem penting bagi auditor intern dan ekstern dan
juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi.

Teknik Sistem
Simbol Flowchart
Flowchart merupakan diagram simbol yang menunjukan arus data dan tahapan operasi
dalam sebuah sitem. Flowchart digunakan oleh auditor maupun oleh personel sistem.
Simbol dasar (Gambar 2.1) mencakup
simbol input/output, simbol proses, simbol arus
data, serta simbol anotasi (komentar). Simbol
input/output menggambarkan fungsi input/output,
yaitu membuat data tersedia untuk diproses dan
mencatat informasi hasil suatu pemrosesan.
Simbol garis arus digunakan untuk mengaitkan
simbol yang satu dengan simbol yang lainnya. Garis lurus ini mengindikasikan urutan
informasi dan operasi yang harus dijalankan. Simbol anotasi (komentar) menggambarkan
deskripsi tambahan atau catatn penjelasan. Garis putus-putus dikaitkan dengan simbol yang
diberi komentar.

Simbol input/output yang spesifik menggambarkan

fungsi input/output. Simbol ini juga mengidentifikasi media
yang digunakan untuk merekam informasi ataupun cara
menangani informasi.

Simbol proses khusus menggambarkan

fungsi pemrosesan dan mengidentifikasi jenis
operasi yang akan digunakan untuk mengelola
informasi.
 Simbol tambahan dapat digunakan untuk
memperjelas flowchart atau untuk mempermudah
pembuatan flowchart.

Diagram IPO dan HIPO

Diagram IPO dan HIPO digunakan terutama oleh personel pengembangan sistem untuk
membedakan level rincian sistem yang digunakan dalam flowchart. Diagram HIPO terdiri
dari dua segmen: diagram hierarki sebagai pemecahan proses menjadi berbagai modul dan
sebuah diagram IPO yang menggambarkan kebutuhan input-proses-output setiap modul.
Diagram hierarki menggambarkan keseluruhan sistem dan berperan sebagai ‘daftar isi’ untuk
membuat diagram IPO yang lebih detail.

Diagram Arus Data Logika (DFD)

Digunakan terutama oleh personil
pengembangan sistem dalam analisis sistem. DFD
digunakan oleh analis untuk mendokumentasikan
desain logika suatu sistem yang dapat memenuhi
kebutuhan pengguna. DFD memungkinkan
pengguna mengetahui konsep analis sistem
mengenai masalah yang dihadapi oleh pengguna.
Tujuan penggunaan DFD adalah untuk
memisahkan secara jelas proses logika analisis
sistem dengan proses desain sistem secara fisik.

Diagram Arus Data Logika dan Analisis Terstruktur

Gambar disamping mengilustrasikan
sebuah DFD tingkat atas dari sebuah
sistem penggajian. Level ini
menggambarkan suatu deskripsi yang
sangat umum. Data penggajian dari
bagian pencatatan waktu diproses
dalam sebuah storage atau file data
penggajian untuk menentukan besarnya gaji setiap karyawan. Garis beranak panah
mengindikasikan aliran data.
DFD penggajian dalam Gambar diatas
harus dipecah lagi untuk mendapatkan
gambaran deskripsi sistem yang lebih jelas.
Gambar 2.8 memberikan ilustrasi mengenai
pemecahan DFD penggajian yang lebih
rinci. Perhatikan bahwa sumber data dan
destinasi data pada Gambar 2.8 sama
 dengan sumber dan destinasi data
pada Gambar 2.7. hanya saja, ada
satu tambahan simpanan data
karyawan dan sekarang proses
digambarkan menjadi dua proses
yang lebih detail, “mengecek gaji”
dan “menghitung gaji.” Setiap proses
diberi nomer sehingga mudah untuk
diidentifikasi. Berikutnya, setiap
proses akan dirinci lagi. Gambar 2.9
mengilustrasikan pemecahan P2 dari
Gambar 2.8. perhatikan adanya simpanan data dan modul proses yang ditambahkan. Setiap
modul dan gambar ini, jika diperlukan masih dapat dipecah lagi untuk melengkapi deskripsi
sistem.

Flowchart Distribusi Formulir, Dokumen, dan Analitik

Flowchart analitik, flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir dapat
digunakan untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sebuah sistem. Flowchart analitik
(Gambar 2.10) serupa dengan flowchart sistem, baik dalam hal detail rincian maupun teknik
pembuatan.

Flowchart dokumen (Gambar 2.11)

serupa dengan format analitik, tetapi peran
proses setiap entitas tidak disajikan secara
detail. Tujuan flowchart semacam ini
adalah untuk mengetahui setiap dokumen
yang digunakan dalam setiap sistem
aplikasi dan mengidentifikasi titik awal
dokumen, distribusi dokumen, serta titik
akhir setiap dokumen. Terkait dekat dengan
flowchart dokumen adalah diagram distribus formulir (Gambar 2.12). Diagram distribusi
formulir menggambarkan distribusi setiap salinan formulir dalam sebuah organisasi. Dalam
diagram ini, penekanannya terletak pada siapa yang akan mendapatkan formulir tertentu
bukan pada bagaimana setiap formulir akan diproses.

Teknik Narasi
Bermanfaat dalam analisis sistem tahap pencarian fakta diperusahaan. Wawancara
merupakan teknik yang berguna bagi analis untuk mengenal pihak-pihak pengambil
keputusan diperusahaan dan masalah yang mereka hadapi. Kuesioner terbuka merupakan
teknik pencarian fakta dengan cara memberi kesempatan kepada responden untuk menjawab
pertanyaan secara bebas. Kuesioner merupakan teknik pencarian fakta yang berguna untuk
mencari jawaban atas sekumpulan pertanyaan. Bagi analis sistem, penggunaan kuesioner
terbuka relatif menghemat waktu. Teknik narasi mencakup juga tinjauan terhadap
dokumentasi.